MANUAL

1. PRIMER PASO. CONSTRUIR CARATULA DEL MANUAL DE PROCESOS DE CADA DIRECCIÓN EN BASE AL FORMATO ESTABLECIDO. ESCUDO DE LA FUERZA TAMAÑO 6 NOMBRE DE LA DIVISIÓN BRIGADA / DIRECCIÓNNOMBRE DELPROCESO2. CONSTRUIR EL MAPA DE MACRO PROCESO Los Macro procesos constituyen un primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la institución debe realizar, a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la Misión fijada y la Visión proyectada. Ejemplo 10

3. TERCER PASO. Elaborar el diagrama de flujo del Macro procesos mediante un Modelador informático, utilizado para diagramar, documentar y simular procesos usando la notación estándar BPMN (Business Process Modeling Notation).4. CUARTO PASO. ESTABLECER CONTROL DE CAMBIOS, FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓNVersión Descripción del cambio Fecha de actualización Aprobado por 1 2 10

5. QUINTO PASO. DEFINIR EL CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOSContenido ÍNDICE Página1. FICHA DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA¡Error! Marcador no definido.2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO............................ ¡Error! Marcador no definido.3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS. ... ¡Error! Marcador no definido.3.1. Glosario de términos. ............................................. ¡Error! Marcador no definido.3.2. Abreviaturas ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.4. MAPA DE INTERRELACIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓNESTRATÉGICA............................................................... ¡Error! Marcador no definido.5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS.............. ¡Error! Marcador no definido.5.1. Subproceso de Planificación Institucional. .......... ¡Error! Marcador no definido.5.1.1. Ficha del Subproceso. ..................................... ¡Error! Marcador no definido.5.1.2. Controles del Subproceso............................... ¡Error! Marcador no definido.5.1.3. Diagrama de flujo del subproceso de Planificación Institucional¡Error! Marcador no5.1.4. Detalle de actividades del subproceso de PlanificaciónInstitucional. .................................................................. ¡Error! Marcador no definido.5.1.4.1. Diseñar el plan de trabajo de la unidad de PlanificaciónInstitucional. .................................................................. ¡Error! Marcador no definido.5.1.4.2. Describir a la Institución incluyendo las competencias,atribuciones, facultades para establecer el rol de Fuerza Terrestre.¡Error! Marcador no defin5.1.4.3. Realizar el diagnóstico de la Fuerza Terrestre¡Error! Marcador no definido.5.1.4.4. Realizar el análisis de contexto ...................... ¡Error! Marcador no definido.5.1.4.5. Realizar el análisis sectorial y diagnóstico territorial.¡Error! Marcador no definido.5.1.4.6. Identificar los actores y actoras ..................... ¡Error! Marcador no definido.5.1.4.7. Realizar el análisis FODA ................................ ¡Error! Marcador no definido.Verificar el cumplimiento del Plan de Trabajo con las metas y objetivos¡Error! Marcador noRegistrar cumplimiento ................................................ ¡Error! Marcador no definido.Solicitar justificaciones del no cumplimiento............. ¡Error! Marcador no definido.Archivar los documentos de respaldo ........................ ¡Error! Marcador no definido. 5.3.4.5. Elaborar el informe de gestión o ejecución de los proyectos deinversión ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido.5.3.4.6. Elaborar el informe de cierre del proyecto. ... ¡Error! Marcador no definido. 6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓNESTRATÉGICA............................................................... ¡Error! Marcador no definido. 10

CONSTRUIR CARATULA DEL MANUAL DEL SUB PROCESO DE CADAPROCESO EN BASE AL FORMATO ESTABLECIDO. ESCUDO DE LA DIVISIÓN BRIGADA / DIRECCIÓN NOMBRE DEL PROCESO6. SEXTO PASO. ELABORAR LA FICHA DEL PROCESOProceso: Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados queCódigo del Proceso: transforman elementos de entrada en elementos de salida.Descripción: Es un conjunto de elementos que se combinan siguiendo ciertas reglas y que son semánticamente interpretables. PROPÓSITO: Es la intención, finalidad o meta por el que se realiza una acción. Cumple con las coordenadas QUE, COMO (mediante los Subprocesos) PARA QUE DISPARADOR: Evento o condición que causa el inicio o activación del proceso ENTRADAS: Las entradas de un proceso responden a criterios de aceptación definidos, formado por las variables que ponen en marcha el sistema SUBPROCESOS: Un Subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica para cumplir un propósito. Un Subproceso es un Proceso por sí mismo, cuya finalidad hace parte de un Proceso más grande. El proceso más grande se conoce como proceso Padre y el Subproceso como proceso hijo.Productos/Servicios del Son los resultados entregables generados por las entradas de un procesoProceso: pudiendo ser un producto o un servicio.Tipo de Proceso: Identificar la clase de proceso. i}Ica 10

Responsable del Persona que está a cargo directamente del procesoProceso: Persona o entidad al cual se le brindara el servicio.Tipo de cliente: El marco legal nos proporciona las bases sobre las cuales se construyen y determinan el alcance y naturaleza de la participación del proceso.Marco Legal:Ejemplo:Ejemplo : Proceso: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICACódigo del Proceso: P.G.E.1Descripción: PROPÓSITO:Productos/Servicios del Estructurar, diseñar, difundir y evaluar la implementación de la Gestión EstratégicaProceso: mediante la Planificación Institucional, Programación Anual de la Planificación y laTipo de Proceso: Gestión de Proyectos para el cumplimiento de la misión de la Fuerza Terrestre.Responsable del DISPARADOR:Proceso:  Plan Estratégico Institucional de las Fuerzas Armadas (Actualizado)Tipo de cliente: ENTRADAS:Marco Legal:  Plan Estratégico Institucional de las Fuerzas Armadas.  Agenda Política de la Defensa.  Plan de Capacidades Estratégicas. SUBPROCESOS: 1. Planificación Institucional. 2. Programación anual de la planificación. 3. Gestión de Proyectos.  Plan de Gestión Institucional: Instrumento técnico para el Direccionamiento Institucional de la Fuerza Terrestre.  Programación Plurianual de la Política Pública: Es un instrumento orientador de la Gestión Institucional que incluye tanto a la planificación como a la programación de mediano plazo, (cuatro años) en el que se plasma las metas esperadas para cada uno de los objetivos definidos en el PGI.  Programación Anual de la Planificación: Es la desagregación anual de la Programación Plurianual de la Política Pública (ajustada por la coyuntura, ya que ésta última es indicativa), con un desglose a nivel semestral tanto en la programación de las metas como en su presupuesto. Adjetivo de Asesoría Jefe de Planificación Estratégica Unidades Militares Guía metodológica de planificación institucional de la SNAP7. SÉPTIMO PASO. DEFINIR LOS LINEAMIENTOS DEL PROCESO. Son el conjunto de acciones específicas que determinan la forma, lugar y modo para llevar a cabo un proceso. Ejemplo:  Orientar la gestión institucional de la Fuerza Terrestre, al cumplimiento de las misiones, 10

objetivos, políticas y estrategias establecidas en la Constitución y normativa vigente.  La planificación a mediano plazo considera un período de gobierno (4 años).  Lograr el alineamiento de la estrategia a los objetivos institucionales.  Considerar las Políticas del Comandante General de la Fuerza Terrestre en la actualización del PGI.8. OCTAVO PASO. DEFINIR EL GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS. Es una lista de palabras y expresiones clasificadas de un texto, autor, dialecto que son difíciles de comprender y cada una viene acompañada de su significado o de algún comentario.Ejemplo. Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. Informe: Cualquier observación, hecho, relación o documento que puede contribuir para el conocimiento de un determinado asunto. Comunicación que ofrece datos precisos, relativos a un asunto concreto, es el relato veraz y sintetizado de una actividad o acontecimiento. Plan: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados. Abreviaturas:PEI. Plan Estratégico InstitucionalPGI. Plan de Gestión InstitucionalPAI. Plan Anual de InversiónD.P.G.E Dirección de Planificación y Gestión EstratégicaPPP. Programación Plurianual de la PlanificaciónPAP. Programación Anual de la Planificación9. NOVENO PASO.CONSTUIR EL MAPA DE INTERRELACIÓN DEL PROCESO.Elaborar el mapa de interrelación utilizado BIZAGI. 10

10. DECIMO PASO.DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOSElaborar la ficha del subproceso haciendo referencia al sexto paso, adjuntando la siguiente matriz . Proveedor Entrada Actividades Productos ClienteEs un ente que se Es el conjunto de Es un objeto, tangible o Persona o entidad queencarga del Las entradas son acciones que se intangible, como recibe los variables que llevan a cabo productos oabastecimiento de un ponen en marcha para cumplir las resultado final de un servicios el sistema metas de un proceso, destinado a un resultantesbien o servicio hacia cliente, ya sea interno o de unotro ente al que le haga procesofalta. externo de una proceso o organización. subproceso.Ejemplo:Subproceso Planificación InstitucionalCódigo P.G.E 1.1Descripción. Propósito Mantener actualizado los instrumentos técnicos (PGI y sus productos) de Planificación que faciliten la implementación del Direccionamiento Institucional en la Fuerza Terrestre. Disparador Plan Estratégico Institucional de las FF.AA actualizado Proveedor Entrada Actividades Productos Cliente Hoja de rutaDirector de la D.P.G.E Directrices de Diseñar Plan de Procesos Planificación. Trabajo D.P.G.EProceso de Objetivos Elaboración de la Matriz 3M Direcciones yPlanificación estratégicos, matriz 3M PGI Departamentos estrategias, (Medidas, Metas, de la C.G.F.TCC.FF.AA – PEI directrices. Medios) Fuerza Elementos Elaborar el Plan Terrestre. constitutivos del de Gestión PGI InstitucionalAdministración de Procesos de la Autoevaluar los Caracterización de Seguimiento yprocesos D.P.G.E procesos en indicadores de Evaluación función de desempeño,Procesos de la Informes de indicadores deD.P.G.E Gestión de los Tomar acciones Acciones correctivas Mejora de Planes de Acción correctivas y de mejora y de mejora ProcesosMIDENA/ CC.FF.AA/ Oficios Elaborar criterios Criterios C.G.F.TC.G.F.T institucionales institucionales 10

Responsable del Jefe de Planificación Institucional de la D.P.G.ESubproceso11. DÉCIMO PRIMER PASO. ESTABLECER LOS CONTROLES DEL SUBPROCESO Significa el conjunto de conocimientos, métodos, herramientas, tecnologías, aparatos y experiencia que se necesitan para medir y regular automáticamente las variables que afectan a cada proceso, hasta lograr su optimización en cuanto a mejoras del control, productividad, calidad, seguridad, u otros criterios. Ejemplo:  La Contraloría General del Estado en las Normas de Control Interno (Numeral 300) dispone la evaluación del riesgo.  La Secretaría Nacional de la Administración Pública emite la Guía metodológica de planificación institucional.  La Ley Orgánica de la Contraloría General en los artículos 7 y 11 dispone la evaluación a través de indicadores de gestión.12. DÉCIMO SEGUNDO PASO. ELABORAR EL DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO13. DÉCIMO TERCER PASO.DETALLAR LAS ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO. 10

ESCRIBIR LA PRIMERA ACTIVIDAD.Código de Ord. Tareas ProductosActividad 1 Resultado final de Código de la 2 Primera tarea las tareasprimera Actividad 3 . Segunda tarea Resultado final de . Tercera tarea las tareas n Ultima tareaEjemplo.Código de Ord. Tareas ProductoActividad sP.G.E 1.1.1 1 Recopilar información Hoja de ruta 2 Elaborar la programación en el diagrama de Gantt 3 Definir los tiempos de duración de cada acción 4 Establecer el interrelacionamiento de las acciones. 5 Definir los puntos críticos de control 10

14. DÉCIMO CUARTO PASO. ESTABLECER INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESOSubproceso N° Tipo Nombre Definición Fórm Indicador cáNombre del I: impacto Nombre con el Describir en que Fórmulasubproceso Num cual se consiste el matemá ero R: resultado utilizada D: desempeño reconoce al indicador cálculo indicador indicadoEjemplo N° Tipo Nombre Definición F Subproceso Indicador Planificación 1D Cumplimiento Permite realizar el ICP Institucional 2R de Plan de seguimiento al ejec Trabajo para cumplimiento de la /#a elaborar PGI secuencia de revisión y plan actualizado. actualización del PGI en e en el tiempo definido. Grado de empoderamiento Permite determinar el EM o de la misión porcentaje del que personal de la Fuerza la Terrestre que mis entiende la misión de al q la institución. F.T

mula de Unidad de Responsable de Fuente Frecuenciaálculo medida medición de la medició Periodo de tiempoa Cantidad Instrumentoática estandarizada Persona utilizado paraa para el encargada de recopilar ladel de una informaciónor determinada recopilar datos. magnitud físicaFórmula Unidad de Responsable Fuente de la Frecuencia de medida de medición medición. Mensual. cálculo Trimestral Informe dePPGI= (# act % Analista de seguimiento a la cutadas en ti % Planificación act hoja de ruta nificadas Analista de el tn) Planificación Informe de la encuestaM= (personal e entiende sión/person que integraT)*100