บทที่ 7

คํานํ า ผูเขยี นไดเขยี นข้นึ จากประสบการณจริง ของผเู ขียนเองท่ที ําการเขยี นโปรแกรม Microsoft Accessเพ่อื นํามาชวยในการบรหิ าร จัดการขอ มลู ในการทําธุรกิจของเราโดยใช โปรแกรมคอมพิวเตอรเ ขาชวยสามารถท่ีจะใช งานและเขยี น Microsoft Access ไดแนนอน และสามารถนําไปใชงานในชวี ติ จรงิ หรือในธุรกจิ ของทานไดอ ีกดวย ก

สารบัญ หน า เร่อื ง ก 1 คาํ นํา 2 ความหมายของMicrosoftAccess 3 วธิ ีติดตงั้ MicrosoftOffice 8 การตดิ ตงั้ MicrosoftOffice2016 10 สวนประกอบของหน าตา งโปรแกรม 12 แท็บตางๆในโปรแกรม 13 การสรางไฟลฐานขอ มูล 14 การสรา งไฟลฐานขอมูลจากแมแบบ 15 การเปิดฐานขอมลู ทไ่ี มไดเ ปิดมานานแลว 16 การเปิดฐานขอมลู ที่ใชงานลาสดุ การใชTaskpane

Microsoft Access2016 Microsoft Access เป็นโปรแกรมประเภท โปรแกรมจัดการฐานขอ มลู เชิงสัมพันธท่ที าํ กัน ในสํานักงานหรือ องคกรขนาดเลก็ ซ่ึงสามารถ เก็บขอ มูล ประมวลผลขอมลู ออกแบบฟอรม เก็บขอมูล ออกแบบแบบสอบถาม ออกแบบและ พมิ พรายงาน จัดทําเว็บไซตในการรบั /สง ขอ มูล และยงั สามารถเขียนกลมุ โปรแกรม ของ วชิ วล เบสกิ เพ่ือใชใ นการทาํ งาน Microsoft Access2016 1

วิธีติดตัง้ Microsoft office ใน Windows ปัจจบุ นั ทุกเรานาจะทราบอยูแ ลววา Microsoft นัน้ ไดพ ฒั นาโปรแกรมไวในช่ือ Office 365 และ ยงั คงมี Office 2016 อยดู วย ซ่งึ ทงั้ 2 แบบเรา สามารถติดตงั้ แบบออนไลนไดด ังนัน้ จึงจะแบง ขนั้ ตอนการติดตงั้ เป็น2อยางนัน้ คอื Office 365 และ 2016 2

การติดตงั้ Microsoft Office 2016 หลังจากที่ซ้อื สนิ คามาแลว ก็เปิดดภู ายใน กลอ งครับ แลวเราจะเห็น Product key ทอ่ี ยู ภายในกลอง จากนัน้ ใหเราเตรยี ม Product key นี้ไวแลว ดูตามขนั้ ตอนตอ ไปนี้ ว่ึงแบบนี้จะมี แผนโปรแกรมมาดว ย เราสามารถที่ติดตัง้ จาก แผน ก็ไดครับ แตก ็มีคอมรุน ใหมๆ มกั จะไมมี ชอง dvd rom แลว 3

การติดตัง้ Microsoft Office 2016 1) ใหเ ปิดเขาไปท่ี setup.office.com เว็บMicrosoft จากนัน้ หากมี Microsoft account กค็ ลกิ ที่ปุม Sign in ไดเ ลย ถา ยงั ไมม ี ก็คลิก Create a new account 2) หลังจากเขา ระบบเสร็จแลว กจ็ ะแสดง Enter your product key ใหกรอก Product key ลงไปครบั เม่อื ใสเ สรจ็ ก็ใหรอสักครู โดย ระบบจะตรวจสอบวา key ถกู ตอ งไหม 4

3) ถาหากถูกตอ งก็จะแสดง ตัวเลอื กสวน ของ ประเทศ และ ภาษาของโปรแกรม กใ็ ห เลือกตามทตี่ องการ แลวกค็ ลกิ ปุม Next 4) คลกิ ปุม Next 5) รอสักครกู จ็ ะแสดงขอมลู Microsoft ที่ กรอกไปและคลกิ ปมุ Download now 5

เม่ือไดไฟล setup.exe ก็ใหต ดิ ตงั้ ไดเลยครับ ไมตอ งตัง้ คาอะไร แครออยางเดยี ว โดยเคร่อื ง คอมพิวเตอรท ตี่ ดิ ตัง้ นัน้ จาํ เป็นตองเช่อื มตอ อนิ เตอรเ น็ต อยูตลอดในระหวา งท่ีกาํ ลังติดตงั้ เม่ือตดิ ตัง้ เสรจ็ กแ็ คกดแสดงปุม Colse ครับ จากนัน้ กเ็ ปิดใชง านโปรแกรม โดยครงั้ แรกนัน้ ระบบจะใหล งทะเบียนออนไลน 6

การเขา ใชง านโปรแกรม Microsoft Access การเขา ใชง านโปรแกรม Access สามารถ ทาํ ไดโดยคลกิ เมาสท ่ีปุมStartและเลอื ก Access 2016 เพ่อื เขา โปรแกรม Microsoft Access 2016 โปรแกรม Access 2016 จะถูกเปิดข้นึ โดย หน าเร่ิมตน จะมีตวั เลือกการทํางานใหเ ลือก สรางใหม, เปิดฐานขอ มูลเกา หรือเลือกสรา ง จากเท็มเพลตฐานขอมูลตัวอยางท่ีมใี หเลือก หลายประเภท 7

สว นประกอบหนาตางโปรแกรม สว นประกอบหน าตา งหลักของโปรแกรม ไมโครซอฟตแอคเซสหน าตา งนี้เป็นหน าตาง หลกั ของการทํางานเม่อื เราเลือกทําอยางใด อยา งหน่ึงไมวา จะเป็นการสรางฐานขอมูลใหม หรือเปิดฐานขอ มลู เดิม หลังจากเลอื กเสรจ็ จะ เขา สจู อนี้ ซ่ึงมสี วนประกอบตางๆ ดัตอไปนี้ 1 .Title Bar (แถบช่อื เร่ือง ) เป็นสวนที่ใชแ สดง ช่ือโปรแกรม และช่ือของฐานขอมลู 2. Quick Access (แถบเคร่ืองมอื ดวน) เป็น แถบเคร่ืองมือท่ีรวบรวมปุมคําสงั่ ท่ใี ชง านบอย 3. Ribbon (รบิ บอน) เป็นสว นท่ีใชแสดง รายการคาํ สงั่ ตา ง ๆ ของแอคเซส โดยจดั เป็น หมวดหมูเรยี กวา แท็บ และในแตละแท็บจะ แบง ออก เป็นกลมุ ๆ โดยแตละกลมุ จะแสดงในรปู แบบ ของปุมรปู ภาพ 4. แทบ็ File (แฟ ม) เป็นสว นทีใ่ ชใ นการเรียกใช คําสัง่ พ้นื ฐานทจี่ ําเป็นตอ งใชในการทาํ งาน 8

4. แทบ็ File (แฟ ม) เป็นสวนที่ใชในการเรียก ใชคําสงั่ พ้นื ฐานทจี่ าํ เป็นตองใชใ นการทํางาน เชน การเปิดไฟล การบนั ทกึ ไฟล เป็นตน 5. Navigation pane (บานหน าตา งนําทาง) เป็นสวนท่แี สดงวัตถุฐานขอมูลท่ีมีอยูในขณะ นัน้ เพ่ือใหเราเรยี กใชงานไดส ะดวก 6. Tab document (เอกสารในแท็บ) เป็นพ้ืนที่ ที่ใชในการสรางหรือเรยี กใชวัตถุฐานขอมลู เชน ตาราง ฟอรม หรือรายงาน เป็นตน 7. Status bar (แถบสถานะ) ดา นซา ยมอื จะ แสดงสถานะการทํางาน, คาํ อธบิ ายสนั้ ๆของคาํ สัง่ ท่เี ราเลอื ก 8.แถบมุมมองเป็นสวนท่อี ยดู า นขวาของแถบ สถานะ โดยจะแสดงปมุ ในการเลอื กมมุ มอง เขาใจใหมเอย 9

แท็บ Home แทบ็ Home (สราง) เป็นคาํ สัง่ พ้ืนฐานทใ่ี ชใน การทาํ งาน เชน Views (มุมมองการทํางานขอ งออบเจ็กต) , Clipboard (คัดลอก , ยาย , วางขอ มูล) , Sort & Filter (เรยี งลําดบั และ กรองขอ มลู ) , Records (จัดการระเบยี นขอ มูล) , Find (คนหาและแทนท่ีขอมลู ),Text Formatting(จัดรูปแบบขอ มูลแบขอ มลู แทบ็ Create แทบ็ Create เป็นคาํ สัง่ ท่ใี ชใ นการสรา งและ แกไขออบเจก็ ต เชน Templates (แมแ บบ สาํ เร็จรูปท่สี ามารถนํามาสรางฐานขอ มลู ไดอยา ง รวดเรว็ ) , Tables (สรางออบจก็ ตT able และ นํา Table ไปใชก บั Share point) , Queries (สรา งออบเจ็กต Query แบบตา งๆ) , From (สรา งออบเจ็กต From แบบตางๆ) , Reports (สรา งออบเจก็ ต Report แบบตางๆ) , Macros & Code (สรางออบเจก็ ต Macro & Module แบบตาง) 10

แท็บ External Data แทบ็ External Data เป็นคาํ สงั่ ทใ่ี ชในการ ติดตอ ระหวางโปรแกรม Access 2016 กับแอพ พลิเคชัน่ ภายนอก หรือระบบไฟลฐานขอ มูลดว ย กันนัน้ เอง เชน Import & Link (นําเขา ขอมลู ไฟลจากไฟล Excel , Word , XML เป็นตน ) Export(สงออกขอ มลู ไปยังไฟล Excel , Word , XML เป็นตน ) , Collect Data (สรา งและ จดั การอเี มลรว มกบั Outlook) แทบ็ Database Tools แทบ็ Database Tools เป็นคาํ สัง่ ทใี่ ชในการ จดั การฐานขอมลู เชน Tool (บบี อัดและ ซอมแซมฐานขอมูล) , Macro (ใชทาํ งานรว ม กบั Macro) , Relationships (สรางความ สัมพันธร ะหวา งออบเจ็กตตา งๆ) , Analyze (ตรวจสอบและวเิ คราะหป ระสิทธภิ าพในการ ทาํ งานของฐานขอมลู ) , Move Data (ตดิ ตอกนั ระหวา ง Access กบั SQL Server) , Add-Ins (เพิ่มคําสัง่ แบบกาํ หนดเองและคณุ ลักษณะ ใหมๆ) 11

สรา งไฟลฐ านขอมูลเปลา 12

การสรา งไฟลจากแมแ บบและแบบ เดมิ สรา งไฟลฐ านขอมูลจากแมแบบ การสรา งไฟลฐ านขอ มูลจากแมแ บบ เป็นการเลอื กฐานขอ มลู ตนแบบทีม่ ีออบเจก็ ตา งๆ สรางข้นึ มาเป็นตัวอยางใหกบั เราสามารถ นําตัวอยางดังกลา วไปดัดแปลงเป็นฐานขอ มูลที่ ใชกับงานเราได แตตอ งมคี วามรูเร่อื งของการใช งานAccess แกไขฐานขอมูลดใี นระดบั หน่ึง การเปิดไฟลฐ านขอมลู เดิม กรณีถามีไฟลฐ านขอมลู อยูแ ลว และตอ งการ เปิดข้ึนมาแกไขสามาถทําไดงายๆ ดงั นี้ 13

เปิ ดฐานขอมลู ท่ไี มไดเปิ ดนานแลว เปิดฐานขอมูลทไี่ มไดเ ปิดมานานแลว สงั เกตท่ีปุม Open เราสามารถเลอื กเปิดไฟลไ ด 4 ลกั ษณะดงั นี้ Open การเปิดลักษณะนี้ เราสามารถขยี นอา น ไดพ รอ มๆ กบั ผใู ชคนอ่ืน ๆ Open Read-Only การเปิดลักษณะนี้ เรา สามารถอานไดอยางเดียว ไมสามารถแกไขได สวนผใู ชคนอ่นื สามารถเขียนไดตามปกติ Open Exclusive การเปิดลกั ษณะนี้ เราจะใช เพยี งคนเดียว คนอ่นื เขามาใชจะปรากฏคาํ วา \"file already in use\" ไมสามารถเรียกใชงานได Open Exclusive Read-Only การเปิดลกั ษณะ นี้ เหมือนการเปิดแบบ Open Read-Only เพยี งแตผูอ่นื จะไมสามารถ เขียนอานไดตามปกติ จะอา นไดอยา งเดยี ว เทา นัน้ 14

การเปิ ดไฟลท่ใี ชงานลา สุด เปิดไฟลฐ านขอ มูลที่ใชงานลาสุด วิธที ่ี 1 คลิกท่ี File เลือกช่ือไฟลฐ านขอ มูล วิธีที่2 คลิกท่ี File->Recent (เปิดฐานขอ มลู ลา สุด)ซ่งึ การเปิดไฟลข อ มลู อาจใชค ยี ล ัดในการ เปิด โดยกดทีป่ มุ <Ctrl>+O การบนั ทกึ ไฟลฐานขอมูล เราสามารถบนั ทึกการแกไ ขฐานขอ มลู ของรา ไดงายๆ โดยคลกิ ไปท่ี File แลวเลือกมนู Save (บนั ทึก) แตถาตองการจัดเกบ็ ขอมลู โดยเขียน ทับไฟลเดมิ อยางรวดเรว็ ใหก ด <Ctrl>+s การใชงาน Task pane และ Navigation pane Task pane เป็นวนิ โดวสขนาดเลก็ ทจ่ี ะแสดง เม่อื มีการเรียกใชเทา นัน้ เชน Clipboard , Field List สามารถยายตําแหนงบนจอได สวน Navigation pane จะเป็นสว นหน่ึงของวนิ โดวส หรอื Database เป็นพ้นื ที่สเี่ หลย่ี มอยซู า ยสุด ของจอ สามารถปรบั ขนาด หรือซอ นได 15

การใช task pane การใช Task paneในการใช Task pane สามารถเรยี กจากปุม บนรบิ บอนหรอื เรยี ก จากคําสงั่ บางตวั ได 16