enotulen

Digitaal vergaderen BELEID & MANAGEMENTDIGITAAL VERGADEREN DIGITAAL VERGADEREN VOOR LOKALE BESTUREN Notulen ENOTULEN BASIS ENOTULEN MOBILE Backoffice webapplicatie Mobiele webapplicatie voor voor de administratie de mandataris Steenweg Deinze 154 | 9810 Nazareth Tel. 09 389 02 11 | www.schaubroeck.be | [email protected]

INHOUD IN HET KORT 3 HOE WERKT HET 4 ENOTULEN BASIS 6 ENOTULEN MOBILE 7 FUNCTIES 8 KOPPELINGEN 10 ONZE KLANTEN 12 ENKELE REACTIES 14 2

In een professionele organisatie zoals uw bestuur wordt vaak IN HETvergaderd : het college, de raad, het MAT, het BCSD, het vast KORTbureau, stuurgroepen en overleg allerhande. Het beheer enbijwonen van al die overlegmomenten slorpt veel tijd en energieop. Alles moet nauwgezet voorbereid worden en uiteraard is eengoed verslag onontbeerlijk. Door dit efficiënt te beheren en opte volgen kan iedereen binnen uw organisatie tijd winnen. Schaubroeck kan u daarbij helpen met de software eNotulen.eNotulen is een gebruiksvriendelijke webtoepassing waarmeeeenvoudig vergaderingen worden ingepland, agendapuntenworden aangemaakt, vergaderstukken worden klaargezet endeelnemers worden uitgenodigd.Met eNotulen beschikt u steeds over de juiste versie vanvergaderstukken die u direct kunt bekijken, bewerken enversturen. Bovendien profiteert uw organisatie van alle voordelenvan digitaal vergaderen.Eind 2013 werd deze software voor digitaal vergaderen gese-lecteerd door VERA (Vlaams-Brabants steunpunt informatica ) alsbeste keuze voor lokale besturen in het kader van een raamcon-tract. Ondertussen hebben we een mooie lijst van referenties endie groeit nog steeds aan. 3

HOE De software zorgt dat het volledige proces rond notulerenWERKT en vergaderen administratief kan afgehandeld worden. HetHET hele proces ondersteunt de notulering en besluitvorming, van voorbereiding en aanmaak van agendapunten tot de ontsluiting van de notulen en de uitvoering van de beslissingen.4

Elke beslissing van het lokaal bestuur doorloopt een vast traject HOEvan verschillende stappen: voorbereiding, beslissing op de WERKTzitting, delen met de leden van de vergadering, administratieveverwerking en de opvolging van de genomen besluiten. HETDeze stappen worden nu gestroomlijnd en waar mogelijkgeautomatiseerd. De automatisering leidt uiteindelijk tot eenefficiëntere en goedkopere besluitvorming. 5

ENOTULENBASIS Vergaderingen worden ingepland en beheerd in de centrale backoffice. De medewerkers van de diensten kunnen met eNotulen Basis decentraal hun agendapunten aanbrengen en voorbereiden. Deze worden vervolgens door de beheerder (secretariaat) verzameld en op de agenda van een bepaalde vergadering geplaatst. De toepassing voorziet in de afdruk van de agenda’s, de verdere notulering en het afdrukken van de definitieve notulen. Door alle agendapunten en vergaderingen in een database te plaatsen hoeft alles slechts eenmaal ingegeven te worden. De software zorgt er voor dat het volledige proces rond notuleren en vergaderen administratief kan afgehandeld worden.6

ENOTULENMOBILEWenst u efficiënter vergaderingen digitaal op te volgen methet leesgemak van papier? Dan biedt eNotulen Mobile voorde leden van de vergadering een uitkomst. eNotulen Mobilecombineert de belangrijkste kenmerken zoals het inzien vanvergaderingen en vergaderstukken, het maken en delen vannotities en het op voorhand stemmen op agendapunten, in eenmobiele toepassing die bruikbaar is op eender welk device. Doorhet digitaal ontsluiten van de vergaderstukken voldoet u aan dedecretale bepalingen die van kracht zijn gegaan vanaf 1 januari2014 waarbij elk gemeenteraadslid kan vragen om een dossierdigitaal ter beschikking te krijgen. 7

FUNCTIES FUNCTIE ENOTULEN ENOTULENw Moderne webtechnologie BASIS MOBILEp Meerdere werkgebieden (gemeente, OCMW, AGB, ...)f Gebruikersbeheer met rollen en rechten %%S Bruikbaar op laptop en pc %%Q Bruikbaar op mobiele apparaten %Xf Inloggen met sterke authenticatie %%( Bruikbaar voor een onbeperkt aantal vergaderorganen X%3 Plannen van vergaderingen X%e Indienen en verwerken van agendapunten %%s Zoeken en filteren %Xe Dupliceren van agendapunten %X3 Verplaatsen en verdagen van agendapunten %%3 Doorstromen van agendapunten naar een andere vergadering %X9 Gewone, extra en hoogdringende agendapunten %XR Versiebeheer %XP Revisie aanvragen %X5 Gekoppeld aan classificatie- en archiveringcodes %X9 Agenda automatisch afsluiten %Xl Registratie van stemmen %Xa Uniforme lay-out aanpasbaar aan de huisstijl %X4 Volgorde van agenda zelf te bepalen %Xg Registratie van aanwezigheden %Xb Digitale aantekeningen nemen %XA Bijlagen en vergaderstukken %%5 Catalogus van beslissingsmodellen %%7 Adviezen en financiële informatie opvragen %%f Afscherming van privacy gevoelige agendapunten %XP Opvolging van de uitvoering van beslissingen %%f Op voorhand stemmen %% %% X%88

9

KOPPELINGEN E Postregistratie E Dossier- en takenbeheer E 3P E MS Office E NDC (Classificatiesysteem) E Lokale bevolking, RR, VKBO E Active Directory E GOLF (Leefomgeving) E Sierra (Sociale zaken) E Foxboek (BBC Boekhouding) E Fedict authentication E Derden0110

11

ONZE Een pak gemeentebesturen en OCMW’s zijn van startKLANTEN gegaan met een modern digitaal notulerings- en besluitvormingssysteem voor hun verschillende overleg- en vergaderorganen. Hun hele besluitvormingsproces wordt ondersteund door eNotulen, de software voor digitaal vergaderen. ,Rijkevorse,, , , ,, , ,, ,,, , , , , ,DePanne Beernem Aartselaar WaarschootMoerbeke Zandhoven Herenth, ,, , , , , , ,,,, ,,,Ieper Aalter Kontich BornemKappele-op-den-bosHooglede Tielt Sint-Martens-Latem Sint-Amands MacheleZnemst B Kortemark Kampenh Staden Wevelgem Zaventem Vilvoorde OostrozebeDkeentergemZulte , , , , , , ,Pepingen Wemmel Merchtem Steenokkerzeel Ternat Aarsc Overijse Herent Herne Sint-Genesius-Rode Huldenberg Vlaams-Brabant West, GEMEENTE/STAD, OCMW GEMEENTE/STAD+OCMW, HULPVERLENINGSZONE12

Het schepencollege en de raadsleden maken gebruik van tablets waarmee zij op een eenvoudige manier vergaderingen kunnen voorbereiden en volgen. Vergaderingen voorbereiden, agendapunten opstellen, agendapunten van thuis uit doornemen, commentaar geven, goedkeuren, bespreken, notuleren én de beslissingen opvolgen, zijn slechts enkele mogelijkheden van de software. Digitaal vergaderen brengt efficiëntie, transparantie en vereenvoudigt de administratieve taken zowel voor, tijdens als na de zitting., , , ,Heusden-Zolderel,BoortmeerbeekhoutHouthalen-Kinrooi,hout Helchteren, , ,chot Herk-de-Stad Linter Zoutleeuw 13

ENKELEREACTIES“Dit pakket biedt een degelijke basis om “eNotulen betekent voor hetdigitaal te vergaderen. Wij denken graag gemeentebestuur van Sint-Amands een enorme vooruitgang. Ook het gebruik van mee over toekomstige ontwikkelingen.” de mobiele versie door de leden van het Heidi Abbeloos college van burgemeester GEMEENTE STEENOKKERZEEL en schepenen is zeer efficiënt en professioneel.” Leen Lejon GEMEENTE SINT-AMANDS “We zijn heel tevreden met de inspraak in de toepassing. Onze voorstellen worden ter harte genomen. De helpdesk is uitstekend We krijgen een snelle respons en onze problemen worden snel opgelost” Abdelkader Elmakarini GEMEENTE ZEMST14

“Het is leuk te ervaren dat men over de hele lijn, van analyse over ontwikkeling tothelpdesk, het proces én de werkwijze binnen een gemeentebestuur door-en-door kent” Erik Bergen “Onze diensten maken vlot gebruik vanGEMEENTE ZAVENTEM de toepassing en ook de raadsleden zijn opgetogen over deze manier van notuleren en voorbereiden van de zitting.” Tine Dochy GEMEENTE STADENd. “Het is heel interessant dat opmerkingen betreffende de mogelijkheden van de software steeds kunnen doorgegeven worden en dat er dikwijls rekening mee gehouden wordt in een volgende update. Door het gebruiksgemak is de uitrol van het programma binnen de verschillende diensten, de leden van het college en de gemeenteraadsleden heel vlot verlopen.” Sofie Declercq GEMEENTE DENTERGEM 15

Meer ?Bent u nieuwsgierig geworden en wilt u graag weten wat wij voor u kunnen betekenen ?Contacteer ons vrijblijvend.Wij geven u graag meer uitleg en werken samen met u een toekomstgerichte oplossinguit. Steenweg Deinze 154 | 9810 Nazareth Tel. 09 389 02 11 | www.schaubroeck.be | [email protected]