Panduan Digitalisasi Pengelolaan Dokumen Penilaian Prestasi Kerja Pegawai

Panduan BKN Digitalisasi Pengelolaan Badan Kepegawaian Negara Dokumen Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Badan Kepegawaian Negara

BKN Badan Kepegawaian Negara M. Nursyaadillah, S.I.A. Mentor Coach 199710132020121003 Sua Wijaya, S.IP, M.M. Yopi Koirewa, SH, MM QR CODE E-BOOK atau mengunjungi link bit.ly/penilaianprestasikerjapns

DAFTAR ISI BKN 1 MEDIA PENYIMPANAN CLOUD STORAGE 2 HAK AKSES ARSIP 3 PROSEDUR

MEDIA PENYIMPANAN CLOUD STORAGE

PEMILIHAN PENYEDIA LAYANAN CLOUD STORAGE Cloud storage merupakan media penyimpanan file berbasis online/digital yang mengandalkan koneksi internet untuk akses data. Cloud storage adalah terobosan dalam dunia penyimpanan data yang menonjolkan banyak kelebihan jika dibandingkan dengan media simpan offline seperti hardisk dan flashdisk. Saat ini penyedia layanan cloud storage sudah banyak dan mudah sekali untuk ditemukan, pengguna dapat memilih penyedia layanan cloud storage sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat akan menentukan cloud storage yang akan digunakan: Sistem Pengelolaan Kemudahan Keamanan Akses Penggunaan

Pada kegiatan digitalisasi pengelolaan dokumen penilaian prestasi kerja pegawai di lingkungan Badan Kepegawaian Negara, cloud storage yang digunakan adalah Google Drive. Dengan pertimbangan: Penyimpanan awal sebesar 15 GB Layanan Google Drive memberikan ruang penyimpanan online sebesar 15 GB. Kapasitas 15 GB ini sudah besar dibandingkan cloud storage lainnya. Dropbox, misalnya, hanya memberikan penyimpanan awal sebesar 2 GB; kemudian Microsoft OneDrive hanya memberikan 7 GB. Pengendalian Hak Akses Pengguna dapat mengundang orang lain dengan cepat untuk melihat, memberi komentar, dan mengedit file atau folder yang dipilih. Pengguna drive dapat menentukan dan mengelola hak akses terhadap sebuah data.

AI Google Drive menggunakan AI Google untuk memprediksi dan menampilkan hal-hal penting bagi Anda secara real time. Drive mengenali konten, kolaborator, dan acara penting dengan menggunakan fitur seperti Akses Cepat dan penyempurnaan penelusuran berbasis Machine Learning untuk menghubungkan setiap pengguna dengan file yang sangat penting. Fungsi Multiplatform dan Penyimpanan Beragam Format Google Drive praktis karena dapat menyimpan file dalam berbagai format, seperti dalam bentuk word, pdf, foto, powerpoint, video, dan berbagai jenis file lainnya. Tidak perlu khawatir saat pengguna membutuhkan akses file dan tidak membawa PC atau laptop, karena pengguna dapat mengaksesnya melalui smartphone maupun tablet. Sistem Keamanan Google Drive menggunakan enkripsi SSL, yang merupakan protokol keamanan yang juga digunakan di Gmail dan layanan Google lainnya. Ini menjadikan Google Drive sebagai cloud storage yang memiliki tingkat keamanan yang baik.

HAK AKSES ARSIP

Hak Akses Penyimpanan Digital Dokumen Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Pengguna yang diberikan hak Akses dinamis terdiri atas: Pejabat Pimpinan Tinggi Utama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya di lingkungan BKN Mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip Mempunyai kewenangan untuk mengakses arsip di bawah kewenangannya Pejabat Pimpinan Tinggi Pengelola Arsip Pratama, Pejabat Administrator, dan Pejabat Pengawas atau Mempunyai kewenangan Pejabat Fungsional yang setingkat/setara untuk mengakses seluruh Mempunyai kewenangan untuk arsip yang berada di bawah mengakses seluruh arsip di bawah kewenangannya kewenangannya Pengawas Internal Mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip pada Pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat.

PROSEDUR

Alih Media Arsip Dokumen Penilaian Prestasi Kerja Terlebih Dahulu dialihkan dari media arsip kertas mejadi ke bentuk dokumen digital Arsip Kertas Scan Arsip Arsip digital dalam format .pdf Perlu diperhatikan untuk kualitas dokumen yang baik adalah resolusi dokumen tersebut, ukuran resolusi yang optimal Jika gambar yang Anda ingin scan dimaksudkan untuk tampilan layar (seperti PowerPoint, web atau lampiran email), gambar pada ukuran 72 dpi sudah mencukupi. Ini dinamakan resolusi Layar. Dengan ukuran ini, pengunjung atau penonton situs web Anda tidak akan membutuhkan waktu lama untuk mengunduh grafik pada saat melihat presentasi Anda. Untuk scan sebuah dokumen untuk kepentingan arsip, 150 dpi sudah mencukupi. Untuk scan grafik bar dan kliping koran untuk laporan bisnis, 200 dpi adalah kompromi yang baik dalam ukuran dan resolusi. Tetapi jika Anda ingin mencetak dokumen tersebut dalam kualitas yang bagus, scanlah pada 300 dpi. Untuk scan dan cetak gambar dan foto kualitas tinggi lakukanlah pada 600 dpi untuk memastikan data dan detil yang cukup telah tersimpan. Jika Anda berencana untuk memperbesar hasil cetak, scanlah dokumen aslinya pada resolusi yang lebih tinggi yang adalah 1200 dpi. Scan dokumen Penilaian Prestasi Kerja dapat dilakukan antara 150 - 300 dpi

Scan Dokumen Mesin Scan dan Fotocopy yang ada di lingkungan Badan Kepegawaian Negara adalah Mesin Scan dan Fotocopy dengan merek FUJI XEROX. Adapun cara penggunaannya untuk keperluan scan dokumen penilaian prestasi kerja pegawai adalah sebagai berikut: Flashdisk 1 Masukan Flashdisk ke slot USB yang sudah tersedia 2 Setelah flashdisk terdeteksi oleh mesin scan, pilih \"Store to USB\" 3 Terdapat beberapa pengaturan sesuai dengan kebutuhan Color Scanning : Pilih \"Auto Detect\" 2 Sided Scanning : Pilih \"1 Sided\" apabila hanya scan halaman depan, Pilih \"2 Sided\" apabila ingin scan halaman bolak-balik. File Format : Pilih \"PDF\"

4 Tab \"Layout Adjustment\" untuk mengatur Resolusi DPI Terdapat 4 pilihan resolusi: 200 dpi 300 dpi 400 dpi 600 dpi Sesuai dengan rekomendasi resolusi DPI di halaman sebelumnya, maka untuk scan dokumen penilaian prestasi kerja pegawai dapat memilih 200 dpi atau 300 dpi. 5 Langkah terakhir adalah tekan tombol START yang berwarna hijau untuk mulai Scan Apabila pengaturan mesin scan sudah default, maka langkah 3 dan 4 tidak perlu dilakukan

Hasil Scan Dokumen Dokumen Prestasi Penilaian Kerja memiliki jumlah lembar rata-rata diantara 4-8 lembar. Scan Dokumen Prestasi kerja dengan Resolusi 200 dpi akan menghasilkan output file .pdf dengan ukuran di kisaran 600 Kb - 900 Kb Scan Dokumen Prestasi kerja dengan Resolusi 300 dpi akan menghasilkan output file .pdf dengan ukuran di kisaran 1000 Kb - 3000 Kb Dengan ukuran penyimpanan Google Drive sebesar 15 GB = 15000 MB, dan mengambil ukuran terbesar scan dokumen penilaian prestasi kerja sebesar 3000 Kb = 3 MB, maka dapat dihitung: 15000 MB : 3 MB = 5000 File Scan Dokumen 5000 File Scan Dokumen, dibagi jumlah keseluruhan pegawai BKN sebesar 2437 pegawai, maka kapasitas penyimpanan dapat digunakan minimal selama 2 tahun, atau penggunaan dengan ukuran normal selama 3 tahun.

Penataan Dokumen di Media Penyimpanan Digital Badan Kepegawaian Negara memiliki total keseluruhan 2437 Pegawai, baik yang berada di kantor pusat maupun kantor regional, berdasarkan data informasi pada bulan Mei 2021. Dengan jumlah pegawai sebanyak itu akan menghasilkan dokumen Penilaian Prestasi Kerja dalam jumlah yang besar. Diperlukan penataan dokumen agar dokumen dapat terarsip dengan baik agar nantinya pencarian kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah. Folder awal yang perlu dibentuk adalah pengklasifikasian dokumen ke dalam folder yang dibagi ke dalam periode waktu: Nama Folder Pemilik Tahun 2019 Tahun 2020 Sub Bagian Tahun 2021 Pengelolaan Tahun 2022 Kinerja Sub Bagian Pengelolaan Kinerja Sub Bagian Pengelolaan Kinerja Sub Bagian Pengelolaan Kinerja

Tahun 2021 Didalam folder periode tahunan, dibuat folder yang membagi file berdasarkan asal dokumen tersebut. Pusat Kantor Regional Respect des fonds/ Principal of provenance atau asal-usul Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. Artinya bahwa arsip harus disimpan berdasarkan sumber arsip.

Di dalam folder besar, baik kantor pusat maupun kantor regional, akan ada folder yang terus mengerucut sampai kepada dokumen perorangan. Pusat Kantor Regional Sekretariat Kanreg I Utama Kanreg II Kedeputian Kanreg III Kanreg IV Kedeputian Kedeputian Kedeputian Kanreg V dst. dst. Format penamaan file, agar file menjadi seragam dan lebih mudah ditermukan dapat mengikuti format di bawah ini: NAMA PEGAWAI-NAMA DOKUMEN-2021 contoh: M. NURSYAADILLAH-PENILAIAN PRESTASI KERJA-2021

Untuk pencarian dokumen penilaian prestasi kerja yang lebih cepat, pengguna juga dapat menggunakan ekstensi OmniDrive pada Chrome di komputernya. Apabila ingin mengetahui lebih lanjut perihal penilaian prestasi kerja, anda dapat membaca Buklet Resume Penilaian Prestasi Kerja. Dan apabila ingin mengetahui lebih lanjut perihal kaidah arsip, anda dapat memca Buklet Resume Kaidah Arsip. QR CODE E-BOOK atau mengunjungi link bit.ly/penilaianprestasikerjapns