Procedimiento Adquisiciones OGP9.1.2-PR

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Enero 2015 ODEPA Teatinos 40 piso 8, Santiago, Chile Fono: (56-2) 2 397 3000Casilla 13.320 Correo 21 Código Postal 6500696 www.odepa.gob.cl

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 1 de 23 TABLA DE CONTENIDOS1. Objetivo .................................................................................................... 32. Alcance ..................................................................................................... 33. Responsabilidades .................................................................................... 34. Diagrama y descripción de actividades ..................................................... 5 4.1. Recibir requerimiento ............................................................................ 5 4.2. Revisar requerimiento ........................................................................... 6 4.3. Devolver requerimiento ......................................................................... 6 4.4. Seleccionar mecanismo de compra y asignación de comprador .................. 6 4.5. Convenio Marco .................................................................................... 6 4.6. Licitación Pública y Privada .................................................................... 6 4.7. Trato directo ........................................................................................ 6 4.8. Recibir bien requirente .......................................................................... 6 4.9. Revisar recepción bien........................................................................... 6 4.10. Devolver a proveedor y solicitar nuevo envío............................................ 6 4.11. Registrar y almacenar en bodega ............................................................ 7 4.12. Derivar servicio a requirente .................................................................. 7 4.13. Solicitar conformidad requerimiento ........................................................ 7 4.14. Recibir conformidad del requerimiento..................................................... 7 4.15. Enviar a contabilidad set documento de pago y retiro de garantías.............. 7 4.5 Subproceso de Convenio Marco .............................................................. 8 4.5.1 Verificar en catálogo electrónico ............................................................. 8 4.5.2 Seleccionar otro mecanismo de compra ................................................... 9 4.5.3 Seleccionar proveedor ........................................................................... 9 4.5.4 Generar orden de compra ...................................................................... 9 4.5.5 Enviar orden de compra a proveedor ....................................................... 9 4.5.6 Supervisar plazos de recepción ............................................................... 9 4.5.7 Verificar motivos de rechazo del proveedor .............................................. 9 4.6 Subproceso de Licitación Pública o Privada ............................................. 10 4.6.1 Recibir especificaciones técnicas ........................................................... 10 4.6.2 Confeccionar Resolución a ceropapel ..................................................... 11 4.6.3 Enviar aprobación Resolución ............................................................... 11 4.6.4 Revisar confección Resolución .............................................................. 11 4.6.5 Solicitar aprobación dirección nacional................................................... 11 4.6.6 Evaluar motivos de rechazo ................................................................. 11 4.6.7 Publicar ficha en portal ........................................................................ 11 4.6.8 Cerrar ofertas y enviar a comisión evaluadora ........................................ 12 4.6.9 Recibir acta de evaluación de comisión .................................................. 12 4.6.10 Declarar concurso desierto e informa a unidad requirente ........................ 12 4.6.11 Solicitar visación certificado disponibilidad presupuestaria........................ 13 4.6.12 Confeccionar Resolución adjudicación .................................................... 13 4.6.13 Solicitar aprobación Resolución............................................................. 13 4.6.14 Evaluar motivos de rechazo ................................................................. 13 4.6.15 Adjudicar en portal ............................................................................. 13 4.6.16 Readjudicar la licitación ....................................................................... 14 4.6.17 Declarar concurso desierto e informa a unidad requirente ........................ 14 4.6.18 Solicitar elaboración de contrato ........................................................... 14 4.6.19 Recibir contrato .................................................................................. 15 4.6.20 Enviar contrato a proveedor vía oficina de partes.................................... 15 4.6.21 Recibir contrato proveedor vía oficina de partes...................................... 15

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 2 de 23 4.6.22 Solicitar Resolución aprobación contrato ................................................ 15 4.6.23 Recibir Resolución aprobación contrato .................................................. 15 4.6.24 Comunicar en portal............................................................................ 15 4.6.25 Emitir orden de compra ....................................................................... 15 4.6.26 Verificar motivos de rechazo del proveedor ............................................ 16 4.6.27 Informar a requirente.......................................................................... 16 4.6.28 Supervisar plazos de recepción ............................................................. 16 4.7 Subproceso de Trato Directo ................................................................ 17 4.7.1 Recibir especificaciones técnicas y/o términos de referencia ...................... 17 4.7.2 Solicitar de elaboración Contrato............................................................. 18 4.7.3 Recibir contrato .................................................................................... 18 4.7.4 Enviar contrato a proveedor vía oficina de partes ...................................... 18 4.7.5 Recibir contrato proveedor vía oficina de partes ........................................ 18 4.7.6 Solicitar Resolución aprobación contrato y trato directo ............................. 19 4.7.7 Recibir Resolución aprobación contrato y trato directo ............................... 19 4.7.8 Confeccionar Resolución que aprueba trato directo.................................... 19 4.7.9 Solicitar aprobación Resolución ............................................................... 19 4.7.10 Revisar confección Resolución............................................................... 19 4.7.11 Emitir orden de compra ....................................................................... 19 4.7.12 Supervisar plazos de recepción ............................................................. 20 4.7.13 Verificar motivos de rechazo del proveedor ............................................ 20 4.7.14 Informar a requirente .......................................................................... 205. Registros ................................................................................................ 206. Referencias ............................................................................................. 217. Glosario y Abreviaturas........................................................................... 228. Anexos .................................................................................................... 22 8.1. Indicadores de gestión ........................................................................ 22 8.2. Riesgos asociados al proceso................................................................ 229. Tabla de control de cambios ................................................................... 22

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 3 de 231. OBJETIVOEste procedimiento tiene como propósito establecer las responsabilidades y actividadesdel proceso de adquisiciones de acuerdo a los requerimientos de bienes y/o serviciosde los procesos de ODEPA.2. ALCANCEEste procedimiento se aplica a todos los requerimientos de compra y contratación debienes y servicios regidos por la ley N°19.886, de Bases sobre ContratosAdministrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley deCompras” y sus modificaciones, además se incluye otros documentos citados en elpunto 6.0 Referencias.3. RESPONSABILIDADESEn adelante para el documento se utilizará el género neutro, el cual hará referencia ael/la para la denominación de responsables, sin significar ello alusión alguna al génerode la persona a que se hace referencia.A continuación se definirá las responsabilidades de cada participante involucrado en elflujo:La Directora Nacional es responsable de:  Generar las condiciones para que el área de Bienes y Servicios realice su actividad diaria de acuerdo a la normativa vigente, asegurando los recursos para la ejecución dentro de la misma. Además es responsable de dictar las resoluciones que sean de su competencia.El Subdirector Nacional es responsable de:  Sustituir a la Directora Nacional en caso de su ausencia, ejecutando las aprobaciones correspondientes al Procedimiento de Adquisiciones.La Jefatura del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria esresponsable de:  Efectuar una supervisión ejecutiva del funcionamiento de las actividades de adquisiciones, las autorizaciones de firmas, control presupuestario, pago, y del ejercicio de las atribuciones delegadas por parte de la Dirección. Además es responsable de revisar y visar las bases de licitación, Resoluciones asociadas al procedimiento de adquisiciones, y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la administración que sean de su competencia. La Jefa del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria podrá delegar todas o cada una de las actividades relacionadas con el uso y control de la plataforma de Mercado Público, a quién determine para ello.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 4 de 23La Jefatura del Departamento de Asesoría Jurídica es responsable de:  De la elaboración y redacción de contratos, y visación de bases de licitación, conforme al marco legal correspondiente, y de asesorar a la unidad en todo lo relacionado con situaciones legales que se presenten en el procedimiento de adquisiciones.El Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios es responsable de:  Administrar los requerimientos contenidos en el Sistema de Formulario de Compra de manera de asegurar el abastecimiento institucional. Ejecutará o designará a un responsable para los procesos de adquisiciones planificados o no, para el año calendario. Además ejercerá la función de supervisión ejecutiva dentro del procedimiento de adquisiciones y deberá velar por el fiel cumplimiento de la normativa vigente relacionada con los procesos de compras.El Encargado de inventario es responsable de:  Administrar y controlar los ingresos y registros de bienes muebles y fungibles, estableciendo el respectivo inventario para cada uno de ellos. Debe asegurar la correcta disponibilidad de los bienes en general (muebles y fungibles) y su distribución ante las unidades requirentes, además podrá realizar otras tareas que su jefatura le designe.El Analista de compras es responsable de:  Ejecutar la adquisición de los requerimientos designados por el Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios, debe realizar los procesos de compra asignados a través del Portal de Mercado Público de acuerdo a las metodologías de compra apropiadas para cada tipo de requerimiento y dando cumplimiento a la normativa reguladora, además podrá realizar otras tareas que su jefatura le designe.El Administrativo de apoyo es responsable de:  Efectuar funciones de apoyo en la tramitación documentos, de controlar los correctos registros en las etapas de derivación los mismos a otras áreas y además, podrá realizar otras tareas que su jefatura le designe.La Encargada del Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas es responsablede:  Informar y asegurar la disponibilidad presupuestaria en el proceso de adquisiciones, debe visar los certificados involucrados en el proceso de compra. Además dará curso de pago a los proveedores que se señale, en cumplimiento de su responsabilidad con el Subdepartamento de Bienes y Servicios, y custodiará los documentos en garantía producto de las licitaciones en curso.El Requirente es responsable de:  Definir con exactitud el requerimiento de adquisición, debe firmar la recepción conforme del requerimiento cuándo corresponda, considerando aquellos casos en que recibe directamente desde el proveedor o es derivado desde el Subdepartamento de Bienes y Servicios. Para el caso de servicios debe efectuar el

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 5 de 23 seguimiento continuo e informar al Subdepartamento de Bienes y Servicios con el fin de enviar los documentos a pago.4. DIAGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESLas actividades que comprende este procedimiento son las siguientes: 4.1.RECIBIR REQUERIMIENTOEl Encargado de Bienes y Servicios recibirá los requerimientos vía Sistema deFormulario de Compra cada vez que se demande un bien o servicio producto de

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 6 de 23necesidades de la institución y dará curso a dicha solicitud. Se contrastará si elrequerimiento está de acuerdo a lo informado en el Plan Anual de Compra y en el casode existir desviaciones se informará a quién corresponda. 4.2.REVISAR REQUERIMIENTOEl Encargado de Bienes y Servicios revisará los requerimientos recibidos vía Sistemade Formulario de Compra cada vez que se genere un requerimiento, de manera deverificar que contenga todos los antecedentes para su correcta tramitación. 4.3. DEVOLVER REQUERIMIENTOEl Encargado de Bienes y Servicios devolverá los requerimientos recibidos vía Sistemade Formulario de Compra o correo electrónico, cada vez que se establezca que losantecedentes están incompletos, erróneos u otro motivo por el cual no permita unaejecución de compra. El requerimiento también se regresará si se considera que lacompra no es pertinente, y se informará los motivos por el cual no se ejecutará laadquisición. 4.4.SELECCIONAR MECANISMO DE COMPRA Y ASIGNACIÓN DE COMPRADOREl Encargado de Bienes y Servicios asignará al analista de compras u otro responsablepara la adquisición del requerimiento, e informará vía correo electrónico de ello.Además, le indicará el mecanismo de adquisición para cumplir dicha solicitud. 4.5.CONVENIO MARCOEn caso de utilizar el mecanismo de Convenio Marco refiérase al punto 4.5.1 4.6.LICITACIÓN PÚBLICA Y PRIVADAEn caso de utilizar el mecanismo de Licitación Pública y Privada refiérase al punto 4.6.1 4.7.TRATO DIRECTOEn caso de utilizar el mecanismo de Trato Directo refiérase al punto 4.7.1 4.8. RECIBIR BIEN REQUIRENTEEl requirente recibirá directo de parte del proveedor el requerimiento cuando sea elcaso, y será de su propia responsabilidad informar alguna posible observación condicha recepción. 4.9.REVISAR RECEPCIÓN BIENEl Encargado de inventario u otro responsable asignado por la jefatura, revisará el bieny verificará contra el requerimiento inicial cada vez que se presente una recepción, demanera de comprobar el fiel cumplimiento a las especificaciones indicadas por elrequirente. 4.10. DEVOLVER A PROVEEDOR Y SOLICITAR NUEVO ENVÍOEl Encargado de inventario u otro responsable asignado por la jefatura, rechazará larecepción y regresará el bien en caso de que el requerimiento no cuente con lascaracterísticas solicitadas por el requirente. El rechazo se gestionará a través delmismo proveedor y esto se ejecutará cada vez que exista un elemento no coincidentecon el requerimiento inicial, se informará vía correo electrónico el motivo de rechazo alproveedor.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 7 de 23 4.11. REGISTRAR Y ALMACENAR EN BODEGAEl Encargado de inventario ingresará el bien a bodega y dependiendo de la naturalezadel mismo lo registrará en el software que corresponda (Software bodega o SoftwareControl Activo Fijo), posteriormente lo almacenará si corresponde, para mayor detallevéase Instructivo de bodega e inventario de materiales OPG9.1.2B-IN, punto 3.3., eInstructivo de administración de bienes muebles OPG9.1.2C-IN. 4.12. DERIVAR SERVICIO A REQUIRENTEEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, hará derivación delservicio a quién se determinó como responsable una vez que se cuente con laejecución del mismo, paralelamente se le informará vía correo electrónico. 4.13. SOLICITAR CONFORMIDAD REQUERIMIENTOEl administrativo de apoyo u otro responsable asignado por la jefatura, recibirá desdeOficina de Partes (procedimiento ADM9.2.4-PR) dos (2) documentos: la factura y laHoja de Ruta de Factura. Posteriormente, el administrativo de apoyo u otroresponsable asignado por la jefatura solicitará la aprobación al requirente o quién estédesignado, para dar curso al pago del bien o servicio. Cabe destacar que se solicitarácomo requisito obligatorio de envío a pago, el V°B° de la jefatura del requirente. Parael caso de contratos, la contraparte técnica dará el V°B° y la jefatura firmará. Eladministrativo de apoyo siempre registrará la fecha de entrega del documento afirmar. En la eventualidad que no se obtenga la conformidad en la factura y Hoja deruta de Factura de forma inmediata, se insistirá nuevamente con la solicitud en unplazo de cinco (5) días hábiles, de esta forma no retrasará el pago del bien o servicio yno se incurrirá en problemas con los documentos a pago. 4.14. RECIBIR CONFORMIDAD DEL REQUERIMIENTOEl administrativo de apoyo u otro responsable asignado por la jefatura, recibirá laconformidad del requerimiento a través de la Hoja de Ruta de Factura y registrará lafecha en que recibió el documento. 4.15. ENVIAR A CONTABILIDAD SET DOCUMENTO DE PAGO Y RETIRO DE GARANTÍASEl administrativo de apoyo u otro responsable asignado por la jefatura, enviará el setde documentos a pago al Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas. Estos deben irpreviamente autorizados por el requirente, y se registrará en el libro de acta elresponsable de recibir la documentación. Para el caso de Convenio Marco se adjuntarála Orden de Compra, el requerimiento en formato físico y la Factura. Para el caso delicitación pública se adjuntará el Contrato (si es que lo hubiese), la Resolución deaprobación Contrato (si es que lo hubiese) y la respectiva Orden de Compra. Para elcaso de Licitaciones que involucran estados de pago se adjuntará el Acta deAprobación de avance del servicio, la resolución que aprueba el contrato (si es que lohubiese) y el respectivo requerimiento en formato físico. Se señala además otrasexcepciones de compra en donde se adjuntará la Resolución que aprueba laadquisición, la Factura y el requerimiento.Cada vez que se cierre un proceso de adquisición y se efectúe el envío del documentode pago a contabilidad, el analista de compras deberá registrar la ejecución de laadquisición del bien o servicio en el PAC planificado para ese año, de manera decontrastar dicha planificación, para ello le reportará al Encargado de Bienes y Serviciosuna vez por mes. En el caso que amerite, deberá anotar observaciones respecto a laejecución de la adquisición.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 8 de 23Los documentos en garantía que sean custodiados en caja fuerte por elSubdepartamento de Contabilidad y Finanzas producto de una licitación ejecutada yfinalizada deberán ser devueltos según los plazos establecidos en el contrato. Para ello,el analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, revisará y lesolicitará al Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios que coordine con laEncargada del Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas la preparación de losdocumentos en garantía de “fiel y oportuno cumplimiento” para ser retirados por elproveedor. El Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios le señalará através de un correo o memo interno a la Encargada del Subdepartamento deContabilidad y Finanzas el retiro de los documentos en garantía. Toda esta gestión sedeberá realizar con un período de anticipación de al menos 48 horas a la devolucióndel documento. Las devoluciones de garantías las realizará la Encargada delSubdepartamento de Contabilidad y Finanzas o quién la subrogue.4.5 SUBPROCESO DE CONVENIO MARCO4.5.1 VERIFICAR EN CATÁLOGO ELECTRÓNICOEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, verificará en elcatálogo electrónico de Mercado Público dicha solicitud. Esto se realizará cada vez quese posea asignado un requerimiento de adquisición con el mecanismo de ConvenioMarco.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 9 de 234.5.2 SELECCIONAR OTRO MECANISMO DE COMPRAEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, procederá a utilizarotro mecanismo de compra en caso de que el requerimiento no sea posible gestionarloa través del catálogo electrónico de Mercado Público. El mecanismo de compraalternativo a utilizar será definido por el Encargado de Bienes y Servicios.4.5.3 SELECCIONAR PROVEEDOREl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, seleccionará unproveedor considerando en el catálogo electrónico de Mercado Público las alternativasde bienes o servicios, oferentes, especificaciones técnicas y montos. De manera que elproveedor cumpla con las características solicitadas por el requirente.4.5.4 GENERAR ORDEN DE COMPRAEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, generará la ordende compra a través del catálogo electrónico de Mercado Público cada vez que confirmela adquisición del requerimiento. Se informará al requirente sobre la generación de laorden de compra vía correo electrónico y se enviará una copia de la misma alSubdepartamento de Contabilidad y Finanzas para comprometer el presupuesto.4.5.5 ENVIAR ORDEN DE COMPRA A PROVEEDOREl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, enviará la orden decompra al proveedor a través de la plataforma electrónica de Mercado Público ysupervisará en ella, la aceptación o rechazo de la misma.4.5.6 SUPERVISAR PLAZOS DE RECEPCIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, supervisará losplazos de recepción del bien o servicio en caso de una aceptación de la orden decompra por parte del proveedor, esto se realizará de acuerdo a lo establecido en lanormativa que rige el catálogo electrónico de Mercado Público. Si no existenobservaciones la actividad continúa en punto 2 del proceso de adquisiciones.4.5.7 VERIFICAR MOTIVOS DE RECHAZO DEL PROVEEDOREl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, verificará losmotivos de rechazo en caso de que la orden de compra no sea aceptada por elproveedor en el catálogo electrónico de Mercado Público, de esta forma deberáseleccionar nuevamente otro proveedor y remitirse al punto 4.5.3.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PR SUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.20154.6 SUBPROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA O PRIVADA Página 10 de 234.6.1 RECIBIR ESPECIFICACIONES TÉCNICASEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, recibirá lasespecificaciones técnicas del requerimiento a través del sistema de formulario decompra y procederá a verificar las características del requerimiento.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 11 de 234.6.2 CONFECCIONAR RESOLUCIÓN A CEROPAPELEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, confeccionará laResolución Exenta que autoriza el llamado a Licitación, aprueba las basesadministrativas y técnicas, y designa comisión evaluadora a través del sistemaCeropapel con las especificaciones entregadas por el requirente. Esta actividad serealizará cada vez que se genere el mecanismo de licitación pública o privada.4.6.3 ENVIAR APROBACIÓN RESOLUCIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, enviará laResolución Exenta confeccionada a través del sistema Ceropapel con lasespecificaciones técnicas entregadas por el requirente para su aprobación, toda vezque la Resolución Exenta esté completa e incorpore todas las especificacionesentregadas por el requirente. La Resolución Exenta debe ser revisada y aprobada porel Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios, por la Jefatura delDepartamento de Asesoría Jurídica y la Jefatura del Departamento de Operaciones yGestión Presupuestaria.4.6.4 REVISAR CONFECCIÓN RESOLUCIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, recibiráobservaciones a través del sistema Ceropapel toda vez que un responsable deaprobación declare una corrección en la Resolución Exenta, y con ello, se revisará ycorregirá de acuerdo a lo señalado. Posteriormente se enviará nuevamente para laaprobación en punto 4.6.3.4.6.5 SOLICITAR APROBACIÓN DIRECCIÓN NACIONALLa Jefatura del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria solicitará laaprobación de la Resolución Exenta a través del Sistema Ceropapel a la DirecciónNacional una vez que esté visada por el Departamento de Asesoría Jurídica. Esto sehará toda vez que ya no incorpore observaciones por parte de los otros responsablesde aprobación señalados en el punto 4.6.3.4.6.6 EVALUAR MOTIVOS DE RECHAZOLa Jefatura del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria evaluará losmotivos de rechazo a través del sistema Ceropapel en caso de no ser aprobada laResolución Exenta. Dichos motivos serán remitidos al Encargado de Bienes y Servicios,y a su vez estos, serán enviados al analista de compras u otro responsable asignadopor la jefatura para que los informe al requirente.4.6.7 PUBLICAR FICHA EN PORTALEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, publicará lalicitación en el portal Mercado Público cada vez que la Resolución Exenta sea aprobadapor la Dirección Nacional. Los plazos de la licitación y su desarrollo se regirá por losmanuales de compradores existentes en la página web www.chilecompra.cl, además,se establece que en esta etapa toda gestión de consultas se realizará vía sistema deinformación que proporciona el portal y se informará vía correo electrónico alrequirente sobre la publicación de la licitación.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 12 de 234.6.8 CERRAR OFERTAS Y ENVIAR A COMISIÓN EVALUADORAEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, recopilará lasofertas recibidas al período de cierre de la licitación a través del portal de MercadoPúblico.Los documentos en garantía de “seriedad de la oferta” que sean enviados por losproveedores postulantes (de exclusiva responsabilidad del proveedor cumplir con ello)deberán ingresar con antelación al momento de apertura de ofertas Vía Oficina dePartes quién remitirá al analista de compras u otro responsable asignado por lajefatura, para que revise las garantías. En caso de que la garantía no cumpla con algúnrequisito, el analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura indicará ala Oficina de Partes de manera verbal el rechazo del documento al proveedorpostulante y además le solicitará regresarlo de la manera que se indique.Una vez chequeado el documento en garantía “seriedad de la oferta” por el analista decompras u otro responsable asignado por la jefatura, éste será entregado alSubdepartamento de Contabilidad y Finanzas para que custodie el documento.Por su parte, al momento de la custodia en caja fuerte, el Subdepartamento deContabilidad y Finanzas le solicitará al Subdepartamento de Bienes y Servicios adjuntarla siguiente documentación: a) Resolución que aprueba las bases. b) Los documentos en garantía. c) Acta de Entrega Garantía desde Subdepartamento de Bienes y Servicios a Subdepartamento de Contabilidad en duplicado, señalando: Nombre Proveedor, ID licitación, número de resolución que corresponda, fecha de entrega, firma de persona que entrega y recibirá el documento.Por otro lado, una vez que se cuente con la documentación solicitada y según lasfechas establecidas en la licitación, se procederá al acto de apertura de las ofertas dedicho proceso convocando a los integrantes de la comisión evaluadora designados en laResolución Exenta que autoriza el llamado a Licitación, que aprueba las basesadministrativas y técnicas, y designa comisión evaluadora.Una vez realizado el acto de apertura por parte del analista de compras u otroresponsable asignado por la jefatura, enviará las respectivas ofertas a la comisiónevaluadora vía correo electrónico para que inicien la evaluación de acuerdo a loscriterios establecidos en las bases. Todas las actividades antes mencionadas recibiránla supervisión ejecutiva del Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios conel fin de realizar seguimiento y control.4.6.9 RECIBIR ACTA DE EVALUACIÓN DE COMISIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, recibirá el acta deevaluación de la comisión vía correo electrónico una vez que esta haya evaluado a losparticipantes en el proceso de licitación. En el acta se informará si existe o no, unaadjudicación en el proceso de licitación en curso y con ello se definirá si se informa unconcurso desierto o si continua con el proceso y se establece una adjudicación en elportal, previa confirmación de disponibilidad presupuestaria.4.6.10 DECLARAR CONCURSO DESIERTO E INFORMA A UNIDAD REQUIRENTEEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, informará a travésdel portal Mercado Público la declaración de concurso desierto con la informaciónotorgada en el Acta de Evaluación de la Comisión y una Resolución de ello. Serequerirá la aprobación en la Resolución del Encargado del Subdepartamento de Bienesy Servicios, de la Jefatura del Departamento de Asesoría Jurídica o quién designe, y la

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 13 de 23Jefatura del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria, en donde estaúltima responsable remitirá a la Dirección Nacional para su aprobación. Posterior a laaprobación de la Resolución por parte de la Dirección Nacional, el analista de comprasprocederá a cargar en el portal Mercado Público la Resolución y el Acta de Evaluaciónde la Comisión.4.6.11 SOLICITAR VISACIÓN CERTIFICADO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIAEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, confeccionará elcertificado de disponibilidad presupuestaria en formato físico y solicitará la visación porparte de la Jefatura de Contabilidad o quien designe en ello, toda vez que exista unaadjudicación de una licitación.4.6.12 CONFECCIONAR RESOLUCIÓN ADJUDICACIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, confeccionará laResolución de adjudicación a través del sistema Ceropapel cada vez que se confirme ladisponibilidad presupuestaria para la adjudicación.4.6.13 SOLICITAR APROBACIÓN RESOLUCIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, solicitará laaprobación de la Resolución de adjudicación a través del sistema Ceropapel por partedel Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios, por la Jefatura delDepartamento de Asesoría Jurídica o quién designe, y la Jefatura del Departamento deOperaciones y Gestión Presupuestaria, en donde este último responsable remitirá a laDirección Nacional para su aprobación.4.6.14 EVALUAR MOTIVOS DE RECHAZOLa Jefatura del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria evaluará losmotivos de rechazo a través del sistema Ceropapel en caso de que no sea aprobada laResolución de adjudicación. Dichos motivos serán remitidos al Encargado de Bienes yServicios y a su vez estos, serán remitidos al analista de compras u otro responsableasignado por la jefatura para que los informe al requirente.4.6.15 ADJUDICAR EN PORTALEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, informará a losparticipantes a través del portal de Mercado Público la Resolución de Adjudicación unavez que esté aprobada por los responsables, comunicando de acuerdo a la normativay/o manuales de compradores vigentes que regulan las licitaciones en portal MercadoPúblico. Se informará al requirente vía correo electrónico sobre la adjudicación en elportal de Mercado Público.Para el caso en que resulte un adjudicatario, el analista de compras u otro responsableasignado por la jefatura gestionará la solicitud de los documentos en garantía “de fiel yoportuno cumplimiento” de contrato, siempre y cuando se haya establecido en lasbases de licitación, siendo un requisito obligatorio para aquellos procesos de licitación>1000 UTM, y se agrega además, qué toda cláusula de las bases de licitación que nose respeten serán motivo de rechazo de licitación.Los documentos en garantía “de fiel y oportuno cumplimento” deberán ingresar víaOficina de Partes quién remitirá al analista de compras u otro responsable asignado porla jefatura, para que revise las garantías. En caso de que la garantía no cumpla conalgún requisito, el analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura,indicará a la Oficina de Partes de manera verbal el rechazo del documento al proveedorpostulante y además le solicitará regresarlo de la manera que se indique. Cabe

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 14 de 23destacar que en caso que el proveedor no cumpla con los requisitos documentales uotros solicitados en la adjudicación se procederá a re adjudicar (en caso de tener másoferentes) o dar por finalizada la licitación de forma desierta.Una vez chequeado el documento en garantía “de fiel y oportuno cumplimento” por elanalista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, éste será entregado alSubdepartamento de Contabilidad y Finanzas para que custodie el documento. Por suparte, al momento de la custodia en caja fuerte, el Subdepartamento de Contabilidad yFinanzas le solicitará al Subdepartamento de Bienes y Servicios adjuntar la siguientedocumentación: a) Resolución que aprueba la adjudicación de licitación. b) Documentos en Garantía. c) Acta de Entrega Garantía desde Subdepartamento de Bienes y Servicios a Subdepartamento de Contabilidad en duplicado, señalando: Nombre Proveedor, ID licitación, número de resolución que corresponda, fecha de entrega, firma de persona que entrega y recibirá el documento.Para los demás postulantes en el proceso de licitación que no obtuvieron adjudicación,el analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura revisará y lesolicitará al Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios que coordine con laEncargada del Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas la preparación de losdocumentos en garantía de “seriedad de la oferta” para ser retirados por el proveedor.El Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios le señalará a través de uncorreo o memo interno a la Encargada del Subdepartamento de Contabilidad yFinanzas el retiro de los documentos en garantía. Toda esta gestión se deberá realizarcon un período de anticipación de al menos 48 horas a la devolución del documento.Las devoluciones de garantías las realizará la Encargada del Subdepartamento deContabilidad y Finanzas o quién la subrogue.4.6.16 READJUDICAR LA LICITACIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, re adjudicará lalicitación en caso de que el proveedor adjudicado no cumpla con los requisitossolicitados por ODEPA, para ello el analista de compras confeccionará una nuevaResolución y el proceso se remitirá al punto 4.6.12.4.6.17 DECLARAR CONCURSO DESIERTO E INFORMA A UNIDAD REQUIRENTEEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, informará a travésdel portal Mercado Público la declaración de concurso desierto debido a que no puedere adjudicarse la licitación.4.6.18 SOLICITAR ELABORACIÓN DE CONTRATOEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura,solicitará a la secretaria del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria laelaboración de un memorándum que indique la confección del contrato de licitación. Sedeberá adjuntar a este memorándum, la copia del documento en garantía de “fiel yoportuno cumplimiento”, indicar banco emisor, fecha de vencimiento y nombre delresponsable del seguimiento y fiel cumplimiento del contrato, para que este último seaconsignado en el contrato y en la Resolución que lo aprueba. Este documento seráfirmado por la Jefatura del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria yserá enviado al Departamento de Asesoría Jurídica, a espera de su confección.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 15 de 234.6.19 RECIBIR CONTRATOEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura, recibiráel contrato en formato físico elaborado por el Departamento de Asesoría Jurídica ydeberá revisar que este se ajuste a lo requerido en lo que respecta a la compra oservicio contratado y lo señalado en el punto 4.6.164.6.20 ENVIAR CONTRATO A PROVEEDOR VÍA OFICINA DE PARTESEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura,solicitará a la secretaria del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria elenvío del contrato en formato físico al proveedor, a través de Oficina de Partes. Paraestos efectos aplicará el procedimiento de Oficina de Partes (procedimiento ADM9.2.4-PR) cada vez que se desee firmar el contrato por parte del proveedor.4.6.21 RECIBIR CONTRATO PROVEEDOR VÍA OFICINA DE PARTESEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura, recibiráel contrato firmado en formato físico de parte del proveedor a través de Oficina dePartes. Para estos efectos aplicará el procedimiento de Oficina de Partes(procedimiento ADM9.2.4-PR) cada vez que se reciba el documento por parte delproveedor.4.6.22 SOLICITAR RESOLUCIÓN APROBACIÓN CONTRATOEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura,solicitará a la secretaria del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria laelaboración de un memorándum que indique la confección de la Resolución queaprueba Contrato. Se deberá adjuntar Contrato firmado por ambas partes y la copia deboleta de garantía para que este sea firmado por la Jefatura del Departamento deOperaciones y Gestión Presupuestaria. Posteriormente será enviado al Departamentode Asesoría Jurídica, a espera de su confección.4.6.23 RECIBIR RESOLUCIÓN APROBACIÓN CONTRATOEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, recibirá laResolución de aprobación de contrato a través del sistema Ceropapel con lasrespectivas aprobaciones de la Dirección Nacional, Departamento de Asesoría Jurídica,la Jefatura del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria y el Encargadode Bienes y Servicios.4.6.24 COMUNICAR EN PORTALEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, cargará en el portalde Mercado Público la Resolución que aprueba el contrato y el contrato en sí mismo,firmado por el empleador y el prestador, de esta manera se evidencia la totalaprobación de la adjudicación.4.6.25 EMITIR ORDEN DE COMPRAEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, emitirá la orden decompra a través del portal de Mercado Público posterior a la aprobación de Resoluciónde contrato. En caso de no requerir una elaboración de contrato o que ya se hayacreado un contrato con antelación, la orden de compra se emitirá posterior a laadjudicación en punto 4.6.15., se informará vía correo electrónico al requirente sobrela emisión de la orden de compra y se enviará una copia vía correo electrónico al

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 16 de 23Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas para que pueda comprometerpresupuesto.4.6.26 VERIFICAR MOTIVOS DE RECHAZO DEL PROVEEDOREl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, verificará losmotivos de rechazo en caso de no ser aceptada la orden de compra generada en elportal de Mercado Público, y con ello se informará al Subdepartamento de Contabilidady Finanzas de manera de ajustar compromisos de presupuesto.4.6.27 INFORMAR A REQUIRENTEEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, informará losmotivos de rechazo al requirente con copia al Encargado de Bienes y Servicios víacorreo electrónico.4.6.28 SUPERVISAR PLAZOS DE RECEPCIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, supervisará losplazos de recepción de entrega del bien o servicio una vez que la orden de comprahaya sido aceptada por el proveedor adjudicado y se regirá de acuerdo a la normativavigente que regula licitaciones en el portal de Mercado Público, para continuación delas actividades véase punto 2 del proceso de adquisiciones.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PR SUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.20154.7 SUBPROCESO DE TRATO DIRECTO Página 17 de 234.7.1 RECIBIR ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIAEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, en el caso que loamerite y según lo dispuesto en el Artículo 10° del Decreto N°250, de 2004, delMinisterio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N°19.886 y además elArtículo 8° de la Ley N°19.886, solicitará 1 o 3 cotizaciones y las recibirá a través delsistema de Formulario de Compra cada vez que se establezca un requerimiento através del mecanismo de Trato Directo dada por la naturaleza de la adquisición, y seaeste el único mecanismo disponible para cumplir con el requerimiento. Para el caso enque resulte un adjudicatario, se solicitará al proveedor un documento en garantía “defiel y oportuno cumplimiento” de contrato, siempre y cuando se haya establecido enlas bases para Trato Directo, siendo un requisito obligatorio para aquellos procesos delicitación >1000 UTM, y se agrega además, qué toda cláusula de las bases de TratoDirecto que no se respeten serán motivo de rechazo del proveedor. Los documentos en

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 18 de 23garantía “de fiel y oportuno cumplimento” deberán ingresar vía Oficina de Partes quiénremitirá al analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura para querevise las garantías. En caso de que la garantía no cumpla con algún requisito, elanalista de compras u otro responsable asignado por la jefatura indicará a la Oficina dePartes de manera verbal el rechazo del documento al proveedor postulante y ademásle solicitará regresarlo de la manera que se indique. Cabe destacar que en caso que elproveedor no cumpla con los requisitos documentales u otros solicitados en el tratodirecto se procederá a dar por finalizado dicho proceso.Una vez chequeado el documento en garantía “de fiel y oportuno cumplimento” por elanalista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, éste será entregado alSubdepartamento de Contabilidad y Finanzas para que custodie el documento. Por suparte, al momento de la custodia en caja fuerte, el Subdepartamento de Contabilidad yFinanzas le solicitará al Subdepartamento de Bienes y Servicios adjuntar la siguientedocumentación: a) Resolución que aprueba la adjudicación de licitación (en caso que corresponda). b) Documentos en Garantía. c) Acta de Entrega Garantía desde Subdepartamento de Bienes y Servicios a Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas en duplicado, señalando: Nombre Proveedor, ID licitación, número de resolución que corresponda, fecha de entrega, firma de persona que entrega y recibirá el documento.4.7.2 SOLICITAR DE ELABORACIÓN CONTRATOEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura,solicitará a la secretaria del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria laelaboración de un memorándum que indique la confección del contrato de licitación.Para tratos directos >1000 UTM será requisito adjuntar al memorándum, la copia deldocumento en garantía de “fiel y oportuno cumplimiento”, indicar banco emisor, fechade vencimiento y nombre del responsable del seguimiento y fiel cumplimiento delcontrato, para que este último sea consignado en el contrato y Resolución que loaprueba. Este documento será firmado por la Jefatura del Departamento deOperaciones y Gestión Presupuestaria y será enviado al Departamento de AsesoríaJurídica a espera de su confección.4.7.3 RECIBIR CONTRATOEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura, recibiráel contrato en formato físico elaborado por el Departamento de Asesoría Jurídica, endonde deberá revisar que este se ajuste a lo requerido en lo que respecta a la comprao servicio contratado y lo señalado en el punto 4.7.24.7.4 ENVIAR CONTRATO A PROVEEDOR VÍA OFICINA DE PARTESEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura,solicitará a la secretaria del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria elenvío del contrato en formato físico al proveedor, a través de Oficina de Partes. Paraestos efectos aplicará el procedimiento de Oficina de Partes (procedimiento ADM9.2.4-PR) cada vez que se desee firmar el contrato por parte del proveedor.4.7.5 RECIBIR CONTRATO PROVEEDOR VÍA OFICINA DE PARTESEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura, recibiráel contrato firmado en formato físico de parte del proveedor a través de Oficina de

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PRSUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 19 de 23Partes. Para estos efectos aplicará el procedimiento de Oficina de Partes(procedimiento ADM9.2.4-PR) cada vez que se reciba el documento por parte delproveedor.4.7.6 SOLICITAR RESOLUCIÓN APROBACIÓN CONTRATO Y TRATO DIRECTOEl Encargado de Bienes y Servicios u otro responsable asignado por la jefatura,solicitará a la secretaria del Departamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria laelaboración de un memorándum que indique la confección de la Resolución queaprueba Contrato y el trato directo. Se deberá adjuntar el contrato firmado por ambaspartes y la copia de boleta de garantía, para que este sea firmado por la Jefatura delDepartamento de Operaciones y Gestión Presupuestaria y será enviado alDepartamento de Asesoría Jurídica, a espera de su confección.4.7.7 RECIBIR RESOLUCIÓN APROBACIÓN CONTRATO Y TRATO DIRECTOEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, recibirá laResolución de aprobación de contrato y trato directo a través del sistema Ceropapelcon las respectivas aprobaciones de la Dirección Nacional, Departamento de AsesoríaJurídica o quién se designe para ello, la Jefatura del Departamento de Operaciones yGestión Presupuestaria y el Encargado de Bienes y Servicios.4.7.8 CONFECCIONAR RESOLUCIÓN QUE APRUEBA TRATO DIRECTOEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, confeccionará laResolución que autoriza el trato directo a través del sistema Ceropapel. Esta actividadse realizará toda vez que se no se deba elaborar contrato y sólo se requiera emitir laorden de compra.Para el caso en que la orden de compra reemplace el contrato, se deberánecesariamente definir en la Resolución los plazos de cumplimiento y la contrapartetécnica asociada al Trato Directo.4.7.9 SOLICITAR APROBACIÓN RESOLUCIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, solicitará laaprobación de la Resolución que autoriza trato directo a través del sistema Ceropapelal Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios, a la Jefatura delDepartamento de Asesoría Jurídica o quién designe, y a la Jefatura del Departamentode Operaciones y Gestión Presupuestaria, en donde este último responsable remitirá ala Dirección Nacional para su aprobación.4.7.10 REVISAR CONFECCIÓN RESOLUCIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, recibiráobservaciones a través del sistema Ceropapel cada vez que un responsable deaprobación declare una corrección en la Resolución que autoriza trato directo, y conello, se corregirá de acuerdo a lo señalado. Posteriormente se enviará nuevamentepara la aprobación en punto 4.7.9.4.7.11 EMITIR ORDEN DE COMPRAEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, emitirá la orden decompra a través del portal de Mercado Público posterior a la Resolución que autorizatrato directo, se informará vía correo electrónico al requirente cuando se haga efectivala emisión y se enviará una copia vía correo electrónico al Subdepartamento deContabilidad y Finanzas para que pueda comprometer presupuesto.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PR SUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 20 de 234.7.12 SUPERVISAR PLAZOS DE RECEPCIÓNEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, supervisará losplazos de recepción de entrega del bien o servicio una vez que la orden de comprahaya sido aceptada por el proveedor adjudicado, y se regirá de acuerdo a la normativavigente que regula las adquisiciones en el portal Mercado Público, posterior a elloremítase al punto 2 del proceso de adquisiciones.4.7.13 VERIFICAR MOTIVOS DE RECHAZO DEL PROVEEDOREl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, verificará losmotivos de rechazo en caso de no ser aceptada la orden de compra generada en elportal de Mercado Público.4.7.14 INFORMAR A REQUIRENTEEl analista de compras u otro responsable asignado por la jefatura, informará losmotivos de rechazo al requirente y al Encargado de Bienes y Servicios vía correoelectrónico.5. REGISTROSIdentificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Sistema En servidor de la Protección Nombre y Indefinido No aplicaFormulario de red Local mediante Fecha control de Indefinido No aplica compra Servidor de acceso a Nombre y Correo usuarios. Fecha. Indefinido No aplica Correo Protección Según Electrónico Institucional mediante Nombre y defina Según defina control de Fecha. Dirección de Sistema En servidor de la acceso a Dirección Chile Compra. Ceropapel red Local usuarios. Según defina de Chile Protección Dirección de Compra. No aplica Mercado Plataforma WEB mediante Chile Compra. Indefinido Público control de Administrativo En servidor de la acceso a Número de 1 año de apoyo lo Software red local usuarios. Requerimiento. archiva, se Inventario dispone un Según espacio físicoLibro de Acta defina para el Dirección documento. de Chile Compra. Protección mediante control de acceso a usuarios. Libro guardado en Existe un Libro un lugar físico responsable identificado del por Año. registro.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PR SUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 21 de 23 Servidor de red Protección Nombre y Indefinido No aplica local. mediante Fecha. control de acceso a usuarios.Hoja de Ruta Existe un Administrativo Factura responsable de apoyo lo archiva, se Carpeta guardada del Carpeta 1 año dispone un en un lugar físico registro. identificada 1 año espacio físico por Mes/Año. para el documentoActa Entrega Carpeta guardada Existe un Carpeta Garantía en un lugar físico responsable identificada Administrativo de apoyo lo del por Año. archiva, se registro. dispone un espacio físico para el documento Certificado En servidor de red Protección Nombre y Indefinido No aplicadisponibilidad local mediante Fecha.presupuestaria control de acceso a usuarios.6. REFERENCIAS  Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones. https://www.mercadopublico.cl/Portal/MP2/secciones/leyes-y-reglamento/leyes- y-reglamento.html  Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones.  Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por DFL 1- 19.653 de 2000 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.  Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.  Resolución N°1600, de 2008, de la Contraloría General de la República, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.  Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.  Ley N°20.285 sobre acceso a la información pública del 20.08.200  Ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.  Decreto 20 del 12.01.2007 Modifica Decreto Supremo N° 250 de 2004, que aprueba Reglamento de la Ley 19.886 de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.  Manual del Operador de Compra de Mercado Publico, su última versión está ubicado en el Sistema de Información de Mercado Público.  Manual de Uso Sistema, su última versión está ubicado en el Sistema de Información de Mercado Público.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: OGP9.1.2-PR SUBDEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01 Fecha : 27.01.2015 Página 22 de 237. GLOSARIO Y ABREVIATURASSe consideran parte de este glosario, los términos definidos en el Manual de la calidad.ODEPA: Oficina de Estudios y Políticas AgrariasSGI: Sistema de Gestión IntegradoPAC: Plan Anual de CompraUTM: Unidad Tributaria Mensual8. ANEXOS 8.1.INDICADORES DE GESTIÓNNombre Fórmula de cálculo Seguimiento Evaluación Meta Año tNo aplica8.2.RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO Actividad Objetivo Descripción del Fuente del riesgo Tipo de riesgoNo aplica específico riesgo9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOSVersión Fecha Descripción Responsables Elaboración del documento01 27-01-2015 Celso Acosta Carvajal; Encargado del Subdepartamento de Bienes y Servicios