รายงานเรื่อง การเขียนจดหมายกิจธุระ

รายงานเชิงวิชาการ เรื่อง การเขียนจดหมายกจิ ธุระ นายชนาธปิ โชติสิงห์ นายศภู ณัฐ แซห่ ่าน นายชนวรี ์ อินทชาติ นายอานนท์ เขมะศรสี ุวรรณ นายนัทธพงศ์ สริ ิวรจรรยาดี นายดุจนที สุรินทร์ นายภตู ะวนั พันธรักษ์ นางสาวปยิ ธิดา ยังมณี นางสาวพิชญ์สนิ ี นิลอรุณ ชั้นมธั ยมศกึ ษาปีท่ี ๖/๕ ภาคเรยี นที่ ๑ ปกี ารศึกษา ๒๕๖๔ โรงเรียนสรุ าษฎร์พิทยา จังหวดั สุราษฎร์ธานี

การเขยี นรายงานเชงิ วิชาการ นายชนาธปิ โชติสงิ ห์ เลขท่ี ๑ นายศภู ณฐั แซห่ ่าน เลขที่ ๗ นายชนวรี ์ อนิ ทชาติ เลขที่ ๙ นายอานนท์ เขมะศรสี ุวรรณ เลขที่ ๑๐ นายนทั ธพงศ์ สริ ิวรจรรยาดี เลขท่ี ๑๓ นายดุจนที สรุ นิ ทร์ เลขท่ี ๑๕ นายภูตะวัน พนั ธรักษ์ เลขที่ ๑๖ นางสาวปยิ ธิดา ยงั มณี เลขท่ี ๔๒ นางสาวพชิ ญ์สินี นิลอรณุ เลขท่ี ๔๓ ช้นั มัธยมศึกษาปที ่ี ๖/๕ ภาคเรยี นท่ี ๑ ปีการศึกษา ๒๕๖๔ โรงเรยี นสรุ าษฎร์พิทยา จงั หวดั สรุ าษฎร์ธานี

ก คำนำ รายงานเลม่ นี้จัดทำข้นึ เพื่อเป็นสว่ นหน่ึงของรายวชิ าภาษาไทย ชัน้ มธั ยมศกึ ษาปที ี่ ๖ เพื่อใหไ้ ด้ความรู้ ความเขา้ ใจในเร่อื งของการเขียนจดหมายกิจธุระ โดยในการศึกษาค้นควา้ เรื่อง การเขียนจดหมายกิจธรุ ะน้ี คณะผจู้ ัดทำได้ทำการศกึ ษาค้นควา้ อยา่ งเขา้ ใจและละเอียดถถ่ี ว้ น เพ่ือเปน็ ประโยชน์ในการเรยี นวิชาภาษาไทย และการเขยี นจดหมายกิจธุระ โดยคณะผูจ้ ดั ทำหวังเปน็ อยา่ งยงิ่ ว่า รายงานเลม่ น้จี ะเป็นประโยชน์กับผอู้ ่าน หรือนักเรยี น หรอื ผู้ที่กำลังหา ข้อมลู และศึกษาเร่ืองนี้อยู่ หากมีข้อแนะนำหรอื ขอ้ ผิดพลาดประการใด ผู้จัดทำขอนอ้ มรบั ไว้และขออภัยมา ณ ท่นี ดี้ ้วย คณะผูจ้ ดั ทำ ๒๙ สิงหาคม ๒๕๖๔

สารบญั ข เนื้อหา หน้า ๑. ความหมายของจดหมายกิจธรุ ะ ๑ ๑ ๑.๑ จดหมายกจิ ธรุ ะเตม็ รูปแบบ ๑ ๑.๒ จดหมายกิจธุระไมเ่ ต็มรูปแบบ ๑ ๒.สว่ นประกอบของจดหมายกิจธุระ ๑ ๒.๑ หัวจดหมาย ๑ ๒.๒ ลำดบั ท่ขี องจดหมาย ๑ ๒.๓ วันเดือนปีทีอ่ อกจดหมาย ๑ ๒.๔ เรื่อง ๑ ๒.๕ คำข้นึ ต้นจดหมาย ๒ ๒.๖ ส่งิ ทส่ี ง่ มาด้วย ๒ ๒.๗ ข้อความ ๒ ๒.๘ คำลงทา้ ย ๒ ๒.๗ ลายมอื ชื่อ ๒ ๒.๑๐ ช่ือเต็มของผ้เู ขยี นจดหมาย ๒ ๓.การเขยี นจดหมายกจิ ธรุ ะ ๒ ๓.๑ จดหมายเชิญ ๓ ๓.๒ จดหมายขอความอนุเคราะห์ ๓ ๓.๓ จดหมายแสดงความขอบคณุ ๔ ๔.มารยาทการเขียนจดหมายกจิ ธรุ ะ

๑ การเขยี นจดหมายกิจธุระ การเขียนจดหมายกจิ ธุระในชีวติ ประจำวนั เช่น จดหมายเชญิ จดหมายขอความอนุเคราะห์ จดหมาย แสดงความขอบคุณ ต่างๆ เหล่าน้ี มหี ลกั การเขยี นทเี่ ป็นทางการหลายประการ นักเรียนควรทำความเข้าใจ เพอ่ื ให้สามารถนำไปใชใ้ นโอกาสต่างๆ ได้อยา่ งถูกต้องและเหมาะสม ๑. ความหมายของจดหมายกิจธุระ จดหมายกจิ ธุระ คือ จดหมายทใี่ ชใ้ นการตดิ ต่อเรื่องกิจการงาน มใิ ช่เร่อื งสว่ นตัว จัดทำในนามองค์กร ใดองค์กรหนง่ึ จดหมายกจิ ธุระใชร้ ปู แบบเหมือนหนงั สอื ราชการ และใชภ้ าษาระดบั ทางการ จดหมายกิจธรุ ะมี 2 รปู แบบ คือ ๑.๑ จดหมายกิจธรุ ะเต็มรูปแบบ ใชใ้ นการเขยี นที่เป็นทางการ เหมือนหนังสอื ราชการภายนอก แตม่ ี การดัดแปลงให้เหมาะสมกบั หน่วยงานของตน และใช้ภาษาท่ีเป็นทางการ ๑.๒ จดหมายกจิ ธุระไมเ่ ต็มรปู แบบ ใชใ้ นการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือน จดหมายส่วนตัว ส่ิงท่ตี า่ งจากจดหมายสว่ นตวั คอื วัตถปุ ระสงคแ์ ละใชภ้ าษากึ่งทางการหรอื ทางการ ๒.สว่ นประกอบของจดหมายกิจธรุ ะ วัตถปุ ระสงค์ของผู้จดั ทำจดหมายกิจธุระมีได้หลากหลาย เช่น เชญิ วทิ ยากรขอความอนเุ คราะห์ ขอบคุณ ฯลฯ ไม่ว่าจะมวี ตั ถุประสงคใ์ ด ก็มีสว่ นต่างๆ ของจดหมาย ดงั นี้ ๒.๑ หัวจดหมาย ถา้ เปน็ บุคคลธรรมดา กใ็ ชท้ ่อี ยู่ของผู้เขียน แตถ่ า้ เปน็ หน่วยงาน กจ็ ะเป็นชื่อองคก์ ร หรอื หนว่ ยงานทอ่ี อกจดหมาย มที ี่อยู่หนว่ ยงาน เหมือนจดหมายธรรมดา ๒.๒ ลำดบั ท่ีของจดหมาย เช่น ท่ี ศธ 5/2562 โดย ศธ เป็นอักษรย่อของหนว่ ยงาน คือ กระทรวงศึกษาธกิ าร แต่ถ้าผูเ้ ขียนจดหมายเป็นบุคลธรรมดา ก็ไม่ต้องมีในส่วนนี้ ๒.๓ วันเดือนปที ีอ่ อกจดหมาย เหมอื นจดหมายธรรมดา ๒.๔ เรอ่ื ง เปน็ การเขียนระบุจดุ ประสงคข์ องการเขยี นจดหมาย เชน่ ขอเชิญให้มาเป็นวิทยากร ๒.๕ คำข้ึนต้นจดหมาย ใชค้ ำวา่ “เรียน” ตามด้วยช่อื นามสกุล ยศ ตำแหน่งของผู้รับ หรือถา้ ผู้รับเป็น ผู้ทีม่ ยี ศ บรรดาศักดส์ิ ูง เชน่ รฐั มนตรี นายกรัฐมนตรี หรือเปน็ พระภกิ ษุ กต็ ้องใช้คำขึน้ ต้นทแ่ี ตกตา่ งไปจากคำ ว่า “เรียน” คำขน้ึ ตน้ จดหมายต้องคำนึงถึงเรื่องนด้ี ้วย

๒ ๒.๖ ส่ิงท่สี ง่ มาดว้ ย เปน็ สิง่ ท่ีผสู้ ่งจดหมายส่งใหผ้ ู้รบั พร้อมจดหมาย เช่นรายละเอียดโครงการ เอกสาร ประกอบการประชุม หนงั สือ (อาจจะมหี รือไม่มีก็ได)้ ส่ิงท่ีส่งมาด้วย จะต้องระบุ ว่าเป็นอะไร ๒.๗ ขอ้ ความ หรือเนื้อหาของจดหมาย เป็นเนอื้ หาสาระหลกั ของจดหมาย มักมี ๒ ย่อหนา้ หาก เน้อื หา จดหมายมคี วามยาวอาจ มี 3 ย่อหนา้ ก็ได้ เป็นภาษาเขียน ภาษาราชการ เป็นข้อเท็จจริงเท่านัน้ ไม่มี ข้อคิดเหน็ เจอื ปน ๒.๘ คำลงท้าย เชน่ ขอแสดงความนับถือ โดยเขียนใหต้ รงกับวนั ท่ี ๒..๙ ลายมือชือ่ ต้องเป็นลายมือชอื่ จริงของผู้ลงชื่อ ไม่ใช่ลายมอื ชื่อทใี่ ชต้ รายางประทับ ๒.๑๐ ชื่อเตม็ ของผูเ้ ขียนจดหมาย พมิ พ์อยใู่ นวงเล็บ ตอ้ งมีคำนำหน้าช่ือเสมอ ๓.การเขยี นจดหมายกิจธรุ ะ ๓.๑ จดหมายเชญิ หาข้อมูลการตดิ ต่อวทิ ยากร เพื่อตดิ ต่อประสานงานทางโทรศพั ท์ ขออเี มล์ หรอื ถ้าจะส่ง จดหมาย จะสง่ ไปท่ใี ด จา่ หน้าถึงวทิ ยากรหรือผปู้ ระสานงานของวิทยากร เตรยี มข้อมลู ของวิทยากรทีจ่ ะเชญิ วทิ ยากรคนนน้ั หรอื องค์กรน้ันทำอะไร มีความเช่ียวชาญดา้ นไหน มผี ลงาน อะไร จะไดร้ ู้ถึงความสอดคลอ้ งกับเนอ้ื หาทเ่ี ราต้องการ การเขียนจดหมายเชิญวิทยากรมมี ารยาทที่ควรรู้ไว้ ดังน้ี กระดาษ ซอง ทีส่ ะอาดเรียบร้อย ใช้กระดาษท่ีมีสสี ภุ าพ ใช้ซองท่ี การสื่อสารแห่งประเทศไทยจดั ทำข้ึน เพราะไดม้ าตรฐาน สำหรบั ซองตราครฑุ น้ัน จดหมายที่มิใช่หนังสอื ราชการห้ามใช้ - เขยี นใหช้ ดั เจน อา่ นงา่ ย การเขยี นตวั อักษร (Font) ค่อนข้างโต และเวน้ ช่องไฟห่าง จะช่วย ให้จดหมายอ่านง่าย - จะตอ้ งศึกษาข้อมูลให้ถูกตอ้ งวา่ วทิ ยากรทีเ่ ราจะเขียนจดหมายไปถึงน้นั เปน็ ใคร มี ตำแหน่งหนา้ ที่อะไร การเขียนข้อความในจดหมาย การจ่าหนา้ ซอง จะตอ้ งระบตุ ำแหน่ง หนา้ ท่ี และชน้ั ยศของ วิทยากรผนู้ น้ั ให้ถกู ต้อง และตอ้ งสะกดชื่อ นามสกุล ยศ ตำแหนง่ ของวทิ ยากรผู้นัน้ ให้ถูกตอ้ งดว้ ย - เม่ือเขียนจดหมายเชิญวิทยากรและตรวจทานเสรจ็ แลว้ ต้องพบั ใหเ้ รยี บร้อย บรรจซุ อง จา่

๓ หนา้ ซองให้ถูกต้อง ครบถว้ น ติดแสตมปต์ ามราคา ก่อนสง่ - การจ่าหน้าซอง ใหเ้ ขยี น ชือ่ -นามสกลุ ของผรู้ บั ให้ถกู ต้อง ชัดเจน อา่ นงา่ ย มีคำนำหนา้ นามแสดงเกยี รติยศ หรอื ฐานันดรศักด์ิ และคำนำหนา้ ชื่อควรเขียนเต็ม ไม่ควรใช้คำย่อ ในกรณที ี่ไม่ทราบ ควร ใช้คำว่า “คุณ” นำหน้าช่ือผรู้ ับในการจ่าหน้าซอง ระบสุ ถานทข่ี องผู้รับให้ถกู ตอ้ งชดั เจน ทส่ี ำคญั คือจะต้องระบุ รหัสไปรษณียใ์ ห้ถูกต้อง ๓.๒ จดหมายขอความอนุเคราะห์ เป็นหนงั สอื ขอความชว่ ยเหลือ หมายถงึ หนงั สอื ที่มีถึงส่วนราชการ สมาคม มูลนิธิ บรษิ ทั หา้ ง รา้ นเอกชน หรอื บุคคลภายนอก ซึง่ ไม่มีหน้าที่เกี่ยวขอ้ งกนั ขอให้อีกฝา่ ยช่วยเหลอื อย่างใดอย่างหน่ึง เชน่ ขอให้ มาบรรยาย ขอให้ช่วยเหลอื ทางการเงิน ขอให้ทำส่ิงหนง่ึ ส่ิงใดให้ เปน็ ตน้ การเขียนหนงั สือขอความช่วยเหลอื ทจี่ ะให้บรรลวุ ตั ถุประสงค์ จะต้องเขยี นลำดบั เน้ือความให้ เชอื่ มโยงเรื่องราวและเหตผุ ลสมั พันธ์กัน สอดคล้องกนั ตลอดเรอ่ื ง และสมเหตุสมผลดีด้วย โดยใชล้ ำดบั เน้อื ความดังน้ี - บอกความจำเป็นหรอื ความตอ้ งการของเรา - ยกย่องภูมิธรรมและคุณธรรมของอีกฝา่ ย - ชี้ผลอนั น่าภมู ใิ จที่เขาจะไดร้ ับหากไดช้ ว่ ยเรา - ขอความกรณุ าชว่ ยเหลือจากเขา - ตงั้ ความหวังว่า จะได้รบั ความกรณุ าชว่ ยเหลอื จงึ ขอขอบคุณลว่ งหน้า ๓.๓ จดหมายแสดงความขอบคุณ จดหมายแสดงความขอบคุณมรี ูปแบบเหมือนจดหมายกจิ ธรุ ะ เชน่ ขอความอนุเคราะห์ จดหมายเชิญ เปน็ การเขยี นจดหมายขอบคุณบคุ คลที่ไดใ้ ห้ความอนเุ คราะหช์ ่วยเหลอื มา จดหมายแสดงความ ขอบคุณควรมหี วั ข้อตา่ งๆ ดังน้ี มีการอ้างถงึ หนังสอื ของอกี ฝา่ ยทต่ี อบรบั ให้ความช่วยเหลือแกเ่ รา (หรือถ้าไมม่ ี ก็อา้ งหนังสอื ของเราทม่ี ีไปขอความอนเุ คราะหอ์ ีกฝ่ายก็ได้ เนือ้ ความ มีการกล่าวถึงความอนุเคราะห์ทเี่ ขาให้เรา, กลา่ วถงึ ประโยชน์ท่ไี ด้รบั จากความ อนุเคราะห์ของเขา, กลา่ วขอบคณุ รวมถึงต้ังความหวงั วา่ จะไดร้ บั ความอนุเคราะหอ์ ีกในโอกาสต่อไป

๔ ๔.มารยาทการเขยี นจดหมายกจิ ธุระ – กระดาษเขยี นจดหมาย และซองจดหมายต้องมสี ีไม่ฉูดฉาด ไม่มรี อยยับ สะอาดเรยี บรอ้ ย กระดาษมี ขนาดตามมาตรฐานของไปรษณยี ์ – หลีกเลย่ี งการใช้ภาษาพดู ในการเขยี นจดหมาย และ ไม่ควรใส่ของมีค่าลงไปในซอง – ควรใช้ปากกาสีนำ้ เงนิ หรือสดี ำเทา่ น้ัน และเขียนดว้ ยลายมอื ทีบ่ รรจง อ่านง่าย – เขยี นชื่อ ที่อยู่ ผูร้ ับเอาไว้อย่างชดั เจน – เขยี นคำนำหน้าชอ่ื ผู้รับให้ถูกตอ้ ง และตรวจสอบดูการสะกดคำให้ถูกต้อง – มีการเขียนคำข้ึนตน้ และคำลงทา้ ยได้อยา่ งเหมาะสม

๕ บรรณานุกรม Patriny. (2564). การเขยี นจดหมายกจิ ธุระ. [ออนไลน]์ . เขา้ ถงึ ได้จาก https://www.trueplookpanya.com/learning/detail/34227 . (สืบคน้ เมื่อ 28 สิงหาคม 2564). วทิ ยาลัยอาชวี ะชมุ พร. (2557). การเขียนจดหมายกจิ ธรุ ะ. [ออนไลน]์ . เขา้ ถึงไดจ้ าก https://sites.google.com/site/phasathiypheuxnganxachiph/hnwy-thi-7-kar-kheiyn-cdhmay-kic- thura . (สบื คน้ เม่อื 28 สิงหาคม 2564). ครกู ิง่ กาญจน์. (2559). การเขียนจดหมายกิจธุระและจดหมายราชการ. [ออนไลน์]. เขา้ ถงึ ไดจ้ าก https://kingkarnk288.wordpress.com/2015/10/15/การเขียนจดหมายกจิ ธรุ ะ/ . (สบื คน้ เมื่อ 28 สิงหาคม 2564).