ABS - Solicitud de Consumo

GUÍA DE USUARIO SOLICITUD DE CONSUMO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Sandra Moreno Francy Angulo Fátima Mejía Diana Triana Emirson Obando Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha: 13/08/2018 Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO ...................................................................................... 3 SOLICITUD DE CONSUMO - CONFIGURACIÓN ....................................................................... 5 Configuración Cuentas de Salida de Inventario........................................................................ 5 Configuración Cuentas Pasajeros Pronosticados y Pasajeros Reales ....................................... 8 Configuración Costo Meta ...................................................................................................... 9 1

PRE-SOLICITUD DE CONSUMO..............................................................................................18 Pre-Solicitud de Consumo .....................................................................................................18 Consolidar Pre-Solicitudes (Generación de Solicitud de Consumo) ..........................................21 SOLICITUD DE CONSUMO-PROCESO ....................................................................................23 Creación de una Solicitud de Consumo ..................................................................................23 Aprobación / Rechazo de la Solicitud de Consumo .................................................................35 Creación de Solicitud de Compra...........................................................................................36 Creación de Orden de Compra Fruver ...................................................................................39 Creación de Ajuste de Inventario ...........................................................................................44 NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Entidades Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos * campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. 2

Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. 3

SOLICITUD DE CONSUMO - CONFIGURACIÓN Configuración Cuentas de Salida de Inventario A través de esta opción del sistema, quedan parametrizadas las cuentas contables que serán afectadas al momento de dar la salida de inventario proveniente del pre-costeo. Las cuentas contables parametrizadas deben ser congruentes con las que existen en las partidas del presupuesto financiero, para poder tener los análisis correspondientes de Comprometido y Ejecutado Pasos a seguir: 1 Ir a Configuración > Configuración de solicitud de consumo > Salida de Inventario > Crear 2 Completar los campos: Clase Departamento Tipo de Servicio Cuenta 3 Dar clic en el botón 4 Para visualizar las cuentas ya creadas ir a Configuración > Configuración de solicitud de consumo > Salida de Inventario A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito 4

Seleccionar Clase Seleccionar Departame nto 5

Seleccionar el tipo de servicio a configurar Seleccionar la Cuenta Contable Validada la información dar clic en Guardar Configuración Cuentas Pasajeros Pronosticados y Pasajeros Reales 6

El sistema revisa los datos las cuentas que se configuran en este apartado para considerar. El No. PAX a la fecha del Pre-costeo y el No. PAX acumulado. Los datos que se depositan en estas cuentas provienen de los sistemas manejados en el Front Pasos a seguir: 1 Ir a Configuración > Configuración de solicitud de consumo > Configuración Cuentas > Crear 2 Completar / Seleccionar los campos: Cuenta Marcar el campo , si la cuenta es la cuenta de pasajeros reales a la fecha. 3 Si la cuenta es una cuenta pronóstico dejar el campo en blanco 7

4 Dar clic en el botón A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito Configuración Cuentas Pasajeros Forecast y Real Configuración Costo Meta este campo indica: NO -> Pasajeros Pronóstico SÍ -> Pasajeros Reales 8

Plantillas de Artículos para el Pre-Costeo por ubicación + departamento + tipo de servicio Pasos a seguir: 1 Ir a Configuración > Configuración de solicitud de consumo > Costo Meta > Crear 2 Completar / Seleccionar los campos: Subsidiaria Ubicación Departamento Tipo de Servicio Presupuesto 3 Ir a la pestaña Artículos y seleccionar los artículos que formarán parte del costo meta que se está creando 4 Al finalizar la selección de artículos, dar clic en el botón A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito 9

Configu ración Costo Meta Plantillas para solicitar Pre - Costeo 10

Seleccionar Subsidiaria Se carga en automático la Moneda de la Subsidiaria Seleccionada 11

Seleccionar Sub -ubicación del almacén donde están los insumos 1 Seleccionar Departamento 2 Seleccionar tipo de servicio 12

Indique el presupuesto por pasajero según la moneda de su subsidiaria Seleccionar artículos 13

El sistema despliega los artículos configurados El sistema indica la descripción del artículo 14

Se muestran las unidades del artículo Se muestra el Subgrupo al que pertenece el Artículo. 15

Dar Click en Agregar Incluir cada uno de los artículos del Costo Meta 16

Dar Click en Guardar 17

El sistema valida que la selección no esté creada. PRE-SOLICITUD DE CONSUMO Pre-Solicitud de Consumo Transacción para pedir lo requerido por restaurantes, y luego poder consolidarlo en una solicitud de consumo Pasos a seguir: 1 Ir a Transacciones > Pre-Solicitud Consumo > Pre-Solicitud de Consumo > Crear 2 Completar / Seleccionar los campos: Tipo de Servicio Fecha de Entrega 3 Ir a la pestaña Artículos y en cada línea llenar las cantidades a solicitar, En la columna de disponible, se puede visualizar las existencias del artículo en el almacén. 4 Al finalizar, dar clic en el botón A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito: 18

Seleccionar Departamento 19

Seleccionar Tipo de Servicio Completar campo con la Fecha entrega requerida Desplazarse a la parte inferior y completar las cantidades a solicitar de cada artículo 20

Indique la cantidad requerida por línea Consolidar Pre-Solicitudes (Generación de Solicitud de Consumo) Botón dentro de la Solicitud de Consumo, para consolidar todas las presolicitudes creadas El botón consolida de acuerdo con la llave: Ubicación + Departamento + Tipo de Servicio + Fecha de Entrega Pasos a seguir: 1 Ir a Transacciones > Solicitud Consumo > Solicitud de Consumo > Crear 2 Completar / Seleccionar los campos: Tipo de Servicio Fecha de Entrega 3 Dar clic en el botón 4 Ir a la pestaña Artículos y validar que se llenan las cantidades a solicitar en automático, 21

En la columna de disponible, se puede visualizar las existencias del artículo en el almacén. 5 Al finalizar, dar clic en el botón 6 Se genera un campo Link, indicando las Pre-solicitudes que el sistema consolidó A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito: Seleccionar el tipo de Seleccionar Fecha de servicio Entrega 22

El sistema consolida las pre - solicitudes con la llave: ubicación + departamento+tipo de servicio + fecha de entrega SOLICITUD DE CONSUMO-PROCESO Creación de una Solicitud de Consumo Registro donde se va a solicitar el pre-costeo de la operación hotelera El usuario solicitante solo podrá pedir cantidades para los artículos que vienen desde el costo meta, no podrá solicitar artículos adicionales a los que carga el sistema. Pasos a seguir: 1 Ir a Transacciones > Solicitud Consumo > Solicitud de Consumo > Crear 2 Completar / Seleccionar los campos: Tipo de Servicio Subgrupo de artículos y dar Click en el Boton de “Enviar”. De esta forma el sistema hereda los artículos del Costo Meta para el Subgrupo seleccionado. Fecha de Consumo y Fecha de Entrega 3 Ir a la pestaña Artículos y en cada línea llenar las cantidades a solicitar, 23

En la columna de disponible, se puede visualizar las existencias del artículo en el almacén. 4 Dar clic en el botón “Recalcular Campos (Header), para que el sistema calcule los campos referentes a los diferentes costos. 5 Al finalizar, dar clic en el botón Si la solicitud de Pre-Costeo supera el presupuesto disponible, la transacción queda “Aprobación Pendiente”, caso contrario queda automáticamente “Aprobada” A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito: 24

Seleccionar el tipo de servicio requerido Seleccione el Subgrupo de Artículos que desea adicionar a la Solicitud de Consumo 25

El sistema despliega los Subgrupos Configurados Seleccionar el Subgrupo de Artículos que se desea heredar desde el Costo Meta 26

Dar Click en BotónEnviar para que el sistema Herede los Artículos del Sugrupo seleccionado, desde el Costo Meta Indicar la Fecha de Consumo 27

Escoger la fecha de Entrega en el calendario Ingresar cantidad a solicitar Ir completando línea a línea 28

Dar Click en el Botón \"Recalcular Campos (Header)\" El sistema muestra los cálculos para el Presupuesto de Consumo 29

En este caso hay presupuesto disponible Validar la información para proceder a guardar el registro 30

Guardar el Registro. El sistema indica el número de Solicitud de Consumo asignada, en este caso: SC9397 Debido a que hay presupuesto disponible, la Solicitud de Consumo se aprueba automáticamente 31

Estatus Aprobada Y el sistema indica que está pendiente de entrega 32

Si no existiera Presupuesto Disponible, la Solicitud de Consumo se crea en estatus \"Pendiente\" por aprobación Solo se muestran los artículos para los cuales se asignaron cantidades solicitadas 33

Aprobación / Rechazo de la Solicitud de Consumo Solicitudes de Consumo que requieren aprobación del Gerente o Supervisor Las solicitudes pendientes de aprobar se pueden visualizar en los recordatorios personalizados. Pasos a seguir: 1 Desde el menú principal, en el panel de control revisar el recordatorio DEC-Solicitudes de Consumo Pendientes 2 En la vista del recordatorio dar clic en ver a la solicitud que desea aprobar 3 Al cargar la solicitud dar clic en el botón que corresponda: 4 Validar que se cambie el estatus de la solicitud según la acción tomada: o Una vez aprobada la solicitud el almacenista puede proceder a entregar y dar baja de los artículos solicitados o de generar la OC Fruver o la Solicitud de compra en caso de ser necesario. A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito: Dar clic en el recordatorio de Solicitudes de Consumo Pendiente de Aprobar 34

Dar clic en aprobar o Rechazar la Solicitud Creación de Solicitud de Compra Cuando las cantidades requeridas no son cubiertas por la existencia disponible en el almacén, se puede generar una Solicitud de Compra en automático El botón de creación de solicitud de compra solo es visible cuando la Solicitud de Consumo está en estatus “Aprobada” Pasos a seguir: 5 Ir a Transacciones > Solicitud de Consumo > Solicitud de Consumo 6 En la vista dar clic en VER a la solicitud que desea diligenciar 7 Al cargar la solicitud dar clic en el botón 8 El sistema en una nueva pestaña abre la solicitud de compra y se crea el link dentro de la solicitud de consumo 35

Dentro de la solicitud de compra también se incluye un link de referencia a la solicitud de consumo relacionada: . A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito: La Solicitud debe estar aprobada para poder visualizar los botones de Ajuste de Inventario y Sol Com pra Cuando no hay unidades disponibles de los artículos requeridos se habil ita el botón Solicitud de Compra Al finalizar el sistema genera nueva pestaña con la transacción creada 36

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Campo de referencia de la Solicitud de Compra creada Creación de Orden de Compra Fruver Cuando las cantidades requeridas no son cubiertas por la existencia disponible en el almacén, se puede generar una Orden de Compra en automático Solo aplica para el tipo de servicio “Fruver” Pasos a seguir: 1 Ir a Transacciones > Solicitud de Consumo > Solicitud de Consumo 2 En la vista dar clic en VER a la solicitud que desea diligenciar 3 Al cargar la solicitud dar clic en el botón El Sistema genera tantas órdenes de compra como proveedores diferentes tengas los artículos 38

4 El sistema en una nueva pestaña abre cada orden de compra y se crea el link dentro de la solicitud de consumo Dentro del pedido también se incluye un link de referencia a la solicitud de consumo relacionada: A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito: . 39

IMPORTANTE: confirmar que se encuentre creada la Lista de Precios para la Ubicación / Proveedor, y que esté marcada como Favorita y con fechas vigentes Dar clic en el botón para generar la OC Fruver 40

Si los artículos tienen Listas de Precios con proveedores diferentes, se genera orden de compra por separado Si los artículos tienen Listas de Precios con proveedores diferentes, se genera orden de compra por separado 41

Campo que indica la o las ordenes de Compra generadas En el Pedido queda la referencia a la Solicitud de Consumo Creación de Ajuste de Inventario Botón que da salida del inventario Pasos a seguir: 1 Ir a Transacciones > Solicitud de Consumo > Solicitud de Consumo 42

2 En la vista dar clic en Editar a la solicitud que desea diligenciar 3 Indicar las cantidades a entregar en el campo cantidad entregada, en cada una de las líneas de los artículos requeridos 4 Dar clic en el botón 5 Al cargar la solicitud dar clic en el botón 6 El sistema en una nueva pestaña abre el ajuste de inventario y se crea el link dentro de la solicitud de consumo relacionada: Dentro del ajuste de inventario también se incluye un link de referencia a la solicitud de consumo A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito: . 43

Dar clic en el botón para generar la Salida del Inventario 44

Dar clic en editar para diligenciar las cantidades a entregar Ingresar cantidades a entregar 45

El sistema valida no sobrepasar las cantidades requeridas por el usuario Dar clic en OK para corregir y continuar Proceder nuevamente a dar la salida del inventario 46

El sistema referencia la solic itud de consumo con el ajuste Link del Ajuste creado por la salida de inventario 47