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GUÍA DE USUARIO DATOS MAESTROS - ARTÍCULOS Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Sandra Moreno Francy Angulo Fátima Mejía Diana Triana Emirson Obando Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha: 10/08/2018

Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO ............................................................................................. 3 DATOS MAESTROS – ARTÍCULOS .................................................................................................. 5 Creación de Artículos Inventariables............................................................................................... 5 Creación de Artículos Inventariables - Lote .................................................................................. 11 Creación de Artículos Inventariables – Serie ................................................................................ 12 Creación de Artículos Fuera de Inventario.................................................................................... 13 Creación de Artículos de Servicio ................................................................................................. 15 COPIA DE ARTÍCULOS.................................................................................................................... 16 Configuración de Copia de Artículos............................................................................................. 16 Copia de Artículos ......................................................................................................................... 18

NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se Transacciones introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Entidades Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre.

Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver.

DATOS MAESTROS – ARTÍCULOS Creación de Artículos Inventariables Los artículos de tipo inventariable permiten generar control físico, salidas de almacen , traslados entre ubicaciones, entre otros Estos artículos permiten el uso de BIN y de Seguimiento de Costos de Entrega (Landed Cost) ❖ DEC-Creador Pasos que seguir: 1 Ir a Listas > Contabilidad > Artículos > Crear 2 Con el asistente Netsuite seleccione el tipo de artículo a crear: Artículo de Inventario La creación de artículos Decameron, vendrá señalada por las directrices señaladas en el formato de creación de Datos Maestros. 3 Completar los siguientes campos de la información primaria: Código UPC Nombre/Código para mostrar Nombre/Código Proveedor Tipo de Unidades Marcar las Casillas, de ser requeridas: Pre-Costeo Boutique Liberado Aprobado por Contabilidad 4 Completar los campos del grupo Clasificación: Código Global Subsidiaria Con la selección del Código Global se autocompletan los campos: grupo, subgrupo, línea y tipo de compra 5 Completar los campos del grupo Información Adicional Programa Fiscal Categoría de Proyecto (de ser necesaria) Marcar la casilla Genérico (opcional) 6 Completar los campos de la pestaña compras/Inventario Descripción de Compras

Descripción de Stock Marcar la casilla seguimiento de Costo de Entrega Marcar la casilla utilizar depósitos 7 En la pestaña Ventas/Determinación de Precios, completar: Descripción de Venta Peso del artículo (opcional) 8 En la pestaña Contabilidad, completar: Cuenta de Costo de los productos vendidos Cuenta de Activo (cuenta de inventario) Cuenta de Ingresos Costo Salida de Almacen Cuenta de Gasto Admin Cuenta de Gasto Vta. 9 Completar información propia del Pais, en la pestaña que corresponda 10 Dar clic en el botón El proceso se detalla a continuación Dar clic para pasar al asistente de Creación de artículos

Digite el nombre o descripción del artículo Seleccionar el tipo de Unidad Al escoger el tipo de unidad se completan los campos: Unidad de Stock, Unidad de Compra y Unidad de Venta

1 2 Seleccionar el Código Configurar el tipo de Impuesto que aplica al Global que aplique artículo Completar campo con la Descripción del artículo Marcar Casilla si el artículo va requerir agregar costos adicionales (Impuestos, Fletes, Etc)

Diligenciar campos de Descripción Diligenciar Campos de Cuentas Contables según el Formato

Marcar Casilla si su artículo aplica para pre- costeo Marcar Casilla si el artículo aplica para venta en Boutique

Creación de Artículos Inventariables - Lote Permite el Uso de BIN, seguimiento de costo de entrega, seguimiento de fechas de caducidad por lote ❖ DEC-Creador Pasos que seguir: 1 Ir a Listas > Contabilidad > Artículos > Crear 2 Con el asistente Netsuite seleccione el tipo de artículo a crear: Artículo de Inventario: Lote Numerado La creación de artículos Decameron, vendrá señalada por las directrices señaladas en el formato de creación de Datos Maestros. 3 Completar los siguientes campos de la información primaria: Código UPC Nombre/Código para mostrar Nombre/Código Proveedor Tipo de Unidades Marcar las Casillas, de ser requeridas: Pre-Costeo Boutique Liberado Aprobado por Contabilidad 4 Completar los campos del grupo Clasificación: Código Global Subsidiaria Con la selección del Código Global se autocompletan los campos: grupo, subgrupo, línea y tipo de compra 5 Completar los campos del grupo Información Adicional Programa Fiscal Categoría de Proyecto (de ser necesaria) Marcar la casilla Genérico (opcional) 6 Completar los campos de la pestaña compras/Inventario Descripción de Compras Descripción de Stock Marcar la casilla seguimiento de Costo de Entrega Marcar la casilla utilizar depósitos

7 En la pestaña Ventas/Determinación de Precios, completar: Descripción de Venta Peso del artículo (opcional) 8 En la pestaña Contabilidad, completar: Cuenta de Costo de los productos vendidos Cuenta de Activo (cuenta de inventario) Cuenta de Ingresos Costo Salida de Almacen Cuenta de Gasto Admin Cuenta de Gasto Vta. 9 Completar información propia del Pais, en la pestaña que corresponda 10 Dar clic en el botón El proceso es el mismo detallado en las pantallas anteriores de este documento Creación de Artículos Inventariables – Serie Aplica para los Activos Fijos Se deben manejar con el método de costo: Costo Específico, no usar BIN y sí se puede activar el seguimiento de costos por entrega ❖ DEC-Creador Pasos que seguir: 1 Ir a Listas > Contabilidad > Artículos > Crear 2 Con el asistente Netsuite seleccione el tipo de artículo a crear: Artículo de Inventario: En serie La creación de artículos Decameron, vendrá señalada por las directrices señaladas en el formato de creación de Datos Maestros. 3 Completar los siguientes campos de la información primaria: Código UPC Nombre/Código para mostrar Nombre/Código Proveedor Tipo de Unidades Marcar las Casillas, de ser requeridas:

Liberado Aprobado por Contabilidad 4 Completar los campos del grupo Clasificación: Código Global Subsidiaria Con la selección del Código Global se autocompletan los campos: grupo, subgrupo, línea y tipo de compra 5 Completar los campos del grupo Información Adicional Programa Fiscal Categoría de Proyecto (de ser necesaria) Marcar la casilla Genérico (opcional) 6 Completar los campos de la pestaña compras/Inventario Método de cálculo de costos : seleccione Específico. Descripción de Compras Descripción de Stock Marcar la casilla seguimiento de Costo de Entrega 7 En la pestaña Ventas/Determinación de Precios, completar: Descripción de Venta Peso del artículo (opcional) 8 En la pestaña Contabilidad, completar: Cuenta de Costo de los productos vendidos Cuenta de Activo (cuenta de inventario) Cuenta de Ingresos Cuenta Salida Activo Fijo 9 Completar información propia del Pais, en la pestaña que corresponda 10 Dar clic en el botón El proceso es el mismo detallado en las pantallas anteriores de este documento Creación de Artículos Fuera de Inventario Artículos de tipo naturaleza intangible , que se pueden usar para emular recibos o salidas de inventario , en algunos casos en particular No se puede activar el uso de BIN ❖ DEC-Creador

Pasos que seguir: 1 Ir a Listas > Contabilidad > Artículos > Crear 2 Con el asistente Netsuite seleccione el tipo de artículo a crear: Artículo Fuera de Inventario: Para compra La creación de artículos Decameron, vendrá señalada por las directrices señaladas en el formato de creación de Datos Maestros. 3 Completar los siguientes campos de la información primaria: Código UPC Nombre/Código para mostrar Nombre/Código Proveedor Tipo de Unidades Marcar las Casillas, de ser requeridas: Liberado Aprobado por Contabilidad 4 Completar los campos del grupo Clasificación: Código Global Subsidiaria Con la selección del Código Global se autocompletan los campos: grupo, subgrupo, línea y tipo de compra 5 Completar los campos del grupo Información Adicional Programa Fiscal Categoría de Proyecto (de ser necesaria) Marcar la casilla Genérico (opcional) 6 Completar los campos de la pestaña compras Descripción de Compras 7 En la pestaña Contabilidad, completar: Cuenta Principal (BG / PYG) 8 Completar información propia del Pais, en la pestaña que corresponda 9 Dar clic en el botón El proceso es el mismo detallado en las pantallas anteriores de este documento

Creación de Artículos de Servicio Aplica para artículos de servicio de Venta desde el front ❖ DEC-Creador Pasos que seguir: 1 Ir a Listas > Contabilidad > Artículos > Crear 2 Con el asistente Netsuite seleccione el tipo de artículo a crear: Servicio: Para la venta La creación de artículos Decameron, vendrá señalada por las directrices señaladas en el formato de creación de Datos Maestros. 3 Completar los siguientes campos de la información primaria: Código UPC Nombre/Código para mostrar Tipo de Unidades Marcar las Casillas, de ser requeridas: Liberado Aprobado por Contabilidad 4 Completar los campos del grupo Clasificación: Código Global Subsidiaria Con la selección del Código Global se autocompletan los campos: grupo, subgrupo, línea y tipo de compra 5 Completar los campos del grupo Información Adicional Programa Fiscal Categoría de Proyecto (de ser necesaria) Marcar la casilla Genérico (opcional) 6 Completar los campos de la pestaña Ventas/Determinación de Precios Descripción de la venta Precio 7 En la pestaña Contabilidad, completar: Cuenta de Ingreso 8 En la pestaña Personalizado, Cuenta de Ingreso/Depósito Depósito/Facturación

9 Completar información propia del Pais, en la pestaña que corresponda 10 Dar clic en el botón El proceso es el mismo detallado en las pantallas anteriores de este documento COPIA DE ARTÍCULOS Configuración de Copia de Artículos Por la naturaleza del negocio, este botón permite copiar artículos con una cuenta contable diferente y otros parámetros diferentes que se configuran en este registro La configuración incluye: Clase, Departamento, Cuenta Contable, Tipo de Compra y sufijo ❖ DEC-Creador Pasos que seguir: 1 Ir a Configuración > Artículos > Cuentas de Artículos > crear 2 Completar los campos: Clase Departamento Cuenta Sufijo Tipo de Compra 3 Dar clic en el botón El proceso se detalla a continuación

Seguir la Ruta para ingresar a la configuración Completar todos los campos en la pantalla

Copia de Artículos El botón de copia solo está disponible para los artículos de tipo: Fuera de Inventario ❖ DEC-Creador Pasos que seguir: 1 Ir a Listas > Contabilidad > Artículos o desde la búsqueda global indique el código de artículo que va a copiar 2 En modo ver dar clic en el botón 3 En la nueva venta seleccione: Clase Departamento (el campo de departamento es multiselección) 4 Dar clic en el botón El sistema genera tantos artículos como combinaciones de Clase + departamento , de los seleccionados haya en el registro de Configuración de Cuentas. El botón copia de artículos solo está disponible en este tipo de artículos

Seleccionar la clase y departamentos asociados según la configuración contable Al dar clic en el botón, se generarán tantos artículos como departamentos se hayan seleccionado