คู่มือการปฏิบัติงานงานการเงินและบัญชี

คูม่ อื การปฏิบตั ิงาน งานการเงนิ และบัญช/ี ภารกจิ อานวยการ สานักสนบั สนุนการปฏิบัตงิ าน สานกั งานรบั รองมาตรฐานและประเมนิ คุณภาพการศกึ ษา (องคก์ ารมหาชน) ปี พ.ศ. ๒๕๖๕

วธิ ปี ฏิบตั งิ านและหน้าทีค่ วามรับผิดชอบ ๑. กระบวนการดา้ นการเบิกจ่าย ลำดบั ผ้รู บั ผิดชอบ แผนผังกำรทำงำน (Flowchart) วธิ ีกำรดำเนนิ กำร เอกสำรทเี่ กี่ยวข้อง ๑ จนท.การเงนิ /บญั ชี รบั เรื่อง -รั บ เร่ื อ งใน ก า ร เบิ ก - บันทกึ ขอ้ ความอนมุ ัติ จ่ายเงินจากผู้รับบริการ หลักการ (ต้นเรื่อง) ตรวจสอบ - บันทกึ ขอ้ ความอนุมตั ิ ความถูกต้อง ครบถ้วน เบกิ จ่าย ข อ ง บั น ทึ ก อ นุ มั ติ - เอกสารเบกิ จ่ายจาก เบิกจ่าย อนุมัติหลักการ พัสดุ (กรณจี ัดจา้ ง) และเอกสาร(ต้นฉบับ) - FM-AC-06 ใบสาคญั รบั เงิน(คา่ พาหนะ) - FM-AC-07 ใบสาคญั รบั เงนิ / ใบรับรองแทน ใบเสรจ็ รับเงนิ ค่าเบยี้ เลีย้ ง และคา่ เดินทาง - FM-AC-08 แบบ รายงานการเดินทางไป ปฏิบตั งิ าน - FM-AC-09 ใบเซ็นชอ่ื การปฏิบตั งิ าน - FM-AC-10 ใบสาคญั รับเงิน(บุคคลภายนอก) - FM-AC-11 ใบสาคญั รับเงิน(ค่าพาหนะ บุคคลภายนอก) - FM-AC-12 ใบสาคญั รบั เงิน (ค่าตอบแทน วทิ ยากร) - FM-AC-14 ใบรับรอง แทนใบเสร็จรบั เงิน 2

ลำดบั ผู้รับผดิ ชอบ แผนผงั กำรทำงำน (Flowchart) วิธีกำรดำเนินกำร เอกสำรทีเ่ กยี่ วขอ้ ง ๒ จนท.การเงิน ตง้ั หนี้ / เบิกตรงในระบบ Econs/ERP -รับแจ้งเร่ืองเบิกจ่าย - บันทกึ ข้อความอนมุ ตั ิ ๓ จนท.การเงิน ๔ จนท.การเงิน จดั ทาใบสาคญั จา่ ยและจดั ทาเชค็ จากระบบ Paperless หลักการ ๕ จนท.การเงิน ในระบบ Econs /ERP เ ป็ น บั น ทึ ก อ นุ มั ติ - บันทกึ ข้อความอนมุ ตั ิ จัดทาข้อมูลโอนเงนิ ในระบบ KTB Corporate Online เบิ กจ่าย แล ะบั น ทึ ก เบิกจ่าย จ่ายเชค็ / โอนเงิน อนุมตั หิ ลกั การ ยืนยนั การจา่ ยเชค็ /โอนเงิน -จัดทาใบ PB ในระบบ ในระบบ Econs 3 Econs เ พ่ื อ ตั้ ง เ บิ ก พร้อมท้ังตรวจสอบจน มัน่ ใจว่าถูกต้อง -เจ้าหน้าที่บัญ ชี ผ่าน ราย การใบ ส าคั ญ ตั้ ง เจ้าหน้ี ในระบบ Econs เพ่ือให้เจ้าหน้าท่ีการเงิน เตรยี มจา่ ยเชค็ -จัดทาใบสาคญั จ่ายและ - ใบสาคัญจา่ ย จดั ทาเช็คในระบบ - เช็ค Econs /ERP จดั ทา - ใบโอนเงนิ ระบบ KTB ขอ้ มูลโอนเงินในระบบ Corporate Online KTB Corporate Online พร้อมทั้งตรวจสอบความ ถกู ต้อง เพอ่ื สง่ ให้ผ้มู ี อานาจอนุมัติลงนามใน ใบสาคญั จ่ายและเช็ค/ โอน ตามลาดบั -จ่ายเชค็ / โอนเงนิ - ใบสาคัญจา่ ย โดยเจ้าหน้าที่การเงิน - เชค็ ตรวจสอบรายการเช็ค/ - ใบโอนเงนิ ระบบ KTB โอนเงิน Corporate Online -ออกหนังสือรับรอง - หนังสือรบั รองภาษีหกั ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและ ณ ทจี่ ่าย ต ร ว จ ส อ บ ร า ย ก า ร - หนงั สือรบั รองภาษหี ัก E-Withholding Tax ณ ท่จี า่ ยอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ระบบ KTB Corporate (E-Withholding Tax) Online -ยื น ยั น ก าร จ่ าย จ า ก - ใบสาคญั จา่ ย ใบ ส า คั ญ จ่ า ย ใน ร ะ บ บ Econs (เม่ื อ มี ผู้ ม ารับ เช็ค/โอนเงนิ แล้ว)

ลำดบั ผูร้ บั ผดิ ชอบ แผนผังกำรทำงำน (Flowchart) วธิ ีกำรดำเนินกำร เอกสำรท่ีเก่ียวข้อง ๖ จนท.บัญชี พบปญั หา -ต รวจ ส อ บ ห ลั ก ฐาน - ใบสาคญั จ่าย ๗ จนท.บัญชี ใ บ ส า คั ญ จ่ า ย แ ล ะ ตรวจสอบ รายล ะเอียดการจ่าย หลกั ฐาน หลังจากได้รับเอกสาร จ า ก เจ้ า ห น้ า ท่ี ก า ร เ งิ น ถกู ต้อง โด ย ส อ บ ท าน ค วา ม ครบถ้วน ถูกต้องของ ผ่านรายการ/ ห ลั ก ฐ า น ก า ร จ่ า ย เ งิ น ปรบั ปรุงรายการบญั ช/ี ร หั ส บั ญ ชี แ ล ะ รายละเอียดการจ่ายเช็ค สรปุ ปญั หาที่พบ อกี ครัง้ จากการใหบ้ รกิ าร -ผ่านรายการในระบบ - ใบสาคัญจ่าย บัญชี Econs/ERP และ - ใบสาคัญรับเงนิ การบันทึกบญั ชีในระบบ - ใบสาคญั ทั่วไป Express ตามใบสาคัญ จ่าย -ปรับปรุงรายการบัญชี -ส รุ ป ปั ญ ห า ที่ พ บ จ า ก การใหบ้ ริการ 4

๒. กระบวนการดา้ นการยืมเงินและการรับคืนเงินทดรองการเบิกจ่าย ลำดับ ผู้รบั ผิดชอบ แผนผงั กำรทำงำน (Flowchart) วธิ กี ำรดำเนนิ กำร เอกสำรทเี่ กย่ี วข้อง กำรยมื เงนิ ทดรอง รับเรอ่ื งการยมื เงิน -รั บ เรื่ อ งก าร ยื ม เงิ น - บันทึกขอ้ ความอนุมตั ิ ๑ จนท. การเงนิ ERP ตรวจสอบความถูกต้อง หลักการ ค ร บ ถ้ วน ข อ งบั น ทึ ก - บนั ทกึ ขอ้ ความขอ ข้อความขออนุมัติยืมเงิน อนุมตั ยิ มื เงนิ ท่ีแนบมาในระบบเทียบ - สัญญาการยมื เงนิ กบั สัญญาการยืมเงิน ๒ จนท. การเงนิ จัดทาใบสาคญั จ่ายในระบบ -จดั ทาใบสาคัญจา่ ยใน - ใบสาคญั จ่าย Econs/ERP และจดั ทาข้อมลู ระบบ Econs /ERP - ใบโอนเงนิ ระบบ โอนเงนิ ในระบบ KTB Corporate Online และจดั ทาขอ้ มลู โอนเงนิ KTB Corporate ในระบบ KTB Online Corporate Online พร้อมทง้ั ตรวจสอบ ความถกู ต้อง เพอื่ ส่งใหผ้ ู้ มีอานาจอนุมตั ลิ งนามใน ระบบใบสาคญั จา่ ยและ ใบโอนเงนิ ตามลาดบั ๓ จนท. การเงิน โอนเงิน - โอนเงนิ ดโดยเจ้าหนา้ ที - ใบสาคัญจ่าย การเงนิ ตรวจสอบรายการ - หนังสือรับรองภาษหี ัก โอนเงนิ และออกหนงั สือ ณ ทีจ่ ่าย รับรองภาษีหกั ณ ทจี่ ่าย (ถ้ามี) กำรรบั คนื เงนิ ทดรอง - รับเรอ่ื งการหักลา้ ง -ต้นเร่ืองแจ้งขอหักล้าง - สญั ญาการยมื เงิน ๑ - จนท. การเงิน สัญญาการยมื เงิน สั ญ ญ า ก า ร ยื ม เงิ น - ใบสาคญั หกั ลา้ งสญั ญา ERP เจ้ าห น้ าที่ การเงิ นจะ การยมื เงนิ ดาเนินการรับเรื่อง โดยให้ - ใบสรปุ ค่าใชจ้ ่าย กรอกข้อมูล ใบสาคั ญ - FM-AC-06 ใบสาคญั หักล้างสัญญาการยืมเงิน รบั เงนิ (ค่าพาหนะ) (ERP) ใบสรุปค่าใช้จ่าย - FM-AC-07 ใบสาคญั พร้อมทั้งแนบหลักฐาน รับเงนิ / ใบรบั รองแทน คา่ ใชจ้ า่ ยแตล่ ะรายการ ใบเสรจ็ รับเงนิ คา่ เบย้ี เลี้ยง และค่าเดนิ ทาง - FM-AC-08 แบบรายงาน การเดนิ ทางไปปฏบิ ตั ิงาน FM-AC-09 ใบเซ็นชอ่ื การปฏิบัติงาน - FM-AC-10 ใบสาคญั รบั 5

ลำดับ ผู้รบั ผดิ ชอบ แผนผงั กำรทำงำน (Flowchart) วิธีกำรดำเนินกำร เอกสำรทีเ่ กย่ี วข้อง ๒ จนท. การเงิน เงิน(บคุ คลภายนอก) รับเงินเหลือคนื และ -รบั เงนิ เหลือคืนและฝาก - FM-AC-11 ใบสาคญั นาฝากธนาคาร / ธนาคารโดยเขียนใบฝาก รับเงิน(คา่ พาหนะ โอนเงินคนื เขา้ บญั ชี เงนิ ธนาคาร /โอนเงนิ คนื บุคคลภายนอก) ธนาคารสานกั งาน เขา้ บญั ชีธนาคารสานัก - FM-AC-12 ใบสาคญั งาน พร้อมทง้ั ออกใบเสรจ็ รับเงนิ (คา่ ตอบแทน รบั เงนิ ใหผ้ ู้ยืม วทิ ยากร) - FM-AC-14 ใบรับรอง แทนใบเสร็จรับเงนิ - ใบฝากเงินธนาคาร - หลักฐานการโอนเงินเข้า บญั ชธี นคารสานกั งาน พบปัญหา ๓ จนท. บัญชี - บนั ทึกบัญชรี ับเงนิ คืน - ใบเสร็จรบั เงนิ ตรวจสอบ (RV) เพอ่ื ทาใบสาคญั รับ - ใบฝากเงินธนาคาร ความครบถ้วน และบนั ทึกบัญชี - สัญญาการยมื เงิน ถกู ต้อง ค่าใชจ้ า่ ยท่ใี ชใ้ นการยืม - ใบสาคัญหักล้างสัญญา ถูกตอ้ ง เงิน (JV) เพอื่ ทาใบสาคญั การยืมเงิน ทว่ั ไป - ใบสรปุ ค่าใชจ้ ่าย 6

ลำดับ ผรู้ ับผดิ ชอบ แผนผังกำรทำงำน (Flowchart) วธิ กี ำรดำเนนิ กำร เอกสำรทเ่ี ก่ยี วขอ้ ง ๔ จนท. บญั ชี บนั ทึกบัญชแี ละจดั ทาใบสาคญั - ตรวจสอบเอกสารแนบ - ใบสาคัญทั่วไป ตามทรี่ ะบใุ น สญั ญาการ ๕ จนท. บญั ชี ทัว่ ไป/ผา่ นรายการ ยืมเงนิ ,ใบสาคัญหกั ล้าง สญั ญาการยมื เงิน และใบ ปรบั ปรงุ รายการบญั ช/ี สรุปคา่ ใช้จา่ ย โดย สรุปปญั หาท่ีพบ ตรวจสอบใบเสรจ็ รบั เงนิ จากการใหบ้ ริการ และใบฝากเงินธนาคารใน การคืนเงินใหถ้ ูกต้อง ครบถ้วน - บันทกึ บัญชรี ับเงนิ คืน (RV) เพอื่ ทาใบสาคญั รบั และบนั ทกึ บญั ชีคา่ ใช้จา่ ย ที่ใชใ้ นการยมื เงนิ (JV) เพื่อ ทาใบสาคญั ทวั่ ไป โดยปฏิบตั ื - ตรวจสอบเอกสารการคืน เงนิ ยมื ทดรองจา่ ย - ปรบั ปรงุ รายการบัญช/ี - สรุปปญั หาท่ีพบจากการ ให้บริการ ตลอดทงั้ กระบวนการใหบ้ ริการ 7

๓. กระบวนการรบั เงินงบประมาณและการรับเงินอ่นื ๆ ลำดบั ผู้รับผิดชอบ แผนผงั กำรทำงำน (Flowchart) วิธกี ำรดำเนนิ กำร เอกสำรทเ่ี กี่ยวขอ้ ง ๑ จนท. การเงิน รับเรือ่ ง กรณรี ับเงินงบประมำณ - ใบจดั สรรงบประมาณ ๒ จนท. การเงิน ๓ จนท. การเงนิ - รบั เร่ืองและตรวจสอบใบ รายจา่ ย จดั สรรงบประมาณรายจา่ ย - รายการประกอบการ กรณีรับเงิน กรณีรับเงินอน่ื และรายการประกอบการ จดั สรร งบประมาณ ไปขอ้ 3 จัดสรร จากสานักนโยบาย - แบบฟอรม์ ใบนาส่ง/ใบนา และยุทธศาสตร์ ฝากเงิน (FM-AC-13) กรณีรับเงนิ อืน่ ๆ - รับเรื่องและตรวจสอบ การรับเงนิ เมอ่ื ไดร้ ับ เงินเขา้ สานักงาน ท้งั เงินสดและเงนิ โอนเขา้ บัญชี ขอเบิกเงนิ ในระบบ GFMIS - ขอเบิกเงนิ ในระบบ - ใบจัดสรรงบประมาณ เปิดใบเสร็จรบั เงนิ และ GFMIS เพอ่ื ทาใบขอเบิก รายจา่ ย ตรวจสอบยอดเงินในบญั ชี และจัดสรรงบประมาณ - รายการประกอบการ (ขบ.02) จัดสรร - ขบ.02 ใบขอเบิกและ จดั สรรงบประมาณ กรณรี บั เงินงบประมำณ - สมดุ บญั ชีเงินฝาก - ตรวจสอบการรบั เงินเขา้ บญั ชีของสานกั งานใน สมดุ บญั ชีเงินฝาก กรณีรับเงนิ อนื่ ๆ ตรวจสอบยอดเงนิ สด และจานวนเงนิ ทม่ี ีการ โอนเขา้ บัญชี พร้อม เอกสารแนบ โดยตรวจ ความถูกตอ้ งและ ครบถว้ นของเอกสารที่ แนบตามท่ีระบใุ น แบบฟอรม์ ใบนาสง่ เงิน/ใบนาฝากเงิน (FM-AC-13) ใหม้ ่นั ใจ วา่ ถูกตอ้ ง ครบถว้ น แลว้ จงึ ออกใบเสรจ็ รับ เงิน 8

ลำดบั ผ้รู บั ผดิ ชอบ แผนผงั กำรทำงำน (Flowchart) วธิ ีกำรดำเนนิ กำร เอกสำรที่เกย่ี วขอ้ ง ๔ จนท. บัญชี พบปญั หา กรณรี ับเงินงบประมำณ - ใบเสร็จรบั เงนิ สอบทานคู่บัญชีและความ - ใบจดั สรรงบประมาณ ๕ จนท. บัญชี ตรวจสอบ ครบถ้วนของใบจัดสรร รายจ่าย ถูกต้อง งบ ป ระม าณ รายจ่ าย - รายการประกอบการ รายการประกอบการ จดั สรร ปรับปรุงรายการบญั ชี/ จัดสรร ใบขอเบิกและ - ขบ.02 ใบขอเบกิ และ สรุปปญั หาท่พี บ จัดสรรงบประมาณ (ขบ. จัดสรรงบประมาณ จากการให้บริการ 02) และจัดทาใบสาคัญ - ใบสาคัญรับเงิน รับเงนิ กรณีรบั เงนิ อน่ื ๆ บั นทึ กบั ญ ชี ในระบ บ Econs / Express / ERP โดยการสอบทานคู่บัญชี ค ว า ม ค ร บ ถ้ ว น ข อ ง ใบเสร็จรับเงิน เพื่อจัดทา ใบสาคัญรับเงิน และผ่าน ไป ยั งส มุ ด บั ญ ชี แย ก ประเภททั่ วไป และงบ ทดลอง - สรุปปญั หาทพ่ี บจาก - ใบสาคญั ทั่วไป การใหบ้ รกิ าร - ดาเนนิ การปรบั ปรงุ ที่ จาเปน็ 9

๔. กระบวนการปิดบญั ชี แผนผังกำรทำงำน (Flowchart) วิธกี ำรดำเนินกำร เอกสำรที่เกี่ยวขอ้ ง รับเอกสาร ลำดบั ผรู้ ับผดิ ชอบ - รับเอกสารใบสาคญั - ใบสาคญั จา่ ย ๑ จนท.บัญชี สอบทานความถูกต้อง ๒ จนท.บญั ชี และบนั ทกึ บัญชี จ่าย ใบสาคัญรบั - ใบสาคญั รบั ๓ จนท.บญั ชี ผ่านรายการในระบบ ประจาเดอื น เม่ือพบว่า - ใบสาคัญทัว่ ไป บัญชี Econs / ERP และ ๔ จนท.บัญชี มีความจาเป็นต้อง ระบบ Express ปรับปรุงรายการ ให้ จัดทางบการเงนิ และ ขอ้ สังเกตประจาเดือน จัดทาใบสาคญั ท่วั ไป ๑0 - สอบทานคู่บญั ชี - ใบสาคัญจ่าย ตรวจสอบความถกู ต้อง - ใบสาคญั รับ และครบถ้วนของ - ใบสาคัญทว่ั ไป ใบสาคัญจ่าย ใบสาคญั รับ และบนั ทกึ บญั ชี ใบสาคญั ทัว่ ไปลงใน ระบบ Econs /ERP (สานักงาน) และ Express (กองทุน สมศ. และกองทุน สวสั ดิการ สมศ.) - ผา่ นรายการในระบบ - สมุดบญั ชแี ยกประเภท บญั ชี Econs /ERP ทัว่ ไป และระบบ Express โดยสอบทานรายการ และตรวจสอบการผ่าน รายการไปยังสมดุ บญั ชี แยกประเภทท่วั ไป และงบทดลองในระบบ Econs / ERP (สานักงาน) และ Express (กองทนุ สมศ. และ กองทุนสวัสดกิ าร สมศ.) - จดั ทางบการเงนิ และ - งบทดลอง ขอ้ สังเกตประจาเดือน - งบแสดงฐานะการเงนิ - งบทดลอง - งบกาไรขาดทุน - งบแสดงฐานะการเงนิ - งบกระแสเงินสด เปรยี บเทยี บ ๒ ปี - หมายเหตปุ ระกอบงบ - งบกาไรขาดทุน - ขอ้ สงั เกตุทางการเงิน เปรียบเทยี บ ๒ ปี

ลำดบั ผ้รู ับผดิ ชอบ แผนผงั กำรทำงำน (Flowchart) วธิ กี ำรดำเนนิ กำร เอกสำรที่เก่ยี วขอ้ ง ๕ จนท.บญั ชี สอบทาน ปรบั ปรุง - งบกาไรขาดทนุ แยก ๖ จนท.บัญชี แกไ้ ขงบการเงิน ๗ จนท.บัญชี รายเดอื น ขออนมุ ตั ิงบการเงนิ - งบกระแสเงนิ สด สรปุ ปญั หาท่ีพบ จากการใหบ้ รกิ าร - หัวหนา้ งานการเงินและ - งบแสดงฐานะการเงนิ บญั ชี สอบทาน - งบกาไรขาดทุน ปรับปรงุ แกไ้ ขงบ - งบกระแสเงนิ สด การเงนิ ข้อสังเกตทาง - หมายเหตปุ ระกอบงบ การเงนิ เพอ่ื ให้เป็นไป - ขอ้ สังเกตุทางการเงิน ตามมาตรฐานการบญั ชี ภาครฐั ฉบับท่ี ๑ เรื่อง การนาเสนองบการเงิน - ขออนุมัตงิ บการเงนิ ใน - งบแสดงฐานะการเงิน ระบบ Paperless เพอื่ - งบกาไรขาดทุน ขออนุมัตงิ บการเงิน - งบกระแสเงินสด ตามสายบงั คบั บัญชา - หมายเหตุประกอบงบ - ข้อสงั เกตทุ างการเงิน - สรปุ ปญั หาทพ่ี บจาก การให้บริการ ตลอดทั้ง กระบวนการให้บรกิ าร ทง้ั ทพี่ บจากผรู้ บั บรกิ าร และผู้ให้บริการ แลว้ นามาวเิ คราะห์และ ประเมินเพื่อหาโอกาส ในการปรบั ปรงุ ๑1