บทที่ 1 OfficeMangement

เอกสารประกอบการสอนบทท่ี 1 ความรู้เบื้องต้นเกยี่ วกบั สานักงาน

1. สานักงาน (Office) คือสถานที่ท่ีใชส้ าหรับปฏิบตั ิงานในดา้ นเอกสาร หนงั สือหรือขอ้ มูลข่าวสาร จดั เป็ นศูนยร์ วมของการบริหารงานดา้ นต่างๆ เช่นงานสารบรรณ งานบญั ชี บทบาทหน้าท่ีหลกั ของสานกั งานคือการให้บริการแก่หน่วยงานอ่ืน ทุกองคก์ รมีความจาเป็นที่จะตอ้ งมีสานกั งานเพอื่ อานวยความสะดวกในดา้ นต่างๆ แก่บุคคลท้งั ภายในและภายนอกองคก์ ร คือที่สาหรับบริหารงาน เป็ นที่จดั การเก่ียวกบั เอกสาร ท่ีซ่ึงพนกั งานทางาน เป็นที่ซ่ึงมีกิจกรรมการโตต้ อบด้านเอกสารและการเก็บเอกสาร เป็ นสถานที่ที่ทางานซ่ึงมีรูปแบบท่ีแน่นอน เป็ นท่ีทาเกี่ยวกบั บญั ชี การสั่งงาน การจ่ายค่าแรงคนงาน ตลอดจนการทาให้บริษทั ดาเนินงานได้ นอกจากน้ีสานกั งานยงั ทาหนา้ ท่ีเฉพาะอยา่ ง เช่นถา้ เป็ นสานกั งานในโรงงานก็จะทากิจกรรมเก่ียวกบั การวางแผนดา้ นการผลิตและการควบคุมการผลิต ถา้ เป็ นสานกั งานซ่ึงทาเก่ียวกบั คลงั สินคา้ ก็จะมีกิจกรรมในการเกบ็ และจดั หาสินคา้ ใหมๆ่ ถา้ เป็นสานกั งานเกี่ยวกบั การควบคุมดา้ นการขบั รถก็จะทาหนา้ ท่ีเก่ียวกบั การลงบนั ทึกประจาวนั ด้านการนารถเขา้ ออกจากสานกั งาน งานบางประเภทอาจไม่มีสถานที่แน่นอนดงั น้นั สานกั งานเราควรมองไปถึงงานที่ทาในหน้าที่หรือมองไปท่ีกิจกรรมดว้ ย อยา่ มองเพียงสถานท่ีเท่าน้ัน เช่นผูบ้ ริหารที่มีการเดินทางบ่อยๆ อาจมีการนาเคร่ืองใช้สานักงานอัตโนมัติเช่นเคร่ืองคอมพิวเตอร์ Notebook โทรศพั ทม์ ือถือติดตวั ในขณะเดินทางเพอ่ื การติดต่อ ดาเนินการตา่ งๆ หน้าทขี่ องสานักงาน แบง่ ไดเ้ ป็นหนา้ ที่หลกั ได้ 3 ประการคือ 1. การติดต่อสื่อสาร (Communication) มีหนา้ ที่ในการติดตอ่ ส่ือสารเพ่อื ทาใหอ้ งคก์ รสามารถ ดาเนินธุรกิจไปไดท้ ้งั การติดตอ่ กบั ธุรกิจท้งั ภายในและภายนอกองคก์ ร การติดต่อจะรวมถึง การรับและการส่งข้อมูลข่าวสารทุกชนิด ในทุกรูปแบบเช่น จดหมาย โทรศพั ท์ การ นาเสนอใบแจง้ ราคา เง่ือนไขที่จะขายสินคา้ ใบส่งของ บนั ทึกช่วยความจา บตั รเวลา หรือ สื่ออ่ืนๆ ซ่ึงใชส้ าหรับวตั ถุประสงคต์ ่างๆ การส่ือสารจะมีในทุกหนา้ ที่ไมว่ า่ จะเป็นการบญั ชี การตลาด ดา้ นการผลิต และอ่ืนๆ ดงั น้ันหน้าท่ีของสานักงานคือการจดั บริการดา้ นการ ติดต่อส่ือสาร นอกจากน้ีสานกั งานควรจดั บริการขอ้ มูลข่าวสารท่ีจาเป็ นสาหรับการจดั การ เพื่อให้ทาหนา้ ที่ในการตดั สินใจไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิผล ตลอดจนการวางแผน การกาหนด นโยบายและการตดั สินใจ 2. การบันทึกข้อมูล (Record) เป็นหนา้ ที่ท่ีเก่ียวขอ้ งกบั การทาบนั ทึกขอ้ มูลข่าวสารอยา่ งง่ายๆ แต่ส่วนใหญ่แล้วขอ้ มูลข่าวสารจะต้องมีการจดั ทาสาหรับใช้ในองค์กร บางคร้ังขอ้ มูล เริ่มตน้ จาเป็นตอ้ งทาบนั ทึกแยกประเภทและทาการวเิ คราะห์ เพอ่ื จะไดใ้ ชใ้ ห้เป็ นประโยชน์ ในหลายๆ ดา้ น ขอ้ มูลเก่ียวกบั ใบส่งของซ่ึงไดร้ ับมาจากผสู้ ่งวตั ถุดิบ การส่งและการซ้ือโดย 1 /11

จะตอ้ งลงบนั ทึกประจาวนั กรณีที่ส่งไปรษณียส์ ู่แผนกบญั ชีของผูซ้ ้ือจะจดั ยอดเงินในการ ซ้ือสินคา้ ในแต่ละเดือนหรืออาจส่งไปยงั ผูข้ ายวตั ถุดิบแต่ละราย ขอ้ มูลเกี่ยวกบั โกดงั สินคา้ กจ็ ะถูกนามาจากขอ้ มูลเดียวกนั ดงั น้นั ผูด้ ูแลโกดงั สินคา้ และผคู้ วบคุมดูแลโกดงั สินคา้ ที่มี ประสิทธิผลจะตอ้ งมีการจดั เตรียมขอ้ มูลเช่นเดียวกนั และวิเคราะห์ในทางอื่นๆ ดว้ ย เพ่ือ เป็นประโยชน์ในดา้ นสมรรถนะของบริษทั เก่ียวกบั แผนกจดั ซ้ือ 3. ความปลอดภยั ของสินทรัพย์ขององค์กร (Security of assets) สินทรัพยข์ ององคก์ รสามารถ รักษาใหป้ ลอดภยั ได้ 2 วธิ ีคือ 3.1 ความปลอดภยั ทางดา้ นกายภาพ ใหส้ ินทรัพยอ์ ยใู่ นสภาพใชง้ านไดด้ ี 3.2 การเก็บในลกั ษณะเป็ นเอกสารสาคญั เพื่อป้องกนั ไม่ให้สูญหายหรือไม่ให้เกิด ทุจริตข้ึนได้หน้าที่ของสานกั งานจะตอ้ งมีความรับผิดชอบท้งั 2 กรณี สินทรัพย์ จานวนมากจะอยู่ในความดูแลของสานกั งานโดยตรง เช่นเงินสด เอกสารสาคญั สัญญา เช็คและเคร่ืองใช้สานักงาน ตลอดจนอุปกรณ์สานกั งานทุกชนิดถือเป็ น หนา้ ที่ของสานกั งานที่จะตอ้ งทาให้แน่ใจว่าสินทรัพยเ์ หล่าน้ีจะมีความปลอดภยั ทางดา้ นกายภาพหรือมีความปลอดภยั เม่ือนามาใชง้ าน นอกจากน้ีควรมีห้องเก็บที่ แขง็ แรงปลอดภยั โดยสินทรัพยเ์ หล่าน้นั จะถูกตอ้ งตามกฎหมาย สินทรัพยอ์ ่ืนๆ ซ่ึงไม่ไดอ้ ยูภ่ ายในความดูแลของพนกั งานโดยตรงสามารถรักษาความปลอดภยัไดโ้ ดยใชร้ ะบบต่างๆ ในสานกั งาน ตวั อยา่ งเช่นจะตอ้ งมีระบบการลงบญั ชี ระบบการเก็บรักษา และการลงทะเบียนเอกสารสาคญั เพื่อควบคุมการเคล่ือนไหวของสินค้า ระบบการควบคุมสต็อกสินค้าสาหรับรายการสินคา้ นโยบายการตรวจเช็คและการตรวจสอบภายในเป็ นประจา เป็ นหน้าท่ีของสานกั งานที่จะรักษาความปลอดภยั เพือ่ ป้องกนั สินทรัพยส์ ูญหายจากการยกั ยอกและการโจรกรรม การบริหารงานสานักงาน (Office Management) คือเทคนิคที่ใช้ในการดาเนินงาน เพื่อให้บรรลุถึงวตั ถุประสงค์ขององค์กรที่กาหนดไว้ โดยอาศยั ปัจจยั ตา่ งๆ ไดแ้ ก่คน อุปกรณ์ เคร่ืองมือ วสั ดุ ทุน ตลาด ระบบงาน ซ่ึงปัจจยั เหล่าน้ีสามารถกาหนดข้นั ตอนตา่ งๆ ในการบริหารงาน Henri Fayol ไดส้ รุปส่วนประกอบของการจดั การสานกั งานประกอบดว้ ยข้นั ตอน 5 ข้นั ตอนคือ 1. การวางแผน (Planning) 2. การจดั องคก์ ร (Organizing) 3. การจดั บุคคลเขา้ ทางาน (Staffing) 4. การอานวยการหรือการส่งั การ (Directing) 5. การควบคุม (Controlling) 1 การวางแผน (Planning) คือหน้าท่ีของการจัดการอย่างหน่ึงซ่ึงเกี่ยวขอ้ งกับการกาหนดเป้าหมายและการกาหนดกลยุทธ์สาหรับการปฎิบตั ิงานขององค์กรในอนาคตและการตดั สินใจในงาน 2 /11

รวมท้งั ทรัพยากรที่ใชป้ ระโยชน์ตามความตอ้ งการเพื่อให้บรรลุผลสาเร็จ การวางแผนสานกั งานจึงเป็ นการเตรียมงานและเตรียมการปฎิบตั ิงานสานกั งานไวล้ ่วงหนา้ วา่ งานสานกั งานอะไรบา้ งท่ีจะตอ้ งมีการปฎิบตั ิและจะตอ้ งปฎิบตั ิเช่นไร ซ่ึงจะตอ้ งมีการคิด วเิ คราะห์ ออกแบบ และการคาดคะเน คณะกรรมการบริหารจะทาหน้าท่ีในการวางนโยบายและเป้าหมายขององค์กร การทางานให้สาเร็จจะต้องมีการวางแผนไวล้ ่วงหน้าเพื่อให้เกิดการกระทาตามแผนที่กาหนดไว้ โดยจะตอ้ งมีการวางแผนท้งั ระยะส้ันและระยะยาว ท้งั น้ีการวางแผนจะต้องอาศัยข้อมูลพ้ืนฐานจากเหตุการณ์ในอดีตและการประเมินแนวโนม้ ในอนาคตของเหตุการณ์เหล่าน้นั ดว้ ย ลกั ษณะของการวางแผนงานสานกั งาน ประกอบดว้ ยการเตรียมงานต่อไปน้ี วางแผนกิจกรรมต่างๆในระยะส้ัน วางแผนกิจกรรมต่างๆ ในระยะยาว วางแผนความตอ้ งการกาลงั คน วางแผนแบบฟอร์มสานกั งาน วางแผนระบบและกระบวนการปฏิบตั ิงานสานกั งาน วางแผนวิธีการปฏิบตั ิงานวางแผนการใชอ้ ุปกรณ์เครื่องใชส้ านกั งาน การจดั ระบบจดหมายและรายงาน วางแผนเกี่ยวกบั เน้ือท่ีปฏิบตั ิงานสานกั งาน การจดั ระบบการรับส่งขอ้ มูล การจดั ระบบการจดั เก็บเอกสาร วางแผนเก่ียวกบัสภาพแวดลอ้ มและสภาพที่ต้งั สานกั งาน 2 การจัดองค์กร (Organizing) คือการกาหนดกิจกรรมต่างๆ ในสานักงาน กาหนดวา่ ใครทาอะไรและภายใตส้ ิ่งแวดลอ้ มอะไร เป็ นการจดั ส่ิงแวดลอ้ มของงาน การแบ่งหนา้ ท่ีและความรับผิดชอบการจดั หาวสั ดุและเครื่องจกั รท่ีจาเป็น การสร้างความสัมพนั ธ์ที่เหมาะสมภายในหน่วยงาน และระหวา่ งบุคลากร การจดั องค์กรในสานกั งานจึงประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปน้ี การกาหนดหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคลากร การกาหนดหนา้ ที่และโครงสร้างการจดั การองคก์ ร กาหนดหลกั การจดัองค์กร การกาหนดความสัมพนั ธ์ระหว่างบุคคลโดยใชผ้ งั การจดั องค์กร(Organization Chart) การจดัสิ่งแวดล้อมในสานกั งาน การจดั พ้ืนท่ีและแผนผงั สานกั งาน หลกั การจดั รูปแบบสานกั งานอย่างเป็ นทางการและไม่เป็ นทางการ 3 การจัดบุคคลเข้าทางาน (Staffing) เป็ นการสรรหาคดั เลือกบุคคลที่เหมาะสมและการพฒั นาพนกั งานเพ่ือให้มน่ั ใจวา่ องคก์ รมีพนกั งานท่ีมีความสามารถทุกระดบั งานเพือ่ ใหบ้ รรลุวตั ถุประสงคข์ ององค์กรท้งั ในระยะส้ันและระยะยาว ประกอบดว้ ยหน้าที่สาคญั ดงั น้ี หนา้ ที่ในการจดั สรรบุคคล การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การประเมินและออกแบบงาน การจดั บุคคลเขา้ ทางาน การฝึ กอบรมและการพฒั นาบุคคล การกาหนดค่าตอบแทน การประเมินผล การทดแทนตาแหน่ง เป็นตน้ 4 การอานวยการหรือการส่ังการ (Directing) เป็ นกระบวนการท่ีผูบ้ งั คบั บญั ชาแจง้ ผูใ้ ตบ้ งั คบับญั ชาทราบเก่ียวกบั ส่ิงท่ีตอ้ งกระทา การอานวยการใชห้ ลกั ต่อไปน้ี 1. หลกั การมีผบู้ งั คบั บญั ชาเพียงคนเดียว (Unity of command) คือหลกั การบริหารซ่ึงระบุ วา่ ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาแต่ละคนควรรายงานต่อผูบ้ งั คบั บญั ชาเพียงคนเดียวโดยแต่ะแผนก จะมีหัวหน้าของตนเอง ซ่ึงทาหน้าที่หรื อรับผิดชอบในการดาเนินงานอย่างมี 3 /11

ประสิ ท ธิ ภาพ ในหน้าท่ีของตนเองตล อดจนมี ภาระ รับผิดชอบใ นการวิเคราะห์ ข้ นั สุดทา้ ยนาเสนอสู่ผอู้ านวยการและนาเสนอตอ่ กรรมการบริหารต่อไป 2. หลักของการกระจายอานาจหน้าท่ี(Authority)ซ่ึงเป็ นการมอบอานาจหน้าที่ความ รับผิดชอบไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชา แต่ละระดับท่ีได้รับการกระจายงานจะต้องมี ภาระหน้าท่ี (Accountability) อนั เป็ นกระบวนการซ่ึงผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาจะตอ้ งรายงาน การใชท้ รัพยากรต่อผบู้ งั คบั บญั ชาตามสายงาน การประสานงาน (Coordination) ในการส่ังการจะตอ้ งอาศยั การประสานงาน คือการพฒั นาความสัมพนั ธ์ร่วมกนั ระหวา่ งบุคคล กลุ่มและระบบยอ่ ยขององคก์ รท่ีทางานเก่ียวขอ้ งกนั เพอ่ื ใหเ้ กิดการจดั การให้ทนั เวลา เพราะวา่ เวลาที่เฉพาะจะทาใหเ้ กิดการประสานงานอยา่ งมีประสิทธิผลตอ้ งอาศยั การติดต่อสื่อสารท่ีดีในทุกระดบั การประสานงานเป็ นส่ิงสาคญั มากในองคก์ ร เพราะองค์กรมีการพฒั นาและมีความสลบั ซับซ้อนมากข้ึน มีแผนกต่างๆ และหน้าท่ีต่างๆ มากมาย ตวั อย่างการสร้างผลิตภณั ฑ์ใหม่ก็ตอ้ งอาศยั ความร่วมมือจากฝ่ ายต่างๆ เช่นฝ่ ายผลิต ฝ่ ายการตลาด ฝ่ ายการเงิน ฝ่ ายวิจยั และพฒั นาเป็ นตน้ ในองค์กรธุรกิจสมยั ใหม่จะมีหัวหน้าท่ีทาหน้าท่ีประสานงานในฝ่ ายน้ันๆ และฝ่ ายอ่ืนๆเพ่ือให้โครงการประสบผลสาเร็จ ดงั น้นั ต้งั แต่ข้นั ของการวางแผนจาเป็ นท่ีจะตอ้ งไดร้ ับความร่วมมือเพอ่ื ช่วยกนั ตดั สินใจโดยอาศยั การติดต่อประสานงานที่ดีตอ่ กนั แต่จะเป็นการยากที่จะตอ้ งทาใหเ้ กิดการติดต่อประสานงานที่ดีและมีประสิทธิภาพ การประสานงานในบางคร้ังอาจทาให้เกิดปัญหาตามมามากมายในภายหลงั เนื่องจากเป็ นการประสานงานที่ไม่ดี ซ่ึงอาจแก้ปัญหาโดยการอภิปราย โดยการประชุมอยา่ งเป็นทางการ หรือไมเ่ ป็นทางการ หรือใชว้ ธิ ีติดต่อสื่อสารที่เหมาะสม การประสานงานเป็ นการปฏิบตั ิงานสานกั งาน ซ่ึงส่วนใหญ่จะเก่ียวขอ้ งกบั คน เป็ นการรักษาความสัมพนั ธ์อนั ดีระหวา่ งผูบ้ งั คบั บญั ชากบั ผูใ้ ตบ้ งั คบั บญั ชา ซ่ึงจะเกี่ยวกบั เรื่องต่อไปน้ี การสรรหาและการคดั เลือก การจูงใจบุคลากรสานกั งาน การบงั คบั บญั ชา การพฒั นาบุคลากรและการประเมินผลการปฏิบตั ิงาน การบริหารเงินเดือน การเล่ือนตาแหน่งและการโยกยา้ ย การส่ังการการใชบ้ ทบาทผูน้ าการใชห้ ลกั มนุษยสมั พนั ธ์ 5 การควบคุม (Controlling) คือกระบวนการตรวจสอบกิจกรรมเพื่อให้เกิดความมนั่ ใจว่าสามารถบรรลุวตั ถุประสงค์ตามแผนและมีการแก้ไขสิ่งท่ีแตกต่างท่ีเป็ นปัญหาสาคญั ขององค์กรให้ประสบความสาเร็จตามเป้าหมายได้ ถา้ มีการวางแผนนโยบายและแผนงานไว้ การพยายามดาเนินงานตามแผนและนโยบายน้ันจะตอ้ งมีการควบคุม ซ่ึงการควบคุมจะได้ผลก็ต่อเม่ือมีการกระทาที่เป็ นมาตรฐานซ่ึงการกระทาสามารถวดั ได้ จะตอ้ งมีการกาหนดมาตรฐานที่สามารถอา้ งอิงท้งั ดา้ นปริมาณคุณภาพ เวลา นอกจากน้ีจะตอ้ งมีการตรวจสอบเพ่ือให้แน่ใจว่าการดาเนินงานเป็ นไปตามมาตรฐานที่ต้งั ไว้โดยการตรวจสอบอาจจะรวมถึงความสามารถในการสร้างเคร่ืองมือท่ีสาคญั ที่ใช้เพ่ือการศึกษางานศึกษาองคก์ ร ตลอดจนวิธีการทางานต่างๆ การตรวจสอบภายใน เป้าหมายการขาย และวิธีการอ่ืนๆ 4 /11

การควบคุมงานสานักงานจึงควรควบคุมในเรื่องเกี่ยวกบั แบบฟอร์ม ปริมาณและคุณภาพของงานสานกั งาน เวลาปฏิบตั ิงานสานกั งาน คา่ ใชจ้ ่ายและงบประมาณในงานสานกั งาน คูม่ ืองานสานกั งาน อธิบายไดว้ า่ ในการบริหารงานสานกั งานท่ีมีประสิทธิภาพน้นั จะตอ้ งมีการวางแผนงาน การจดัองคก์ รและวิธีการควบคุมงานสานกั งาน และกระบวนการท้งั 3น้ีจะเป็ นไปตามกาหนดไวไ้ ดก้ ต็ อ้ งมีการดาเนินงานหรือปฏิบตั ิงานในสานกั งาน การดาเนินงานสานกั งานจึงเป็ นตวั เชื่อมขบวนการบริหารงานสานกั งานทุกข้นั ตอนเขา้ ไวด้ ว้ ยกนั วตั ถุประสงค์สาคญั ของการบริหารสานักงาน 1. เพ่ือให้มีการรวบรวมอานาจหน้าท่ีและความรับผิดชอบท่ีเกี่ยวกบั งานสานักงานตลอดจนบริการที่จาเป็นอื่น ๆ ซ่ึงไม่ไดอ้ ยใู่ นความรับผดิ ชอบของหน่วยใดโดยเฉพาะเขา้ มารวมไวใ้ นส่วนกลาง 2. เพ่ือประโยชน์ในการประสานกิจกรรมของสานกั งานซ่ึงกระจดั กระจายอยใู่ นหน่วยงานต่างๆ ขององค์กรเขา้ มาอยู่ในหน่วยเดียวกนั ทาให้สามารถควบคุมและรักษามาตรฐานเชิงปริมาณและคุณภาพของบริการไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ 3. เพ่ือช่วยในการจดั ระบบและปรับปรุงวิธีการปฏิบตั ิงานให้ดีข้ึนอยู่เสมอ ช่วยให้สามารถรวบรวมขอ้ มูลท่ีจาเป็นแก่การบริหารใหเ้ ป็ นระบบ เกิดเป็นระบบงานท่ีมีประสิทธิผลได้ 4. เพื่อสร้างให้เกิดสภาพแวดลอ้ มในการทางานท้งั ดา้ นปัจจยั ทางวตั ถุและจิตใจเกิดความพอใจและมีความสุข แก่ผปู้ ฏิบตั ิงานในองคก์ ร ลกั ษณะงานบริหารสานักงาน งานบริหารสานกั งานมีขอบเขตกวา้ งขวางดงั ท่ีกล่าวขา้ งตน้ ก็จริง แต่ท้งั น้ีข้ึนอยูก่ บั นโยบายของแต่ละองค์กร ดังน้ันลักษณะงานบริหารสานักงานแต่ละแห่งอาจแตกต่างกันไปตามวิสัยทศั น์(Vision) ของผบู้ ริหารระดบั สูงขององคก์ รน้นั ๆ ลกั ษณะสาคญั ประกอบดว้ ย 1. การบริหารงานเอกสาร (Paperwork) สานกั งานถือเป็ นศูนยป์ ฏิบตั ิงานเอกสารและเป็ นที่เก็บความทรงจาโดยใชร้ ะบบการเก็บเป็ นเอกสารท้งั หมดไม่วา่ จะเป็ นงานระดบั ใด เพ่ือใชใ้ นการอา้ งอิงประกอบการตดั สินใจหรือเพ่ือใชใ้ นการคน้ หาหลกั ฐานเอกสารประกอบตา่ ง ๆ งานสาคญั เหล่าน้ีมีต้งั แต่งานสารบรรณ การรับ-ส่งหนงั สือและไปรษณียภณั ฑ์ การโตต้ อบจดหมาย การจดั เก็บและคน้ หา การจดั พิมพแ์ ละการจดั ทาสาเนา เป็นตน้ ปัจจุบนั งานเอกสารมีแนวโน้มลดลง เนื่องจากปัญหาการจดั เก็บเอกสารท่ีมีเพิ่มข้ึนตลอดเวลาจึงมีการนาเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT) เขา้ มาช่วยดาเนินการ ท่ีเห็นไดช้ ดั คือการเกบ็ ขอ้ มูลลงในแผน่ ดิสเกต (Diskette) ซีดีรอม (CD-ROM) หรือไมโครฟิ ลม์ (Microfilm) นอกจากน้ียงั ใชค้ อมพิวเตอร์ช่วยในการบริหารงานเอกสารแทนในหลายกรณี ทาใหก้ ารบริหารงานเอกสารที่เป็ นกระดาษ (Paperwork) กลายเป็ นงานที่ไร้กระดาษ (Paperless) มากย่ิงข้ึน ท้งั น้ีก็เพื่อความสะดวกรวดเร็วและประสิทธิภาพที่เพม่ิ ข้ึนนน่ั เอง 5 /11

2. การติดต่อสื่อสารและการประชาสัมพันธ์ (Communication and Public Relation) งานสานกั งานเป็ นส่ีอกลางในการติดต่อส่ือสารระหว่างส่วนต่าง ๆ ขององคก์ รท้งั ทางเสียงและลายลกั ษณ์อกั ษร เช่นโทรศพั ท์ระบบติดต่อภายใน ระบบเสียงตามสาย ระบบโทรทศั น์วงจรปิ ด จดหมายติดต่อหนงั สือเวยี น โทรเลข โทรพิมพ์ เทเลกซ์ ระบบ on-line ของคอมพวิ เตอร์ อินทราเน็ต (Intranet) เป็ นตน้ ส่วนงานประชาสัมพนั ธ์มีท้งั ภายในและภายนอกองค์กร งานประชาสัมพนั ธ์ภายในเช่น การตอ้ นรับผมู้ าติดต่อ การออกวารสารข่าวและผลงานของสานกั งาน การปิ ดประกาศแจง้ ขอ้ ความ และเหตุการณ์ต่าง ๆ ส่วนงานประชาสัมพนั ธ์ภายนอกเช่นการแจกข่าวแก่ส่ือสารมวลชน การแถลงข่าวเป็ นตน้ 3. การจัดให้มีสิ่งอานวยความสะดวกทางกายภาพในสานักงาน (Facilities) ประกอบดว้ ยเร่ืองของทาเลท่ีต้งั และการจดั แผนผงั ในสานกั งาน ระบบแสง สี เสียง และระบบถ่ายเทอากาศ ความสะดวกของสถานท่ี บริการดา้ นอาหารเคร่ืองด่ืม ที่จอดรถ เป็ นตน้ นอกจากน้ียงั ครอบคลุมงานจดั ซ้ือควบคุมแจกจ่าย และเก็บรักษาพสั ดุ ตลอดจนการบารุงรักษาเคร่ืองมือ เคร่ืองใชท้ ี่จาเป็ นแก่สานกั งานใหอ้ ยใู่ นสภาพดีพร้อมอยเู่ สมอ 4. การวิเคราะห์และจัดระบบงาน (System Analysis & Operation Management) เป็ นเร่ืองเกี่ยวกบั การวิเคราะห์และปรับปรุงงาน การกาหนดเวลามาตรฐาน การปรับปรุงวิธีการทางานให้ง่ายข้ึนการควบคุม การออกแบบและการผลิตแบบฟอร์มใช้ในสานักงาน การทาคู่มือ งานเหล่าน้ีตอ้ งอาศยัทีมงานที่มีความชานาญและตอ้ งมีความรู้และประสพการณ์ในการบริหารงานสานกั งานอยา่ งมาก บางองค์กรต้องใช้วิธี ว่าจ้างที่ปรึ กษาหรื อบริ ษัทรั บจ้างเฉพาะด้านน้ี จากภายนอกมาทาการปรั บปรุ งระบบงาน ปัจจุบนั การวเิ คราะห์และออกแบบจดั ระบบงานอาศยั เทคโนโลยีดา้ นคอมพิวเตอร์มาช่วย มีการใชร้ ะบบโปรแกรมสาเร็จรูปเชิงพาณิชยกรรม หรือการหาบริษทั ผขู้ าย (Vendor) จากตา่ งประเทศท่ีมีระบบงานดีเพยี งพอ แลว้ นามาปรับดดั แปลงใหส้ อดคลอ้ งกบั สภาพแวดลอ้ มของแตล่ ะองคก์ ร 5. การควบคุมระบบงานในสานักงาน (Control) เป็ นการควบคุมคุณภาพงาน การวดั และควบคุมผลผลิต การควบคุมผลสาเร็จของงาน โดยสัมพนั ธ์กบั เวลาและปัญหาท่ีเกิดในการปฏิบตั ิงานโดยอาศยั เทคนิคหรือเครื่องมือช่วยในการควบคุมท่ีเรียกว่า PERT (Program Evaluation and ReviewTechnique) และ CPM (Critical Path Method) การทางานงบประมาณ (Budgeting) เป็นตน้ 6. การบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources Management) เป็ นงานที่ต้องรับผิดชอบสูงโดยมีขอบเขตงานหลากหลายข้นั ตอน ต้งั แต่การสรรหาและคดั เลือกบุคลากรและการวเิ คราะห์และประเมินค่างานการกาหนดอตั ราค่าจา้ งเงินเดือน การฝึ กอบรม การเลื่อนตาแหน่ง แรงงานสัมพนั ธ์ การลงโทษทางวนิ ยั การออกจากงาน การจา่ ยคา่ ตอบแทน บาเหน็จบานาญ เป็นตน้ 7. การจัดลักษณะรูปแบบงานภายในสานักงาน (Workflow Process) เป็ นการกาหนดบทบาทและมอบหมายวา่ มีงานอะไรท่ีตอ้ งจดั ทา และบรรจุบุคคลที่มีบุคคลที่มีคุณสมบตั ิเหมาะสมเขา้ ไปในงานน้นั มีการกาหนดไหลเวยี นของงาน และความสัมพนั ธ์ระหวา่ งหน่วยงานภายในองคก์ รอยา่ งชดั เจน เช่น 6 /11

ระหวา่ งการบริหารส่วนกลาง และสานกั งานสาขา หรือมีการกาหนดความรับผิดชอบของผปู้ ฏิบตั ิงานแต่ละตาแหน่งไวใ้ หแ้ น่นอน เป็นตน้ ผ้บู ริหารสานักงาน(Office Manager) คือบุคคลท่ีทาหน้าที่บริหารสานักงานโดยนาทรัพยากรการบริหารต่างๆ มาใช้ร่วมกนั ตามข้นั ตอนการบริหาร หรือทาหนา้ ท่ีในการส่ังการใหพ้ นกั งานในสานกั งานปฏิบตั ิงานเพื่อให้งานเป็ นไปตามเป้าหมาย ดงั น้นั การบริหารสานกั งานจึงเกี่ยวขอ้ งกบั การจดั หาและการใชท้ รัพยากรตา่ งๆ ทรัพยากรในสานักงาน ทรัพยากรต่างๆ เหล่าน้ีจะตอ้ งถูกนามาใช้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพ่ือใหบ้ รรลุเป้าหมายและเกิดประโยชน์สูงสุด โดยเสียค่าใชจ้ ่ายนอ้ ยที่สุด นน่ั คือตอ้ งมีการใชท้ รัพยากรอยา่ งประหยดั ดงั น้นั ผบู้ ริหารสานกั งาน จึงมีหนา้ ที่เกี่ยวกบั ทรัพยากรท้งั 6 ดงั น้ีคือ 1. ทรัพยากรมนุษย์ 2. อุปกรณ์ เคร่ืองมือเคร่ืองใชต้ ่างๆ 3. วธิ ีการบริหาร 4. ส่ิงแวดลอ้ ม 5. ทรัพยากรขอ้ มูล 6. ทรัพยากรการเงิน 1 ทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) เนื่องจากพนกั งานในสานกั งานเป็ นผูใ้ ห้บริการและประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ ภายในบริษทั และระหว่างบริษทั กบั บุคคลภายนอก ดงั น้นั ผูบ้ ริหารสานกั งานจึงตอ้ งคดั เลือกพนกั งานท่ีจะเขา้ ทางาานอยา่ งพิถีพิถนั และตอ้ งฝึกหดั อบรมสอนวธิ ีการทางานต่างๆ ภายในองค์กร และกระตุน้ ให้พนักงานเหล่าน้ีปฏิบตั ิงานด้วยความภูมิใจในหน้าที่ มีการแนะแนวทางในการทางานต่างๆ ภายในองคก์ รและกระตุน้ ใหพ้ นกั งานปฏิบตั ิงานดว้ ยความภูมิใจในหนา้ ที่มีการแนะแนวทางในการทางานและสอนงานที่สาคญั เพ่ือให้พนักงานสามารถปฏิบตั ิงานได้ตามมาตรฐาน ตลอดจนกาหนดระเบียบวินยั วางโครงสร้างของงาน การพฒั นาบุคลากรโดยมีเป้าหมายเพอ่ื ใหพ้ นกั งานทางานดว้ ยความจงรักภกั ดีและมีความพึงพอใจในการทางาน 2 อุปกรณ์เคร่ืองมือเคร่ืองใช้ต่าง ๆ (Equipment Resource) พนกั งานในสานกั งานจะสามารถทางานไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพถา้ มีการจดั เตรียมเคร่ืองมือที่ถูกตอ้ งไวใ้ ห้ ซ่ึงผจู้ ดั การสานกั งานมีหนา้ ที่ท่ีจะตอ้ งจดั หาและแนะนาการใชเ้ คร่ืองมือต่าง ๆ เช่นโต๊ะทางาน อุปกรณ์เก็บเอกสาร และอุปกรณ์อ่ืน ๆเพื่อให้การปฏิบัติงานในหน้าที่เป็ นไปอย่างมีประสิทธิผลและการใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างถูกต้องเนื่องจากเครื่องมือเครื่องจกั รและอุปกรณ์ต่าง ๆ มีความซบั ซอ้ นมากข้ึน ดงั น้นั ผจู้ ดั การสานกั งานจะตอ้ งพฒั นาตนเองให้ทนั สมยั เพ่ือให้เกิดความรู้ความเขา้ ใจในอุปกรณ์เครื่องมือต่าง ๆ ของสานกั งานท่ีถูกสร้างข้ึนมาใหม่ ๆ และสามารถแยกแยะไดว้ ่าสิ่งใดจาเป็ นตอ้ งใช้หรือจะตอ้ งมีการปรับปรุงสิ่งใดบา้ งวิธีการที่ผูจ้ ดั การจะพฒั นาตนเองสามารถทาไดห้ ลายวิธี เช่น การอ่านวารสารและหนังสือท่ีเก่ียวขอ้ ง 7 /11

การไปชมการแสดงนิทรรศการเก่ียวกบั เครื่องใช้สานกั งาน ให้ความสนใจกบั การประชุมต่าง ๆ ท่ีเก่ียวขอ้ งกบั สานกั งาน การติดต่อกบั ผผู้ ลิตและผจู้ ดั หาอุปกรณ์สานกั งาน เป็นตน้ 3 วิธีการบริหาร (Management methods) งานของสานกั งานท่ีสาคญั ประกอบด้วย 2 ด้านดงั น้ี 3.1 วิธีการบริหาร ประกอบดว้ ยข้นั ตอนคือการวางแผน การจดั องคก์ ร การสัง่ การ การควบคุม 3.2 วิธีการปฏิบัติการ ประกอบดว้ ยการกาหนดข้นั ตอนในการดาเนินงาน และระบบงาน ซ่ึง เป็นสิ่งสาคญั มากถา้ ใชว้ ธิ ีการที่ดีงานก็จะออกมาอยา่ งมีประสิทธิผลซ่ึงในการน้ีจะตอ้ งใชท้ กั ษะ ความชานาญของพนักงาน และจะต้องจัดหาสิ่งอานวยความสะดวก ในการใช้อุปกรณ์ สานกั งานตา่ ง ๆ ดว้ ย 4 สิ่งแวดล้อม (Environment) ประกอบดว้ ยสิ่งท่ีเขา้ มามีผลกระทบต่อการทางานในองคก์ รไดแ้ ก่ สภาพแวดลอ้ มทวั่ ไปทางกายภาพ ที่ต้งั สานกั งาน เฟอร์นิเจอร์ แผนผงั การทางาน การตกแต่ง ส่ิงเหล่าน้ีมีผลต่อการปฏิบตั ิงานที่มีประสิทธิผลของพนกั งาน รวมท้งั ประสิทธิผลของระบบงานตลอดจนกระบวนการปฏิบตั ิงานดว้ ย ซ่ึงผูจ้ ดั การสานกั งานจะตอ้ งมีความสามารถเกี่ยวกบั การควบคุมสถานที่ทางาน โดยจะต้องมีความรอบรู้เพื่อจะได้เสนอแนะเม่ือตอ้ งการเปลี่ยนแปลงสถานที่ต้งั ถ้าจาเป็ นสิ่งแวดลอ้ มภายในองคก์ รที่เกี่ยวขอ้ งกบั การดาเนินงานของสานกั งานไดแ้ ก่ ส่ิงแวดลอ้ มดา้ นกายภาพส่ิงแวดลอ้ มเก่ียวกบั กระบวนการการปฏิบตั ิงาน 5 ทรัพยากรข้อมูล (Information Resource) ขอ้ มูลที่เก่ียวขอ้ งกบั ทรัพยากรมนุษย์ ทรัพยากรอุปกรณ์เครื่องมือเคร่ืองใชต้ า่ ง ๆ วธิ ีการจดั การ และวธิ ีปฏิบตั ิการ 6 ทรัพยากรการเงิน (Financial resource) เป็ นเงินทุนต่าง ๆ ท่ีสานักงานตอ้ งมีไวเ้ พ่ือใช้ในการจดั ซ้ือทรัพยากร อุปกรณ์เครื่องมือเคร่ืองใชต้ ่าง ๆ และเป็ นค่าใชจ้ ่ายค่าตอบแทนทรัพยากรมนุษย์ตลอดจนค่าใชจ้ า่ ยในการดาเนินธุรกิจ ส่ิงแวดล้อมเกี่ยวกับกระบวนการปฏิบัติงาน สิ่งแวดล้อมท่ีเก่ียวข้องกับกระบวนการการปฏิบตั ิงาน เช่น พนกั งานและฝ่ ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวขอ้ ง โครงสร้างองคก์ ร แผนผงั การทางาน ฯลฯ ส่ิงต่าง ๆเหล่าน้ีจะตอ้ งใหส้ อดคลอ้ งกนั ซ่ึงจะไม่ทาใหเ้ กิดปัญหาในการทางาน คุณสมบตั ิของผู้บริหารสานักงาน Zane K. Quible ไดก้ าหนดลกั ษณะของผูบ้ ริหารสานกั งานไว้ 5 ดา้ น (Quible. 1980 : 15-17)ดงั น้ี 1. ด้านคุณสมบตั ิ ผบู้ ริหารสานกั งานควรมีคุณสมบตั ิตอ่ ไปน้ี 1.1 ควรมีพ้ืนฐานความรู้ในหนา้ ท่ีธุรกิจดา้ นต่าง ๆ เช่น ดา้ นการบญั ชี การตลาด การขาย การบริหาร ฯลฯ เนื่องจากงานสานักงานเป็ นงานที่ตอ้ งเกี่ยวขอ้ งกบั ฝ่ ายต่าง ๆ ของ องคก์ ร 8 /11

1.2 ควรมีความรู้ความสามารถเฉพาะสาขาวิชาการบริหารสานกั งานเป็ นอย่างดี เช่น มี ความรู้ความสามารถในด้านการวิเคราะห์ระบบ วิธีปฏิบตั ิงานและกระบวนการ ปฏิบตั ิงาน การวดั งาน การกาหนดมาตรฐานสาหรับงานสานกั งาน การบริหารเอกสาร การออกแบบฟอร์ม คอมพิวเตอร์ การประมวลผล การบริ หารพ้ืนที่และการจดั การ แผนผงั สานกั งาน เป็นตน้ 1.3 มีคุณสมบัติในการเป็ นผูน้ าและมีความสามารถในการจูงใจ ท้งั น้ีข้ึนอยู่กับขนาด องค์กรถ้าเป็ นองค์กรขนาดใหญ่ผูบ้ ริหารสานักงานเป็ นผูก้ าหนดนโยบายและการ ตดั สินใจ ตอ้ งมีความสามารถในการจูงใจ ผูใ้ ตบ้ งั คบั บญั ชาให้ปฏิบตั ิงานด้วยความ ต้งั ใจ , ตอ้ งมีความซ่ือสัตยต์ ่อองค์กร มีความสามารถท่ีจะทางานร่วมกบั ผูอ้ ่ืนไดเ้ ป็ น อยา่ งดีและมีมนุษยสัมพนั ธ์ท่ีดี 1.4 มีความสามารถท่ีจะมอบอานาจหน้าท่ี การส่ังการและการติดต่อสื่อสารกบั บุคคลอื่น ได้อย่างมีประสิทธิผล เป็ นผู้ที่ยอมรับความคิดเห็นของบุคคลอื่นด้วย โดยให้ ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชามีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น2. ผู้บริหารสานักงานต้องมีความเช่ียวชาญในสาขาวิชาชีพ และเป็ นนกั บริหารโดยอาชีพ พยายามปรับปรุงตวั เองโดยพยายามแสวงหาความรู้ใหม่ ๆ ในด้านน้ีตลอดเวลา เช่น การศึกษาหาความรู้จากสถาบนั การบริหารตา่ ง ๆ3. มีประสบการณ์ในการทางาน แมว้ ่าความรู้เป็ นสิ่งจาเป็ นสาหรับผูบ้ ริหารสานกั งาน แต่ ประสบการณ์ในการทางานเป็นสิ่งท่ีตอ้ งมีควบคู่กบั ความรู้ ตาแหน่งผูบ้ ริหารในสานกั งาน ไม่เหมาะสมที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย ๆ เพราะเป็ นตาแหน่งที่ต้องอาศัย ประสบการณ์พอสมควร ดว้ ยเหตุผลน้ีตาแหน่งผบู้ ริหารสานกั งานจึงมกั จะมาจากการเล่ือน ตาแหน่งเป็ นส่วนใหญ่4. คุณสมบัติเฉพาะท่ีควรจะให้มีในตัวผู้บริหารสานักงาน มีดงั น้ี มีศิลปะในการบริหารคน ฉลาดรอบรู้ ทนั เหตุการณ์ กลา้ ตดั สินใจในทางที่ถูก ตอ้ งหมนั่ ศึกษาหาความรู้และเอาใจใส่ ปรับปรุงตนเองอยเู่ สมอ มีความซ่ือสัตย์ ขยนั ขนั แข็ง มีความคิดริเริ่ม ตอ้ งมีความยตุ ิธรรม และเป็ นคนตรงต่อเวลา มีสุขภาพสมบูรณ์แข็งแรง อดทนต่อการทางานหนัก มี ความสามารถในการทางานร่วมกบั ผอู้ ่ืนได้5. ลกั ษณะอ่ืน ๆ เช่นผบู้ ริหารสานกั งานส่วนใหญ่เป็นชายแต่ในระยะหลงั มีผบู้ ริหารสานกั งาน ที่เป็ นหญิงเพิ่มข้ึนเรื่อย ๆ มีความรู้ในระดบั ปริญญาตรีเป็ นส่วนใหญ่ อยู่ในตาแหน่ง ผบู้ ริหารสานกั งานประมาณ 5 ปี มีประสบการณ์ในการทางาน 10-15 ปี มีอายปุ ระมาณ 40- 50 ปี มีผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาระหวา่ ง 3-14 คน 9 /11

 หน้าทแี่ ละความรับผดิ ชอบของผู้บริหารสานักงาน การกาหนดหนา้ ที่ความรับผดิ ชอบของผบู้ ริหารสานกั งานน้นั มีลกั ษณะแตกตา่ งกนั ไป แลว้ แต่ประเภท ขนาดนโยบายขององคก์ รแต่ละแห่ง ลกั ษณะของงานและความไวว้ างใจจากผบู้ ริหารระดบั สูงดงั น้นั หนา้ ที่และความรับผดิ ชอบของผบู้ ริหารในสานกั งานแตล่ ะแห่งอาจไม่เท่ากนั และไม่เหมือนกนั ก็ได้ จากแนวความคิดของนักวิชาการได้กาหนดรายละเอียดของงานส่วนใหญ่ท่ีผูบ้ ริหารสานักงานจะตอ้ งรับผดิ ชอบ หนา้ ท่ีทางการบริหารของผบู้ ริหารสานกั งาน 1. การวางแผน การวิเคราะห์ข่าวสารขอ้ มูลท่ีเก่ียวขอ้ งกบั องค์กรท้งั ในอดีต ปัจจุบนั และแนวโนม้ ท่ีอาจเกิดข้ึนในอนาคต เพ่ือนามาสู่การวางแผนการพฒั นาสานกั งานให้สอดคลอ้ งและไปในทิศทางเดียวกนั กบั แผนระยะยาวขององคก์ ร โดยมีความรับผิดชอบในกิจกรรมคือการออกแบบสานักงาน การวางแผนและการจดั วางผงัสานักงาน การจดั แสงสว่างภายในสานกั งาน การตกแต่งสีสันภายในสานักงาน การกาหนดอุณหภูมิความช้ืน การจดั ระบบไฟฟ้า การควบคุมเสียง ดูแลหอ้ งพกั หอ้ งปฏิบตั ิการ ลิฟต์ บนั ไดเลื่อน รับผดิ ชอบต่อเฟอร์นิเจอร์และเครื่องใชส้ านกั งาน เลือกและสรรหาอุปกรณ์ต่าง ๆ บารุงรักษาใหอ้ ยใู่ นสภาพดีอยู่เสมอ กาหนดมาตรฐานของอุปกรณ์ จดั หามาทดแทนเมื่อชารุดเสียหาย ควบคุมการจดั ซ้ือ เป็นตน้ 2. การจัดองค์กร รับผิดชอบตอ่ การสร้างหรือกาหนดรูปแบบโครงสร้างขององคก์ รเพอ่ื ใหเ้ กิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดาเนินงานท้งั หมด กาหนดความสัมพนั ธ์การทางานระหว่างพนกั งาน 3. การชักจูงหรือชักนา ตอ้ งเป็นผกู้ ระตุน้ ใหเ้ กิดการทางาน เกิดความสามคั คีในการทางาน 4. การควบคุม ควบคุมแผนกต่าง ๆ การออกแบบฟอร์มเช่นกาหนด ขนาด กระดาษ สี แบบของแบบฟอร์ม การบริหารเอกสารเช่นการผลิตและกาหนดระบบการจดั เก็บ การป้องกันความปลอดภยั แก่เอกสาร การจดั โปรแกรมทาลายเอกสาร การออกคู่มือการจดั ทามาตรฐานงาน การควบคุมการจดั ซ้ือโดยทว่ั ไป การทารายงานควบคุมการทางานการติดต่อส่ือสารเป็ นลายลกั ษณ์อกั ษร การจดั ระบบและวธิ ีปฏิบตั ิงานเช่นแนะนาวธิ ีการเปล่ียนแปลง จดั ทามาตรฐานงาน หาวธิ ีทางานใหง้ ่ายข้ึน 5. การบริหารบุคคลในสานักงาน กาหนดคุณสมบัติ สรรหา คดั เลือก ปฐมนิเทศ บันทึกความกา้ วหนา้ ของพนกั งาน เลื่อนข้นั ฝึกอบรม กาหนดเงินเดือน ประเมินผลงาน แนวโน้มบทบาทของผู้บริหารสานักงาน บทบาทของผบู้ ริหารสานกั งานในลกั ษณะของผบู้ ริหารในองคก์ รปัจจุบนั คือ 1. ผูบ้ ริหารเก่ียวขอ้ งกบั การตดั สินใจในดา้ นนโยบาย ดังน้ันผูบ้ ริหารสานักงานจะตอ้ งมี ความรู้ดา้ นการบริหารและเป็ นผูม้ ีบทบาทสาคญั ต่อฝ่ ายบริหารระดับสูงในการแสดง ความคิดเห็นและตดั สินใจ 10 /11

2. ผบู้ ริหารสานกั งานจาเป็ นตอ้ งมีความรู้ความเขา้ ใจในวิศวกรรมเครื่องจกั ร เทคโนโลยตี ่าง ๆ รวมท้งั การออกแบบระบบการทางาน เนื่องจากสานกั งานจาเป็ นตอ้ งใชเ้ คร่ืองจกั รท่ี ทนั สมยั เช่น คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ส่ือสารอื่น ๆ 3. ผบู้ ริหารสานกั งานตอ้ งเก่ียวขอ้ งกบั การควบคุมดา้ นตน้ ทุนการปฏิบตั ิงานในสานกั งานท่ี จะสูงข้ึน เช่น ตน้ ทุนเก่ียวกบั วสั ดุอุปกรณ์สานกั งานต่าง ๆ เป็นตน้ 4. บทบาทของผูบ้ ริหารสานกั งานได้เปลี่ยนไป โดยตอ้ งอาศยั การตดั สินใจของผูจ้ ดั การที่ ตอ้ งมีการตดั สินใจถูกตอ้ งรวดเร็ว โดยอาศยั เทคนิคการรวบรวมขอ้ มูลและการวิเคราะห์ ขอ้ มูลที่เหมาะสม 5. งานสานกั งานตอ้ งอาศยั วิธีปฏิบตั ิ กระบวนการปฏิบตั ิ และระบบงานที่ทนั สมยั มีการ แกไ้ ขปรับปรุงให้ดีข้ึนตลอดเวลา ดงั น้นั ผูจ้ ดั การจึงตอ้ งมีความรู้ดา้ นการวิเคราะห์ระบบ ดว้ ย 6. งานสานกั งานจาเป็ นตอ้ งอาศยั พนกั งานที่มีความชานาญเฉพาะอยา่ ง และจาเป็ นตอ้ งอาศยั ผจู้ ดั การที่มีความรู้ความเขา้ ใจในงานสานกั งานและงานบริหารสูงข้ึน จากแนวความคิดน้ีแสดงใหเ้ ห็นวา่ บทบาทผจู้ ดั การสานกั งาน ซ่ึงในอดีตเป็นการจดั การคือ การดาเนินงานให้เป็ นไปตามนโยบายที่กาหนดไว้ และในปัจจุบนั บทบาทของผูจ้ ดั การจะเปล่ียนเป็ นการบริหารการจดั การสานกั งาน กล่าวคือ จะมีบทบาทเป็ นผูก้ าหนดนโยบายที่สาคญั ของงานสานกั งานดงั น้นั ตาราต่างประเทศท่ีเนน้ บทบาทของผูจ้ ดั การในฐานะผบู้ ริหาร (เป็ นผูก้ าหนดนโยบายที่สาคญั )เกี่ยวกบั งานจึงต้งั ชื่อตาราวา่ การบริหารการจดั การสานกั งาน หนงั สืออา้ งอิง1. รศ.ศิริวรรณ เสรีรัตน์ ผศ.สมชาย หิรัญกิตติและอ.ชวลิต ประภวานนท,์ การบริหารสานกั งานแบบใหม่ ฉบบั ปรับปรุงล่าสุด2. เนตร์พณั ณา ยาวริ าช, การจดั การสานกั งาน3. รุจิจนั ทร์ พิริยะสงวนพงศ,์ ชฎาวณี ์ ไชยภูริพฒั น์, เอกสารประกอบการสอนโปรแกรมประยุกตด์ า้ นการจดั การสานกั งานอตั โนมตั ิ, 25444. สุรัสวดี ราชกลุ ชยั , การบริหารสานกั งาน, 2545 11 /11