Business Letter

Business Letter By krubee

ส่ วนประกอบของจดหมายธุ รกิจต่างประเทศ 1. หัวจดหมาย (Letterhead) 9. ชอื่ บรษิ ัท ห้างรา้ น (Company Name) 2. วนั ที่ เดือน ปี (Date Line) 10.ชอ่ื และตาแหน่ งผลู้ งนาม (Name and 3. ท่ีอยู่ของผรู้ บั จดหมาย (Inside Address) 4. Attention Line Position) 5. คาข้ึนต้น (Salutation) 11.ชอ่ื ย่ออ้างองิ (Initials) 6. ชอื่ เรอ่ื ง (Subject Line) 12.ส่ิงทีส่ ่งมาดว้ ย (Enclosure) 7. ข้อความ (Body of Letter) 13.สาเนาคู่ฉบบั (Carbon Copy) 8. คาลงทา้ ย (Complimentary Closed) 14.ปัจฉิมลขิ ิต (Post script)

1.หัวจดหมาย (Letterhead) ประกอบด้วยชอื่ ธุรกจิ และที่อยู่ และบางบรษิ ัทได้บรรจุ เบอรโ์ ทรศัพท์ โทรสาร รหัสโทรเลขไวใ้ นหัวจดหมาย ดว้ ย และอาจมบี างบรษิ ัทใส่ท่ีอย่ขู องสานักงานสาขา และชอ่ื สินค้าทต่ี นเป็นผผู้ ลิต หรอื จาหน่ ายไวด้ ้วย

2. วนั ที่ เดือน ปี (Date Line) วันท่อี อกจดหมายตาแหน่ งการพิมพ์วันท่ี ควรพิมพ์โดยเร่มิ ตน้ จากก่ึงกลางกระดาษใต้ หัวจดหมาย หรอื อาจจะพิมพ์ไวช้ ดิ กน้ั ระยะขวา 3.ท่อี ย่ขู องผรู้ บั จดหมาย (Inside Address) ชอื่ และท่ีอยขู่ องผรู้ บั จดหมายปกติจะมเี พียง 3 หรอื 4 บรรทัดเท่านั้ น คาว่า Inside Address บางครง้ั จะรวมถึงชอ่ื และท่ีอยขู่ องผูร้ บั ให้ปัดจากวนั ท่ีลงมา 4-6-8 ระยะ บรรทดั เด่ียว ท้งั น้ี ข้ึนอยู่กับตัวจดหมายวา่ สั้นยาวเพียงใด

4. Attention Line การท่ีผเู้ ขียนจดหมายต้องการจะให้จดหมายฉบับน้ั นถึงมอื ผใู้ ดในบรษิ ัท การพิมพ์ Attention นิ ยมพิมพ์ไวช้ ดิ กั้นระยะหน้ าหรอื ยอ่ หน้ า 5 เคาะเทา่ กับ ย่อหน้ าจดหมาย หรอื พิมพ์วางศูนย์กลางจากก่งึ กลางกระดาษกไ็ ด้ แล้วแต่ ความนิ ยมของบรษิ ัทธุรกิจแตล่ ะแห่ง การพิมพ์ Attention Line จะพิมพ์ดว้ ยตวั ใหญ่ทัง้ หมด หรอื จะพิมพ์ตวั ใหญ่ เฉพาะตัวอกั ษรแรกของคาและขีดเส้นใตก้ ็ได้ เชน่ ATTENTION MS. LYNDA CLARK ATTENTION Mr. N. D. Morgan Attention of Mr. John Kentucky Attention Ms. Lynda Clark การพิมพ์ Attention ให้ปัดจาก Inside Address 2 ระยะบรรทดั เด่ียว

5. คาข้ึนต้น (Salutation) จะพิมพ์ไว้ได้ Attention (ถ้าม)ี 2 ระยะบรรทดั เดยี่ ว หากไมม่ ี Attention ให้พิมพ์ Inside Address 2 ระยะบรรทัดเดย่ี ว โดยมีหลกั ปฏบิ ตั ดิ ังนี้ 5.1 พิมพ์ Dear ตามด้วยชอ่ื สกลุ ของบคุ คลผรู้ บั จดหมายที่ระบุใน Inside Address เชน่ Dear Mr. Jackson, Dear Mrs. Smith 5.2 พิมพ์ Gentlemen หรอื Dear Sirs สาหรบั ตาแหน่ งผรู้ บั จดหมายทีร่ ะบุใน Inside Address 5.3 พิมพ์ Dear Sir สาหรบั ตาแหน่งผรู้ บั จดหมายทรี่ ะบใุ น Inside Address 5.4 พิมพ์คานาหน้าชอ่ื เกีย่ วกบั อาชพี ย่อใน Inside Address เชน่ Dr. เป็น Doctor, Prof. เป็น Professor เป็นตน้ การพิมพ์คาข้นึ ตน้ (Salutation) ให้พิมพ์โดยปัดจาก Attention (ถา้ ม)ี 2 ระยะบรรทัด เด่ยี วหากไม่มี Attention ให้ปัดจาก Inside Address 2 ระยะบรรทดั เดี่ยว

6. Subject Line (ถ้ามี) บรรทัดเร่ืองที่อ้างอิง ใหพ้ มิ พ์โดยปัด จากคาข้ึนต้น (Salutation) หรอื Attention (ถ้ามี) 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว จะพิมพไ์ ว้ชดิ ก้ันระยะหน้าหรือยอ่ หน้า 5 เคาะเท่ากับย่อหน้าตัวจดหมาย หรอื พิมพ์วางศูนย์กลางจากจุดก่ึงกลางจดหมายเช่นเดียวกับ Attention ก็ ได้ แล้วแต่ความนิยมของบริษัทธุรกิจแต่ละแหง่ Subject Line น้ีอาจใช้ คาว่า Re หรอื In Re แทนคาว่า Subject ก็ได้คาว่า Subject จะละเว้น ไมพ่ มิ พ์ก็ได้ แต่ถ้าพมิ พจ์ ะต้องใส่เคร่อื งหมาย Colon : ไว้ข้างหลัง เชน่ SUBJECT: LEASE RENEWAL Subject: Lease Renewal

7 . ขอ้ ความจดหมาย (Body of the letter) เปน็ ส่วนสาคัญท่ีสดุ ของจดหมาย ซ่ึงจะทาให้ผอู้ ่านทราบความประสงค์ว่าต้องการอะไร โดยปกติตัวจดหมายควรมอี ยา่ งนอ้ ย 2 ตอน การพิมพข์ ้อความจดหมายให้ปัดจาก Subject Line หรอื Salutation 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว รวมท้ังการข้นึ ตอนใหม่ด้วย

8. คำลงท้ำย (The Complimentary Closing) เป็นการกล่าวลาเม่ือจบจดหมาย การพมิ พ์คาลงท้ายให้ปัดจากบรรทัดสุดท้ายของตัวจดหมาย 2 ระยะบรรทัดเด่ียว มีหลักในการพิมพ์ดังนี้ 8.1 จดหมายที่ส่งถึงผูร้ บั ที่เปน็ บริษัท หรอื สง่ ถึงบุคลที่ไมร่ ูจ้ ักค้นุ เคย หรอื จดหมายที่มี คาข้ึนต้นว่า Gentlemen, Dear Sir (s) ให้ พมิ พค์ าลงท้ายว่า Yours truly, Yours very truly, Truly yours, Very truly yours 8.2 จดหมายที่สง่ ถึงผรู้ ูจ้ ักคุ้นเคยเปน็ อยา่ งดี ต้องการแสดงความเปน็ กันเอง ใหพ้ มิ พค์ าลง ท้ายว่า Yours sincerely, Yours very sincerely, Sincerely yours, Very sincerely yours, Cordially, Cordially yours, Very Cordially yours, 8.3 จดหมายที่ส่งถึงผทู้ ่ีเคารพนบั ถือ ใหพ้ มิ พ์คาลงท้ายว่า Yours respectfully, Yours very respectfully, Respectfully yours, Very respectfully yours

9. ผูล้ งนาม (Signer) การพมิ พช์ ่อื ผลู้ งนามใหป้ ดั 4 ระยะบรรทัดเด่ียวจากคาลงท้ายในกรณที ่ีต้องพมิ พ์ช่อื บรษิ ัท (Company Name) ใหป้ ัดจากคาลงท้าย 2 ระยะบรรทัดเด่ียว และพมิ พ์ด้วย ตัวพมิ พ์ใหญ่ท้ังหมด แล้วปัด 4 ระยะ บรรทัดเดี่ยว พมิ พ์ช่อื ผู้ลงนาม สาหรับช่อื ผู้ลงนามกับตาแหน่ง หากพมิ พ์อยูบ่ รรทัด เดียวกัน ใหค้ ่ันด้วยเคร่อื งหมาย , หากอยู่คนละบรรทัดใหป้ ดั 1 ระยะบรรทัด เดี่ยว จากช่ือผู้ลงนามเพ่ือพมิ พต์ าแหน่ง เชน่ John C. Green, Manager John C. Green Manager กรณีพมิ พช์ ่ือบรษิ ัทไว้ใต้ตาแหน่ง ให้ปดั 1 ระยะบรรทัดเด่ียวจากตาแหน่ง พมิ พ์ช่อื บริษัทด้วยตัวใหญ่ ท้ังหมด

10. ชอื่ ย่ออ้างองิ (Identification) ตามปกติจดหมายธุรกจิ จะมีผู้รบั ผดิ ชอบในการรา่ งและการพิมพ์ จดหมาย โดยพิมพ์ชอ่ื ย่อของผู้ รา่ งจดหมายและผูพ้ ิมพ์ชดิ กัน้ ระยะซา้ ย โดยปัดจากตาแหน่ง 2 ระยะ บรรทัดเดี่ยว หากไมม่ ีตาแหน่งให้ปัดจากชอ่ื 2 ระยะบรรทัดเดี่ยว การพิมพ์ชอื่ ย่อผู้รา่ งจด หมาย ให้พิมพ์ดว้ ยอักษรใหญ่ทงั้ หมดตามด้วยชอ่ื ย่อผพู้ ิมพ์ซง่ึ จะ พิมพ์ด้วยอักษรตัวใหญ่ทัง้ หมดหรอื ตวั เล็กทัง้ หมดระหวา่ งชอื่ ยอ่ ให้ คัน่ ดว้ ยเครอื่ งหมาย / หรอื : เชน่ LTG/pl LTG/PL LTG:pl LTG:PL **ในกรณีท่ผี ูร้ า่ งจดหมายและผู้ลงนามเป็นบคุ คลคนเดียวกนั ให้ พิมพ์เฉพาะชอ่ื ย่อผ้พู ิมพ์เทา่ นั้น

11. ส่ิงท่ีส่งมาด้วย (Enclosure) 12. สาเนา (Carbon Copy Notation) เมอ่ื จดหมายฉบับใดมีส่ิงที่ส่งมา การพิมพ์จดหมายธุรกจิ ตอ้ งมกี ารพิมพ์ ดว้ ยจะต้องพิมพ์คาวา่ Enclosure เพ่ือ สาเนาคู่ตน้ ฉบบั เพ่ือประโยชน์ สาหรบการเกบ็ เป็นการบอกผอู้ า่ นว่าได้ส่งอะไรมา เข้าแฟ้มเอกสาร ในการส่งสาเนาให้ผทู้ ่ี ด้วย และชว่ ยเตอื นผสู้ ่งจดหมายดว้ ย เกีย่ วข้องนอกเหนื อจากผรู้ บั จดหมายทีร่ ะบุไว้ ว่าจะต้องการส่งอะไรไปด้วย การ ใน Inside Address ให้พิมพ์ชอื่ ผรู้ บั สาเนาไว้ พิมพ์ Enclosure ให้พิมพ์ใตช้ อ่ื ยอ่ ท่ีตน้ ฉบับชดิ ก้ันระยะซา้ ย โดยปัดจากชอื่ ย่อ อ้างองิ โดยปัด 1-2 ระยะบรรทดั เดี่ยว อา้ งอิง หรอื ส่ิงท่ีส่งมาด้วย (ถ้ามี) 1-2 ระยะ ตวั อยา่ งการพิมพ์ มดี งั นี้ บรรทัดเดย่ี ว ตวั อย่างการพิมพ์มีดงั น้ี cc Mrs. Bond Enclosure cc: Kent Enc. cc Mr. Lion Steve Encl.

การพิมพ์เคร่อื งหมายวรรคตอน 1. เคร่อื งหมายวรรคตอนชนิดเปิด (Open Punctuation Pattern) ไมต่ ้องใส่เคร่อื งหมายใด ๆ ในส่วนต่าง ๆ ของจดหมาย 2. เคร่อื งหมายวรรคตอน แบบผสม (Mixed Punctuation or Standard Pattern) 1. หลังคาข้นึ ต้น (Salutation) ใส่ : (Colon) 2. หลังคาลงท้าย (Complimentary Closed) ใส่ , (Comma) 3. เคร่อื งหมายวรรคตอน แบบปิด (Closed Punctuation) 1. ใส่ . หลังวันท่ี 2. ใส่ , หลังท่ีอยู่ บรรทัดสุดท้ายใส่ . 3. ใส่ : หลังคาข้นึ ต้น 4. ใส่ , หลังคาลงท้าย 5. ใส่ , หลังช่อื ใส่ . หลังตาแหน่ง

รู ปแบบจดหมายธุ รกิจ Full Block Style Modified Block Style Semi - Block Style

THANK YOU Question ?