AHMAD DUA Halaman

LAPORAN AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN KUALITAS ADMINISTRASI PERSURATAN (PENTAS ADAN) Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. Oleh : AHMAD SAFI’I ISKANDAR,SE NHD. XX Kasubag Tata Umum dan Kepegawaian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas Provinsi Kalimantan Tengah PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN TENGAH BADAN PENGEMBAGAN SUMBER DAYA MANUSIA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGAKATAN XX TAHUN 2023



LEMBAR PERSETUJUAN AKSI PERUBAHAN Yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angakat X : Nama : NHD : NIP : Jabatan : Instandi : Judul Aksi Perubahan : Dinyatakan LAYAK untuk diajukan dalam Seminar Rancangan Aksi Perubahan pada hari xx taggal XX, bertempat di ….. Mentor Coach

LEMBAR PENGESAHAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN Yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa Rancangan Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angakat X : Nama : NHD : NIP : Jabatan : Instandi : Judul Aksi Perubahan : TELAH DISEMINARKAN dalam Seminar Rancangan Aksi Perubahan pada hari XX Tanggal XX bertempat di ….. Mentor Coach ii

iii LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN Yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angakat X : Nama : NHD : NIP : Jabatan : Instandi : Judul Aksi Perubahan : Dinyatakan LAYAK untuk di ajukan dalam Seminar Rancangan Laporan Aksi Perubahan pada hari XX Tanggal XX bertempat di ….. Mentor Coach iii

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN Yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa Rancangan Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angakat X : Nama : NHD : NIP : Jabatan : Instandi : Judul Aksi Perubahan : TELAH DISEMINARKAN dalam Seminar Hasil Aksi Perubahan pada hari XX Tanggal XX bertempat di ….. Mentor Coach iv

v i ii DAFTAR ISI iii iv Lembar Pesetujuan Aksi Perubahan v Lembar Pengesahan Rencana Aksi Perubahan 1 Lembar Persetujuan Laporan Aksi Perubahan 1 Lembar Pengesahan Laporan Aksi Perubahan Daftar Isi BAB I RANCANGAN AKSI PERUBAHAN 1.1 Deskrifsi Aksi Perubahan 1.2 Latar Belakang 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 BAB II IMPELEMENTASI AKSI KEPEMIMPINAN 2.1 Deskripsi Hasil Kepemimpinan 2.1.1 Capaian Hasil Perubahan 2.1.2 Manfaat Hasil Perubahan 2.2 Deskripsi Proses Kepemimpinan 2.2.1 Membangun Integritas 2.2.2 Pengelolaan Tim Efektif 2.3 Kelanjutan Aksi Perubahan BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3.1 KESIMPULAN 3.2 SARAN LAMPIRAN v



1 BAB I RANCANGAN AKSI PERUBAHAN 1.1.DESKRIFSI AKSI PERUBAHAN Keberadaan surat dan arsif dengan informasi yang dimiliki merupakan tulang punggung manajemen organisasi. Keduanya memiliki peran penting dalam proses penyajian informasi bagi pemimpin dasar untuk menjadikannya sebuah keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat, tepat dan benar haruslah ada prosedur kerja yang baik. Apabila dokumen dokumen Negara atau persuratan dan pengarispan berserakan pada berbagai tempat tanpa adanya suatu mekanisme yang baik, yang dapat menunjukan adanya dokumen dokumen surat dan arsip tersebut, dan apabila berbagai dokumen dokumen surat dan arsip Negara hilang atau dimusnahkan, semata mata kerena tidak disadari nilai dokumen dokumen tersebut oleh sementara pejabat, maka pemerintah tentu akan menaggung akibat pada hilangnya informasi, dokumen yang hilang akan menyulitkan pemerintah atau pejabat dalam usaha usaha memberi pelayanan kepada masayarakat sebagai pemerintah yang baik. Untuk mempermudah mekanisme pendukumentasian persuratan dan pengarsipan maka dilakukanlah rancangan aksi perubahan ” Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (PENTAS ADAN) ” di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. Di sub bagian umum dan Kepegawaian. Merupakan inovasi peningkatan dalam pelayanan terhadap pengadministrasian pendokumentasian persuratan dan pengarsipan, Program ini merupakan salah satu solusi dalam rangka mengidentifikasi dokumentasi, surat dan arsip. dimana selama ini disebapkan kurangya Sumber Daya Manusia (SDM) dan Kurangnya Anggaran sehingga program ini tidak mencapai target apa yang diharapkan oleh instansi Satua Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 1.2.LATAR BELAKANG Dalam mengantipasi tantangan dalam pelaksanaan pengadministrasian pendokumentasian persuratan dan pengarsipan perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi baru, Perubahan tersebut disusun dalam tahapan tahapan yang terencang, konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas yang berorientasi pada pelayana, dan pencapaian hasil dan manfaat. 1

Sehubungan dengan itu Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas melakukan perubahan yang diarahkan dan apa yang dicapai agar tetap eksis, antisipasi dan inovatif dalam upaya upaya yang akan dilaksanakan sesuai tugas dan fungsi dengan harapan seluruh pegawai dan pihak yang berkepentingan dapat mengenal Instansi dan mengetahui alasan keberadaan dan peran. Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas berdasarkan Peraturan Bupati Kapuas Nomor 45 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Satuan Polisi Pamong Praja Dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas mempunyai tugas membantu Bupati Kapuas melaksanakan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangn daerah dan tugas membantu di bidang Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta Perlindungan Masyarakat meliputi sub Urusan Ketenteraman dan Ketertiban Umum (Satuan Polisi Pamong Praja) dan sub Urusan Kebakaran yang menjadi kewenanggan daerah. Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupatn Kapuas dalam melaksanakan tugas dan kewajiban menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi : a. Perumusan kebijakan daerah di bidang Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta Perlindungan Masyarakat meliputi Sub Urusan Ketenteraman dan Ketertiban Umum (Satuan Polisi Pamong Praja) dan Sub Urusan Kebakaran yang menjadi kewenangan daerah; b. Pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta Perlindungan Masyarakat meliputi Sub Urusan Ketenteraman dan Ketertiban Umum (Satuan Polisi Pamong Praja) dan Sub Urusan Kebakaran yang menjadi kewenangan daerah; c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta Perlindungan Masyarakat meliputi Sub Urusan Ketenteraman dan Ketertiban Umum (Satuan Polisi Pamong Praja) dan Sub Urusan Kebakaran yang menjadi kewenangan daerah; d. Pelaksaanaan administrasi dan penyelenggaraan urusan kesekretariatan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran; dan e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya. 2

3 Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas, menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan administrasi umum, evaluasi pelayanan publik, kepegawaian, keuangan, rumah tangga, perlengkapan, organisasi dan tatalaksana, analisis jabatan, merencanakan, memantau, mengendalikan dan mengevaluasi aset/barang milik daerah, program/kegiatan, dan pengembangan di bidang urusan umum, penataan ruang, dan kebersihan serta pembinaan organisasi. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretariat menyelenggarakan fungsi : a. penyusunan kebijakan teknis administrasi kepegawaian, administrasi keuangan dan aset, perencanaan pelaporan dan urusan rumah tangga; b. penyelenggaraan kebijakan administrasi umum; c. pembinaan, pengkoordinasian, pengendalian, pengawasan program dan kegiatan Subbagian; d. penyelenggaraan evaluasi program dan kegiatan Subbagian; e. evaluasi penyelenggaraan pelayanan publik; dan f. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugasnya. Untuk melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud, Sekretaris mempunyai uraian tugas : a. merencanakan operasional pelaksanaan tugas di lingkungan Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan peraturan dan perundangan yang berlaku agar pelaksanaan tugas terlaksana dengan baik dan lancar; b. membagi dan mendistribusikan tugas kepada kepala Subbagian dan fungsional umum berdasarkan pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan uraian tugasnya agar tugas dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu; c. memberikan petunjuk dan membina teknis operasional pelaksanaan tugas kepada kepala Subbagian dan fungsional umum secara lisan maupun tertulis sesuai dengan Petunjuk Teknis Operasional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan sesuai dengan rencana, prosedur dan ketentuan yang berlaku; d. menyelia (melakukan supervisi/pengawasan) pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan peraturan dan pedoman dan petunjuk teknis yang berlaku sehingga pelaksanaan tugas berjalan dengan baik dan tidak menyalahi aturan yang ada; e. melaksanakan koordinasi dan konsultasi pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran ke instansi terkait 3

yang berlaku berdasarkan disposisi Pimpinan sehingga didapatkan kejelasan prosedur, sistem dan tata kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku; f. mengatur urusan tata usaha, keuangan, aset, perencanaan dan pengendalian serta pembinaan kepegawaian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan peraturan dan pedoman yang berlaku sesuai dengan keadaan yang terjadi di lapangan untuk mendapatkan pertimbangan, saran dan petunjuk dari pimpinan; g. melaksanakan inventarisasi semua barang bergerak dan tidak bergerak milik Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan pedoman yang berlaku agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan tata aturan yang ada; h. memberi petunjuk pemeliharaan keamanan dan ketertiban pada lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan diposisi pimpinan sehingga didapatkan kejelasan prosedur, sistem dan tata kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku; i. menyusun nota pertimbangan, saran dan telaah terkait pelaksanaan kegiatan dan tugas-tugas Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan peraturan dan pedoman yang berlaku sesuai dengan keadaan yang terjadi di lapangan untuk mendapatkan pertimbangan, saran dan petunjuk dari pimpinan; j. memberikan pelayanan koordinasi dan konsultasi terkait pelaksanaan tugas Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran kepada pihak yang membutuhkan sesuai dengan peraturan dan pedoman yang berlaku sehingga didapatkan informasi yang akurat dan tepat; k. mengevaluasi pelaksanaan tugas kepala Subbagian dan fungsional berdasarkan laporan pelaksanaan tugas agar dapat dilakukan pemberian umpan balik/feedback dan pembenahan sehingga pelaksanaan tugas dapat berjalan lebih baik di waktu yang akan datang; dan l. melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada pimpinan berdasarkan disposisi dan petunjuk dari pimpinan agar pelaksanaan tugas terlaksana dengan baik. Seksi Pencegahan kebakaran mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaaan Pencegahan, pengendalian, pemadaman, penyelamatan, dan penanganan bahan berbahaya dan beracun kebakaran dalam Daerah Kabupaten. Subbagian Umum dan Kepegawaian Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan ketatausahaan dan surat menyurat, urusan kepegawaian, urusan rumah tangga dan perlengkapan, pelaksanaan hubungan masyarakat dan informasi publik, perpustakaan dan organisasi. 4

5 Dalam melakukan tugas sebagaimana dimaksud, Subbagian umum dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi : a. penyusunan rencana kegiatan; b. penyiapan dan penerapan pedoman administrasi surat menyurat dan kearsipan; c. pengurusan surat menyurat dan kearsipan; d. penyiapan bahan penyusunan rencana kebutuhan dan pengembangan pegawai, formasi pegawai; e. penyiapan bahan pengusulan pengangkatan PNS, mutasi, kenaikan pangkat, promosi dan mutasi jabatan, kenaikan gaji berkala, cuti pegawai; f. penyiapan bahan pengusulan dan penyelenggaran Diklat PNS; g. penyiapan bahan evaluasi dan penyusunan organisasi serta ketatalaksanaan; h. penyelenggaraan absensi pegawai; i. penyiapan bahan analisis jabatan; j. penyiapan penyusunan rancangan peraturan perundang-undangan; k. penyiapan bahan pembinaan PNS; k. penyiapan bahan penggajian PNS dan tenaga kontrak; m. penyelenggaraan urusan rumah tangga dinas; l. penyelenggara urusan tata usaha; m. penyiapan barang, penyelenggaraan dan pengurusan kehumasan dan publikasi; dan n. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugasnya. Untuk melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud, Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai uraian tugas : a. merencanakan kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan rencana kerja Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan agar terwujudnya keserasian dan kesesuaian pelaksanaan tugas sesuai dengan sasaran strategis dinas; b. membagi tugas, membimbing dan membina fungsional umum sesuai dengan rencana kerja dan pedoman pelaksanaan tugas agar tugas–tugas dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu; c. melaksanakan administrasi ketatausahaan di lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran sesuai dengan peraturan dan pedoman yang ada sehingga terlaksananya tertib administrasi ketatausahaan; d. melaksanakan administrasi kepegawaian di lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran sesuai dengan petunjuk teknis dan prosedur yang berlaku sehingga terfasilitasinya kebutuhan pelayanan administrasi kepegawaian bagi 5

pegawai yang bekerja di lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas; e. melaksanakan dan mengurus pemeliharaan kebersihan dan keamanan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran, kearsipan, mengelola perpustakaan dan keprotokoleraan sesuai dengan peraturan dan pedoman yang ada sehingga terlaksana dengan baik f. melaksanakan penyusunan konsep dokumen analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan di lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku sehingga didapatkan data dan informasi tentang jabatan, beban kerja dan kelas jabatan yang baik, sesuai bobot dan tidak terjadi tumpang tindih tugas dan fungsi serta dapat dipertanggungjawabkan; g. melaksanakan penyelenggaraan dan pengurusan kehumasan serta publikasi sesuai dengan peraturan dan pedoman yang ada sehingga terlaksana dengan baik; h. mengevaluasi pelaksanaan tugas fungsional berdasarkan laporan pelaksanaan tugas agar dapat dilakukan pemberian umpan balik/feedback dan pembenahan sehingga pelaksanaan tugas dapat berjalan lebih baik di waktu yang akan datang; dan i. melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada pimpinan berdasarkan disposisi dan petunjuk dari pimpinan agar pelaksanaan tugas terlaksana dengan baik. Adapun struktur organisasi Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, sebagai berikut : STRUKTUR ORGANISASI Kepala Satuan SYAHRIPIN,S.Sos Pembina Utama Muda/IVc NIP.19680503 198608 1 001 Kelompok Jabatan SEKERTARIS Fungsional TEGUH YUNIANTI Pembina TK I/IVb NIP.19720623 199903 1 007 KEPALA SUB KEPALA SUB KEPALA SUBAG BAGIAN BAGIAN Umum dan Kepegawaian PERENCANAAN KEUANGAN KEPALA BIDANG KEPALA BIDANG KEPALA BIDANG KEPALA BIDANG GAKDA TRANTIB LINMAS DAMKAR 6

7 KEPALA SEKSI KASI KETERTIBAN KASI DATA DAN KASI PENCEGAHAN PENEGAKAN UMUM INFORMASI BAHAYA KEPALA SEKSI KASI KETENTERAMAN KASI PELATIHAN KEBAKARAN PENGAWASAN MASYARAKAT DAN MOBILISASI KASI Unit Pelaksana Sat Pol PP Kecamatan PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DALAM PENCEGAHAN KEBAKARAN Salah satu isu utama melaksanakan kegiatan teknis oprasional dan kegiatan teknis di Satuan Polis Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas adalah Anggaran, hal ini menjadi perhatian yang berimbas kepada pelaksanaan kegiatan di sub bagian umum dan kepegawaian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebaran Kabupaten Kapuas. Adapun capaian organisasi Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas Bidang Kesekertariatan, sebagai berikut : No Sasaran Indikator Target Uraian Indikator Pagu Realisasi Sasaran Sasaran Program 1 2 5 7 89 1. 3 2023 6 4 dst Untuk mengidentifikasi upaya pengadministrasian pendokumentasia persuratan dan pengarsipan “Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (PENTAS ADAN)” yang dilakukan oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, reformer akan mengunakan metode USG (Urgent, Serious, Growth) untuk menentukan factor apa saja yang mempengaruhi baik internal maupun eksternal, sebagai langka awal untuk menetapkan program terobosan yang akan diambil, Hasil metode USG diperoleh rangking/prioritas permasalahan sebagai berikut : 7

NO PERMASALAHAN U S G SKOR PRIORITAS/ RENGKING 1. Sumber Daya 5 5 4 14 II Manusia (SDM) tidak memadai 2. Anggaran Kegiatan 5 4 3 13 IV Tidak Maksimal 3. Sarana dan prasarana 5 4 4 12 III penunjang kegiatan 4. Kurangnya 5 5 5 15 I Sosialisasi Pengadministrasian Persuratan 5. Lemahnya 4 4 3 11 V koordinasi baik di internal maupun exsternal 6. Lemahnya 3 3 4 10 VI Partisipasi inisiatip Staf Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Keterangan : • U = Urgency, tingkat kegawatan apabila masalah tidak ditangulangi akan semakin gawat. • S = Seriosness, tingkat keseriusan masalah dengan masalah lainnya • G = Growth, tingkat luas/besarnya masalah • 5 = Sangat gawat/serius/kuat • 4 = Gawat/serius/kuat • 3 = Cukup gawat/serius/kuat • 2 = Tidak gawat/serius/kuat • 1 = Tidak ada pengaruhnya Dari hasil analisa USH (Urgent, Serios, Growth) terdapat enam (6) masalah yang menyebabkan masih kurangnya pelaksanaan pengadministrasian pendokumnetasian persuratan dan pengarsipan disebabkan lemahnya Sumber Daya Manusia terhadap administrasian. 8

9 Untuk mengatasi masalah utama tersebut diatas, serta untuk mencapai sasaran pencapaian kinerja sub bidang umum dan kepegawian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas maka, reformer mencetuskan ide/ gagasan Aksi Perubahan berupa program yaitu ” Peningkatan kualitas Administrasi Persuratan (PENTSD ADAN) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 1.3.AREA DAN FOKUS PERUBAHAN a. Area Perubahan Area perubahan yang dilakukan adalah program ” Peningkatan kualitas Administrasi Persuratan (PENTSD ADAN) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. terkait dengan pelaksanaan pengadministrasian sub bidang umum dan kepegawaian. b. Fokus Perubahan Aksi perubahan ini berfokus pada pemberdayaan sub bidang umum dan kepegawian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, sebagai pengadministrasian pendokumentasian persuratan dan pengarsipan. 1.4.TUJUAN DAN MANFAAT a. Tujuan : Aksi perubahan yang reformer laksanakan bertujuan memberdayakan Staf Sub Bidang Umum dan Kepegawian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas dalam pengelolaan pengadministrasian pendokumentasian, persuratan dan pengarsipan ini dapat dilaksanakan dengan beberapa kegiatan yaitu sebagai berikut : NO TARGET TUJUAN SASARAN 1. JANGKA PENDEK 1. Terbentuknya Terwujudnya SDM yang handal dalam Tim Efektif pelaksanaan 2. Terlaksananya Pengadministrasian Uji coba Rancangan Aksi Perubahan 2. JANGKA MENEGAH Terlaksananya Terwujudnya 9

Peningkatan Peningkatan Kualitas Administrasi Kualitas Persuratandi Satuan Polisi Administrasi Pamong Praja dan Pemadam Persuratandi Kebakaran Kabupaten Satuan Polisi Kapuas. Terwujudnya Pamong Praja dan Program Peningkatan Pemadam Kualitas Administrasi Kebakaran Persuratandi Satuan Polisi Kabupaten Kapuas. Pamong Praja dan 3. JANGKA PANJANG Pemadam Terwujudnya Kebakaran Pengelolaan Kabupaten Peningkatan Kapuas.Kabupaten Kualitas Kapuas. Administrasi Persuratandi Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. b. MANFAAT Berikut ini merupakan beberapa manfaat yang diharapkan dengan dilaksanakanya aksi perubahan antara lain : INTERNAL : 1. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia (SDM) Sub Bidang Umum dan Kepegwian di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 2. Mempermudah pengawasan terkait pengadministrasian Pendokumentasian, pesruratan dan pengarsipan. 3. Mempermudah pembinaan terkait pengadministrasian pendokumentasian persuratan dan pengarsipan. 10

11 4. Tercapainya program kegiatan dalam rangka meningkatkan kinerja Sub Bidang Umum dan Kepegawian Satuan polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. EKSTERNAL : 1. Meningkatnya kinerja dan peran serta anggota Sat Pol PP dan Damkar. 2. Mengingkatnya pasilitas pengadministrasian dokumentasi surat dan arsip. 3. Mengurangi resiko hilang dan tercecernya dokumen surat dan arsip surat pada Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 1.5.KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS Keterkaitan aks perubahan dengan isu strategi dengan RPJMD Kabupaten Kapuas Tahun 2023- 2023 : ISU STRATEGIS TUJUAN SASARAN Meningkatnya Peningkatan Penanganan ganguan ketenteraman, ketertiban Ketenteraman dan ketenteraman dan umum dan perlindungan ketertiban umum ketertiban umum masyarakat Penegakan Peraturan Daerah Meningkatnya Pencegahan, Pembinaan dPenyidikan penangulangan bahaya Penanggulangan, Pegawai Negeri Sipil kebakaran Penyelamatan Pencegahan, Kebakaran dan Pengendalian, Penyelamatan Non Pemadaman, Kebakaran Penyelamatan dan Penanganan Bahan Meningkatnya pelayanan Penunjang urusan Berbahaya dan Beracun Sat Pol PP dan Damkar pemerintahan daerah Inpeksi peralatan proteksi kebakaran Investigasi kejadian kebakaran Pemberdayaan masyarakat dalam pencegahan kebakaran Perencanaan, pengangaran dan evaluasi kinerja perangkat daerah Administrasi Keuangan Administrasi barang milik 11

daerah Administrasi Kepegawaian perangkat daerah Administrasi umum peragkat daerah Pengadaan barang milik daerah penunjang urusan kepemerintahan daerah Pemeliharaan barang milik daerah penunjang urusan pemerintah daerah Upaya untuk menjaga hasil pembangunan agar dapat dinikmati secara merata oleh seluruh lapisan masyarakat Kabupaten Kapuas, merupakan bagian dari proses pencapaian visi misi daerah Kabupaten Kapuas yaitu : Visi : Terwujudnya Kabupaten Kapuas Yang Lebih Maju,Sejahtera, dan Mandiri Melalui Pembanguna Yang adil Dan Merata Serta Berkelanjutan. Adaun Misi pemerintah Kabupaten Kapuas Tahun 2018-2023 yang berkaitan dengan capaian tujuan dan sasaran serta tugas fungsi Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas adalah Misi Ke 13 Yaitu : Meningkatkan Kerukunan,Kedamian, Keimanan tanpa memandang perbedaan suku, agama, ras dan golongan. Salah satu butir RPJMD Tahun 2018-2023 Kabupaten Kapuas yang dijabarkan/diimplementasikan Oleh Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas adalah Meningkatkan Pelayanan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Tujuan tersebut sejalan dengan latar belakang reformer melakukan aksi perubahan agar Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas mendapatkan keberhasilan Visi dan Misi Kabupaten Kapuas. 1.6.PENTAHAPAN (MILSTONE) Tahapan jangka pendek,menengah dan jangka panjang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan dari aksi perubahan ini adalah sebagai berikut : 1. Jagka Pendek 12

13 2. Jagka Menengah 3. Jangka Panjang TAHAPAN UTAMA DAN KEGIATAN WAKTU JANGKA PENDEK 1. 1. MILSTONE I : Dalam tahapan pertama, reformer Membentuk Tim Efektif akan membentuk Tim Efektif, dengan Dilaksanakan Minggu Ke X dan Ke X Kegiatan sebagai berikut : 2003 • Melakasanakan rapat persiapan dengan Kasat Pol PP dan Damkar, Mentor, Tim Efektif yang akan membantu reformer melaksanakan aksi perubahan. • Pembentukan Tim Efektif pelaksanaan aksi perubahan. • Pembagian tugas Tim Efektif • Membuat Surat Keputusan Kasat Pol PP dan Damkar Kapuas Tentang Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan 2. 2. Milestones 2 : Dalam tahapan ke dua, reformer 3. Membangun rencangan Aksi melaksanakan rancangan pelaksanaan Perubahan aksi perubahan dengan langka 4. Dilaksanakan pada minggu ke x s/d x langkah sebagai berikut : 2023 • Melaksanakan rapat persiapan dengan mentor dan tim efektif membahas rencana aksi perubahan • Mencari dukungan stakeholder • Pendataan/pengagendaan surat dan meletakan sesuai tata tempat • Pembuatan surat dukungan terkait aksi perubahan 5. 3. Milestone 3 Dalam tahapan ketiga, reformer 6. Uji coba Rancangan Aksi melakukan uji coba aksi perubahan Perubahan dengan kegiatan sebagai berikut : 7. Dilaksanakan pada Minggu ke X s/d • Koordinas dengan mentor 13

X 2023 mengenai rencana uji coba pelaksanaan aksi perubahan 8. 4. Milestone 4 • Koordinasi dengan pihak terkait 9. Pelaporan Kegiatan tentang suarat dukungan aksi 10. Dilaksanakan pada minggu ke X perubahan • Memberi bimbingan arahan teknis s/d X 2023 kepada Internal dan eksternal terkait tentang Peningkatan JANGKA MENEGAH Kualitas Administrasi Persuratan Milestones 5 (Pentas Adan) di Satuan Polisi Mewujudkan Pengelolaan Layanan Pamong Praja dan Pemadam Administrasi Kebakaran Kabupaten Kapuas Dilaksanakan pada xx Dalam tahapan ke empat, reformer menyusun laporan aksi perubahan dengan langkah langkah : • Melakukan monitoring pelaksanaan • Melakukan evaluasi kegiatan • Mengumpulkan bahan bahan dan bukti bukti aksi perubahan • Menyusun laporan aksi perubahan Pada Tahapan pencapain jangka menengah ini adalah rancangan Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas : • Mengusulkan program kegiatan • Mengususlkan angaran kegiatan JANGKA PANJANG Pada tahapan pencapaian jangka Milestones 6 panjang menjadikan Impelementasi Terlaksananya Impementasi Peningkatan Kualitas Administrasi Pengelolaan Layanan Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Tahun Anggaran 2024 14

15 Kebakaran Kabupaten Kapuas sebagai Program Kegiatan. 1.7.TATA KELOLA AKSI PERUBAHAN Untuk melaksanakan tahapan tahapan dalam pelaksanaan aksi perubahan, reformer membentuk tim efektif yang akan membantu pelaksanaan dan oprasionalisasi rencana kegiatan yang telah di susun, Tim efektif dapat digambarkan sebagai berikut : MENTOR COACH TEGUH YUNIANTO,SP REFORMER AHMAD SAFI’I ISKANDAR,SE TIM ADMINISTRASI TIM PENCARIAN DATA TIM LAPANGAN Penjelasan tentang tugas tugas setiap anggota tim efektif adalah sebagai berikut : a. Mentor 1. Meberikan arahan terkait jenis perubahan, rencana, dan pelaksanaan secara keseluruhan aksi perubahan. 15

2. Membantu reformer untuk mendapatkan sumber daya dalam pelaksanaan aksi perubahan. 3. Membantu reformer untuk menyelesaiakan permasalahan diluar kewenangan. b. Coach 1. Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan dilakukan oleh reformer. 2. Membimbing dan memantau serta memberikan arahan tentang pelaksanaan aksi perubahan. c. Reformer 1. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah direncanakan dalam projek charter dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki; 2. Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach; 3. Melaporkan progress impelemntasi aksi perubahan kepada coch; 4. Melaporkan seluruh elemen stakeholders terkait (internal dan eksternal) 5. Mengembangkan intrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap proses yang dihasilkan; 6. Menyusun laporan aksi perubahan ke dalam sebuah dalam sebuah diskripsi utuh dari proses penyusunan project charter sampai dengan hasil/capaian dari implementasi aksi perubahan (termasuk deskrifsi dan analisis terhadap critical path dan strategi mengatasi kendala yang muncul); d. Koordinasi dan Tim Administrasi : 1. Bertugas membantu reformer untuk melaksanakan dokumentasi, pengumpulan data data dan menginput bukti aksi perubahan; 2. Menyusun tutorial dan bahan publishing kegiatan; 3. Mempersiapkan sarana dan prasarana kegiatan; e. Koordinasi dan Tim Pencari Data Bertugas membantu reformer untuk melaksanakan pengumpulan data data dilapangan; f. Koordinator dan Anggota Tim Lapangan 1. Bertugas membantu reformer untuk melaksanakan pengadministrasian; 2. Pemantauan kondisi, pengawasan serta pembinaan terhadap pelaksanaan pengadministrasian dokumentasi surat dan arsip; 16

17 1.8.IDENTIFIKASI DAN PETA STAKEHOLDER Stakeholder merupakan induvidu, sekelompok manusia, komunitas atau masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap aksi perubahan yang sedang dilakukan reformer : STAKEHOLDER INTERNAL STAKEHOLDER EKSTERNAL 1. Kepala Sat Pol PP dan Damkar 1. Plt Bupati Kapuas 2. Sekertaris Daerah Kabupaten Kapuas Kabupaten Kapuas 3. dst 2. Sekertaris Sat Pol PP dan Damkar Kabupaten Kapuas Setelah mengidentifikasi stakeholder yang mempengaruhi aksi perubahan ini, selanjutnya reformer analisa terhadap pengaruh stakeholder untuk tercapainya keberhasilan aksi perubahan ini. Analisa Stakeholders LATEN PROMOTERS Plt Bupati Kapuas Kasat Pol PP dan Damkar Sekda Kab.Kapuas Kab.Kps Sekretaris Sat Pol PP dan Damkar Kab.Kps APATEHTIC DEFENDER Untuk menghadapi setiap jenis stakeholder diatas, reformer akan mengunakan strategi komunikasi sebagai berikut : 17

KELOMPOK STAKEHOLDER STRATEGI KOMUNIKASI PROMOTORS Sterategis komunikas yang digunakan adalah untuk meningkatkan dukungan LATENS dan minat promotors terhadap aksi DEFENDERS perubahan ini (closely managed strategy) diantaranya : APATHETIC • Kaloborasi secara regular • Pelopor secara regular • Diskusi secara reguler Strategi komunikasi yang digunakan adalah untuk meningkatkan minat stakeholder terhadap aksi perubahan yaitu dengan : • Sosalisasi dan diskusi • Diskus da persuais agar mereka jadi promotors Strategi komunikasi yang digunakan adalah untuk meningkatkan pengaruh stakeholder agar mendukung aksi perubahan yaitu dengan : • Penjelasan aksi perubahan dan meminta dukungan untuk keberhasilan aksi perubahan • Sosialisasi dan penjelasan yang regular (keep informed) Strategi komunikasi yang digunakan adalah untuk meningaktakan minat stakeholder ini agar mendukung aksi perubahan yaitu sosilisasi dan diskusi 1.9.ESTIMASI ANGGARAN Rencana anggaran untuk aksi perubahan ini mengunakan biaya pribadi reformer, yaitu sebagai berikut : 18

19 JUMLAH 500.000,- NO URAIAN 500.000,- 1. Pengadaan ATK 500.000,- 2. Pembuatan Spanduk Kegiatan 3. Konsumsi 1.10. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA Beberapa kendala masalah yang mungkin muncul pada saat pelaksanaan aksi perubahan adalah : NO KENDALA YANG MUNGKIN STRATEGI MENGATASI MUNCUL KENDALA 1. Sulitnya koordinasi dengan anggota Melakukan pendekatan secara Sat Pol PP dan Damkar Kabupaten formal dan informal serta Kapuas dalam rangka Peningkatan menjaga hubungan kerja yang Kualitas Administrasi Persuratan baik (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas 2. Kurangnya/keterbatasan waktu • Membuat perencanaan yang yang hanya kurang lebih dua bulan detail untuk mengunakan akan mempengaruhi keberhasilan waktu seefektif mungkin aksi perubahan • Membagi tugas ke seluruh anggota tim 1.11. JADWAL KEGIATAN RENCANA AKSI PERUBAHAN Kegiatan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam mewujudkan aksi perubahan, sebagai berikut : NO KEGIATAN JUNI JULI AGUSTUS II III IV I II III IV I TAHUN 2023 A. MEMBENTUK TIM EFEKTIF 1. Melaksanakan rapat persiapan X dengan mentor da tim efektif 19

yang akan membantu reformer melaksnakan aks perubahan 2. Pembentukan tim efektif X pelaksanaan aksi perubahan 3. Pembagia tugas tim efektif X 4. Membuat SK Kasat Pol PP dan X Damkar Kab.Kapuas tentang pembentukan tim efektif aksi perubahan B. MEMBANGUN TIM EFEKTIF 1. Melaksanakan Rapat persiapan X dengan mentor dan tim efektif membahas rencana aksi perubahan 2. Mencari dukungan stakeholder X 3. Pendataan pengagendaan surat X masuk dan suarat keluar X 4. Pembuatan penandatanganan suarat dukungan aksi perubahan kerjasama dengan stakeholder terkait tentag Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas C. UJI COBA RANCANGAN AKSI PERUBAHAN X 1. Koordinasi dengan mentor mengenai rencana uji coba pelaksanaan aksi perubahan 2. Koordinasi dengan pihak terkait X tentang Peningkatan Kualitas X Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas 3. Memberikan bibingan teknis tentang tata cara Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas 4. Mengadakan Kegiatan X Peningkatan Kualitas X Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas D LAPORAN KEGIATAN 1. Mengumpulkan bahan bahan dan bukti bukti aksi perubahan 2. Menyusun laporan kegiatan X 20

21 BAB II IMPELEMENTASI AKSI PERUBAHAN 2.1.Deskripsi Hasil Kepemimpinan 2.1.1. Capaian Hasil Perubahan A. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF 1) Melakukan pelaporan dengan Kepala Satuan Polisi Pamong praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas Bapak Syahripin,S.Sos dalam rangka aksi perubahan. (Dok Foto) 2) Konsutasi dengan mentor Bapak Teguh Yunianto,SP, Sekertaris Sat Pol PP dan Damkar Kabupaten Kapuas, dalam rangka penetuan jadwal rapat pembetukan Tim Efektif hingga kendala Kendal yang dihadapi dalam melaksanakan aksi perubahan. (Dok Foto) 3) Rapat Koordinasi dan Pembentukan Tim Efektif. (Dok Foto) Dalam melaksanakan aksi perubahan reformer dibantu Tim efektif. Agar dapat aksi perubahan berjalan sesuai tujuan yang telah ditetapkan. Rapat pembentukan Tim efektif yang dipimpin oleh reformer, mengasilkan hal hal sebagi berikut • Penjelasan aksi perubahan Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. (latar belakang, tujuan, manfaat, dan pentahapan kegaiatan) 21

• Pembagian peran dan uraian tugas tim efektif. • Penetuan target, jadwal,dan pemetaan sasaran • Persiapan sarana dan prasarana kegiatan • Pengalangan komitmen tim untuk melaksnakan aksi perubahan (Dokumen Foto, Undangan Rapat, Notulen, Daftar Hadir) 4) Membuat SK Kepala Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran kabupaten Kapuas. Nomor…….. (lampiran SK) B. MEMBANGUN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN 1. Melakukan Konsultasi Dengan Mentor. Hari X Tanggal X 2023, Mengadakan konsultasi dengan Mentor Bapak Teguh Yunianto,SP Sekertaris Pemadam Kebakaran Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 2. Koordinasi serta mencari dukungan dengan stakeholder Kegiatan yang dilaksanakan dimulai dengan surat surat pernyataan dukungan oleh Tim Efektif dan dibagikan serat ditandatangani oleh Stakeholder dalam rangka melaksanakan evaluasi terhadap aksi perubahan yang telah dilakukan, serta sebagai lembar surat pernyataan dukungan terlampir a. Plt Bupati Kapuas (dokumen foto, surat pernyataan dukungan) b. Dst….. 3. Melakukan Aksi Perubahan Aksi perubahan dilaksanakan pada waktu XX tempat Kantor Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, hasil kegiatan Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas berjalan lancar (dokumen foto). Membuat / penandatanganan draf surat dukungan dengan Stakeholder terkait Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. C. UJI COBA RANCANGAN AKSI PERUBAHAN 1. Konsultasi dengan mentor mengenai rencana uji coba aksi perubahan (Dok Foto, surat dukungan). 22

23 2. Koordinasi sekaligus penandatanganan dengan pihak terkait tentang surat dukungan (Dok .Foto/surat dukungan) 3. Melaksanakan kegaiatan Aksi Perubahan Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. (Dok.Foto) D. LAPORAN KEGIATAN 1. Mengumpulkan bahan dan bukti (Eviden) Aksi Perubahan Mengumpulkan bahan dan masukan sebagai bahan pembuatan laporan aksi perubahan reformer dibantu tim efektif selain itu dilakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan waktu X (dok.foto). 2. Menyusun Laporan Aksi Perubahan a. Melakukan Penyususna Laporan hasil Impelentasi aksi perubahan. Penyusunan laporan hasil implementasi aksi perubahan dilakukan reformer dibantu tim administrasi, bertempat diruang kerja Sub Bidang Umum dan Kepegawian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. b. Evaluasi dan Monitoring Dalam penyusunan laporan reformer juga melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan aksi perubahan bersama seluruh anggota tim efektif pelaksana aksi perubahan. Dari hasil evaluasi dan monitoring di lapangan bahwa : 1. Perlu adanya kegiatan sosialisasi Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, sehingga disarankan kepada Staf Sub Bagian Umum dan Kepegawian Satuan Polisi dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas agar secara dini dapat mengagenda dan memberi nomor serta melakukan penyimpanan sesuai tempat dan tata letaknya. 2. Perlu evaluasi terkait dengan system Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas c. Kendala dan Starategis Mengatasi Kendala yag dihadapi reformer adalah terdapat pada area perubahan antara lain : 1. Staf Sub Bagian Umum dan Kepegawian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas kurang merespon 23

dan memahami tugasnya dalam Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 2. Terbasatasnya Sumber Daya Manusia (SDM) dalam pelaksanaan pengadministrasian; 3. Terbatasnya anggaran dalam pelaksanaan Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 4. Kurangnya/keterbatasan waktu yang hanya kurang lebih dua bulan untuk melaksanakan impelementasi aksi perubahan. Dalam menyikapi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan aksi perubahan dapat dilakukan beberapa hal sehingg aksi perubahan dapat mencapai target yang maksimal antara lain pembagian dan menajemen waktu dan tugas antara pelaksanaan kegiatan, anggota tim efektif dan saling mem back up bila ada permasalahan yang harus segera ditangani. 2.1.2. MANFAAT HASIL PERUBAHAN a. Proses Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas dapat meningkatkan pelayanan staf sub bagian umum dan kepegawian; b. Proses Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas meminimalisir hilangnya dokumen dan surat serta untuk tertatanya dokumen dan persuratan; Selain itu setelah pelaksanaan impelementasi aksi perubahan dapat dianalisis pengelompokan stakeholder setelah dilakukan pendekatan dan sosialisasi yaitu kelompok LATEN dan DEFENDERS dapat berpindah menjadi kelompok promoters yang memiliki pengaruh dan minat tinggi terhadap keberhasilan aksi perubahan 2.2. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN 2.2.1 Membangun Integritas Membangun integritas tidilakukan melalui bedilakukan melalui beberapa tahapa tahapan yakni : 24

25 a. Rapat penyususnan tim efektif, dimana dalam rapat anggota tim menjaga komitmen untuk bekerja sama mencapai tujuan bersama, disamping memaparkan uraian tugas tiap anggoota tim. b. Koordinasi dengan Kepala Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran serta Mentor untuk pelaksanaan pembinaan dan pengawasan terhadap staf bagian Umum dan Kepegawaian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas; c. Pengalangan komitmen dukungan lintas sektoral melalui kegiatan pengadministrasian pendokumentasian persuratan dan pengarispan yang Efektif Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 1.2.2 Pengelolaan Tim Efektif Pengelolaan Tim Efektif dilakukan beberapa tahapan yaitu : a. Sosialisasi uraian tugas bagi setiap coordinator dan anggota tim. b. Penjadwalan kegiatan dan pemetaan sumber daya c. Pelaksanaan kegiatan d. Monitoring dan evaluasi kegiatan Dengan adanya pengelolaan tim efektif maka aksi perubahan dapat terlaksana dan pemecahan masalah lebih efektif kerena kemampuan tim lebih memadai. 1.2.3 Pembangunan Budaya Pelayanan Pengelolaan Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas membangun pelayanan yang berbeda bagi organisasi menuju kearah yang lebih baik yakni : a. Membangun budaya melayani b. Membangun sikap profesionalisme c. Membangun budaya kerja sama 1.3 Kelanjutan Aksi Perubahan Dalam melakukan aksi perubahan reformer didukung penuh oleh Kepala Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, Sekertaris Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran sebagai Mentor, Pejabat dan Tenaga Fungsional Satuan Polisi Pamong Praja dan Anggota Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. Dari penentuan judul aksi perubahan, maksud dan tujuan aksi perubahan, dibentuknya tim efektif sampai dengan pelaksanaan kegiatan 25

aksi perubahan Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas di kurun waktu penyusunan jangka pendek selama masa off campus di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, sebagaimana diketahui bahwa aksi perubahan dapat dikatan berhasil jika Tujuan Jangka Menegah dan Jangka Panjang tercapai dan terus menerus berlanjut sekalipun terdapat pergantian pejabat yang membidangi Sub bagian umum dan kepegawaian. Sebagai bentuk komitmen bersama antara reformer dengan mentor, berikut dokumentasi Surat Resmi Kedinasan berupa Surat Pernyataan Kepala Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemaam Kebakaran Kabupaten Kapuas dan Surat Pernyataan Kepala Bidang Pemadam Kebakaran sebagai mentor : (lampiran surat dukungan) 26

27 BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 1.1 KESIMPULAN 1. Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas telah dilaksanakan sesuai tahapan Milestones. 2. Peran aktif serta dukungan stakeholder sangat mempengaruhi dan membantu implementasi aksi perubahan. 3. Dukungan penuh mentor terhadap aksi perubahan Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas memungkinkan keberlanjutan kegiatan ini untuk terus dikembangkan oleh Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 4. Dukungan, Kerjasama dan Komitmen Tim Efektif dalam pelaksanaan aksi perubahan sangat membantu reformer untuk menyelesaikan masalah. 5. Koordinasi dan komunikasi yang baik dengan stakeholder sangat menentukan kesuksesan pelaksanaan implementasi aksi perubahan. 1.2 SARAN 1. Perlunya menjaga komitmen yang telah terbentuk oleh semua pihak agar aksi perubahan Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas yang telah berjalan dan terorganisir dapat terus dikembangkan agar ASN mendapatkan hak haknya. 2. Perlu dilakukan monitoring dan evaluasi yang rutin dan secara berkala agar tidak terjadi surat tidak terdokumentasi dan terarsipkan. 3. Komunikasi antara reformer dan stakeholder serta tim efektif sudah baik, namun perlu ditingkatkan guna mendapatkan hasil optimal pada pelaksanaan jangka menengah dan jangka panjang sesuai milestones yang sudah direncanakan. 4. Kendala yang dihadapi selama pelaksanaan aksi perubahan jangka pendek dan strategi penyelesaianya dapat dijadikan acuan pembelajaran untuk pelaksanaan aksi perubahan jangka menegah dan jangka panjang. 27

LAMPIRAN 1. SK KASAT POL PP DAN DAMKAR KABUPATEN KAPUAS TENTANG TIM EFEKTIF 2. SURAT PERNYATAAN DUKUNGAN 3. UNDANGAN 4. NOTULEN 5. DAFTAR HADIR 28

29 FORM PERSETUJUAN MENTOR PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGAKATAN X TAHUN 2023 DATA PESERTA : NAMA : NIP : JABATAN : INSTANSI : NIK (KTP) DATA MENTOR : NAMA : NIP : JABATAN : INSTANSI : PANGKAT/Gol : No.HP Gagasan Aksi Perubahan : Peningkatan Kualitas Administrasi Persuratan (Pentas Adan) di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas . Kuala Kapuas,……. Mentor JENDRAWAN 29

KARTU KONSULTASI MENTOR PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN X TAHUN 2023 Nama : NHD : Jabatan : Instansi : Mentor : NO TANGGAL URAIAN KONSULTASI MEDIA PARAF MONITOR MENTOR 1. Pengarahan ususlan aksi perubahan 2. sdt 30

31 PEMBIMBINGAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN MENTOR 1. NAMA PESERTA : : 2. JUDUL AKSI : PERUBAHAN : 3. INSTANSI 4. MENTOR NO HARI / TANGGAL CATATAN / RESPON MENTOR 1. Dst. KUALA KAPUAS,…………… MENTOR NAMA PAGKAT/GOL NIP. 31

PEMBIMBINGAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN MENTOR 1. NAMA PESERTA : : 2. JUDUL AKSI : PERUBAHAN : 3. INSTANSI 4. COACH NO HARI / TANGGAL CATATAN / RESPON COACH 1. Dst. PALANGKA RAYA,………………… COACH NAMA WIDYAISWARA 32

33 KOP INSTANSI Nomor : Kuala Kapuas, Sifat : Lampiran : Kepada Perihal : Yth. di - Kuala Kapuas Dalam rangka proyek perubahan melalui Kesiapsiagaan Cegah Kebakaran (Kecapi) pada Satuan Polis Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, mengundang Bapak/ ibu untuk dabat hadir dalam rangka…………….., yang akan dilaksanakan pada : Hari / Tanggal : Waktu : Tempat : Alamat : Demikian disampaikan atas kerjasamanya diucapkan terimakasih. Kuala Kapuas,…………………… Kepala Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas SYAHRIPIN,S.Sos NIP.19680503 198608 1 001 33

DAFTAR HADIR RAPAT ……………………….. AKTUALISASI PERUBAHAN………………….. HARI / TANGGAL……………………………….. NO NAMA JABATAN INSTANSI TANDA TANGAN 1. Dst. 34

35 NOTULEN RAPAT HARI / : TANGGAL WAKTU : ACARA : TEMPAT : Sehubungan dengan rencana aksi perubahan yaitu……………….pada Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas telah dilakukan rapat………………..yang dihadiri oleh……………………….Rapat dibuka oleh………………..selaku………………..dengan ini pembahasan sebagai berikut : 1. ……………. 2. ……….dst… Mengetahui, Notulis Jabatan….. Nama…. Nama…. NIP Kop Insatansi 35

SURAT PERNYATAAN DUKUNGAN Berkenaan dengan pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angakatan XX Tahun 2023 yang diselengarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Kalimantan Tengah, saya yang bertanda tagan dibawah ini : Nama : NIP : Jabatan : Instansi : Bahwa untuk kepentingan dinas, dengan ini memberi dukungan terhadap aksi perubahan yang berjudul…………………… pada Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas yang diajukan oleh : Nama : NIP : Jabatan : Instansi : Demikian surat pernyataan dukungan ini dibuat dengan sebenarnya. Semoga aksi perubahan yang dibuat dapat diaplikasikan dan diimplementasikan bagi kepentingan pada Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas serta di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kapuas. Kuala Kapuas,…………………… Kepala Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas SYAHRIPIN,S.Sos NIP.19680503 198608 1 001 SK TIM Kerja AKtualisasi Perubahan disesuaikan Di Tanda Tangani Oleh Kepala Dinas/Kasat 36

37 37