บทที่ 3 วัสดุอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงาน

1 บทที่ 3 การนําเครอื่ งใชมาใชใ นสาํ นักงาน ความจาํ เปนในการในเครอ่ื งใชส ํานกั งานมาใชใ นการทํางานตา ง ๆ ในสํานกั งานหนึ่ง ๆ มีสงิ่ หนงึ่ ทช่ี ว ยใหก ารทํางานนนั้ สามารถดําเนนิ ไปดว ยความรวดเรว็ เรียบรอ ย ถูกตอ ง เปน ระเบียบนน่ั กค็ อื เครอ่ื งใชสํานักงานน้นั ๆ อยา งครบถว น การใชเ ครือ่ งใชสาํ นกั งาน ชว ยใหเกิดการประหยดัแรงงานและเพิ่มประสิทธิภาพของงานสําหรับกิจการที่มีขนาดเล็กมีความจําเปนตองใชเครื่องใชสํานักงานที่มีราคาถูกและใชตามวัตถุประสงคกับงานเฉพาะอยางกิจการที่มีขนาดใหญมีความจําเปน ตอ งใชเ ครอื่ งใชสาํ นักงานทม่ี ีราคาแพง มีประสทิ ธภิ าพในการทํางานสูง ซง่ึ สามารถใชงานตามวัตถุประสงคกับงานที่ตองการ และในบางครั้งอาจจะจําเปนท่ีจะตองใชเคร่ืองมือเคร่ืองใชแบบอตั โนมัติ เพ่ือชว ยใหก ารทํางานมีประสทิ ธิภาพเพิม่ มากย่งิ ขึน้3.1 ประโยชนใ นการใชเ คร่ืองใชสาํ นักงาน ในเรื่องของประโยชนที่จะไดรับจากการใชเคร่ืองใชสํานักงานในสํานักงานน้ัน ๆ มีประโยชนต อ สาํ นักงานอยหู ลายประการดว ยกันไดแ ก 1. การลดตนทนุ ในการทาํ งาน การทํางานที่รวดเรว็ มปี ระสิทธิภาพและมีความถูกตอง 2. การลดความเบอื่ หนา ย สาํ หรับการทาํ งานทีม่ คี วามซํา้ ซาก ทํางานทซี่ ํา้ ๆ กนั บอ ย ๆ ทาํ ใหผ ทู าํ งานน้นั ๆ เกดิ การเบ่อื หนายในการทํางานได ถาหากมกี ารนาํ เอาเครอ่ื งมอื เครือ่ งใชม าชว ยในการทาํ งาน 3. การลดความเมื่อยลา และการทาํ งานทีม่ ีความซํา้ ซาก ทาํ งานท่ีซา้ํ ๆ กนั บอ ย ๆ ทําใหผ ู ทที่ าํ งานนนั้ ๆ เกดิ ความเมอ่ื ยลา ดังนน้ั จงึ ควรทจ่ี ะนาํ เครือ่ งใชเ ขา มาชว ยในการทํางาน 4. การสรา งความสวยงาม เพอื่ ใหเอกสารที่สรางข้นึ มามีความสวยงาม เปน ระเบยี บ ถูก ตอ ง และนา อานมากกวา 5. การเพิ่มประสทิ ธิภาพและความถกู ตอง 6. ความสามารถในการควบคมุ การใชเครื่องมอื เคร่อื งใชมาชวยทาํ งานนจ้ี ะชว ยปองกัน การปลอมแปลงเอกสาร หรือการแกไขขอมลู โดยไมไดร ับอนุญาติได 7. ชว ยลดงานที่คั่งคาง ซง่ึ เครอ่ื งมือเคร่ืองใชบางอยางสารทํางานแทนกันได และสามารถ ทาํ งานไดอ ยางรวดเรว็ กวา การทาํ งานโดยพนักงานปกติเอกสารประกอบการสอน อาจารยว ิเชษฐ ย้ิมละมยั http://netra.rilp.ac.th/~wichet

23.2 การพจิ ารณาวางแผนเลอื กเคร่ืองใชส ํานกั งาน สําหรับการพิจารณาวางแผนในการเลือกเครือ่ งใชในสํานกั งาน มขี อ ทีค่ วรจะนาํ ไปใชก ารพจิ ารณาอยหู ลายประการดวยกนั เชน ชนิดของเครอื่ งใช ลกั ษณะการใชง าน การใชงานเคร่ืองมือเคร่ืองใชบางชนิดอาจจะตองมีการพิจารณาอยางละเอียดถ่ีถวน การเลือกใชเคร่ืองใชสาํ นกั งาน มีหลกั ในการพจิ ารณาอยูดว ยกัน 2 ประการ คือ 1. พจิ ารณาจากหลกั การท่วั ไป 1.1 ความจาํ เปน กอ นทจ่ี ะทาํ การเลอื กเคร่ืองใชส าํ นักงานใด ๆ ส่งิ แรกท่ีจะตอง พจิ ารณา คอื \"ความจําเปน\" วาในสาํ นกั งานหรอื หนว ยงานในสํานกั งานนนั้ มีความจาํ เปน มากนอ ยเพยี งใดสาํ หรบั การนําเครอ่ื งใชส ํานกั งานนั้น ๆ เขามาใชงาน นอกจากนน้ั หนวย งานหรอื บคุ คลท่จี ะใชตอ งมโี อกาศไดท ําความรจู กั และคนุ เคยกบั แครือ่ งใชส ํานักงานนนั้ ๆ และยงั ควรทจี่ ะเปนผกู าํ หนดความตอ งการในการใชเคร่อื งใชส ํานักงานนัน้ ๆ เองดว ย 1.2 ความเหมาะสม เมอ่ื มคี วามจาํ เปนในการใชเครอื่ งสาํ นักงานนั้น ๆ เกิดขน้ึ แลว สงิ่ ตอ ไปที่ควรจะทําการพจิ ารณาก็คอื ความเหมาะสมของเครอ่ื งใชส าํ นกั งานน้นั ๆ 1.3 ความเชอ่ื ถือไดเ ครอื่ งมือเครือ่ งใชน้ัน ๆ และถา หากเครอ่ื งมอื เครื่องใชทีเ่ หมาะ สมกบั ความตอ งการนัน้ มอี ยมู ากกวา 1 ย่ีหอ 1.4 รายละเอียดของเคร่ืองมอื เครือ่ งใช นนั้ ๆ สําหรบั รายละเอยี ดในท่นี ้ีจะหมาย ถงึ คณุ สมบัติ ลักษณะทวั่ ไป ลกั ษณะเฉพาะ หรือลกั ษณะพเิ ศาของเคร่อื งมอื เครอื่ งใชนน้ั 1.5 ราคาของเคร่อื งมอื เครื่องใชนนั้ ๆ ในเรื่องของราคาเปนสิ่งทม่ี ีความสําคัญมาก ในการตดั สินใจ เพ่อื การพิจารณาเลือกเครื่องมอื เคร่ืองใชม าใชงานในสาํ นักงาน 1.6 การดาํ เนนิ งานของเครอื่ งมือเคร่อื งใชน ั้น ๆ สาํ หรบั เครอื่ งมอื เครือ่ งใชบ างชนดิ จะตอ งมหี รอื ใชอ ปุ กรณเ ฉพาะมาชว ยในการทาํ งาน กจ็ ะตอ งพิจารณาวาเครือ่ งมือเครื่องใช นนั้ จาํ เปน ท่จี ะตอ งใชอ ปุ กรณเฉพาะของย่หี อหรอื ของมนั เองเสมอไปหรือไม สามารถทจี่ ะ ใชย หี่ ออน่ื มาใชท ดแทนกันไดห รอื ไม 1.7 ความปลอดภยั จากการใชเ ครื่องมอื เครอ่ื งใชน น้ั ๆ สง่ิ น้ีเปน อกี สงิ่ หนึ่งท่ีตอ ง พจิ ารณาเปน พิเศษเกย่ี วกับการใชง านของเครื่องมือเครอ่ื งใชนนั้ ๆ ซ่ึงผูใชควรจะใหค วาม ระมดั ระวังในการใชง าน 1.8 ความยดื หยนุ ไดข องเคร่อื งมอื เครอ่ื งใชน นั้ ๆ ผผู ลติ เคร่ืองมอื เครอ่ื งใชบ างชนิด กผ็ ลติ ใหส ามารถทํางานไดหลายอยาง เพยี งแตทาํ การปรบั ปรงุ หรอื เพม่ิ เตมิ อุปกรณบาง ชนดิ เไปกบั เครอ่ื งมอื เครื่องใชน ้ัน ๆ ก็สามารถทํางานอื่น ๆ ไดดวย 1.9 ความสะดวกและความงายในการใชงาน การเลือกเครอ่ื งมอื เคร่ืองใชมาใชงาน ในสาํ นกั งานควรที่จะตองพจิ ารณาถึงความยากงาย และความสะดวกในการใชงานดว ยเอกสารประกอบการสอน อาจารยว ิเชษฐ ยิ้มละมยั http://netra.rilp.ac.th/~wichet

3 1.10 ความเรว็ ของเคร่ืองมือเคร่ืองใชน ้ัน ๆ การเลอื กหรือพิจารณาวาจะซอื้ เคร่อื งมอื เครอ่ื งใชย่ีหอ ใดแบบใดน้ัน ควรที่จะคํานึงถงึ ความรวดเร็วในการทํางานของเครื่องมอืเครือ่ งใชนั้น ๆ ดว ย 1.11 ตน ทนุ ในการดําเนินงานของเครอ่ื งมอื เครือ่ งใชนัน้ ๆ เมอื ไดผลของการปฏบิ ตั งิ านแลวก็ใหนาํ ผลดงั กลาวมาทําการคาํ นวณถึงตนทุนในการดําเนินงานวา เคร่อื งมือเครอื่ งใชช นิดใดที่ตน ทนุ ตาํ่ กวา กนั 1.12 ผทู จี่ ะใชเ คร่ืองมอื เคร่อื งใชน ้ัน ๆ ซงึ่ ผทู จี่ ะใชค วรไดม สี วนรวมในการพจิ ารณาเลอื กซือ้ เครือ่ งใช เพ่ือทผี่ ูใ ชจ ะไดความพอใจในการใชงานและไดเ ครือ่ งมือเครื่องใชทตี่ รงตามความตอ งการ 1.13 มาตรฐานของเคร่อื งมือเครื่องใชน ้ัน ๆ จะตอ งเลือกเครื่องมือเครือ่ งใชท ่มี ีมาตรฐาน ซ่ึงควรทีจ่ ะเลือกใชเคร่อื งมอื เครอื่ งใชใหนอ ยยหี่ อท่ีสดุ ในสาํ นกั งานเดียวกันเพื่อความประหยดั 1.14 ผขู ายเครอื่ งมือเครื่องใชน น้ั ๆ ความนาเชือ่ ถือได บรกิ าร และสิ่งอนื่ ๆ ทีค่ วรจะไดรับจากผูข าย2. พจิ ารณาจากผูขายเครอ่ื งมือเครอื่ งใช 2.1 ชอื่ เสียงของผขู าย องคป ระกอบในการตดั สนิ ใจหรอื การพจิ ารณา - อายกุ ารดําเนนิ งานของผูข าย - ขนาดของกจิ การ - การใหบรกิ ารตา ง ๆ - ฐานะทางการเงิน - จาํ นวนสนิ คามีหลากหลายชนดิ หรอื ไม - ทศั นคตขิ องผูใชโดยทวั่ ไปทม่ี ีตอ ผูขาย 2.2 การจดั ใหมีการฝกอบรมโดยผูขาย สาํ หรบั เครื่องมือเครอื่ งใชใหม ๆ ซ่ึงมคี ณุสมบตั พิ เิ ศษท่จี าํ เปน ตอ งจัดใหม ีการฝก อบรม โดยทก่ี ารฝก อบรมนจี้ ะดําเนินโดยผูขาย 2.3 โอกาสใหเ ลอื กซือ้ ผขู ายบางรายมสี นิ คาเพยี งอยางเดียวหรอื ขายสนิ คาเพียงอยา งเดยี วชนิดเดยี ว เมอ่ื ผูซ้ือตัดสนิ ใจซอื้ เคร่ืองมือเคร่ืองใชก ม็ ีโอกาสซ้ือจากหลาย ๆบรษิ ทั 2.4 กาํ หนดเวลาในการสงมอบเครอ่ื งมือเครื่องใชใ หม ผขู ายบางรายอาจจะไมสามารถสง มอบเครื่องมือเครอ่ื งใชไ ดต ามเวลาทก่ี ําหนด และตอ งขน้ึ อยูกับวา ผซู อ้ื มีความอดทน และความรบี ดวนในการใชงานของเครื่องมอื เครื่องใชนน้ั หรือไมเอกสารประกอบการสอน อาจารยวิเชษฐ ยม้ิ ละมยั http://netra.rilp.ac.th/~wichet

4 2.5 การบํารงุ รักษาเครื่องมือเครือ่ งใช ตอ งพจิ ารณาเลือกซ้อื เครอ่ื งมอื เครอ่ื งใชจาก ผขู ายที่ใหค วามเอาใจใสในเรอื่ งของการบํารงุ รักษา3.3 หลักการพิจารณาในการเชา เครอื่ งใชส ํานกั งาน 1. ความรวดเร็วของการปรับปรุงเทคนิคใหมของเครอื่ งมือเครอ่ื งใช 2. มลู คาของเครอ่ื งมอื เคร่ืองใช 3. ความสะดวกในการเชาเครื่องมือเครื่องใชท ีจ่ ะไดรับจากผูขายให 4. ความสะดวกท่ผี เู ชา ไดร ับจากผูใ หเ ชา 5. ระบบการทํางานของบริษทั ผเู ชา 6. ตน ทุนในการเชา กบั การซือ้ วธิ กี ารในการเชาเคร่ืองมือเครอื่ งใชที่ใชก ันอยโู ดยท่วั ไปมอี ยูดว ยกนั 2 วธิ กี าร คอื 1. การเชาเครอื่ งใชเพียงอยางเดยี ว 2. การซ้อื และการเชา เคร่ืองมอื เครือ่ งใช3.4 ประโยชนทจ่ี ะไดร ับจากการเชาเครอื่ งมือเครือ่ งใช ไดแ ก - ไมต อ งใชทุนไปกับการซ้ือเครอ่ื งมอื เคร่อื งใช โดยนาํ เงินทุนทีเ่ หลอื จากการเชา เครอ่ื งมือเครือ่ งใชไปใชง านอยางอนื่ จะไดประโยชนมากกวา - จะไดเคร่ืองมือเครอื่ งใชท ่มี คี วามทนั สมัยมาใชอยเู สมอ - ไมตองเสียคาเส่ือมราคาสาํ หรับเครอ่ื งมอื เครอ่ื งใชท่ลี าสมยั - คา เชา เครือ่ งมอื เครื่องใชถ อื วา เปนคาใชจายอยางหนงึ่ สามารถทจี่ ะนําไปหกั ภาษี หรอื ลดภาษีการคา ได - สาํ หรับเครอ่ื งมอื เคร่อื งใชใ นบางโอกาส หรอื บางครัง้ บางคราว สมควรทจ่ี ะใชว ิธี การเชา มากกวาการซอื้3.5 ขอเสยี ของการเชา เครอื่ งมือเคร่อื งใช ไดแก - ถา การเชา เคร่ืองมือเครือ่ งใชเปนการเชาระยะยาว คาใชจา ยในการเชา จะสงู กวา เงนิ ที่จายไปในการซ้ือเครือ่ งมือเครื่องใชน้ัน ๆ - ถา เครอ่ื งมือเครือ่ งใชท เี่ ชา เกา และชาํ รดุ เสยี หายบอ ย ๆ แลวทําใหการทํางานไม สะดวกเอกสารประกอบการสอน อาจารยว ิเชษฐ ย้ิมละมัย http://netra.rilp.ac.th/~wichet

5 - การเชา เครื่องมือจะตอ งมกี ารบนั ทกึ รายการเกยี่ วกับคาเชา อยบู อย ๆ เปนการ สรา งงานใหเ พิม่ มากขึน้ ยุงยากซบั ซอน - เกดิ การเสยี เปรยี บผูใหเ ชา ในดา นการคดิ ภาษแี ละการหกั ภาษี ถา ผเู ชามาทําการ ซอื้ เครื่องมือเครอ่ื งใชท เ่ี ชาในภายหลัง3.6 หลกั การพิจารณาในการบาํ รุงรกั ษาเคร่อื งมือ ในสาํ นกั งานมีหลักการในการบํารุงรกั ษาใหมปี ระสทิ ธภิ าพ มดี ังนี้ 1. การทาํ งานสัญญาบรกิ าร ซงึ่ สญั ญาน้อี าจจะทาํ เอาไวกับผขู ายเครื่องมอื เครอ่ื งใชน้ันโดยตรง หรอื อาจจะทํากบั บริษทั ท่รี บั ดแู ลและบํารุงรักษาเคร่ืองมอื เครือ่ งใชน ัน้ ๆ โดยเฉพาะสาํ หรับสญั ญาดังกลาวมักจะมอี ายไุ มเ กิน 1 ป 2. การเรียกใชบริการเปนคร้ังคราว สําหรับการบํารุงรักษาเคร่ืองมือเครื่องใชอาจทําเม่ือเครอื่ งมอื เคร่อื งใชนัน้ เกดิ การชาํ รุด เสียหาย หรือมีปญ หาในการดําเนนิ งานเทา นั้น 3. หนว ยงานทใ่ี หบริการโดยเฉพาะ(In House Service) สาํ หรับสํานักงานทม่ี ีขนาดใหญ ๆและมีเคร่ืองมือเคร่ืองใชในสํานักงานเปนจํานวนมาก เพ่ือลดคาใชจายในการดูแลรักษาเครื่องมือเครอื่ งใชน ้ัน ๆ นอกจากหลักเกณฑ 3 วธิ ีการที่กลา วยมาแลว ยังมีหลกั เกณฑอนื่ ๆ ท่ีควรจะนํามาประกอบในการตดั สินใจดวย ไดแก 1. ตน ทนุ และระเบยี บการท่ีไดก าํ หนดเอาไวใ นสญั ญาการบาํ รุงรกั ษา 2. ความสมํ่าเสมอในการซอมแซมและบาํ รงุ รักษา 3. อายุการใชง านของเครอ่ื งมือเครื่องใชท ีจ่ ะทําการบาํ รงุ รักษา 4. คา ใชจ า ยทจี่ ะตองเสยี ไป หากจะตอ งมีการฝก อบรมบุคลากรใหม ีความสามารถในการ บาํ รงุ รกั ษาเครอื่ งมือเครอ่ื งใช 5. ความหลากหลายของยี่หอ ของเครอ่ื งมือเครอ่ื งใชใ นสํานกั งาน 6. ชนดิ ของเคร่อื งมอื เครื่องใชท จ่ี ะตองมกี ารบาํ รงุ รกั ษา 7. คา ใชจา ยทางดานเอกสารทเ่ี กี่ยวกับการซอมแซมเครือ่ งมอื 8. ความตอ งการความรวดเร็วในการซอมแซมหรอื การบาํ รงุ รักษามีมากนอยเพยี งใด3.7 การซอ้ื เครื่องมอื ใหมทดแทนเกา สําหรับ การซื้อเครื่องมือใหมเขามาทดแทนเครื่องมือเกานั้น แตละสํานักงานจะมีการกําหนดขึ้นมาเปนระเบียบแบบแผน หรือเปนนโยบายเอาไวเลยวาการซื้อเครื่องมือเคร่ืองใชใหมแทนเครอ่ื งเกา ไดเ ม่อื ใด ความเหมาะสมอยูตรงไหน ทงั้ นอ้ี าจจะขึน้ อยูก บั ประสิทธภิ าพ และสภาพเอกสารประกอบการสอน อาจารยวิเชษฐ ย้มิ ละมยั http://netra.rilp.ac.th/~wichet

6ของเคร่ืองมือเคร่อื งใชส ํานักงานดวย แตใ นบางครั้งการซื้อเครื่องมือเครื่องใชใ หมม าทดแทนเคร่ืองมือเครอ่ื งใชเกา ไมจ ําเปนท่ีจะตอ งรอใหเครือ่ งมอื เครือ่ งใชเ กา หมดสภาพเสยี กอ น จงึ จะทําการซือ้เครื่องมือเคร่ืองใชใหมเสมอไปเพราะในบางคร้ังมีความจําเปนท่ีจะตองซื้อเครื่องมือเคร่ืองใชใหมเขา มากอนทเ่ี คร่อื งเกา จะหมดสภาพการใชง านได3.8 หลกั การควบคมุ เคร่อื งใชส าํ นกั งาน สงิ่ ทค่ี วรจะดูแลเอาใจใสใ นการบรหิ ารเพอื่ การควบคมุ ดแู ลเครือ่ งใชตา ง ๆ ในสํานักงานไดแก 1. ทาํ การบันทึกหมายเลขของเครือ่ งมือเครอ่ื งใช ไมวา เคร่อื งมอื เครอ่ื งใชน ัน้ จะซอ้ื มาหรอื เชามาเพอื่ ใชในการทาํ งานกต็ าม 2. ทาํ การบันทกึ วันทซ่ี ้อื หรอื วนั ท่ีเชา เครอ่ื งมอื เครื่องใชน้นั ๆ อยา งละเอยี ดและถกู ตอง 3. ทําการบนั ทกึ มลู คาหรือราคาของเครื่องมอื เคร่อื งใชน ้นั 4. ทําการทาํ หนดอายกุ ารใชงานเครื่องมือเครอื่ งใชน น้ั เพ่อื ท่ีจะไดส ามารถทําการคาํ นวณ คา เส่ือมราคาตอไป 5. ทาํ การคาํ นวณคาเสอ่ื มราคาของเครอื่ งมอื เครอื่ งใชน ัน้ ๆ ในแตล ะป 6. ทาํ การคํานวณมลู คาทีแ่ ทจรงิ ของเคร่อื งมือเครอ่ื งใชนัน้ 7. ทําการบนั ทกึ สถานท่หี รือสถานทตี่ ั้งของเครือ่ งมือเครือ่ งใชน น้ั ๆ 8. ทาํ การกาํ หนดหมายเลขของเคร่ืองมอื เครือ่ งใชนั้น ๆ ในกรณีทีเ่ ครือ่ งมือเคร่ืองใชน ้ันมี มากกวา 1 ชนิ้ วามจี าํ นวนกีช่ ิ้น 9. ทาํ การคํานวณตน ทนุ คา บริการตา ง ๆ ของเครอ่ื งมือเครอ่ื งใชน นั้ ๆ แตละชิน้ วา มีการ สน้ิ เปลืองคาใชจ ายไปมากนอยเทาใด ชนดิ ของเครอ่ื งใช สาํ นกั งานนั้นมดี ว ยกนั หลายชนดิ ดวยกัน ท้งั น้ขี น้ึ อยกู ับการจําแนกชนิดนนั่ เอง การจําแนกชนดิ ของเคร่อื งใชส ํานักงานสามารถแบงการจําแนกออกเปน 2 วิธกี าร ดวยกนัคอื 1. การจําแนกกระบวนการของงานขา วสารขอ มลู 2. การจาํ แนกตามลักษณะงานท่ใี ชเ คร่อื งสํานักงานนั้นๆ1. การจาํ แนกตามกระบวนการของงานขาวสารขอมลู งานสาํ นกั งานสว นใหญแ ลวจะเปน งาน ท่จี ะตองเกี่ยวของกบั ขาวสารขอมูลตา งๆมากมาย จงึ ไดมีการจาํ แนกชนดิ ของเคร่อื งใชส ํานกั งานตามกระบวนการของงานขา วสารขอ มลู ทเี่ กดิ ขึน้ ซ่งึ สามารถจําแนกแยกยอยได 4 ชนิด ดังน้ีเอกสารประกอบการสอน อาจารยวิเชษฐ ย้ิมละมัย http://netra.rilp.ac.th/~wichet

7 1. เครอื่ งใชเ พื่อการรวบรวมขอมลู (Equipment for assembling data)เนือ่ งจากขอ มลู ทเี่ ขามาในสํานักงานสวนใหญตอ งมีการรวบรวมขอมูล ซึ่งการรวบรวมขอมูลนอ้ี าจจะ กระทาํ ดว ยมือหรือเครง่ื มอื ชว ยเหล่ืออน่ื ๆได เครือ่ งมือดังกลา ว ไดแ ก แบบฟอรมหรือ เอกสารในรูปแบบตา งๆ เปน ตน 2. เครอื่ งใชเพื่อจัดทาํ ขอมูล(Equipment for processing data) เมอื่ มขี อ มลู เขามา แลว สงิ่ ที่ตอ งทําตอไปกค็ ือ การนาํ ขอมหลู นั้นมาจัดทาํ ใหเ ปขอ มูลทสี่ ามารถเปน ประโยชน หรอื นําไปใชประโยชนไ ด 3. เครอ่ื งใชเ พอ่ื บันทึกขอ มูลทีส่ ามารถเปนประโยชนห รือนาํ ไปใชป ระโยชนไ ด (Equipment for recording data) เมอ่ื มขี อ มูลเขา มาและมีการจดั ทาํ ขอ มลู ท่เี ขา มาแลว ทจ่ี ะ ตอ งทําตอ ไปกค็ ือ การบันทกึ ขอ มลู ท่ีจัดทําข้นึ นนั้ เอง 4. เครื่องใชเ พ่ือการติดตอ สอื่ สาร (Equipment for communicating data)เคร่อื งมอื ตา งๆทเี่ กย่ี วขอ งหรือใชเ พ่ือการสอื่ สารท่ใี ชก นั โดยทว่ั ไป ไดแ ก เครอ่ื งใชใ นหนวยรับสง เอกสาร เคร่ืองสั่งงาน เคร่อื งติดตอ กบั ภายนอก เคร่อื งโทรสาร เปนตน 2. การจาํ แนกตามลกั ษณะงานทใ่ี ชเ คร่ืองใชส ํานกั งานนน้ั ๆ สามารถแบงแยกยอยไดเปน 3ชนิดดงั น้ี 1. งานคํานวณและการทําบัญชี 2. งานผลิตเอกสาร 3. งานเลขานกุ ารและงานติดตอ สือ่ สาร3.9 เคร่ืองใชส ํานักงานตางๆท่ีควรรูจัก 1. เครอื่ งผลติ สําเนาเอกสาร เครอ่ื งอดั สําเนา เปนเครื่องมือทีช่ ว ยในการอดั สาํ เนาเอกสารทช่ี ว ยในการขจดั การทาํ งานท่ีซาํ้ ซาก ลดเวลาในการทาํ งาน ใหน อ ยลงการผลติ สําเนาเอกสารมีวธิ ีการทํางานแบบพ้ืนฐานอยูด ว ยกนั 2 แบบคือ 1.การถายเอกสารดวยเคร่อื งถา ยเอกสาร 2.การอตั สาํ เนาดว ยเคร่อื งอัดสาํ เนา ซงึ่ อยูดวยกนั 3ประเภทคือ เครอื่ งอัดสําเนาแบบใชกระดาษใส เครอ่ื งอัดสาํ เนาโดยใชเพลทคารบอนด เครอื่ งออฟเซต็เอกสารประกอบการสอน อาจารยว ิเชษฐ ยิม้ ละมยั http://netra.rilp.ac.th/~wichet

8 2. เครือ่ งถายเอกสาร การเลอื กเครือ่ งถายเอกสารเพอ่ื นําไปใชในสาํ นักงานนั้นตอ งพจิ ารณาถงึ สิ่งตอ ไปนี้ ไดแ กปริมาณการใชงานหรอื ปรมิ าณเอกสารทตี่ องผลิตตอ เดอื น ความเรว็ ความสามารถในการยอ ขยายขนาดของเอกสารสาํ เนา ระบบในการปอ นกระดาษเขาเครื่อง เครอ่ื งถา ยนน้ั ๆ ตอ งสามารถที่จะถา ยเอกสารตนฉบับไดอยางครบถวนทั้งแผน ตัวเคร่อื งมีระบบการทาํ งานอตั โนมัติ หนาจอในการสง่ังานตา ง ๆ อานแลว เขา ใจงายใชง านสะดวกหรอื ไม สามารถทจ่ี ะทําการปรบั ความเขมหรอื ออนของสหี มกึ ในการถา ยเอกสารได วัสดอุ ปุ กรณตาง ๆทตี่ องใชก ับเครื่องมีอะไรบา ง คณุ ภาพของเอกสารที่ถา ยออกมามีความคมชดั สวยงามและทนทานสามารถเก็บรักษาไดน านเพยี งใด 3. เคร่ืองอดั สาํ เนา (Duplicating Machine) สาํ หรบั เครอ่ื งอัดสาํ เนาน้ใี ชในการจัดทาํ เอกสารซึง่ ตองการสาํ เนาจํานวนมากและใชเ วลาไมม ากในการทําสาํ เนาน้ัน ๆ สะดวกและรวดเรว็ วธิ กี ารในการทาํ สาํ เนาดวยการอดั สําเนานม้ี อี ยูดวยกัน 3 วธิ คี อื 1. วธิ กี ารพิมพหรือเขยี นตนฉบบั ลงบนกระดาษไข 2. วธิ กี ารพิมพห รือเขยี นตนฉบบั ลงบนเพลทคารบ อน 3. วธิ ีออฟเซท็ ขอ ดขี อเสยี เครอ่ื งอดั สาํ เนาแบบใชต นฉบับทเี่ ปนกระดาษไข ขอ ดี ไดแ ก ทาํ สําเนาไดจ ํานวนมาก ความชดั เจนของเอกสารเหมือนกนั ต้ังแตแ ผนแรกจนถงึ แผนสุดทาย ตน ทุนตอหนวยตาํ่ มาก สามารถตกแตงความสวยงามใหกบั สาํ เนาได ขอเสยี ตน ฉบบั ทเ่ี ปนกระดาษไขตอ งระมดั ระวงั ในการทําเปนอยางมาก จดั เตรียมเคร่อื งใชก็ตอ งใชท กั ษะเปนอยา งมาก ตน ทนุ ตอหนวยสงู มากหากมีการผลติ สําเนานอย เครื่องอดั สําเนาแบบใชตน ฉบบั ที่เปนเพลทคารบ อน ขอดี ไดแก มคี วามประหยดั มากกวา เพราะเพลทน้มี ีราคาไมส งู มากนกั ตน ฉบบั สามารถทาํ ไดง า ยและสะดวกมากกวา สามารถตกแตง ความสวยงามไดด กี วาการทําบนกระดาษไขธรรมดาเอกสารประกอบการสอน อาจารยว ิเชษฐ ยมิ้ ละมัย http://netra.rilp.ac.th/~wichet

9ขอเสีย ไดแ ก ไมต องใชคารักษาในการจัดเตรยี มเคร่ืองใช สามารถทาํ สําเนาเปน สสี นั ตา ง ๆ ไดถ งึ 5 สดี วยกนั คณุ ภาพไมดเี ทา ทค่ี วร จาํ นวนสําเนาท่ีทาํ ไดส าํ หรับเพลทหนง่ึ มปี ริมาณที่จาํ กัดมากกวา ผใู ชร สู ึกไมส ะดวกท่ีตอ งทาํ เพลทเพิ่มบอ ย ๆ เครือ่ งออฟเซท็ ขนาดเล็ก สามารถจะทาํ สาํ เนาไดท ันที จาํ นวนของสําเนาท่ที ําสามารถทาํ ไดมากตามความตองการคณุ ภาพเหมอื นตนฉบบั ทกุ ประการ ทํางานไดรวดเรว็ และประหยดั คา ใชจ า ยเครื่องติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer)เปนเคร่ืองทใ่ี ชสาํ หรับทาํ แสตมปช ้นื เครื่องชนดิ น้ีไมใ ชไ ฟฟาในการทาํ งาน เปนทน่ี ิยมกนั มากเพราะสามารถชวยทุนเวลาในการทํางานไดด ี 4. เคร่ืองเปด ซองจดหมาย (Envelope Opener) เปน เครอื่ งมือทีใ่ ชในการเปด ซองจดหมายโดยเฉพาะ จะชว ยการทํางานใหป ระหยัดเวลาเปน อยา งมาก หาสาํ นกั งานนัน้ ๆ มีจดหมายเขา มาเปน จาํ นวนมาก ๆ 5. เคร่ืองผนึกซองจดหมาย (Envelop Sealing Machine) เปน เครอื่ งมอื ท่ีใชในการผนกึ ซองจดหมายใหโดยอัตโนมัตดิ ว ยการทาํ กาวทซ่ี องจดหมายท่ีบรรจุเอกสารไวแลว และนาํ เขาเครื่องผนกึ ซองจดหมาย 6. เครื่องคํานวณเลข (Calculating Machine) ใชใ นการคาํ นวณตวั เลขในงานสาํ นกั งานเพ่ือใหผ ลลัพธท ่ถี ูกตอ งรวดเร็วทนุ แรงและหวั คดิของผทู าํ งาน ประเภทของเครอื่ งคํานวณน้ีจําแนกได 2 วิธี การจาํ แนกเคร่ืองคํานวณเลขจากขดี ความสามารถของเคร่ือง ไดแ ก เครอ่ื งคาํ นวณทสี่ ามารถพมิ พรายการบนแถบกระดาษ เชน เครื่องบวกเลขแบบแปน เต็มเครอื่ ง เครอ่ื งบวกเลขแบบสิบแปน เครอ่ื งคาํ นวณแบบพิมพร ายการบนแถบกระดาษ เครอ่ื งคํานวณที่ไมสามารถพมิ พร ายการบนแถบกระดาษ เชน เครอ่ื งคํานวณแบบมหี นา ปท มแสดงตวั เลขผลการคํานวณ แบบแครเ คลอ่ื นทไี่ ด แบบอัตโนมัติ อิเล็กทรอนิกส แบบทําโปรแกรมไดเอกสารประกอบการสอน อาจารยวิเชษฐ ยิ้มละมัย http://netra.rilp.ac.th/~wichet

10 การจาํ แนกเครื่องคํานวณเลขจากขนาดของเครือ่ งมี 2 ขนาด คอื 1. เครอื่ งคํานวณแบบกระเปา ขนาดเลก็ กะทดั รัด ราคาถกู 2. เครอ่ื งคาํ นวณแบบต้ังโตะมนี ํ้าหนกั มาก มีขนาดใหญ ราคาสูง คุณภาพ และ สมรรถภาพของเครื่องแตกตา งกนั ตามราคา7. เคร่ืองลงบญั ชี ขอดี สามารถทาํ งานไดอ ยางถูกตอ งแมน ยํา เช่อื ถอื ได ทาํ ไดท ันเหตกุ ารณซ ่งึ การลงบญั ชมี ักจะทาํ ทกุ วันเปน ประจาํ สามารถหายอดคงเหลอื ของแตล ะบญั ชไี ดท ันที ออกรายงานตาง ๆ ตามท่ตี อ งการไดอยา งงา ยดาย ขอเสีย การเกบ็ เอกสารแบบระบบใบปลกี นนั้ เอกสารจะสูญหายไดงาย เครอื่ งลงบัญชมี ีเสียงในการทํางานทดี่ งั หากเครอื่ งเกิดมีปญ หาใด ๆ เกดิ ข้นึ หรือผคู วบคุมเครือ่ งเกิดการเจ็บปว ย อาจทาํ ใหการทํางานหยดุ ชะงกั ได8. เครอ่ื งประมวลผลคํา(Word Processing)ประกอบดว ยการทาํ งานตาง ๆ ดงั ตอไปนี้ 1. สรา งเอกสารจดหมายจะถูกเก็บเอาไวใ นแผน ดสิ กใ นลกั ษณะของไฟลต า งๆ สามารถเรยี กขึ้นมาใชง าน แกไ ขเพิม่ เตมิ และพมิ พ ไดตามความตองการ 2. แกไ ขหรอื คนหาเอกสารตามตองการ สามารถทาํ ไดง า ยและรวดเรว็ ทําการแก ไข ลบขอมลู ไดตามตอ งการ โดยไมทําใหร ปู แบบทีส่ รางไวเสียไป 3. พมิ พเ อกสาร สามารถจดั เรียงหนา กาํ หนดจํานวนบรรทัดตอ หนา หรอื สัง่ ให ขน้ึ หนา ใหม สัง่ ใหพ ิมพเปน ตัวหนาหรือขดี เสนใตไดตามตอ งการ 4. พมิ พจ ดหมายเวียน ซ่ึงโปรแกรมจะนําสง่ิ ท่แี ตกตา งกนั นีม้ าพมิ พใ สใหในแบบ ฉบับทีละฉบับโดยอัตโนมตั ิ เชน ชือ่ ของผูรับ ท่อี ยู เปนตน 5. ตรวจสอบคําผิด สามารถที่จะตรวจสอบคาํ ผดิ ท่ีอาจจะเกิดการพมิ พผดิ ระหวา งการสรา งขอ มลู ใหถ ูกตอ งเอกสารประกอบการสอน อาจารยวิเชษฐ ย้ิมละมยั http://netra.rilp.ac.th/~wichet