onay takip süreci

ONAY TAKİP SÜRECİ Eğitim Dokümanı Hazırlayan Onay Takip Sorumlusu Ayla Yıldırım

Onay Takip Süreciİçindekiler1. ONAY TAKİP SÜRECİNİN AMACI ..........................................................................................32. ONAY TAKİBİ VE SÜRECİ ......................................................................................................3 A) ÖĞRETMEN/USTA ÖĞRETİCİ EVRAK HAZIRLIĞI ......................................................................... 3 B) TAM ZAMANLI (FULL TİME) ÇALIŞAN ÖĞRETMEN/USTA ÖĞRETİCİ ONAY EVRAKLARI..................... 3 C) YARI ZAMANLI (PARTİME) ÇALIŞAN ÖĞRETMEN/USTA ÖĞRETİCİ ONAY EVRAKLARI ...................... 4 D) İŞLEM ONAY SÜRECİ.............................................................................................................. 43. ADAY KURSİYER LİSTELERİNİN OLUŞTURULMASI VE ONLINE KAYDA AÇILMASI .....5 A) KURSİYER KAYIT İŞLEMLERİNİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ ............................................................... 5 B) KURSİYER LİSTELERİNİN OLUŞTURULMASI................................................................................ 5 C) LİSTELERİN ONAYA GÖNDERİLMESİ ......................................................................................... 64. E- YAYGIN SİSTEMİNDE ONAY SÜRECİ ..............................................................................6 A) KURS PLANLAMA VE KURSİYER GİRİŞLERİNİN YAPILMASI ........................................................... 6 B) KURS ONAY İŞLEMLERİ .......................................................................................................... 6 C) KURSİYER LİSTELERİNİN GÜNCELLEMESİ VE KESİN ADAY KURSİYER LİSTELERİ ............................ 7 D) DERS DEFTERLERİNİN DOLDURULMASI .................................................................................... 7 E) ÖĞRETMEN/USTA ÖĞRETİCİNİN DEVAM-DEVAMSIZLIK VE MODÜL NOT GİRİŞ İŞLEMLERİ ............... 85. ÖĞRETMEN/USTA ÖĞRETİCİ DEĞİŞİKLİĞİ, DOĞUM İZNİ, İSTİFA, EK ONAYSÜREÇLERİ….. ...................................................................................................................................... 9 A) MERKEZ YÖNETİCİSİ; ............................................................................................................. 9 B) BÖLGE ONAY TAKİP PERSONELİ; ............................................................................................ 96. EK ONAY SÜRECİ ...................................................................................................................97. E- YAYGIN KURS SONU İŞLEMLERİ VE SERTİFİKA SÜRECİ ......................................... 10 A) ÖĞRETMENLERİN/USTA ÖĞRETİCİLERİN YAPMASI GEREKEN İŞLER ........................................... 10 B) MERKEZ YÖNETİCİSİNİN YAPMASI GEREKEN İŞLEMLER ............................................................ 10 C) KURS SONU İŞLEMLERİNDE MERKEZ YÖNETİCİSİ TARAFINDAN HAZIRLANMASI GEREKEN EVRAKLAR11 D) BÖLGE ONAY TAKİP PERSONELİNİN YAPMASI GEREKEN KURS SONU İŞLEMLERİ ........................ 11 I. SERTİFİKA BASIMI................................................................................................................ 11 II. KURS BİTİRME BELGELERİNDE UYGULANMASI GEREKEN ARŞİV PROSEDÜRÜ............................. 11 III. Kurs Bitirme Belgesi Basım İşlemlerinden Sonra Takip Edilen Süreçler……………12 A) ONAY TAKİP………………………………………………………………………………………12 B) MERKEZ YÖNETİCİSİ……………………………………………………………………………128. YÜRÜRLÜLÜK VE SORUMLULUK ..................................................................................... 12 2

Onay Takip Süreci1. ONAY TAKİP SÜRECİNİN AMACI İstanbul Büyükşehir Belediyesi Hayat Boyu Öğrenme Merkezlerinde sertifikalı eğitimlere katılan kursiyerlerin, Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) onaylı sertifikalarını alabilmeleri için Halk Eğitim Merkezi Müdürlükleri ile onay takip işlemlerinin yürütülmesi sürecidir. Onay takip süreci, Öğretmen/Usta Öğretici, Merkez Yöneticisi, Bölgelerde görevli Onay Takip Personeli, Bölge Sorumlusu, İSMEK Yönetim Merkezi Onay Takip Departmanı tarafından yürütülür.2. ONAY TAKİBİ VE SÜRECİa) Öğretmen/Usta Öğretici Evrak HazırlığıMerkez Yöneticisi, Hayat Boyu Öğrenme Merkezlerinde görev alacak öğretmenlerin yeniişe başlama dönemlerinde ve/veya yeni kurs açılması sırasında Halk Eğitim MerkeziMüdürlüğü onayı için gerekli olan evrakları hazırlar.b) Tam Zamanlı (Full Time) Çalışan Öğretmen/Usta Öğretici Onay EvraklarıMerkez Yöneticisi tarafından aşağıda belirtilen evrakların 1 adet aslı 1 adet fotokopisiöğretmenden teslim alınır. Dilekçe (İBB adına daha önceden doldurulmuş olan belge) Diploma (Yeni işe başlayanlar için noter tasdikli olacaktır.) Sabıka Kaydı (E- devletten alınmaktadır.) Sağlık Raporu (Kurum doktoru vermektedir.) Askerlik Tecil Belgesi (Erkek Usta Öğreticiler) Nüfus Cüzdan Fotokopisi Eğitim verdiği branştaki sertifika ve belgelerden 2 adet fotokopi 3

Onay Takip Sürecic) Yarı Zamanlı (Partime) Çalışan Öğretmen/Usta Öğretici Onay EvraklarıMerkez Yöneticisi tarafından aşağıda belirtilen evrakların 1 adet aslı 1 adet fotokopisiöğretmenden/usta öğreticiden teslim alınır. Diploma Çalıştığı yerden farklı bir yerde çalışmasında engel olmadığına dair yazı Nüfus cüzdan fotokopisi Dilekçe (İBB adına daha önceden doldurulmuş olan belge)d) İşlem Onay Süreci Hazırlanan Öğretmen/usta öğretici evrakları Hayat Boyu Öğrenme Merkez Yöneticisi tarafından, bölge onay takip personeline tutanak karşılığı teslim edilir. Ek: 3 Onay takip personeli, onayı alınacak öğretmenin evraklarının 1 nüshasını bölge ofisinde 1 nüshasını da halk eğitim merkez müdürlüklerine gidecek şekilde dosya haline getirir. Onay takip personeli dersler başlamadan önce, öğretmen evraklarının 1 nüshasını kontrol için ilgili İlçe Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğüne teslim eder ve onay alınana kadar dosyanın takibini yapar. Onay takip personeli eğitim dönemi içerisinde e- yaygın sistemindeki işlemleri yapabilmesi için ilgili Halk Eğitim “Kurum Müdürü” ile görüşerek yetkili şifre alma talebinde bulunur. Onay Takibin bağlı olduğu İlçe Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğü tarafından onay takip personelinin kullanacağı e- yaygın şifresi teslim edilir. İlçe Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünce eğitim vermesi uygun görülen öğretmenlerin/usta öğreticilerin onay takip personeli tarafından e- yaygın sistemine tanımlanması yapılır. Onay takip personeli Öğretmen/usta öğreticinin e- yaygın sisteminde kullanacağı şifreyi ilgili halk eğitim merkez müdürlüğünden teslim alarak merkez yöneticisine teslim eder. Merkez yöneticisi öğretmen/usta öğreticiye e- yaygın şifresini aldığına dair yazıyı imzalatarak teslim eder. 4

Onay Takip Süreci3. ADAY KURSİYER LİSTELERİNİN OLUŞTURULMASI ve ONLINE KAYDA AÇILMASI HBÖ Merkezlerinde açılması planlanan branşlar için ders başlama, onay başlama, ders bitiş ve onay bitiş tarihlerine göre proismek sisteminde listeleri oluşturur. Proismek sisteminde oluşturulan aday kursiyer listeleri, yönetim merkezi kararıyla belirlenen tarihte online kayda açılır. Aday kursiyerler katılmak istedikleri branşa ve gitmek istedikleri kurs merkezine online olarak ön kayıtlarını yaparlar. a) Kursiyer Kayıt İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi  Merkez yöneticisi, kontenjan dâhilinde talep sırasını dikkate alarak açacağı branşın sınıf listesini oluşturur.  Merkez yöneticisi tarafından oluşturulan sınıf listesindeki aday kursiyerlere SMS ile bilgilendirme yapılır.  Kursiyer nüfus cüzdanı fotokopisi ile HBÖ merkezine giderek kesin kaydını gerçekleştirir. b) Kursiyer Listelerinin Oluşturulması  Merkez Yöneticisi tarafından kesin kaydı gerçekleştirilen kursiyer listesi proismek sistemine tanımlanır.  Ders başlama tarihinden önce kursiyerler sms ya da telefonla aranarak derse davet edilir.  Derse başlamadan önce merkez yöneticisi tarafından kaydı yapılmış kursiyer listeleri öğretmene/usta öğreticiye teslim edilir. (Ek: 5)  Ders başladığında kesin kayıtlı kursiyerlerden eksik katılım olması durumunda yedek listeden kursiyer merkez yöneticisi veya öğretmen tarafından davet edilir.  Yedek listeden davet edilen kursiyerlerle yeni oluşturulan son kursiyer listesi öğretmen/usta öğretici tarafından tarih ve imzalı bir şekilde merkez yöneticisine teslim edilir. (Ek:7)  Merkez Yöneticisi öğretmenin verdiği listenin girişini onay başlama tarihinden en geç 1 hafta önce proismek sistemine girer. 5

Onay Takip Sürecic) Listelerin Onaya Gönderilmesi Merkez Yöneticisi tarafından girişi yapılan listeler onay başlama tarihinden en geç bir hafta önce proismek sistemi üzerinden onay takip personeline gönderilir. Kursiyer listeleri ve görevlendirme onay çizelgesi onay takip personeli tarafından yazdırılır. (Ek:5-10-11)4. E- YAYGIN SİSTEMİNDE ONAY SÜRECİa) Kurs Planlama ve Kursiyer Girişlerinin Yapılması Merkez Yöneticisinin proismek üzerinden onaya gönderdiği listelerin kurs tanımlaması onay takip personeli tarafından e- yaygın sisteminde yapılır. E- yaygın sisteminde oluşturulan kurs planı için Halk Eğitim Merkezi (HEM) onaylaması sonrası sistemde HEM No (Kurs No) oluşur. Onay takip personeli tarafından HEM No (Kurs No) proismek sistemine girilir. E- yaygın sisteme girildiğiyle ilgili merkez yöneticisine bilgi verir. E- yaygın sisteminde açılan kurs için merkez yöneticisi tarafından “Kurs Kursiyer Başvurular “menüsünden eğitime katılan kursiyer bilgilerinin girişleri yapılır. (Ek:6) E- yaygın sistemine kaydı yapılan kursiyerler İlçe halk eğitim merkezi müdür yardımcısı veya merkez yöneticisinin kullandığı yetki ile “aktif kursiyer” olarak onaylanır.b) Kurs Onay İşlemleri E- yaygın sisteminde kurs işlemleri menüsünde ilçe halk eğitim merkezi müdür yardımcısı tarafından açılan kursa onay vermesi sonrasında kursun onay süreci başlamaktadır. Kurslar İlçe Halk Eğitim Merkezi Müdürü, İlçe Milli Eğitim Şube Müdürü ve İlçe Milli Eğitim Müdürü tarafından onaylanmasıyla açılır Onay takip personeli tarafından E- yaygın sisteminde onay sürecinin, takibi yapılır. Onaylanmamış kursların onaylanması sağlanır. Onaylanmış kurslar, e- yaygın sisteminde “Kurs Kursiyer işlemleri” menüsünde görünmektedir. 6

Onay Takip Sürecic) Kursiyer Listelerinin Güncellemesi ve Kesin Aday Kursiyer Listeleri Kursa devam edenlerin azalması veya kapasitenin uygun olması durumunda, 1/5 oranını geçmemesi şartıyla başlama tarihinden on (10) gün içerisinde kayıt almaya devam edilir. Kısa süreli programlarda güncelleme süresi için proismek sistemi dikkate alınır. Öğretmen/usta öğretici kurs listelerindeki gerekli değişiklikleri yaparak tarih ve imza karşılığında merkez yöneticisine teslim etmekle sorumludur. (Ek:9) Merkez Yöneticisi öğretmenden/usta öğreticiden aldığı kursiyer listesini 10 gün içerisinde e- yaygın sistemine ve proismek sistemine girişini gerçekleştirir. E- yaygın ve proismek sistemine girilmeyen kursiyer kaydından Merkez Yöneticisi sorumludur. E- yaygın otomasyon sisteminde güncelleme süresi bitmeden 1 gün önce Merkez Yöneticisi güncellenmiş listeyi öğretmene/usta öğreticiye teslim eder ve sınıf mevcudu ile karşılaştırma yapmasını sağlar. E- yaygın ve proismek sistemine eş zamanlı olarak yapılmayan güncel listeler için yönetim merkezi tarafından işlem yapılamamaktadır.d) Ders Defterlerinin Doldurulması Eğitim öğretim dönemi başında, yıl içinde kullanılacak ders defterleri yönetim merkezi lojistik departmanı tarafından onay takip bölge ofislerine dağıtılır. Onay takip personeli ders defterlerini tutanak karşılığı Merkez Yöneticilerine teslim eder. Öğretmen/usta öğretici onay başlama tarihinden itibaren kesin olan kursiyer listesini ders defteri yoklama bölümüne yazar.(Ek:20) Merkez Yöneticisi öğretmenin/usta öğreticinin branşına göre proismekten yıllık planları çıkartır ve öğretmene/usta öğreticiye teslim eder.(Ek:13) Öğretmen/usta öğretici derse girdiğinde öncelikle kursiyer yoklamasını yapar ve yıllık plandaki modüle göre uygun ders işleme bölümlerini doldurup imzasını atar.(Ek:19-20) 1/5 (10 gün) süre içerisinde güncelleme yapılmış kursiyer listeleri ders defterine yazılır. 7

Onay Takip Süreci Öğretmen/usta öğretici raporlu veya izinli olduğu zamanlarda Merkez Yöneticisi ders defterinin Müdür imzası bölümüne kurşun kalemle raporlu veya izinli bilgisini yazar ve paraflar. Seminer, toplantı, kurs, sergi, defile, yarışma gibi etkinliklerde görevlendirilen öğretmenler/usta öğreticiler bu görevleri süresince görevli sayılırlar. Ders defterlerine “Toplantıya, sergiye katıldım ” yazarak imzalar ve öğretmen/usta öğretici bir sonraki derste kaldığı yerden devam ederek işlemediği konuları hızlandırarak işler. Merkez Yöneticisi her gün sonunda ve ya haftanın sonunda öğretmen/usta öğreticinin devam- devamsızlık sayılarını ve yıllık planların ders defterine uygunluğunu kontrol eder.e) Öğretmen/Usta Öğreticinin Devam-Devamsızlık ve Modül Not Giriş İşlemleri Öğretmen/usta öğretici e- yaygın sistemine şifresi ile giriş yapar. Öğretmenler/usta öğreticiler eğitim verdikleri günlerde devamsızlık yapan kursiyerleri e- yaygın sistemi kurs kursiyer işlemleri menüsünden girişini yaparlar. Öğretmen/usta öğretici her modül sonunda verdiği öğrenci değerlendirme notlarını e- yaygın kurs kursiyer işlemleri menüsüne girişlerini yaparlar ve modül değerlendirme çizelgesine aynı notları geçirirler. (Ek:17) Her ders sonunda devamsızlık sayısını merkez yöneticisine bildirir ve merkez yöneticisi tarafından proismek sistemine girişleri yapılır. Öğretmen/usta öğretici kursiyer sayısında azalma olması durumunda 8’in altına düşmeden önce merkez yöneticisine bilgi vermelidir. Kursiyer sayısı 8’in altına düştüğünde e- yaygın sistemi devam devamsızlık ve not girişleri kapanmaktadır. Devam devamsızlık ve modül not girişleri öğretmen/usta öğretici tarafından yapılmalı merkez yöneticisi tarafından kontrol edilmelidir. 8

Onay Takip Süreci5. ÖĞRETMEN/USTA ÖĞRETİCİ DEĞİŞİKLİĞİ, DOĞUM İZNİ, İSTİFA EK ONAY SÜREÇLERİ a) Merkez Yöneticisi;  Doğum izni, öğretmen/usta öğretici değişikliği ve öğretmen/usta öğretici istifası gibi durumlarda bölge onay takip personeline bilgi vermelidir.  Merkez yöneticisi yeni atanan öğretmen/usta öğretici evraklarını zamanında onay takip personeline teslim eder.  E- yaygın sisteminde öğretmen/usta öğretici değişikliğinin yapılıp, yapılmadığının kontrolünü yapar.  Prosimek sisteminde öğretmen/usta öğretici değişikliği için yönetim merkezi onay takip departmanına ileti yazarak değişikliğin yapılmasını talep eder. b) Bölge Onay Takip Personeli;  Öğretmen/usta öğretici değişikliği için üst yazı dilekçesini yazar ve yönetim merkezi onay takip departmanına sayı talebinde bulunur.(Ek:13-14)  Yönetim merkezi tarafından verilen sayıyı üst yazı dilekçesine ekler.  Öğretmen/usta öğreticinin evrakları ve üst yazı ile birlikte İlçe Halk Eğitim Merkezine giderek müdür yardımcısının e- yaygın sistemi üzerinden öğretmen/usta öğretici değişikliğini yapmasını sağlar.6. EK ONAY SÜRECİ  Kursiyer sayısı 8’in altına düştüğünde kurs ek onay işlemlerine açılmaktadır.  Merkez yöneticisi ek onaya düşen kursun bilgisini bölge onay takip personeline bildirmelidir.  Bölge onay takip personeli, ek onay için(Ek:15) üst yazı dilekçesini yazar ve yönetim merkezi onay takip departmanına sayı talebinde bulunur ve sayıyı aldıktan sonra üst yazıyı İlçe Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğüne götürerek ek onay alma sürecini yönetir. 9

Onay Takip Süreci7. E- YAYGIN KURS SONU İŞLEMLERİ VE SERTİFİKA SÜRECİ a) Öğretmenlerin/Usta Öğreticilerin Yapması Gereken İşler  Öğretmen/usta öğretici, kursu tamamlayarak sertifika almaya hak kazanan kursiyer listesini Merkez Yöneticisine imzalı bir şekilde teslim eder.  Merkez Yöneticisi öğretmen/usta öğreticiden teslim aldığı listeyi proismek sistemi üzerinde hazırlar  Merkez yöneticisi proismek sistemine giriş yaptığı sertifika listesini çıktısını alarak Öğretmen/usta öğreticiye son kontrolünü yapması için verir.  Öğretmen/usta öğretici son kontrolünü yaptığı listeyi imzalayarak Merkez Yöneticisine teslim eder. (Ek:8)  Merkez yöneticisi sertifika listesinden 2 adet çıktı alır bir tanesini kurs merkezinin arşivinde saklar, bir tanesini ise kontrol için bölge onay takip personeline elden teslim eder.  Aynı zamanda proismek sistemi üzerinden bölge onay takip personeline listeyi gönderir. b) Merkez Yöneticisinin Yapması Gereken İşlemler  E- yaygın sisteminde yer alan belge defteri, soğuk damga listesi ve modül not listesindeki kursiyer isimleri ile proismek sistemi üzerinde hazırlanan sertifika almaya hak eden kursiyer listesinin aynı olması gerekmektedir. Merkez yönetici bu listeleri kontrol etmekle yükümlüdür.  Merkez yöneticisi e-yaygın sisteminde bulunan belge defterinin çıktısını alarak öğretmene/usta öğreticiye kontrolünü yapması için verir kontrolünü yapan öğretmen belge defterinin son sayfasını imzalar.(Ek:22)  E- yaygın sisteminden soğuk damga listesinin çıktısını alır. (Ek:21)  Modül değerlendirme çizelgesini öğretmene/usta öğreticiye imzalatır. 10

Onay Takip Sürecic) Kurs Sonu İşlemlerinde Merkez Yöneticisi Tarafından Hazırlanması Gereken Evraklar Sertifika Listesi (1 adet) Modül Değerlendirme Çizelgesi (1 adet) Belge Defteri (3 adet) Soğuk Damga listesi (3 adet) Yukarıda belirtilen evraklar hazırlanarak bölge onay takip personeline teslim edilir.d) Bölge Onay Takip Personelinin Yapması Gereken Kurs Sonu İşlemleri I. Sertifika Basımı o Onay takip personeli Merkez Yöneticisinin hazırladığı ve kursiyerlerin kurs bitirme belgesi alabilmesi için gerekli olan belgelerin içinde yer aldığı dosyayı inceleyerek eksiklerinin olup olmadığını kontrol eder. o Onay takip personeli kurs bitirme belgesi basımını e- yaygın sisteminden yapar ve kurs bitirme belgesi üzerinde İBB Hayat Boyu Öğrenme Müdürünün imza işlemini gerçekleştirir. o Kursiyerin herhangi bir sebeple başarısız olması ya da devamsızlık yapması durumunda modüle ilişkin daha sonrasında derslere gelmesi ve başarı göstermesi halinde kurs bitirme belgesi düzenlemesi sadece merkezin onayı durumunda gerçekleşir. II. Kurs Bitirme Belgelerinde Uygulanması Gereken Arşiv Prosedürü o Üst yazı dilekçesi (İmzadan sonra ismek arşivinde kalır.) o Sertifika Listesi o Modül değerlendirme çizelgesi o Soğuk damga listesi (İmzadan sonra ismek arşivinde kalır.) o Belge defteri(İmzadan sonra ismek arşivinde kalır.) o Kurs bitirme belgeleri (İmzadan sonra ismek arşivinde kalır.) Ek:1-2 11

Onay Takip Süreci III. Kurs Bitirme Belgesi Basım İşlemlerinden Sonra Takip Edilen Süreçler Onay Takip; o Kurs Bitirme Belgesi: Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğü’ne tutanak niteliğinde olan üst yazı dilekçesi ( Dilekçenin sayı ve tarihi Yönetim Merkezi Onay Takip Departmanından talep edilir.)ile beraber teslim edilir. (Ek:12) o Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğü ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü belge defterini ve soğuk damga listesini imzalar. o Kurs bitirme belgelerine İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından soğuk damga vurularak Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğü’ne geri gönderilir. o Halk Eğitim Merkezi Müdürlükleri imza ve soğuk damga vurulmuş belgeleri bölge onay takip personeline teslim eder. (Ek:23) o Onay takip personelleri belgeleri tutanakla Merkez Yöneticisine teslim eder. (Ek:4) Merkez Yöneticisi; o Teslim almış olduğu kurs bitirme belgelerini zaman kaybetmeden kursiyerin nüfus cüzdanına bakarak teslim eder. o Kurs bitirme belgesi kursiyerden başka hiçbir kimseye teslim edilmez. o Kurs bitirme belgeleri, proismekte teslim edildi şeklinde kayıt altına alınır. o Kursiyere, belge defteri imzalatılarak kurs bitirme belgesi teslim edilir.8. YÜRÜRLÜLÜK VE SORUMLULUK İşbu prosedür, İSMEK Onay ve Sertifika Süreci Prosedürü kapsamda yer alan çalışanların görev tanımlarının ve iş sözleşmesinin tamamlayıcı bir parçasıdır. İşbu prosedürün yürürlüğe girmesi, yürürlükten kaldırılması, kısmen veya tamamen değiştirilmesi İsmek Genel Koordinatörünün onayı ile yapılır. 12

Onay Takip Süreci EK:1Bölge Onay Takip Bölümü Arşiv Listeleri ve SüreleriGörevlendirme Çizelgesi SüresizAday Kursiyer Listesi SüresizOnay Üst Yazısı SüresizBelge Üst Yazısı SüresizModül Değerlendirme Çizelgesi SüresizSoğuk Damga Listesi SüresizDiğer Resmi Yazışmalar Süresiz Öğretmen/usta öğretici değişikliği 1 Yıl (2011/2012) Kurs kapama eğitim dönemi Kurs birleştirme arşivlenecektir Kurs gün değişikliğiTutanaklar Yenisi yayınlanana kadar Belge teslim tutanağı Evrak teslim tutanağıÖğretmen EvraklarıBütün Modüllerin Değerlendirme ÇizelgesiYönerge / Yönetmelik / Protokol13

Onay Takip Süreci EK:2Merkez Yöneticisi Bölümü Arşiv Listeleri ve SüreleriBelgeler SüresizBelge Defterleri SüresizSoğuk Damga Listesi SüresizAday Kursiyer Listesi SüresizModül Değerlendirme Çizelgesi SüresizKütük Defteri ve Belge Yaprak (önceki yıllarda) SüresizKursiyer Ön Kayıt Formu ve Kursiyer Kimlik Fotokopisi 1 Yıl (2010/2011 ) dönemi öncesi imha edilecektir.Harcamalar 1 Yıl (2010/2011)dönemi öncesi imha edilecektir. Faturalar(Elektrik, Su, Doğalgaz vb.) Cihaz tamiratları 1 Yıl (2010/2011) döneminden Alışveriş fiş/fatura öncesi imha edilecektirTutanaklar 1 Yıl (2010/2011) Dönemi Toplantılar öncesi imha edilecektir. Evrak teslim Eser Teslim Yenisi yayınlanana kadarİdari İşler saklanmalıdır Görev Tanımları 2 Yıl (2009/2010) dönemi öncesi imha edilecektir. Raporlar 1 Yıl (2010/2011) dönemi Sözleşmeler öncesi imha edilecektir.Ders Defterleri 1 Yıl (2010/2011) dönemi öncesi imha edilecektir.Yıllık Planlar 1 Yıl (2010/2011) dönemi öncesi imha edilecektir.Haftalık Planlar 5 Yıl (2007/2008) dönemi öncesi imha edilecektir.Sınav Kâğıtları (Modül sonunda yapılan) 1 Yıl (2010/2011) dönemiGiriş – Çıkış imza çizelgesi öncesi imha edilecektir.Misafir kursiyer listeleri ve dilekçeleri14

Onay Takip Süreci Ek:3ÖĞRETMEN/USTA ÖĞRETİCİ EVRAKLARI TESLİM TUTANAĞISıra Teslim edilen evrakın adı AdetNo………………………………..Kurs merkezinde ………………………branşında açılacak kursta öğretici olarakgörevlendirilen ………………………………………………’ ait yukarıda …….. (………….) maddede belirtilenbelgelerin teslim-tesellümü …./…../20….. tarihinde yapılmıştır.TESLİM EDEN TESLİM ALAN………………….. …………………………. 15

Merkez Yöneticisi Onay Takip Süreci Onay Takip Personeli Ek:4 SERTİFİKA TESLİM TUTANAĞI …./…./2016 Onay Takip Personelinden aşağıdaki tabloda belirtilen sertifikaları kursiyerleredağıtmak üzere sayarak teslim ettim/aldım.NO KURSUN ADI BELGE DEFTERİ ADEDİ BELGE SAYISI12345678910 TOPLAMTESLİM EDEN TESLİM ALAN………………. …………………. 16

Onay Takip Süreci Ek: 517

Onay Takip Süreci Ek:6 E- yaygın Aday Kursiyer Listesi 804951-Bilgisayar KullanımıNo TC Kimlik N Ad Soyad Telefon Onay Kayıt Durumo1 44***** Ali OĞUZ 5068574747 Onaylandı Aktif Öğrenci 5376388351 Onaylandı Aktif Öğrenci2 54***** Ayşe KOZAN 5554808511 Onaylandı Aktif Öğrenci YAŞAR 5377620468 Onaylandı Aktif Öğrenci3 60***** Bilge ÖZMEN 5455069745 Onaylandı Aktif Öğrenci 5457732014 Onaylandı Aktif Öğrenci4 20***** Havva KARAKOYUN 5302889874 Onaylandı Aktif Öğrenci ÖZSARI 5386826728 Onaylandı Aktif Öğrenci5 64***** Necla 5057085596 Onaylandı Aktif Öğrenci DUMAN 5077274407 Onaylandı Aktif Öğrenci6 28***** Nevin DEMİRKIRAN 5438203444 Onaylandı Aktif Öğrenci 5545541591 Onaylandı Aktif Öğrenci7 23***** Ozan SARI8 49***** Özge ELCİK DEMİREL9 27***** Saliha ALTUNOK10 33***** Sebat11 21***** Selda12 55***** YaseminÖğretmenin Adı Soyadı Kurs MerkezYöneticisinin Adı ve SoyadıTeslim Tarihi Teslim Tarihi 18

Onay Takip Süreci Ek:7İSMEK FATİH YAVUZ SELİM DİL OKULU …………………………BRANŞI KESİN KAYIT TUTANAĞISIRA TC KURSİYER AD SOYAD CEP TEL 1 2 3 4 5 6 7 8 9101112131415161718192021Yukarıda ki kursiyerlerimiz kesin kayıt listesine girmeye hak kazanmıştır. H.E.M.’e onayagönderilmesi rica olunur.Tarih : Teslim Alan İdareciBranşın Günü ve Zamanı :Teslim Eden Usta Öğretici 19

Onay Takip Süreci Ek: 820

Onay Takip Süreci TARİH: EK:9 ADAY KURSİYER GÜNCELLEME ÇİZELGESİBRANŞ: GRUP:USTA ÖĞRETİCİ: LİSTEYE EKLENECEK KURSİYERLERNO T.C.NO AD SOYAD AÇIKLAMA12345678910 LİSTEDEN ÇIKARTILACAK KURSİYERLERNO T.C.NO AD SOYAD GRUP12345 KURS YÖNETİCİSİ USTA ÖĞRETİCİ 21

Onay Takip Süreci EK: 10ÖĞRETMEN/USTA ÖĞRETİCİ GÖREVLENDİRME ÇİZELGESİ22

Onay Takip Süreci Ek:11ÖRNEK “KURS ONAY” YAZIŞMASI T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞIİnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığı Eğitim MüdürlüğüSayı : M.34.1.İBB.O.71.64-775.01- /11/2011Konu: İSMEK Kurs Onayı. PENDİK HALK EĞİTİMİ MERKEZİ MÜDÜRLÜĞÜ’NE Milli Eğitim Bakanlığı Çıraklık ve Yaygın Eğitim Genel Müdürlüğü adına İstanbul İl MilliEğitim Müdürlüğü (Halk Eğitimi Başkanlığı) ile İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığıarasında İstanbul ilinde mesleki, teknik, sosyal ve kültürel amaçlı kurs ve etkinliklerindüzenlenmesi ile ilgili protokol 09.03.2012 tarihinde taraflarca imzalanmıştır. BüyükşehirBelediyesi tarafından 2011–2012 Eğitim-Öğretim yılında ilçenizde açılması planlanan kurslarlailgili çizelgeler ilişikte sunulmuş olup; İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü onayının alınmasıhususunda gereğini bilgilerinize arz ederim. Ali KOCA Hayat Boyu Öğrenme Müdürü 23

Onay Takip Süreci Ek: 12ÖRNEK “SERTİFİKA ÜST YAZI “ YAZIŞMASI T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞIİnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığı Eğitim MüdürlüğüSayı : M.34 .0.İBB.0.71.64.775.01. ....04.2017Konu : İSMEK Kursları Kursiyer belgeleri …………….. HALK EĞİTİMİ MERKEZİ MÜDÜRLÜĞÜ’NE Milli Eğitim Bakanlığı Çıraklık ve Yaygın Eğitimi Genel Müdürlüğü adına İstanbul İlMilli Eğitim Müdürlüğü (Yaygın Eğitimi Bölümü) ile İstanbul Büyükşehir BelediyeBaşkanlığı’nın 11.12.2009 tarihli ‘İşbirliği Protokol’ü kapsamında, 2010–2011 Eğitim Öğretimyılı ilçeniz sınırları dâhilinde açılan mesleki ve teknik kurslar ile genel kurslarımıza katılaraksertifika almayı hak kazanan kursiyerlerin sertifikaları ve belge defterleri tanzim edilerekilişikte sunulmuştur. Sertifikaların imzalanarak İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından soğuk damga yapılmasıhususunda gereğini arz ederim. Ali KOCA Hayat Boyu Öğrenme MüdürüEK: …………. Kurs MerkeziNO KURSUN ADI KURS SAYISI BELGE DEFTERİ ADEDİ BELGE SAYISI1 İngilizce 4 12 6923 4 12 6945 TOPLAM 24

Örnek: Usta Öğretici Değişikliği yazısı Onay Takip Süreci Ek:13 T.C.İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığı Hayat Boyu Öğrenme MüdürlüğüSayı : 45133200-903.99- /07/2017Konu : İSMEK Usta Öğretici Değişikliği ……………….HALK EĞİTİMİ MERKEZİ MÜDÜRLÜĞÜ’NE İlgi (a): 16.11.2015 tarihli İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü olur yazısı İlçeniz sınırları içerisinde …………… İsmek kursunda İlgi (a) oluruyla açmışolduğumuz 351889 H.E.M kurs nolu Dekoratif Ahşap Süsleme kursunda usta öğretici olarakgörevlendirilen Züleyha YILMAZ kursun 232 saatini tamamlayarak görevinden ayrılmıştır.Dekoratif Ahşap Süsleme kursuna 25.02.2016 tarihinden itibaren kursun 70 saatinitamamlamak üzere Selma ARSLAN’IN usta öğretici olarak görevlendirilmesimüdürlüğümüzce uygun görülmüş olup; Müdürlüğünüzce de uygun görüldüğü takdirde İlçeMilli Eğitim Müdürlüğü oluru alınması hususunda; Gereğini arz ederim. Ali KOCA Hayat Boyu Öğrenme MüdürüEk; Usta Öğretici Evrakları 25

ÖRNEK: Öğretmen/usta öğretici İstifa yazısı Onay Takip Süreci Ek:14 T.C.İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığı Hayat Boyu Öğrenme MüdürlüğüSayı : 45133200-903.99- /07/2017Konu : İSMEK Kurs Olur İptali ………………….. HALK EĞİTİMİ MERKEZİ MÜDÜRLÜĞÜ’NE İlgi: a) ………tarih ve ……….sayılı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü olur yazısı İlçeniz sınırları içerisinde Yenimahalle İsmek kursunda ilgi (a) oluru ile açmışolduğumuz Güzel konuşma ve Diksiyon kursunda görevlendirilen usta öğretici OrhanÇINAR’IN sağlık sorunundan dolayı görevinden istifa etmiş olup; yerine yeni usta öğreticiatanamadığından ve kursiyer sayısının azalması nedeniyle kursun kapatılması ve İlçe MilliEğitim Müdürlüğü olurunun iptali hususunda. Gereğini bilgilerinize arz ederim. Ali KOCA Hayat Boyu Öğrenme Müdürü 26

Örnek: Ek Onay yazısı Onay Takip Süreci Ek:15 T.C.İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığı Hayat Boyu Öğrenme MüdürlüğüSayı : 45133200-903.99- /07/2017Konu: Ek OnayBAŞAKŞEHİR HALK EĞİTİMİ MERKEZİ MÜDÜRLÜĞÜ’NE İlgi: 21.05.2010 tarih ve 27587 sayılı Milli Eğitim Bakanlığı Yaygın Eğitim KurumlarıYönetmeliği İlçeniz sınırları içerisinde Başakşehir 5.etap İsmek Kurs Merkezinde İlçe Milli EğitimMüdürlüğü oluruyla açmış olduğumuz 364547 H.E.M. kurs nolu 23.11.2015 başlama tarihliSaç yapımı ve bakımı kursu 22 kursiyer ile eğitime başlamış olup, usta öğreticimizindevamsızlıkları sehven yanlış girmesi nedeniyle kursiyer sayısı 8’in altına düşmüştür. 832saatlik kursun 312 saatlik eğitim bölümü tamamlanmış olup kalan 520 saatlik sürede 20kursiyer devam edecektir. Kursiyerlerin mağdur olmaması için ilgili yönetmelik gereği ekonayının alınması Müdürlüğümüzce uygun görülmüş olup; Müdürlüğünüzce de uygungörüldüğü takdirde gerekli işlemin yapılması hususunda, Gereğini bilgilerinize arz ederim. Ali KOCA Hayat Boyu Öğrenme Müdürü 27

Onay Takip Süreci EK:16YILLIK PLAN ÖRNEĞİ28

Onay Takip Süreci Ek:17MODÜL DEĞERLENDİRME ÇİZELGESİ 29

Onay Takip Süreci Ek:18ÖRNEK TRANSKRİPT BELGESİ 30

Onay Takip Süreci Ek:19DERS DEFTERİNİN DERSİ İŞLEYİŞ BÖLÜMÜ31

Onay Takip Süreci Ek:20DERS DEFTERİ YOKLAMA BÖLÜMÜ 32

SOĞUK DAMGA LİSTESİ Onay Takip Süreci Ek:21 33

Onay Takip Süreci Ek:2234

KURS BİTİRME BELGESİ ÖRNEĞİ Onay Takip Süreci Ek:23 35

Onay Takip Süreci Başarılar Dilerim...36