หนังสือราชการและงานสารบรรณ

การเขียนหนังสือราชการ และงานสารบรรณ นักศึกษาเตรียมฝึกประสบการณ์วิชาชีพรัฐประศาสนศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏสุราษฎร์ธานี

คณะผู้จัดทํำ ํ นางสาวอังคณา เชื้อรักษ์ 6216209001199 นางสาวสุภัชชา ทองน้อย 6216209001200 นางสาวพิมพ์ลภัส หอมละออ 6216209001213 นางสาวพิชญา ฤทธิขาบ 6216209001225 นางสาวอริษา วายุกุล 6216209001227 กลุ่มเรียน 62038.165

ก \"'การใช้จ่ายอย่างประหยัดนั้น จะเป็นหลักประกัน ความสมบูรณ์พูนสุขของผู้ประหยัดเอง และครอบครัว ช่วยป้องกันความขาดแคลน ในวันข้างหน้า การประหยัดดังกล่าวนี้จะมีผลดี ไม่เฉพาะแก่ผู้ที่ประหยัดเท่านั้น ยังเป็นประโยชน์แก่ประเทศชาติด้วย\"\" คํำสอนพ่อ พระราชดํำรัสของพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช เนื่องในวันขึ้นปีใหม่ 31 ธันวาคม 2502

ข คำํ นํำผู้เขียน หนังสือเล่มนี้จัดทำํ ขึ้นเพื่อการศึกษาของนักศึกษาระดับปริญญา ตรีสาขารัฐประศาสศาสตร์ วิชาการเตรียมฝึกการประสบการณ์ วิชาชีพรัฐประศาสนศาสตร์ (BPA0601) โดยมีจุดประสงค์เพื่อศึกษา ความรู้เรื่องการเขียนหนังสือราชการและงานสารบรรณ ซึ่งหนังสือ เล่มนี้มีเนื้อหาเกี่ยวกับ ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ การเขียนหนังสือภายใน การเขียนหนังสือภายนอก หนังสือประทับ ตรา หนังสือสั่งการ และหนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือเล่มนี้สามารถ ดำํ เนินการจนประสบความสํำเร็จลุล่วงไปด้วยดี เนื่องจากได้รับความ อนุเคราะห์และสนับสนุนเป็นอย่างดียิ่ง จากอาจารย์อยับ ซาดัคคาน ที่ได้สละเวลาอันมีค่าแก่คณะผู้จัดทํำ เพื่อให้คำํ ปรึกษาและ แนะนำํ ตลอดจนตรวจทานแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆด้วยความเอาใจใส่เป็นอย่าง ยิ่งจนหนังสือเล่มนี้สำํ เร็จสมบูรณ์ลุล่วงได้ด้วยดี คณะผู้จัดทำํ ขอกราบ ขอบพระคุณเป็นอย่างสูงไว้ ณ ที่นี้ ขอขอบคุณเพื่อนๆที่ ช่วยเหลือในการทำํ หนังสือครั้งนี้จนประสบ ความสํำเร็จลุล่วงไปด้วยดี สุดท้ายนี้คณะผู้จัดทํำหวังว่าหนังสือเล่มนี้ คงเป็นประโยชน์ สํำหรับผู้ที่สนใจเรียนรู้และผู้ที่สนใจศึกษาต่อไป คณะผู้จัดทํำ

สารบัญ ข ก พระราชดำํ รัส 22 บทที่ 4 หนังสือ ข คำํ นำํ ผู้เขียน ประทับตรา ค สารบัญ ง สารบัญภาพ 23 ความหมายของหนังสือ ประทับตรา 1 บทที่ 1 ความหมายและ ลักษณะของหนังสือ 24 โครงสร้างของหนังสือ ราชการ ประทับตรา 2 ความหมายของหนังสือราชการ 25 การพิมพ์หนังสือ 2 ความหมายของงานสารบรรณ ประทับตรา 3 ลักษณะของหนังสือราชการ 6 สิ่งที่ควรทราบในการจัดทํำ 29 บทที่ 5 หนังสือสั่งการ หนังสือราชการ 30 ความหมายของหนังสือ สั่งการ 8 บทที่ 2 การเขียนหนังสือ ภายใน 30 ประเภทของหนังสือ สั่งการ 9 ความหมายของหนังสือภายใน 11 การพิมพ์หนังสือภายใน 31 ส่วนประกอบของคำํ สั่ง 32 ส่วนประกอบของระเบียบ 13 บทที่ 3 การเขียนหนังสือ 33 ส่วนประกอบของ ภายนอก ข้อบังคับ 14 ความหมายของหนังสือภายนอก 14 ส่วนประกอบและรายละเอียด 35 บทที่ 6 หนังสือ ประชาสัมพันธ์ ของหนังสือภายนอก 20 การพิมพ์หนังสือภายนอก 36 ชนิดของหนังสือ ประชาสัมพันธ์ 41 บรรณานุกรม

สารบัญภาพ ค 10 ภาพที่ 1 รูปแบบหนังสือภายใน 31 ภาพที่ 8 รูปแบบของ 13 ภาพที่ 2 โครงสร้างของ หนังสือประทับตรา หนังสือภายใน 34 ภา พที่ 9 โครงสร้างของ 15 ภาพที่ 3 รูปแบบการพิมพ์ หนังสือประทับตรา หนังสือภายใน 36 ภาพที่ 10 ตัวอย่างหนังสือ 18 ภาพที่ 4 รูปแบบของหนังสือ ประทับตรา ภายนอก 42 ภาพที่ 11 รูปแบบหนังสือ 25 ภาพที่ 5 โครงสร้างของ สั่งการ 45 ภาพที่ 12 รูปแบบประกาศ หนังสือภายนอก 27 ภาพที่ 6 รูปแบบการพิมพ์ 45 ภาพที่ 13 รูปแบบ แถลงการณ์ หนังสือภายนอก 28 ภาพที่ 7 ตัวอย่างหนังสือ ภายนอก

ปร ชาสัมพันธ์ บทท ี่ 1 ความหมายและ ลักษณะของ หนังสือราชการ

บทที่ 1 ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ 2 1.1 ความหมายของหนังสือราชการ ตามระเบียบสํํ ำนักนายกรัฐมนตรี วาดว ยงานสํารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดกํํ ำหนด ความหมายและชนิดของหนังสือราชการไววา หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปน หลักฐานใน ราชการ ไดแ ก หนังสือ ที่มีไปมาระหวางสวนราชการ หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนว ยงาน อื่นที่ มิใชส วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือที่หนวย งานอื่นใด ซึ่งมิใชส วนราชการหรือ บุคคลภายนอกมีมาถึงสวน ราชการ รวมทั้งเอกสารที่ทางราชการจัดทํํำขึ้นเพื่อเปน หลักฐานใน ราชการ และเอกสารที่ทางราชการจัดทํํ ำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับ หนังสือราชการ แบงเปน 6 ชนิด คือหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัม พันธ และหนังสือที่เจา หนา ที่ทํํำขึ้น หรือรับไวเ ปน หลักฐานในราชการ (นภาลัย สุวรรณธาดา. 2550) 1.2 ความหมายของงานสารบรรณ งานสารบรรณ หมายถึง “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำํ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการ ทำํ ลาย” มีความหมายครอบคลุมถึงงานที่เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด ตั้งแต่กระบวนการเริ่มแรกจนถึงขั้นทำลายเอกสาร ทั้งนี้เพื่อไม่ให้มีการ เก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นไว้ในส่วนราชการนั่นเอง (นภาลัย สุวรรณ ธาดา. 2550)

บทที่ 1 ความหมายและ ลักษณะของหนังสือราชการ 3 1.3 ลักษณะของหนังสือราชการ องค์ประกอบของหนังสือราชการ ได้แก่ - กระดาษที่ใช้ เป็นกระดาษตราครุฑที่มีขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร พิมพ์ด้วยสีดกหรือเป็นครุฑดุน อยู่ที่กึ่งกลางส่วนบนของ กระดาษ (ยกเว้นหนังสือภายในที่มีรูปแบบเฉพาะโดยมีขนาดของตัว ครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร และมีข้อความกำํ หนดเป็นแบบไว้) ลักษณะ ของกระดาษที่มีคุณภาพดี คือ กระดาษปอนด์ขาว นำ้ํ หนักไม่น้อยกว่า 60 กรัมต่อตารางเมตร ขนาด เอ 4 (210 X* 297 มิลลิเมตร) - สีของหมึกพิมพ์ ใช้หมึกพิมพ์สีดำํ โดยสีของหมึกพิมพ์ต้องมี ระดับความเข็มที่สมํ่าเสมอตลอดทั้งฉบับ รูปแบบของหนังสือราชการ ในกรณีที่เป็นหนังมือราชการประเภท จดหมายควรจัดระยะและวางตำํ แหน่ง ส่วนประกอบต่างๆ ของ จดหมาย เช่น เลขที่และชื่อเรื่องของหนังสือ ชื่อและที่อยู่ส่วนราชการ เจ้าของหนังสือ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง วันที่ออกหนังสือ คำํ ขึ้นต้น และคำํ ลงท้าย ข้อความส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ฯลฯ ให้ถูกต้อง ตามรู้แบบที่สํำนักนายกรัฐมนตรีได้กำํ หนดเป็นระเบียบหรือแนวปฏิบัติ ไว้ ทั้งนี้เพื่อความถูกต้อง ความเป็นระเบียบ และความน่าอ่านของ หนังสือ ราชการนั้นๆ - ซอง เป็นซองสีขาวที่มีตราครุฑขนาดสูง 1.5 เซนติเมตร อยู่ ด้านบนซ้ายของหน้าซอง ขนาดของซอง จะต้องมีขนาดที่เหมาะสมกับ หนังสือราชการและสิ่งที่จะส่งไปพร้อมกับหนังสือราชการนั้น ขนาด มาตรฐาน 4.25 X 9.50 นิ้ว และจัดพิมพ์ตามรูปแบบที่ถูกต้อง ข้อความในหนังสือ ภาษาและการใช้ภาษาในหนังสือราชการนั้นเป็น สิ่งสํ ำคัญประการหนึ่งที่ต้องคำํ นึงถึงข้อความในจดหมายควรมีลักษณะ ดังนี้

บทที่ 1 ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ 4 — มีความถูกต้อง ความถูกต้องในการเขียนหนังสือราชการ หมายถึง ความถูกต้องของเนื้อหา ประเภทและรปูแบบของหนังสือตัว สะกดการันต์วรรคตอนและการใช้เครื่องหมายวรรคตอน ตลอดทั้ง ความเหมาะสมในการใช้ภาษาให้สอดคล้องกับผู้รับและเนื้อหา - มีความกะทัดรัดและชัดเจนหนังสือราชการที่ดีควรเขียนด้วย ข้อความที่กะทัดรัดชัดเจนกล่าวคือ เป็นข้อความที่มีขนาดสั้นและมุ่ง เสนอเฉพาะประเด็นสํ าคัญของเนื้อหา เมื่ออ่านแล้วเข้าใจได้ทันทีว่าผู้ เขียนมีจุดประสงค์หรือต้องการสื่ออะไรให้ผู้อ่านได้ทราบ - มีความสมบูรณ์ เนื้อหาในหนังสือราชการจะต้องมีสาระสํำคัญ ครบถ้วนตามจุดประสงค์หรือเจตนาที่ผู้เขียนกําหนดไว้อีกด้วย - มีความสุภาพ หนังสือราชการควรมีถ้อยคาํ สุภาพ แสดงถึง การให้เกียรติแก่ผู้รับ การเลือกใช้ภาษา ที่แสดงถึงสุภาพนั้น จะขึ้นอยู่ กับสถานภาพของผู้ลงนามในหนังสือกับผู้รับเป็นสํ าคัญ เช่น การ เขียนข้อความส่วนสรุปเพียงเพื่อแจ้งให้ผู้รับหนังสือทราบถึงเรื่องราวที่ เกิดขึ้นหากผู้ใต้บังคับบัญชาบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา จะต้องใช้ว่า “จึง เรียนมาเพื่อโปรดทราบ” แต่หากเป็นหนังสือจากผู้บังคับบัญชาแจ้งไป ยังผู้ใต้บังคับบัญชา จะต้องใช้คาํ ว่า “จึงเรียนมาเพื่อทราบ” - มีความเป็นเอกภาพ ในการเขียนหนังสือราชการแต่ละครั้งไม่ ควรนํำเรื่องราวที่เป็นคนละเรื่องไว้ในฉบับเดียวกัน ในหนังสือราชการ แต่ละฉบับควรนํำเสนอเนื้อหาที่เป็นเรื่องเดียวกันทั้งฉบับ โดยมีจุด ประสงค์สํำคัญ ใจความสํ าคัญหรือประเด็นสาคัญที่ต้องการจะสื่อให้ ผู้รับได้ทราบเพียงประการเดียว

บทที่ 1 ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ 5 มีสารัตถภาพ การเขียนหนังสือราชการควรเขียนเน้นสาระ สําคัญหรือให้รายละเอียดสํ าคัญที่ต้องการให้ ผู้อ่านทราบอย่าง ชัดเจน ตรงไปตรงมา ไม่วกวน หรืออ้อมค้อมด้วยการใช้ข้อความ หรืออธิบายเรื่องราวที่ยืดยาว จนเกินความจํำเป็น - มีสัมพันธภาพ ข้อความและเนื้อหาในหนังสือราชการ ความมีความสัมพันธ์ที่เชื่อมโยงกันโดยตลอด และมีการลำํ ดับ ความที่ต่อเนื่องไม่สร้างความสับสนให้แก่ผู้อ่าน ความสะอาด ความสะอาดก็เป็นสิ่งที่แสดงถึงความละเอียด รอบคอบ ตลอดจนความตั้งใจจริงในการ ติดต่อสื่อสาร ดังนั้นใน หนังสือราชการจึงไม่ควรมีรอยขุด ขีด ลบ รอยคราบสกปรก ต่างๆ หรือแม้แต่รอยยับย่น ของกระดาษก็ไม่ควรให้มีปรากฏขั้น ความรวดเร็วในการดำํ เนินการ ในการติดต่อสื่อสารด้วย หนังสือราชการประเภทจดหมาย จะเสียเวลาใน การนาํ ส่งพอ สมควร ดังนั้น ในช่วงของการดาํ เนินการ คือ การผลิตสื่อ (การ ร่าง การพิมพ์หนังสือ การนาํ เสนอ ผู้บังคับบัญชาลงนาม) ไม่ว่า จะเพื่อเป็นการให้บริการ ตอบคาํ ถาม ข้อสงสัย หรือการแจ้ง เรื่องราวต่าง ๆ ให้แก่ ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบ จึงควรดําเนินการ อย่างรวดเร็ว โดยใช้ระยะเวลาที่ไม่นานนัก ทั้งนี้จะต้องคาํ นึงถึง ผลเสียที่ อาจจะเกิดขึ้นเสมอ (ปราณี กันธิมา. 2560)

บทที่ 1 ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ 6 1.3 สิ่งที่ควรทราบในการจัดทาํ หนังสือราชการ สิ่งที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือราชการควรทราบ นอกเหนือ จากรูปแบบและวิธีการเขียนหนังสือ ราชการ มีดังนี้ 1. กระดาษที่ใช้สําหรับหนังสือราชการ เป็นกระดาษปอนด์ขาว นํ้าหนักไม่น้อยกว่า 60 กรัม ต่อตารางเมตร ขนาด 210 มิลลิเมตร * 297 มิลลิเมตร หรือเรียกโดยทั่วไปว่า กระดาษขนาดเอ 4 2. ซองสําหรับหนังสือราชการ เป็นกระดาษสีขาวหรือนาํ้ ตาล โดยมีตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร พิมพ์ด้วยหมึกสีดาํ ที่มุมบนด้านซ้าย ของซอง มี 4 ขนาด คือ (1) ขนาดซี 4 เป็นซองที่ทำํ ด้วยกระดาษน้ํำหนัก 120 ปอนด์ต่อตารางเมตร มีขนาด 229 มิลลิเมตร * 324 มิลลิเมตร (2) ขนาดซี 5 เป็นซองที่ทำํ ด้วยกระดาษนำํ้ หนัก 80 ปอนด์ต่อตารางเมตร มีขนาด 162 มิลลิเมตร * 229 มิลลิเมตร (3) ขนาดซี 6 เป็นซองที่ทำํ ด้วยกระดาษนำ้ํ หนัก 80 ปอนด์ต่อตารางเมตร มีขนาด 114 มิลลิเมตร * 162 มิลลิเมตร (4) ขนาดดีแอล เป็นซองที่ทำํ ด้วยกระดาษนำ้ํ หนัก 80 ปอนด์ต่อตารางเมตร มีขนาด 110 มิลลิเมตร * 220 มิลลิเมตร

บทที่ 1 ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ 7 3. การจ่าหน้าซอง ในการจ่าหน้าซองหนังสือราชการนั้น จะขึ้น อยู่กับวิธีการส่ง แบ่งออกเป็น 2 กรณีกรณีที่ส่วน ราชการเป็นผู้จัด ส่งหนังสือโดยมีพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการเป็นผู้นําส่ง ด้วยตนเอง พร้อมทั้งให้ ผู้รับหนังสือลงนามในสมุดส่งหนังสือไว้เป็น หลักฐาน วิธีการจ่าหน้าซองให้ระบุชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือไว้ที่ มุดบนด้านซ้ายของซองโดยไม่ต้องลงที่ตั้งของส่วนราชการที่ออก หนังสือส่วนนามผู้รับนั้นให้ระบุไว้ที่กึ่งกลางซองโดยไม่ต้องลงชื่อและที่ ตั้งของส่วนราชการที่ผู้รับหนังสือสังกัดอยู่ กรณีที่ส่วนราชการจัดส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ไม่ว่าจะ เป็นการจัดส่งโดยการติดดวงตราไปรษณีย์หรือจัดส่งโดยมีข้อตกลงกับ การสื่อสารแห่งประเทศไทย ขอชําระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ให้ปฏิบัติ ดังนี้ - ให้ระบุชื่อส่วนราชการ สถานที่ตั้ง และเลขที่หนังสือของส่วน ราชการที่ออกหนังสือไว้ที่มุมบนด้านซ้ายของซอง ใต้ตัวครุฑ - ติดดวงตราไปรษณีย์ หรือพิมพ์ข้อความ “ชํ าระค่าฝากส่งเป็น รายเดือน” ใบอนุญาตที่....../..... (ชื่อที่ทำํ การฝากส่ง) ในกรอบ สี่เหลี่ยมผืนผ้าแนวนอน ขนาด 2 X* 4 เซนติเมตร ที่มุมบนด้านขวา ของซอง - ระบุนามผู้รับ พร้อมทั้งชื่อและที่ตั้งของส่วนราชการที่ผู้รับ หนังสือสังกัดไว้ที่กลางซอง - ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการฝากส่ง ลงลายมือชื่อ หรือ ประทับตราลายมือซื่อกากับไว้ที่มุมล่างด้านซ้ายของซอง โดยให้พิมพ์ ชื่อเต็มและตาํ แหน่งไว้ด้วย (ปราณี กันธิมา. 2560)

บทที่ 2 การเขียนหนังสือภายใน

บทที่ 2 หนังสือภายใน 9 2.1 ความหมายของหนังสือภายใน หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการ ที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก เป็น หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือ จังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึก ข้อความ (การใช้หนังสือภายใน ส่วนราชการมักนิยมใช้ เฉพาะเรื่องที่ติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วน ใหญ่ หากมีหนังสือไปต่างกรมแม้อยู่ในกระทรวง เดียวกันมักนิยมใช้หนังสือราชการ ภายนอก) (ปราณี กันธิมา. 2560)

บทที่ 2 หนังสือภายใน 10 รูปแบบของหนังสือภายใน ภาพที่ 1

บทที่ 2 หนังสือภายใน 11 2.2 ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายในมี ลักษณะคล้ายหนังสือภายนอก คือ 1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่ว นราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วย งานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออก หนังสืออยู่ในระดับกรม ขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง หรือ ส่วน ราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับตำ่ํ กว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อ ส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือส่วนราชการเจ้าของ เรื่องนั้น พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี) 2. ที่ให้ลงรหัสพยัญชนะและเลขประจำส่วนราชการเจ้าของ เรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง 3. วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลข ของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไม่ต้องใส่คำํ ว่า เดือน และ พ.ศ. ลงหน้าชื่อเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราช 4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสํำคัญของเนื้อหาใน หนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ต่อเนื่องกับ หนังสือฉบับอื่น จะลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิมก็ได้

บทที่ 2 หนังสือภายใน 12 5. คำํ ขึ้นต้น ให้ใช้คำํ ขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ โดยลงเฉพาะตำํ แหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง หรือลงชื่อ บุคคลในกรณีที่เป็นการติดต่อกับตัวบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับ ตำํ แหน่งหน้าที่ 6. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญขํ องเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจ ง่าย ซึ่งเนื้อหาในหนังสือภายในแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนที่เป็นเหตุผล ส่วนที่เป็นจุดประสงค์ และส่วนสรุป ในกรณี ที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมี ติดต่อกันหรือมีเอกสารที่ส่งไป พร้อมกับหนังสือ ให้ระบุไว้ในเนื้อหาส่วนใดส่วนหนึ่งตามความ เหมาะสม ทั้งนี้เพราะรูปแบบของหนังสือภายในจะไม่มีอ้างถึง และสิ่งที่ส่งมาด้วย การอ้างถึงหนังสือฉบับที่เคยติดต่อกัน เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา ตลอดทั้งการแจ้งสิ่งที่มา พร้อมกับหนังสือ จึงต้องระบุชื่อ หนังสือ เอกสาร หรือแจ้งสิ่ง ที่ส่งมาด้วยลงไปในเนื้อหาเลย 7. ลงชื่อและตำํ แหน่ง ให้ลงชื่อและตำํ แหน่งเช่นเดียวกับ หนังสือภายนอก (ปราณี กันธิมา. 2560)

บทที่ 2 หนังสือภายใน 13 โครงสร้างของหนังสือภายใน หนังสือภายในมีโครงสร้างประกอบด้วย ส่วนสํำคัญ 4 ส่วน ภาพที่ 2

บทที่ 2 หนังสือภายใน 14 2.3 การพิมพ์หนังสือภายใน 2.3.1 ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความกำหนดขนาดตัวอักษร ดังนี้ 2.3.1.1 คำํ ว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ และปรับค่าระยะบรรทัดจาก 1 เท่าเป็นค่าแน่นอน (Exactly) 35 พอยท์ 2.3.1.2 คำํ ว่า “ส่วนราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษร ตัวหนาขนาด 20 พอยท์ 2.3.2 การพิมพ์คำํ ขึ้นต้น ให้มีระยะบรรทัด ห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่ม ค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 2.3.3 การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความ ประสงค์ ภาคสรุป และการย่อหน้าให้ถือปฏิบัติ เช่นเดียวกับการพิมพ์หนังสือภายนอก 2.3.4 การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นระยะบรรทัดการ พิมพ์ 3 บรรทัด จากภาคสรุป (4 Enter) การพิมพ์หนังสือบันทึกข้อความโดยใช้โปรแกรมการพิมพ์เครื่อง คอมพิวเตอร์ จะต้องจัดทำํ ให้ถูกต้อง โดยเฉพาะส่วนหัวของกระดาษ บันทึกข้อความ จะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลัง คำํ และ ไม่ต้องมีเส้นทึบ แบ่งส่วนหัวกระดาษกับส่วนข้อความ ทั้งนี้ ให้ เป็นไปตามหนังสือสํำนักนายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106/ว 2019 ลง วันที่ 30 พฤศจิกายน 2554 (ปราณี กันธิมา. 2560)

บทที่ 2 หนังสือภายใน 15 รูปแบบการพิมพ์หนังสือภายใน ภาพที่ 3

บทที ่ 3 การเขียนหนังสือภายนอก Oubtosoidke

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 17 3.1 ความหมายของหนังสือภายนอก หนังสือภายนอก คือ หนังสือที่ใช้ติดต่อราชการระหว่าง ส่วนราชการ หรือระหว่างส่วนราชการกับ หน่วยงานเอกชน หรือบุคคลภายนอก โดยการจัดทำํ หนังสือราชการภายนอกนั้น จะใช้กระดาษตราครุฑ ซึ่งถือ เป็นการติดต่อที่เป็นแบบพิธีหรือ เป็นทางการ (ปราณี กันธิมา. 2560)

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 18 รูปแบบของหนังสือภายนอก ภาพที่ 4

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 19 3.2 ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายนอก มีดังนี้ 1. ที่เป็นส่วนประกอบที่อยู่ทางด้านซ้ายบนสุดของหนังสือ ซึ่ง หนังสือทุกฉบับจะมีกำํ หนดไว้เพื่อ - เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายที่ส่งหนังสือออก ในกรณีที่จะมีการ อ้างถึงหนังสือฉบับนั้นในการติดตามเรื่อง หรือเพื่อการติดต่อ โต้ตอบ หลังจากที่ได้ส่งหนังสือนั้นออกไปแล้ว - เป็นประโยชน์ในการเก็บเรื่องระหว่างปฏิบัติหรือเมื่อเรื่อง นั้นได้ดำํ เนินการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว - เป็นข้ออ้างอิงเมื่อต้องการจะค้นหาเรื่องที่ได้เก็บไว้ - เป็นตัวเลขสถิติแสดงปริมาณของหนังสือที่ได้มีการติดต่อ กับหน่วยงานต่างๆ ในรอบปีปฏิทินหนึ่ง 2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการหรือ คณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้น พร้อมทั้งลงที่ตั้งที่สามารถ ติดต่อทางไปรษณีย์ได้โดยสะดวกไว้ด้วย สํำหรับตำแหน่งของส่วน ราชการเจ้าของหนังสือจะปรากฏอยู่ทางด้านขวาสุดของหนังสือและ อยู่บรรทัดเดียวกับ “ที่” 3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลข ของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไม่ต้องมี คำํ ว่าวันที่ เดือน และ พ.ศ. นำํ หน้าสํำหรับตำํ แหน่งตัวเลขของวันที่จะปรากฏอยู่ตรงกึ่งกลาง หน้ากระดาษ บรรทัดต่อจากที่อยู่ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง 4. เรื่อง ให้ลงสาระสํำคัญที่เป็นใจความที่สั้น กะทัดรัดและ ครอบคลุมเนื้อหาของหนังสือฉบับนั้น (ปราณี กันธิมา. 2560)

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 20 5. คำํ ขึ้นต้น ระบุเฉพาะตำํ แหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง หรือ ลงชื่อบุคคล ในกรณีที่เป็นการติดต่อกับบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำํ แหน่ง หน้าที่ (โดยไม่ต้องมีคำว่า “ฯพณฯ” หรือ “ท่าน” นำหน้าชื่อตำํ แหน่ง หรือชื่อบุคคล) เช่น เรียน รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ 6. อ้างถึง เป็นการอ้างถึงเอกสารที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวกับ เนื้อหาในหนังสือหรืออาจเป็นหนังสือที่เคยมี ติดต่อกันมาก่อน โดย ปกติจะอ้างถึงเฉพาะหนังสือฉบับล่าสุดที่ติดต่อกนเพียงฉบับเดียว เว้น แต่มีเรื่องหรือ สาระสํำคัญในหนังสือฉบับอื่นที่เกี่ยวข้องและต้องนำํ มา พิจารณา จึงจะอ้างถึงหนังสือฉบับนั้นๆ สำหรับการเขียน “อ้างถึง” นั้น ให้เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ ออกหนังสือ เช่น อ้างถึง กรมอนามัย ที่ สธ 0601/163 ลงวันที่ 17 มีนาคม 2560 7. สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ลงชื่อสิ่งของเอกสารหรือบรรณสารที่ส่ง ไปพร้อมกับหนังสือ หากไม่สามารถบรรจุใสชองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วย ว่าส่งไปโดยทางใน การเขียน สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ (ในกรณีที่เป็น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือสั่งการ ให้ระบุ ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ออก หนังสือ) พร้อมทั้งจำํ นวนของสิ่งพิมพ์ที่ส่งไป เช่น สิ่งที่ส่งมาด้วย - สํำเนาหนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0103/270 ลงวันที่ 10 เมษายน2560 จำํ นวน 1 ฉบับ - เอกสารทางวิชาการเรื่อง ภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวน 500 เล่ม (ส่ง ทางพัสดุ ไปรษณีย์)

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 21 8. ข้อความ คือเนื้อหาสาระที่ต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบ ข้อความ ในหนังสือจะต้องชัดเจน เข้าใจง่าย และมีสาระครบถ้วน ซึ่งข้อความใน หนังสือราชการแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ - เหตุผล เป็นข้อความที่กล่าวถึงสาเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจ กล่าวในลักษณะของการแจ้งให้ผู้ทราบว่า หน่วยงานของผู้เขียนจะทำํ อะไร หรือมีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้น หากเป็นเรื่องที่เคยติดต่อกันมาแล้ว เนื้อความ ตอนนี้มักเป็นการเท้าความเรื่องเดิม โดยปกติคำํ ที่ใช้ขึ้นต้น เนื้อความส่วนนี้ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ใหม่หรือติดต่อเป็นครั้งแรกมักขึ้น ต้นด้วยคำํ ว่า “ด้วย......”. หรือ “ เนื่องด้วย......” หากเป็นเรื่องที่เคยมีการติดต่อกันมาแล้วหรือเป็นเรื่องที่ทราบ กันโดยทั่วไปแล้วมักจะขึ้นต้นด้วยคำํ ว่า “ตามที่” แล้วตามด้วยข้อความ ในเรื่องเดิมที่กระชับที่สุด และปิดท้ายย่อหน้าในส่วนนี้ด้วยคำว่า “นั้น” ในกรณีที่เป็นการติดตอกันอย่างต่อเนื่องและต้องการที่จะกล่าวอ้างถึง หนังสือฉบับเดิมที่ เคยติดต่อกัน จะขึ้นต้นเนื้อหาในส่วนนี้ว่า “ตาม หนังสือที่อ้างถึง” แล้วตามด้วยข้อความในเรื่องเดิมที่กระชับ ที่สุด และ ปิดท้ายด้วย “ ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น” จุดประสงค์ เป็นข้อความในส่วนที่สองที่นับว่ามีความสํำคัญ เพราะเนื้อความจะกล่าวถึงจุดประสงค์ของหนังสือฉบับนี้ ซึ่งจะต้อง เขียนให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับหนังสือทราบว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์อย่างไร ในกรณีที่หนังสือมีจุดประสงค์หลายประการ ควรแยกจุดประสงค์เป็น รายข้ออย่างชัดเจนเพื่อความสะดวกของผู้รับในการทำความเข้าใจและ การนำํ ไปปฏิบัติ

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 22 สรุป เป็นข้อความในส่วนสุดท้ายของหนังสือที่เน้นให้ผู้รับหนังสือ ได้ทราบถึงวิธีการปฏิบัติเมื่อได้รับหนังสือฉบับ นี้แล้ว ข้อความที่สรุปนี้ จะต้องสัมพันธ์กับจุดประสงค์ที่ปรากฏในเนื้อหาตอนต้น ซึ่งการเขียน ข้อความสรุปมีวิธีการเขียนโดยทั่วไป ดังนี้ ในกรณีที่ต้องการเพียงให้ผู้รับได้ทราบเรื่องราวที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า - จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ - จึงเรียนมาเพื่อทราบ ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับดำํ เนินเรื่องตามขั้นตอนต่อไป อาจใช้ว่า - จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำํ เนินการต่อไป - จึงเรียนมาเพื่อทราบและดำํ เนินการต่อไป ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตัดสินใจในเรื่องที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า - จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา - จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ - จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจาณาให้ความอนุเคราะห์ ในกรณีที่ ต้องการให้ผู้รับนำํ เรื่องในหนังสือไปปฏิบัติ อาจใช้ว่า - จึงเรียนมาเพื่อทราบและถือเป็นแนวปฏิบัติต่อไป

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 23 การเขียนส่วนสรุปของหนังสืออาจเขียนในลักษณะที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะ ตรงตามเจตนารมณ์ของเนื้อความในหนังสือ อันจะทำํ ให้ผู้รับมีความ รู้สึกที่ดีและเข้าใจจุดประสงค์ของหนังสือได้อย่างถูกต้อง เช่น ในกรณีที่ ประสงค์จะเชิญผู้รับไปร่วมงานหรือกิจกรรมที่จัดขึ้น อาจใช้ว่า - หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับเกียรติจากท่าน และขอ ขอบพระคุณเป็นอย่างสูงมา ณ โอกาสนี้ ในกรณีที่ประสงค์จะขอความ ช่วยเหลือ เช่น ขอรับบริจาค ของความร่วมมือ ขอใช้สถานที่เพื่อจัดกิจ กรรมฯ อาจใช้ว่า - หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน และขอขอบพระคุณเป็นอย่างสูง มา ณ โอกาส นี้ 9. คำํ ลงท้าย คำํ ลงท้ายจะต้องให้สัมพันธ์กับคำขึ้นต้น เช่น - คำํ ขึ้นต้น คำํ ลงท้าย - เรียน ขอแสดงความนับถือ - กราบเรียน ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง - นมัสการ ขอนมัสการด้วยความเคารพ

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 24 10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและพิมพ์ชื่อเต็มของ เจ้าของลายมือชื่อไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ ซึ่งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของ ลายมือชื่อที่เป็นบุคคลธรรมดานั้น ให้คำนำํ หน้าชื่อว่า นาย นาง นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ ลายมือชื่อ ในกรณีเจ้าของลายมือชื่อมี ตำํ แหน่งทางวิชาการ คือ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผู้ ช่วย ศาสตราจารย์ ให้พิมพ์คำํ เต็มของชื่อตำํ แหน่งทางวิชาการไว้หน้า ชื่อเต็มในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ 11. ตำํ แหน่ง ให้ลงชื่อตำแหน่งของเจ้าของหนังสือไว้ใต้ชื่อเต็ม 12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออก หนังสือหรือส่วนราชการที่เป็นผู้รับผิดชอบดำํ เนิน เรื่องหรือปฏิบัติการ เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยตรง โดยพิมพ์ไว้ตรงมุมด้านล้างซ้ายของหน้า กระดาษในระดับบรรทัดที่ถัดลงมาจากบรรทัดชื่อตำํ แหน่ง 13. โทร ให้ลงรหัสทางไกลหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการ เจ้าของเรื่อง หมายเลขโทรศัพท์ภายใน (ถ้ามี) หมายเลขโทรสาร (ถ้า มี) และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ไว้ใต้ชื่อส่วนราชการเจ้าของ เรื่อง 14. สำํ เนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ได้จัดส่งสํำเนาหนังสือไปให้ส่วน ราชการหรือผู้ที่เกี่ยวข้องและประสงค์ให้ผู้รับ หนังสือทราบว่าได้ส่ง สํำเนาไปให้ผู้ใดบ้าง ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสํำเนาไป ให้แล้วในบรรทัดต่อจากหมายเลขโทรศัพท์หรือโทรสารของส่วน ราชการเจ้าของเรื่อง (ปราณี กันธิมา. 2560)

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 25 โครงสร้างของหนังสือภายนอก หนังสือภายนอกมีโครงสร้างประกอบด้วย ส่วนสํำคัญ 4 ส่วน 1. หัวเรื่อง 2. เนื้อเรื่อง 3. จุดประสงค์ ของเรื่อง 4. ท้ายเรื่อง ภาพที่ 5

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 26 3.3 การพิมพ์หนังสือภายนอก 3.3.1 การพิมพ์เรื่อง คำํ ขึ้นต้น อ้างถึงสิ่งที่ส่งมาด้วยให้มีระยะ บรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 3.3.2 การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาค สรุป ให้มีระยะบรรทัดระหว่างข้อความแต่ละภาคห่างเท่ากับระยะ บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 3.3.3 การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และ ภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตาม ค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร 3.3.4 การพิมพ์คำํ ลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัด สุดท้ายภาคสรุปเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt) 3.3.5 การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัดการ พิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) จากคำํ ลงท้าย 3.3.6 การพิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้เว้นบรรทัดการ พิมพ์ 3 บรรทัด จากตำํ แหน่งของ เจ้าของหนังสือ (4 Enter) (ปราณี กันธิมา. 2560)

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 27 รูปแบบการพิมพ์หนังสือภายนอก ภาพที่ 6

บทที่ 3 หนังสือภายนอก 28 ตัวอย่างหนังสือภายนอก ภาพที่ 7

บทที่ 4 หนังสือประทับตรา

บทที่ 4 หนังสือภายประทับตรา 30 4.1 ความหมายของหนังสือประทับตรา หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้กระดาษตราครุฑจัดทำํ โดย ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจาก หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำํ กับ ตราหนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่อง สํ ำคัญ ได้แก่ - การขอรายละเอียดเพิ่มเติม - การส่งสํำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร - การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน - การแจ้งผลงานที่ได้ดำํ เนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง ทราบ - การเตือนเรื่องที่ค้าง - เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำํ หนดโดยทำํ เป็น คำํ สั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา (ธนพรรณ มากมณี. 2558)

บทที่ 4 หนังสือภายประทับตรา 31 รูปแบบของหนังสือประทับตรา ภาพที่ 8

บทที่ 4 หนังสือภายประทับตรา 32 4.2 โครงสร้างของหนังสือประทับตรา ประกอบด้วยส่วน สํำคัญ 3 ส่วน 1. ส่วนหัวหนังสือ 1.1 ลำํ ดับชั้นความลับ (ถ้ามี) ลำํ ดับชั้นความลับมี 3 ลำดับ ได้แก่ ลับ ลับมากและลับที่สุด 1.2 ลำํ ดับชั้นความเร่งด่วน (ถ้ามี) ลำํ ดับชั้นความเร่งด่วนมี 3 ลำํ ดับ ได้แก่ ด่วน ด่วนมาก และด่วนที่สุด 1.3 ที่ ให้ใส่รหัสด้วยพยัญชนะ (ตัวย่อส่วนราชการ) เลข ประจำํ ของเจ้าของเรื่อง และ เลขทะเบียนหนังสือส่งเรียงตามลำํ ดับจน สิ้นปีปฏิทินแล้วเริ่มนับใหม่ในปีต่อไป เช่น ที่ กค 0613/1156 1.4 คำํ ขึ้นต้นใช้คาํ ว่า “ถึง” ให้ระบุชื่อส่วนราชการหรือ บุคคลที่จะมีหนังสือไปถึง เช่น ถึง สํำนักงานปลัดกระทรวงการคลัง 2. ส่วนของข้อความที่เป็นเหตุหรือจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป การ เขียนเหตุหรือจุดประสงค์ที่มีหนังสือไปอาจเขียนแยกกันคนละย่อหน้า หรือเขียนรวมไว้ในย่อหน้าเดียวกันโดยไม่ต้องขึ้นย่อหน้าใหม่ก็ได้ เพราะ ส่วนมากจะมีข้อความสั้นๆ หรือบางครั้งมีแต่จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป โดยไม่ต้องอ้างเหตุที่ต้องมีหนังสือไป 3. ส่วนท้ายหนังสือ ประกอบด้วย ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือ ออก ชื่อย่อของผู้ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการกำํ กับตรา นั้นแทน วันเดือนปีที่ออกหนังสือ ใช้ตราส่วนราชการประทับ การระบุ ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องและหมายเลขโทรศัพท์ในส่วนท้ายหนังสือ เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก /หนังสือ....

บทที่ 4 หนังสือภายประทับตรา 33 หนังสือประทับตราใช้ กระดาษครุฑ ซึ่งอาจเป็นกระดาษตรา ครุฑนูน หรือครุฑปั้ม หรือครุฑพิมพ์จากคอมพิวเตอร์ ขนาดครุฑสูง 3 เซนติเมตร และครุฑควรอยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ตราส่วนราชการ ประทับใช้หมึกสีแดง (ธนพรรณ มากมณี. 2558) 4.3 การพิมพ์หนัังสือประทับตรา 1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์ 1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร 1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติคือ 1 เท่า หรือ Single 1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0 – 16 เซนติเมตร 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร 2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบน ประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน) (ธนพรรณ มากมณี. 2558)

บทที่ 4 หนังสือภายประทับตรา 35 3. การพิมพ์ 3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การย่อหน้าข้อความ หรือข้อความ ภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มี ระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทดระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร 3.3 พิมพ์ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก และเดือน ปีให้อยู่ภายในวงกลมตราชื่อส่วนราชการ 3.4 ประทับตราชื่อส่วนราชการให้เส้น รอบวงวงนอกอยู่ในแนวกึ่งกลางตราครุฑ (ธนพรรณ มากมณี. 2558)

บทที่ 4 หนังสือภายประทับตรา 34 โครงสร้างของหนังสือประทับตรา หนังสือประทับตรามีโครงสร้างประกอบ ด้วยส่วนสํ ำคัญ 3 ส่วน หัวเรื่อง เนื้อเรื่อง จุดประสงค์ ของเรื่อง ท้ายเรื่อง ภาพที่ 9

บทที่ 4 หนังสือภายประทับตรา 36 ตัวอย่างหนังสือประทับตรา ภาพที่ 10

บทที่ 5 หนังสือสั่งการ

บทที่ 5 หนังสือสั่งการ 38 5.1 ความหมายของหนังสือสั่งการ หนังสือสั่งการ คือ หนังสือที่ใช้ติดต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม จังหวัด หรือภายในหน่วยงานเดียวกัน ใช้ได้ทั้ง ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับ บุคคลภายนอกทำํ ขึ้นเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน มีรูปแบบที่กำํ หนด ไว้ในระเบียบงานสารบรรณเว้นแต่จะมีส่วนประกอบที่แตกต่างกัน ออกไป (ธนพรรณ มากมณี. 2558) 5.2 ประเภทของหนังสือสั่งการ หนังสือสั่งการแบ่งได้ 3 ประเภทคือ 1. คำํ สั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษครุฑ 2. ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำํ นาจหน้าที่ได้วาง ไว้ โดยจะอาศัยอำํ นาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลัก ปฏิบัติงานเป็นการประจำํ ใช้กระดาษครุฑ 3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำํ นาจกำํ หนดให้ ใช้โดยอาศัยอํำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำํ ได้ ใช้กระดาษ ครุฑ (ธนพรรณ มากมณี. 2558)

บทที่ 5 หนังสือสั่งการ 39 5.3 ส่วนประกอบของคำํ สั่ง 1. คำํ สั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือตำํ แหน่งของผู้มีอำํ นาจที่ ออกคำํ สั่ง 2. ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกคำํ สั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียง เป็นลำํ ดับไปจนสิ้นปีปฏิทินทับเลขปีพุทธศักราช ที่ออกคำสั่ง เช่น 3/2556 3. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำํ สั่ง 4. ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำํ สั่ง และอ้างถึงอำํ นาจที่ให้ ออกคำํ สั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้วจึงลงข้อความที่สั่ง และวันใช้บังคับ 5. สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ขื่อเต็มของเดือน และ ตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกคำํ สั่ง ตัวอย่าง สั่ง ณ วันที่ 19 สิงหาคม พ.ศ. 2556 6. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำํ สั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของ เจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 7. ตำํ แหน่ง ให้ลงตำํ แหน่งของผู้ออกคำํ สั่ง (ธนพรรณ มาก มณี. 2558)

บทที่ 5 หนังสือสั่งการ 40 5.4 ส่วนประกอบของระเบียบ 1. ระเบียบ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ 2. ว่าด้วย ให้ลงชื่อของระเบียบ 3. ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไข เพิ่มเติมให้ลงเป็น ฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตามลำํ ดับ 4. พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ 5. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมาย ที่ต้องออกระเบียบ และอ้างถึงกฏหมายที่ใหอำํ นาจออก ระเบียบ (ถ้ามี) 6. ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อๆ โดยให้ข้อ 1 เป็นชื่อระเบียบ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำํ หนดว่า ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อ ใดและข้อสุดท้าย เป็นข้อผู้รักษาการระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือหลาย เรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้าย ก่อนที่จะขึ้นหมวด 7. ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ 8. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ชื่อเต็มของ เจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 9. ตำํ แหน่ง ให้ลงตำํ แหน่งของผู้ออกระเบียบ (ธนพรรณ มากมณี. 2558)

บทที่ 5 หนังสือสั่งการ 41 5.5 ส่วนประกอบของข้อบังคับ 1. ข้อบังคับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข้อบังคับ 2. ว่าด้วย ให้ลงชื่อของข้อบังคับ 3. ฉบับที่ถ้าเป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นข้อบังคับ เรื่องเดียวกันที่มีการ แก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตามลํำดับ 4. พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ 18.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออก ข้อบังคับและอ้างถึงกฎหมาย ที่ให้อำํ นาจออกข้อบังคับ 5. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมาย ที่ต้องออกข้อบังคับและอ้างถึงกฎหมายที่ให้ อำํ นาจออกข้อบังคับ 6. ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำํ หนดว่า ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อ ใด้และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลาย เรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โ้ ดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้าย ก่อนที่จะขึ้นหมวด 1 7. ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ 8. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกข้อบังคับ และพิมพ์ชื่อเต็มของ เจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 9. ตำํ แหน่ง ให้ลงตำํ แหน่งของผู้ออกข้อบังคับ (ธนพรรณ มากมณี. 2558)

บทที่ 5 หนังสือสั่งการ 42 รูปแบบหนังสือสั่งการ ภาพที่ 11

บทที่ 6 หนังสือประชาสัมพันธ์

บทที่ 6 หนังสือประชาสัมพันธ์ 44 6.1 ชนิดของหนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด คือ 1. ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือ ชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ 1.1 ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ 1.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ 1.3 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและ ข้อความที่ประกาศ 1.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของ เดือนและตัวเลขของปี พุทธศักราชที่ออกประกาศ 1.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพ์ชื่อ เต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 1.6 ตำํ แหน่ง ให้ลงตำํ แหน่งของผู้ออกประกาศในกรณีที่ กฎหมายกำํ หนดให้ทํำเป็นแจ้งความให้เปลี่ยนคำํ ว่าประกาศ เป็น แจ้ง ความ