หนังสือราชการ งานสารบรรณที่ควรรู้

หนังสือราชการ งานสารบรรณทคี่ วรรู้

ความหมายของ งานสารบรรณ ⦁ “งานสารบรรณ” หมายถึง งานที่เก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มต้ังแต่การ จดั ทา การรับ การส่ง การเกบ็ รักษา การยืม จนถึง การทาลาย ⦁ “ส่วนราชการ” หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สานักงาน หรือหน่วยงานอ่ืนใด ของรัฐท้ังในราชการบริหารส่ วนกลาง ราชการบริหารส่ วนภูมิภาค ราชการ บริ หารส่ วนท้ องถิ่น หรื อในต่ างประเทศ และให้ หมายความรวมถึง คณะกรรมการด้วย 2

หนังสือราชการ 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสือส่ังการ 5. หนังสือประชาสัมพนั ธ์ 6. หนังสือที่เจ้าหน้าทีท่ าขนึ้ หรือรับไว้เป็ นหลกั ฐานในราชการ 3

หนังสือภายนอก หนังสือติดต่อราชการที่เป็ นแบบพิธีโดย ใช้กระดาษตราครุฑเป็ นหนังสือติดต่อ ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมี ถึงหน่ วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ ส่ วนราชการ หรือที่มีถงึ บุคคลภายนอก

หนังสือภายใน เป็ นหนังสื อติดต่ อภายใน กระทรวง ทบวง กรม หรือ จังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษ บันทึกข้อความ

หนังสือประทบั ตรา หนังสื อท่ีใช้ ประทับตราแทนการลงชื่อของ หัวหน้าส่ วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้ หัวหน้าส่ วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับ มอบหมายจากหัวหน้ าส่ วนราชการระดับกรม ขนึ้ ไป เป็ นผู้รับผดิ ชอบลงชื่อย่อกากบั ตรา

การประทบั ตรารับหนังสือ • ประทับท่มี ุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยกรอก เลขรับ วนั ที่ เวลา • หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏบิ ัตติ ามท่กี าหนดไว้ • การส่ งหนังสื อท่ีมีช้ันความลับ ด้ วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งต้ังเข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับเป็ นผู้รับผ่าน ระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็ นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษา ความลบั ของทางราชการ

หนังสือส่ังการ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คำสงั่ ระเบียบ และขอ้ บงั คบั • คำสั่ง คือ บรรดำขอ้ ควำมท่ีผูบ้ งั คบั บญั ชำสั่ง ก ำ ร ใ ห้ ป ฏิ บัติ โ ด ย ช อ บ ด้ว ย ก ฎ ห ม ำ ย ใชก้ ระดำษตรำครุฑ

หนังสือส่ังการ • ระเบียบ คือ บรรดำขอ้ ควำมที่ผูม้ ีอำนำจหน้ำที่ได้วำงไว้ โดยจะอำศัย อำนำจของกฎหมำยหรือไมก่ ไ็ ด้ เพ่อื ถือเป็นหลกั ปฏิบตั ิงำนเป็นกำรประจำ ใชก้ ระดำษตรำครุฑ • ขอ้ บงั คบั คือ บรรดำขอ้ ควำมที่ผูม้ ีอำนำจหน้ำที่กำหนดให้ใช้ โดยอำศยั อำนำจของกฎหมำยที่บญั ญตั ิใหก้ ระทำได้ ใชก้ ระดำษตรำครุฑ

หนังสือประชาสัมพนั ธ์ • มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ ประกำศ แถลงกำรณ์ และข่ำว

หนังสือเจ้าหน้าท่ที าขึน้ หรือ รับไว้เป็ นหลกั ฐานในราชการ หนังสือท่ีทำงรำชกำรทำข้ึนหรือรับไวเ้ ป็ น หลักฐำนของทำงรำชกำร มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รำยงำนกำรประชุม บนั ทึก และหนงั สืออ่ืน

หนังสือทตี่ ้องปฏิบัติ ให้เร็วกว่าปกติ • เป็นหนงั สือท่ีตอ้ งจดั ส่งและดำเนินกำรทำงสำรบรรณดว้ ยควำมรวดเร็วเป็น พเิ ศษ แบ่งเป็น 3 ประเภท • 1. ด่วนทสี่ ุด ใหเ้ จำ้ หนำ้ ท่ีปฏิบตั ิในทนั ทีที่ไดร้ ับหนงั สือน้นั • 2. ด่วนมาก ใหเ้ จำ้ หนำ้ ท่ีปฏิบตั ิโดยเร็ว • 3. ด่วน ใหเ้ จำ้ หนำ้ ท่ีปฏิบตั ิเร็วกวำ่ ปกติ เท่ำที่จะทำได้

การรับ • หนังสือรับ คือ หนังสือท่ีได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้ าที่ของ หน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัตติ ามทกี่ าหนดไว้ ดงั นี้ • การรับหนังสือทมี่ ีช้ันความลบั ลบั ลบั มาก ลบั ที่สุด

การเกบ็ หนังสือ • การเกบ็ ระหว่างปฏบิ ัติ • การเกบ็ เม่ือปฏิบัตเิ สร็จแล้ว • การเกบ็ ไว้เพ่ือใช้ในการตรวจสอบ • อายกุ ารเกบ็ หนังสือ โดยปกตใิ ห้เกบ็ ไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี • เว้นแต่ หนังสือทต่ี ้องสงวนเป็ นความลบั • หนังสือทีเ่ ป็ นหลกั ฐานทางอรรถคดี • หนังสือทเ่ี กย่ี วกบั ประวตั ศิ าสตร์ทุกสาขาวชิ า ให้เกบ็ ไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี

การยืมหนังสือ • การยืมหนังสือ ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเร่ืองท่ียืมน้ันจะนาไปใช้ใน ราชการใด การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทามิได้ เว้นแต่จะให้ดู หรือคัดลอกหนังสือ ท้ังนี้จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่ วนราชการ ระดบั กองขนึ้ ไป หรือผู้ท่ไี ด้รับมอบหมายก่อน

การทาลายหนังสือ • การทาลายหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสื อที่ครบ กาหนดอายุการเก็บในปี น้ัน แล้วจัดทาบัญชีหนังสือขอทาลายเสนอหัวหน้า ส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณา แต่งต้ังคณะกรรมการทาลายหนังสือ ภายใน 60 วันหลงั จากวันสิ้นปี ปฏทิ นิ

ตราช่ื อส่ วนราชการ • ตราครุฑ มี 2 ขนาด คือ ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร และ ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร • ตราชื่อส่วนราชการ มีลักษณะเป็ นรูปวงกลมซ้อนกันสองวง เส้นผ่านศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร เส้นผ่านศูนย์กลางวง ใน 3.5 เซนติเมตร ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยช่ือ กระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอ่ืน ท่ีมี ฐานะเป็ นกรมหรือจงั หวัดอย่ขู อบล่างของตรา

เลขหนังสือออก • การกาหนดเลขหนังสือออก ประกอบด้วยรหัสตัวพยัญชนะสองตัว ใช้แทนช่ือกระทรวง ทบวง หรือส่วนราชการทไี่ ม่สังกดั สานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจงั หวดั • เลขประจาเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วยตวั เลขสี่ตวั • ตวั เลขสองตวั แรก สาหรับกระทรวง หรือทบวง • ตวั เลขสองตวั หลงั หมายถงึ สานกั กอง • ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ถ้าออกหนังสืออยู่ในระดบั กระทรวง ให้ลงชื่อส่วนราชการระดับกรม และกอง ลงไปด้วย

คาขึน้ ต้น สรรพนาม คาลงท้าย ในหนังสือราชการ ที่ใช้เป็ นประจา ผู้รับหนังสือ คาขนึ้ ต้น สรรพนาม คาลงท้าย ควรมิควรแลว้ แตจ่ ะทรงพระ พระบำทสมเด็จพระเจำ้ อยหู่ วั ขอเดชะฝ่ำละอองธุลีพระบำท ใตฝ้ ่ำละอองธุลีพระบำท กรุณำโปรดเกลำ้ โปรด ปกเกลำ้ ปกกระหมอ่ ม กระหม่อม ขอเดชะ ขำ้ พระพทุ ธเจำ้ (ลงช่ือ) ขำ้ พระพทุ ธเจำ้ (ออกช่ือเจำ้ ของ ควรมิควรแลว้ แตจ่ ะโปรด หนงั สือ) ขอพระรำชทำนพระ ขอนมสั กำรดว้ ยควำมเคำรพ อยำ่ งสูง บรมรำชวโรกำสกรำบบงั คมทลู พระกรุณำทรำบฝ่ ำละอองธุลี พระบำท สมเดจ็ พระสงั ฆรำช กรำบทลู ฝ่ ำพระบำท พระรำชำคณะ นมสั กำร พระคุณท่ำน

คาขึน้ ต้น สรรพนาม คาลงท้าย ในหนังสือราชการ ที่ใช้เป็ นประจา ผู้รับหนังสือ คาขนึ้ ต้น สรรพนาม คาลงท้าย บุคคลสำคญั เช่น ประธำน กรำบเรียน ท่ำน ขอแสดงควำมนบั ถืออยำ่ ง องคมนตรี นำยกรัฐมนตรี ประธำนรัฐสภำ เรียน สูง ประธำนสภำผแู้ ทนรำษฎร ประธำนศำลรัฐธรรมนูญ ท่ำน ขอแสดงควำมนบั ถือ ผตู้ รวจกำรแผน่ ดินของ รัฐสภำ รัฐบุรุษ เป็นตน้ บุคคลธรรมดำ

ทมี่ าของข้อมูล - https://bit.ly/38PZgbo - https://bit.ly/2XILzVd - https://bit.ly/39By7Z5 - ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพมิ่ เตมิ

Thanks you