แนะนำการใช้งานโปรแกรม EXCEL2010

แนะนาํ การใชง านโปรแกรม EXCEL2010 ธรี พงษ คงเพชรศักดิ์ 601203021

หลักการของโปรแกรม Excelไฟลข อง Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เลม ท่ปี ระกอบไปดวยหนา หลาย ๆ หนา ไฟลของ Excel เรียกวาเปนสมดุ งาน (Workbook) และในแตละหนา เรยี กวา เปน แผนงาน (Worksheet) ในแตละแผนงาน จะแบงออกเปนตาราง ซ่งึ ประกอบไปดวย ชอ งตาราง จํานวนมาก ซงึ่ เรียกวา เซลล (Cell) เซลลค ือสวนตัดกันของแถวและคอลัมน ใน แผน งานหน่ึง ๆ ของ Excel 2010 จะมแี ถวท้งั หมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมนท ง้ั หมดจํานวน 16,384 คอลมั น โดยเรยี งชื่อตามตวั อักษรภาษาอังกฤษ ตัง้ แต A จนถงึ Z และ ตอ ดวย AA จนถึง AZ,BA จนถึง BZ ไปจนถงึ XFD และในสมุดงานหนงึ่ ๆ จะมแี ผน งานไดจ าํ นวนมาก ขึ้นอยูกับหนวยความจําท่มี ีอยใู นเครอ่ื งคอมพวิ เตอรเ ครือ่ งนัน้ ๆในแตละชอ งตาราง หรอื Cell จะบรรจุขอมูลตาง ๆ เราพิมพขอ มลู ลงในชอ งตาราง แตล ะชอง เชน พิมพขอ ความ พมิ พตวั เลข เปน ตน เม่ือเวลาจะอา งองิ ถึงขอมูล เรากอ็ างอิงถึง ชอ งตาราง โดยการระบุ คอลมั นและแถว เชน B4 หมายถึงชองตารางทต่ี รงกบั คอลัมน B และ แถวท่ี 4 ดงั ภาพ

รูปแบบของชองตาราง (Cell) จะเปน ตัวกาํ หนด รปู แบบ ของขอมูลที่อยใู น Cellน้นั ๆ เชน ถาเราตองการเปล่ียนขนาดตวั อกั ษร เปลี่ยนสีตวั อักษร เปลย่ี น font ตัวอกั ษรของขอ ความ เราจะตองคลกิ เลือก Cell ที่ขอ ความนั้นอยู จากน้ันจึงกําหนดลกั ษณะได ถาเปนตัวเลข ก็ทํานองเดียวกัน คือ เราจะคลกิ Cell นั้น ๆ กอ น แลวจึงกาํ หนดคุณลักษณะ หรอื property เชน ใหม ีทศนิยมก่ตี าํ แหนง เปน ตน หรอืแมแตก ารกาํ หนดสพี ้นื เสนกรอบ ตา ง ๆ เหลา นี้ ก็ไปกําหนดท่ี คณุ ลักษณะของเซลล หรอื Cell propertyตวั อยา งขางลางน้ี เปน การเปลีย่ นขนาดและ ชนิดตัวอักษร (font) ของขอความ ใน เซลล B2

การสรางสมดุ งานโปรแกรม Excel มแี มแบบไวใหเ ลือก เพ่อื ใหสะดวกในการทํางาน แมแบบแตละอยาง จะมรี ูปแบบ และมีฟง กช นั ท่เี ตรยี มไวใหพ รอมใชงาน สามารถปรับเปลยี่ นได แมแบบบางแมแบบตอ งดาวนโหลดมาจากเว็บไซตของ Microsoft ดงั นน้ั เครอ่ื งคอมพิวเตอรทใี่ ชจ ําเปน ตองตอ เชือ่ มเขากบั อินเทอรเน็ต จงึ จะใชแ มแ บบดังกลา วไดในตวั อยา งน้ี จะเปนการเปด ใชง าน โดยไมใ ชแ มแ บบ ซง่ึ มีวธิ กี ารดังน้ี1. เปด โปรแกรม Microsoft Excel 20102. ไปท่แี ฟม > สรา ง > สมุดงานเปลา แลวคลกิ สราง

3. จะเปด หนา จอแรกของโปรแกรม เปนหนาจอวา งเปลา โปรแกรม Excel จะตั้งชือ่ สมดุ งานทีเ่ ปด ใชงานครงั้ แรก วา สมุดงาน 1 ซงึ่ ผูใชสามารถเปลีย่ นชื่อไดภ ายหลัง

การเปด สมุดงาน ในเคร่อื งคอมพิวเตอรในกรณที สี่ รางสมดุ งานใหมแ ลว และไดบ ันทกึ เปนไฟลเ ก็บไว เม่ือตอ งการเปดใชง าน ใหท ําดงั น้ี1. เปด สมดุ งานใหม2. ไปท่ี แฟม จะมีตัวเลือก สามารถเลือกไดดังนี้ 2.1. คลกิ ที่ เปด โปรแกรมจะไปท่ี ตําแหนง เรม่ิ ตน ของแฟม ซ่ึงโดยปกติจะอยใู นหอง My Document ของผูใชป จ จบุ ัน ตาํ แหนง นสี้ ามารถ เปลีย่ นแปลงได

2.2. คลกิ ที่ ลา สดุ โปรแกรมจะนาํ แฟม ท่ใี ชงานลาสดุ มาแสดง ใหเ ลอื กแฟม ที่ตอ งการ

3. ในท้งั สองกรณี โปรแกรม Excel จะเปดไฟลงานขึ้น พรอ มใชง านการเปด สมุดงานทส่ี รา งจาก Excel รุนกอน 2007ไฟล Excel รนุ กอ น 2007 เชน Excel 2003/2000/97 เปนตน มรี ูปแบบโครงสรางภายในของไฟลต า งจาก Excel 2010โปรแกรม Excel 2010 สามารถเปดใชไ ฟลร นุ เกาได แตจะเปด ในลกั ษณะ โหมดความเขากันได หรือ CompatibleMode และยงั คงนามสกลุ เดมิ คือ xls เอาไว

ถาตอ งการใชคุณลกั ษณะใหมของ Excel 2010 ใหบ นั ทึกขอมูลเปน ไฟลของ Excel 2010 ซ่งึ มีวธิ ีการ ดงั นี้1. ไปท่ี แฟม > บนั ทกึ เปน2. จะเปด หนาจอการบนั ทกึ เปน ใหกาํ หนดตําแหนงที่ตอ งการบนั ทกึ และเปลยี่ นชนิดของแฟม เปน Excel Workbook (xlsx) ดงั ภาพ

3. บนั ทกึ ไฟล4. ปด และเปด ไฟลท่ไี ดเปลี่ยนแปลงชนดิ แลว จะเหน็ วาเปน ไฟลข อง Excel 2010 ดังภาพ

การเปด ไฟลง าน Excel ทดี่ าวนโหลดมาจากอินเทอรเน็ตปจ จุบัน มกี ารนําไฟล Excel ขน้ึ เผยแพรบนอินเทอรเ น็ต โดยไมบ ีบอัดใด ๆ ผุใ ชอ นิ เทอรเ น็ต สามารถดาวนโ หลดไฟลดังกลา วจากอินเทอรเน็ตและเปด ใชงานไดท นั ที ซง่ึ ชว ยอาํ นวยความสะดวกใหแกผใู ช แตในทางกลับกนั อาจจะเกิดปญ หาข้ึนได โดยเฉพาะในกรณีท่ีไฟลนนั้ มีการใช Macro หรือโคด เพ่ือการกระทาํบางอยา ง ท่อี าจจะกอใหเ กดิ ความเสียหายตอขอ มลู หรอื อนื่ ๆ ไดเพื่อปองกนั ความเสยี หายทอ่ี าจจะเกิดขนึ้ จากการดาวนโ หลดไฟลจ ากอนิ เทอรเนต็ Microsoft จงึ กําหนดใหไฟลทีด่ าวนโ หลดมาจากอินเทอรเนต็ เปนไฟลอ า นอยางเดยี ว อยใู นมุมมอง ท่ีไดรบั การปอ งกัน ไมสามารถเขาไปแกไ ขได

อยา งไรกต็ าม ถา มนั่ ใจวาไฟลท ่ดี าวนโหลดจากอินเทอรเนต็ เปนไฟลท ม่ี าจากแหลง ที่เชื่อถือได และไมม ีโคดซอ นมาเพอื่ ทาํ อันตราย ผใู ชส ามารถยกเลกิ การอา นอยางเดียว และใชงานได ตามปกติ ซ่งึ โดยคลิกปุม เปด ใชง านการแกไ ข ก็จะสามารถใชง านได และแกไขได ตามปกติ

การบนั ทึกสมดุ งานใหมเมอื่ เปดสมุดงานคร้งั แรก โปรแกรมจะตัง้ ชื่อใหเปน สมุดงาน...และตามดวยเลขลําดบั เม่อื ตองการบนั ทกึโปรแกรม Excel จะใชห นาจอ บนั ทกึ เปน เพือ่ ใหร ะบุตาํ แหนงของสมุดงาน และเปลย่ี นช่อื สมดุ งานตามตองการวิธกี ารบนั ทกึ มีดังน้ี1. ไปท่ี แฟม > บันทึก

2. โปรแกรมจะเปด หนา จอ บนั ทึกเปน ใหค ลิกระบุตาํ แหนง ของสมดุ งานที่ตอ งการบนั ทกึ ดงั ภาพ

3. เปล่ยี นช่ือสมุดงาน ชื่อของสมุ ดงานควรสอดคลองกับขอ มลู ในสมดุ งาน ถาไมใ สนามสกลุ (File extension) โปรแกรม Excel 2010 จะเพ่ิมใหเอง เปน นามสกลุ xlsx

4. กดปุม บนั ทึก เปน อันเสรจ็ สิ้นการบนั ทึกสมดุ งานใหม จะสงั เกตที่ Title bar ดา นบน จะมชี ่อื สมดุ งานที่บนั ทกึ แลว แทนชื่อ สมดุ งาน เดมิ

การบันทึกขอมูลตามปกติการบนั ทึกขอมลู ตามปกติ เปน การบนั ทึกขอ มูลหลังจากการบนั ทกึ ขอ มูลครัง้ แรก หรือ เปนการบนั ทึกขอมูลจากไฟลง านท่ีเปด ใชง านจากไฟลเกาการบนั ทึกสมุดงานท่เี คยใชงานแลว หรือสมดุ งานเกาท่เี ปด มาใชง าน โปรแกรมจะบนั ทึกขอมลู ที่เปลี่ยนแปลง เปน ปจจุบัน ณ ขณะใชงานขณะนนั้ ๆ โดยไมเ ปดกลองโตต อบ (Dialog box) ใด ๆ ทัง้ สน้ิการบนั ทกึ ขอมูลมีวธิ กี ารบนั ทกึ ได หลายวิธี ดงั น้ี1. ใชแถบเมนูดว น ซ่ึงตามปกติ จะอยดู านบนสุด โดยคลกิ ท่รี ูปแผน ขอมูล ดงั ภาพ

2. ใช Keyboard shortcut โดยกดปุม Ctrl + S3. ไปท่ี แฟม > บนั ทึก ดังภาพ

ารบนั ทกึ ขอมลู เพื่อเปลีย่ นช่ือ หรอื ตาํ แหนง ของไฟลเมื่อตอ งการเปลย่ี นชอื่ สมุดงาน หรือเปลย่ี นตาํ แหนงของสมดุ งานในขณะทาํ งาน ใหท าํ ดงั น้ี1. ไปที่ แฟม > บนั ทกึ เปน2. จะเปดหนา จอ บันทกึ เปน ใหระบตุ ําแหนง ของสมดุ งาน และชื่อสมดุ งาน3. คลกิ ปมุ บนั ทึก

การปดโปรแกรม เปน การปด สมดุ งาน สามารถทําไดห ลายวธิ ี ดังน้ี1. คลกิ ปุม Close ของโปรแกรม Excel เพ่อื ปดแผน งานทก่ี าํ ลงั ทาํ งาน ดงั ภาพ

2. คลกิ ปุม ปด หนาตา ง ของสมดุ งานน้นั ๆ ซึ่งอยมู มุ ขวาดา นบน ดงั ภาพ

3. ในกรณีท่ีแผน งานนน้ั ๆ มกี ารเปลี่ยนแปลงขอ มลู โปรแกรมจะถามวา จะบันทกึ หรือไม ใหค ลิกปุมตามตอ งการ ถาคลกิ ปุม ยกเลกิโปรแกรมจะยกเลิกการปด โปรแกรม4. ถาแผน งานนนั้ ๆ มีขอ มูลเหมือนเดมิ ไมม กี ารเปลย่ี นแปลขอ มลู ต้งั แตการบันทกึ คร้ังลา สุด หรือ เปดโปรแกรมใหม และยงั ไมม ีการเปลีย่ นแปลงใด ๆ โปรแกรมจะปด แผนงานนน้ั ทนั ที โดยไมแ สดงหนาจอใด ๆ