era in de black BOXDNA 51Alle eventconcepten bedenkt en ontwikkelt Monique Schalk-de Ridder zelf,in samenwerking met haar collega’s. Hart van Holland draagt ideeën aan enadviseert. “Elk jaar komen wij met iets anders, waarin zij gaan meedenkenen voorstellen doen voor opbouw en uitvoering. Ze hebben een creatievekeuken die altijd bijzondere buffetideeën inbrengt. Ze zeggen het óók als zijvanuit hun ervaring denken dat een idee van mij niet zal werken. Dat is hunkracht, dat ze niet alleen meedenken maar ook adviseren en er samen hetbeste uit willen halen.” Bij de voorbereidingen en op de dag zelf is er altijdeen vast aanspreekpunt voor Monique. “Maar alle medewerkers hebben hetHart van Holland-DNA, niets is ze ooit te veel. Zelfs als ik voor de 20e keeriets vraag, reageren ze nog even servicegericht en professioneel. Dat heb ikelders echt wel eens anders ervaren.” Over Hart van Holland Hart van Holland is onderdeel van Van den Tweel Groep, een bedrijvengroep met een horeca- en een retailtak. In Hart van Holland kan elk denkbaar evenement gerealiseerd worden: van vergaderingen tot congressen en beurzen en van bedrijfsfeesten tot spectaculaire productpresentaties. Hart van Holland beschikt over dertig ruimtes, elk met een eigen uitstraling en invulling. De zaalgrootte varieert van 20 m2 - 6.000 m2 (5 tot ruim 3.000 personen). In alle ruimten staat multifunctionaliteit voorop. De grootste ruimte van het complex biedt een industriële beursvloer van ruim 6.000 m2, voorzien van alle noodzakelijke (technische) faciliteiten, een representatieve eigen entree én bijna 1.000 gratis parkeerplaatsen. Bart van de Beek, sales manager Van den Tweel Groep: “Het gebouw is destijds ontworpen in samenspraak met eventmanagers en -bureaus die we gevraagd hebben: waar moet een evenementenlocatie aan voldoen en wat maakt een locatie succesvol? Daardoor zijn er high tech faciliteiten die zorgen voor veel efficiency, zoals een geavanceerdtrussensysteem. Veel van de techniek is weggewerkt in vloeren en pilaren. Ook de speciale routing in het gebouw maakt het geheel efficiënt: achter de schermen loopt een gang die alle zalen met elkaar verbindt, waar medewerkers gebruik van maken bijvoorbeeld bij de catering.” Is de locatie anno 2014 nog altijd trendsettend? “Ja, veel van onze faciliteiten worden nog steeds gekopieerd bij andere locaties. Je moet wel vernieuwend blijven, wat bij ons makkelijk is door het black box principe. Vernieuwend is ook onze culinaire vibe, waarbij we beleving inzetten, bijvoorbeeld met hand-amuses. Maar het belangrijkste zijn toch onze mensen. We werken met een vaste ploeg, iedereen weet wat er verwacht wordt. Samen bieden we onderscheidende service op topniveau.”
arChiteCten bereik je niet met een doorsnee BeurS FeP best practice In haar studietijd organiseerde ze al veel op eigen initiatief: congressen, symposia, sportevenementen, dancefestivals. Na enkele jaren in dienst als marketing & communicatie-medewerker en als eventmanager, startte Karlijn Eickmans in 2011 haar eenmansbedrijf Oak Events. Haar eerste opdracht was meteen een grote. De organisatie van Material Xperience, een jaarlijks vakevenement voor (interieur)architecten en creatieve professionals, gericht op materialen, innovatie en inspiratie. Ze leverde drie succesvolle edities af: 2012 (3 dagen Ahoy Rotterdam, 10.000 bezoekers), 2013 (6 dagen Jaarbeurs Utrecht, 31.000 bezoekers), 2014 (3 dagen Ahoy Rotterdam, aantal bezoekers bij het ter perse gaan nog onbekend). opdrachtgever: Materia drie componenten Een klein en creatief bedrijf, wereldwijd platform “Material Xperience wordt gelijktijdig met de Bouwbeurs of de beurs Gevel (VNU Exhibitions) georganiseerd, voor innovatieve materialen, met hoofdkantoor als apart event, maar met gezamenlijke registratie en communicatie. Het event bestaat uit drie componenten: in Amsterdam. Materia stimuleert gezamenlijke materialen tentoonstelling, seminar programma en beurs. Materia richt zich met dit evenement op innovatie naar een mooiere, duurzame en kwalitatief architecten, een van de moeilijkste doelgroepen. Architecten willen echt geïnspireerd worden in de tijd hoogwaardige gebouwde omgeving en verbindt die ze aan een evenement besteden. Daarom is er ook een sterk seminarprogramma met elke dag drie52 professionals door middel van tentoonstellingen, goede nationale of internationale sprekers en een beurzen, seminars, materia.nl en social media. onafhankelijke tentoonstelling met materialen die wereldwijd worden geselecteerd door Materia.”
Witte cubes Leerpunten“Je bereikt architecten niet met een doorsnee beurs, “Voor 2012 deed Materia alles zelf, ik heb wat meerdaarom werken we met een bijzonder concept. Exposanten structuur in de processen aangebracht. Verderkrijgen een witte cube van 1 of 2 m2 om hun materiaal op gedacht in de event-doelstellingen. Zo hebben we nute presenteren. Die presentatie moet vooraf goedgekeurd beurstrainingen voor exposanten: hoe gedraag je je alsworden door een commissie. Niet bedoeld als ballotage, je steeds bij zo’n kubus staat?maar als begeleiding: wil je dat jouw product in het oog Er waren voor mij ook leerpunten. Bijvoorbeeld: in eenspringt bij architecten, laat ons je dan helpen. Logo’s zijn creatief bedrijf zijn partijen met verschillende doelen.niet verboden, maar we hebben een gereguleerd logo- Sales wil veel omzet, de creatief wil veel kwalitatievebeleid dat alle logo’s grijs worden gemaakt conform het content, ik wil graag alles op tijd. Mijn zorg is dateventconcept.. Bij elk cube mag maar één salespersoon iedereen elkaars doelen kent. Dan begrijp je elkaarper m2 staan. Meestal komen bezoekers vanaf de beter in keuzes en beslissingen. Creatieve mensenBouwbeurs binnen, getriggerd door de hoge witte gordijnen hebben vaak last minute ideeën. Ik moet daar in meeen de doorkijkjes. Vaak hoor je ‘wat een rust’. Dat is ook kunnen gaan, door flexibel te zijn en ook flexibelede kracht van het concept: alles wit, kleur komt van de leveranciers te zoeken. Veel gaat ad hoc, maar ik benmaterialen zelf, die je allemaal kunt aanraken.” op het juiste moment streng met deadlines.”Best practice Fotograaf Ronald Tilleman“Ik begeleid het gehele proces, verzorg de productie 53en heb de lead in marketing & communicatie dieverder wordt uitgevoerd door een afdeling van Materia.De sales en inhoud – content tentoonstelling ensprekersprogramma – verzorgt Materia zelf. Maar omdathet een kleine organisatie is, denk ik ook op strategischniveau mee. Dat maakt dit project ook tot mijn bestpractice. Het is interessant om als startende freelancerhet projectmanagement voor zo’n groot evenementte doen en daarbij met de directie te sparren om hetoptimale resultaat te bewerkstelligen. Je kunt daar alsfreelance eventprofessional je stempel op drukken.”
Voor het eerst in 2013 kregen de leden van Minder interessant het Genootschap een eindejaarsenquête Er zijn te weinig bijeenkomsten bij ‘minst interessant’ toegestuurd, waarin we hen vroegen de afgelopen genoemd om een top vier van te kunnen maken. Voor bijeenkomsten en seminars te evalueren. In totaal de volledigheid vermelden we welke bijeenkomsten 53 eventmanagers (30%) stuurden de enquête meer dan eens werden genoemd: Nieuwjaarsreceptie (3x ingevuld retour. Een overzicht van de belangrijkste genoemd, maar tevens de drukstbezochte bijeenkomst evaluatie-uitkomsten. van het jaar!), Interactiviteit (2x) en Beleidsplannen schrijven (2x). Meer dan de helft van de eventmanagers geeft aan bij Een begeleidende opmerking van een van de leden de bijeenkomsten/seminars in 2013 veel of heel veel biedt hierbij wellicht het juiste perspectief: “Themadag geleerd te hebben, wat zij direct konden toepassen bij Sprekers vond ik een zinvolle bijeenkomst, maar als ik uit hun dagelijkse werkzaamheden. Voor nog eens 40% was alles de minst leerzame moet kiezen is het deze.” deze gebruikswaarde voldoende. De top vier van meest interessante of leuke bijeenkomsten: Beste tijd voor bijeenkomsten In de enquête is gevraagd naar de beste tijdstippen waarop Genootschapsbijeenkomsten georganiseerd kunnen worden. Uit de antwoorden komt het volgende beeld naar voren. Bij voorkeur geen bijeenkomsten in respectievelijk september, mei en oktober; in verband met de werkdrukte in die maanden. De slechtste dag voor een Genootschapsbijeenkomst is vrijdag. De ochtend is de minst geschikte tijd voor een bijeenkomst. Een ruime meerderheid kiest voor de middag, op elke werkdag van de week, behalve vrijdag. Tabel 1 - Meest interessante of leukste Eindscore Genootschapsbijeenkomst 2013 Tabel 2 laat zien welke rapportcijfers de eventmanagers geven voor alle bijeenkomsten van 2013. Niemand geeft54 1 Inspire Festival lager dan een 7. Ruim de helft geeft een 9 of hoger, (i.s.m. Preferred Partners) minder dan helft geeft een 7 of 8. 2 Masterclass ROI Tabel 2 - Tevredenheid (i.s.m. Master in Eventmanagement) Genootschapsbijeenkomsten 2013 3 Verdiepingsdiners Rapportcijfer 1 - 6 0,0 % 4 Summerschool Rapportcijfer 7 - 8 43,4 % ( i.s.m. Preferred Bureaus) Rapportcijfer 9 - 10 56,6 %
Uit deze scores valt onze NPS te berekenen en die is Uiteraard gaan wij met deze tips aan de slag. Zohoog: 56,6. NPS staat voor Net Promoter Score en is werken we nu aan de opzet van een pilot-bijeenkomsteen kengetal dat de mate van tevredenheid uitdrukt. voor eventmanagers van advocatenkantoren. OokDe NPS-score wordt berekend uit de antwoorden op onderzoeken we de haalbaarheid van een zogenoemdede rapportcijfervraag, waarbij personen die lager dan ‘Branchedag’, waar gelijkgestemde eventmanagers elkaareen 7 geven Criticasters zijn, mensen die een 7 of 8 zouden kunnen ontmoeten.geven aangeduid worden met Passief tevredenen en degroep die een 9 of 10 geeft beschouwd kan worden als Wat betreft de vraag naar meer jongeren bij dePromotors ofwel mensen die ambassadeurs kunnen zijn Genootschapsbijeenkomst, ook daaraan wordt gewerkt.van het Genootschap. De NPS-score zelf is een absoluut Nog dit jaar willen we de G14 lanceren, de nieuwe lootgetal, namelijk het verschil tussen de percentages voor jonge en talentvolle eventmanagers. Lees meerPromotors en Criticasters. hierover op pagina 21. Tips verbetering organisatie Carpoolsysteem, zodat locatie geen rol speelt bij beslissing ‘gaan of niet’; Vaker bijeenkomsten in het midden van het land; Tijdstippen bijeenkomsten beter plannen.Net Promotor Score + 57 Ook hieraan wordt gewerkt. De tijdstippen hebben weCriticasters 0% bevraagd in de eindejaarsenquête. De verzoeken omPassief 43 % meer centrale locaties te kiezen en een carpoolsysteemPromotors 57 % op te zetten, zijn onderwerpen waar we de komende tijd nader onderzoek naar willen doen.Omdat verbetering altijd mogelijk isHoge cijfers dus, waar we erg tevreden mee mogen zijn. Tot slotMaar kan het nog beter? En hoe dan? Dat vroegen we In antwoord op de vraag naar mogelijke verbeteringenaan iedereen die lager dan een 9 had gegeven. Daarbij reageerden verschillende leden met: “Sinds wanneer zijnkregen we verschillende adviezen, voor verbeteringen op we niet meer tevreden met een 8?” En zo is het toevalliginhoudelijk en op organisatorisch gebied. ook nog eens een keer.Tips verbetering inhoud WIE DURFT? 55 Kleinere, intieme, Een van de leden deed de volgende themabijeenkomsten; suggestie: organiseer eens iets rondom Tendens naar vakinhoudelijke succes-and-failure-stories, want van bijeenkomsten in 2014 doorzetten; beide leer je evenveel. Daar zijn wij het Meer B2B-bijeenkomsten; van harte mee eens. Alleen, tot nu toe Meer jonge mensen aantrekken; lukte het ons zelden om die failure- Bijeenkomsten voor eventmanagers stories voor het voetlicht te krijgen. met gelijke werkomgeving en interesses; Wie durft? Nog meer netwerkbijeenkomsten; Maar ook: Minder netwerkbijeenkomsten.
Zodra de volgende Olympische stad bekend Spiksplinternieuwwordt gemaakt, gaan bij ATP Event Experts deraderen draaien. Het bedrijf is sinds 1997 de “Zodra een land de toewijzing krijgt, gaan we aan deofficiële reispartner van NOC*NSF en organisator slag,” vertelt General Manager Client Services Jurrie vanvan reizen naar en hospitality-arrangementen den Berg. “De markt ter plaatse onderzoeken, met lokalebij de Olympische en Paralympische Winter- en mensen in gesprek gaan, nadenken over de behoefte vanZomerspelen. In die hoedanigheid verdiepen ze zich onze klanten en de sporters, entreekaarten bemachtigen,in de stad en het land en bedenken al ruim twee hotels contracteren en sociale programma’s ontwikkelen.jaar van tevoren wat zij hun Nederlandse klanten Bij een locatie als Sotsji komt daar het organiserenhier kunnen bieden. van alle visa nog bij, wat we onze relaties als service aanbieden.” ATP Event Experts maakt deel uit van ATPI, een wereldwijde “Dat betekent dat we al heel vaak in Sotsji zijn geweest, reisorganisatie die in 1999 is ontstaan door samenvoeging zelfs al vóór de Olympische Winterspelen van 2010,”56 van een aantal reisspecialisten. “Daar waren ook enkele vervolgt Helen van Berkel, “We werken meestal met reisbureaus met een eventtak bij. Dat was de kiem voor een lokale agent waarmee we het transport en de ATP Event Experts, dat eerst als businessunit opereerde, excursies en restaurants doorspreken. We bezoeken maar sinds 2010 met een eigen naam naar buiten alle restaurants, hotels en excursieplekken ook zelf. treedt,” vertelt Manager Operations Helen van Berkel. Het Met name infrastructuur is belangrijk: hoe toegankelijk bureau heeft circa 100 experts in dienst die elk denkbaar zijn de accommodaties, wat zijn de afstanden tussen evenement kunnen organiseren, van feesten en partijen de olympische locaties, de stad en het vliegveld? Elke tot congressen en meetings. En die daarnaast voor editie moet de olympische puzzel opnieuw gelegd een aantal grote sportevenementen toegangskaarten worden. Sotsji is wat dat betreft een unieke locatie verkopen en daaromheen reizen en evenementen voor de Winterspelen: er was niets, alle stadions zijn organiseren. Zoals voor de Olympische Spelen. spiksplinternieuw. Het voordeel daarvan is dat alles nu dicht bij elkaar is.”
Het moment van ATP Event ExpertsIn de zomer van 2013 verzorgde Preferred Bureau ATP EventExperts een workshop voor de leden van het Genootschapin het kader van de Summer Course Creativiteit. Daarinlegde ATP de link tussen topsporters die toewerken naarhun moment om te scoren en eventmanagers die moetenzorgen dat hun evenement in één keer staat. Voor ATPEvent Experts is hét piekmoment van 2014 de OlympischeWinterspelen in Sotsji van 7 tot en met 23 februari.“De reiscomponent tussen de sporten is belangrijk bij de sportbeleving. Bijvoorbeeld: drie nachten verblijf, heelhet maken van een hospitality-programma,” vult Van den veel schaatsen kijken en twee andere sporten, bezoekBerg aan. “Sotsji is zeer compact opgezet – met een aan Holland Heineken Huis en weer terug.”sneltrein ben je in een half uur van het ijsstadion bij hetbergsportcomplex. Een volstrekt unieke sportbeleving Alles bij elkaar bedient ATP in de aanloop naar Sotsjivoor de bezoekers, want bij eerdere edities van de daarmee duizenden klanten. Van mensen die alleenWinterspelen kon nooit op één dag zowel een ijssport als maar entreekaarten kopen tot een sponsorpartner dieeen bergsport worden bezocht.” er met relaties naar toe gaat of een bedrijf dat een consumentenactie eromheen organiseert. “Het lijktSportbeleving centraal misschien één heel groot project,” zegt Jurrie van den Berg, “maar eigenlijk zijn het voor ons tientallen kleinereATP Event Experts brengt de sporters naar Sotsji en zorgt projecten voor even zoveel afzonderlijke klanten.”er ook voor dat familie hun wedstrijden kunnen bijwonen.Verder verzorgen ze de logistieke afhandelingen voor En kunnen ze tot op het laatst maatwerk leveren? Helen 57alle officials en sponsors van NOC*NSF en voor het van Berkel: “Niet wat betreft vluchten of hotels, vol is vol.Nederlandse bedrijfsleven en de consument. Voor die Maar wel of geen sociaal programma, meeting of lunch,doelgroepen organiseren ze ook sociale programma’s en of een ander restaurant? Dat kan allemaal nog prima.”events op maat.Dat er in aanvang letterlijk niets was in Sotsji maakte hetontwikkelen van die programma’s eigenlijk eenvoudig.Helen van Berkel: “In Vancouver was bijvoorbeeld veelmeer te doen en te ontdekken, hier niet. Daarom hebbenwe nu korte programma’s waarin alles is toegespitst op
“Op basis van de cijfers over 2013 durf ik te voorspellen dat 2014 een lichte groei zal gaan laten zien,”zegt NIDAP-directeur Paul van der Wal. Hij formuleert het nog voorzichtig, maar de signalen zijn wathem betreft duidelijk. Ook al zijn de budgetten in 2013 opnieuw licht gedaald, alles wijst erop dat hetdieptepunt is verlaten.“We zien bij de onderzoeksresultaten voor 2013 meer groene cijfers, maar nog weinig echte groei. Wordt 2014 echthet hersteljaar dat veel economen nu voorspellen, dan zal zich dat zeker gaan weerspiegelen in de eventmarkt. Diezat in 2012 dus op het dieptepunt. In 2013 is een verbetering te zien, al is het nog broos. In 2014 kan de markt zichverder gaan ontwikkelen tot een lichte groei.” Voor De EventManager becommentarieerden Paul van der Wal en LeonKruitwagen een aantal uitkomsten van het jaarlijkse NIDAP-Evenementenonderzoek.Besluitvorming corporate events ‘12 en ‘13 2012 2013 Alles ‘On Hold’ 10% 7%Paul: “Er zijn in 2013 minder eventmanagers die zeggen dat alles Events gaan selectief door 54% 67%‘on hold’ staat. Nu juist meer mensen die rapporteren dat events Weer mogelijkheden 2013 20% 15%weer selectief doorgaan en zelfs ook dat ‘alles weer mogelijk’ is.” Alles weer mogelijk 2013 8% 12%Leon: “Dus het licht staat nu voor driekwart op groen?”Paul: “Dat vind ik wel een mooie.”Kerncijfers voor typen evenementenKerncijfers Kerncijfers Inkooppercentage [% bedrijvenvoor typenvoor typen dat een evenement inkoopt.]B2B-evenementenB2E-evenementen Gemiddeld aantal bezoekers per evenementBinnenlandse beurzen 44 2.214 3 72Kick off meetings 21 122 2 55 Aantal keren dat een evenement per jaar wordt georganiseerd58 Kleine relatieontvangstenPersoneelsfeesten en Gemiddeld budget per bezoeker Inkooppercentage [% bedrijven[<50 bez.] 55 22 8 101Bedrijfsjubilea 108 410 2 78 dat een evenement inkoopt.] 2013 Gemiddeld aantal bezoekersProduct-presentaties 205 57 4 137Gepensioneerdendagen 15 77 1,3 57 per evenement 2013 Aantal keren dat een evenementGrote relatieontvangsten57 165 4 105Zakelijke incentives voor57 165 4 105 per jaar wordt georganiseerd 2013[>50 bez.] personeel of zakelijke relaties Gemiddeld budget per bezoeker 2013Congressen/ symposia 45 129 6 95 Sportieve evenementen 41 145 2.5 55Perspresentaties 18 19 2 87 Open dagen 7 714 1,3 36Aandeelhouders-vergaderingen 16 53 2 87 Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] Openingen 16 116 2 107 39 250 21 33Dealer-bijeenkomsten 14 69 3 181 De groene cijfers zijn stijgers, rode cijfers duiden op dalers.
Besteding evenementbudget* bij B2B-evenementen enpersoneelsevenementen (B2E)B2E 9 6 34 20 14 9 Extern Organisatiebureau Vervoer en verblijfskostenB2B 9 6 29 20 6 4 Doelgroep communicatie Presentatie en communicatie techniek0% 20%4 0% 60%8 0% 100% (internet, licht, media) Event registratie & Ticketing *Het gemiddelde eventbudget in 2013: B2B-evenementen € 121.877 Catering (-1,6% ten opzichte van 2012) en personeelsevenementen € 37.505 (-1,3% idem). Locatie Entertainment Decor/standbouw Beveiliging AndersPaul: “Opvallend is natuurlijk het grote aandeel van catering in de budgetten.”Leon: “En dat terwijl de cateraars steen en been klagen.”Paul: “Ja, maar er speelt hier iets anders. Je weet dat er in de afgelopen jaren, vanaf 2009, een enorme daling van debudgetten is geweest. Dus procentueel is de post catering wel de grootste, maar in absolute euro’s is het allemaal veelminder geworden. Leg je de cijfers van voorgaande jaren ernaast, dan is te zien dat catering zijn positie handhaaft, zelfslicht uitbouwt. Terwijl juist de locaties zo’n 10% op hun aandeel in het evenementenbudget hebben ingeleverd. Misschienhebben zij hun huurprijs laten zakken en zijn ze meer marge gaan maken op catering in eigen beheer?”Leon: “Dat zou kunnen verklaren waarom het de partycateraars nu zo slecht gaat. Zij zeggen dat er geen droog brood teverdienen valt.”Paul: “Wat dat betreft kun je nog een paar lijnen trekken. Grote cateraars hebben te maken met een overheadprobleembij afnemende productie. Bovendien is catering een verdringingsmarkt, men concurreert elkaar de tent uit. Het is ook eenvervangingsmarkt, met steeds meer kleine spelers die veel creativiteit kunnen bieden. En een markt met een voortdurendveranderende visie, waardoor verschuivingen ontstaan in de vraag: nu naar meer koud, dan weer naar meer biologisch.Dat is allemaal van invloed.”Paul: “De gemiddelde bezoekersaantallen blijken kleiner 59of hetzelfde te zijn, als je ze vergelijkt met de cijfersvan 2012. Voor een deel is dat omdat de bedrijvenzelf compacter zijn geworden en dus ook compactereevenementen organiseren. En omdat er minder geldbeschikbaar is.”Leon: “En misschien is de samenstelling van doelgroepenveranderd? Kleinere events voor kleinere groepengelijkgestemden, bijvoorbeeld.”Paul: “Dat zou een interessante vraag zijn voor volgendjaar.”Leon: “Je ziet wel een flinke groei bij de relatie-ontvangsten en de congressen/symposia. Steeds meerfocus op inhoud?”Paul: “Dat denk ik ook en dat correspondeert met andereuitkomsten. Bijvoorbeeld dat er meer interesse is voorkennisoverdracht bij evenementen en dat driekwart vande ondervraagden aangeeft dat bij B2B-evenementenrendement onderwerp van discussie is.”
Belangrijkste bijdragen aan een succesvol zakelijk evenementBijdragen aan een succesvol Bijdragen aan een succesvolB2B en B2C evenement personeelsevenement*B2C = business to consumer ofwel klantcontactevenementen; in 2013 zijn deze Leren , lezing of speechzakelijke evenementen voor het eerst onderscheiden als aparte categorie in deNIDAP-monitor. Culinair Amusement , entertainment, muziek, dans etc Edutainment, spelenderwijs leren Ontspanning, zoals casino- of pretparkbezoek, een virtual reality game Leren, lezing of speech Esthetiek, zoals museum-, galerie- of concertbezoekPaul: “Dat catering de grootste kostenpost is, zie je hier dus niet terug in een nummer 1 positie als succesfactor.Aan sprekers of amusement wordt minder besteed, maar die zijn wel belangrijker als succesfactoren.”Leon: “Ik zie hier ook kansen voor musea.”Paul: “Het is in feite een open deur voor musea en andere culturele instellingen, dat een bezoek kan bijdragenaan het succes van een evenement. Bij zakelijke evenementen scoren ze nog maar 26%, tegen 77% voor eenlezing. Maar als je die dingen zou combineren, heb je als museum een interessante propositie te bieden.”Leon: “Voor het eigen personeelsevent kiezen opdrachtgevers kennelijk niet voor Cultuur-met- een-grote-C. Enook niet voor sprekers of andere leermomenten. Opmerkelijk?”Paul: “Eerlijk gezegd, nee. Kijk maar naar de uitkomst in het staafdiagram Rendement.” Staat het rendement weleens ter discussie? Over het NIDAP- Evenementenonderzoek Paul: “Die 27,9 % zijn de personeelsevenementen waarbij iets moet NIDAP volgt sinds 15 jaar gebeuren: informeren, omvormen, neuzen dezelfde kant op. Maar de meeste het bestedingsgedrag in personeelsevenementen zijn bedoeld om de medewerker blij te maken, te de eventbranche, via een60 bedanken, te binden. Wat ook een rendement is, maar uit deze cijfers zou je jaarlijkse monitoring waarin kunnen concluderen dat dat kennelijk niet als zodanig wordt beschouwd.” zowel kwantitatieve als Leon: “Wat natuurlijk vreemd is, in een tijd dat iedereen het steeds over kwalitatieve gegevens worden doelstellingen en ROI heeft. Hebben we hier te maken met een verschil tussen verzameld. Dit onderzoek sociaal wenselijkheid en realiteit?” wordt uitgevoerd onder Paul: “Ja, of tussen hoe men de zaken percipieert en in werkelijkheid managers van 400 bedrijven en redeneert. Maar we moeten niet te veel willen afleiden uit deze cijfers. organisaties, waaronder veel Wat we hier alleen vast kunnen stellen is dit: dat de rendementsvraag Genootschapsleden. Alle branches kennelijk niet altijd opportuun is. Driekwart van de eventmanagers stelt de en sectoren zijn in representatieve rendementsvraag aan de orde bij zakelijke evenementen, tegen amper een mate vertegenwoordigd in derde bij personeelsevenementen. Ook al roepen alle partijen nog zo hard het onderzoekbestand. NIDAP dat iets alleen interessant is als het rendement heeft.” verzorgt op basis van de uitkomsten rapportages op maat voor verschillende doelgroepen: opdrachtgevers, toeleveranciers en evenementenbureaus.
Opvallende uitkomst van de NIDAP Ik hoor bijvoorbeeld van klanten ‘bij je collega krijg ikbranchemonitor 2013: een toename van het voor de helft’. Dan wijs ik ze op veiligheid, risico-het aandeel sportieve evenementen bij inventarisatie en opleidingsniveau. Maar ja, de helftpersoneelsevenementen. Was 35% in 2012 van de prijs, dat is wat momenteel telt.”en is gegroeid naar 41% in 2013. Een tekenvan herstel voor het sportieve evenement? Personeelsevenementen die noodzakelijk zijn zoudenDat zou mooi nieuws zijn voor de sportieve niet onder de WKR hoeven vallen. Biedt dat nogevenementenbureaus, waarvan er verschillende soelaas voor sportevenementen?kopje onder gingen in de crisis. We vragen het “In sportieve zin is het een goed argument. Als deJanFranco Adamo, eigenaar van bureau All overheid constateert dat mensen te dik zijn en meerSeason Sports dat de stormen tot nu toe wist te moeten bewegen, zou dat een reden kunnen zijn omweerstaan. te kiezen voor een sportief personeelsevenement. Om gezonder en fitter personeel te krijgen. Vraag blijft“Herstel zie ik eerlijk gezegd nog niet direct. Wel weer natuurlijk wat de belastinginspecteurs ervan vinden.”meer aanvragen, maar dat heeft nog niet geleid toteen extreme toename van het aantal evenementen. Wat verwacht je in 2014 voor de sportevenementen?Misschien kun je deze uitkomst verklaren uit de “De aanvragen nemen toe, maar omdat de budgettengeslonken budgetten. Werden er voorheen nog niet extreem gaan stijgen, zal de uiteindelijke vraaguitgebreide communicatieve dingen gedaan zoals een beetje hetzelfde blijven. In sportieve zin is erbuitenlandse trips, gaat men nu terug naar basic weinig nieuws, omdat het moeilijk is om in tijden vansportdingen.” schaarste iets nieuws te creëren. We zullen nog beter naar onze klant moeten luisteren en nog creatieverMaar jij kreeg in 2013 dus ook meer aanvragen? moeten zijn. Verder merk ik dat het in deze tijd“Ja, bijvoorbeeld voor evenementen op ijsbanen. nog steeds not done is om je personeel te fêteren.Wij zijn een van de weinige bureaus die dat doen. In Waarom niet? Juist in deze tijd moet je personeel2012 had ik niet één aanvraag daarvoor en in 2013 belonen voor het werk dat ze doen. Motiveer jedus weer een heleboel. Niet dat ze allemaal zijn mensen, want dat wordt gemist.”doorgegaan, want ijs is duur en het is moeilijk om vrijeuren te vinden bij ijsbanen.” 61Is er sprake van een veranderde vraag? “In 2013 was ik in Brussel met een teamworkevent“Gemotoriseerde sportevenementen, die we tijdens een internationale salesmeeting. Dat zou outdoorvroeger veel deden, zijn er bijna niet meer. Te duur plaatsvinden, maar twee dagen van tevoren voorzagengeworden. Minder dure sportieve evenementen, we dat het guur en winderig zou zijn. Toen geregeld dat ervaker sporttoernooien. Dus wel een beachevent, een parkeergarage vrij werd gemaakt en alle activiteitenmaar minderevenementen waarvoor je faciliteiten als daarheen verplaatst: canyon crossing, blind quest, giantkussens of mountainbikes moet inhuren.” memory. Tevreden klant, mooi event.”De overheid stimuleert meer bewegen. Zie je daar nogwat van terug?“Dat roepen overheden al langer, maar bijbezuinigingen skippen ze wel de vakdocentlichamelijke opvoeding. Overigens past dat weer in eenandere trend: dat maatschappelijke thema’s wegvallenin crisistijden. MVO, groen en biologisch; als het opgeld aankomt, zegt men: laat maar lekker zitten.
delta Lloyd sounds Ook een muzikaal event is de Delta Lloyd Sounds, als best practice gepresenteerd door Brigitte Glas en Fred van Dijk. Met het doel de watersportsponsoring breder in te zetten, bedacht Delta Lloyd deze combinatie van sponsorevenement met muziek. Na een pilot in 2010 volgden vier succesvolle edities, publiekswaardering tussen 8.1 en 8.6, steeds op een andere locatie en gekoppeld aan watersportevenementen als Hiswa te water en Delta Lloyd Regatta. Meerdere edities betekent meestal voortschrijdend inzicht, zo ook hier. Brigitte en Fred vertelden dat bijvoorbeeld in 2011, toen topartiest Anouk 7.500 bezoekers trok, het grote belang van crowdmanagement duidelijk werd. En dat catering- afspraken maken met lokale partijen terecht niet hun voorkeur heeft: de capaciteit was door die partijen namelijk verkeerd ingeschat, wat leidde tot zelf last minute en met kunst- en vliegwerk opschalen. Tel daar verstopte toiletten bij en je denkt: mislukking. Niets is minder waar, ook die editie werd gewaardeerd met 8.5. Gve best practices “Inmiddels hebben we de volgende stap gezet om het concept verder te ontwikkelen. Vijf Genootschapsleden presenteerden eind vorig jaar We gaan in co-creatie werken met een hun best practice. Het historische klooster Mariënhof nieuwe partner: masterPeace. de Battle – onderdeel van Van den Tweel Groep – vormde hierbij wordt echt groots, met regionale voorrondes. een sfeervol en gastvrij decor. De bijeenkomst had een We hebben nog geen besluit genomen over carrouselvorm: elke presentatie werd een aantal keer de vorm, alles is mogelijk: 2 of 4 voorrondes, gegeven in een vaste zaal, het publiek liep rond om zo veel digitaal via uploaden van filmpjes of mogelijk praktijkverhalen te kunnen horen. audities tijdens live events.” Battle of the Business Bands Hoewel bij drie van de vijf presentaties muziek een rol speelde had elke best practice toch een geheel eigen vorm, inhoud en betekenis. Zo legde Bianca Even van KPMG een duidelijke vraag neer na haar presentatie van personeelsevent Battle of the Business Bands. Het verhaal: KPMG organiseert sinds 2010 een jaarlijkse competitie voor business-coverbands, die zich daarvoor62 in groten getale aanmelden. De opbrengst (ca. € 20.000) komt ten goede aan Unicef. Na drie succesvolle edities staat KPMG voor de vraag ‘hoe nu verder?’. Het contract met Unicef loopt binnenkort af en zal niet verlengd worden. Graag zouden ze het event wel naar een hoger niveau willen tillen, groter maken, bijvoorbeeld met voorrondes voor deelnameselectie. Anderzijds willen ze het liever niet te professioneel en al helemaal niet commercieel gaan maken.
IAdC dredging seminars “Zo lijkt het allemaal heel moeizaam, maarNieuwkomer Jurgen Dhollander (zie ook Nieuwe Leden, achteraf is het meer dan de moeite waard.p. 28) presenteerde zijn meerdaagse seminar voor Werken in Brazilië is niet makkelijk, maarklanten op wereldwijde locaties als zijn best practice. Hij de mensen zijn er wel ongelofelijk warm enorganiseert deze events drie keer per jaar, Baggeren voor aardig. dus ja, misschien moeizaam, maarDummies: 5 dagen educatie, netwerken en entertainment je krijgt er erg veel voor terug,”voor (potentiële) klanten die graag de basis van baggerenwillen begrijpen. Lering van hoog niveau gegarandeerddoor lezingen van lectoren en dito vermaak tijdens sitevisits en diners met lokale VIP’s. Een interactief eventwaarbij de deelnemers zelf baggeraar worden en tegenelkaar tenderen om een baggerproject binnen te halen.Net als in het echt.Jurgen ging in op de uitdagingen waar je voor kunt komente staan bij eventorganisatie in een land als Brazilië:rammelende afspraken, gringo prijzen, andere ideeënover veiligheid, tijdrovende procedures, protectionismeter plaatse. Desondanks is het altijd een leuk event om tedoen, aldus Jurgen.Accountantsdag 2013 Bedrijfsfeest Parnassia GroepMuziek speelde geen rol in de presentatie van Joke Bosma Fusies, uitbreidingen en herinrichting maakten vanvan NBA. Zij presenteerde de Accountantsdag 2013 in het Parnassia een sterk gefragmenteerde organisatie, metRAI Congrescentrum Amsterdam als haar best practice meer dan 9.000 medewerkers, verspreid over 220 locaties.van 2013. Opvallende details: door de toegangsprijs Tijd dus voor samenhang, verbinden en bedanken. Tijdte verhogen en tegelijkertijd het aantal sponsors van voor een echt groots bedrijfsfeest. Dat feest presenteerde40 terug te brengen naar 5, door het programma te Peter van Oosten als zijn best practice voor 2013.vernieuwen, korter en ‘snappy’ te maken, verkreeg ze Bijzonder aan dit evenement was de wijze waarop men hetbetere evaluatieresultaten en een beter netto resultaat. megagrote feest toch persoonlijk had weten te maken,‘Denken vanuit de deelnemer’ was het leidmotief voor waarbij muziek een van de verbindende factoren was. Zohet concept en voor alle veranderingen die Bosma was er vooraf een muzikale talentenjacht georganiseerd,doorvoerde. Niet zenden, maar nadenken waar de waaruit de beste negen acts van medewerkers optradenontvangers – degenen die de kaartjes kopen! – behoefte tijdens het feest. Ook een gouden greep was de inzet vanaan hebben. Hoe krijg je 1300 man mee? Door het event bestuur, directie en management als feest-medewerker,interactief te maken. Vandaar werken met een goede dus bij de garderobe, in de horeca etc. De Van Nelledagvoorzitter én een co-host die als stem van het publiek Ontwerpfabriek vormde een prachtige ambiance, waar deoptreedt, geen usual suspects maar veel sprekers van Parnassia-medewerkers volgens plan face-to-face metbuiten, 50 sprekers en 18 deelsessies, korte gefilmde elkaar in contact konden komen. Dat ze dat ook allemaalinterviews met sprekers binnen een uur na hun presentatie vol overgave deden, geeft aan dat Parnassia het juisteal online. momentum had gekozen voor dit kingsize bedrijfsfeest. 63 en over transfers gesproken (zie p. 47- 49): dJ seré – seré seesing – die optrad tijdens de netwerkborrel was in een vorig leven eventmanager en freelance eventprofessional!
Wat is er het afgelopen jaar gebeurd? “Onwijs veel. Hard gewerkt aan Sail 2.0. We zijn vanuit branding de organisatie opnieuw aan het opbouwen. Voor de komende drie edities – 2015, 2020 en 2025 – hebben we samen met onze strategische partner Niehe Media een nieuw eventconcept bedacht. We willen Sail top of mind, ook in de tussenliggende jaren, en daar is een ongoing organisatiestructuur voor nodig. Verder werken we aan de off- en online verbindingen met Sail als merk en met de storytelling van Sail.” Wat is nieuw bij Sail Amsterdam 2015? “Na 8 edities is Sail het grootste gratis toegankelijke evenement van Nederland. Daar gaan we niks aan afdoen. We blijven dicht bij het verhaal en de beleving van Sail. Daarnaast willen we meer jongeren en young professionals aan Sail binden. Van de 2,5 miljoen bezoekers in 2010 was ruim 60% ouder dan 48 jaar. Je móet dus meer jongeren trekken, anders zijn er over 10 jaar substantieel minder bezoekers.” Leon belt met Mitra van Raalten Hoe ga je dat realiseren? “Door ons te verdiepen in de doelgroep en via sterk brandmanagement een jonger publiek te bereiken. In het nieuwe Sail-eventconcept verdelen we de stad in oceanen voor verschillende doelgroepen, aangeduid met kleuren. In elke oceaan creëren we een beleving waar die doelgroep zich prettig bij voelt. De witte oceaan wordt een plek waar de jongere bezoekers voor hen aansprekende, hippe en bijzondere momenten gaan ervaren. Maar we gaan ook onze organisatie verjongen.” Ja, ik hoorde iets over een ‘gezellen-model’. “Wij noemen het ‘jong talent aan boord’, een hybride organisatiemodel. Trainees, starters, studenten en internships combineren we met professionals uit ons vaste kernteam. We geloven heel erg in jong talent en dan moet je ook het lef hebben om ze een plek te geven in je organisatie.” En alles vanaf nu ‘in house’? “Alles vanuit het kloppend hart van onze Sail-organisatie. Als je een merk hebt met 98% naamsbekendheid, moet je daar zuinig op zijn. Daarom willen we onze partners en relaties direct bedienen, niet via tussenschakels, maar metMitra van Raalten is sinds 1 een one-stop-shop-model.” september 2012 directeur Stichting Ook qua sponsoring komt er een andere aanpak. Waarom?64 Sail Amsterdam en had vanaf 1-1- “Omdat Sail staat voor: sympathiek, warm, gezelligheid op het water, 5 dagen verbonden. Daar passen begrippen als ‘hoofdsponsor’ en 2014 nog 596 dagen te gaan tot Sail ‘subsponsors’ niet bij. Wij kiezen nu voor het model: family, friends, fans Amsterdam 2015. en followers. Daarmee creëer je meer herkenbaarheid, gastvrijheid en saamhorigheid en het past beter bij het DNA van Sail.” Zijn er al ideeën voor hospitality bij Sail 2015? “Ja, daarover hebben we ook gesproken met Genootschapsleden, over wat er speelt in jullie branche, over compliance, marketing- en relatiemanagement. Met die kennis gaan we maatwerk bieden: een hospitality-menukaart voor verschillende doelgroepen. En we verheugen ons er erg op om met het Genootschap samen te gaan werken.”
singer laren Inspirerend, sfeervol en betrokkenLunch, diner, high tea, receptie, ceremonie, feestCongres, vergadering, productpresentatie, bedrijfsfeestVoor meer informatie: Inspirerende toplocatie voor uw sfeervolleAccommodatie en verhuur bijeenkomsten035 539 39 [email protected] naar www.singerlaren.nl voor een uniek arrangement met optreden vanhet concertgebouw kamerorkest!
Lid worden Colofon van Genootschap voor Eventmanagers, Freelance Magazine De Eventmanager is een uitgave van Event Professionals of Platform Museum Locaties? Taller Events BV, voor leden en relaties van Genootschap voor Eventmanagers, Platform Boeiende bijeenkomsten, uitwisseling van Museum Locaties en Freelance Event Professionals. vakkennis, praktische tips en veel, héél veel inspirerende verhalen van collega’s. Omdat Verschijnt drie keer per jaar. elke eventprofessional – corporate, non-profit, freelance of museaal – daarnaar op zoek is, is dat Oplage: ook precies wat deze drie clubs hun leden bieden. 5.000 exemplaren En u bent er van harte welkom als lid. Hoofdredacteur: Wat doen GvE, FEP en PML? Leon Kruitwagen Deze clubs zijn opgericht om de positie van eventprofessionals in bedrijven, (overheids) Redactie: organisaties en musea of als zelfstandige te Carla van Elst, Leon Kruitwagen, Dirk Prijs versterken. Bij elkaar vertegenwoordigen deze drie krachtige vakorganisaties meer dan 300 leden en Tekstbijdragen: partners. Marjolein van Trigt, Joël Pollemans De contacten met vakgenoten zijn voor veel leden Vormgeving/ Prepress: de belangrijkste motivatie voor hun lidmaatschap. Joost Beukers & Leon Colbers, www.forcez.nl Vervolgens ontdekken zij de andere voordelen van hun lidmaatschap, waaronder: Fotografie: - kennisevents, waarbij wisselende thema’s Jordi Wallenburg Fotografie, Auke van der op het gebied van event- en Hoek, Esther Maas, Ronald Tillemans, Henk-Jan marketingcommunicatie worden uitgediept; Winkeldermaat, PR-foto’s locaties, PR-foto’s leden - social events, om nuttige contacten te leggen en iStockfoto in een passend prettige ambiance; - besloten forum voor doorlopende kennis- Redactie en advertentieverkoop: en informatie-uitwisseling met vakgenoten, Taller Events BV bijvoorbeeld over eventconcepten of Buitenhof 61 toeleveranciers; 2513 AH Den Haag - collectieve contracten voor evenementen- Tel. 070 362 62 59 verzekering en juridische bijstand; E-mail: [email protected] - kortingen bij zakendoen met de Preferred www.tallerevents.nl Partners. Overname van (delen van) artikelen is mogelijk, Lid worden? na vooraf overleg met – en uitdrukkelijke www.eventmanagers.nl toestemming van – de hoofdredacteur en met www.eventfreelancers.nl bronvermelding.66 www.museumlocaties.nl. De inhoud van De EventManager is met zorg samengesteld. Desondanks zijn fouten of omissies mogelijk. Uitgever en redactie zijn niet aansprakelijk voor eventuele hieruit voortvloeiende schade.
D&B EVENTMARKETING DÉ EVENTCONSULTANT VAN ONDERNEMEND NEDERLAND UW EVENT IS NIET ZOMAAR IETS. BIJ BEGRIJPEN WIJ DAT ALS GEEN ANDER. MET EEN TOPTEAM EN LIEFDE VOOR HET VAKWETEN WIJ AL MEER DAN 30 JAAR CREATIE ENDOELSTELLING TREFFEND TE VERENIGEN. Voor uw event van morgen neemt u vandaag nog contact op met Dechesne & Boertje. m 0294 261 517 www.db-online.nl
Search
