หน่วยที่ 6

ราชบณั ฑิตยสถาน (๒๕๕๖ : ๖๖๔) ใหค้ วามหมายว่า บนั ทึก หมายถึง จดขอ้ ความเพ่ือชว่ ยความ ทรงจาหรอื เพ่ือเป็นหลกั ฐาน การเขียนบนั ทึกขอ้ ความ หมายถึง การเขียนบนั ทึกเร่อื งราว ขอ้ เท็จจรงิ หรอื ขอ้ คิดเห็น จากการฟัง การอ่าน หรอื การปฏิบตั งิ าน เพ่ือเสนอผบู้ งั คบั บญั ชาหรอื ผเู้ ก่ียวขอ้ งไดท้ ราบหรอื ปฏิบตั ิ ใชต้ ดิ ต่อส่ือสาร ภายในหน่วยงาน

การปฏิบตั ิงานในหน่วยงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นภาครฐั หรือภาคเอกชน บุคลากรในหน่วยงาน จาเป็นตอ้ งมีการติดต่อส่ือสาร เพ่ือใหง้ านท่ีปฏิบัติสาเร็จลลุ ่วงตามวตั ถุประสงค์ วิธีการส่ือสารท่ีใชม้ ี หลากหลายรูปแบบตามความเหมาะสม อยา่ งเชน่ การเจรจาโดยตรง การใชโ้ ทรศพั ท์ อินเทอรเ์ น็ต แต่การ ส่ือสารท่ีมีความน่าเช่ือถือ ทาไดส้ ะดวก รวดเร็ว คือ การบนั ทึกขอ้ ความ ซ่ึงจะใชต้ ิดต่อส่ือสารภายใน หนว่ ยงานใชบ้ นั ทกึ ขอ้ ความแนบหนา้ เรอ่ื ง หรอื ใชบ้ นั ทกึ คาส่งั ของผบู้ งั คบั บญั ชา การเขียนบนั ทกึ ขอ้ ความมีวตั ถปุ ระสงคท์ ่ีสาคญั คอื ๑. เพ่ือใหผ้ ูเ้ ก่ียวขอ้ งไดร้ บั ทราบ หรือเม่ือทราบแลว้ ใหป้ ฏิบตั ิตามขอ้ ความในบันทึก โดยผูเ้ ขียน บนั ทกึ จะแสดงจดุ ประสงคข์ องตนเองไวใ้ นขอ้ ความตอนทา้ ยของบนั ทกึ ขอ้ ความ เช่น จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรด ทราบจึงเรยี นมาเพ่ือโปรดพจิ ารณาอนญุ าต จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดอนเุ คราะหด์ ว้ ยจกั ขอบคณุ ย่ิง ๒. เพ่ือใหเ้ รอ่ื งราวท่ีมีการตดิ ตอ่ กนั ปรากฏเป็นลายลกั ษณอ์ กั ษร สามารถนาไปใชอ้ า้ งอิงในภายหลงั ไดแ้ มเ้ ร่ืองท่ีติดต่อกันดว้ ยวาจาแลว้ ถา้ เป็นเร่ืองสาคัญก็อาจเขียนบันทึกข้อความยา้ อีกครงั้ เพ่ือเป็น หลกั ฐานได้

การใชบ้ นั ทึกขอ้ ความช่วยใหก้ ารติดต่อประสานงานกบั บคุ ลากรในหน่วยงานหรือองคก์ รบรรลผุ ล สาเรจ็ ตามวตั ถปุ ระสงค์ และเปา้ หมายท่ีตอ้ งการ ไดแ้ ก่ ๑. บนั ทกึ ขอ้ ความเป็นการตดิ ตอ่ ส่ือสารท่ีเขียนเป็นลายลกั ษณอ์ กั ษร ทาใหท้ ั้งผสู้ ง่ สารและผรู้ บั สาร สามารถอ่านทบทวนเนือ้ หาได้ โดยไม่ตอ้ งเสียเวลาจดจา และท่ีสาคญั สามารถนามาอา้ งอิงหรือเตือน ความจาไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง ๒. บนั ทึกขอ้ ความใชต้ ิดต่อส่ือสารไดส้ ะดวกรวดเรว็ สามารถใชต้ ิดต่อไดท้ กุ เวลาทกุ โอกาส โดยไม่ ตอ้ งรอใหผ้ รู้ บั สารและผสู้ ง่ สารวา่ งตรงกนั และในปัจจบุ นั สามารถส่งบนั ทึกขอ้ ความผ่านทางโทรสารหรอื คอมพิวเตอรไ์ ดด้ ว้ ย ๓. บนั ทกึ ขอ้ ความมีประสิทธิภาพในการติดต่อส่อื สาร ดงั นี้ (๑) ใชบ้ นั ทกึ ขอ้ ความเป็นหนงั สือเวยี น เพ่ือแจง้ ข่าวสารกบั บคุ คลหลายคนไดใ้ นเวลาเดียวกนั ในกรณีท่ีมีผเู้ ก่ียวขอ้ งหลายคน (๒) ใชบ้ นั ทึกขอ้ ความเป็นหลกั ฐานอา้ งอิงในการติดต่อส่ือสารภายภาคหนา้ ดงั นั้น หากเป็น เรอ่ื งสาคญั และจาเป็นตอ้ งมีการตดิ ต่อกนั ในโอกาสตอ่ ไป ควรทาบนั ทกึ เก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐาน (๓) ใชบ้ นั ทึกขอ้ ความเป็นขอ้ มลู และเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ถึงแมผ้ ูป้ ฏิบัติงานจะ เปล่ยี นคนใหม่มาทาหนา้ ท่ีแทนก็จะสามารถเขา้ ใจเรอ่ื งตา่ ง ๆ

การใชบ้ นั ทึกตดิ ต่องาน คอื การแจง้ ใหอ้ ีกฝ่ายหน่งึ ทราบหรอื ปฏิบตั ติ ามท่ีผู้เขียนตอ้ งการ อาจเป็น การติดต่อระหว่างบคุ คลในระดบั เดียวกนั หรือผรู้ บั มีระดบั ต่ากว่า หรือผรู้ บั มีระดบั สงู กว่า เร่อื งท่ีติดต่อ โดยท่วั ไปจะเป็นเรอ่ื งตา่ ง ๆ ดงั นี้ ๑. การแจ้งเพอ่ื ทราบ เป็นบนั ทึกติดต่อกบั บคุ คลทกุ ระดบั เพ่ือแจง้ ขอ้ มลู ท่วั ไป ส่วนใหญ่จะเป็น การส่ือสารทางเดียวท่ีไม่ตอ้ งการตอบรบั จะลงทา้ ยว่า จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบหรือจึงเรียนมาเพ่ือ ทราบ ๒. การขออนุญาตหรือขออนุมัติ เป็นบันทึกติดต่อกับบุคคลระดับสูงกว่า เพ่ือใหพ้ ิจารณา เห็นชอบอนญุ าตใหด้ าเนินการในเร่อื งท่ีรอ้ งขอ จะลงทา้ ยวา่ จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณาอนญุ าตหรือ จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณาอนมุ ตั ิ ๓. การเสนอความเหน็ เป็นบนั ทกึ ตดิ ต่อกบั บคุ คลระดบั สงู กวา่ เพ่ือเสนอขอ้ คดิ เห็น ขอ้ เสนอแนะ เป็นขอ้ มลู ประกอบการตดั สนิ ใจ จะลงทา้ ยวา่ จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดพจิ ารณา ๔. การรายงานผลการปฏิบัติงาน เป็นบันทึกติดต่อกับบุคคลระดับสูงกว่าเพ่ือแจ้งผลการ ดาเนินงานท่ีไดร้ บั มอบหมาย จะลงทา้ ยวา่ จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดทราบ

๕. การขอความร่วมมือ เป็นบนั ทึกติดต่อกบั บคุ คลระดบั สงู กว่าหรือระดบั เดียวกนั เพ่ือขอใหอ้ ีก ฝ่ายชว่ ยเหลอื เรอ่ื งตา่ ง ๆ จะลงทา้ ยวา่ จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดอนเุ คราะหด์ ว้ ยจกั ขอบคณุ ย่ิง ๖. การขอความเห็น เป็นบนั ทึกติดต่อกับบุคคลระดับสูงกว่าหรือระดบั เดียวกัน เพ่ือขอทราบ ความเหน็ แนวทาง ขอ้ เสนอแนะในเรอ่ื งใดเรอ่ื งหน่งึ จะลงทา้ ยวา่ จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดใหค้ าแนะนาในเร่อื ง ดงั กลา่ วดว้ ยจกั ขอบคณุ ย่ิง ๗. การแจ้งให้ปฏิบัติ เป็นบนั ทึกติดต่อกับบคุ คลระดบั ต่ากว่าหรือระดบั เดียวกัน เพ่ือแจง้ ใหอ้ ีก ฝ่ายดาเนินการในเรอ่ื งตา่ ง ๆ ตามท่ีผบู้ นั ทกึ ตอ้ งการ จะลงทา้ ยวา่ จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดดาเนินการตอ่ ไป

บนั ทึกขอ้ ความ เป็นหนังสือราชการท่ีใชต้ ิดต่อส่ือสารในหน่วยงานทั้งภาครฐั และเอกชน บนั ทึก ขอ้ ความมีรูปแบบตามระเบยี บงานสารบรรณของสานกั นายกรฐั มนตรี ดงั นี้ ๖.๕.๑ ส่วนหวั ๑. หวั กระดาษ บนั ทกึ ขอ้ ความจะมีคาว่า บนั ทกึ ขอ้ ความ อย่กู ลางหนา้ กระดาษ ถัดลงมามมุ บนดา้ นซา้ ยจะมีรูปครุฑ ๒. ส่วนราชการ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการหรอื หน่วยงานท่ีออกหนงั สอื ๓. ที่ ใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเร่อื ง ทบั เลขทะเบียนหนงั สือส่งหาก เป็นบนั ทกึ ภายในอาจไมต่ อ้ งลงเลขท่ี ๔. วันที่ ใหล้ งตวั ของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปี พ.ศ. ๕. เร่ือง ใหล้ งช่ือเร่อื งท่ีเป็นใจความสาคญั ของหนงั สือฉบบั นนั้ ถา้ เป็นหนงั สือต่อเน่ืองใหล้ ง ช่ือของหนงั สือฉบบั เดมิ ๖.๕.๒ ส่วนข้อความ ๑. คาขึน้ ต้น ใชค้ าวา่ เรยี น ตามดว้ ยตาแหน่งหรอื ช่ือผรู้ บั บนั ทกึ ๒. ข้อความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเรอ่ื งใหช้ ดั เจน โดยแยกเป็นขอ้ ความตามวตั ถปุ ระสงคห์ าก มีการอา้ งถึงหนงั สอื ท่ีเคยติดตอ่ กนั ใหร้ ะบไุ วใ้ นยอ่ หนา้ แรก

๖.๕.๓ ส่วนทา้ ย ลงชื่อและตาแหน่ง ใหล้ งลายมือช่ือของเจา้ ของหนงั สือ และใหพ้ ิมพช์ ่ือเต็มของเจา้ ของ หนงั สอื ในวงเลบ็ ไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ สว่ นตาแหน่งของเจา้ ของหนงั สอื ใหล้ งใตช้ ่ือเตม็

๑. บันทึกย่อเรื่อง คือ การย่อสาระสาคญั จากตน้ เร่ืองเดิม แต่มีรายละเอียดเพียงพอท่ีจะทาให้ ผบู้ งั คบั บญั ชาส่งั งานไดโ้ ดยไม่ผิดพลาด บนั ทึกตอ้ งเรียบเรียงใหม่เป็นขอ้ ๆ ใหเ้ ขา้ ใจง่ายโดยไม่ตอ้ งยึ ของเดมิ ๒. บันทกึ รายงาน คือ การเขียนบนั ทึกรายงานผลงานท่ีไดไ้ ปปฏิบตั ิหรอื ส่ิงท่ีพบเห็น หรือผลการ สอบสวนเก่ียวกับราชการ ซ่ึงรายงานเหล่านนั้ อาจทาเพราะเป็นหนา้ ท่ีประจาหรือไดร้ บั มอบหมายเป็น พเิ ศษหรอื เขียนขนึ้ เองเพราะเหน็ ว่าเป็นประโยชนต์ อ่ ทางราชการ ซง่ึ มีขอ้ ควรปฏิบตั ดิ งั นี้ (๑) ถา้ เป็นเรอ่ื งในหนา้ ท่ี ใหเ้ ขียนรายงานขอ้ เท็จจรงิ ใหล้ ะเอียด (๒) ถา้ เป็นเรอ่ื งท่ีไดร้ บั มอบหมายเฉพาะ ใหร้ ายงานเฉพาะเร่อื งท่ีผบู้ งั คบั บัญชาตอ้ งการทราบ หรอื สนใจ (๓) ถา้ เป็นเร่ืองท่ีนอกเหนือหนา้ ท่ี แต่เป็นประโยชนต์ ่อทางราชการ ใหเ้ ขียนสั้น ๆ เอาแต่ ใจความท่ีสาคญั (๔) ถา้ เป็นเร่ืองท่ีผูบ้ งั คบั บญั ชาจะตอ้ งตดั สินใจ ควรเสนอความเห็นประกอบการพิจารณา ของผบู้ งั คบั บญั ชา

๓. บันทกึ ความเหน็ คอื การเขียนเพ่ือแสดงความรูส้ กึ นกึ คดิ ขอ้ เสนอแนะของตนเองเก่ียวกบั เร่อื ง ท่ีบนั ทึกว่าเก่ียวกับเร่ืองอะไร เม่ือไหร่ ท่ีไหน ใคร ทาไม อย่างไร เพ่ือประกอบการพิจารณาส่งั การของ ผบู้ งั คบั บญั ชาการเขียนความเหน็ อาจทาตอ่ ทา้ ยบนั ทกึ ยอ่ เรอ่ื งหรอื บนั ทกึ รายงานก็ได้ ถา้ เร่อื งท่ีบนั ทกึ นนั้ สามารถส่งั การไดห้ ลายทาง ควรบอกถึงผลดผี ลเสยี ของการส่งั การแตล่ ะทางดว้ ย ๔. บนั ทกึ ส่ังการ คือ ขอ้ ความท่ีผบู้ งั คบั บญั ชาส่งั การใหผ้ ใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาปฏิบตั ิในเรอ่ื งใดเรอ่ื งหน่งึ ๕. บนั ทกึ ติดต่อ คอื การเขียนขอ้ ความตดิ ต่องานภายในหน่วยงานหรอื ระหว่างเจา้ หน้าท่ีในสงั กดั เดยี วกนั ถา้ มีการอา้ งถงึ หนงั สือท่ีเคยตดิ ตอ่ กนั หรอื มีส่งิ ท่ีสง่ มาดว้ ยใหร้ ะบไุ วใ้ นขอ้ ความท่ีบนั ทกึ