PENATAUSAHAAN PERSEDIAAN • Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah, dan barang- barang yang dimaksudkan untuk dijual dan/atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat. • Persediaan dapat meliputi : a. Barang konsumsi, seperti alat tulis kantor, kertas dan cover, bahan cetak, bahan komputer dan alat listrik; b. Amunisi; c. Bahan untuk pemeliharaan; d. Suku cadang; e. Persediaan untuk tujuan strategis/berjaga-jaga; f. Pita cukai dan leges; g. Bahan baku; h. Barang dalam proses/setengah jadi; i. Tanah/bangunan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat; j. Hewan dan tanaman, untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat
• Persediaan disajikan sebesar : a. Biaya perolehan apabila diperoleh dengan pembelian; b. Biaya standar apabila diperoleh dengan memproduksi sendiri; c. Nilai wajar, apabila diperoleh dengan cara lainnya seperti donasi/rampasan. INPUT PERSEDIAAN PADA APLIKASI SIM ASET • Buat rekap manual excel per bulan untuk penerimaan dan pengeluaran. • Penerimaan per bulan dicek, hal-hal yang harus diperhatikan yaitu : • apakah sudah sesuai dengan belanjanya, baik itu nominal, jumlah barang, total keseluruhan belanja (koordinasi dengan bendahara pengeluaran) • Apabila ada barang yang diperoleh dari hibah untuk dipastikan ada jumlah barang dan harga. • Pengeluaran per bulan, disesuaikan dengan catatan stok yang dikeluarkan. • Pada saat input baik itu penerimaan, perhitungan/pemberian harga perolehan, dan pengeluaran di Sim Aset, hal-hal yang harus diperhatikan yaitu : • Ketika memilih nama barang diperhatikan keterangan objeknya, barang tersebut masuk di kategori apa. Jangan sampai keliru objeknya, misal memilih kertas HVS tetapi ternyata objeknya ada di bahan cetak. Untuk kode objek persediaan ada di file yang telah kami share.
• Tahapan penatausahaan persediaan pada Sim Aset : 1. Penerimaan 2. Pemberian Harga Perolehan 3. Pembayaran 4. Perintah Pengeluaran 5. Pengeluaran
Log in ke aplikasi Sim Aset
1. Input barang di menu Gudang > Penerimaan
a. Klik kanan pilih buka form untuk membuat form penerimaan barang
b. Pilih tanggal penerimaan, sesuai dengan tanggal nota/pencairan sp2d atau bisa juga rekap per bulan. Apabila penerimaan merupakan rekap per bulan maka dipilih tanggal akhir – 1 hari. (hari aktif/bukan hari libur), karena tgl akhir bulan digunakan untuk pengeluaran barang.
c. Setelah isi tanggal klik untuk memilih asal usul penerimaan. Beli untuk pembelian, Distribusi > barang droping dari OPD induk (puskesmas, disdik, kecamatan Kendal), Hibah > dari hibah masuk, Koreksi > untuk barang sisa stok thn lalu yg terlewat, Retur > barang retur, Awal > saldo awal (untuk OPD yang belum mempunyai saldo awal di Sim Aset)
d. Pilih objek barang persediaan dengan cara double klik, perhatikan keterangan objek, barang tersebut masuk ke dalam kategori apa, sesuai dengan kode objek persediaan. Misalkan kertas HVS, masuk ke dalam kategori kertas HVS. Selain itu perhatikan juga satuan dari barang tersebut.
e. Isikan jumlah barang kemudian tekan enter
f. Isikan semua barang yang ada dalam satu nota/sp2d/rekap sebulan dalam satu penerimaan
2. Setelah input penerimaan, kemudian ke menu Persediaan > Administrasi > Perhitungan Harga Perolehan untuk menginput harga per barang
a. Isikan tanggal buku sama dengan tanggal buku penerimaan
b. Klik pada pilih no terima yang telah dibuat untuk diinput harga perolehan, double klik.
h. No. SPK/BAST isikan dengan nomor kontrak atau nomor “01”,”02”,”03” dan seterusnya. Isikan tgl. SPK/BAST samakan dengan tgl. Buku kemudian tekan enter, akan muncul barang-barang yang ada di nomor terima yang dipilih. Double klik di masing- masing barang tersebut, isikan harga satuan kemudian enter untuk menyimpan.
i. No Harga perolehan yang telah diinput harga satuannya, akan muncul seperti gambar. Pada kolom Hutang akan muncul nominal, apabila barang tersebut diperoleh dari Pembelian
i. Setelah input harga perolehan, untuk penerimaan yang berasal dari pembelian, maka selanjutnya dilakukan pembayaran, sehingga nominal pada kolom hutang menjadi Rp0,00. Klik pada Persediaan > Administrasi > Pembayaran Hutang Pembelian
c. Double klik pada NoHP yang ada dikolom sebelah kanan.
d. Pilih asal usul anggaran yang digunakan untuk pembayaran (perhatikan rekening belanja apakah berasal dari belanja barang jasa/belanja modal)
e. Pilih tanggal buku pembayaran disesuaikan dengan tanggal buku penerimaan
f. Pada kolom keterangan diisi pembayaran jenis barang apa/pembayaran bulan apa kemudian enter
g. Setelah di enter akan muncul Debet dan Kredit muncul angka yang sama sehingga hutang menjadi Rp0,00
3. Setelah input penerimaan, dan pembayaran kemudian berlanjut ke penatausahaan pengeluaran barang persediaan. Pilih menu Persediaan > Administrasi > Perintah Pengeluaran.
a. Klik kanan pada nama pengguna, pilih Buka Form
b. Pengeluaran direkap perbulan, tgl Buku diisi dengan tanggal akhir bulan yang aktif (tidak hari libur). Tag pengeluaran diklik pilih pengeluaran apakah untuk “Penggunaan”, “Distribusi Keluar”, “Hibah Keluar” atau “Retur”. Isi keterangan dengan pengeluaran bulan apa. Kemudian enter.
c. Klik pada kolom Barang, untuk memilih barang yang akan dikeluarkan pada bulan itu, double klik.
d. Pada kolom Jumlah isikan dengan jumlah barang yang diminta, tekan Enter
e. Setelah enter, barang yang akan pilih untuk dikeluarkan akan muncul di sebelah kanan, dan otomatis tersimpan. Kolom jumlah adalah jumlah barang yang diminta untuk dikeluarkan, kolom CatStok untuk jumlah stok barang.
f. Tampilan setelah dibuat Nomor perintah pengeluaran/permintaan barang.
4. Setelah membuat perintah pengeluaran, dilanjutkan dengan mengeluarkan barang dari Gudang. Melalui menu Persediaan > Gudang > Pengeluaran
a. Klik kanan lalu klik Buka Form
b. Isikan tanggal pengeluaran sesuai dengan tanggal perintah pengeluaran yang telah dibuat sebelumnya.
c. Klik pada No. Permintaan, untuk memilih permintaan yang akan dikeluarkan, pada kolom keterangan diisi dengan Pengeluaran bulan apa, setelah itu tekan Enter untuk menyimpan.
d. Setelah ditekan Enter maka otomatis akan muncul barang yang diminta pada perintah pengeluaran.
e. Double klik per barang, isikan jumlah barang pada kolom diKeluarkan. Jumlah yang diisi bisa sesuai dengan permintaan ataupun kurang dari jumlah barang yang diminta. Setelah itu tekan Enter, maka akan muncul kotak dialog, klik OK.
f. Setelah tekan Enter, pada kolom FiFo muncul kode FiFo. Barang yang pertama dikeluarkan adalah yang pertama diterima.
PENGUNGKAPAN Untuk mengetahui mutasi per barang, jumlah dan nilai akhir melalui menu Persediaan > Gudang > Pengungkapan > Mutasi Barang dan Nilai
Klik tombol gambar printer
Setelah diklik tombol gambar printer, akan otomatis muncul file dalam bentuk Excel, yang memuat informasi tentang proses penerimaan dan pengeluaran masing-masing barang
Untuk mengetahui mutasi akun sampai dengan ke jenis akun melalui menu Persediaan > Administrasi > Pengungkapan > Mutasi Rekap Akun Rinci
Pada mutasi rekap akun rinci, merupakan akumuasi dari beberapa jenis barang sesuai jenis akun, sehingga tidak terlihat barang-barang yang ada dalam akun tersebut. Klik tombol gambar printer untuk mendownload
Pada akhir tahun, pada barang-barang persediaan dilakukan Opname untuk mengetahui sisa stok persediaan, dan nilai akhir. Opname dilakukan melalui menu Persediaan > Gudang > Opname
Klik kanan pada kode Pengguna, kemudian klik Buka Form
Untuk tanggal tutup dan tanggal awal tidak perlu diganti, pada keterangan diisikan Stock Opname tahun berapa, kemudian klik enter.
Setelah diopname, maka dilakukan tutup buku untuk keperluan pelaporan keuangan akhir tahun. Pilih menu Persediaan > Administrasi > Tutup Buku
Untuk tanggal tutup dan tanggal awal tidak perlu diganti, pada keterangan diisikan Stock Opname tahun berapa, kemudian klik enter.
Klik pada kode pengguna, kemudian di sebelah kanan akan muncul NoTB (Tutup Buku) status post (StaPost) apabila belum ditutup buku akan muncul “BELUM”. Dobel Klik pada NoTB, akan muncul kotak dialog form Posting pada kolom Keterangan “Tutup Buku tahun ....” lalu tekan Enter
Search
