ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับไมโครซอฟต์เวิร์ด

หน่วยท่ี 6 การใช้งานกราฟกิ ในเอกสาร 51 การสร้างอกั ษรศลิ ป์ Word Art หรืออักษรศิลป์ เป็นรูปแบบของตัวอักษรท่ีถูกออกแบบให้มีความสวยงาม มีไว้ สาหรับตกแต่งเอกสารให้มีชีวิตชีวามากข้ึน ซึ่งในโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดจะมีปุ่มคาส่ัง Word Art สาหรบั สรา้ งอักษรศลิ ป์โดยเฉพาะ ซง่ึ ขั้นตอนการสรา้ งอักษรศิลปม์ ีดงั นี้ 1. คลิกเลือก แทบ็ Insert 2. คลิกเลือกเครอื่ งมอื Word Art เลือกรปู แบบอกั ษรศิลป์ 3. พมิ พ์ขอ้ ความอักษรศิลปท์ ตี่ ้องการ 1. คลิกเลือกแท็บ Insert 3. พมิ พข์ ้อความอักษรศิลป์ที่ ต้องการ 2. คลกิ เลือกเครื่องมอื Word Art เลือกรูปแบบอักษรศลิ ป์ ภาพที่ 6-13 แสดงข้ันตอนการสรา้ งอกั ษรศิลป์ โรงเรยี นสยามคอมพิวเตอร์และภาษา

หนว่ ยที่ 7 การต้งั ค่ากระดาษ และการพิมพเ์ อกสารทางเครื่องพิมพ์ หลังจากท่ีแก้ไขและตกแต่งเอกสารจนเป็นท่ีพอใจแล้ว ข้ันตอนต่อไปที่เราจะต้องเรียนรู้ก็คือ การพิมพ์เอกสารให้มีรูปแบบตามที่ต้องการ ในโปรแกรม Microsoft Word เราสามารถกาหนด รายละเอียดการพิมพ์ เช่น ขนาดกระดาษที่ใช้ ลักษณะการจัดวางข้อมูลบนหน้ากระดาษ รวมไปถึง ข้อความทพ่ี ิมพต์ รงสว่ นหวั กระดาษ และท้ายกระดาษได้อย่างงา่ ยดาย การกาหนดรายละเอียดเกยี่ วกับการพมิ พ์ เราสามารถกาหนดรายละเอีนดเก่ียวกับการพิมพ์ก่อนการสั่งพิมพ์ได้จากคาสั่ง สาหรับการ กาหนดรายละเอยี ดเก่ยี วกับการพิมพ์น้ัน เราสามารถกาหนดรายละเอยี ดในด้านต่างๆ ดงั นี้ การกาหนดขนาดระยะขอบ (Margins) และตาแหนง่ ของขอ้ มลู ในกระดาษ งานท่ีพิมพ์ออกมาน้ันจะมีตาแหน่งขอบมุมต่างๆ ที่เราสามารถกาหนดได้ ถ้าข้อมูลที่พิมพ์มี ปริมาณน้อยกว่า 1 หน้ากระดาษ เราสามารถกาหนดตาแหน่งการวางข้อมูลในกระดาษได้ด้วยว่า ต้องการให้ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย หรือด้านขวา หรือให้อยู่ตรงกลาง ซึ่งการกาหนดค่าต่างๆ น้ันมี ขั้นตอนในการทางานดังน้ี 1. คลกิ เลอื ก แทบ็ Page Layout 2. คลิกเลือกเคร่ืองมือ Margins เลือกคาสั่ง Custom Margins… จะปรากฏกล่องโต้ตอบ Page Setup (กรณีท่ีตอ้ งการรปู แบบ Margins ทีม่ ีใหเ้ ลือกสามารถคลิกรูปแบบได้เลย) 3. กาหนดระยะขอบกระดาษทต่ี ้องการในชอ่ ง Margins 3.1 Top: ขอบด้านบน 3.2 Bottom: ขอบดา้ นล่าง 3.3 Left: ขอบด้านซา้ ย 3.4 Right: ขอบด้านขวา 4. กาหนดการเผอ่ื กระดาษไว้สาหรับเขา้ เลม่ ในชอ่ ง Gutter และกาหนดตาแหน่งการเข้าเล่มที่ Gutter Position 5. กาหนดแนวการพมิ พท์ ี่ Orientation 5.1 Portrait: การพิมพต์ ามแนวตัง้ ของกระดาษ 5.2 Landscape: การพิมพ์ตามแนวนอนของกระดาษ 6. คลิกป่มุ OK

หนว่ ยท่ี 7 การตัง้ ค่ากระดาษและการพิมพ์เอกสารทางเครอื่ งพมิ พ์ 53 2. คลกิ เลือกเคร่ืองมือ Margins เลือกคาสงั่ Custom Margins… 1. คลิกเลอื กแทบ็ Page Layout 3. กาหนดระยะขอบ 4. กาหนดแนวการพมิ พ์ 5. คลกิ ปมุ่ OK ภาพท่ี 7-1 แสดงขน้ั ตอนการกาหนดขนาดระยะขอบ (Margins) การกาหนดขนาดกระดาษ (Paper Size) นอกจากการเว้นระยะขอบกระดาษ และการกาหนดตาแหน่งในการวางกระดาษแล้ว ขนาด กระดาษก็ถือเป็นสิ่งจาเป็นท่ีเราจะต้องกาหนด เน่ืองจากการพิมพ์เอกสารนั้นอาจมีขนาดกระดาษที่ไม่ เท่ากนั ซึง่ เราสามารถกาหนดขนาดกระดาษได้ดงั นี้ 1. คลิกเลอื ก แทบ็ Page Layout 2. คลิกเลือกเครื่องมือ Size เลือกคาส่ัง More Paper Size… จะปรากฏกล่องโต้ตอบ Page Setup (กรณีท่ีต้องการรูปแบบ Paper Size ท่ีมีให้เลือกสามารถคลิกรูปแบบ ดังกลา่ วได้เลย) 3. คลิกเลือกขนาดของกระดาษท่ีต้องการในช่อง Paper Size หรือกาหนดความกว้าง และ ความยาวของกระดาษเองที่ Width และ Height 4. คลิกปุ่ม OK โรงเรียนสยามคอมพวิ เตอรแ์ ละภาษา

54 บทท่ี 1 สรา้ งเอกสารดว้ ย Microsoft Word 2013 2. คลิกเลอื กเคร่อื งมือ Size เลือกคาส่งั More Paper Size… 1. คลิกเลือกแท็บ Page Layout 3. คลิกเลือกขนาดของกระดาษทต่ี อ้ งการ 4. คลกิ ปมุ่ OK ภาพท่ี 7-2 แสดงขัน้ ตอนการกาหนดขนาดกระดาษ (Paper Size) การใสข่ ้อความในหัวกระดาษ และทา้ ยกระดาษ ในเอกสารที่เป็นหัวจดหมายหรือคู่มือ เราจะเห็นข้อความท่ีเป็นช่ือบท ลาดับหน้า วันท่ี หรือโล โก้ท่เี ปน็ สญั ลักษณข์ องบรษิ ทั ปรากฏที่หัวกระดาษและท้ายกระดาษทุกหน้า ซ่ึงในโปรแกรม Microsoft Word เราสามารถกาหนดหัวกระดาษ (Header) และท้ายกระดาษ (Footer) ได้ง่าย นอกจากนั้นเรายัง สามารถกาหนดรูปแบบการแสดงหัวกระดาษ และท้ายกระดาษได้ตามต้องการ เช่น กาหนดให้ปรากฏ เฉพาะหนา้ แรกของเอกสาร หรือปรากฏในหน้าคหู่ รือหนา้ ค่ี เปน็ ต้น การใสข่ ้อความหัวกระดาษ 1. คลิกเลือก แท็บ Insert 2. คลิกเลือกเคร่อื งมือ Headerเลอื กคาสั่ง Edit Header 3. พิมพ์ขอ้ ความ หรือเลอื กรปู แบบทต่ี ้องการจากเครอ่ื งมือ 4. คลกิ ปมุ่ Close Header and Footer เอกสารประกอบการสอน คอมพิวเตอร์ 2 (ง21105)

หนว่ ยท่ี 7 การตั้งค่ากระดาษและการพมิ พ์เอกสารทางเครื่องพิมพ์ 55 1. คลิกเลอื กแท็บ 2. คลกิ เลอื กเครือ่ งมือ Header เลือกคาสั่ง Insert Edit Header 4. คลกิ ป่มุ Close Header and Footer 3. พมิ พ์ขอ้ ความ หรือเลอื กรูปแบบทีต่ อ้ งการจาก เครื่องภมาือพที่ 7-3 แสดงขั้นตอนการใส่ข้อความหัวกระดาษ การใสข่ ้อความทา้ ยกระดาษ 1. คลกิ เลอื ก แท็บ Insert 2. คลิกเลือกเครื่องมือ Footer เลือกคาสงั่ Edit Footer 3. พิมพ์ข้อความ หรือเลือกรูปแบบที่ต้องการจากเคร่อื งมือ 4. คลกิ ป่มุ Close Header and Footer การยกเลิกข้อความหวั กระดาษ หรือทา้ ยกระดาษ 1. คลิกเลอื ก แท็บ Insert 2. คลิกเลือกเคร่ืองมือ Header เลือกคาส่ัง Remove Header หรือ คลิกเลือกเครื่องมือ Footer เลือกคาสงั่ Remove Footer เคร่อื งมอื หวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ แทรกข้อความหัวกระดาษ โรงเรยี นสยามคอมพวิ เตอร์และภาษา

56 บทท่ี 1 สร้างเอกสารด้วย Microsoft Word 2013 แทรกข้อความท้ายกระดาษ แทรกเลขหนา้ แทรกวนั ท่ี และเวลา แทรรายละเอียดของเอกสาร แทรกข้อความทโี่ ปรแกรมเตรียมไว้ แทรกรูปภาพจากแฟ้ม แทรกรูปภาพออนไลน์ การใส่กรอบหนา้ กระดาษ ในการตกแต่งเอกสารให้สวยงามนอกจากจะแทรกรูปภาพ หรือตกแต่งด้วยอักษรศิลป์ต่างๆ แลว้ เรายงั สามารถเพ่ิมกรอบของหนา้ กระดาษได้อกี ด้วย ซงึ่ สามารถทาได้ดงั น้ี 1. คลกิ เลอื ก แทบ็ Design 2. คลิกเลอื กเคร่อื งมือ Page Borders จะปรากฏกลอ่ งโตต้ อบ Border and Shading 3. กาหนดรายละเอยี ดในป้าย Page Borders ดงั นี้ 3.1 Style: เลอื กรปู แบบเสน้ 3.2 Color: เลือกสีเส้น 3.3 Width: กาหนดความหนา 3.4 Art: เลอื กรูปแบบกรอบดว้ ยภาพศิลป์ 4. คลกิ ปมุ่ OK เอกสารประกอบการสอน คอมพวิ เตอร์ 2 (ง21105)

หนว่ ยท่ี 7 การตงั้ ค่ากระดาษและการพมิ พเ์ อกสารทางเคร่อื งพิมพ์ 57 1. คลิกเลือกแท็บ Design 3. กาหนดรายละเอียดในปา้ ย Page 2. คลิกเลอื กเคร่ืองมอื Page Borders Borders 4. คลกิ ป่มุ OK ภาพที่ 7-4 แสดงขนั้ ตอนการใสก่ รอบหนา้ กระดาษ การแสดงเอกสารกอ่ นพิมพ์และการพิมพเ์ อกสารออกทางเครอ่ื งพิมพ์ การแสดงเอกสารก่อนพิมพ์ หรือ Print Preview เป็นการตรวจสอบข้อความในเอกสารก่อน พมิ พ์ โดยจะแสดงหน้าจอ ผลลพั ธท์ ่ไี ดจ้ ะเหมอื นพิมพ์ออกทางเครอ่ื งพมิ พท์ ุกประการ เพื่อให้เราสามารถ ตรวจสอบความถูกต้อง และแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนได้ก่อนพิมพ์จริง ทาให้ไม่ส้ินเปลืองกระดาษซ่ึง สามารถทาไดโ้ ดย 1. คลกิ ทแี่ ทบ็ Fileเลือกคาส่งั Print 2. กาหนดรายละเอียดการสัง่ พมิ พ์ 3. คลกิ ปุ่ม Print โรงเรยี นสยามคอมพวิ เตอรแ์ ละภาษา

58 บทท่ี 1 สร้างเอกสารดว้ ย Microsoft Word 2013 1. คลกิ ท่ีแทบ็ Fileเลอื กคาสง่ั Print 3. คลกิ ปมุ่ Print 2. กาหนดรายละเอียดการ สง่ั พมิ พ์ ภาพท่ี 7-5 ข้ันตอนการแสดงเอกสารก่อนพมิ พ์ / สัง่ พมิ พ์ การตงั้ ค่าเพิ่มเติม (Setting) Print All Pages = กาหนดการพิมพ์ Print one Sided = เลือกพมิ พ์ด้าน Collated = เรยี งชดุ Portrait Orientation = กาหนดแนวการวางกระดาษ A4 = เลือกขนาดกระดาษ Custom Margins = กาหนดระยะกระดาษ 1 Page per Sheet = เลอื กรปู แบบการพมิ พ์ เอกสารประกอบการสอน คอมพวิ เตอร์ 2 (ง21105)