041ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สารบญั หน้าบทคดั ยอ่ Iกติ ตกิ รรมประกาศ IIสารบญั IIIสารบญั ตาราง IVสารบญั รปู VIบทท่ี 1 บทนํา 1 1 1.1 กลา่ วนํา 1 1.2 กรณศี กึ ษา 2 1.3 ปญั หาของระบบงานปจั จุบนั 2 1.4 แนวทางการแกไ้ ขปญั หา 4 1.5 วตั ถุประสงคข์ องโครงงาน 4 1.6 ขอบเขตของโครงงาน 4 1.7 ประโยชน์ของโครงงาน 6 1.8 ขนั้ ตอนการดาํ เนินงาน 8 1.9 ระยะเวลาการดาํ เนินโครงงาน 9บทท่ี 2 ทฤษฎแี ละงานวจิ ยั ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง 9 2.1 กลา่ วนํา 9 2.2 การทบทวนบทความ 14 2.3 ทฤษฎที เ่ี กย่ี วขอ้ ง 17 2.4 แนวคดิ การนําเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสม์ าใชใ้ นองคก์ ร 18 2.5 งานวจิ ยั ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง 32บทท่ี 3 การออกแบบ 32 3.1 กล่าวนํา 32 3.2 การเกบ็ ขอ้ มลู 34 3.3 การวเิ คราะหข์ อ้ มลู 35 3.4 การวเิ คราะหข์ อ้ มลู นําเขา้ 35 3.5 การวเิ คราะห์ Output และความตอ้ งการของระบบ 36 3.6 ปญั หาและอปุ สรรคของระบบรวมทงั้ ขดี จาํ กดั ต่างๆ III  

สารบญั (ต่อ) หน้า 3.7 การออกแบบระบบงานใหม่ 37 3.8 ระบบฐานขอ้ มลู ทอ่ี อกแบบและพจนานุกรมขอ้ มลู 46บทท่ี 4 การดาํ เนินโครงงาน 55 4.1 กลา่ วนํา 55 4.2 ขนั้ ตอนการดาํ เนินงาน 55 4.3 การบาํ รงุ รกั ษาระบบสารสนเทศ 56 4.4 แผนการนําระบบสารสนเทศมาใชใ้ นองคก์ ร 56 4.5 สรปุ 57บทท่ี 5 ผลการทดลอง 56 5.1 กลา่ วนํา 56 5.2 ผลการตดิ ตงั้ ระบบสารสนเทศบนเครอ่ื งแมข่ า่ ยภายในองคก์ ร 56 5.3 ภาพประกอบผลการทดลอง 57บทท่ี 6 สรปุ ผลและวจิ ารณ์ 62 6.1 กล่าวนํา 62 6.2 สรปุ ผลการดาํ เนินโครงงาน 62 6.3 ปญั หาและอปุ สรรค 62 6.4 ขอ้ เสนอแนะ 63เอกสารอา้ งองิภาคผนวก IV  

สารบญั ตาราง หน้าตารางท่ี 1.1 ระยะเวลาการดาํ เนินโครงงาน 8ตารางท่ี 3.1 สญั ลกั ษณ์ทใ่ี ชแ้ สดง Dataflow Diagram 28ตารางท่ี 3.2 ตารางขอ้ มลู ทงั้ หมดในระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ 34ตารางท่ี 3.3 แสดงโครงสรา้ งตารางแฟ้มเมนูระบบ 36ตารางท่ี 3.4 แสดงโครงสรา้ งตารางขอ้ มลู รายละเอยี ดเมนูระบบ 41ตารางท่ี 3.5 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู รายงาน 41ตารางท่ี 3.6 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู กลุม่ ผใู้ ช้ 41ตารางท่ี 3.7 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู สทิ ธเิ ์มนู 42ตารางท่ี 3.8 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู ผใู้ ชง้ าน 42ตารางท่ี 3.9 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู Session 43ตารางท่ี 3.10 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู ประเภทเอกสาร 44ตารางท่ี 3.11 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู เลขทเ่ี อกสาร 45ตารางท่ี 3.12 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู เอกสาร (สว่ นหวั ) 45ตารางท่ี 3.13 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ การรบั เอกสาร 47ตารางท่ี 3.14 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ เอกสารรายละเอยี ด 48ตารางท่ี 3.15 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู อา้ งถงึ 49ตารางท่ี 3.16 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู สง่ิ ทส่ี ง่ มาดว้ ย 50ตารางท่ี 3.17 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู ระเบยี บ 51ตารางท่ี 3.18 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู เอกสารตน้ ฉบบั ระเบยี บ 52ตารางท่ี 3.19 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู เอกสารประกาศ 53ตารางท่ี 3.20 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู เอกสารตน้ ฉบบั ประกาศ 54ตารางท่ี 3.21 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู เอกสารคาํ สงั่ 54ตารางท่ี 3.22 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู เอกสารตน้ ฉบบั คาํ สงั่ 55ตารางท่ี 3.23 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู สงั กดั 56ตารางท่ี 3.24 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู สมาชกิ 57ตารางท่ี 3.25 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู เอกสาร 57ตารางท่ี 3.26 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู สญั ญา 58ตารางท่ี 3.27 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ขอ้ มลู เอกสารประกอบสญั ญา 59ตารางท่ี 5.1 แสดงรายงานผลการตดิ ตงั้ ระบบ 52 V  

สารบญั รปู หน้ารปู ท่ี 1.1 ขนั้ ตอนของระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ 5รปู ท่ี 1.2 โครงสรา้ งทางฮารด์ แวรข์ องระบบ 6รปู ท่ี 3.1 ขนั้ ตอนการจดั การเอกสารแบบเดมิ 33รปู ท่ี 3.2 ขนั้ ตอนการสบื คน้ เอกสารของระบบเดมิ 33รปู ท่ี 3.3 Context Diagram ระบบงานเดมิ 34รปู ท่ี 3.4 การเชอ่ื มโยงระบบงานและผรู้ บั ผดิ ชอบ 37รปู ท่ี 3.5 โครงสรา้ งการตดิ ต่อสอ่ื สารของระบบ EDMS 38รปู ท่ี 3.6 Context Diagram ระบบงานใหม่ 41รปู ท่ี 3.7 Dataflow Diagram level 0 ของระบบ EDMS 42รปู ท่ี 3.8 Dataflow Diagram ระบบลงทะเบยี นผใู้ ช้ 43รปู ท่ี 3.9 Dataflow Diagram การตรวจสอบผใู้ ชร้ ะบบ 43รปู ท่ี 3.9 Dataflow Diagram ระบบจดั การเอกสารรปู ท่ี 3.10 Dataflow Diagram ระบบสบื คน้ 44รปู ท่ี 3.11 Dataflow Diagram ระบบรายงาน 45รปู ท่ี 3.12 แผนภาพ ER-Diagram ของระบบ 45รปู ท่ี 4.1 แสดงการเขา้ ใชง้ านระบบผา่ น Web Browser 60รปู ท่ี 5.1 แสดงหน้าจอการเขา้ สรู่ ะบบ 63รปู ท่ี 5.2 แสดงหน้าจอระบบเมอ่ื ทาํ การ Login เขา้ สรู่ ะบบ 68รปู ท่ี 5.3 แสดงหน้าจอรายการเอกสาร 69รปู ท่ี 5.4 แสดงหน้าจอผมู้ สี ทิ ธใิ ชง้ านเอกสาร 70รปู ท่ี 5.5 แสดงรายการเอกสาร 71รปู ท่ี 5.10 แผนภาพผลการประเมนิ ความพงึ พอใจการใชง้ านระบบ 72 75 VI  

บทท่ี 1 บทนา1.1 กล่าวนา การบรหิ ารจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสเ์ ป็นการนาเทคโนโลยสี มยั ใหม่มาประยกุ ต์ใชใ้ นการปฏบิ ตั งิ านเพ่อื ช่วยใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านมปี ระสทิ ธภิ าพเกดิ ความคล่องตวั สะดวก รวดเรว็ มากขน้ึ โดยการนาเอาเทคโนโลยคี อมพวิ เตอรม์ าใชใ้ นการจดั การเอกสาร ไดแ้ ก่ การจดั ทา การเกบ็รกั ษา การส่งขอ้ มลู การตดิ ต่อสอ่ื สารภายในองคก์ ร ทงั้ น้ี ยงั เป็นการลดปรมิ าณการใชท้ รพั ยากรกระดาษ ลดพน้ื ทแ่ี ละสถานท่ใี นการจดั เกบ็ ผใู้ ชง้ านสามารถส่อื สารผ่านทางจอคอมพวิ เตอรท์ าใหไ้ ดข้ อ้ มลู ท่รี วดเรว็ ทนั ต่อความต้องการ ขอ้ มลู มคี วามถูกต้องมากขน้ึ ประหยดั ค่าใชจ้ ่ายขององค์กรในระยะยาว ลดเวลาและขัน้ ตอนในการปฏิบัติงานส่งผลให้การปฏิบัติงานเกิดประสทิ ธิภาพมากยงิ่ ข้นึ ระบบจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์สามารถท่จี ะรองรบั เอกสารในปรมิ าณมากโดยจะช่วยเพมิ่ ความคล่องตวั ในการปฏบิ ตั งิ านซง่ึ ระบบถูกออกแบบมาใหใ้ กลเ้ คยี งกบั การจดั การเอกสารแบบเดมิ ผใู้ ชง้ านจงึ สามารถเรยี นรูแ้ ละทาความเขา้ ใจไดง้ า่ ย การจดั เกบ็เอกสารในรปู แบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (เอกสารทเ่ี กดิ จากการสแกนและไฟลข์ อ้ มลู ทุกประเภท) ทาให้การจดั การเอกสารเป็นระบบและเป็นระเบยี บมากขน้ึ เป็นไปตามมาตรฐานการจดั การเอกสารสามารถเรยี กใช้หรอื สบื คน้ ขอ้ มลู ท่ตี ้องการไดอ้ ย่างฉับไว ช่วยป้องกนั ความเสยี หายทอ่ี าจเกดิขน้ึ กบั เอกสารในระหว่างการใช้งาน รวมถงึ ความสามารถด้านการอนุญาตสทิ ธใิ ์ นการจดั การเอกสาร เช่น สทิ ธใิ ์ นการสบื คน้ ขอ้ มลู การแกไ้ ข การลบ การส่งขอ้ มลู ไปยงั ระบบอ่ืนๆ สทิ ธใิ ์ นการอนุมตั เิ อกสาร เป็นต้น ซ่งึ เป็นสง่ิ สาคญั ด้านความปลอดภยั ในการจดั การเอกสารทาให้สามารถตรวจสอบไดว้ า่ มผี ใู้ ชง้ านรายใดเขา้ ไปกระทาการใดๆ กบั เอกสารทม่ี อี ยใู่ นระบบ การนาเทคโนโลยสี ารสนเทศสมยั ใหมม่ าใชใ้ นการบรหิ ารจดั การเอกสารเป็นทน่ี ิยมมากขน้ึ เน่ืองจากปจั จุบนั การรบั ส่งขอ้ มลู ข่าวสารส่วนมากอยู่ในรูปแบบของไฟลอ์ เิ ล็กทรอนิกส์ ซ่งึจะต้องมวี ธิ ีการบรหิ ารจดั การงานด้านเอกสารท่ดี ีพอเป็นไปตามระบบและมาตรฐานในการจดั การเอกสาร ทงั้ น้ี ระบบจะตอ้ งอานวยความสะดวกแก่ผใู้ ชง้ านให้สามารถสบื คน้ ไดร้ วดเรว็ ใช้งานงา่ ยไมซ่ บั ซอ้ น โดยการใช้งานผ่านระบบอนิ ทราเน็ตภายในองคก์ รเพ่อื บรหิ ารจดั การขอ้ มลูเอกสาร1.2 กรณีศึกษา โครงงานน้ีเป็นกรณีศึกษาการบรหิ ารจดั การเทคโนโลยสี ารสนเทศโดยการนาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสม์ าใชใ้ นองคก์ รของสหกรณ์ออมทรพั ยก์ ารส่อื สารแห่งประเทศไทยจากดั ซ่งึ ตงั้ อย่เู ลขท่ี 99 หมู่ 3 ถนนแจง้ วฒั นะ แขวงทุ่งสองหอ้ ง เขตหลกั ส่ี กรุงเทพมหานครเป็นหน่วยงานทม่ี วี ตั ถุประสงคห์ ลกั คอื ส่งเสรมิ การออมและช่วยเหลอื ซง่ึ กนั และกนั ในหมสู่ มาชกิ 1

โดยมุ่งอานวยประโยชน์ด้านเศรษฐกจิ และสงั คม เป็นแหล่งออมทรพั ยแ์ ละการให้สนิ เช่อื เงนิ กู้ใหแ้ ก่ พนกั งานรฐั วสิ าหกจิ ในสงั กดั กระทรวงเทคโนโลยสี ารสนเทศ (ICT)1.3 ปัญหาและอปุ สรรค ปญั หาการบรหิ ารจดั การเอกสารขององค์กรในปจั จุบันยงั ทาการจดั เก็บเอกสารในรปู แบบของแฟ้มกระดาษ มกี ารลงทะเบยี นรบั -ส่งเอกสารในสมดุ และโปรแกรมประยุกตส์ เปรดชที (Excel) การจดั หมวดหมเู่ อกสารยงั ไม่เป็นระบบทาใหก้ ารคน้ หาเอกสารล่าชา้ เอกสารสูญหาย มกี ารทาสาเนาเอกสารโดยไม่ได้รบั อนุญาตในอดตี ท่ผี ่านมามกั พบปญั หาเกดิ ขน้ึ ในกรณีต่างๆ เช่น - ความไม่สะดวกในการจดั เกบ็ เอกสาร และการสบื คน้ เอกสารมคี วามล่าชา้ เพราะตอ้ งใชเ้ วลาในการตรวจสอบและคน้ หา- ไมส่ ามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารไดท้ นั ทวี ่าเอกสารไดด้ าเนินการถงึ ขนั้ ตอนใดและอยใู่ นสถานะใด- เอกสารสาคญั ดา้ นธรุ กรรมการเงนิ ของสมาชกิ เมอ่ื สญู หายก่อความเสยี หายต่อองคก์ รเป็นอยา่ งยง่ิ- เอกสารถูกปลอมแปลงทาใหต้ อ้ งเสยี เวลาตรวจสอบและพสิ จู น์เพอ่ื ยนื ยนั ตวั ตน - ส้นิ เปลอื งทรพั ยากรกระดาษ และงบประมาณเก่ยี วกบั อุปกรณ์สานักงานเกนิ ความจาเป็น- ปรมิ าณเอกสารเพมิ่ ขน้ึ ส่งผลใหแ้ นวโน้มภาระคา่ ใชจ้ า่ ยในอนาคตเพม่ิ ตามไปดว้ ย - ไมม่ รี ะบบการป้องกนั เอกสารใหม้ คี วามปลอดภยั ทด่ี พี อ- จานวนสมาชกิ ทม่ี แี นวโน้มเพม่ิ ขน้ึ ส่งผลใหป้ รมิ าณเอกสารเพมิ่ ขน้ึ ส่งผลใหแ้ นวโน้มภาระคา่ ใชจ้ า่ ยเพม่ิ ตามไปดว้ ย1.4 แนวทางการแก้ปัญหา จากกรณีศึกษาได้เลือกใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ElectronicDocument Management System: EDMS) มาใชใ้ นการจดั การเอกสารในรปู แบบการทางานรว่ มกนั ทส่ี นบั สนุนผใู้ ชเ้ ขา้ ถงึ เอกสารทต่ี อ้ งการ โดยผ่านเวบ็ บราวเซอรบ์ นระบบอนิ ทราเน็ตขององคก์ ร 1.4.1 เปล่ยี นเอกสารทเ่ี ป็นกระดาษใหเ้ ป็นแฟ้มขอ้ มูลคอมพวิ เตอร์ คอื การเปล่ยี นเอกสารท่เี ป็นกระดาษใหเ้ ป็นแฟ้มขอ้ มลู คอมพวิ เตอรโ์ ดยใช้เคร่อื งสแกน เพ่อื สรา้ งแฟ้มขอ้ มูลคอมพวิ เตอรใ์ หเ้ ป็นอยใู่ นลกั ษณะของไฟล์ (PDF) สาหรบั ใชง้ านในระบบสารสนเทศต่อไป 1.4.2 สรา้ งระบบสารสนเทศงานสารบรรณเพ่อื ใชง้ านอย่างงา่ ย คอื การเปลย่ี นรปู แบบเอกสารทเ่ี ป็นกระดาษใหอ้ ย่ใู นลกั ษณะของไฟล์ (PDF) โดยใช้โปรแกรม Adobe AcrobatProfessional ดาเนินการ 2

- สร้างระบบการจดั เก็บโดยใช้ความรู้เร่อื งของการสร้างโฟลเดอร์ให้สอดคล้องกับรปู แบบของการจดั เกบ็ ขอ้ มลู ทไ่ี ดก้ าหนดไว้- สรา้ งระบบการคน้ หา โดยใชโ้ ปรแกรม Adobe Acrobat Professional สรา้ งสารบญัหรอื หวั ขอ้ สาหรบั การคน้ หาขอ้ มลู หรอื เอกสารทต่ี อ้ งการและสามารถนาขอ้ มลู มาแสดงไดต้ ามตอ้ งการ 1.4.3 ใช้โปรแกรมสาเร็จรูปท่สี ร้างข้นึ มาเพ่อื ใช้กบั ระบบสารสนเทศงานสารบรรณโดยเฉพาะ คอื พฒั นาโปรแกรมสาหรบั ใชง้ านดา้ นการจดั การงานเอกสารโดยเฉพาะ หรอื การนาโปรแ กรมท่ีหน่ วยงานอ่ืนได้พัฒนาไ ว้แล้วมาใช้งานซ่ึงแนว ทางน้ีจาเ ป็ นต้องใช้ผู้ ท่ีมีความเชย่ี วชาญเฉพาะดา้ น ไดแ้ ก่ โปรแกรมเมอร์ เพ่อื สรา้ งและแกไ้ ขโปรแกรมสาหรบั บรหิ ารจดั การงานดา้ นเอกสารแต่อาจจะตอ้ งใชร้ ะยะเวลาในการพฒั นา จากปญั หาดังกล่าวข้างต้นจาเป็นต้องหาแนวทางแก้ไขปญั หาโดยมุ่งเน้นและให้ความสาคญั เร่อื งของการบรหิ ารจดั การเอกสาร ไดแ้ ก่ การจดั เกบ็ การคน้ หา การตรวจสอบการยนื ยนั ความถูกต้อง การกาหนดสทิ ธกิ ์ ารใชง้ านเอกสาร การกาหนดสทิ ธอิ ์ นุมตั เิ อกสารนาเขา้ การควบคุมความปลอดภยั เอกสาร การป้องกนั เอกสารสูญหาย และผบู้ รหิ ารทุกระดบัสามารถพจิ ารณาเอกสาร และอนุมตั เิ อกสาร พรอ้ มทงั้ สามารถตดิ ตามเอกสารผ่านระบบไดซ้ ง่ึจะตอ้ งมกี ระบวนการบรหิ ารจดั การตามมาตรฐาน ประกอบกบั ลกั ษณะของงานดา้ นเอกสารในองคก์ รมคี วามหลากหลายและความตอ้ งการใชง้ านท่แี ตกต่างกนั ของบุคลากรในองคก์ รจากการวเิ คราะห์และการสารวจขอ้ มูลแล้วได้มมี ติเลอื กแนวทางในการแก้ปญั หาโดยการเลอื กใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู ทส่ี รา้ งขน้ึ มาเพ่อื ใช้กบั ระบบสารสนเทศงานสารบรรณโดยเฉพาะ คอื พฒั นาโปรแกรมสาหรบั ใชง้ านดา้ นการจดั การเอกสารโดยเฉพาะ หรือการนาโปรแกรมท่ีหน่วยงานอ่ืนได้พัฒนาไว้แล้วมาใช้งานซ่ึงแนวทางน้ีจาเป็นตอ้ งใชผ้ เู้ ชย่ี วชาญเฉพาะดา้ น ทงั้ น้ี เพ่อื เป็นการปรบั ปรุงระบบสารสนเทศในองคก์ รโดยการนาระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาประยุกต์ใช้ในการปฏิบตั ิงานด้านเอกสารให้มปี ระสิทธิภาพมากยง่ิ ข้นึ ซ่ึงสามารถสรปุ แนวทางการแกป้ ญั หา ไดด้ งั น้ี 1. สารวจเอกสารทม่ี ใี นองค์กรเพ่อื ให้ทราบปรมิ าณสาหรบั เป็นขอ้ มูลในการเตรยี มการจดั หาอุปกรณ์ และบคุ ลากรเพ่อื รองรบั ความตอ้ งการในการเกบ็ เอกสารโดยแยกประเภทเอกสารเช่น เอกสารในรปู ของกระดาษ เอกสารในรปู ของไฟลข์ อ้ มลู 2. จดั ลาดบั ความสาคญั ของเอกสารก่อนการจดั เกบ็ 3. ศกึ ษาผลการเปรยี บเทยี บการนาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสก์ บั การจดั เก็บดว้ ยวธิ กี ารเดมิ 3

4. กาหนดดชั นีมาตรฐานใหก้ บั เอกสารเมอ่ื มกี ารจดั เกบ็ ในระบบ 5. ส่งเสรมิ สนับสนุน ใหม้ กี ารบรหิ ารจดั การงานดา้ นเอกสารโดยเรยี กใชง้ านผ่านระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสแ์ ทนการใชง้ านเอกสารฉบบั จรงิ หรอื ตน้ ฉบบั (กรณไี ม่ใชฉ้ บบั จรงิ )ทงั้ น้เี พ่อื ใหบ้ รรลุวตั ถุประสงคต์ ามทอ่ี งคก์ รไดก้ าหนดไว้1.5 วตั ถปุ ระสงค์ 1.5.1 เพ่อื ช่วยใหก้ ารบรหิ ารจดั การเอกสารมปี ระสทิ ธภิ าพมากยง่ิ ขน้ึ โดยอาศยั รูปแบบการทางานบนเวบ็ แอปพลเิ คชนั่ ทาใหก้ ารจดั การเอกสารสามารถทาไดส้ ะดวกรวดเรว็ 1.5.2 เพ่อื ช่วยใหก้ ารจดั การเอกสารมรี ะบบระเบยี บมากขน้ึ เป็นไปตามมาตรฐานในการจดั การเอกสาร 1.5.3 เพ่อื ช่วยใหก้ ารสบื คน้ ขอ้ มลู เป็นไปอย่างรวดเรว็ สามารถตดิ ตามและตรวจสอบสถานะเอกสารไดท้ นั ที 1.5.4 เพ่อื ชว่ ยใหอ้ งคก์ รประหยดั ค่าใชจ้ ่าย1.6 ขอบเขตของโครงงาน ในการดาเนินโครงงานระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นการนาเทคโนโลยมี าประยกุ ตใ์ ชใ้ นการบรหิ ารจดั การงานดา้ นเอกสารใหเ้ กดิ ประสทิ ธภิ าพสงู สดุ ซง่ึ มขี อบเขตดงั น้ี 1.6.1 ระบบสามารถนาเขา้ เอกสารชนิดต่างๆ เขา้ มาในระบบไดซ้ ง่ึ มวี ธิ กี ารทส่ี าคญั ๆคอื การสแกนหรอื ถ่ายภาพ นาเขา้ จากไฟลข์ อ้ มลู จากส่อื อเิ ลก็ ทรอนิกสต์ ่าง ๆ 1.6.2 ระบบสามารถเกบ็ รกั ษา และการจดั เกบ็ เอกสารสาคญั ทส่ี ามารถขยายและเปลย่ี นแปลงได้ จะตอ้ งมรี ะบบจดั เกบ็ เอกสารทเ่ี ช่อื ถอื ไดร้ องรบั การเปลย่ี นแปลงของเทคโนโลยีไดใ้ นอนาคต 1.6.3 ระบบสามารถทาสารบญั หรอื ดชั นี การคน้ หาและการนากลบั มาใช้ โดยจะตอ้ งมกี ระบวนการทง่ี า่ ยและรวดเรว็ 1.6.4 ระบบสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารได้ 1.6.5 ระบบสามารถป้องกนั การคดั ลอก ปลอมแปลงหรอื ทาลาย การสูญเสยี ขอ้ มลู การฝา่ ฝืนความลบั ของเอกสาร 1.6.6 ระบบมกี ารรกั ษาความปลอดภยั ทด่ี ปี ้องกนั เอกสารมใิ หส้ ญู หาย1.7 ประโยชน์ท่ีคาดว่าจะได้รบั จากปญั หาท่ีเกิดข้ึน และได้ดาเนินการกาหนดขอบเขตการทางานรวมถึงหาแนวทางแก้ไขปญั หาท่เี กดิ ขน้ึ ทงั้ น้ีเพ่อื ใช้เป็นแนวทางในการปรบั ปรุงแก้ไขเพมิ่ ประสทิ ธภิ าพการบรหิ ารจดั การเอกสาร ซง่ึ จะส่งผลดตี ่อองคก์ ร ดงั น้ี 4

1.7.1 ส่งผลดตี ่อการบรหิ ารจดั การงานด้านเอกสารทาใหม้ คี วามสะดวกรวดเรว็ ในการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ สามารถคน้ หา และเรยี กดไู ดอ้ ยา่ งรวดเรว็ 1.7.2 ลดความซ้าซ้อนและขนั้ ตอนการทางาน ในการติดต่อส่อื สารระหว่างกนั ภายในองคก์ ร 1.7.3 ลดปญั หาการส้ินเปลืองทรพั ยากรกระดาษเกินความจาเป็น และประหยัดงบประมาณเกย่ี วกบั อุปกรณ์สานกั งาน 1.7.4 เอกสารสาคญั มรี ะบบรกั ษาความปลอดภยั ทด่ี ี 1.7.5 การบรหิ ารจดั การงานด้านเอกสารเป็นระบบมากข้ึนเป็นไปตามมาตรฐานของกระบวนการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ จากรายละเอยี ดในการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสด์ งั กล่าวขา้ งตน้ ถอื แนวทางทอ่ี งคก์ รให้ความสาคญั เป็นอย่างยงิ่ จงึ นามาเป็นแนวทางในการดาเนินการแก้ปญั หาและได้กาหนดขนั้ ตอนของระบบงาน ดงั น้ี - ผู้ดแู ลระบบจะกาหนดสทิ ธกิ ์ ารเขา้ ใชง้ านระบบใหก้ บั ผูใ้ ชง้ านตามระดบั การใช้งานในการบรหิ ารจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ เช่น สามารถนาเขา้ หรอื สรา้ งเอกสาร แก้ไขเอกสารจดั เกบ็ เอกสาร สบื คน้ ขอ้ มลู ฯลฯ ในระบบ - ผู้ใช้งานเม่อื ได้รบั สทิ ธเิ ์ ขา้ ใช้งานระบบโดยทาการลอ็ กอิน (Login) เขา้ สู่ระบบผ่านโปรแกรมเวบ็ บราวน์เซอรใ์ นขณะเดยี วกนั ระบบกจ็ ะทาการตรวจสอบผใู้ ช้ - ผู้ใช้งานสามารถบรหิ ารจดั การกบั เอกสารได้ตามสทิ ธทิ ์ ่ผี ู้ดูแลระบบกาหนดให้ตามระดบั การใชง้ าน เช่น พนักงานงานระดบั ปฏบิ ตั กิ ารสามารถนาเขา้ เอกสารหรอื สรา้ งเอกสารจดั เกบ็ เอกสาร และสบื คน้ แต่ไมม่ สี ทิ ธอิ ์ นุมตั เิ อกสาร - ระบบจดั เกบ็ เอกสารดว้ ยวธิ กี ารเขา้ รหสั เพ่อื ป้องกนั การใชง้ านจากผไู้ มป่ ระสงคด์ ี การเขา้ ถงึ ระบบฐานขอ้ มลู ขององคก์ รเป็นระบบเครอื ขา่ ยภายในองคก์ รทงั้ น้ีเพราะเป็นเอกสารสาคญัขององคก์ ร ลาดบั ขนั้ ตอนแสดงไวด้ งั รปู ท่ี 1.1 ผดู้ แู ลระบบกาหนดสทิ ธใิ์ หก้ บั ผใู้ ชง้ านผใู้ ชง้ าน Login เขา้ สรู่ ะบบและยนื ยนั ตวั ตน ก่อนใชง้ านระบบผใู้ ชง้ านสามารถจดั การกบั เอกสารไดต้ ามสทิ ธทิ์ ก่ี าหนดเอกสารถกู จดั เกบ็ ในฐานขอ้ มลู ดว้ ยวธิ กี ารเขา้ รหสัผใู้ ชง้ าน Logout ออกจากระบบรปู ท่ี 1.1 แสดงขนั้ ตอนของระบบจดั การเอกสาร 5 อิเลก็ ทรอนิกส์

Web server &Database server Request Response Intranet client รปู ที่ 1.2 แสดงโครงสรา้ งทางฮารด์ แวรข์ องระบบ จากรปู ท่ี 1.2 โครงสรา้ งทางดา้ นฮารด์ แวรข์ องระบบ มกี ารใชง้ านผ่านระบบอนิ ทราเน็ต(Intranet) ซง่ึ ประกอบดว้ ย- เคร่อื งคอมพวิ เตอร์เซริ ฟ์ เวอรท์ าหน้าท่เี ป็นเว็บเซริ ์ฟเวอร์ (Web Server) ใหบ้ รกิ าร WebApplication กบั ผใู้ ชง้ าน- เคร่อื งคอมพวิ เตอรเ์ ซริ ฟ์ เวอรท์ าหน้าทเ่ี ป็นดาตา้ เบสเซริ ฟ์ เวอร์ (Database Server) จดั เกบ็ฐานขอ้ มลู ของระบบงาน- เคร่อื งคอมพวิ เตอรล์ ูกขา่ ย (Client) โดยผูใ้ ชเ้ มอ่ื ไดร้ บั สทิ ธใิ ์ นการเขา้ ใชง้ านระบบจากผดู้ ูแลระบบแลว้ หากตอ้ งการใชง้ านต้องทาการลอ็ กอนิ (Login) ผ่านโปรแกรมบราวเซอรจ์ ากเคร่อื งคอมพวิ เตอรล์ ูกขา่ ย (Client) ทอ่ี ยภู่ ายในเครอื ข่ายเดยี วกนั เขา้ สู่ระบบเพ่อื ใช้งานและจดั การเอกสารตามสทิ ธทิ ์ ผ่ี ดู้ แู ลระบบกาหนดให้ เชน่ สรา้ งเอกสาร จดั เกบ็ คน้ หาเอกสาร เป็นตน้1.8 ขนั้ ตอนในการดาเนินงาน ขนั้ ตอนในการดาเนินงานเมอ่ื ทาการวเิ คราะหป์ ญั หาและหาแนวทางแกไ้ ข สรุปขนั้ ตอนไดด้ งั น้ี 1.8.1 รวบรวมขอ้ มลู เพ่อื ศกึ ษาและวเิ คราะห์ปญั หาของระบบงานปจั จุบนั (Existingsystem) 1.8.2 การศกึ ษาความเป็นไปไดข้ องระบบงานใหม่ (Feasibility study) ด้านเทคนิคดา้ นการปฏบิ ตั งิ าน ดา้ นเศรษฐกจิ หรอื ความคุม้ คา่ ของการลงทุน ดา้ นกาหนดระยะเวลาดา้ นกลยทุ ธ์ ตลอดจนบคุ ลากรทเ่ี กย่ี วขอ้ ง 6

1.8.3 การวเิ คราะห์ความต้องการ (Requirements analysis) โดยผลจากการศกึ ษาความเป็นไปได้จะนามาใช้พจิ ารณาว่าจะจดั ทาระบบใหม่หรอื ไม่ เม่อื ต้องการทาระบบใหม่จะต้องทาการรวบรวมข้อมูลการวิเคราะห์ความต้องการเพ่อื หาข้อสรุปท่ีชดั เจนของความตอ้ งการระบบใหมร่ ะหว่างผใู้ ชแ้ ละผพู้ ฒั นาระบบ 1.8.4 การวเิ คราะหเ์ พ่อื ตดั สนิ ใจ (Decision analysis) นาขอ้ กาหนดความตอ้ งการของระบบมาจดั ทาแผนภาพช่วยการอธบิ าย โดยใชเ้ ครอ่ื งมอื ช่วยในการวเิ คราะหแ์ ละออกแบบระบบทแ่ี สดงแบบจาลองกระบวนการ แบบจาลองขอ้ มลู หรอื แบบจาลองเชงิ วตั ถุ ขนั้ ตอนน้ีอาจเรยี กอกี อยา่ งหน่งึ วา่ การออกแบบเชงิ ตรรกะ (Logical design) 1.8.5 การออกแบบระบบเชงิ กายภาพ (Physical design) ประกอบดว้ ย การออกแบบผลลพั ธ์ การออกแบบวธิ กี ารนาขอ้ มูลเขา้ การออกแบบส่วนต่อประสานกบั ผู้ใช้ การออกแบบแฟ้มขอ้ มลู และฐานขอ้ มลู การพจิ ารณาดา้ นฮารด์ แวร์ ซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์การส่อื สารทต่ี อ้ งใชใ้ นระบบ 1.8.6 การพฒั นาระบบ (Construction) กาหนดความต้องการด้านซอฟต์แวร์ การออกแบบซอฟตแ์ วร์ การเขยี นโปรแกรม และการทดสอบโปรแกรม 1.8.7 การนาระบบไปใช้ (Implementation) ประกอบดว้ ยขนั้ ตอนการปรบั เปล่ยี นระบบ การจดั ทาเอกสารประกอบการฝึกอบรมผใู้ ช้ และการบารงุ รกั ษาระบบ ในการดาเนินโครงการดงั กล่าวอา้ งองิ แนวคดิ เกย่ี วกบั วงจรพฒั นาระบบ (SystemsDevelopment Life Cycle - SDLC) ซง่ึ เป็นกระบวนการของการวเิ คราะหอ์ อกแบบและสรา้ งระบบสารสนเทศตงั้ แต่เรมิ่ ตน้ วเิ คราะหป์ ญั หาระบบจนกระทงั่ นาระบบไปใชป้ ฏบิ ตั งิ านจรงิ 7

1.9 ระยะเวลาดาเนินโครงงานตารางท่ี 1.1 ระยะเวลาดาเนินโครงงาน

8

บทท่ี 2 ทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง2.1 กล่าวนา เอกสารเป็นทรพั ยากรท่ีสาคัญอย่างหน่ึงขององค์กรดังนัน้ เอกสารท่ีเกิดจากการดาเนินงานของหน่วยงานจงึ เป็นหลกั ฐานการดาเนินภารกจิ และกจิ กรรมของหน่วยงานสามารถใช้เป็นเอกสารอ้างองิ เม่อื มปี ญั หาทางกฎหมาย ใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการตรวจสอบทางการเงนิเป็นเอกสารประวตั ศิ าสตรข์ องหน่วยงาน ซง่ึ เป็นประโยชน์ต่อการศกึ ษาคน้ ควา้ วจิ ยั เก่ยี วกบั การพฒั นาหน่วยงานจงึ จาเป็นท่ที ุกหน่วยงานต้องมกี ารจดั การเอกสารอย่างเป็นระบบเหมาะสมกบัหน่วยงาน เพ่อื ควบคุมเอกสารขององคก์ รให้มคี วามครบถ้วนสมบรู ณ์ น่าเช่อื ถอื มกี ารเก็บรกั ษาเอกสารทถ่ี กู ตอ้ งเหมาะสม เพ่อื ใหส้ ามารถนามาใชป้ ระโยชน์ไดเ้ มอ่ื ต้องการส่วนเอกสารท่ีเสรจ็ ส้นิ การใช้งานและไม่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรจะต้องมกี ารกาจดั ไปตามระยะเวลาและขนั้ ตอนทเ่ี หมาะสมต่อไป การจดั การเอกสารทด่ี จี ะช่วยประหยดั ค่าใชจ้ า่ ยและเพมิ่ ประสทิ ธภิ าพประสทิ ธผิ ลในการบรหิ ารและดาเนินงานขององคก์ ร การนาเทคโนโลยสี ารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในการบรหิ ารจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์จงึ เป็นทน่ี ิยมใชก้ นั อยา่ งแพร่หลายเพราะมปี ระโยชน์หลายด้าน ได้แก่ ลดปญั หาการใช้กระดาษ ประหยดั งบประมาณ ลดขนั้ ตอนการตดิ ต่อส่อื สารภายในองคก์ ร และผใู้ ชง้ านสามารถคน้ หาเรยี กดเู อกสารไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ เพม่ิ ประสทิ ธภิ าพการทางาน สามารถบรหิ ารจดั การผ่านระบบเครอื ขา่ ยอนิ เทอรเ์ น็ตและอนิ ทราเน็ตไดง้ า่ ยในรปู แบบของเอกสารขอ้ ความ รูปภาพ และการจดั เก็บเอกสารสามารถจดั การได้สะดวกรวดเรว็ ขน้ึ โดยบนั ทึกบนส่ืออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ทาให้ลดการใช้ตู้จัดเก็บเอกสาร และลดปรมิ าณการใช้ทรพั ยากรกระดาษ เป็นตน้2.2 การทบทวนบทความ ทพิ วรรณ วอทอง, นลนิ ี เลาหชยั บุณย์ และ บุศรนิ ทร์ จติ รอาพนั [1] พฒั นาระบบการจดั การเอกสาร (Document Management System) โดยในปจั จบุ นั คอมพวิ เตอรไ์ ดเ้ ขา้ มามีบทบาทในการปฏบิ ตั งิ านขององคก์ รทงั้ ภาครฐั และเอกชนเพราะคอมพวิ เตอรส์ ามารถตอบสนองความตอ้ งการในการปฏบิ ตั งิ านหลายๆ ดา้ น เช่น ความรวดเรว็ ความถูกตอ้ งแม่นยา ฯลฯ อกีทงั้ ยงั สามารถใชค้ อมพวิ เตอรเ์ พ่อื การแขง่ ขนั ทางดา้ นธุรกจิ สาหรบั ปญั หาส่วนใหญ่ทเ่ี กดิ ขน้ึ และพยายามหาแนวทางในการแก้ไข คอื การจดั เก็บเอกสาร การส่งเอกสาร รวมทงั้ การค้นหาเอกสาร ท่ีต้องใช้เวลานาน เกิดความไม่สะดวกในการทางาน จึงเกิดแนวความคิดนาคอมพวิ เตอร์เข้ามาช่วยแก้ปญั หาในการจดั การเอกสารซ่งึ สามารถแก้ไขปญั หาดงั กล่าวได้ในระดับหน่ึง แต่ประสิทธิภาพยังไม่สมบูรณ์ เพราะพัฒนาโดยใช้ซอฟต์แวร์ทัง้ หมด ซ่ึงถ้าเปรยี บเทยี บกบั ผลติ ภณั ฑ์ท่มี วี างขายตามท้องตลาดมกั จะเน้นท่ปี ระสทิ ธิภาพสูงโดยการใช้ฮารด์ แวรเ์ ขา้ มาประกอบดว้ ย

ระบบจดั การเอกสารยงั มวี ธิ กี ารป้องกนั ดา้ นความปลอดภยั เพ่อื ป้องกนั เอกสารสาคญั ท่ีมกี ารส่งเอกสารต่อไปยงั บุคคลหรอื ส่วนทเ่ี ก่ยี วขอ้ ง อกี ทงั้ ยังสามารถคน้ หาเอกสารได้จากส่วนต่างๆ ทผ่ี ใู้ ชก้ าหนดเพ่อื อานวยความสะดวกรวดเรว็ ในการรบั ทราบข่าวสารจากเอกสารทจ่ี ดั ส่งมา มนตรี สุภทั ทธรรม [2] การพฒั นาระบบจดั การเอกสารและการคน้ คนื โครงการน้ีเป็นการพฒั นาระบบงานคอมพวิ เตอรท์ ช่ี ว่ ยในการจดั เกบ็ เอกสารและการคน้ คนื เอกสารจากขอ้ ความในเอกสาร การจดั เกบ็ เอกสารในระบบน้กี ระทาโดยการนาขอ้ มลู แบบขอ้ ความมาทาการคดั แยกขอ้ ความทเ่ี ป็นภาษาไทยและภาษาองั กฤษออกจากกนั และนามาเขา้ กระบวนการตดั คา (WordSegmentation) การตดั รายคาหยุด (Stop Lists) และการหาแกนคา (Stemming) และมกี ารวเิ คราะห์ความถ่ขี องคาเพ่อื นาไปจดั สรา้ งเป็นแฟ้มข้อมูลดชั นี และแสดงเอกสารท่คี ้นพบเรยี งตามลาดบั ความสาคญั ของเอกสาร (Document Ranking) โดยเฉพาะองค์กรท่มี ขี นาดใหญ่ทม่ี จี านวนเอกสารในการจดั เกบ็ ทม่ี ากหรอื แมแ้ ต่ระบบอนิ เตอรเ์ น็ตกจ็ ะเป็นตอ้ งมรี ะบบการคน้ คน้ สารสนเทศ จงึ ไดม้ กี ารวเิ คราะหเ์ อกสาร การคดั เลอื กขอ้ มลู ในเอกสารสามารถทาไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพในการจดั เกบ็ และสบื คน้ เอกสารภาษาไทยยงัมขี นั้ ตอนเพมิ่ เตมิ จากภาษาองั กฤษโดยเฉพาะขนั้ ตอนการตดั คาเน่ืองจากภาษาไทยไมไ่ ดม้ กี ารบงั คบั ใชเ้ ครอ่ื งหมายวรรคตอนใดๆ ในการแบง่ ระหว่างคาทน่ี ามาประกอบกนั เป็นประโยค พรชยั ธรรมรตั นนนท์ [3] การวจิ ยั และพฒั นาระบบสนับสนุนคลงั บทเรยี นออนไลน์เป็ นก าร พัฒน าค ลังบ ทเ รียน อ อ น ไล น์ เ พ่ือ ก าร ศึก ษ าจ ะช่ ว ยใ ห้เ กิดก าร ป ระ ยุก ต์ใช้ข้อ มูลสารสนเทศอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ เทคโนโลยเี วบ็ ในปจั จุบนั สนับสนุนใหเ้ กดิ การรวบรวมและแพรก่ ระจาย ตอบสนองการประยุกต์ใชข้ อ้ มลู สารสนเทศอยา่ งแพร่หลาย ขอ้ มลู สารสนเทศทถ่ี ูกกากบั และควบคุมอย่างมรี ะบบและไดม้ าตรฐานทาใหเ้ กดิ คุณค่าน่าเช่อื ถอื ผใู้ ชส้ ามารถเขา้ ถงึและเรยี กใชข้ อ้ มลู สารสนเทศอยา่ งยงั่ ยนื และสนบั สนุนใหเ้ กดิ ทรพั ยส์ นิ ทางปญั ญา ซง่ึ คุณสมบตั ิของสอ่ื ขอ้ มลู ดจิ ติ อลบทเรยี นออนไลน์ ประกอบดว้ ยขอ้ ความ ภาพ วดิ โี อ ภาพเสมอื นจรงิ ภาพแอนิแมชนั่ ภาพจาลองสถานการณ์ เสยี ง บทเพลง เกมส์ มรี ปู แบบการเรยี นรแู้ ละการนาเสนอโตต้ อบส่อื สารกนั มคี วามยดื หย่นุ สามารถปรบั แต่งเพมิ่ เตมิ ได้ สามารถเพม่ิ เตมิ หรอื ปรบั เปลย่ี นภาษาได้ สนับสนุนการเรยี นรดู้ ว้ ยตวั เอง สามารถกากบั ขอ้ มลู มาตรฐานเพ่อื สนับสนุนการคน้ หาและใชป้ ระโยชน์ มขี อ้ มลู ลขิ สทิ ธทิ ์ ถ่ี ูกต้องและเหมาะสม ประโยชน์ของคลงั บทเรยี นออนไลน์สามารถพกพาความรจู้ ากส่อื ขอ้ มลู ดจิ ติ อลไปศกึ ษาเรยี นรไู้ ดต้ ลอดเวลาในทุกสถานท่ีสนับสนุนให้ผู้เรยี นเป็นศูนยก์ ลางในการเรยี นรดู้ ว้ ยตนเอง สามารถป้องกนั การสูญหายของส่อื ขอ้ มลู ดจิ ติ อล เกดิ ความประหยดั และคมุ้ คา่ ต่อการเพมิ่ เตมิ และปรบั ปรงุ ส่อื ขอ้ มลู ดจิ ติ อลเกิดการประยุกต์ใชส้ ่อื ข้อมูลดจิ ติ อลอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ มเี คร่อื งมอื ออนไลน์ท่ชี ่วยบรหิ ารจดั การอยา่ งมบี รู ณาการ สามารถจดั เกบ็ องคค์ วามรใู้ หมๆ่ ไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ ปจั จุบนั มหี ลายหน่วยงานโดยเฉพาะหน่วยงานท่สี นับสนุนทางด้านการศกึ ษา การฝึกอบรม การพฒั นาบุคลากรจานวนมากจดั ทาส่อื มลั ตมิ เี ดยี เพ่อื ใชถ้ ่ายทอด ฝึกอบรมจานวน 10

มากซง่ึ สูญเสยี ค่าใช้จ่ายไปมาก และยงั ขาดระบบการบรหิ ารจดั เก็บ เรยี กค้น สบื ค้นท่มี ีประสทิ ธภิ าพอยา่ งครบวงจรทาใหป้ ระเทศไทยสญู เสยี องคค์ วามรอู้ ย่างมากมาย โครงการวจิ ยัคลงั บทเรยี นออนไลน์น้ีจะเป็นจุดเรม่ิ ต้นท่ยี งั่ ยนื ของการบรหิ ารจดั การคลงั บทเรยี นท่มี อี ย่ใู ห้มีประสทิ ธภิ าพและก่อใหเ้ กดิ ประโยชน์มากมายอยา่ งสรา้ งสรรคแ์ ละมบี ูรณาการ โดยวตั ถุประสงค์ของโครงการน้เี พ่อื ออกแบบและพฒั นาระบบสนับสนุนคลงั บทเรยี นออนไลน์โดยการประยุกตใ์ ช้ขอ้ มูลจากคลงั ส่อื มลั ตมิ เี ดยี เพ่ือเช่อื มโยงองค์ความรทู้ ม่ี อี ย่ใู นรปู แบบส่อื มลั ตมิ เี ดยี ต่างๆ อาทิเช่น ขอ้ ความ รปู ภาพ เสยี ง วดิ โี อ ไฟลส์ ่อื การสอน ไฟลส์ ไลด์ ไฟล์ e-book เป็นตน้ โดยจดั แบ่งหมวดหม่ทู เ่ี ขา้ ใจงา่ ยและงา่ ยต่อการสบื คน้ ซง่ึ สามารถประยกุ ตใ์ ชค้ ลงั มลั ตมิ เี ดยี ในการสรา้ งองคค์ วามรใู้ หม่หรอื ส่อื การเรยี นการสอนไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพดว้ ยเครอ่ื งมอื ช่วยสรา้ งท่ีถูกหลกั การตามทฤษฎอี อกแบบส่อื ทงั้ น้ีระบบจะเปิดใหบ้ รกิ ารเป็นเวบ็ ไซตส์ าธารณะเพ่อื ใหค้ รูอาจารย์ และบุคคลทวั่ ไปสามารถเขา้ มาสบื คน้ หาความรหู้ รอื สรา้ งองคค์ วามรใู้ หม่ๆ ประยกุ ต์สรา้ งจากคลงั บทเรยี นออนไลน์ทม่ี อี ยไู่ ดอ้ ยา่ งสะดวกและรวดเรว็ นงลกั ษณ์ ศรศี ลิ ป [4] ประมวลความรเู้ ก่ยี วกบั เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ การบรหิ ารจดั การเอกสาร เรมิ่ มวี วิ ฒั นาการเมอ่ื ยงั ไม่มกี ารใชต้ วั อกั ษร โดยมผี คู้ ดิ คน้ วาดภาพบนผนงั ถ้าใช้สญั ลกั ษณ์แทนตวั อกั ษรบนั ทกึ บนวสั ดุ ต่อมาประดษิ ฐเ์ ป็นกระดาษและระบบไมโครฟิลม์ จนถงึปจั จบุ นั จดั เกบ็ ในเครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ จดั ส่งเอกสารผ่านทางระบบอเิ ลก็ ทรอนิกสแ์ ละใชร้ หสั ผ่านรกั ษาความลบั ของเอกสาร การพฒั นาโดยนาเทคโนโลยสี ารสนเทศจะมาช่วยบรหิ ารจดั การเอกสารใหเ้ ป็นระบบอเิ ลก็ ทรอนิกสม์ ากขน้ึ ซง่ึ แหล่งทผ่ี ลติ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ มที งั้ ทเ่ี ป็นโปรแกรมสรา้ งเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสต์ ่าง ๆ เช่น ไมโครซอฟต์เวริ ด์ เอก็ เซล โปรแกรมทผ่ี ลติขน้ึ อ่นื ๆ และแหล่งผลติ ทเ่ี ป็นเครอ่ื งมอื อเิ ลก็ ทรอนิกสเ์ ช่น สแกนเนอร์ กลอ้ งถ่ายภาพดจิ ติ อลและอ่นื ๆ ซง่ึ รปู แบบของเอกสารมที งั้ รปู แบบทเ่ี ป็นเอกสาร ขอ้ ความ (Text format) เช่นไฟลเ์ ฉพาะตวั อกั ษร (Text) ไฟล์จากโปรแกรมเวริ ด์ โปรเซสเซอร์ เช่น ไมโครซอฟต์เวริ ด์(Document format) ไฟลเ์ อกสาร (PDF) เปิดใชก้ บั ระบบอ่นื ได้ เช่น ระบบวนิ โดว์ ยนู ิกซ์เป็นต้น การพฒั นาเทคโนโลยใี หมท่ ใ่ี ชส้ าหรบั การเขยี นเวบ็ นนั่ คอื XML รวมทงั้ รปู แบบเอกสารภาพ (Image) เช่น บบี อดั ภาพสแี ละขอ้ มลู เช่น JPEG บบี อดั ภาพ ขอ้ มลู ไมส่ ูญเสยีคุณภาพ เช่น PNG หรอื GIF และจดั เกบ็ ภาพแบบเป็นจดุ เชน่ Bitmapping เป็นตน้ การนาเทคโนโลยสี ารสนเทศมาใชใ้ นการบรหิ ารจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ เป็นท่ีนิยมใช้กนั อย่างแพร่หลาย เพราะมปี ระโยชน์หลายอย่าง เช่น ลดปญั หาการใชก้ ระดาษประหยดั งบประมาณ ลดขนั้ ตอนการตดิ ต่อส่อื สารภายในองค์กร และผใู้ ชง้ านสามารถคน้ หาเรยี กดเู อกสารไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ เพมิ่ ประสทิ ธภิ าพการทางาน สามารถรบั -ส่งหนงั สอื การประชุมในระบบเครอื ข่ายอนิ เทอรเ์ น็ตและอนิ ทราเน็ต ไดง้ า่ ยในรปู แบบของเอกสารขอ้ ความ รปู ภาพและการจดั เกบ็ เอกสารสะดวกขน้ึ เชน่ ซดี รี อม และส่อื อเิ ลก็ ทรอนิกส์ เป็นตน้ ทาใหล้ ดการใชต้ จู้ ดั เกบ็ เอกสาร และสง่ เสรมิ ใหล้ ดปรมิ าณการใชก้ ระดาษ เป็นตน้ 11

นุกูล นิยมไทย [5] พฒั นาระบบเครอื ขา่ ยบรกิ ารเทคโนโลยแี ละการส่อื สาร โดยการใช้โปรแกรม e-Filing และ e-Office เพ่อื ใช้เป็นเคร่อื งมอื ในการบรหิ ารและจดั การ รบั -ส่งเอกสาร ระหว่างสานักงานกบั สถานศกึ ษาในสงั กดั สานักงานเขตพ้นื ท่กี ารศึกษากาแพงเพชรเขต 1 จากการบรหิ ารจดั การศูนย์ปฏิบตั กิ ารเทคโนโลยสี ารสนเทศและส่อื สารการศึกษาสานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษากาแพงเพชร เขต 1 จากสภาพแวดล้อมภายนอกและสภาพแวดลอ้ มภายใน ดา้ นเทคโนโลยี และการบรหิ ารจดั การ (Management Technology) ท่ีมปี ญั หา โดยเฉพาะ การบรหิ ารจดั การ ICT เพ่อื สารสนเทศและส่อื สารการศกึ ษา เพ่อื ให้การบรหิ ารจดั การศกึ ษาของสานักงานเขตพ้นื ท่กี ารศกึ ษากาแพงเพชร เขต 1 และ สถานศกึ ษาเก่ยี วกบั การพฒั นาระบบข้อมูลสารสนเทศ และเช่อื มโยงเครอื ข่ายเทคโนโลยสี ารสนเทศและการส่อื สาร ซ่งึ เป็นงานท่ตี ้องอาศยั การพฒั นา ร่วมกันของทุกฝ่าย เพ่อื ก่อให้เกิดศกั ยภาพทางการบรหิ าร การศกึ ษาและการพฒั นาระบบบรหิ ารจดั การ ใหเ้ ป็นไปอย่างมรี ะเบยี บเรยี บรอ้ ยรวดเรว็ ถูกต้อง ตามวตั ถุประสงคแ์ ละประหยดั งบประมาณของภาครฐั (สานักงานเขตพ้นื ท่ีการศกึ ษากาแพงเพชร เขต1, 2548 : 44, 79, 164, 185, 191) ซง่ึ แต่เดมิ สานกั งานเขตพน้ื ท่ีการศึกษากาแพงเพชร เขต 1 มกี ารแจ้งข้อมูล ข่าวสาร ไปยงั เครือข่าย โรงเรยี นในสงั กัดหลากหลายรูปแบบ เช่น นาส่งด้วยตนเอง ส่งทางไปรษณีย์ และบรกิ ารตู้รบั เพ่อื ให้โรงเรยี นเดนิ ทางมารบั เอกสารเอง ซง่ึ ทาใหส้ ญู เสยี งบประมาณแต่ละปีเป็นจานวนมาก อกี ทงั้ ผมู้ าตดิ ต่อรบั เอกสารตอ้ งเสยี เวลาในการเดนิ ทางมารบั หนงั สอื เสย่ี งต่อการเกดิ อุบตั เิ หตุ และหนงั สอื มกี ารสญู หายระหวา่ งทาง ดงั นัน้ เพ่ือลดเหตุการณ์ท่ีเคยเกิดข้นึ และทาให้การติดต่อรบั ข้อมูลข่าวสาร ทางราชการให้มปี ระสิทธิภาพ ยงิ่ กว่าท่เี ป็นอยู่ ประหยดั ทงั้ เวลาและทรพั ย์สนิ ของทางราชการเอกสาร ถงึ ผู้รบั ชดั เจนถูกต้อง ซ่งึ ถอื เป็นนโยบาย เร่งด่วนของสานักงานเขตพ้นื ท่กี ารศกึ ษากาแพงเพชร เขต 1 ตามวสิ ยั ทศั น์ของสานกั งาน ทว่ี ่า “จะเป็นผนู้ าดา้ นเทคโนโลยภี ายใต้การบรหิ ารแบบมสี ่วนร่วม” มรี ะบบเทคโนโลยสี ารสนเทศและการส่อื สารเพ่อื การบรหิ ารจดั การทม่ี ีประสทิ ธภิ าพ มกี ารตดิ ต่อขอ้ มลู สารสนเทศ ทงั้ ภายในและภายนอก อยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพรวดเรว็และเช่ือมโยงฐานข้อมูลสารสนเทศภายในและภายนอก รวดเร็ว และทันเหตุการณ์ ศูนย์ปฏบิ ตั กิ ารเทคโนโลยสี ารสนเทศ และส่อื สารการศกึ ษา จงึ ได้ดาเนินการบรหิ ารและการจดั การICT โดยใช้ โปรแกรม e-Filing และ e-Office ศกั ดสิ ์ ทิ ธิ ์ น้าสะอาด และสทิ ธพิ ร นิ่มตระกูล [6] ระบบแสดงหน้าวารสารและจดั เกบ็สถติ บิ นเวลิ ดไ์ วดเ์ วบ็ เน่อื งจากสานกั หอสมดุ กลางประสบปญั หากบั ค่าใชจ้ ่ายทต่ี อ้ งเสยี ไปในแต่ละปีกบั วารสารทไ่ี มค่ ่อยมผี ูอ้ ่านมากนักซง่ึ วธิ กี ารจดั เกบ็ สถติ แิ บบเดมิ ไม่ไดผ้ ลเพ่อื แก้ไขปญั หาระบบจดั เกบ็ สถติ วิ ารสารสามารถแกไ้ ขปญั หาดงั กล่าวและยงั สามารถรสู้ ถติ วิ ารสานในแต่ละเล่มเพอ่ื นาไปวเิ คราะหต์ ่อไป 12

สานักหอสมุดกลางยงั มวี ารสารเก่าจานวนมากท่ยี งั คงมบี ทความท่นี ่าสนใจซ่งึ วารสารเหล่านนั้ จะถูกเกบ็ ในหอ้ งเกบ็ วารสารทาใหย้ ากแก่การคน้ หา การนาระบบจดั การเอกสารเขา้ มาประยุกต์ใช้จะช่วยให้ผู้อ่านสามารถค้นหาบทความจากวารสารเก่าท่ตี ้องการได้ และอานวยความสะดวกแก่บรรณารกั ษ์ ซ่งึ ในการออกแบบและพฒั นาใชเ้ อเอสพแี ละแอก็ ทฟี เซริ ฟ์ เวอร์เพจ เป็นโปรแกรมทาหน้าท่ใี นการรบั ข้อมูลเข้ามาแล้วทาการประมวลผลเพ่อื ค้นหาข้อมูลหลงั จากนนั้ จงึ นาผลลพั ธท์ ไ่ี ดแ้ สดงผ่านทางจอภาพ การแสดงผลแบ่งเป็น 2 ประเภท คอื แสดงสถติ เิ ป็นเอกสารและแสดงสถติ บิ นเวลิ ด์ไวดเ์ วบ็ ซ่งึ การแสดงสถติ เิ ป็นเอกสารผจู้ ดั ทากไ็ ดจ้ ดั ทาเช่นเดยี วกนั ซง่ึ การแสดงผลบนเวลิ ด์ไวด์เวบ็ ได้จดั ทาขน้ึ เพ่อื นาระบบสถติ ดิ งั กล่าวมาใช้งานรว่ มกนั บุหลนั โคตรวงศ์ และผดุงเกียรติ สนทนา [7] พฒั นาระบบการจดั การเอกสารผ่านเครอื ข่ายอินเทอร์เน็ตโดยกองบรหิ ารและจดั การทรพั ยากรมนุษย์ สานักงานอธบิ ดี สถาบนัเทคโนโลยพี ระจอมเกล้าพระนครเหนือ เป็นหน่วยงานหน่ึงของรฐั บาลจะต้องมกี ารทางานท่ีเกย่ี วขอ้ งกบั เอกสารทางราชการ มกี ารลงทะเบยี นรบั เอกสารและการลงทะเบยี นส่งเอกสารเป็นจานวนมาก การคน้ หาและตรวจสอบการทางานเป็นไปไดย้ ากและลา่ ชา้ จุดเรมิ่ ต้นของโครงการ คอื เกิดปญั หาในเร่อื งของการจดั การเอกสารและการจดั ทารายงาน การประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ิงานของเจ้าหน้าท่ีและหน่วยงาน รายละเอียดของปญั หาโดยสงั เขปดงั น้ี ปญั หาเร่อื งการจดั การเอกสาร กล่าวคอื ในหน่ึงวนั ทางหน่วยงานมเี อกสารผ่านเขา้ มาให้ดาเนินการทงั้ ภายนอกและภายในสถาบนั มจี านวนมาก ซ่งึ ทางหน่วยงานจะต้องรบัเอกสารมากจากสารบรรณกลางอีกทที าให้มกี ารทาสาเนาเอกสารการลงทะเบยี นรบั และการลงทะเบยี นส่งมากมายและเม่อื ระยะผ่านไปเป็นเวลานานการค้นหาเอกสารในการทางานไม่สะดวกนกั เน่อื งจากปรมิ าณเอกสารมจี านวนมาก เลขทอ่ี ้างองิ เอกสารซ้าซอ้ นและทางหน่วยงานไมม่ พี น้ื ทม่ี ากพอทจ่ี ดั เกบ็ เอกสาร ส่วนปญั หาเร่อื งการจดั ทางานรายงานการประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ านของเจา้ หน้าทแ่ี ละหน่วยงานนัน้ ทางผูอ้ านวยการกองบรหิ ารและจดั การทรพั ยากรมนุษย์ (คุณปราณี เขม็ วงศ์ทอง) ตอ้ งการทจ่ี ะทาการประเมนิ ผลการทางานในแต่ละวนั ใหไ้ ดต้ ามเป้าหมายทก่ี าหนดไวต้ ามนโยบายของสถาบนั ซง่ึ ไมส่ ะดวกในการตรวจสอบการดาเนินงานจากเจา้ หน้าทแ่ี ต่ละคนโดยตรงและเกดิ ความยุ่งยากในการรวบรวมขอ้ มลู เพ่อื ทาการประมวลผล จากปญั หาดงั กล่าวขา้ งต้นท่ีเกดิ ขน้ึ เน่อื งจากระบบการทางานเดมิ ยงั เป็นแบบทาดว้ ยมอื ทางคณะผจู้ ดั ทาจงึ ไดจ้ ดั ทาโครงการน้ขี น้ึ เพ่อื พฒั นาจากระบบเดมิ มาเป็นรปู แบบเชงิ อเิ ลก็ ทรอนิกส์ มกี ารทางานผ่านระบบเครอื ขา่ ยอนิ เทอรเ์ น็ตโดยอาศยั เทคโนโลยที างคอมพวิ เตอรใ์ นเรอ่ื งเวบ็ ฐานขอ้ มลู ซง่ึ โปรแกรมทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั โครงการดังกล่าวสนับสนุนฟรซี อฟต์แวร์เพราะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในส่วนของลิขสิทธิ ์ซอฟตแ์ วรท์ ใ่ี ชเ้ น่อื งจากเป็นหน่วยงานของทางราชการ ศราวุธ ชนิ าภาษ และพฒั นา ศรชี าลี [8] การพฒั นาระบบการจดั เกบ็ และสบื คน้ ภาคนิพนธ์ของนักศึกษามหาวิทยาลยั ราชภัฏอุบลราชธานีการวจิ ยั น้ีเป็นการวจิ ยั เชิงทดลอง มี 13

วตั ถุประสงคเ์ พ่อื พฒั นาและหาประสทิ ธภิ าพของระบบจดั เกบ็ และสบื คน้ ภาคนิพนธข์ องนักศกึ ษามหาวทิ ยาลยั ราชภฏั อุบลราชธานีและหาความพงึ พอใจของผใู้ ชร้ ะบบจดั เกบ็ และสบื ค้นเพ่อื หาสมมตุ ฐิ านการวจิ ยั ซง่ึ ผลวจิ ยั พบวา่ ประสทิ ธภิ าพของระบบจดั เกบ็ และสบื สบื คน้ ภาคนิพนธข์ องนักศกึ ษามหาวิทยาลยั ราชภัฏอุบลราชธานี ในส่วนของผู้ใช้งานระบบค่าความพึงพอใจโดยรวมอยใู่ นระดบั สงู ผลจากการประเมนิ ประสทิ ธภิ าพของระบบผเู้ ชย่ี วชาญจะเหน็ ไดว้ ่าสามารถใช้งานไดม้ ปี ระสทิ ธภิ าพกบั หน่วยงานผลการประเมนิ ประสทิ ธภิ าพอยใู่ นระดบั สงู สุธรรม อุมาแสงทองกุล [9] ระบบจดั เกบ็ และสบื คน้ เอกสารพระราชดารสั การวจิ ยั เรอ่ื งน้ีมวี ตั ถุประสงคเ์ พ่อื 1) สรา้ งระบบดรรชนีสบื คน้ พระราชดารสั แต่ละพระองคใ์ นระดบั ลกึ2) พฒั นาโปรแกรมและฐานขอ้ มลู เอกสารฉบบั เตม็ (Full Text) และ 3) ศกึ ษาความพงึ พอใจของบรรณารกั ษ์ทม่ี ตี ่อระบบจดั เกบ็ และสบื คน้ สารสนเทศพระบรมราโชวาทและพระราชดารสัโดยมสี มมตุ ฐิ าน คอื บรรณารกั ษม์ คี วามพงึ พอใจในทางบวกผวู้ จิ ยั พฒั นาระบบจดั เกบ็ และสบื คน้สารสนเทศพระบรมราโชวาทและพระราชดารสั บนโปรแกรมระบบจดั การฐานขอ้ มลู CDS/ISISfor DOS ทดสอบกบั บรรณารกั ษ์จานวน 10 คน หอ้ งสมดุ ทส่ี นใจนาฐานขอ้ มลู ไปใชง้ าน 4 แห่งดว้ ยแบบสอบถาม ผลการวจิ ยั พบว่า บรรณารกั ษ์มคี วามพงึ พอใจโดยรวมเฉลย่ี ในระดบั มากในทุกประเดน็คอื 1) การสรา้ งฐานขอ้ มลู คอลเลคชนั้ พเิ ศษ 2) ระบบสรา้ งขอ้ มลู เน้ือหาบนั ทกึ ในฐานขอ้ มลู ดว้ ยการแปลผนั ขอ้ มลู นาเขา้ จากแฟ้มขอ้ มลู ขอ้ ความ 3) ระบบดรรชนีและช่องทางการเขา้ ถงึ ขอ้ มูล4) ระบบสบื คน้ ขอ้ มลู และ 5) ระบบแสดงผลขอ้ มลู สอดคลอ้ งกบั สมมตุ ฐิ าน กาธร ทบั จนั ทร์ [10] ไดพ้ ฒั นาระบบจดั เตรยี มหนังสอื ราชการและทะเบยี นหนังสอื เขา้ออก (Office Document Preparing & Registration) ระบบงานสารบรรณ คอื งานทเ่ี ก่ยี วขอ้ งกบั การบรหิ ารงานเอกสาร ไดแ้ ก่ การจดั ทา การรบั การส่ง การเก็บรกั ษา การคน้ หา เป็นต้นเน่ืองจากเอกสารท่ใี ช้มกั มจี านวนมากเม่อื เวลาผ่านไป จงึ มกั จะประสบปญั หาเก่ียวกบั การบรหิ ารจดั เกบ็ เอกสาร เชน่ การคน้ หาลา่ ชา้ หนงั สอื เกดิ การสญู หาย เป็นตน้ โครงงานน้ีจงึ ได้ทาการออกแบบและพฒั นาระบบงานสารบรรณใหถ้ ูกต้องตามระเบยี บของระบบงานสารบรรณและใช้เทคโนโลยเี วบ็ เข้ามาช่วยในการติดต่อและสร้างเอกสารการพฒั นาระบบเริ่มจากการวิเคราะห์ระบบงาน การสร้างไฟล์เอกสารพีดีเอฟ การออกแบบฐานข้อมูลเชิงสมั พนั ธ์ การรบั ส่งเอกสาร การค้นหาเอกสาร การสร้างหนังสือราชการ และแบบฟอรม์ ต่างๆ โดยสามารถนาขอ้ มลู ในฐานขอ้ มลู มาใช้ ประกอบการสรา้ งเอกสารใหม่ เพ่อือานวยความสะดวกและลดความผดิ พลาดของระบบงานสารบรรณ2.3 ทฤษฎีท่ีเกี่ยวข้อง 2.3.1 แนวคิดเกี่ยวกบั การพฒั นาระบบจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ ในปจั จุบนั ระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสก์ ลายเป็นสง่ิ จาเป็นในหลายๆหน่วยงานเน่ืองด้วยแต่ละหน่วยงานจาเป็นต้องจดั เก็บเอกสารขอ้ มูลต่างๆ ไว้เป็นหลกั ฐานในการทา 14

ธุรกรรมซง่ึ หากการจดั เกบ็ ในลกั ษณะเป็นแฟ้มกระดาษจะเกดิ ขอ้ จากดั ในการเรยี กคน้ เสย่ี งต่อการทาใหเ้ อกสารชารุดหรอื สูญหาย จงึ จาเป็นต้องมกี ารบรหิ ารจดั การเอกสารท่ดี โี ดยการนาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สม์ าใชใ้ นการปฏบิ ตั งิ านและจดั การงานดา้ นเอกสารเพ่อื ใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านมปี ระสทิ ธภิ าพและผูใ้ ชส้ ามารถใชง้ านไดง้ า่ ย 2.3.1.1 การพฒั นาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ 1. ศกึ ษาขนั้ ตอนและรายละเอยี ดวธิ กี ารปฏบิ ตั งิ านทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั งานดา้ นเอกสารภายในหน่วยงานโดยมกี ารกาหนดกลุ่มผใู้ ชง้ านตามแผนกต่างๆ เพอ่ื จะไดเ้ หน็ การทางานของผใู้ ชง้ านหลกั และกลุ่มผบู้ รหิ ารจดั การเอกสารทต่ี อ้ งการสาหรบั เป็นขอ้ มลู ในการกาหนดความตอ้ งการของระบบทจ่ี ะพฒั นา รวมถงึ การศกึ ษาเครอ่ื งมอื ทจ่ี ะใชใ้ นการพฒั นาระบบ 2. การวเิ คราะหร์ ะบบโดยการกาหนดฟงั ก์ชนั ต่างๆ ของระบบงานและจดั ทาตวัตน้ แบบ (Prototype) 3. การออกแบบระบบจดั การเอกสารโดยดาเนนิ การตามรปู แบบการบรหิ ารจดั การทเ่ี ป็นมาตรฐาน 4. พฒั นาส่วนประสานผใู้ ชง้ านกบั สว่ นประกอบภายในระบบ 5. ทดสอบโดยการใชเ้ คา้ โครงดา้ นซอฟตแ์ วรจ์ รงิ จากกรณศี กึ ษาทไ่ี ดม้ กี ารพฒั นาซอฟตแ์ วรแ์ ละสวนของเอกสารรายงานผลการทดสอบ 6. ตดิ ตามและประเมนิ ผล ปรบั ปรงุ ระบบ โดยจะตอ้ งทาการประเมนิ ผลตอบรบัจากผใู้ ชง้ านและนาผลทไ่ี ดไ้ ปปรบั ปรงุ ระบบใหม้ ปี ระสทิ ธภิ าพมากขน้ึ 2.3.1.2 กระบวนการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ กระบวนการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสเ์ ป็นการใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศสมยั ใหมม่ าบรหิ ารจดั การงานดา้ นเอกสาร ตงั้ แต่การผลติ การควบคมุ เอกสาร การพจิ ารณาอนุมตั ิ การพสิ จู น์และตรวจสอบเอกสาร การแจกจา่ ยใชง้ าน การจดั เกบ็ และการทาลายเอกสารทห่ี มดอายุการใชง้ าน มขี นั้ ตอนดงั น้ี 1. การผลติ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ การผลติ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ มกี ระบวนการนาเขา้ เอกสารจากเคร่อื งสแกนเนอร์ การใชเ้ วริ ด์ โปรเซสเซอร์ หรอื การใชว้ ธิ กี ารอ่นื ใดในการผลติ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ การผลติ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจจะอ้างอิงมาจากเอกสารเดิมท่ีจัดเก็บไว้ในระบบการจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสท์ เ่ี รยี กกลบั มาใชใ้ หม่ หรอื เอกสารทส่ี ่งมาจากหน่วยงานอ่นื 2. การควบคุมเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสท์ ส่ี รา้ งขน้ึ จะตอ้ งมกี ารควบคุมตงั้ แต่การลงทะเบยี นเอกสาร การอนุมตั เิ อกสารจากผมู้ อี านาจ รวมถงึ การควบคุมความปลอดภยั ของเอกสาร และการควบคุมการกระจายการใชง้ าน 15

3. การอนุมตั เิ อกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ กระบวนการอนุมตั เิ อกสารทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ตามลาชนั้ การบรหิ ารจนถึงผู้มอี านาจอนุมตั ิ โดยวธิ กี ารอนุมตั ทิ างอเิ ลก็ ทรอนิกส์ อาจจะใชว้ ธิ กี ารลงลายมอื ช่อื อเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรอื วธิ ีทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์อ่นื ๆ ซง่ึ เป็นวธิ กี ารหน่ึงของการพสิ ูจน์ตวั ตนในการรกั ษาความปลอดภยัเอกสารเลก็ ทรอนิกส์ 4. การกระจายและใชง้ านเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ การกระจายและใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนท่ีสาคัญ ในกระบวนการควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การกระจายเอกสารจะต้องสามารถ รบั -ส่ง ในรูปแบบอเิ ลก็ ทรอนิกส์ เช่น เป็นหนงั สอื เวยี นอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เป็นจดหมายอเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรอื ส่งไปในส่อืต่าง ๆ ไดอ้ ย่างปลอดภยั มกี ารรกั ษาความปลอดภยั เป็นอย่างดี สามารถส่งไปถงึ ผรู้ บั ไดอ้ ย่างถูกตอ้ ง รวดเรว็ 5. การจดั การการจดั เกบ็ และการคน้ หา การจดั เก็บเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์เป็นกระบวนการในการจดั เก็บในซอฟต์แวร์ หรอือุปกรณ์ต่างๆ การคน้ หาและเรยี กใช้ การควบคุมการเขา้ ถงึ เอกสาร การสารองขอ้ มลู การกูค้ นืและการป้องกนั ความเสยี หาย การทาลาย และการกาหนดผมู้ อี านาจหน้าทร่ี บั ผดิ ชอบ สงิ่ เหล่าน้ีจะช่วยใหม้ คี วามมนั่ ใจไดว้ ่าเอกสารทถ่ี ูกจดั เกบ็ จะมคี วามมนั่ คงปลอดภยั สามารถนากลบั มาใช้ใหมไ่ ด้ และสามารถคน้ หาไดส้ ะดวกและรวดเรว็ เอกสารทใ่ี ชง้ านโดยทวั่ ไปในปจั จบุ นั ขององคก์ ร สามารถแบ่งได้ 2 ประเภทดงั น้ี 1. เอกสารควบคุม (Private Document) เป็นเอกสารทก่ี าหนดไวอ้ ยา่ งชดั เจนวา่สามารถแจกจ่ายใหก้ บั ใครไดบ้ ้างตามระบบการควบคุมแจกจ่ายเอกสาร และตอ้ งควบคุมความทนั สมยั ของขอ้ มลู ในเอกสาร ซง่ึ ตอ้ งมรี ายละเอยี ดทส่ี าคญั ในการบ่งบอกว่าเป็นเอกสารควบคุมจะตอ้ งมวี นั ทส่ี ่งมอบ เลขทเ่ี อกสาร เลขทแ่ี ก้ไขเอกสาร วนั หมดอายขุ องเอกสาร ซง่ึ ขอ้ กาหนดต่างๆ เหล่าน้จี ะขน้ึ อยกู่ บั ระบบการจดั การภายในองคก์ ร 2. เอกสารทวั ่ ไป (Public Document) คอื เอกสารสานักงานทวั ่ ๆ ไป ทใ่ี ชใ้ นการดาเนนิ กจิ กรรมต่างๆ ภายในองคก์ รทาใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านเป็นระบบคุณลกั ษณะทส่ี าคญั ของเอกสาร ระยะเวลาในการจดั เกบ็ เอกสารแต่ละประเภทจะแตกต่างกนั บางประเภทมคี วามสาคญัจะต้องจดั เก็บตลอดอายุของเอกสาร ทาลายไม่ได้ แต่เอกสารบางประเภทเม่อื ใช้แล้วจะต้องทาลายทนั ที บางประเภทจะตอ้ งมกี ารอนุมตั กิ ่อนนาไปแจกจา่ ยหรอื นาไปใชง้ าน ดงั นัน้ จะเห็นได้ว่าการบริหารจัดการเอกสารท่ีดีจะต้องมกี ารกาหนดนโยบายและมาตรฐานใหเ้ หมาะสมกบั องคก์ ร มกี ารมอบหมายหน้าทแ่ี ละความรบั ผดิ ชอบ มกี ารจดั ทาค่มู อืการปฏบิ ตั ิงานการจดั การเอกสารและประกาศใช้ทวั่ กนั ทงั้ องค์กร และควรออกแบบการดาเนินการและบรหิ ารระบบการจดั การเอกสารโดยเฉพาะและรวมการจดั การเอกสารไวใ้ นระบบของกระบวนการการดาเนินภารกจิ หลกั ขององคก์ รหากหน่วยงานมกี ารจดั การเอกสารอยา่ งเป็น 16

ระบบจะช่วยให้หน่วยงานดาเนินงานได้อย่างมปี ระสิทธภิ าพทาให้การบรหิ ารจดั การองค์กรดาเนินไปอยา่ งต่อเน่อื ง มนั่ คง ถกู ตอ้ งตามกฎหมาย และระเบยี บทเ่ี ก่ยี วขอ้ ง รวมทงั้ การจดั การความเสย่ี งเกย่ี วกบั การขาดหลกั ฐานการดาเนินงานขององคก์ ร2.4 แนวคิดการนาระบบเอกสารอิเลก็ ทรอนิกสม์ าใช้ในองคก์ ร สุทธศิ กั ดิ ์ สลกั คา (2551) [11] ไดอ้ ธบิ ายว่า องคก์ รโดยเฉพาะหน่วยงานราชการท่ีต้องการเปล่ียนแปลงจากการใช้การจดั การเอกสารด้วยมอื มาเป็นการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ตอ้ งมกี ารกาหนดแผนแมบ่ ทและการวางแผนกลยทุ ธ์ การนาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสม์ าใช้งานในองค์กร เพ่อื ให้เป็นท่ยี อมรบั และสามารถเปล่ยี นแปลงด้วยความเรยี บรอ้ ย หากไมม่ กี ารวางแผนอย่างเป็นระบบแลว้ จะทาเกดิ ปญั หาโดยเฉพาะดา้ นเจา้ หน้าทท่ี ่ีจะต้องใชง้ าน และการสนับสนุนจากผู้บรหิ าร ทงั้ น้ีการกาหนดแผนกลยุทธค์ วรคานึงถงึ สง่ิต่อไปน้ี 1) การนาระบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สม์ าใชต้ ้องไดป้ ระโยชน์อยา่ งแทจ้ รงิจงึ จะเป็นแรงผลกั ดนั ใหเ้ จา้ หน้าทใ่ี ชป้ ระโยชน์จากระบบอยา่ งจรงิ จงั โดยตอ้ งพจิ ารณาถงึ ความเขา้ กนั ไดก้ บั ระบบการทางานของหน่วยงาน ระบบดงั กลา่ วเหมาะสาหรบั ขอ้ มลู ในเอกสารทม่ี ีการเปลย่ี นแปลงอยตู่ ลอดเวลา รวมทงั้ หน่วยงานมกี ารเปลย่ี นแปลงระบบเอกสารเพ่อื เพม่ิประสทิ ธภิ าพการปฏบิ ตั งิ านอยเู่ สมอ รวมทงั้ กฎระเบยี บทต่ี อ้ งเปลย่ี นแปลงไปตามการใชร้ ะบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ 2) เมอ่ื นาระบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สม์ าใช้ จะตอ้ งทาใหป้ ระสทิ ธภิ าพการทางานเพม่ิ ขน้ึ เชน่ เพม่ิ ประสทิ ธภิ าพของกระบวนการผลติ เอกสาร เพม่ิ ประสทิ ธภิ าพในการกระจายเอกสาร 3) ระบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สต์ อ้ งมคี วามปลอดภยั จากภยั คกุ คามต่าง ๆระบบมกี ารป้องกนั อยา่ งเพยี งพอมใิ หข้ อ้ มลู ถกู ทาลาย การสญู เสยี ขอ้ มลู การฝ่าฝืนความลบั และมกี ารรกั ษาความปลอดภยั ขอ้ มลู การสร้างส่ิงแวดล้อมท่ีลดการใช้กระดาษเป็นเป้ าหมายท่ีสาคัญของธุรกิจในยุคอิเล็กทรอนิกส์ สงิ่ ท่ตี ้องการคอื ประสิทธิภาพการดาเนินงานความรวดเรว็ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์สามารถส่งผ่านในช่องส่อื สารไดอ้ ย่างรวดเรว็ การเดนิ ทางของคล่นื สญั ญาณอเิ ลก็ ทรอนิกสใ์ ชค้ วามเรว็ เท่ากบั แสง ดงั นนั้ การจดั ส่งอเี มล์และขอ้ ความบนเครอื ข่ายมตี ้นทุนโดยรวมน้อยกว่าวธิ กี ารอ่นื ดงั นัน้ จงึ มผี ู้นิยมใช้งานบนเครอื ข่ายจานวนมากด้วยกลไกของเครอื ข่ายอนิ ทราเน็ตในองคก์ ร ทาใหก้ ารส่งเอกสารระหว่างกนั ทาไดส้ ะดวกการส่งหนังสอื เวยี นเพ่อื ทราบ สามารถทาได้ดว้ ยการประกาศไว้บนเวบ็ ทเ่ี ป็นเวบ็ เฉพาะกจิ ผเู้ รยี กเขา้ จะต้องมีรหสั ผา่ นหรอื มกี ารตรวจสอบ ระบบสานกั งานทล่ี ดการใชก้ ระดาษจงึ น่าจะเป็นเป้าหมายทส่ี าคญั ขององคก์ รทจ่ี ะเพม่ิประสทิ ธภิ าพการทางานภายใน ลดค่าใชจ้ า่ ยโดยรวม สรา้ งความสะดวกในการทางาน สรา้ ง 17

สง่ิ แวดลอ้ มทด่ี ใี หก้ บั สงั คม และยงั สรา้ งความกา้ วหน้าใหก้ บั ประเทศชาติ ปญั หาสาคญั ทจ่ี ะกา้ วเขา้ ส่รู ะบบสงิ่ แวดลอ้ มไรก้ ระดาษอยทู่ ต่ี วั บุคลากร ซง่ึ จะตอ้ งไดร้ บั การดาเนินการอยา่ งจรงิ จงัเพ่อื สรา้ งความเขา้ ใจและเตรยี มการใหท้ กุ คนในองคก์ รตระหนกั และหนั มาใชก้ ระดาษรปู แบบอเิ ลก็ ทรอนกิ สใ์ หม้ ากขน้ึ พรอ้ มทงั้ ลดการใชก้ ระดาษไดอ้ ยา่ งแทจ้ รงิ2.5 งานวิจยั ที่เกี่ยวข้อง จากการศกึ ษาเอกสารบทความทางวชิ าการและผลการคน้ ควา้ แบบอสิ ระทเ่ี ก่ยี วขอ้ งกบัการพฒั นาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สเ์ พ่อื หาความเป็นไปไดแ้ ละปญั หาทเ่ี กดิ ขน้ึ สรุปได้ว่า แนวโน้มการใช้โปรแกรมพฒั นาระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในหลายองค์กรนาเทคโนโลยสี ารสนเทศมาประยกุ ตใ์ ชง้ านดา้ นการจดั การเอกสารกนั อยา่ งแพรห่ ลายมากขน้ึ จารุวรรณ เครอื ตนั (2547) [12] ได้ศึกษาและพฒั นาโปรแกรมออนไลน์สาหรบัสนับสนุนงานเลขานุการ สานักอธกิ ารบดขี องสถาบนั ราชภฏั ลาปาง โดยมวี ตั ถุประสงค์เพ่อืแก้ไขปญั หาในการดาเนินงานซง่ึ เก่ยี วขอ้ งกบั งานสารบรรณเป็นส่วนใหญ่ อาทิ การบนั ทกึ การจดั เกบ็ การเรยี กดเู อกสาร/หนงั สอื เขา้ -ออก บนั ทกึ ขอ้ ความ คาสงั่ เป็นตน้ ขนั้ ตอนการศึกษาเร่ิมจากการเก็บข้อมูล รวบรวมปญั หาท่ีเก่ียวข้องกับระบบการปฏบิ ตั งิ านเลขานุการ และรวบรวมความต้องการของผทู้ เ่ี กย่ี วขอ้ ง จากนนั้ ดาเนินการออกแบบระบบงานใหมโ่ ดยใชเ้ คร่อื งมอื ในการพฒั นาไดแ้ ก่ ระบบปฏบิ ตั กิ ารวนิ โดวสเ์ ซริ ฟ์ เวอร์ 2000 ใช้ภาษาเอเอสพีในการพัฒนาระบบงานสารสนเทศ และได้สร้างฐานข้อมูลเชิงสมั พนั ธ์ด้วยโปรแกรมเอสควิ แอลเซริ ฟ์ เวอร์ 2000 ผลจากการศกึ ษาน้ี ไดน้ าไปทดลองใชก้ บั ระบบงานจรงิ พบวา่ โปรแกรมออนไลน์สาหรบัสนับสนุนงานเลขานุการสามารถนาไปใช้งานได้จรงิ และผู้ใช้มคี วามพงึ พอใจระดบั หน่ึง แต่พบว่าการจะนาระบบใหม่ไปใชท้ ดแทนระบบงานเดมิ ทงั้ หมดเป็นไปไดค้ ่อนขา้ งยาก เน่ืองจากต้องใช้เวลาในการให้ความรูก้ บั ผู้ใช้งาน ตลอดจนผู้บรหิ ารต้องให้การสนับสนุนในการพฒั นาระบบอยา่ งต่อเน่อื ง วรวรรณ พธี ากร (2547) [13] ไดศ้ กึ ษาเรอ่ื งการพฒั นาระบบกระแสงานและการจดั การเอกสารสาหรบั งานติดตามการซ่อมบารุงเคร่อื งมอื บรษิ ัทลานนาไทย อิเล็กทรอนิกส์ คอมโพเนนท์ จากดั (แอลทอี ซี )ี ได้ใช้โปรแกรมโลตสั โน้ตเป็นเคร่อื งมอื ท่ใี ชพ้ ฒั นาระบบบนเคร่อื งคอมพวิ เตอรร์ ะบบปฏบิ ตั กิ ารไมโครซอฟตว์ นิ โดวส์ 98 และใชร้ ะบบปฏบิ ตั กิ ารไมโครซอฟต์ เอน็ที เซริ ฟ์ เวอร4์ .0 ทาหน้าทเ่ี ป็นเซริ ฟ์ เวอรป์ ระมวลผลบนเครอื ขา่ ยภายในบรษิ ทั ผลการศกึ ษาพบว่า โปรแกรมสามารถทางานได้อย่างถูกต้องมคี วามสะดวกรวดเรว็ ในการทางาน ชว่ ยตดิ ตามงานเอกสารไดด้ แี ละมปี ระสทิ ธภิ าพเป็นไปวตั ถุประสงค์ แต่พบขอ้ จากดัคอื การเก็บขอ้ มลู ยงั มคี วามไม่สมบูรณ์ เน่ืองจากระบบไม่สามารถแยกประเภทของเคร่อื งมอืเป็นกลุ่มได้ ทาใหต้ ารางขอ้ มลู เคร่อื งมอื มขี นาดใหญ่ และค่าทอ่ี ย่ใู นตารางในบางเขตขอ้ มลู ไม่มีค่า ซ่งึ ทาให้เกดิ ปญั หาการเรยี กดูขอ้ มูลช้าเม่อื จานวนขอ้ มูลมมี ากขน้ึ นอกจากน้ีระบบยงั ไม่ 18

สามารถประมาณค่าใช้จ่ายทงั้ หมดของการสอบเทยี บภายในบรษิ ัทได้เพราะชวั่ โมงการสอบเทยี บท่เี ป็นมาตรฐานมคี ่าเป็นค่าทม่ี คี วามเบ่ยี งเบน สาหรบั ขอ้ จากดั ทางด้านฮารด์ แวรพ์ บว่าการใชฐ้ านขอ้ มลู โลตสั โน้ต ซง่ึ เป็นฐานขอ้ มลู ขนาดใหญ่มาก จะต้องใหค้ วามสาคญั กบั พน้ื ทเ่ี ก็บข้อมูลในเคร่อื งเซริ ์ฟเวอร์ และต้องมหี น่วยความจาหลกั สูง การทางานของเซริ ์ฟเวอร์ โลตัสโดมโิ น จะราบร่นื เม่อื จดั ใหร้ ะบบทางานแยกส่วนกนั กล่าวคอื ให้เซริ ฟ์ เวอรห์ ลกั ทาหน้าทเ่ี ก็บฐานขอ้ มลู และใหเ้ ซริ ฟ์ เวอรอ์ กี ตวั หน่งึ ทาหน้าทใ่ี หบ้ รกิ ารรบั ส่งจดหมายอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ กฤศ สุโรพนั ธ์ (2548) [14] ไดศ้ กึ ษาระบบการพฒั นาระบบรายงานขอ้ รอ้ งเรยี นปญั หาคณุ ภาพของผผู้ ลติ วตั ถุดบิ บรษิ ทั มรู าตะอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (ประเทศไทย) จากดั โดยศกึ ษาเก่ยี วกบัขอ้ รอ้ งเรยี นปญั หาคุณภาพสาหรบั ผูผ้ ลติ วตั ถุดบิ ประเมนิ ผลทางดา้ นคุณภาพ และการส่งมอบวตั ถุดบิ ของผผู้ ลติ วตั ถุดบิ ซง่ึ มรี ายงานสนบั สนุนต่อผบู้ รหิ าร ระบบน้เี ป็นการทางานของระบบเวบ็ ไซตร์ ว่ มกบั ฐานขอ้ มลู ทาใหม้ ศี นู ยก์ ลางของขอ้ มลู มขี อ้ มลู เพอ่ื นาไปใชต้ ่อกบั ระบบอ่นื ได้ทาใหเ้ หน็ ว่าการพฒั นาระบบใหก้ บั โรงงานอุตสาหกรรมจะช่วยทาใหเ้ พมิ่ ประสทิ ธภิ าพในการทางานใหด้ ขี น้ึ ซง่ึ สง่ ผลดกี ารแขง่ ขนั ทางธุรกจิ ในปจั จบุ นั และเป็นการนาเทคโนโลยเี ขา้ มาใชก้ บัการทางานไดจ้ รงิ รตั นศริ ิ เจรญิ สุข (2549) [15] ไดศ้ กึ ษาระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสม์ าทางานรว่ มกบัระบบรบั เร่อื งและตดิ ตามงาน (Help Desk) กรณีศกึ ษา องคก์ รรฐั วสิ าหกจิ ขนาดใหญ่ไดข้ อ้สรุปว่าระบบสามารถทางานได้จริงแต่ไม่ดีเท่าท่ีควร เน่ืองจากการใช้ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสท์ ใ่ี ชอ้ ย่เู ป็นโปรแกรมสาเรจ็ รปู ไมส่ ามารถพฒั นา แกไ้ ขหรอื ปรบั ปรงุ แต่สามารถนามาทางานผ่านระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ซง่ึ ดกี ว่าระบบเดมิ คอื สามารถป้องกนั การสูญหายของเอกสารระหว่างการจดั สง่ การจดั เกบ็ เอกสารคารอ้ งเป็นระเบยี บ ลดเวลาและคา่ ใชจ้ า่ ย ศริ ริ ตั น์ ตรงวฒั นาวุฒิ (2550) [16] ได้ศกึ ษาเก่ยี วกบั การพฒั นาระบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสข์ องมหาวทิ ยาลยั เชยี งใหม่ ระบบน้ีพฒั นาขน้ึ เพ่อื เพมิ่ ประสทิ ธภิ าพในการจดั การการรบั การส่ง การจดั เก็บ และการสืบค้นข้อมูลเอกสารภายในหน่วยงานมหาวทิ ยาลยั เชยี งใหมอ่ กี ทงั้ ยงั ช่วยลดปญั หาการส่อื สาร การจดั เกบ็ การสบื คน้ เอกสารสญู หายง่าย และการสน้ิ เปลอื งทรพั ยากรอยา่ งกระดาษ พบว่าระบบสามารถช่วยจดั การเอกสารไดต้ ามความตอ้ งการของผใู้ ชร้ ะบบไดด้ ี แต่มจี ดุ ทส่ี ามารถนาไปพฒั นาเพมิ่ เตมิ ไดค้ อื การเอาเทคโนโลยีจดหมายอเิ ลก็ ทรอนิกส์มาช่วยเพ่อื เพมิ่ ประสทิ ธภิ าพและความรวดเรว็ ในการตดิ ต่อส่อื สารของแต่ละหน่วยงานไดด้ มี ากขน้ึ ในการดาเนินการพฒั นาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ผู้ศกึ ษาไดท้ าการรวบรวมขอ้ มลู ทเ่ี ก่ยี วขอ้ งและศกึ ษาแนวคดิ เก่ยี วกบั การจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ตามลาดบั ขา้ งต้นรวมทงั้ ไดน้ าหลกั การและแนวคดิ ต่างๆ ในสว่ นของงานวจิ ยั ทเ่ี กย่ี วขอ้ งสาหรบั เป็นแนวทางมาใช้ในการวเิ คราะหอ์ อกแบบและพฒั นาระบบซง่ึ จะกล่าวรายละเอยี ดในบทต่อไป 19

บทท่ี 3 การออกแบบ3.1 กล่าวนา การดาเนินโครงการระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ไดม้ กี ารออกแบบโครงสรา้ งและระบบงานใหม้ ลี กั ษณะการทางานคลา้ ยกบั การจดั เกบ็ เอกสารแบบเดมิ เพ่อื ให้ผูใ้ ชง้ านสามารถเรยี นรแู้ ละเขา้ ใจระบบไดง้ ่ายขน้ึ กล่าวคอื มกี ารจาแนกและจดั หมวดหม่เู อกสารก่อนจดั เกบ็ ในแฟ้มหรอื ตูเ้ อกสาร และส่วนสาหรบั การคน้ หาเอกสารในระบบใหม่นัน้ จะมวี ธิ กี ารจดั การคลา้ ยๆกบั ระบบเดมิ เพ่อื ใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถใชง้ านไดง้ า่ ยโดยทไ่ี ม่ต้องทาความเขา้ ใจกบั ระบบใหม่ แต่สง่ิทเ่ี ปลย่ี นแปลง คอื รปู แบบการดาเนินงานเปลย่ี นจากการจดั การดว้ ยมอื (Manual) มาเป็นการใชค้ อมพวิ เตอรเ์ ขา้ มาช่วยในการปฏบิ ตั งิ านแทน ซง่ึ ไมใ่ ช่การเปลย่ี นขนั้ ตอนการปฏบิ ตั งิ าน ซง่ึขอ้ มลู ทเ่ี คยจดั เกบ็ อย่ใู นรปู แบบแฟ้มเอกสาร หรอื ขอ้ มลู บางรายการทไ่ี ม่เคยมกี ารจดั เกบ็ อย่างเป็นระบบจะถูกนามาจดั เกบ็ ในรูปแบบของฐานขอ้ มลู ในระบบคอมพวิ เตอร์ เพ่อื ความถูกต้องของขอ้ มูลและการสบื คน้ ท่งี ่ายข้นึ อีกทงั้ ยงั สามารถเรยี กดูเอกสารผ่านทางเวบ็ บราวเซอร์ได้ระบบบรหิ ารจดั การเอกสารดว้ ยอเิ ลก็ ทรอนิกสบ์ นเวบ็ เพจ คอื เอกสารต่างๆ จะถูกเกบ็ ไวใ้ นท่ีเดยี วกนั ทาให้บุคลากรทเ่ี ก่ยี วขอ้ งสามารถเขา้ ถงึ เอกสารชุดเดยี วกนั โดยไม่ต้องกงั วลในเร่อื งความแตกต่างกันของเอกสารหรอื กังวลว่าเอกสารจะสูญหาย นอกจากน้ีการท่เี อกสารถูกควบคุมทศ่ี ูนยก์ ลางเพยี งทเ่ี ดยี วทาใหล้ ดภาระการจดั การเอกสารในหน่วยงานลงได้ รวมไปถงึสามารถลดปรมิ าณการใชก้ ระดาษไดเ้ น่ืองจากขอ้ มลู อยใู่ นรปู แบบเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสแ์ ละถูกจัดเก็บไว้บนเว็บเซิร์ฟเวอร์ทาให้สามารถทราบข้อมูลสารสนเทศต่างๆ ผ่านทางหน้าจอคอมพวิ เตอรไ์ ดท้ นั ที3.2 การเกบ็ ข้อมลู จากการสารวจงานด้านการจดั การเอกสารในปจั จุบนั ขององคก์ รยงั พบว่าอยใู่ นลกั ษณะของเอกสารทเ่ี ป็นกระดาษ และเอกสารทเ่ี ป็นแฟ้มขอ้ มลู คอมพวิ เตอรแ์ ละอยใู่ นรปู แบบอ่นื ๆสามารถสรปุ ไดด้ งั น้ี 3.2.1 เอกสารทเ่ี ป็นกระดาษ คอื เอกสารทอ่ี ยใู่ นลกั ษณะของกระดาษเป็นแผน่ ๆ ไดแ้ ก่เอกสารทไ่ี ดร้ บั ทางเครอ่ื งรบั ส่งเอกสาร (FAX), เอกสารทส่ี รา้ งขน้ึ มาโดยการใชเ้ ครอ่ื งพมิ พด์ ดี, เอกสารทส่ี รา้ งจากคอมพวิ เตอรแ์ ละไดพ้ มิ พอ์ อกมาเป็นกระดาษ เป็นตน้ 3.2.2 เอกสารทเ่ี ป็นแฟ้มข้อมูลคอมพวิ เตอร์ คอื ขอ้ มูลทไ่ี ด้สรา้ งข้นึ จากโปรแกรมคอมพวิ เตอรแ์ ละเกบ็ บนั ทกึ เป็นแฟ้มขอ้ มลู คอมพวิ เตอร์ ไดแ้ ก่ - แฟ้มขอ้ มลู จากโปรแกรม Microsoft Office

- แฟ้มขอ้ มลู ทท่ี าการคดั ลอกมาจากส่อื ต่างๆ เช่น ซดี รี อม แผ่นดสิ กเ์ กต็ และอ่นื ๆซง่ึ อยใู่ นรปู ของส่อื มลั ตมิ เี ดยี ต่างๆ - แฟ้มขอ้ มลู ทไ่ี ดร้ บั ทางเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (Email)ขนั้ ตอนของระบบการจดั การเอกสาร (เดมิ ) เอกสาร/หนงั สอื จากภายนอกและภายในองคก์ ร คดั แยกเอกสาร/หนงั สอื ,เอกสาร เจา้ หน้าทล่ี งทะเบยี นรบั -ส่งเอกสาร/หนงั สอื (เลขทะเบยี น,วนั ท,่ี เรอ่ื ง,ผรู้ บั /สง่ ) เสนอหวั หน้างาน/ผเู้ กย่ี วขอ้ ง หน้างาน/ผเู้ ก่ยี วขอ้ งบนั ทกึ สงั่ การ,รบั ทราบ ดาเนินการ/ปฏบิ ตั ติ ามบนั ทกึ สงั่ การ สาเนาเอกสาร/หนงั สอื จดั เขา้ แฟ้มเอกสารและจดั เกบ็ ในตูเ้ อกสาร รปู ที่ 3.1 แสดงขนั้ ตอนการปฏิบตั ิงานกบั หนังสือ/เอกสารแบบเดิม 21

ขนั้ ตอนการสบื คน้ ของระบบการจดั การเอกสาร (เดมิ ) เอกสาร/หนงั สอื ทต่ี อ้ งการสบื คน้ ระบุรายละเอยี ดของเอกสารทต่ี อ้ งการสบื คน้ ทาการสบื คน้ ตามแฟ้มขอ้ มลู และ ตขู้ องเอกสารตามรายละเอยี ดทต่ี อ้ งการสบื คน้ ตรวจสอบเอกสาร ทาสาเนาเอกสาร รปู ท่ี 3.2 แสดงขนั้ ตอนการสืบค้นเอกสารของระบบเดิมการจดั การเอกสารในระบบงานเดมิ สามารถอธบิ ายขนั้ ตอนการปฏบิ ตั งิ านในลกั ษณะของแผนภาพแสดงการไหลของขอ้ มลู (Data Flow Diagram) ดงั น้ี ลงทะเบยี นเอกสารรบั เอกสารทล่ี งทะเบยี นรบั เอกสารทล่ี งทะเบยี นสง่ ลงทะเบยี นเอกสารสง่ ขอ้ มลู ระเบยี บฯ ระเบยี บทต่ี อ้ งการคน้ หา รายละเอยี ดประกาศเจา้ หน้าท่ี ขอ้ มลู ระเบยี บทค่ี น้ หา เอกสาร รายละเอยี ดคาสงั่ ทค่ี น้ หา ระบบจดั การ ขอ้ มลู ประกาศ ขอ้ มลู คาสงั่ ทค่ี น้ หา เอกสาร รายละเอยี ดคาสงั่ รายละเอยี ดประกาศทค่ี น้ หา ขอ้ มลู คาสงั่ ขอ้ มลู ประกาศทค่ี น้ หา รายการหนงั สอื รบั -ส่งทค่ี น้ หา รายการหนงั สอื รบั -สง่ ขอ้ มลู รายละเอยี ดหนงั สอื รบั -ส่ง ขอ้ มลู หนงั สอื รบั -ส่งทค่ี น้ หา รปู ที่ 3.3 แสดง Context Diagram ระบบงานเดิม 22

3.3 การวิเคราะหข์ ้อมลู ในการดาเนินการพฒั นาระบบการจดั การเอกสารในรปู แบบอเิ ลก็ ทรอนกิ สบ์ นระบบอนิ ทราเน็ตกรณศี กึ ษาสหกรณ์ออมทรพั ยก์ ารสอ่ื สารแหง่ ประเทศไทย จากดั บนพน้ื ฐานของเวบ็เบสแอปพลเิ คชนั ่ (Web Based Application) และใชโ้ ครงสรา้ งระบบเครอื ขา่ ยและเครอ่ื งคอมพวิ เตอรแ์ มข่ า่ ย (Server) ทม่ี อี ยเู่ ดมิ ขององคก์ รเพ่อื เพม่ิ ประสทิ ธภิ าพการทางานมขี อบเขตงาน ดงั น้ี 1. พฒั นาระบบทใ่ี หบ้ รกิ ารผ่านระบบเครอื ขา่ ยอนิ ทราเน็ตองคก์ ร 2. สามารถกาหนดโครงสรา้ งของการจดั เกบ็ เอกสาร, กาหนดชนิดของแฟ้มขอ้ มลู และกาหนดสทิ ธกิ ารเขา้ ถงึ ขอ้ มลู โดยผดู้ แู ลระบบ 3. สามารถทาการสบื คน้ ขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการไดจ้ ากระบบฐานขอ้ มลู 4. ช่วยลดปญั หาเอกสารสญู หายและการแกไ้ ขเอกสารเน่อื งจากเอกสารอยใู่ นรปู แบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์3.4 การวิเคราะหข์ ้อมลู นาเข้ารายละเอยี ดระบบขอ้ มลู และการจดั การขอ้ มลู ของการจดั เกบ็ และคน้ หาเอกสารประกอบดว้ ย 1. ขอ้ มลู นาเขา้ และการคน้ หาขอ้ มลู - เอกสารทเ่ี ขา้ มาในแต่ละวนั เอกสารไดแ้ ก่หนงั สอื จากภายนอกและหนงั สอืส่งออกภายในองค์กรจะมีการลงทะเบียนเอกสารและบันทึกลงในสมุดข้อมูลเอกสารซ่ึงรายละเอยี ดทบ่ี นั ทกึ ลงในสมดุ ไดแ้ ก่ เลขทะเบยี นรบั -สง่ , วนั ทส่ี ่ง, ผสู้ ง่ , เรอ่ื งทส่ี ่ง, ผรู้ บั - เอกสารทต่ี อ้ งการคน้ หา จะมกี ารตรวจสอบรายละเอยี ดของเอกสารจากสมดุการลงทะเบยี นและคน้ หาตามแฟ้มและตูเ้ อกสารในลาดบั ต่อไป 2. การจดั การขอ้ มลู เอกสารเจา้ หน้าทจ่ี ะทาการจดั เกบ็ ขอ้ มลู ในแฟ้มโดยขอ้ มลู ของเอกสารทจ่ี ดั เกบ็ มดี งั น้ี - วนั เดอื นปีทล่ี งทะเบยี นเอกสาร ทาใหท้ ราบวนั ทอ่ี อกเอกสารและวนัหมดอายขุ องเอกสาร ซง่ึ เมอ่ื ตอ้ งการดขู อ้ มลู เอกสารยอ้ นหลงั กส็ ามารถคน้ หาได้ - ชอ่ื เรอ่ื งของเอกสาร - หน่วยงานทร่ี บั หรอื สง่ เอกสาร3.5 การวิเคราะห์ Output และความต้องการของระบบ ความต้องการหลกั ของระบบ คอื ความต้องการนาเอาเทคโนโลยคี อมพวิ เตอรเ์ ข้ามาช่วยในขนั้ ตอนการปฎบิ ตั งิ าน เพ่อื ลดขอ้ ผดิ พลาดและระยะเวลาในการดาเนินงาน ลดปรมิ าณการใช้กระดาษท่เี กิดจากการทาสาเนา รวมทงั้ ส่งเสรมิ และเพ่มิ ประสทิ ธภิ าพในขนั้ ตอนการปฏบิ ตั งิ าน โดยจาแนกความตอ้ งการออกเป็น 3 ส่วนดงั น้ี 23

1. สว่ นของการจดั เกบ็ - สามารถจดั เกบ็ เอกสารไดอ้ ยา่ งเป็นระเบยี บและเป็นไปตามมาตรฐานการจดั การเอกสาร - ป้องกนั การสญู หายของเอกสาร - สามารถรองรบั ปรมิ าณเอกสารทเ่ี พม่ิ ขน้ึ ในอนาคต - ลดพน้ื ทแ่ี ละลดความซ้าซอ้ นในการจดั เกบ็ 2. ส่วนของการคน้ หา - ความสะดวกและความรวดเรว็ ในการคน้ หา - ความถูกตอ้ งของเอกสาร 3. ระบบรกั ษาความปลอดภยั คอื สามารถแบ่งกลมุ่ ของผใู้ ชง้ านไดต้ ามหน้าทแ่ี ละกาหนดสทิ ธขิ องผใู้ ชร้ ะบบไดด้ งั น้ี - สทิ ธกิ ารนาเอกสารเขา้ ส่รู ะบบ - สทิ ธกิ ารเรยี กดเู อกสาร การทาสาเนาเอกสาร 3.5.1 การวิเคราะหส์ ิทธิการใช้งานระบบของผใู้ ช้งานแต่ละกล่มุ ผใู้ ชง้ านระบบ หมายถงึ บุคลากรภายในองคก์ รทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ระบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ และมบี ทบาทแตกต่างกนั ผใู้ ชร้ ะบบแต่ละรายจะเขา้ สรู่ ะบบและมสี ทิ ธเิ ขา้ ถงึ ระดบัการทางานเพอ่ื ปฏบิ ตั งิ านตามหน้าท่ที แ่ี ตกต่างกนั ไป ผใู้ ชร้ ะบบและสทิ ธกิ ารใชง้ านระบบโดยสรปุ แบ่งไดเ้ ป็น 4 กลุ่มไดแ้ ก่ 1. เจา้ หน้าทผ่ี ดู้ แู ลระบบ (Administrator) คอื ผใู้ ชท้ ม่ี บี ทบาทรบั ผดิ ชอบการในการกาหนดรายบญั ชชี อ่ื ผงู้ านและรหสั ผ่าน และมสี ทิ ธใิ นเพม่ิ , ลบ และแกไ้ ขในการกาหนดสทิ ธิและหน้าทใ่ี นการใชง้ าน 2. เจา้ หน้าทต่ี รวจสอบเอกสาร (Document Manager) คอื ผใู้ ชท้ ม่ี หี น้าท่ีตรวจสอบ และอนุมตั เิ อกสารทงั้ หมดภายในระบบ 3. เจา้ หน้าทจ่ี ดั ทาเอกสาร (Document Author) คอื ผใู้ ชท้ เ่ี ป็นตวั แทนในการนาเอกสารเขา้ ส่รู ะบบ 4. ผใู้ ชเ้ อกสาร (User) คอื ผใู้ ชท้ ไ่ี มไ่ ดเ้ ป็นสมาชกิ ในระบบ แต่เกย่ี วขอ้ งกบักระบวนการในระบบงานส่วนต่อประสานกบั ผดู้ แู ลระบบ ผดู้ แู ลรกั ษาระบบมหี น้าทบ่ี ารงุ รกั ษาและควบคุมการใชง้ านระบบผดู้ แู ลรกั ษาระบบสามารถปฏบิ ตั หิ น้าทโ่ี ดยการแกไ้ ขฐานขอ้ มลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ระบบและผใู้ ชผ้ ดู้ แู ลรกั ษาระบบควรใชส้ ่วนต่อประสานกบั ผใู้ ช้ของระบบจดั การฐานขอ้ มลู เพ่อื ปฏบิ ตั งิ านต่อไปน้ี เม่อื ตอ้ งการเพม่ิผใู้ ชแ้ ละโครงการในระบบ- เพม่ิ และจดั การรายช่อื และขอ้ มลู ผใู้ ชง้ านระบบในฐานขอ้ มลู 24

- เพม่ิ และจดั การบทบาทของผใู้ ชท้ ม่ี ตี ่อระบบซง่ึ เป็นการกาหนดใหผ้ ใู้ ชแ้ ต่ละรายมสี ทิ ธิในการใชง้ านระบบแตกต่างกนั ตามลาดบั ชนั้ และโครงสรา้ งขององคก์ ร3.6 ปัญหาและอปุ สรรคของระบบรวมทงั้ ขีดจากดั ต่าง ๆ ขนั้ ตอนการปฏิบตั ิงานในระบบเดมิ เม่อื มเี อกสารเข้ามายงั หน่วยงานซ่งึ ในแต่ละวนั จะมีจานวนมากเจา้ หน้าท่ธี ุรการจะคดั แยกประเภทเอกสารเพ่อื ลงทะเบยี นและนาเสนอหวั หน้างาน/ผเู้ กย่ี วขอ้ งและส่งเอกสารไปยงั ผเู้ กย่ี วขอ้ งดาเนินการ/ปฏบิ ตั กิ ารตามบนั ทกึ สงั่ การต่อไปจากนนั้นาเอกสารจดั เกบ็ โดยวธิ กี ารแยกแฟ้มตามประเภทเอกสาร และกรณีทต่ี ้องการสาเนาเอกสารจะทาการคน้ หาเอกสารโดยการเขา้ ไปคน้ ตามแฟ้มท่ไี ด้มกี ารจดั เกบ็ ในแฟ้ม/ตู้จดั เกบ็ เอกสาร ซง่ึสามารถสรปุ ปญั หาและอุปสรรคดงั ต่อไปน้ี - ใชเ้ วลาในการคน้ หาเอกสารทต่ี อ้ งการนานเนื่องจากเอกสารมีจานวนมาก - ไมม่ กี ารควบคุมการทาสาเนาเอกสารและบางครงั้ เอกสารตน้ ฉบบั สญู หาย - ใชเ้ น้อื ทจ่ี านวนมากในการจดั เกบ็ - ยากต่อการบรหิ ารจดั การเอกสารเมอ่ื เอกสารมปี รมิ าณเพมิ่ มากขน้ึ - ไมเ่ ป็นศูนยก์ ลางในการจดั การเอกสาร - ตอ้ งใชต้ ูแ้ ละแฟ้มในการจดั เกบ็ เอกสารจานวนมากทาใหส้ น้ิ เปลอื งคา่ ใชจ้ ่าย - มกี ารใชง้ านเอกสารอยา่ งสน้ิ เปลอื ง เช่น การถ่ายสาเนาเอกสาร - ระบบความปลอดภยั ของเอกสารยงั ไมด่ พี อ3.7 การออกแบบระบบงานใหม่ ในการดาเนินโครงงานได้ดาเนินการพัฒนาระบบจัดการเอกสารในรูปแ บบอเิ ลก็ ทรอนกิ สผ์ ่านระบบอนิ ทราเน็ต กรณศี กึ ษา สหกรณ์ออมทรพั ยก์ ารส่อื สารแห่งประเทศไทยจากดั บนพน้ื เทคโนโลยเี วบ็ เบสแอปพลเิ คชนั ่ (Web base Application) โดยใชโ้ ครงสรา้ งของระบบเครอื ข่ายทม่ี อี ย่เู ดมิ ขององค์กร ทงั้ น้ี เพ่อื เพม่ิ ประสทิ ธภิ าพในการปฏบิ ตั งิ านในภาพรวมขององคก์ รใหด้ ขี น้ึ มขี อบเขตดงั น้ี 1. พฒั นาระบบบนพน้ื ฐานเทคโนโลยเี วบ็ เบสแอปพลเิ คชนั่ ในระบบเครอื ขา่ ยอนิ ทราเน็ต 2. การกาหนดโครงสรา้ งของการจดั เก็บเอกสาร การกาหนดชนิดของแฟ้มขอ้ มลู การกาหนดสทิ ธกิ ารเขา้ ถงึ ขอ้ มลู สามารถกระทาโดยผดู้ แู ลระบบ 3. ในการคน้ หาขอ้ มลู สามารถทาไดจ้ ากฐานขอ้ มลู 4. ลดปญั หางานดา้ นเอกสารทเ่ี กดิ ขน้ึ ก่อนมกี ารนาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์มาใช้ 5. ในการจดั เกบ็ เอกสารสามารถกระทาไดด้ ว้ ยวธิ กี ารอพั โหลดเอกสาร 25

Intranet ผตู้ รวจสอบเอกสาร ผสู้ รา้ งเอกสาร Web Server &Database Server ผใู้ ชง้ านระบบ ผดู้ แู ลระบบรปู ท่ี 3.4 แสดงการเช่ือมโยงระบบงานและผรู้ บั ผิดชอบ Web server & Database server Request Response Intranet client รปู ที่ 3.5 แสดงโครงสรา้ งการติดต่อสื่อสารของระบบ EDMS จากรูปท่ี 3.4 โครงสรา้ งการตดิ ต่อส่อื สารของระบบ EDMS มกี ารใชง้ านผ่านระบบอนิ ทราเน็ต (Intranet) ในองคก์ ร ซง่ึ ประกอบดว้ ย- เคร่อื งคอมพวิ เตอรเ์ ซริ ฟ์ เวอรท์ าหน้าทเ่ี ป็นเวบ็ เซริ ฟ์ เวอร์ (Web Server) ใหบ้ รกิ ารWeb Application กบั ผใู้ ชง้ าน 26

- เคร่อื งคอมพวิ เตอรเ์ ซริ ฟ์ เวอรท์ าหน้าทเ่ี ป็นดาตา้ เบสเซริ ฟ์ เวอร์ (Database Server)จดั เกบ็ ฐานขอ้ มลู ของระบบงาน- เครอ่ื งคอมพวิ เตอรล์ กู ขา่ ย (Client) โดยผใู้ ชเ้ มอ่ื ไดร้ บั สทิ ธใิ นการเขา้ ใชง้ านระบบจากผดู้ ูแลระบบแลว้ หากต้องการใชง้ านต้องทาการเขา้ สู่ระบบ (Login) ผ่านโปรแกรมบราวเซอร์จากเครอ่ื งคอมพวิ เตอรล์ กู ข่าย (Client) ทอ่ี ย่ภู ายในเครอื ข่ายเดยี วกนั เขา้ ส่รู ะบบเพ่อื ใชง้ านและจดั การเอกสารตามสทิ ธิทผ่ี ู้ดูแลระบบกาหนดให้ เช่น การสรา้ ง การจดั เก็บ การค้นหาเอกสาร เป็นตน้ ขนั้ ตอนของระบบงาน - ผู้ดแู ลระบบจะกาหนดสทิ ธิการเขา้ ใชง้ านระบบใหก้ บั ผูใ้ ชง้ านตามระดบั การใชง้ านในการบรหิ ารจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ เช่น สามารถนาเขา้ หรอื สรา้ งเอกสาร แกไ้ ขเอกสารจดั เกบ็ เอกสาร สบื คน้ ขอ้ มลู ฯลฯ - ผู้ใช้งานเม่อื ได้รบั สทิ ธิเขา้ ใช้งานระบบโดยทาการลอ็ กอนิ (Login) เขา้ สู่ระบบผ่านโปรแกรมเวบ็ บราวเซอรใ์ นขณะเดยี วกนั ระบบกจ็ ะทาการตรวจสอบผใู้ ช้ - ผู้ใช้งานสามารถบรหิ ารจดั การกบั เอกสารได้ตามสทิ ธิท่ผี ู้ดูแลระบบกาหนดให้ตามระดบั การใชง้ าน เช่น พนักงานงานระดบั ปฏบิ ตั กิ ารสามารถนาเขา้ เอกสารหรอื สรา้ งเอกสารจดั เกบ็ เอกสาร และสบื คน้ แต่ไมม่ สี ทิ ธอิ นุมตั เิ อกสาร 3.7.1 การนาเขา้ เอกสารมาเกบ็ ในระบบ 3.7.1.1 การสแกนเขา้ ส่รู ะบบนนั้ อุปกรณ์หลกั ทจ่ี าเป็นตอ้ งใช้ คอื สแกนเนอร์โดยสแกนเนอร์ท่ีใช้กับระบบควรมีความเร็วในการสแกนตัง้ แต่10- 200 แผ่นต่อนาทีและจาเป็นต้องมอี ุปกรณ์เสรมิ คอื Automatic Document Feeder ซ่งึ จะช่วยใหร้ ะบบสามารถสแกนเอกสารจานวนมากไดอ้ ยา่ งต่อเน่อื งโดยอตั โนมตั ิ 3.7.1.2 การแปลงเอกสาร ซ่ึงเป็นกลไกในการเปล่ียนเอกสารเวิร์ดโพรเซสเซอร์ หรอื สเปรดชตี ให้กลายเป็นรูปภาพ การแปลงเอกสารในรปู แบบน้ีจะใหค้ ุณภาพของเอกสารทด่ี ที ส่ี ดุ ซง่ึ เหมาะสาหรบั การจดั เกบ็ เอกสารแบบถาวร 3.7.1.3 การนาเขา้ ไฟลข์ อ้ มลู (Import files) 3.7.2 การจดั เกบ็ เอกสาร เมอ่ื ผ่านกระบวนการนาเขา้ เอกสารแลว้ การจดั เกบ็ จะทาการจดั เกบ็ ผา่ นโปรแกรมเพ่อืจดั เกบ็ ในระบบฐานขอ้ มลู ซง่ึ สทิ ธใิ นการนาเขา้ เอกสารจะอยใู่ นความรบั ผดิ ชอบของเจา้ หน้าท่ี 3.7.3 การคน้ หาเอกสาร สามารถทาการคน้ หาผ่านทางเวบ็ บราวเซอรไ์ ดท้ าใหส้ ะดวกในการคน้ หาสาหรบั การคน้ หาสามารถคน้ ไดด้ งั น้ี- วนั ทเ่ี อกสาร- เลขทเ่ี อกสาร 27

- คาคน้ (Key word) - ประเภทเอกสาร 3.7.4 ระบบความปลอดภยั สาหรบั ระบบใหมน่ ้จี ะเน้นเรอ่ื งการจดั การซง่ึ จะใหส้ ทิ ธกิ ารเขา้ ใชร้ ะบบทแ่ี ตกต่างกนั ผู้เขา้ ใชร้ ะบบจะตอ้ งขอเขา้ ใชร้ ะบบดว้ ยการ Login โดย Username และ Password ทร่ี ะบบอนุญาตใหเ้ ขา้ ใชโ้ ดยขอ้ มลู ผเู้ ขา้ ใชจ้ ะถูกจดั เกบ็ อยใู่ นฐานขอ้ มลู ผเู้ ขา้ ใชซ้ ง่ึ เป็นระบบรายงานการใชง้ านระบบเอกสาร 3.7.5 การรายงานผลของระบบ สามารถเรยี กดูเอกสารย้อนหลังได้ทาให้ทราบเอกสารท่หี มดอายุแล้ว แล้วทาการเคล่อื นยา้ ยเอกสารท่ีหมดอายุเก็บใส่ซดี หี รอื ดวี ดี ีเน่ืองจากเอกสารท่ผี ่านการสแกนนัน้ มขี นาดของความจมุ ากทาใหเ้ ปลอื งเน้อื ทใ่ี นการจดั เกบ็ 3.7.6 ระบบขอ้ มลู และสารสนเทศ- ขอ้ มลู นาเขา้ (Input) ได้แก่ ขอ้ มลู เอกสาร, ขอ้ มลู สมาชกิ- การประมวลผล เมอ่ื เรมิ่ เขา้ สรู่ ะบบระบบจะรอ้ งขอ Username และ Password เพ่อืแสดงสทิ ธติ ่างๆ เช่น สทิ ธกิ ารเขา้ ถงึ เอกสาร- การนาเอกสารเขา้ ส่รู ะบบการจดั เกบ็ และคน้ หาเอกสารดว้ ยอเิ ลก็ ทรอนกิ สน์ นั้ จะเป็นหน้าทข่ี องเจา้ หน้าทท่ี ร่ี บั ผดิ ชอบ 3.7.7 รายงานและการสบื คน้ ขอ้ มลู- รายงานผลการสบื คน้ เอกสารวา่ พบเอกสารทต่ี อ้ งการหรอื ไม่- รายงานขอ้ มลู เอกสาร เช่น ชอ่ื เอกสาร, วนั ท่ี - สบื คน้ เอกสารและพมิ พเ์ อกสารทต่ี อ้ งการ 3.7.8 ขนั้ ตอนการทางาน ขนั้ ตอนการทางานของระบบการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ สามารถแสดงขนั้ ตอนการดาเนินงานของระบบใหมใ่ นลกั ษณะของ Dataflow diagram ไดโ้ ดยมสี ญั ลกั ษณ์ทใ่ี ชด้ งั รปูตารางท่ี 3.1 สญั ลกั ษณ์ทใ่ี ชแ้ สดง Dataflow Diagramสญั ลกั ษณ์ ความหมายช่อื การประมวลผลหรอื ฟงั กช์ นั ของโปรแกรม (Process)ช่อื ขอ้ มลู หรอื ชุดขอ้ มลู (Dataflow)ชอ่ื ผใู้ ชร้ ะบบหรอื ผทู้ เ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ระบบ (External Entity) 28

สญั ลกั ษณ์ ความหมาย ช่อื ผใู้ ชร้ ะบบหรอื ผทู้ เ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ระบบซ้า การเกบ็ ขอ้ มลู เช่น แฟ้มขอ้ มลู (Data Store)D1 ช่อื ก า ร พัฒ น า ร ะ บ บ ก า ร จ ัด ก า ร เ อ ก ส า ร อิเ ล็ก ท ร อ นิ ก ส์ ไ ด้ท า ก า ร อ อ ก แ บ บ ร ะ บ บ ง า นตามลาดบั ขนั้ ตอนโดยแสดงภาพรวมของระบบและความสมั พนั ธข์ องระบบ สามารถแสดงไดใ้ นลกั ษณะของแผนภาพการไหลของข้อมูลระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ContextDiagram) และ Dataflow Diagram ดงั ต่อไปน้ีขอ้ มลู ลงทะเบยี นของเจา้ หน้าท่ี ขอ้ มลู การลงทะเบยี นของผดู้ ูแลระบบขอ้ มลู ลงทะเบยี นของเจา้ หน้าท่ี ขอ้ มลู การลงทะเบยี นของผดู้ ูแลระบบ ขอ้ มลู เขา้ สู่ระบบ 0 ขอ้ มลู การเขา้ ระบบ ของผดู้ ูแลระบบ ระบบจดั การเจา้ หน้าท่ี ขอ้ มลู เอกสารจากสมาชกิ เอกสาร ขอ้ มลู แกไ้ ขการ ผดู้ แู ลระบบ ลงทะเบยี นผใู้ ช้ ขอ้ มลู เอกสารของ อเิ ลก็ ทรอนิกส์ เจา้ หน้าท่ี ขอ้ มลู ทจ่ี ดั เกบ็ เอกสาร ขอ้ มลู เอกสารทค่ี น้ หา ขอ้ มลู ทจ่ี ดั เกบ็ เอกสาร ขอ้ มลู เอกสารทค่ี น้ หา ขอ้ มลู การใชง้ านระบบ รปู ท่ี 3.6 ผงั แสดงการ Context Diagram ของระบบงานใหม่จากรปู ท่ี 3.6 แผนภาพการไหลของขอ้ มลู ระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (ElectronicDocument Management System) แสดงใหเ้ หน็ ภาพรวมของระบบและขอบเขตของการวเิ คราะหร์ ะบบงานโดยแสดงความสมั พนั ธข์ องระบบกบั ผเู้ กย่ี วขอ้ ง ไดแ้ ก่ ผดู้ แู ลระบบ,เจา้ หน้าท่ี (ผสู้ รา้ งเอกสาร/ผใู้ ชเ้ อกสาร) และเจา้ หน้าทผ่ี ูต้ รวจสอบเอกสาร 29

แผนภาพการไหลของข้อมลู ของระบบ Dataflow diagram level 0 1.0 D1 2.0/ / D2 / / / 3.0/ / / / / / D2 4.0 / / ( ) D3 () ( , ) D4 (, ) 5.0 () // / (, ) / D2 / รปู ที่ 3.7 แสดง Dataflow diagram level 0 ของระบบ 30

แผนภาพการไหลของขอ้ มลู ระดบั ท่ี 1Dataflow diagram level 1 of Process 1 การลงทะเบยี นผใู้ ช้ รปู ท่ี 3.8 แสดง DFD Process 1 (การลงทะเบียนผใู้ ช้) ของระบบแผนภาพการไหลของขอ้ มลู ระดบั ท่ี 1Dataflow diagram level 1 of Process 2 การตรวจสอบขอ้ มลู ผใู้ ชง้ านรปู ท่ี 3.9 แสดง DFD Process 1 การตรวจสอบผ้ใู ช้ระบบ 31

แผนภาพการไหลของขอ้ มลู ระดบั ท่ี 1 ของระบบจดั การเอกสารDataflow diagram level 1 of Process 3 การจดั การเอกสาร 3.1 D3 3.2 D2 3.4 3.3 D33.5รปู ที่ 3.10 แสดง DFD Process 3 (การจดั การเอกสาร/หนังสือ) ของระบบ 32

แผนภาพการไหลของขอ้ มลู ระดบั ท่ี 1Dataflow diagram level 1 of Process 4 การสบื คน้ ขอ้ มลู รายการเอกสารรอลงรบั ทต่ี อ้ งการ 4.1 รายละเอยี ดเอกสารลงรบั สบื คน้ ขอ้ มลู รายการเอกสารลงรบั สบื คน้ ผลการสบื คน้ รายการรอลงรบั ทะเบยี น D3 แฟ้มขอ้ มลู เเอกสาร หนงั สอื รบัเจา้ หน้าท่ี ขอ้ มลู รายการส่งออกทต่ี อ้ งการ 4.2 ขอ้ มลู รายการเอกสาร/หนงั สอื ส่งออก สบื คน้ สบื คน้ ทะเบยี น ผลการสบื คน้ รายการส่งออก หนงั สอื สง่ รายละเอยี ดเอกสารส่งออก รปู ที่ 3.11 แสดง DFD Process 4 (การสืบค้น) ของระบบแผนภาพการไหลของขอ้ มลู ระดบั ท่ี 1Dataflow diagram level 1 of Process 5 รายงาน 5.0 ( , ) D4 (, ) () (, ) // () / ( ) D3 / / D2 รปู ที่ 3.2 แสดง DFD Process 5 รายงานเอกสาร/หนังสือ 33

3.8 ระบบฐานข้อมลู ที่ออกแบบและพจนานุกรมข้อมลูพจนานุกรมขอ้ มลู (Data Dictionary) อธบิ ายโครงสรา้ งทไ่ี ดจ้ ากการออกแบบฐานขอ้ มลูมดี งั น้ี รายช่อื Table ประกอบดว้ ยสว่ นต่าง ๆ ดงั น้ี 1) No. เลขลาดบั 2) Ref#. ลาดบั หมายเลขอา้ งองิ Table เพ่อื ใชใ้ นการพฒั นาระบบ 3) DB Table Name รายช่อื Table ทจ่ี ดั เกบ็ จรงิ ในฐานขอ้ มลู 4) Description คาอธบิ ายของ Table 5) Columns จานวน column ของ Table 6) Indexes จานวนดชั นี ของ Table 7) Size ขนาดจานวนขอ้ มลู ของ Table ทใ่ี ชใ้ นการจดั เกบ็ 8) Database ชอ่ื ฐานขอ้ มลูตารางท่ี 3.2 แสดงรายชื่อตารางในระบบฐานข้อมลูลา ชอ่ื ตาราง คาอธบิ าย Columns Indexes ขนาด ชอ่ืดบั Ref# ฐานขอ้ มลูTable สาหรบั จดั การระบบ1 7 T001 แฟ้มเมนูระบบ 14 3 1406 DocDB 13 3 1436 DocDB2 8 T0012 แฟ้มรายะเอยี ด เมนูระบบ3 9 T0013 แฟ้มรายงาน 8 3 130 DocDB4 11 T0015 แฟ้มกลุ่มผใู้ ช้ 7 4 607 DocDB5 12 T0016 แฟ้มสทิ ธเิ ์มนู 8 3 154 DocDB6 13 T0017 8 3 408 DocDB แฟ้มสทิ ธิ ์ รายละเอยี ดเมนู7 15 T0020 แฟ้มผใู้ ชง้ าน 16 5 1105 DocDB 6 3 153 DocDB8 16 T0021 แฟ้ม Session 7 2 514 DocDB9 18 T0080 แฟ้มแนะนา บรกิ าร 34

ลา ช่อื ตาราง คาอธบิ าย Columns Indexes ขนาด ชอ่ืดบั Ref# ฐานขอ้ มลู 8 4Table สาหรบั จดั เกบ็ ข้อมูล ระบบ 6 211 323 T2100 แฟ้มประเภท 14 4 616 DocDB 10 212 325 T2110 หนงั สอื 11 1 87 DocDB แฟ้มเลขท่ี 11 213 327 T2120 หนงั สอื 11 2 206 DocDB แฟ้มหนงั สอื 7 3 11 214 328 T2121 (สว่ นหวั ) 1129 DocDB แฟ้มการรบั 9 3 11 215 329 T2122 หนงั สอื 4896 DocDB แฟ้มหนงั สอื 11 4 11 216 330 T2123 (รายละเอยี ด) 691 DocDB แฟ้มอา้ งถงึ 8 3 903 DocDB 11 317 331 T2124 แฟ้มสง่ิ ทส่ี ง่ มา 7 318 349 T6310 ดว้ ย 10 4 367 DocDB19 350 T6311 แฟ้มระเบยี บ 12 2 1149 DocDB แฟ้มเอกสาร ตน้ ฉบบั20 352 T6320 (ระเบยี บ) 879 DocDB21 353 T6321 แฟ้มประกาศ 1149 DocDB แฟ้มเอกสาร ตน้ ฉบบั22 355 T6330 (ประกาศ) 888 DocDB23 356 T6331 แฟ้ มคาสงั ่ 1149 DocDB แฟ้มเอกสาร 618 DocDB24 358 T6720 ตน้ ฉบบั (คาสงั่ ) 619 DocDB25 359 T6730 แฟ้มสงั กดั 360 DocDB26 361 T6770 แฟ้มสมาชกิ แฟ้มประเภท 422 DocDB 1175 DocDB27 363 T6780 เอกสาร28 364 T6781 แฟ้มขอ้ มลู สญั ญา แฟ้มเอกสาร ประกอบสญั ญา 9k 35

โครงสร้างตาราง (Table)ตารางท่ี 3.3 แสดงโครงสร้างตารางแฟ้ มเมนูระบบReference Number : 7Table Name : แฟ้มเมนูระบบDB Table :TBL_MAIN_MENULength : 1406ลา ช่ือคอลมั น์ DB Column ชนิ ดข้อมลู ขนาด ความหมายดบั Name 251 T0011ID T0011ID Alpha 252 T0011ID_PARE T0011ID_PAR Alpha 20 รหสั เมนู 255 ชอ่ื เมนู(ไทย) NT ENT 255 ช่อื เมนู(องั กฤษ)3 รหสั เมนู T0011K01 Alpha 1 Menu,Program,Report 255 เรยี กโปรแกรม4 ชอ่ื เมนู(ไทย) T0011F01A_T Alpha 2 ระดบั 255 หมายเหตุ(ไทย)5 ชอ่ื เมนู T0011F01A_E Alpha 255 หมายเหตุ(องั กฤษ)(องั กฤษ) 1 Y,N6 ประเภท T0011F02A Alpha 25 ผบู้ นั ทกึ 10 วนั ทบ่ี นั ทกึ7 เรยี กโปรแกรม T0011F03A Alpha 10 เวลาบนั ทกึ8 ระดบั T0011F04N Numeric Size Order 25 Ascending9 หมายเหตุ T0011F05A_T Alpha 25 Ascending(ไทย) 20 Ascending 20 Ascending10 หมายเหตุ T0011F05A_E Alpha(องั กฤษ)11 แสดงเมนู T0011F06N Alpha12 ผบู้ นั ทกึ T0011USER Alpha13 วนั ทบ่ี นั ทกึ T0011DATE Alpha14 เวลาบนั ทกึ T0011TIME Alpha# Index Name Type Column1 T0011ID Unique T0011ID2 T0011IDX01 Non-unique T0011ID_ PARENT รหสั เมนู3 T0011IDX02 Non-unique รหสั เมนู 36

ตารางท่ี 3.4 แสดงโครงสรา้ งตารางแฟ้ มรายละเอียดเมนูระบบReference Number : 8Table Name : แฟ้มรายะเอยี ดเมนูระบบDB Table : T0012Length : 1436ลา ชื่อคอลมั น์ DB ชนิ ดข้อมลู ขนาด ความหมายดบั Column Name Alpha 25 Yes,No1 T0012ID T0012ID Alpha 252 T0011ID T0011ID Alpha 50 01=Check T0012K01 Box,02=Text,03=Number,3 รหสั อา้ งองิ 04=Date,05=Time4 สามารถแกไ้ ข T0012F01 Alpha 1 ช่อื รายละเอยี ด(ไทย) (ใชเ้ ฉพาะ A ช่อื รายละเอยี ด(องั กฤษ)System) 01(จะมคี า่ 0, 1 เทา่ นัน้ ),5 รปู แบบการ T0012F02 Alpha 2 02(ขอ้ ความ),03(ตวั เลข), แสดง A 04(วนั ท่ี YYYMMDD), 05(เวลา HHMMSS)6 ช่อื รายละเอยี ด T0012F03 Alpha 255 คาอธบิ าย(ไทย) (ไทย) A_T คาอธบิ าย(องั กฤษ)7 ช่อื รายละเอยี ด T0012F03 Alpha 255 ผบู้ นั ทกึ(องั กฤษ) A_E8 ค่ารายละเอยี ด T0012F04 Alpha 255 A9 คาอธบิ าย T0012F05 Alpha 255 (ไทย) A_T 255 2510 คาอธบิ าย T0012F05 Alpha (องั กฤษ) A_E11 ผบู้ นั ทกึ T0012US Alpha ER12 วนั ทบ่ี นั ทกึ T0012DA Alpha 10 วนั ทบ่ี นั ทกึ13 เวลาบนั ทกึ TE Alpha 10 เวลาบนั ทกึ T0012TI ME 37

# Index Name Type Column ขนาด Order Ascending1 T0012ID Unique T0012ID 25 Ascending T0011ID 25 Ascending2 T0012IDX01 Non- Order unique Ascending Ascending# Index Name Type T0012ID 25 Column Size3 T0012IDX02 Non- unique T0011ID 25 รหสั อา้ งองิ 50ตารางท่ี 3.5 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ข้อมลู รายงานReference Number : 9Table Name : แฟ้มรายงานDB Table : T0013Length : 130ลา ช่ือคอลมั น์ DB ชนิดข้อมลู ขนาด ความหมาย Columnดบั Name Alpha 25 00=ไมแ่ สดง,SH=แสดง T0013ID ผบู้ นั ทกึ1 T0013ID วนั ทบ่ี นั ทกึ2 T0011ID T0011ID Alpha 25 เวลาบนั ทกึ3 ลาดบั T0013K01 Numeric 2 Order4 IDรายงาน T0011ID_ Alpha 255 สถานะ 2 Alpha 2 T0013F01 Alpha 256 ผบู้ นั ทกึ A Alpha 10 T0013US Alpha 107 วนั ทบ่ี นั ทกึ ER Column Size T0013DA8 เวลาบนั ทกึ TE T0013TI# Index Name ME Type1 T0013ID Unique T0011ID 25 Ascending T0013ID 25 Ascending2 T0013IDX01 Non- T0011ID 25 Ascending unique 38

3 T0013IDX02 Non- ลาดบั 1 Ascending unique Ascending T0011ID 25 Ascending IDรายงาน 25ตารางที่ 3.6 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ข้อมลู กลุ่มผใู้ ช้Reference Number : 11Table Name : แฟ้มกลุ่มผใู้ ช้DB Table : T0015Length : 607ลา ช่ือคอลมั น์ DB ชนิดข้อมลู ขนาด ความหมายดบั Column รหสั1 T0015ID Name ชอ่ื กลุ่ม(ไทย) ชอ่ื กลุม่ (องั กฤษ)2 รหสั T0015ID Alpha 253 ช่อื กลมุ่ (ไทย) ผบู้ นั ทกึ T0015K01 Alpha 20 วนั ทบ่ี นั ทกึ4 ชอ่ื กลมุ่ เวลาบนั ทกึ (องั กฤษ) T0015F01 Alpha 255 A_T Alpha 255 Order5 ผบู้ นั ทกึ T0015F01 A_E6 วนั ทบ่ี นั ทกึ T0015US Alpha 257 เวลาบนั ทกึ ER Alpha 10 T0015DA Alpha 10# Index Name TE Column Size T0015TI ME Type1 T0015ID Unique T0015ID 25 Ascending 20 Ascending2 T0015IDX_ Non- รหสั 255 Ascending 01 unique ช่อื กลุ่ม 255 Ascending3 T0015IDX_ Non- (ไทย) 02 unique ช่อื กลุ่ม (องั กฤษ)4 T0015IDX_ Non- 03 unique 39

ตารางที่ 3.7 แสดงโครงสรา้ งตารางเกบ็ ข้อมลู สิทธ์ิเมนูReference Number : 12Table Name : แฟ้มสทิ ธเิ ์ มนูDB Table : T0016Length : 154ลา ชื่อคอลมั น์ DB ชนิ ดข้อมลู ขนาด ความหมาย Columnดบั Name Alpha 25 กลุม่ ผใู้ ช้ T0016ID Alpha 25 เมนู1 T0016ID T0015ID Alpha 25 Alpha 1 Y,N2 IDกลุม่ ผใู้ ช้ T0011ID3 IDเมนู Alpha 25 โปรแกรมบนั ทกึ4 แสดงเมนู T0016F01 A ผบู้ นั ทกึ5 โปรแกรม T0016PR วนั ทบ่ี นั ทกึ บนั ทกึ OG เวลาบนั ทกึ6 ผบู้ นั ทกึ T0016US Alpha 25 ER Alpha 107 วนั ทบ่ี นั ทกึ T0016DA Alpha 10 TE8 เวลาบนั ทกึ T0016TI ME# Index Name Type Column Size Order1 T0016ID Unique T0016ID 25 Ascending Ascending2 T0016IDX_0 Non- IDกลมุ่ ผใู้ ช้ 25 Ascending1 unique Ascending3 T0016IDX_0 Non- IDเมนู 25 2 unique IDเมนู 25 40

ตารางท่ี 3.8 แสดงโครงสรา้ งตารางแฟ้ มสิทธ์ิรายละเอียดเมนูReference Number : 13Table Name : แฟ้มสทิ ธริ ์ ายะเอยี ดเมนูDB Table : T0017Length : 408ลา ช่ือคอลมั น์ DB ชนิ ดข้อมลู ขนาด ความหมาย Columnดบั Name Alpha 25 IDสทิ ธเิ ์มนู T0017ID IDรายละเอยี ดเมนู1 T0017ID T0016ID Alpha 25 01(จะมคี ่า 0, 1 เทา่ นัน้ ),02(2 IDสทิ ธเิ ์มนู ขอ้ ความ),03(ตวั เลข),04(3 IDรายละเอยี ด T0012ID Alpha 25 วนั ท่ี YYYYMMDD),05(เวลา เมนู T0017F0 Alpha 255 HHMMSS)4 ค่ารายละเอยี ด 1A โปรแกรมบนั ทกึ5 โปรแกรมบนั ทกึ T0017PR Alpha 25 ผบู้ นั ทกึ OG 25 วนั ทบ่ี นั ทกึ 10 เวลาบนั ทกึ6 ผบู้ นั ทกึ T0017U Alpha 10 SER Size Order7 วนั ทบ่ี นั ทกึ T0017D Alpha ATE8 เวลาบนั ทกึ T0017TI Alpha ME# Index Name Type Column1 T0017ID Unique T0017ID 25 Ascending Ascending2 T0017IDX_01 Non- ID สทิ ธเิ ์มนู 25 Ascending unique ID 25 Ascending3 T0017IDX_02 Non- รายละเอยี ด unique เมนู ID 25 รายละเอยี ด เมนู 41

ตารางท่ี 3.9 แสดงโครงสร้างตารางเกบ็ ข้อมลู ผใู้ ช้งานReference Number : 15Table Name : แฟ้มผใู้ ชง้ านDB Table : T0020Length : 1105ลา ช่ือคอลมั น์ DB ชนิ ดข้อมลู ขนาด ความหมาย Columnดบั Name Alpha 25 ชอ่ื (ไทย) T0020ID นามสกุล(ไทย)1 T0020ID ช่อื (องั กฤษ)2 User login T0020K0 Alpha 30 นามสกุล(องั กฤษ) 1 Alpha 1003 ช่อื (ไทย) T0020F0 Alpha 100 รหสั ผา่ น 1A_T Alpha 100 01=เจา้ หน้าท,่ี 02=เจา้ หน้าท่ี4 นามสกุล(ไทย) T0020F0 Alpha 100 ,03=หวั หน้า,04=ผบู้ รหิ าร 2A_T IDกลุ่มผใู้ ช้5 ช่อื (องั กฤษ) T0020F0 IDผบู้ รหิ าร 1A_E IDเจา้ หน้าท่ี6 นามสกุล T0020F0 00=ปกต,ิ 90=ยกเลกิ (องั กฤษ) 2A_E E-mail ผบู้ นั ทกึ7 Password T0020F0 Alpha 255 วนั ทบ่ี นั ทกึ 3A Alpha 2 เวลาบนั ทกึ8 ประเภทผใู้ ช้ T0020F0 4A Order9 IDกลมุ่ ผใู้ ช้ T0015ID Alpha 2510 IDผบู้ รหิ าร 2511 IDเจา้ หน้าท่ี T0505ID Alpha 2512 สถานะ 2 T0601ID Alpha 25513 E-mail 25 T0020F0 Alpha 1014 ผบู้ นั ทกึ 5A Alpha 10 T0020F0 Alpha15 วนั ทบ่ี นั ทกึ 6A Alpha Size T0020U Alpha16 เวลาบนั ทกึ SER T0020D# Index Name ATE T0020TI ME Type Column1 T0020ID Unique T0020ID 25 Ascending 42

2 T0020IDX_01 Non- User login 30 Ascending unique Ascending User login 30 Ascending3 T0020IDX_02 Non- Order unique Password 255 Ascending# Index Name Type Column Size Ascending4 T0020IDX_03 Non- ช่ือ(ไทย) 100 Ascending unique Ascending นามสกลุ 1005 T0020IDX_04 Non- (ไทย) unique ช่ือ(องั กฤษ) 100 100 นามสกลุ (องั กฤษ)ตารางที่ 3.10 แสดงโครงสร้างตารางเกบ็ ข้อมลู SessionReference Number : 16Table Name : แฟ้ม SessionDB Table : T0021Length : 153ลา ช่ือคอลมั น์ DB ชนิ ดข้อมลู ขนาด ความหมาย Columnดบั Name Alpha 50 รหสั ผใู้ ช้1 T0021ID T0021ID วนั ท่ี2 User ID เวลา T0020ID Alpha 25 หมายเลขเครอ่ื ง3 วนั ท่ี T0021F0 Alpha 10 W = Web Application,M4 เวลา 1D Alpha 10 = Mobile Education T0021F0 Alpha 50 Order5 IP Address 2T Alpha 2 T0021F0 Column Size6 เขา้ ใชง้ านทาง 3A T0021F0# Index Name 4A Type1 T0021ID Unique T0021ID 50 Ascending User ID 25 Ascending2 T0021IDX_01 Non- 10 Ascending วนั ท่ี เวลา 10 Ascending User ID 25 Ascending 43

unique User ID 25 Ascending3 T0021IDX_02 Non- วนั ท่ี 10 Ascending unique เวลา 10 Ascendingตารางท่ี 3.11 แสดงโครงสร้างตารางเกบ็ ข้อมลู ประเภทเอกสารReference Number : 323Table Name : แฟ้มประเภทเอกสารDB Table : T2100 DB ชนิ ดข้อมลู ขนาด ความหมายLength : 616 Column Name Alpha 25 รหสั ประเภท ลา ชื่อคอลมั น์ T2100ID Alpha 3 เอกสาร รายละเอยี ด(ไทย) ดบั Alpha 255 รายละเอยี ด(องั กฤษ) 1 T2100ID Alpha 255 โปรแกรมบนั ทกึ2 รหสั ประเภท T2100K0 Alpha 25 ผบู้ นั ทกึ เอกสาร 1 Alpha 25 วนั ทบ่ี นั ทกึ Alpha 10 เวลาบนั ทกึ3 รายละเอยี ด T2100F0 Alpha 10 (ไทย) 1A_T Column Size Order4 รายละเอยี ด T2100F0 (องั กฤษ) 1A_E5 โปรแกรมบนั ทกึ T2100PR OG6 ผบู้ นั ทกึ T2100U SER7 วนั ทบ่ี นั ทกึ T2100D ATE8 เวลาบนั ทกึ T2100TI ME# Index Name Type1 T2100ID Unique T2100ID 25 Ascending2 T2100IDX01 Non- Ascending unique รหสั 33 T2100IDX02 ประเภท Ascending4 T2100IDX03 Non- เอกสาร Ascending unique รายละเอยี ด 255 (ไทย) Non- รายละเอยี ด 255 unique (องั กฤษ) 44

ตารางท่ี 3.12 แสดงโครงสร้างตารางเกบ็ ข้อมลู เลขท่ีเอกสารRefrence Number : 325Table Name : แฟ้มเลขทเ่ี อกสารDB Table : T2110Length : 87ลา ชื่อคอลมั น์ DB ชนิ ดข้อมลู ขนาด ความหมาย Columnดบั Name Alpha 25 ปี T2110ID Alpha 4 IDแฟ้มประเภทหนงั สอื1 T2110ID T2110K0 Alpha 25 1_YEAR วนั ทจ่ี าก2 ปี พ.ศ. T2100ID วนั ทถ่ี งึ3 IDแฟ้มประเภท ลาดบั T2110F0 Alpha 10 หนงั สอื 1D Alpha 10 Order4 วนั ทจ่ี าก T2110F0 Numeric 12 2D Column Size5 วนั ทถ่ี งึ T2110F0 3N6 ลาดบั Type# Index Name1 T2110ID Unique T2110ID 25 Ascending2 T2110IDX01 Non- 25 Ascending unique IDแฟ้ม ประเภท 4 Ascending หนงั สอื ปี พ.ศ. 45