เทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศ ที่เกี่ยวข้องกับงานในสำนักงาน จัดทำโดย นางสาวภรณ์ทิพย์ กระต่ายอินทร์ ปวส. 2/1 กส. เลขที่ 6

เทคโนโลยีสารสนเทศ ในภาวะปัจจุบันนั้นสารสนเทศ ได้กลายเป็นปัจจัยที่ห้าเพิ่ม กับการใช้ชีวิตในสังคมปัจจุบัน จากปัจจัยสี่ที่มนุษย์ขาดเสียมิได้ในการดำรงชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นสารสนเทศที่จำเป็น ในการประกอบธุรกิจ การค้าขาย การผลิตสินค้าและบริการ หรือการให้บริการสังคม การจัดการทรัพยากรของชาติ รวมถึง การบริหารและปกครอง

งานติดต่อสื่อสาร การสื่อสารภายในองค์กรที่ดีที่จะช่วยสร้างความเข้าใจใน นโยบายของผู้บริหารและเป็นสิ่งเชื่อมที่ความสัมพันธ์ระหว่าง บุคลากรในองค์กร และเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล ต่อองค์กรในทางบวก เพราะนโยบายการบริหารงานการจัดการ ขององค์กรเป็นส่วนสำคัญ และเพื่อให้การดาเนินงานบรรลุ เป้าหมายตามที่ได้วางไว้

งานประชุมและสัมมนา การประชุมทางไกลผ่านทางจอภาพ คือ การประชุม ที่ผู้ร่วมประชุมซึ่งอยู่ต่างสถานที่กันสามารถทำการประชุม ร่วมกันได้ โดยให้ความรู้สึกเหมือนกับนั่งประชุมอยู่ในห้อง เดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นภาพหรือเสียงโดยผ่านระบบการสื่อสาร โทรคมนาคมในรูปแบบต่างๆเป็นตัวเชื่อม เช่น เครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายบริการสื่อสาร ร่วมระบบดิจิทัล หรือไอเอสดีเอ็น (ISDN)

โปรแกรมที่ใช้ในงานติดต่อสื่อสาร โปรแกรมที่ใช้ในงานประชุมและสัมมนา

โปรแกรม Zoom Zoom ให้บริการวิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างเต็มรูปแบบ และเป็นเครื่องมือเพื่อการสื่อสารสำหรับธุรกิจต่างๆ โดย เฉพาะอย่างยิ่งบริการที่มีชื่อว่า Zoom Meetings & Chat ซึ่งมีทั้งบริการวิดีโอและการโทรด้วยเสียง Zoom ช่วยทำให้ การประชุมผ่านวิดีโอและการโทรด้วยเสียงสะดวกและ ง่ายดายยิ่งขึ้น โดยในแบบให้บริการฟรี สามารถรองรับ การทำงานของทีมขนาดเล็กได้

เมื่อทำการเปิดโปรแกรมจะขึ้นหน้าต่าง ให้ลงทะเบียนเราสามารถเลือกลงทะเบียน ผ่าน Google หรือ Facebook

1. เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาจะพบเมนูต่าง ๆ ในกรณีที่เป็นเจ้าของประชุม ให้คลิก New Meeting เพื่อทำการสร้างห้องประชุมใหม่

2. ในกรณีที่เปิดใช้งานครั้งให้กดเลือก join with Computer Audio หรือ กดปุ่มเข้าร่วมกับเสียงคอมพิวเตอร์

3. เมื่อต้องการเชิญประชุม/เรียน ให้เข้า ใช้งานกดปุ่ม เชิญชวน ด้านล่าง จากนั้น จะมี ป๊อปอัพ เมนูให้มากดเลือกด้านล่าง คำว่า คัดลอกคำเชิญ เพื่อทำการคัดลอก ลิงค์ให้ผู้เข้าประชุมได้เข้ามาใช้งานได้

โปรแกรม Microsoft Teams เป็นโปรแกรมที่เหมาะกับใช้ในการสื่อสาร การประชุม การนัดหมาย และการติดตามข่าวสารของงานในองค์กร เพิ่มความคล่องตัวในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมมากขึ้น โดยรองรับการทำงานบน Windows,Android, iOS ข้อดี สามารถแชร์หน้าจอ จัดประชุมออนไลน์ และ กดบันทึกไว้ดูย้อนหลังได้ สร้างกลุ่มคุยงาน เหมาะกับ ทุกคนในองค์กร

1. เมื่อติดตั้งโปรแกรมเสร็จให้ดำเนิน การเข้าสู่ระบบ เช่น [email protected] Password ............. จากนั้นให้คลิก เข้าใช้งาน

2. เมื่อเข้าสู่ระบบ จะแสดงหน้าจอ ดังรูปภาพด้านข้าง





โปรแกรม G-mail Gmail คือ ระบบจะเก็บรักษาอีเมลไว้อย่างปลอดภัย ในระบบคลาวด์ โดยดูอีเมลได้จากคอมพิวเตอร์หรือ อุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีเว็บเบราว์เซอร์ นอกจากนี้ยังสามารถ จัดระเบียบและค้นหาอีเมลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้ง อ่านและร่างอีเมลโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตได้อีก ด้วย สามารถใช้ติดต่อสื่อสาร เช่น การส่งอีเมล

งานจัดเก็บเอกสาร กระบวนการจัดระบบจำแนกและเก็บเอกสารให้ เป็นระเบียบ สะดวก ในการนำมาใช้เมื่อต้องการ ซึ่งถือว่า เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร

โปรแกรมที่ใช้ในงานจัดเก็บเอกสาร

โปรแกรม Google Drive Google Drive ยังช่วยให้ผู้ใช้และเพื่อนร่วมงานสามารถ ทำงานในเอกสารหรือโปรแกรมการคำนวณแบบสเปรดชีท เดียวกันได้ ในแบบเรียลไทม์ โดยพบว่าไม่เกิดความล่าช้า และสมาชิกทุกคนสามารถมองเห็นขณะมีการเปลี่ยนแปลงได้ ทั้งยังสามารถแสดงความเห็นในเอกสารแต่ละชิ้นได้





โปรแกรม Cloud VPS Cloud VPS ให้เช่าระบบเซิฟเวอร์เสมือนจริง ด้วยระบบ Cloud ที่มีความปลอดภัยสูง สามารถจัดเก็บ ข้อมูลต่าง ๆ ได้ไม่จำกัด สามารถเข้าถึงข้อมูลผ่านการ เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเสียค่าเครื่องเซิฟเวอร์

โปรแกรม M-Files เป็นตัวช่วยจัดการเอกสาร สามารถค้นหาเอกสาร ที่สร้างล่าสุดและจำนวนครั้งที่เอกสารได้แก้ไข อีกทั้งยังสามารถ กำหนดการเข้าถึงและการมองเห็นเอกสาร แต่ละแฟ้มข้อมูล เช่น เอกสารนี้ฝ่ายบัญชีเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ เป็นต้น

งานธุรการ งานธุรการถือเป็นงานสนับสนุนการดำเนินธุรกิจขององค์กรให้ ประสบความสำเร็จ มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดสำนักงาน ซ่อมแซม บำรุงรักษาสำนักงาน จัดระบบการสื่อสารและอิเล็กทรอนิกส์ จัดซื้อพัสดุจัด พิมพ์เอกสารจัดระบบเก็บเอกสาร ดูแลงานสารบรรณ งานควบคุมค่าใช้จ่าย ในบางองค์กรงานธุรการอาจรวมไปถึง งานบุคคลที่มีหน้าที่ ในการว่าจ้างพนักงาน จ่ายค่าจ้างเงินเดือน และดูแลการฝึกอบรมพนักงาน

โปรแกรมที่ใช้ในงานธุรการ

โปรแกรม Google Calendar บริการปฏิทินออนไลน์ที่ใช้งานได้ง่ายและสะดวก สามารถ แจ้งเตือนผ่านทางโทรศัพท์ และอุปกรณ์เคลื่อนที่อื่นๆ ทำให้การวางแผน บันทึกการปฏิบัติงาน จัดตารางเวลา ให้ เห็นภาพรวมได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น และสามารถใช้นัด ประชุมได้ล่วงหน้า

1. เข้าไปที่ Google จากนั้นให้พิมพ์คำว่า Google Calendar และเข้าสู่ระบบ



2. เมื่อเข้าสู่ระบบเป็นที่เรียบร้อยจะขึ้น หน้าต่าง สามารถทำการสร้างการนัดหมาย และเเจ้งเตือนการทำงานได้



โปรแกรม Microsoft Planner เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการางแผนงานของทีมในองค์กรได้ เป็นอย่างดี หรือโครงการต่าง ๆ สามารถระบุงาน หน้าที่ของ งานพร้อมกำหนดวันส่งงาน และแชร์ไฟล์งาน และพูดคุยกันได้ ว่า ตอนนี้ในทีมกำลังทำอะไรอยู่ ความคืบหน้าของงานไปถึงไหน ทุกคนในทีมจะเรียกดูข้อมูลได้ทั้งหมดเพื่อเป็นรับทราบ ความเคลื่อนไหว

การนัดหมาย การนัดหมาย คือ เหตุการณ์ที่กำหนดไว้ในวันและ เวลาในอนาคตและเกี่ยวข้องกับบุคคล สถานที่ เพื่อพบปะ ประสานงาน หรือทำกิจรรมร่วมกัน

โปรแกรมที่ใช้ในงานนัดหมาย

โปรแกรม Google Calendar เป็นแอพพลิเคชั่นจาก Google ที่สามารถใส่นัดหมาย หรือ เหตุการณ์ สิ่งที่จะต้องทำต่างๆ ลงในไปปฏิทินบนสมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต ซึ่งสามารถปรับเลือกสีสันเพื่อแบ่งเหตุการณ์ นัดหมาย หรือสิ่งที่จะต้องทำต่างๆ ได้ โดยสามารถดูแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน อีกทั้งยังสามารถดึงนัดหมายต่างๆ จาก Gmail มาเก็บไว้เพื่อทำการแจ้งเตือนหรือดูนัดหมายต่างๆ เพื่อความสะดวกได้เช่นกัน

1. เข้าไปที่ Google จากนั้นให้พิมพ์คำว่า Google Calendar และเข้าสู่ระบบ



2. เมื่อเข้าสู่ระบบเป็นที่เรียบร้อยจะขึ้น หน้าต่าง สามารถทำการสร้างการนัดหมาย และเเจ้งเตือนการทำงานได้



โปรแกรม Microsoft Outlook เป็นโปรแกรมของค่าย Microsoft (ไมโครซอฟท์) ที่ใช้ สำหรับการจัดการ Email (อีเมล) เพื่อการใช้งานที่ดียิ่งขึ้น สามารถบันทึกราย ชื่อผู้ที่เราติดต่อเพื่อความสะดวก ในการส่ง Email (อีเมล) ถึงกัน บริหารจัดการเวลา การจดบันทึกและนัดหมายต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพและ เชื่อมต่อกับเครือข่ายส่วน บุคคลและธุรกิจได้ตลอดเวลา

1. เมื่อติดตั้งโปรแกรมเสร็จให้ดำเนิน การเข้าสู่ระบบ เช่น [email protected] Password ............. จากนั้นให้คลิก เข้าใช้งาน

2. เมื่อเข้าสู่ระบบจะขึ้นหน้าต่างแล้วคลิก ตรงรูปปฏิทินเพื่อทำการสร้างการนัดหมาย

2. สามารถใส่รายละเอียดเพิ่มเติม ก็เข้าไป คลิกที่ ตัวเลือกเพิ่มเติม

เมื่อทำการนัดหมายเสร็จแล้วให้กดคำว่า บันทึก

โปรแกรม Zoho Bookings Zoho Bookings จะซิงค์ปฏิทินพร้อมกับให้ลูกค้า จัดกำหนดการได้ด้วยตนเองและชำระค่าบริการที่นัดหมาย อินเตอร์เฟซ ผู้ใช้สามารถปรับแต่งอัตโนมัติเพื่อธุรกิจ รู้สึกสะดวกสบายอยู่เสมอ ลองใช้การจัดกำหนด การอัจฉริยะ

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วยให้ติดต่อสื่อสารระหว่างกันอย่างสะดวกรวดเร็ว โดยใช้โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ หรือในรูปของ สิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสารนิเทศ เช่น ช่วยนักวิทยาศาสตร์ วิศวกร ด้วยการช่วย คำนวณตัวเลขที่ยุ่งยาก ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ด้วยมือ อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงสารนิเทศดีกว่าสมัยก่อน ทำให้ผู้ใช้สารนิเทศมี ทางเลือกที่ ดีกว่า มีประสิทธิภาพกว่า และสามารถแข่งขันกับผู้อื่นได้ดีกว่า

ที่มา/อ้างอิง https://sites.google.com/site/pukhamsang/khwam-ru-reuxng-sarsnthes-1 https://www.microsoft.com/th-th/microsoft-teams/download-app https://www.iphonemod.net/4apps_work_from_home.html http://www.thaismescenter.com/12-%E0%B9%81%E0%-work-from-home/

ขอจบการนำเสนอ