saraban

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา ระเบยี บสาํ นักนายกรฐั มนตรี วา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยทเ่ี ปน การสมควรปรับปรุงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ เสียใหมใหเหมาะสมย่งิ ขนึ้ คณะรัฐมนตรจี ึงวางระเบียบไว ดงั ตอไปนี้ ขอ ๑ ระเบยี บนี้เรียกวา “ระเบียบสํานกั นายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖” ขอ ๒ ระเบียบน้ีใหใ ชบ ังคบั ตงั้ แตวนั ที่ ๑ มิถุนายน ๒๕๒๖ เปน ตน ไป ขอ ๓ ใหยกเลกิ ๓.๑ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรวี าดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ ๓.๒ ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรีวาดวยการลงชื่อในหนังสือราชการ พ.ศ. ๒๕๐๗ ๓.๓ ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรีวาดวยการลงชื่อในหนังสือราชการ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๑๖ บรรดาระเบียบ ขอบังคับ มติของคณะรัฐมนตรี และคําส่ังอ่ืนใด ในสวนที่กําหนดไวแลว ในระเบยี บน้ี หรือซึง่ ขัด หรอื แยง กับระเบยี บน้ี ใหใชร ะเบยี บน้แี ทน เวนแตก รณที ี่กลาวในขอ ๕ ขอ ๔ ระเบียบน้ใี หใชบ ังคับแกสวนราชการ สวนราชการใดมีความจําเปนที่จะตองปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากท่ีไดกําหนดไว ในระเบยี บนใ้ี หข อทาํ ความตกลงกับผูรกั ษาการตามระเบยี บนี้ ขอ ๕ ในกรณีทก่ี ฎหมาย หรอื ระเบียบวาดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ กําหนดวิธี ปฏบิ ตั เิ กีย่ วกับงานสารบรรณไวเปนอยางอน่ื ใหถ ือปฏิบัตติ ามกฎหมาย หรือระเบยี บวา ดว ยการนนั้ ขอ ๖ ในระเบียบน้ี “งานสารบรรณ” หมายความวา งานที่เก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทํา การรับ การสง การเกบ็ รกั ษา การยืม จนถงึ การทาํ ลาย “หนังสือ” หมายความวา หนังสือราชการ “สวนราชการ” หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สํานกั งาน หรือหนวยงานอน่ื ใดของรัฐ ทัง้ ในราชการบรหิ ารสวนกลาง ราชการบริหารสว นภมู ิภาค ราชการบริหารสวนทองถ่ิน หรือในตางประเทศ และใหหมายความรวมถงึ คณะกรรมการดว ย

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา “คณะกรรมการ” หมายความวา คณะบุคคลที่ไดรับมอบหมายจากทางราชการใหปฏิบัติงาน ในเรือ่ งใด ๆ และใหหมายความรวมถึงคณะอนกุ รรมการ คณะทาํ งาน หรือคณะบุคคลอ่ืนท่ีปฏิบัติงาน ในลกั ษณะเดียวกัน ขอ ๗ คาํ อธิบายซ่งึ กาํ หนดไวทายระเบียบ ใหถ ือวาเปนสว นประกอบท่ีใชในงานสารบรรณ และใหใชเ ปน แนวทางในการปฏบิ ัติ ขอ ๘ ใหปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบียบน้ี และใหมีอํานาจตีความและ วินิจฉยั ปญ หาเกีย่ วกบั การปฏบิ ัติตามระเบยี บน้ี รวมทง้ั การแกไขเพิ่มเติมภาคผนวกและจัดทําคําอธิบาย กับใหม ีหนา ที่ดาํ เนินการฝก อบรมเกีย่ วกบั งานสารบรรณ การตีความ การวนิ จิ ฉยั ปญหา และการแกไ ขเพ่มิ เตมิ ภาคผนวก และคําอธิบายตามวรรคหนึ่ง ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีจะขอความเห็นจากคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบ สํานกั นายกรฐั มนตรเี พ่ือประกอบการพจิ ารณาก็ได หมวด ๑ ชนดิ ของหนังสือ ขอ ๙ หนังสอื ราชการ คอื เอกสารท่เี ปนหลักฐานในราชการ ไดแก ๙.๑ หนงั สอื ทีม่ ีไปมาระหวางสว นราชการ ๙.๒ หนงั สอื ท่สี วนราชการมีไปถงึ หนวยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใชสวนราชการ หรือท่ีมีไปถึง บคุ คลภายนอก ๙.๓ หนังสือท่ีหนวยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใชสวนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึง สวนราชการ ๙.๔ เอกสารท่ที างราชการจัดทาํ ขนึ้ เพอื่ เปนหลกั ฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารทที่ างราชการจัดทาํ ข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ บังคบั ขอ ๑๐ หนังสือ มี ๖ ชนิด คือ ๑๐.๑ หนังสอื ภายนอก ๑๐.๒ หนงั สอื ภายใน ๑๐.๓ หนังสือประทับตรา

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา ๑๐.๔ หนังสือส่ังการ ๑๐.๕ หนงั สือประชาสมั พนั ธ ๑๐.๖ หนงั สือที่เจาหนาท่ที ําขึน้ หรอื รบั ไวเปนหลักฐานในราชการ สวนที่ ๑ หนังสอื ภายนอก ขอ ๑๑ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการท่ีเปนแบบพิธีโดยใชกระดาษตราครุฑ เปนหนังสือตดิ ตอระหวา งสวนราชการ หรอื สว นราชการมถี ึงหนวยงานอื่นใดซงึ่ มิใชส วนราชการ หรือ ทมี่ ถี ึงบคุ คลภายนอก ใหจ ัดทาํ ตามแบบท่ี ๑ ทา ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ ๑๑.๑ ที่ ใหล งรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ตามท่ีกําหนดไว ในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกําหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพ่ิมข้ึนไดต ามความจําเปน ๑๑.๒ สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงช่ือสวนราชการ สถานท่ีราชการ หรือ คณะกรรมการซึ่งเปน เจา ของหนังสือน้ัน และโดยปกติใหล งทีต่ ั้งไวด วย ๑๑.๓ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของป พทุ ธศักราชที่ออกหนงั สือ ๑๑.๔ เร่ือง ใหลงเรื่องยอท่ีเปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ เปน หนงั สือตอ เน่ือง โดยปกติใหล งเร่อื งของหนงั สือฉบบั เดมิ ๑๑.๕ คาํ ข้นึ ตน ใหใชค าํ ข้นึ ตนตามฐานะของผูร ับหนงั สอื ตามตารางการใชคําข้ึนตน สรรพนาม และคาํ ลงทา ย ทกี่ ําหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือ ชอ่ื บคุ คลในกรณที มี่ ถี งึ ตัวบุคคลไมเกี่ยวกับตําแหนง หนา ท่ี ๑๑.๖ อางถงึ (ถามี) ใหอ า งถงึ หนังสือท่ีเคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการ ผรู ับหนังสือไดรบั มากอนแลว จะจากสวนราชการใดก็ตาม โดยใหลงช่ือสวนราชการเจาของหนังสือ และเลขทีห่ นงั สอื วนั ท่ี เดอื น ปพทุ ธศกั ราช ของหนังสือนนั้ การอางถงึ ใหอ างถึงหนงั สอื ฉบบั สุดทายท่ีติดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแต มีเรื่องอ่นื ทเี่ ปนสาระสําคัญตอ งนาํ มาพิจารณา จึงอางถึงหนังสือฉบับอ่ืน ๆ ท่ีเก่ียวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะ ใหท ราบดว ย

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๔ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานเุ บกษา ๑๑.๗ ส่งิ ที่สง มาดวย (ถา มี) ใหล งชอ่ื ส่ิงของ เอกสาร หรอื บรรณสารท่ีสงไปพรอมกับ หนังสือนั้น ในกรณที ่ไี มสามารถสงไปในซองเดียวกันได ใหแ จง ดวยวาสง ไปโดยทางใด ๑๑.๘ ขอความ ใหล งสาระสาํ คัญของเร่อื งใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงค หลายประการใหแ ยกเปน ขอ ๆ ๑๑.๙ คําลงทา ย ใหใชค ําลงทา ยตามฐานะของผรู ับหนงั สอื ตามตารางการใชคําข้ึนตน สรรพนาม และคาํ ลงทาย ทก่ี ําหนดไวในภาคผนวก ๒ ๑๑.๑๐ ลงช่ือ ใหลงลายมือช่ือเจาของหนังสือ และใหพิมพช่ือเต็มของเจาของ ลายมอื ชื่อไวใ ตล ายมือชื่อ ตามรายละเอียดทก่ี ําหนดไวใ นภาคผนวก ๓ ๑๑.๑๑ ตาํ แหนง ใหลงตําแหนง ของเจา ของหนังสือ ๑๑.๑๒ สวนราชการเจาของเรือ่ ง ใหล งชอื่ สวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงาน ท่ีออกหนังสือ ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกระทรวง หรือทบวง ใหลงช่ือสวนราชการ เจา ของเรื่องทง้ั ระดบั กรมและกอง ถา สว นราชการท่ีออกหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ใหลงช่ือสวนราชการ เจาของเรื่องเพยี งระดบั กองหรือหนว ยงานทีร่ ับผิดชอบ ๑๑.๑๓ โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสว นราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงาน ทอ่ี อกหนังสือและหมายเลขภายในตูสาขา (ถา มี) ไวด วย ๑๑.๑๔ สําเนาสง (ถามี) ในกรณีท่ีผูสงจัดทําสําเนาสงไปใหสวนราชการ หรือ บคุ คลอนื่ ทราบ และประสงคจะใหผรู บั ทราบวาไดมีสําเนาสงไปใหผูใดแลว ใหพิมพช่ือเต็ม หรือชื่อยอ ของสวนราชการหรือชื่อบุคคลทีส่ งสําเนาไปให เพ่ือใหเ ปนทีเ่ ขาใจระหวางผูสงและผูรับ ถาหากมีรายชื่อ ทีส่ ง มากใหพมิ พว า สง ไปตามรายช่ือทแี่ นบ และแนบรายชื่อไปดว ย สว นท่ี ๒ หนังสือภายใน ขอ ๑๒ หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการท่ีเปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก เปน หนงั สอื ติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึกขอความ และ ใหจัดทาํ ตามแบบท่ี ๒ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๕ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานเุ บกษา ๑๒.๑ สวนราชการ ใหลงชอื่ สว นราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงานท่ีออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถาสวนราชการท่ีออกหนังสืออยูในระดับกรมข้ึนไป ใหลงช่ือ สวนราชการเจาของเรอ่ื งทั้งระดับกรมและกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับตํ่ากวากรมลงมา ใหลงช่ือสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกอง หรือสวนราชการเจาของเร่ืองพรอมท้ังหมายเลข โทรศัพท (ถาม)ี ๑๒.๒ ท่ี ใหล งรหสั ตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเร่ือง ตามท่ีกําหนดไว ในภาคผนวก ๑ ทบั เลขทะเบยี นหนงั สือสง สําหรบั หนงั สอื ของคณะกรรมการใหก ําหนดรหัสตวั พยัญชนะ เพม่ิ ข้ึนไดตามความจําเปน ๑๒.๓ วันท่ี ใหลงตัวเลขของวันที่ ชือ่ เต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราช ที่ออกหนังสือ ๑๒.๔ เรื่อง ใหลงเรื่องยอท่ีเปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ี เปน หนังสือตอเน่ือง โดยปกตใิ หลงเร่อื งของหนงั สือฉบับเดิม ๑๒.๕ คาํ ขึ้นตน ใหใชค าํ ขึน้ ตน ตามฐานะของผูรบั หนังสอื ตามตารางการใชคําข้ึนตน สรรพนาม และคําลงทาย ทกี่ ําหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือน้ันมีถึง หรือ ชอื่ บุคคลในกรณที ี่มีถึงตัวบคุ คลไมเ กีย่ วกบั ตาํ แหนงหนา ท่ี ๑๒.๖ ขอ ความ ใหลงสาระสาํ คัญของเรอื่ งใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงค หลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณีท่ีมีการอางถึงหนังสือท่ีเคยมีติดตอกันหรือมีส่ิงที่สงมาดวย ใหระบไุ วใ นขอนี้ ๑๒.๗ ลงช่อื และตําแหนง ใหป ฏบิ ัตติ ามขอ ๑๑.๑๐ และขอ ๑๑.๑๑ โดยอนุโลม ในกรณีทกี่ ระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงคจะกําหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพ่อื ใชตามความเหมาะสมก็ใหกระทาํ ได สว นท่ี ๓ หนังสอื ประทับตรา ขอ ๑๓ หนังสือประทบั ตรา คือ หนังสือทใ่ี ชป ระทบั ตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราชการ ระดบั กรมข้ึนไป โดยใหห ัวหนา สว นราชการระดบั กอง หรือผูท่ีไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการ ระดบั กรมขน้ึ ไป เปนผูรบั ผิดชอบลงช่อื ยอกํากับตรา

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๖ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา หนังสอื ประทบั ตราใหใ ชไ ดท ้ังระหวางสว นราชการกับสว นราชการ และระหวา งสวนราชการ กับบคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีทไี่ มใชเรือ่ งสําคัญ ไดแก ๑๓.๑ การขอรายละเอยี ดเพมิ่ เติม ๑๓.๒ การสงสาํ เนาหนังสือ ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร ๑๓.๓ การตอบรับทราบที่ไมเ กยี่ วกบั ราชการสาํ คัญ หรือการเงนิ ๑๓.๔ การแจง ผลงานทไ่ี ดดําเนินการไปแลวใหสว นราชการทีเ่ ก่ยี วของทราบ ๑๓.๕ การเตือนเรอื่ งท่คี า ง ๑๓.๖ เร่ืองซึ่งหัวหนาสว นราชการระดับกรมขน้ึ ไปกําหนดโดยทําเปนคําส่ัง ใหใช หนังสือประทับตรา ขอ ๑๔ หนังสือประทบั ตรา ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบที่ ๓ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี ๑๔.๑ ที่ ใหล งรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ตามที่กําหนดไว ในภาคผนวก ๑ ทบั เลขทะเบยี นหนังสือสง ๑๔.๒ ถึง ใหลงช่อื สวนราชการ หนวยงาน หรอื บุคคลที่หนังสอื นน้ั มถี ึง ๑๔.๓ ขอ ความ ใหล งสาระสําคัญของเรือ่ งใหชัดเจนและเขา ใจงา ย ๑๔.๔ ช่ือสวนราชการทีส่ ง หนงั สือออก ใหลงชื่อสว นราชการทส่ี ง หนังสอื ออก ๑๔.๕ ตราชอื่ สวนราชการ ใหประทบั ตราช่ือสว นราชการตามขอ ๗๒ ดวยหมึกแดง และใหผูรบั ผิดชอบลงลายมอื ชอื่ ยอ กํากบั ตรา ๑๔.๖ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลขของป พุทธศักราชทอี่ อกหนังสือ ๑๔.๗ สวนราชการเจาของเร่อื ง ใหลงชอ่ื สวนราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงาน ทอี่ อกหนังสือ ๑๔.๘ โทร. หรือท่ีต้ัง ใหล งหมายเลขโทรศพั ทของสวนราชการเจาของเรื่อง และ หมายเลขภายในตูส าขา (ถามี) ดวย ในกรณีที่ไมมีโทรศัพท ใหลงที่ต้ังของสวนราชการเจาของเร่ือง โดยใหลงตาํ บลที่อยตู ามความจําเปน และแขวงไปรษณีย (ถา มี)

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๗ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา สว นที่ ๔ หนังสอื สั่งการ ขอ ๑๕ หนังสือสงั่ การ ใหใ ชต ามแบบทีก่ าํ หนดไวในระเบยี บน้ี เวน แตจ ะมีกฎหมายกําหนดแบบไว โดยเฉพาะ หนงั สือส่งั การมี ๓ ชนดิ ไดแ ก คําส่ัง ระเบียบ และขอ บงั คับ ขอ ๑๖ คําส่ัง คือ บรรดาขอความที่ผูบังคับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบดวยกฎหมาย ใชก ระดาษตราครฑุ และใหจ ัดทําตามแบบท่ี ๔ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี ๑๖.๑ คําสั่ง ใหลงชือ่ สวนราชการ หรอื ตาํ แหนง ของผมู อี ํานาจทีอ่ อกคําสงั่ ๑๖.๒ ท่ี ใหลงเลขที่ที่ออกคําส่ัง โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงเปนลําดับไป จนสิ้นปปฏิทนิ ทับเลขปพทุ ธศักราชทอ่ี อกคําส่ัง ๑๖.๓ เรอื่ ง ใหลงชอ่ื เร่อื งทอี่ อกคาํ สงั่ ๑๖.๔ ขอความ ใหอางเหตุที่ออกคําส่ัง และอางถึงอํานาจที่ใหออกคําสั่ง (ถามี) ไวดว ย แลว จงึ ลงขอ ความทส่ี งั่ และวนั ใชบ งั คบั ๑๖.๕ สั่ง ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของป พทุ ธศักราชท่อี อกคําส่งั ๑๖.๖ ลงช่ือ ใหลงลายมือช่อื ผูอ อกคําส่ัง และพมิ พช่อื เต็มของเจาของลายมือชื่อไว ใตลายมือชอ่ื ๑๖.๗ ตาํ แหนง ใหลงตาํ แหนง ของผูออกคําสงั่ ขอ ๑๗ ระเบยี บ คอื บรรดาขอความท่ผี มู ีอาํ นาจหนาที่ไดวางไว โดยจะอาศัยอํานาจของกฎหมาย หรือไมก ็ได เพ่อื ถอื เปน หลักปฏิบัติงานเปนการประจํา ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบท่ี ๕ ทายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๑๗.๑ ระเบยี บ ใหลงช่อื สวนราชการท่ีออกระเบียบ ๑๗.๒ วาดว ย ใหล งชอ่ื ของระเบียบ ๑๗.๓ ฉบับท่ี ถาเปนระเบียบที่กลาวถึงเปนคร้ังแรกในเรื่องนั้น ไมตองลงวา เปนฉบบั ทเ่ี ทา ใด แตถาเปน ระเบยี บเรอ่ื งเดยี วกนั ทมี่ ีการแกไ ขเพม่ิ เตมิ ใหล งเปน ฉบับท่ี ๒ และท่ีถัด ๆ ไปตามลาํ ดับ

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๘ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ๑๗.๔ พ.ศ. ใหล งตวั เลขของปพทุ ธศกั ราชท่ีออกระเบียบ ๑๗.๕ ขอ ความ ใหอางเหตุผลโดยยอ เพื่อแสดงถึงความมุงหมายท่ีตองออกระเบียบ และอางถึงกฎหมายทใี่ หอ าํ นาจออกระเบยี บ (ถาม)ี ๑๗.๖ ขอ ใหเรียงขอความทจ่ี ะใชเ ปนระเบียบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนช่ือระเบียบ ขอ ๒ เปนวนั ใชบ งั คับกาํ หนดวาใหใ ชบงั คับตั้งแตเมือ่ ใด และขอ สุดทาย เปนขอผูรักษาการ ระเบียบใด ถา มมี ากขอหรือหลายเร่อื ง จะแบง เปน หมวดกไ็ ด โดยใหยา ยขอ ผูรักษาการไปเปนขอสุดทายกอนที่จะข้ึน หมวด ๑ ๑๗.๗ ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล งตัวเลขของวนั ที่ ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของป พทุ ธศักราชทอี่ อกระเบียบ ๑๗.๘ ลงชื่อ ใหลงลายมือช่อื ผูออกระเบียบ และพมิ พช ่อื เต็มของเจา ของลายมือช่ือไว ใตล ายมือชือ่ ๑๗.๙ ตําแหนง ใหล งตําแหนงของผูออกระเบียบ ขอ ๑๘ ขอบงั คบั คอื บรรดาขอความทีผ่ มู อี าํ นาจหนาท่ีกําหนดใหใชโดยอาศัยอํานาจของกฎหมาย ท่บี ัญญตั ิใหกระทาํ ได ใชกระดาษตราครฑุ และใหจดั ทาํ ตามแบบท่ี ๖ ทา ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี ๑๘.๑ ขอ บงั คบั ใหล งชอื่ สวนราชการทอ่ี อกขอบงั คบั ๑๘.๒ วา ดวย ใหลงช่ือของขอ บงั คบั ๑๘.๓ ฉบับท่ี ถาเปนขอบังคับท่ีกลาวถึงเปนครั้งแรกในเร่ืองนั้น ไมตองลงวา เปน ฉบบั ท่ีเทา ใด แตถา เปนขอ บังคบั เรอ่ื งเดยี วกันท่ีมีการแกไขเพ่มิ เติมใหล งเปน ฉบบั ที่ ๒ และทถี่ ดั ๆ ไป ตามลําดับ ๑๘.๔ พ.ศ. ใหลงตัวเลขของปพทุ ธศักราชท่อี อกขอบังคับ ๑๘.๕ ขอ ความ ใหอา งเหตุผลโดยยอ เพื่อแสดงถงึ ความมงุ หมายทีต่ องออกขอบังคับ และอา งถึงกฎหมายท่ีใหอ าํ นาจออกขอบงั คบั ๑๘.๖ ขอ ใหเรียงขอ ความทจี่ ะใชบ ังคบั เปน ขอ ๆ โดยให ขอ ๑ เปนชื่อขอบังคับ ขอ ๒ เปนวนั ใชบงั คับกําหนดวา ใหใ ชบงั คับต้งั แตเ ม่ือใด และขอ สุดทายเปนขอผูรักษาการ ขอบังคับใด ถา มมี ากขอ หรือหลายเรอื่ งจะแบงเปนหมวดก็ได โดยใหยายขอผูรักษาการไปเปนขอสุดทายกอนที่จะข้ึน หมวด ๑

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๙ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา ๑๘.๗ ประกาศ ณ วนั ที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราช ท่อี อกขอ บงั คบั ๑๘.๘ ลงชอื่ ใหลงลายมอื ชื่อผูอ อกขอ บังคับ และพิมพช่ือเต็มของเจาของลายมือชื่อไว ใตล ายมอื ชื่อ ๑๘.๙ ตําแหนง ใหล งตาํ แหนง ของผอู อกขอ บงั คับ สวนที่ ๕ หนังสอื ประชาสมั พนั ธ ขอ ๑๙ หนงั สอื ประชาสัมพันธ ใหใชตามแบบที่กําหนดไวในระเบียบนี้ เวนแตจะมีกฎหมาย กาํ หนดแบบไวโ ดยเฉพาะ หนงั สอื ประชาสมั พนั ธมี ๓ ชนิด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขา ว ขอ ๒๐ ประกาศ คือ บรรดาขอความท่ีทางราชการประกาศหรือชี้แจงใหทราบ หรือแนะแนว ทางปฏบิ ตั ิ ใชก ระดาษตราครฑุ และใหจ ดั ทําตามแบบท่ี ๗ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๒๐.๑ ประกาศ ใหล งช่อื สวนราชการท่ีออกประกาศ ๒๐.๒ เรอ่ื ง ใหล งช่อื เร่อื งทปี่ ระกาศ ๒๐.๓ ขอความ ใหอางเหตผุ ลท่ตี อ งออกประกาศและขอความท่ีประกาศ ๒๐.๔ ประกาศ ณ วนั ที่ ใหลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปพ ทุ ธศักราชท่ีออกประกาศ ๒๐.๕ ลงชื่อ ใหลงลายมอื ชอ่ื ผอู อกประกาศ และพมิ พช อื่ เต็มของเจา ของลายมือช่ือ ไวใตล ายมอื ชื่อ ๒๐.๖ ตําแหนง ใหลงตําแหนง ของผอู อกประกาศ ในกรณีทก่ี ฎหมายกําหนดใหทาํ เปนแจงความ ใหเปลยี่ นคาํ วา ประกาศ เปน แจง ความ ขอ ๒๑ แถลงการณ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการแถลงเพ่ือทําความเขาใจในกิจการ ของทางราชการ หรือเหตุการณหรือกรณีใด ๆ ใหทราบชัดเจนโดยท่ัวกัน ใชกระดาษตราครุฑ และ ใหจัดทาํ ตามแบบท่ี ๘ ทา ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๐ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ๒๑.๑ แถลงการณ ใหล งชอื่ สวนราชการทอี่ อกแถลงการณ ๒๑.๒ เรื่อง ใหล งชื่อเรื่องทอ่ี อกแถลงการณ ๒๑.๓ ฉบับที่ ใชในกรณีที่จะตองออกแถลงการณหลายฉบับในเรื่องเดียว ท่ีตอ เนอื่ งกนั ใหลงฉบับที่เรียงตามลาํ ดับไวดว ย ๒๑.๔ ขอ ความ ใหอา งเหตุผลทตี่ องออกแถลงการณและขอ ความที่แถลงการณ ๒๑.๕ สว นราชการทีอ่ อกแถลงการณ ใหล งชือ่ สวนราชการทีอ่ อกแถลงการณ ๒๑.๖ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศกั ราชท่ีออกแถลงการณ ขอ ๒๒ ขาว คือ บรรดาขอความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจัดทํา ตามแบบท่ี ๙ ทา ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี ๒๒.๑ ขาว ใหล งชื่อสว นราชการท่อี อกขาว ๒๒.๒ เรื่อง ใหล งช่ือเร่ืองที่ออกขา ว ๒๒.๓ ฉบับท่ี ใชในกรณีที่จะตองออกขาวหลายฉบับในเรื่องเดียวท่ีตอเน่ืองกัน ใหลงฉบบั ที่เรยี งตามลาํ ดบั ไวดว ย ๒๒.๔ ขอ ความ ใหล งรายละเอียดเกีย่ วกับเรอ่ื งของขา ว ๒๒.๕ สวนราชการทีอ่ อกขา ว ใหล งชอื่ สว นราชการท่ีออกขาว ๒๒.๖ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปพ ทุ ธศกั ราชที่ออกขา ว สวนที่ ๖ หนงั สอื ทเี่ จาหนา ทท่ี าํ ขึ้นหรอื รบั ไวเ ปน หลักฐานในราชการ ขอ ๒๓ หนงั สือทเ่ี จา หนาทีท่ ําขึน้ หรอื รบั ไวเ ปนหลกั ฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการ ทําขึ้นนอกจากที่กลาวมาแลวขางตน หรือหนังสือท่ีหนวยงานอื่นใดซ่ึงมิใชสวนราชการ หรือ บุคคลภายนอกมีมาถึงสว นราชการ และสวนราชการรับไวเปนหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือ หนงั สอื รบั รอง รายงานการประชมุ บนั ทึก และหนังสอื อ่ืน

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๑ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ขอ ๒๔ หนังสือรบั รอง คือ หนงั สอื ทส่ี วนราชการออกใหเ พ่อื รบั รองแก บุคคล นิติบุคคล หรือหนว ยงาน เพือ่ วัตถุประสงคอยางหนึง่ อยางใดใหป รากฏแกบุคคลโดยท่ัวไปไมจ าํ เพาะเจาะจง ใชกระดาษ ตราครฑุ และใหจ ัดทําตามแบบที่ ๑๐ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี ๒๔.๑ เลขท่ี ใหล งเลขทีข่ องหนงั สือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแตเลข ๑ เรียงเปน ลําดับไปจนถงึ ส้ินปปฏทิ นิ ทบั เลขปพุทธศักราชทอ่ี อกหนังสือรับรอง หรือลงเลขท่ีของหนังสือท่ัวไป ตามแบบหนังสือภายนอกอยางหน่ึงอยางใด ๒๔.๒ สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อของสวนราชการซึ่งเปนเจาของ หนังสอื นั้น และจะลงสถานท่ตี ้งั ของสว นราชการเจา ของหนังสอื ดว ยกไ็ ด ๒๔.๓ ขอความ ใหลงขอความข้ึนตนวา หนังสือฉบับนี้ใหไวเพ่ือรับรองวา แลวตอดวยชอื่ บุคคล นิตบิ คุ คล หรือหนว ยงานท่ีทางราชการรับรอง ในกรณีเปนบุคคลใหพิมพช่ือเต็ม โดยมีคํานําหนา นาม ช่อื นามสกุล ตําแหนง หนาที่ และสังกัดหนวยงานท่ีผูนั้นทํางานอยูอยางชัดแจง แลวจงึ ลงขอ ความที่รบั รอง ๒๔.๔ ใหไว ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศกั ราชทอี่ อกหนังสือรบั รอง ๒๔.๕ ลงช่ือ ใหลงลายมือชื่อหัวหนาสวนราชการผอู อกหนังสือ หรือผูท ่ีไดร บั มอบหมาย และพิมพชอ่ื เตม็ ของเจาของลายมอื ช่อื ไวใตล ายมือช่ือ ๒๔.๖ ตาํ แหนง ใหล งตําแหนง ของผลู งลายมือชื่อในหนงั สอื ๒๔.๗ รปู ถา ยและลายมอื ช่ือผไู ดรบั การรบั รอง ในกรณีที่การรับรองเปนเร่ืองสําคัญ ท่อี อกใหแกบ คุ คลใหต ิดรปู ถายของผูท่ีไดร ับการรับรอง ขนาด ๔ × ๖ เซนตเิ มตร หนาตรง ไมส วมหมวก ประทับตราชื่อสวนราชการท่ีออกหนังสือบนขอบลางดานขวาของรูปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผูนั้นลงลายมอื ชือ่ ไวใตร ปู ถา ยพรอ มทั้งพิมพช ่ือเตม็ ของเจาของลายมือช่ือไวใตลายมือช่ือดว ย ขอ ๒๕ รายงานการประชุม คือ การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผูมาประชุม ผูเขารวมประชุม และมติของทป่ี ระชุมไวเปน หลักฐาน ใหจัดทําตามแบบท่ี ๑๑ ทายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๒๕.๑ รายงานการประชุม ใหลงช่อื คณะที่ประชุม หรือช่อื การประชมุ น้นั ๒๕.๒ ครั้งที่ ใหล งครง้ั ท่ีประชมุ ๒๕.๓ เมอื่ ใหล งวนั เดือน ปท่ีประชุม

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๒ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานเุ บกษา ๒๕.๔ ณ ใหล งสถานท่ีที่ประชุม ๒๕.๕ ผมู าประชมุ ใหล งช่อื และหรอื ตาํ แหนง ของผไู ดรับแตงต้ังเปนคณะท่ีประชุม ซง่ึ มาประชุม ในกรณที ี่มผี มู าประชุมแทนใหลงช่ือผมู าประชมุ แทน และลงวามาประชุมแทนผูใดหรือ ตําแหนง ใด ๒๕.๖ ผูไมมาประชุม ใหลงช่ือและหรือตําแหนงของผูที่ไดรับแตงต้ังเปนคณะ ที่ประชุม ซงึ่ มิไดม าประชุมพรอมทั้งเหตผุ ล (ถามี) ๒๕.๗ ผูเขารวมประชุม ใหลงช่ือและหรือตําแหนงของผูที่มิไดรับการแตงตั้ง เปน คณะทีป่ ระชมุ ซึ่งไดเขา รวมประชุม (ถา ม)ี ๒๕.๘ เร่มิ ประชุมเวลา ใหลงเวลาท่ีเรมิ่ ประชุม ๒๕.๙ ขอความ ใหบันทึกขอความท่ีประชุม โดยปกติใหเร่ิมตนดวยประธาน กลา วเปด ประชมุ และเรือ่ งทปี่ ระชมุ กบั มติ หรอื ขอสรุปของที่ประชมุ ในแตล ะเร่อื งตามลําดบั ๒๕.๑๐ เลกิ ประชุมเวลา ใหล งเวลาทเี่ ลิกประชมุ ๒๕.๑๑ ผจู ดรายงานการประชุม ใหล งชือ่ ผูจดรายงานการประชุมคร้งั นน้ั ขอ ๒๖ บันทกึ คือ ขอความซ่งึ ผูใตบังคบั บัญชาเสนอตอผูบังคับบัญชา หรือผูบังคับบัญชา สงั่ การแกผูใตบ ังคับบัญชา หรือขอความท่ีเจาหนา ท่ี หรือหนวยงานระดับตํ่ากวา สวนราชการระดับกรม ตดิ ตอกนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกติใหใ ชกระดาษบันทกึ ขอความ และใหมหี ัวขอ ดงั ตอ ไปน้ี ๒๖.๑ ชอื่ หรือตําแหนงที่บันทกึ ถงึ โดยใชค าํ ขน้ึ ตน ตามท่กี ําหนดไวในภาคผนวก ๒ ๒๖.๒ สาระสาํ คัญของเร่อื ง ใหลงใจความของเรอ่ื งท่ีบันทกึ ถามีเอกสารประกอบ ก็ใหระบุไวดวย ๒๖.๓ ช่อื และตาํ แหนง ใหลงลายมือช่ือและตําแหนงของผูบันทึก และในกรณีท่ี ไมใชกระดาษบนั ทึกขอ ความ ใหลงวนั เดอื น ปท ีบ่ ันทึกไวดวย การบันทึกตอเนื่อง โดยปกติใหผูบ นั ทึกระบคุ าํ ข้นึ ตน ใจความบันทึก และลงชื่อเชนเดียวกับ ท่ีไดกลาวไวข า งตน และใหลงวัน เดือน ป กํากบั ใตลายมอื ช่อื ผูบันทึก หากไมมีความเห็นใดเพ่ิมเติม ใหล งชอ่ื และวนั เดอื น ป กาํ กบั เทานน้ั ขอ ๒๗ หนังสอื อื่น คอื หนังสอื หรือเอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดข้ึนเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจาหนาท่ี เพอื่ เปนหลักฐานในทางราชการ ซ่ึงรวมถงึ ภาพถา ย ฟลม แถบบันทึกเสยี ง แถบบนั ทกึ ภาพดวย หรือ

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๓ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา หนงั สอื ของบุคคลภายนอก ทย่ี ื่นตอ เจาหนาที่และเจา หนาท่ีไดรับเขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรมจะกําหนดขึ้นใชตามความเหมาะสม เวนแตมีแบบตามกฎหมาย เฉพาะเร่อื งใหทาํ ตามแบบ เชน โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคํารอ ง เปน ตน สวนท่ี ๗ บทเบด็ เตลด็ ขอ ๒๘ หนังสือท่ีตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติ เปนหนังสือท่ีตองจัดสงและดําเนินการ ทางสารบรรณดวยความรวดเรว็ เปนพเิ ศษ แบงเปน ๓ ประเภท คือ ๒๘.๑ ดวนที่สดุ ใหเ จา หนา ที่ปฏบิ ัติในทนั ทีท่ีไดรับหนงั สือนน้ั ๒๘.๒ ดวนมาก ใหเจา หนา ท่ีปฏบิ ตั ิโดยเร็ว ๒๘.๓ ดวน ใหเ จา หนา ทีป่ ฏบิ ตั ิเร็วกวา ปกติ เทา ท่จี ะทําได ใหระบชุ น้ั ความเร็วดวยตัวอักษรสีแดงขนาดไมเ ลก็ กวา ตัวพมิ พโปง ๓๒ พอยท ใหเ หน็ ไดชัด บนหนงั สือและบนซอง ตามทก่ี าํ หนดไวใ นแบบท่ี ๑ แบบที่ ๒ แบบท่ี ๓ และแบบท่ี ๑๕ ทายระเบียบ โดยใหร ะบุคาํ วา ดวนท่ีสุด ดวนมาก หรอื ดวน สาํ หรับหนังสือตามขอ ๒๘.๑ ขอ ๒๘.๒ และขอ ๒๘.๓ แลว แตกรณี ในกรณที ีต่ องการใหห นงั สือสงถึงผรู ับภายในเวลาทีก่ าํ หนด ใหร ะบคุ ําวา ดว นภายใน แลวลงวนั เดอื น ป และกาํ หนดเวลาทีต่ อ งการใหหนงั สือนั้นไปถึงผูรับ กับใหเจาหนาท่ีสงถึงผูรับซ่ึงระบุบนหนาซอง ภายในเวลาทกี่ าํ หนด ขอ ๒๙ เร่ืองราชการที่จะดําเนินการหรือสั่งการดวยหนังสือไดไมทัน ใหสงขอความ ทางเคร่ืองมือส่ือสาร เชน โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศัพท วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรอื วิทยุโทรทัศน เปนตน และใหผูรับปฏิบัติเชนเดียวกับไดรับหนังสือ ในกรณีท่ีจําเปนตองยืนยัน เปนหนังสอื ใหทาํ หนงั สือยืนยันตามไปทันที การสง ขอความทางเคร่อื งมอื สอ่ื สารซึง่ ไมม ีหลกั ฐานปรากฏชดั แจง เชน ทางโทรศัพท วิทยุสื่อสาร วทิ ยกุ ระจายเสยี ง หรอื วิทยุโทรทศั น เปนตน ใหผ สู งและผูรบั บันทึกขอ ความไวเปน หลักฐาน

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๔ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ขอ ๓๐ หนงั สือท่ีจดั ทําข้นึ โดยปกติใหม สี ําเนาคฉู บับเก็บไวท ่ตี นเรื่อง ๑ ฉบบั และใหม สี าํ เนา เก็บไวท ีห่ นว ยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบับ สําเนาคูฉบับใหผูลงชื่อลงลายมือชื่อ หรือลายมือช่ือยอ และใหผูราง ผูพิมพ และผูตรวจ ลงลายมือชือ่ หรอื ลายมอื ช่อื ยอไวทีข่ า งทายขอบลา งดานขวาของหนงั สือ ขอ ๓๑ หนังสือที่เจาของหนังสือเห็นวามีสวนราชการอ่ืนที่เก่ียวของควรไดรับทราบดวย โดยปกติใหสงสาํ เนาไปใหทราบโดยทาํ เปนหนงั สือประทบั ตรา สําเนาหนังสอื นี้ใหมีคาํ รับรองวา สาํ เนาถูกตอง โดยใหเจาหนาที่ตั้งแตระดับ ๒ หรือเทียบเทาข้ึนไป ซึ่งเปน เจาของเรอ่ื งลงลายมอื ช่ือรับรอง พรอ มทั้งลงชอ่ื ตวั บรรจง และตําแหนงทีข่ อบลางของหนงั สือ ขอ ๓๒ หนังสือเวียน คอื หนงั สอื ทีม่ ถี ึงผูร ับเปน จํานวนมาก มีใจความอยางเดีวยกัน ใหเพ่ิมรหัส ตวั พยญั ชนะ ว หนา เลขทะเบยี นหนังสอื สง ซงึ่ กาํ หนดเปน เลขทหี่ นังสือเวยี นโดยเฉพาะ เร่ิมตั้งแตเลข ๑ เรียงเปน ลาํ ดับไปจนถงึ ส้ินปปฏทิ ิน หรือใชเลขที่ของหนงั สือท่วั ไปตามแบบหนังสอื ภายนอกอยางหนึ่งอยา งใด เมื่อผรู บั ไดรบั หนังสือเวียนแลว เห็นวาเร่ืองนัน้ จะตอ งใหห นวยงาน หรือบคุ คลในบังคับบัญชา ในระดบั ตางๆ ไดรบั ทราบดว ย ก็ใหมหี นาที่จดั ทําสาํ เนา หรอื จัดสงใหห นว ยงาน หรือบุคคลเหลานนั้ โดยเร็ว ขอ ๓๓ สรรพนามท่ีใชในหนังสือ ใหใชตามฐานะแหงความสัมพันธระหวางเจาของ หนังสอื และผูรบั หนังสอื ตามภาคผนวก ๒ ขอ ๓๔ หนังสอื ภาษาตา งประเทศ ใหใ ชก ระดาษตราครุฑ หนงั สือทีเ่ ปนภาษาอังกฤษ ใหทําตามแบบทีก่ ําหนดไวในภาคผนวก ๔ สําหรบั หนงั สือท่ีเปนภาษาอ่นื ๆ ซึ่งมิใชภาษาองั กฤษ ใหเ ปนไปตามประเพณนี ิยม หมวด ๒ การรบั และสงหนังสือ สวนที่ ๑ การรับหนงั สอื ขอ ๓๕ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ไดรับเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาที่ของหนวยงาน สารบรรณกลางปฏิบัติตามทกี่ ําหนดไวใ นสว นน้ี

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๕ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา ขอ ๓๖ จัดลําดับความสําคัญและความเรงดว นของหนงั สอื เพ่อื ดําเนินการกอนหลัง และให ผเู ปดซองตรวจเอกสาร หากไมถูกตอ งใหต ิดตอสว นราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ เพ่ือดําเนนิ การใหถ ูกตอ ง หรือบันทึกขอบกพรอ งไวเปนหลักฐาน แลว จงึ ดาํ เนินการเรอ่ื งนน้ั ตอ ไป ขอ ๓๗ ประทบั ตรารับหนงั สอื ตามแบบท่ี ๑๒ ทายระเบียบ ท่ีมุมบนดานขวาของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี ๓๗.๑ เลขรับ ใหล งเลขที่รับตามเลขทร่ี บั ในทะเบียน ๓๗.๒ วันท่ี ใหลงวนั เดอื น ปทีร่ บั หนังสือ ๓๗.๓ เวลา ใหล งเวลาที่รับหนงั สอื ขอ ๓๘ ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบท่ี ๑๓ ทายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๓๘.๑ ทะเบียนหนงั สอื รับ วันท่ี เดอื น พ.ศ. ใหลงวัน เดอื น ปท ่ีลงทะเบียน ๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขลําดับของทะเบยี นหนงั สอื รบั เรยี งลําดบั ตดิ ตอ กนั ไป ตลอดปปฏทิ ิน เลขทะเบยี นของหนังสือรบั จะตอ งตรงกบั เลขที่ในตรารับหนังสือ ๓๘.๓ ท่ี ใหล งเลขทข่ี องหนังสือทร่ี บั เขามา ๓๘.๔ ลงวันที่ ใหล งวัน เดอื น ปของหนงั สอื ทีร่ ับเขามา ๓๘.๕ จาก ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ หรือช่ือสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีท่ไี มมีตาํ แหนง ๓๘.๖ ถงึ ใหล งตาํ แหนงของผทู ี่หนังสอื นน้ั มีถงึ หรอื ชอื่ สว นราชการ หรือช่ือบุคคล ในกรณีท่ไี มม ีตาํ แหนง ๓๘.๗ เรือ่ ง ใหลงช่อื เรอื่ งของหนงั สือฉบบั น้ัน ในกรณีที่ไมมีชอ่ื เร่ืองใหล งสรุปเร่ืองยอ ๓๘.๘ การปฏบิ ัติ ใหบันทกึ การปฏิบัติเก่ียวกบั หนงั สือฉบบั นน้ั ๓๘.๙ หมายเหตุ ใหบ ันทึกขอความอน่ื ใด (ถามี) ขอ ๓๙ จัดแยกหนังสือท่ีลงทะเบยี นรบั แลว สง ใหสวนราชการที่เก่ียวของดําเนินการ โดยใหลงชื่อ หนว ยงานทีร่ ับหนังสอื น้นั ในชอง การปฏิบตั ิ ถา มีชอ่ื บุคคล หรือตําแหนงท่ีเกี่ยวขอ งกับการรับหนังสือ ใหลงชือ่ หรือตาํ แหนง ไวด วย

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๖ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา การสงหนังสือที่ลงทะเบียนรับแลวไปใหสวนราชการที่เกี่ยวของดําเนินการตามวรรคหน่ึง จะสงโดยใชสมุดสงหนังสือตามขอ ๔๘ หรือใหผูรับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน ปที่รับหนังสือ ไวเปนหลกั ฐานในทะเบียนรับหนังสือกไ็ ด การดําเนินการตามขัน้ ตอนน้ี จะเสนอผา นผบู งั คบั บญั ชาผใู ดหรอื ไม ใหเปนไปตามท่ีหัวหนา สวนราชการกาํ หนด ถาหนังสือรับนั้นจะตองดําเนินเร่ืองในหนวยงานน้ันเองจนถึงขั้นไดตอบหนังสือไปแลว ใหลงทะเบยี นวาไดส ง ออกไปโดยหนงั สือท่เี ทา ใด วนั เดือน ปใด ขอ ๔๐ การรับหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน เมื่อผูรับไดรับหนังสือจากหนวยงาน สารบรรณกลางแลว ใหป ฏบิ ัตติ ามวิธีการท่กี ลา วขางตน โดยอนโุ ลม สวนที่ ๒ การสง หนงั สอื ขอ ๔๑ หนังสือสง คอื หนังสือท่ีสง ออกไปภายนอก ใหป ฏบิ ัตติ ามทก่ี าํ หนดไวใ นสวนน้ี ขอ ๔๒ ใหเ จาของเรอ่ื งตรวจความเรยี บรอยของหนังสือ รวมทง้ั สิ่งท่จี ะสงไปดวยใหครบถวน แลวสง เรื่องใหเ จา หนา ท่ขี องหนวยงานสารบรรณกลางเพ่อื สง ออก ขอ ๔๓ เมือ่ เจา หนา ท่ขี องหนวยงานสารบรรณกลางไดรบั เร่อื งแลว ใหป ฏบิ ตั ดิ ังนี้ ๔๓.๑ ลงทะเบยี นสง หนงั สอื ในทะเบียนหนังสือสงตามแบบที่ ๑๔ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ ๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนังสือสง วันท่ี เดือน พ.ศ. ใหลงวัน เดือน ป ท่ีลงทะเบียน ๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนสง ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือสงเรียงลําดับ ติดตอกนั ไปตลอดปป ฏทิ ิน ๔๓.๑.๓ ที่ ใหลงรหสั ตัวพยัญชนะ และเลขประจําของสวนราชการเจาของเรื่อง ในหนังสอื ทจ่ี ะสงออก ถา ไมม ที ่ีดังกลา ว ชองนี้จะวาง ๔๓.๑.๔ ลงวนั ท่ี ใหล งวัน เดอื น ปท ่จี ะสง หนังสือนัน้ ออก

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๗ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานเุ บกษา ๔๓.๑.๕ จาก ใหลงตาํ แหนงเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ หรือ ช่ือบุคคลในกรณีท่ไี มม ตี าํ แหนง ๔๓.๑.๖ ถงึ ใหล งตําแหนงของผูท ่หี นังสอื นั้นมถี งึ หรือช่ือสวนราชการ หรอื ชอ่ื บคุ คลในกรณที ไี่ มมีตําแหนง ๔๓.๑.๗ เร่ือง ใหล งชอื่ เรอื่ งของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ีไมมีช่ือเร่ือง ใหล งสรปุ เรอ่ื งยอ ๔๓.๑.๘ การปฏบิ ตั ิ ใหบ นั ทกึ การปฏบิ ัตเิ กีย่ วกบั หนังสอื ฉบบั นน้ั ๔๓.๑.๙ หมายเหตุ ใหบ นั ทึกขอความอ่ืนใด (ถาม)ี ๔๓.๒ ลงเลขท่ี และวนั เดือน ปใ นหนงั สอื ที่จะสง ออกทงั้ ในตน ฉบับ และสําเนาคูฉบับ ใหต รงกับเลขทะเบียนสง และวัน เดอื น ปในทะเบียนหนังสอื สง ตามขอ ๔๓.๑.๒ และขอ ๔๓.๑.๔ ขอ ๔๔ กอนบรรจุซอง ใหเจาหนาท่ีของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบรอย ของหนงั สอื ตลอดจนสงิ่ ที่สงไปดว ยอีกครง้ั หนงึ่ แลวปดผนกึ หนังสือทไี่ มม คี วามสําคัญมากนกั อาจสงไปโดยวิธีพับยึดติดดวยแถบกาว กาว เย็บดวยลวด หรอื วิธีอื่นแทนการบรรจุซอง ขอ ๔๕ การจา หนาซอง ใหปฏบิ ตั ติ ามแบบท่ี ๑๕ ทา ยระเบยี บ สาํ หรบั หนังสอื ทต่ี อ งปฏิบตั ิใหเรว็ กวาปกติ ใหปฏบิ ัติตามขอ ๒๘ ในกรณีไมใชสมดุ สงหนงั สอื ใหมีใบรบั หนังสอื ตามขอ ๔๙ แนบตดิ ซองไปดว ย ขอ ๔๖ การสง หนงั สือโดยทางไปรษณยี  ใหถือปฏิบัติตามระเบียบ หรือวิธีการท่ีการสื่อสาร แหง ประเทศไทยกาํ หนด การสงหนงั สอื ซง่ึ มใิ ชเปน การสงโดยทางไปรษณีย เมอ่ื สงหนังสือใหผูรับแลว ผูสงตองใหผูรับ ลงชอื่ รบั ในสมุดสงหนงั สอื หรอื ใบรบั แลว แตก รณี ถา เปน ใบรบั ใหนาํ ใบรับนัน้ มาผนึกติดไวทีส่ าํ เนาคฉู บับ ขอ ๔๗ หนังสือท่ีไดลงทะเบียนสง ในกรณีที่เปนการตอบหนังสือซึ่งรับเขามาใหลงทะเบียน วา หนังสือนนั้ ไดต อบตามหนังสอื รับทีเ่ ทา ใด วัน เดอื น ปใด ขอ ๔๘ สมุดสงหนังสือ ใหจัดทําตามแบบท่ี ๑๖ ทา ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๘.๑ เลขทะเบียน ใหลงเลขทะเบียนหนังสือสง ๔๘.๒ จาก ใหลงตําแหนง หรอื ชอ่ื สวนราชการ หรือชื่อบุคคลท่ีเปนเจาของหนงั สอื

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๘ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ๔๘.๓ ถึง ใหล งตาํ แหนง ของผูทีห่ นังสือนน้ั มีถงึ หรือชื่อสวนราชการ หรือช่ือบุคคล ในกรณีที่ไมมตี าํ แหนง ๔๘.๔ หนวยรบั ใหลงชอื่ สว นราชการทร่ี บั หนงั สอื ๔๘.๕ ผูร ับ ใหผูรบั หนงั สอื ลงช่ือท่ีสามารถอานออกได ๔๘.๖ วันและเวลา ใหผ ูรับหนังสอื ลงวนั เดอื น ป และเวลาท่ีรบั หนังสือ ๔๘.๗ หมายเหตุ ใหบันทกึ ขอความอ่ืนใด (ถา มี) ขอ ๔๙ ใบรบั หนงั สือ ใหจ ดั ทาํ ตามแบบที่ ๑๗ ทายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี ๔๙.๑ ที่ ใหล งเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น ๔๙.๒ ถงึ ใหลงตาํ แหนงของผทู ห่ี นังสอื นัน้ มีถงึ หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณที ่ไี มม ีตําแหนง ๔๙.๓ เรอ่ื ง ใหล งชอื่ เร่อื งของหนงั สือฉบบั น้นั ในกรณที ี่ไมม ชี ือ่ เรื่องใหลงสรุปเร่ืองยอ ๔๙.๔ รับวนั ท่ี ใหผ รู บั หนงั สอื ลงวนั เดือน ปทร่ี ับหนังสือ ๔๙.๕ เวลา ใหผ ูรับหนงั สอื ลงเวลาทร่ี บั หนงั สอื ๔๙.๖ ผรู บั ใหผูร ับหนังสือลงชื่อที่สามารถอา นออกได สวนท่ี ๓ บทเบด็ เตล็ด ขอ ๕๐ เพื่อใหก ารรับและสง หนงั สอื ดาํ เนินไปโดยสะดวกเรียบรอ ยและรวดเร็ว สวนราชการ จะกําหนดหนา ท่ขี องผูป ฏิบตั ิตลอดจนแนวทางปฏบิ ตั นิ ั้นไวด ว ยกไ็ ด ทั้งน้ี ใหมกี ารสํารวจทะเบียนหนงั สอื รับเปนประจําวาหนงั สือตามทะเบียนรบั นัน้ ไดมกี ารปฏิบัติไปแลว เพยี งใด และใหม กี ารตดิ ตามเรื่องดวย ในการนส้ี ว นราชการใดเหน็ สมควรจะจัดใหม ีบัตรตรวจคนสําหรับหนังสอื รับและหนังสือสงเพ่ือความสะดวก ในการคนหากไ็ ดตามความเหมาะสม ขอ ๕๑ บัตรตรวจคน ใหจัดทําตามแบบท่ี ๑๘ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ ๕๑.๑ เรอ่ื ง รหัส ใหล งเรอ่ื งและรหสั ตามหมวดหมูของหนงั สอื ๕๑.๒ เลขทะเบยี นรบั ใหล งเลขทะเบียนตามท่ีปรากฏในทะเบียนหนงั สือรบั

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๙ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานเุ บกษา เรอ่ื งอะไร ๕๑.๓ ท่ี ใหลงเลขที่ของหนงั สือ เมอ่ื ใด ๕๑.๔ ลงวันท่ี ใหล งวนั เดอื น ป ของหนงั สอื ๕๑.๕ รายการ ใหลงเรื่องยอของหนังสือเพ่ือใหทราบวา หนังสือนั้นมาจากท่ีใด ๕๑.๖ การปฏิบัติ ใหบนั ทกึ การปฏิบตั เิ ก่ียวกับหนังสอื นั้นเพ่อื ใหท ราบวาสง ไปที่ใด หมวด ๓ การเก็บรกั ษา ยืม และทาํ ลายหนังสอื สว นท่ี ๑ การเกบ็ รักษา ขอ ๕๒ การเกบ็ หนังสอื แบง ออกเปน การเก็บระหวางปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว และการเก็บไวเพ่อื ใชใ นการตรวจสอบ ขอ ๕๓ การเก็บระหวางปฏบิ ตั ิ คอื การเกบ็ หนงั สอื ท่ีปฏิบตั ิยงั ไมเ สรจ็ ใหอ ยูในความรับผิดชอบ ของเจาของเรอื่ งโดยใหก ําหนดวธิ ีการเกบ็ ใหเ หมาะสมตามขนั้ ตอนของการปฏบิ ัติงาน ขอ ๕๔ การเกบ็ เมอื่ ปฏิบตั ิเสร็จแลว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และ ไมม ีอะไรทจ่ี ะตองปฏิบัติตอ ไปอีก ใหเ จาหนาที่ของเจา ของเร่ืองปฏบิ ัติดังนี้ ๕๔.๑ จดั ทาํ บัญชีหนงั สือสงเกบ็ ตามแบบที่ ๑๙ ทายระเบียบ อยางนอยใหมีตนฉบับ และสาํ เนาคูฉบับสาํ หรบั เจา ของเรอื่ งและหนวยเก็บ เก็บไวอยา งละฉบบั โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี ๕๔.๑.๑ ลําดบั ที่ ใหลงเลขลําดบั เรือ่ งของหนงั สอื ที่เกบ็ ๕๔.๑.๒ ที่ ใหลงเลขที่ของหนงั สอื แตล ะฉบบั ๕๔.๑.๓ ลงวนั ที่ ใหลงวนั เดือน ปข องหนังสือแตล ะฉบบั ๕๔.๑.๔ เรือ่ ง ใหล งชื่อเรื่องของหนังสือแตล ะฉบับ ในกรณีท่ีไมมีชื่อเร่ือง ใหล งสรุปเร่อื งยอ

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๐ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา ๕๔.๑.๕ อายุการเกบ็ หนงั สือ ใหลงวัน เดือน ปท่ีจะเก็บถึง ในกรณีใหเก็บไว ตลอดไป ใหลงคําวา หามทําลาย ๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ใหบ นั ทกึ ขอ ความอ่นื ใด (ถามี) ๕๔.๒ สงหนังสือและเรอ่ื งปฏบิ ตั ิทัง้ ปวงทีเ่ กยี่ วขอ งกบั หนังสือนัน้ พรอมท้ังบัญชี หนงั สอื สง เก็บไปใหหนว ยเกบ็ ท่สี วนราชการนั้น ๆ กําหนด ขอ ๕๕ เมอ่ื ไดร ับเร่อื งจากเจาของเร่ืองตามขอ ๕๔ แลว ใหเ จา หนา ท่ีผูรับผิดชอบในการเก็บ หนงั สือปฏิบตั ดิ ังนี้ ๕๕.๑ ประทบั ตรากําหนดเกบ็ หนังสือตามขอ ๗๓ ไวทมี่ ุมลา งดา นขวาของกระดาษ แผน แรกของหนังสอื ฉบบั น้ัน และลงลายมือชอื่ ยอ กาํ กบั ตรา ๕๕.๑.๑ หนงั สือทต่ี องเกบ็ ไวตลอดไป ใหประทับตราคําวา หามทําลาย ดว ยหมกึ สีแดง ๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก็บโดยมีกําหนดเวลา ใหประทับตราคําวา เก็บถึง พ.ศ. .... ดวยหมึกสีนาํ้ เงนิ และลงเลขของปพ ทุ ธศักราชทใี่ หเ กบ็ ถงึ ๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสอื เกบ็ ไวเ ปนหลกั ฐานตามแบบท่ี ๒๐ ทายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดงั น้ี ๕๕.๒.๑ ลาํ ดบั ท่ี ใหล งเลขลําดับเร่ืองของหนังสอื ท่ีเกบ็ ๕๕.๒.๒ วนั เก็บ ใหล งวนั เดือน ปที่นําหนงั สือนั้นเขาทะเบียนเก็บ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรบั ของหนังสอื แตล ะฉบับ ๕๕.๒.๔ ท่ี ใหลงเลขท่ีของหนังสอื แตล ะฉบับ ๕๕.๒.๕ เรือ่ ง ใหลงช่อื เรอื่ งของหนังสือแตละฉบบั ในกรณีท่ีไมมีช่ือเร่ือง ใหล งสรุปเรื่องยอ ๕๕.๒.๖ รหัสแฟม ใหล งหมายเลขลําดับหมูของการจดั แฟมเกบ็ หนังสอื ๕๕.๒.๗ กําหนดเวลาเก็บ ใหลงระยะเวลาการเก็บตามท่ีกําหนดในตรา กาํ หนดเก็บหนังสือตามขอ ๕๕.๑ ๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ใหบ ันทึกขอความอ่ืนใด (ถา มี)

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๑ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานเุ บกษา ขอ ๕๖ การเก็บไวเ พื่อใชในการตรวจสอบ คือ การเกบ็ หนังสอื ทป่ี ฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว แตจําเปน จะตองใชใ นการตรวจสอบเปนประจาํ ไมสะดวกในการสงไปเก็บยังหนวยเก็บของสวนราชการ ตามขอ ๕๔ ใหเ จา ของเรื่องเกบ็ เปนเอกเทศ โดยแตงตัง้ เจา หนา ท่ีข้นึ รับผิดชอบกไ็ ด เมื่อหมดความจําเปน ทจี่ ะตอ งใชในการตรวจสอบแลว ใหจัดสง หนงั สอื นัน้ ไปยังหนวยเก็บของสวนราชการโดยใหถือปฏิบัติ ตามขอ ๕๔ และขอ ๕๕ โดยอนโุ ลม ขอ ๕๗ อายุการเก็บหนงั สอื โดยปกตใิ หเกบ็ ไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวน แตหนังสือดังตอ ไปนี้ ๕๗.๑ หนังสือท่ีตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบ วาดวยการรักษาความปลอดภยั แหง ชาติ ๕๗.๒ หนังสือที่เปนหลกั ฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออ่ืนใดท่ีไดมีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไวเปนพิเศษแลว การเก็บใหเปนไป ตามกฎหมายและระเบยี บแบบแผนวาดวยการน้ัน ๕๗.๓ หนังสือท่ีเกี่ยวกับประวัติศาสตร ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐาน หรอื เรือ่ งทีต่ อ งใชสาํ หรบั ศกึ ษาคน ควา หรือหนงั สืออน่ื ในลักษณะเดยี วกัน ใหเ ก็บไวเปนหลักฐาน ทางราชการตลอดไปหรือตามทก่ี องจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร กาํ หนด ๕๗.๔ หนงั สือท่ไี ดป ฏิบตั งิ านเสร็จส้ินแลว และเปนคูสําเนาท่ีมีตนเรื่องจะคนได จากท่ีอืน่ ใหเก็บไวไมน อ ยกวา ๕ ป ๕๗.๕ หนังสือท่ีเปนเร่ืองธรรมดาสามัญซึ่งไมมีความสําคัญ และเปนเรื่องที่เกิดขึ้น เปนประจําเมือ่ ดําเนนิ การแลว เสรจ็ ใหเกบ็ ไวไ มนอยกวา ๑ ป ในกรณีหนังสือท่ีเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งมิใชเปนเอกสารสิทธิ หากเห็นวาไมมีความจําเปน ตองเกบ็ ไวถ งึ ๑๐ ป ใหท าํ ความตกลงกับกระทรวงการคลงั เพ่อื ขอทําลายได ขอ ๕๘ ทุกปปฏิทนิ ใหสว นราชการจดั สงหนงั สือท่ีมอี ายุครบ ๒๕ ป นับจากวันที่ไดจัดทําขึ้น ที่เกบ็ ไว ณ สวนราชการใด พรอมทง้ั บญั ชสี งมอบหนงั สือครบ ๒๕ ป ใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปถ ัดไป เวนแตหนงั สอื ดังตอ ไปนี้ ๕๘.๑ หนังสือที่ตองสงวนเปนความลับใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบ วา ดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ ๕๘.๒ หนังสือท่ีมีกฎหมาย ขอบังคับ หรือระเบียบท่ีออกใชเปนการทั่วไป กําหนดไวเ ปน อยา งอื่น

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๒ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา ๕๘.๓ หนงั สือทส่ี วนราชการมคี วามจําเปน ตองเกบ็ ไวทสี่ วนราชการน้ัน ใหจัดทํา บัญชีหนงั สือครบ ๒๕ ป ท่ีขอเกบ็ เองสง มอบใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร ขอ ๕๙ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป และบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปที่ขอเก็บเอง อยางนอยใหมีตนฉบับและสําเนาคูฉบับ เพ่ือใหสวนราชการผูมอบและกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร ผรู ับมอบยึดถอื ไวเ ปน หลักฐานฝายละฉบับ ๕๙.๑ บญั ชสี งมอบหนงั สือครบ ๒๕ ป ใหจัดทําตามแบบที่ ๒๑ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ ๕๙.๑.๑ ช่ือบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๙ ป ประจําป ใหลงตัวเลข ของปพทุ ธศกั ราชท่ีจัดทําบญั ชี ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชือ่ สวนราชการทีจ่ ดั ทําบญั ชี ๕๙.๑.๓ วนั ที่ ใหลงวัน เดือน ปท่จี ัดทําบญั ชี ๕๙.๑.๔ แผนท่ี ใหล งเลขลําดบั ของแผน บญั ชี ๕๙.๑.๕ ลาํ ดับที่ ใหล งเลขลาํ ดบั เร่อื งของหนงั สอื ท่ีสงมอบ ๕๙.๑.๖ รหสั แฟม ใหลงหมายเลขลําดบั หมูข องการจัดแฟม เกบ็ หนงั สือ ๕๙.๑.๗ ท่ี ใหล งเลขทขี่ องหนงั สือแตละฉบับ ๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ใหลงวนั เดอื น ปข องหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบยี นรับ ใหลงเลขทะเบยี นรบั ของหนงั สอื แตล ะฉบับ ๕๙.๑.๑๐ เรอ่ื ง ใหล งช่ือเรอ่ื งของหนงั สอื แตละฉบบั ในกรณีท่ีไมมีช่ือเรื่อง ใหล งสรปุ เร่ืองยอ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ ันทกึ ขอความอ่ืนใด (ถาม)ี ๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผูมอบ ใหผมู อบลงลายมือชื่อและวงเล็บช่ือและนามสกุล ดว ยตัวบรรจงพรอ มทั้งลงตาํ แหนง ของผมู อบ ๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผูรับมอบ ใหผูรับมอบลงลายมือช่ือและวงเล็บช่ือและ นามสกลุ ดวยตัวบรรจงพรอมท้ังลงตาํ แหนง ของผรู ับมอบ ๕๙.๒ บญั ชหี นงั สือครบ ๒๕ ป ทข่ี อเก็บเอง ใหจ ัดทําตามแบบที่ ๒๒ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๓ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ๕๙.๒.๑ ชือ่ บัญชีหนงั สอื ครบ ๒๕ ป ท่ีขอเก็บเองประจําป ใหลงตัวเลข ของปพ ทุ ธศักราชทจ่ี ัดทาํ บญั ชี ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอื่ สวนราชการทีจ่ ดั ทําบญั ชี ๕๙.๒.๓ วนั ท่ี ใหล งวนั เดอื น ปท ี่จดั ทําบัญชี ๕๙.๒.๔ แผน ท่ี ใหล งเลขลําดบั ของแผนบญั ชี ๕๙.๒.๕ ลําดบั ท่ี ใหล งเลขลาํ ดบั เรื่องของหนงั สอื ท่ีขอเกบ็ เอง ๕๙.๒.๖ รหสั แฟม ใหลงหมายเลขลาํ ดับหมูของการจดั แฟม เก็บหนงั สอื ๕๙.๒.๗ ที่ ใหลงเลขที่ของหนงั สือแตล ะฉบบั ๕๙.๒.๘ ลงวันท่ี ใหล งวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบบั ๕๙.๒.๙ เรอ่ื ง ใหลงชอื่ เรอ่ื งของหนังสอื แตละฉบบั ในกรณีท่ีไมมีช่ือเรื่อง ใหล งสรปุ เรื่องยอ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ใหบ นั ทึกขอความอืน่ ใด (ถา ม)ี ขอ ๖๐ หนังสือทีย่ ังไมถ ึงกาํ หนดทําลาย ซ่ึงสวนราชการเห็นวาเปนหนังสือที่มีความสําคัญ และประสงคจ ะฝากใหก องจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร เกบ็ ไว ใหปฏบิ ตั ดิ งั นี้ ๖๐.๑ จัดทําบญั ชฝี ากหนังสือตามแบบที่ ๒๓ ทา ยระเบียบ อยางนอยใหมีตนฉบับ และสาํ เนาคฉู บบั โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี ๖๐.๑.๑ ชื่อบัญชีฝากหนังสือ ประจําป ใหลงตัวเลขของปพุทธศักราช ที่จัดทําบญั ชี ๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล งชือ่ สว นราชการที่จดั ทาํ บัญชี ๖๐.๑.๓ วนั ท่ี ใหลงวัน เดอื น ปท ่จี ัดทําบัญชี ๖๐.๑.๔ แผน ที่ ใหลงเลขลําดบั ของแผน บัญชี ๖๐.๑.๕ ลาํ ดับท่ี ใหล งเลขลําดบั เร่อื งของหนังสือ ๖๐.๑.๖ รหสั แฟม ใหล งหมายเลขลําดับหมขู องการจัดแฟม เกบ็ หนังสือ ๖๐.๑.๗ ท่ี ใหล งเลขทขี่ องหนงั สือแตล ะฉบบั ๖๐.๑.๘ ลงวนั ท่ี ใหลงวนั เดอื น ปของหนงั สอื แตละฉบับ ๖๐.๑.๙ เลขทะเบยี นรับ ใหล งเลขทะเบยี นรับของหนังสอื แตล ะฉบบั

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๔ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ๖๐.๑.๑๐ เรอื่ ง ใหลงชื่อเร่ืองของหนงั สือแตล ะฉบบั ในกรณีท่ีไมมีช่ือเรื่อง ใหลงสรปุ เร่อื งยอ ๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ นั ทกึ ขอ ความอืน่ ใด (ถา ม)ี ๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผูฝาก ใหผูฝากลงลายมือช่ือและวงเล็บช่ือและนามสกุล ดวยตัวบรรจงพรอ มท้งั ลงตาํ แหนง ของผฝู าก ๖๐.๑.๑๓ ลงชื่อผูรับฝาก ใหผูรับฝากลงลายมือช่ือและวงเล็บชื่อและ นามสกุลดวยตัวบรรจงพรอ มทงั้ ลงตําแหนงของผรู ับฝาก ๖๐.๒ สงตนฉบับและสําเนาคูฉบับบัญชีฝากหนังสือพรอมกับหนังสือท่ีจะฝาก ใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ๖๐.๓ เม่ือกองจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแลว ใหลงนามในบญั ชฝี ากหนังสือ แลว คนื ตนฉบบั ใหสวนราชการผูฝ ากเกบ็ ไวเ ปนหลักฐาน หนังสอื ท่ีฝากเกบ็ ไวทกี่ องจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร ใหถ อื วา เปน หนังสอื ของสวนราชการ ผูฝาก หากสวนราชการผฝู ากตองการใชห นังสอื หรอื ขอคนื ใหทาํ ไดโดยจัดทาํ หลักฐานตอกนั ไวใ หชดั แจง เม่ือถึงกาํ หนดการทําลายแลว ใหสวนราชการผฝู ากดําเนนิ การตามขอ ๖๖ ขอ ๖๑ การรักษาหนังสือ ใหเจาหนาที่ระมัดระวังรักษาหนังสือใหอยูในสภาพใชราชการ ไดทุกโอกาส หากชาํ รุดเสยี หายตองรีบซอ มใหใชราชการไดเ หมอื นเดมิ หากสูญหายตองหาสําเนามาแทน ถาชํารุดเสียหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดิมได ใหรายงานผูบังคับบัญชาทราบและให หมายเหตุไวในทะเบียนเกบ็ ดวย ถา หนงั สือที่สญู หายเปน เอกสารสทิ ธิตามกฎหมายหรอื หนังสือสาํ คญั ทีเ่ ปน การแสดงเอกสารสิทธิ ก็ใหดาํ เนินการแจงความตอ พนักงานสอบสวน สวนที่ ๒ การยืม ขอ ๖๒ การยมื หนังสือที่สงเกบ็ แลว ใหป ฏบิ ตั ิดังนี้ ๖๒.๑ ผูย มื จะตอ งแจงใหทราบวา เร่ืองท่ยี ืมน้ันจะนาํ ไปใชใ นราชการใด

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๕ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ๖๒.๒ ผูยืมจะตอ งมอบหลกั ฐานการยืมใหเ จาหนา ท่ีเก็บ แลว ลงชอ่ื รับเร่ืองที่ยืมไว ในบตั รยืมหนังสือและใหเ จา หนาที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลําดับวัน เดือน ปไวเพื่อติดตาม ทวงถาม สว นบตั รยมื หนงั สือนน้ั ใหเก็บไวแทนท่หี นังสอื ที่ถูกยืมไป ๖๒.๓ การยืมหนงั สอื ระหวางสว นราชการ ผยู มื และผูอ นุญาตใหยืมตองเปนหัวหนา สว นราชการระดับกองข้ึนไป หรอื ผูทไ่ี ดรับมอบหมาย ๖๒.๔ การยืมหนังสอื ภายในสวนราชการเดยี วกัน ผูยืมและผูอนุญาตใหยืมตองเปน หัวหนา สวนราชการระดับแผนกข้ึนไป หรอื ผูท่ไี ดรับมอบหมาย ขอ ๖๓ บตั รยมื หนงั สือ ใหจ ัดทาํ ตามแบบที่ ๒๔ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๓.๑ รายการ ใหล งชือ่ เรื่องหนงั สือที่ขอยืมไปพรอมดวยรหัสของหนงั สอื นั้น ๖๓.๒ ผยู ืม ใหล งชอ่ื บุคคล ตาํ แหนง หรอื สวนราชการที่ยมื หนังสอื นนั้ ๖๓.๓ ผูรบั ใหผ รู ับหนังสือนัน้ ลงลายมือชื่อ และวงเล็บชอ่ื กาํ กับพรอ มดว ยตาํ แหนง ในบรรทดั ถัดไป ๖๓.๔ วันยมื ใหล งวัน เดอื น ปท่ยี ืมหนงั สือน้นั ๖๓.๕ กาํ หนดสง คืน ใหล งวัน เดือน ปท ่ีจะสง หนังสอื นนั้ คืน ๖๓.๖ ผูสง คนื ใหผ สู งคืนลงลายมอื ชื่อ ๖๓.๗ วนั สงคนื ใหล งวัน เดือน ปท ีส่ งหนังสือคืน ขอ ๖๔ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร็จหรือหนังสือท่ีเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ ใหถอื ปฏบิ ตั ติ ามขอ ๖๒ โดยอนโุ ลม ขอ ๖๕ การใหบุคคลภายนอกยมื หนงั สือจะกระทํามิได เวนแตจะใหดูหรือคัดลอกหนังสือ ทัง้ น้ี จะตอ งไดร ับอนญุ าตจากหัวหนา สว นราชการระดบั กองขนึ้ ไป หรือผูท่ีไดร บั มอบหมายกอ น สว นท่ี ๓ การทาํ ลาย ขอ ๖๖ ภายใน ๖๐ วนั หลงั จากวันสิ้นปปฏทิ นิ ใหเ จาหนาท่ีผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สํารวจหนังสือที่ครบกําหนดอายุการเก็บในปนั้น ไมวาจะเปนหนังสือท่ีเก็บไวเองหรือที่ฝากเก็บไว

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๖ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานเุ บกษา ที่กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร แลวจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหนาสวนราชการ ระดับกรมเพอ่ื พิจารณาแตงตัง้ คณะกรรมการทําลายหนังสอื บัญชีหนังสือขอทําลาย ใหจัดทําตามแบบท่ี ๒๕ ทายระเบียบ อยางนอยใหมีตนฉบับและ สําเนาคฉู บบั โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี ๖๖.๑ ชือ่ บญั ชีหนงั สอื ขอทําลาย ประจาํ ป ใหล งตวั เลขของปพ ุทธศกั ราชท่จี ัดทําบัญชี ๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล งชือ่ สว นราชการที่จัดทําบัญชี ๖๖.๓ วนั ท่ี ใหลงวนั เดอื น ปท ่จี ัดทาํ บญั ชี ๖๖.๔ แผน ที่ ใหลงเลขลําดบั ของแผนบญั ชี ๖๖.๕ ลําดบั ท่ี ใหล งเลขลาํ ดับเรื่องของหนังสือ ๖๖.๖ รหัสแฟม ใหล งหมายเลขลาํ ดับหมูข องการจัดแฟม เกบ็ หนังสอื ๖๖.๗ ที่ ใหลงเลขที่ของหนงั สอื แตล ะฉบับ ๖๖.๘ ลงวนั ที่ ใหลงวนั เดอื น ปของหนงั สอื แตล ะฉบบั ๖๖.๙ เลขทะเบียนรบั ใหลงเลขทะเบียนรบั ของหนังสือแตล ะฉบบั ๖๖.๑๐ เร่อื ง ใหลงชอ่ื เรอื่ งของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเร่ืองใหลงสรุป เร่ืองยอ ๖๖.๑๑ การพิจารณา ใหค ณะกรรมการทาํ ลายหนังสือเปน ผกู รอก ๖๖.๑๒ หมายเหตุ ใหบนั ทึกขอความอ่นื ใด (ถาม)ี ขอ ๖๗ ใหห วั หนาสว นราชการระดับกรมแตงตง้ั คณะกรรมการทาํ ลายหนังสือประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอกี อยางนอ ยสองคน โดยปกติใหแตงตั้งจากขาราชการตั้งแตระดับ ๓ หรอื เทยี บเทา ขึ้นไป ถาประธานกรรมการไมส ามารถปฏิบัติหนาท่ีไดใหกรรมการท่ีมาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่ง ทําหนา ทปี่ ระธาน มติของคณะกรรมการใหถ อื เสยี งขางมาก ถากรรมการผใู ดไมเ ห็นดวยใหทาํ บันทกึ ความเห็นแยงไว ขอ ๖๘ คณะกรรมการทําลายหนงั สือ มีหนา ที่ดังน้ี ๖๘.๑ พิจารณาหนงั สือท่จี ะขอทําลายตามบญั ชหี นงั สอื ขอทําลาย

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๗ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานุเบกษา ๖๘.๒ ในกรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือฉบับใดไมควรทําลาย และ ควรจะขยายเวลาการเก็บไว ใหลงความเห็นวาจะขยายเวลาการเก็บไวถึงเม่ือใด ในชอง การพิจารณา ตามขอ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย แลวใหแกไขอายุการเก็บหนังสือในตรากําหนดเก็บหนังสือ โดยใหประธานกรรมการทําลายหนังสอื ลงลายมอื ชอ่ื กาํ กบั การแกไ ข ๖๘.๓ ในกรณีทีค่ ณะกรรมการมีความเห็นวา หนงั สือเรอื่ งใดควรใหท าํ ลาย ใหกรอก เครอื่ งหมายกากบาท (×) ลงในชอง การพจิ ารณา ตามขอ ๖๖.๑๑ ของบัญชหี นังสือขอทาํ ลาย ๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพรอมทงั้ บนั ทึกความเหน็ แยงของคณะกรรมการ (ถา ม)ี ตอ หวั หนาสว นราชการระดบั กรมเพ่ือพิจารณาส่ังการตามขอ ๖๙ ๖๘.๕ ควบคมุ การทําลายหนังสอื ซง่ึ ผูมีอํานาจอนมุ ตั ิใหทาํ ลายไดแลว โดยการเผา หรือวิธีอ่ืนใดท่ีจะไมใหหนังสือนั้นอานเปนเร่ืองได และเม่ือทําลายเรียบรอยแลวใหทําบันทึกลงนาม รวมกนั เสนอผมู อี าํ นาจอนมุ ัตทิ ราบ ขอ ๖๙ เมื่อหัวหนา สวนราชการระดับกรมไดรับรายงานตามขอ ๖๘.๔ แลว ใหพิจารณา สั่งการดังนี้ ๖๙.๑ ถาเห็นวาหนังสือเรื่องใดยังไมควรทําลาย ใหสั่งการใหเก็บหนังสือน้ันไว จนถงึ เวลาการทาํ ลายงวดตอไป ๖๙.๒ ถาเห็นวาหนังสือเร่ืองใดควรทําลาย ใหสงบัญชีหนังสือขอทําลาย ใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอน เวนแตหนังสือประเภทท่ีสวนราชการน้ัน ไดขอทาํ ความตกลงกบั กรมศิลปากรแลว ไมต อ งสงไปใหพ จิ ารณา ขอ ๗๐ ใหก องจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร พจิ ารณารายการในบัญชีหนังสือขอทําลายแลว แจง ใหส ว นราชการทสี่ ง บญั ชีหนังสอื ทาํ ลายทราบดังนี้ ๗๐.๑ ถา กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบดว ย ใหแจง ใหส ว นราชการนนั้ ดาํ เนินการทําลายหนงั สอื ตอ ไปได หากกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไมแจงใหทราบอยางใด ภายในกําหนดเวลา ๖๐ วัน นับแตวันที่สวนราชการนั้นไดสงเร่ืองใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร ใหถ ือวา กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไดใ หความเห็นชอบแลว และใหสวนราชการ ทาํ ลายหนังสอื ได

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๘ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ๗๐.๒ ถากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นวาหนังสือฉบับใดควรจะ ขยายเวลาการเกบ็ ไวอยา งใดหรอื ใหเ กบ็ ไวต ลอดไป ใหแ จง ใหส ว นราชการน้ันทราบ และใหสวนราชการนน้ั ๆ ทําการแกไ ขตามท่ีกองจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร แจง มา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศลิ ปากร เห็นควรใหสงไปเกบ็ ไวท กี่ องจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร ก็ใหสว นราชการน้ัน ๆ ปฏิบัตติ าม เพอื่ ประโยชนในการน้ี กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศิลปากร จะสง เจา หนา ที่มารว มตรวจสอบ หนังสือของสว นราชการนนั้ กไ็ ด หมวด ๔ มาตรฐานตรา แบบพมิ พ และซอง ขอ ๗๑ ตราครฑุ สาํ หรบั แบบพิมพ ใหใ ชตามแบบที่ ๒๖ ทา ยระเบียบ มี ๒ ขนาด คอื ๗๑.๑ ขนาดตัวครุฑสงู ๓ เซนตเิ มตร ๗๑.๒ ขนาดตัวครฑุ สงู ๑.๕ เซนตเิ มตร ขอ ๗๒ ตราช่ือสวนราชการใหใ ชต ามแบบท่ี ๒๗ ทายระเบียบ มีลักษณะเปนรูปวงกลมสองวง ซอนกันเสนผาศูนยกลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ลอมครุฑตามขอ ๗๑.๑ ระหวางวงนอกและวงในมีอักษรไทยช่ือกระทรวง ทบวง กรม หรือสวนราชการท่ีเรียกช่ืออยางอื่น ท่ีมฐี านะเปน กรมหรือจังหวดั อยขู อบลา งของตรา สวนราชการใดที่มีการติดตอกับตางประเทศ จะใหมีชื่อภาษาตางประเทศเพ่ิมขึ้นดวยก็ได โดยใหอกั ษรไทยอยูขอบบนและอักษรโรมนั อยขู อบลา งของตรา ขอ ๗๓ ตรากาํ หนดเก็บหนงั สอื คอื ตราทีใ่ ชประทบั บนหนังสือเก็บ เพื่อใหทราบกําหนด ระยะเวลาการเกบ็ หนงั สือนน้ั มคี ําวา เกบ็ ถึง พ.ศ. .... หรอื คาํ วา หามทําลาย ขนาดไมเล็กกวาตัวพิมพ ๒๔ พอยท

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๙ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานเุ บกษา ขอ ๗๔ มาตรฐานกระดาษและซอง ๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกติใหใชกระดาษปอนดขาว น้ําหนัก ๖๐ กรัม ตอตารางเมตร มี ๓ ขนาด คอื ๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร ×๒๙๗ มิลลเิ มตร ๗๔.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความวา ขนาด ๑๔๘ มิลลเิ มตร×๒๑๐ มลิ ลเิ มตร ๗๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความวา ขนาด ๕๒ มลิ ลิเมตร × ๗๔ มิลลิเมตร ๗๔.๒ มาตรฐานซอง โดยปกติใหใ ชก ระดาษสขี าวหรือสีนํา้ ตาล นํ้าหนัก ๘๐ กรัม ตอตารางเมตร เวนแตซ องขนาดซี ๔ ใหใ ชก ระดาษน้าํ หนัก ๑๒๐ กรมั ตอตารางเมตร มี ๔ ขนาด คือ ๗๔.๒.๑ ขนาดซี ๔ หมายความวา ขนาด ๒๒๙ มิลลเิ มตร×๓๒๔ มิลลเิ มตร ๗๔.๒.๒ ขนาดซี ๕ หมายความวา ขนาด ๑๖๒ มลิ ลิเมตร× ๒๒๙ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๓ ขนาดซี ๖ หมายความวา ขนาด ๑๑๔ มลิ ลิเมตร × ๑๖๒ มิลลเิ มตร ๗๔.๒.๔ ขนาดดีแอล หมายความวา ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร ×๒๒๐ มลิ ลิเมตร ขอ ๗๕ กระดาษตราครฑุ ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ พิมพครุฑตามขอ ๗๑.๑ ดวยหมึกสีดํา หรอื ทําเปนครุฑดุน ท่ีก่งึ กลางสว นบนของกระดาษ ตามแบบท่ี ๒๘ ทายระเบยี บ ขอ ๗๖ กระดาษบันทึกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ หรือขนาดเอ ๕ พิมพครุฑ ตามขอ ๗๑.๒ ดว ยหมึกสดี าํ ทม่ี มุ บนดา นซาย ตามแบบที่ ๒๙ ทายระเบยี บ ขอ ๗๗ ซองหนงั สือ ใหพิมพค รุฑตามขอ ๗๑.๒ ดว ยหมึกสดี ําท่ีมุมบนดานซา ยของซอง ๗๗.๑ ขนาดซี ๔ ใหส ําหรบั บรรจุหนงั สอื กระดาษตราครุฑ โดยไมตองพับ มีชนิด ธรรมดาและขยายขาง ๗๗.๒ ขนาดซี ๕ ใชส ําหรับบรรจุหนังสอื กระดาษตราครุฑพบั ๒ ๗๗.๓ ขนาดซี ๖ ใชส าํ หรบั บรรจหุ นังสอื กระดาษตราครุฑพับ ๔ ๗๗.๔ ขนาดดแี อล ใชสําหรับบรรจหุ นงั สอื กระดาษตราครฑุ พับ ๓ สวนราชการใดมีความจําเปนตองใชซองสําหรับสงทางไปรษณียอากาศโดยเฉพาะ อาจใช ซองพิเศษสําหรบั สงทางไปรษณยี อ ากาศและพมิ พต ราครฑุ ตามทก่ี ลา วขางตนไดโ ดยอนโุ ลม

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๐ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘ ราชกจิ จานเุ บกษา ขอ ๗๘ ตรารับหนังสือ คือ ตราท่ีใชประทับบนหนังสือ เพ่ือลงเลขทะเบียนรับหนังสือ ตามแบบท่ี ๑๒ ทายระเบียบ มีลกั ษณะเปน รปู ส่ีเหลี่ยมผืนผา ขนาด ๒.๕ เซนตเิ มตร × ๕ เซนตเิ มตร มชี ่อื สว นราชการอยตู อนบน ขอ ๗๙ ทะเบยี นหนงั สือรบั ใชสาํ หรบั ลงรายการหนังสือที่ไดรับเขาเปนประจําวัน โดยเรียงลําดับ ลงมาตามเวลาท่ไี ดรบั หนังสือ มขี นาดเอ ๔ พมิ พสองหนา มสี องชนิด คอื ชนิดเปน เลม และชนดิ เปน แผน ตามแบบที่ ๑๓ ทายระเบยี บ ขอ ๘๐ ทะเบยี นหนังสอื สง ใชสาํ หรับลงรายการหนังสอื ท่ีไดสงออกเปน ประจําวัน โดยเรียงลําดับ ลงมาตามเวลาทไ่ี ดสง หนังสือ มขี นาดเอ ๔ พมิ พสองหนา มีสองชนดิ คอื ชนิดเปนเลม และชนดิ เปน แผน ตามแบบท่ี ๑๔ ทายระเบียบ ขอ ๘๑ สมดุ สงหนงั สอื และใบรับหนงั สอื ใชส ําหรบั ลงรายการละเอียดเก่ยี วกบั การสงหนังสอื โดยใหผนู ําสง ถอื กํากับไปกบั หนงั สอื เพือ่ ใหผ ูร ับเซน็ รับแลว รับกลบั คนื มา ๘๑.๑ สมุดสงหนังสือ เปนสมุดสําหรับใชลงรายการสงหนังสือ มีขนาดเอ ๕ พิมพส องหนา ตามแบบที่ ๑๖ ทายระเบียบ ๘๑.๒ ใบรบั หนังสอื ใชส ําหรบั กํากบั ไปกับหนังสอื ที่นําสงโดยใหผูรับเซ็นชื่อรับ แลว รบั กลบั คนื มา มีขนาดเอ ๘ พิมพห นา เดียว ตามแบบที่ ๑๗ ทา ยระเบียบ ขอ ๘๒ บัตรตรวจคน เปนบัตรกํากับหนังสือแตละรายการเพื่อใหทราบวาหนังสือน้ัน ๆ ไดมกี ารดาํ เนินการตามลาํ ดบั ขน้ั ตอนอยา งใด จนกระทั่งเสรจ็ ส้ิน บัตรน้ีเก็บเรียงลําดับกันเปนชุดในท่ีเก็บ โดยมีกระดาษติดเปนบัตรดรรชนี ซึ่งแบงออกเปนตอน ๆ เพื่อสะดวกแกการตรวจคน มีขนาดเอ ๕ พมิ พสองหนา ตามแบบท่ี ๑๘ ทายระเบยี บ ขอ ๘๓ บญั ชีหนงั สอื สงเก็บ ใชสําหรับลงรายการหนงั สือท่จี ะสงเกบ็ มีขนาดเอ ๔ พมิ พหนาเดียว ตามแบบที่ ๑๙ ทา ยระเบยี บ ขอ ๘๔ ทะเบียนหนังสอื เกบ็ เปนทะเบียนทใี่ ชลงรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา มสี องชนิด คือ ชนดิ เปนเลม และชนดิ เปนแผน ตามแบบที่ ๒๐ ทายระเบียบ ขอ ๘๕ บญั ชสี งมอบหนงั สือครบ ๒๕ ป เปนบัญชีท่ใี ชลงรายการหนังสอื ท่ีมีอายุครบ ๒๕ ป สงมอบเก็บไวท ีก่ องจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร มลี ักษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา ตามแบบที่ ๒๑ ทายระเบยี บ

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๑ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ราชกิจจานุเบกษา ขอ ๘๖ บญั ชหี นังสอื ครบ ๒๕ ป ทีข่ อเกบ็ เอง เปนบัญชีท่ีใชลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ป ซง่ึ สวนราชการนนั้ มีความประสงคจะเก็บไวเอง มีลกั ษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา ตามแบบท่ี ๒๒ ทายระเบยี บ ขอ ๘๗ บัญชีฝากหนังสือ เปนบัญชีที่ใชลงรายการหนังสือท่ีสวนราชการนําฝากไวกับ กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา ตามแบบที่ ๒๓ ทายระเบยี บ ขอ ๘๘ บัตรยืมหนังสือ ใชสําหรับเปนหลักฐานแทนหนังสือที่ใหยืมไป มีขนาดเอ ๔ พิมพห นาเดียว ตามแบบที่ ๒๔ ทายระเบียบ ขอ ๘๙ บัญชีหนังสอื ขอทําลาย เปน บัญชีทใ่ี ชล งรายการหนังสือท่ีครบกําหนดเวลาการเก็บ มลี ักษณะเปน แผน ขนาดเอ ๔ พมิ พสองหนา ตามแบบที่ ๒๕ ทา ยระเบยี บ บทเฉพาะกาล ขอ ๙๐ แบบพิมพ และซอง ซึ่งมีอยูก อ นวนั ทรี่ ะเบียบน้ีใชบังคบั ใหใ ชไดต อ ไปจนกวาจะหมด ประกาศ ณ วันท่ี ๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖ พลเอก เปรม ติณสลู านนท นายกรฐั มนตรี