ขั้นตอนการเบิกจ่ายทุนการศึกษามหาวิทยาลัยปริญญาเอก

Page |1 คูม่ อื การบรหิ ารการเบกิ จา่ ย ทุนการศึกษามหาวิทยาลัยเชยี งใหม่ การบริหารการเบกิ จ่ายทุนการศกึ ษามหาวทิ ยาลยั เชียงใหม่ สาหรับผู้ปฏิบตั ิงานในมหาวิทยาลยั สายวิชาการ ประเภทคณาจารย์ประจา นักวิจัย และสาหรับบุคคลภายนอก ที่ไปศึกษาต่อ ณ ต่างประเทศ และสาหรับบุคคลทไ่ี ป ศึกษาต่อในระดับปริญญาโทและปริญญาเอก หรือปริญญาโท-เอก ณ ต่างประเทศ ในโครงการอาจารย์ช้างเผือก เป็นการบริหารการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายทุนการศึกษาให้เป็นไปตามเง่ือนไขทุนการศึกษาที่ได้รับ โดยผู้รับทุนได้ทาเร่ือง เสนอขออนุมัติเบิกเงินทุนมหาวิทยาลัยผ่านส่วนงานต้นสังกัด และส่งเร่ืองไปยังกองคลัง สานักงานมหาวิทยาลัย พรอ้ มแนบสาเนาแบบรายงานความกา้ วหน้า ผลการศกึ ษา และหลกั ฐานท่ีเกยี่ วข้องตลอดระยะเวลาการรับทุน และส่ง ให้กองบริหารงานบคุ คล สานักงานมหาวทิ ยาลัย ดาเนินการบรหิ าการเบิกจ่ายและตง้ั หนีใ้ นระบบ 3 มติ ิ ภาพ : ขน้ั ตอนการเสนอเร่ืองขออนุมตั ิเบิกจา่ ยทนุ การศึกษามหาวิทยาลยั เชยี งใหม่ เมื่องานธุรการ กองบริหารงานบุคคล ได้รับเร่ืองจากกองคลังและออกเลขรับแล้ว จะดาเนินการส่งให้ ผู้รับผิดชอบงานพัฒนาและฝึกอบรมตรวจสอบเอกสารและเง่ือนไขทุนการศึกษาท่ีได้รับในเบื้องต้น จากนั้นจะนาส่ง งานธุรการดาเนินการบริหารการเบิกจา่ ยทุนฯ และดาเนนิ การต้ังหนีใ้ นระบบ 3 มติ ิ ตอ่ ไป | ขั้นตอนการบริหารการเบิกจ่ายทนุ การศกึ ษามหาวทิ ยาลัยเชียงใหม่

Page |2 1) เปดิ ไฟลท์ ่ีใชใ้ นการบรหิ ารการเบกิ จ่าย โดยปจั จุบนั ไดจ้ ดั เก็บขอ้ มลู ใน Shared drive [Shared drives\\ admin-Shared\\ ข้อมลู -ทุนมหาวิทยาลัยเชยี งใหม่] โดยมีไฟลท์ ่เี กี่ยวขอ้ ง จานวน 2 ไฟล์ ดงั น้ี ทอี่ ยไู่ ฟลท์ ี่ 1 ทีอ่ ยูไ่ ฟลท์ ี่ 2 ภาพ : โฟล์เดอร/์ ไฟลท์ ่ใี ช้ในการบริหารการเบิกจา่ ยทนุ การศึกษา 1.1 ไฟลก์ ารบริหารการเบกิ จ่ายทุนฯ “สรุปภาพรวม” โฟล์เดอร:์ ข้อมลู ทนุ งบประมาณปี 2564 (หากขนึ้ ปงี บประมาณใหมจ่ ะสร้างโฟลเ์ ดอรใ์ หม่) ช่อื ไฟล์ (Excel): ข้อมูลทนุ อาจารย์ป.เอกมช_2552-2563 ปีงบฯ 64_(ชอ่ื เดอื น…) 2564 ภาพ : ไฟลก์ ารบรหิ ารการเบกิ จา่ ยฯ “สรุปภาพรวม” | ข้ันตอนการบรหิ ารการเบิกจา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวิทยาลยั เชียงใหม่

Page |3 1.2 ไฟล์การบรหิ ารการเบิกจา่ ยทุนฯ “รายบุคคล” โฟล์เดอร:์ รายชือ่ ผู้รับทนุ (วิชาการ) 2552-2564 ชื่อไฟล์ (Excel): สามารถคน้ หาชือ่ ผรู้ บั ทนุ ไดใ้ นช่องคน้ หาไฟล์ โดยพมิ พ์ name:ชอ่ื ผู้รับทุน ชอ่ งค้นหาช่ือไฟล์ พิมพ์ name:ชื่อผู้รบั ทุน ภาพ : โฟลเ์ ดอร/์ ไฟลท์ ีใ่ ชใ้ นการบริหารการเบิกจา่ ยทุนการศึกษา ภาพ : ไฟลก์ ารบรหิ ารการเบิกจ่ายทนุ ฯ “รายบคุ คล” | ข้ันตอนการบรหิ ารการเบกิ จา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวิทยาลัยเชียงใหม่

Page |4 2) ข้ันตอนการตรวจสอบหลกั ฐานการเบิกจา่ ยกับเงอ่ื นไขการรับทนุ การรับทนุ การศกึ ษาผ้รู บั ทุนแต่ละรายจะไดร้ ับอนุมตั จิ านวนเงนิ ทนุ ทแ่ี ตกตา่ งกัน โดยใช้เกณฑ์ ก.พ. เป็นหลกั และจาแนกตามประเทศทีไ่ ปศกึ ษาตอ่ Rankingของมหาวทิ ยาลยั ความสาคัญหรือขาดแคลนของสาขาวชิ า รวมถึงปีท่ี รับทุนการศึกษา ดังนั้น การบันทึกข้อมูลเง่อื นไขทุนการศึกษาของผู้รับทุนจึงมีความสาคัญมาก หากผิดพลาดอาจทา ใหก้ ระทบต่อจานวนเงนิ ทนุ การศึกษาในภาพรวมได้ 2.1 ดขู อ้ มลู ในหนังสอื บนั ทึกข้อความทีส่ ว่ นงานเสนอขออนุมัติเบกิ จ่าย (เรยี น อธิการบดี ผ่านกองคลงั )  ช่อื ผรู้ บั ทนุ , จานวนเงินทีข่ ออนุมตั เิ บิกจา่ ย (ท้ังสกลุ เงนิ ต่างประเทศ และจานวนเงินบาท)  แหล่งเงินทีต่ ้องการใหโ้ อน (ใชใ้ นขน้ั ตอนตง้ั หน้ีระบบ 3 มิติ) เชน่ ส่งใชเ้ งินยมื มช./ บญั ชีของส่วนงาน/ บญั ชีของผู้รบั ทุน ชื่อผูร้ ับทนุ จานวนเงินสกลุ เงินต่างประเทศ จานวนเงนิ สกุลเงนิ บาท แหลง่ เงินท่ีตอ้ งการให้โอน ภาพ : หนงั สอื บนั ทึกขอ้ ความทส่ี ่วนงานเสนอขออนุมตั เิ บกิ จา่ ย | ขั้นตอนการบรหิ ารการเบิกจ่ายทนุ การศกึ ษามหาวิทยาลยั เชียงใหม่

Page |5 2.2 ดูข้อมูลตารางสรุปค่าใช้จ่ายของส่วนงานและหลักฐานการเบิกจ่าย ว่าถูกต้องและเป็นไปตามเกณฑ์ ทไ่ี ด้รบั อนุมตั ิหรือไม่ หมายเหตุ: ไมไ่ ด้มีทุกส่วนงานทีจ่ ัดทาสรปุ ตารางค่าใชจ้ า่ ยแนบมาประกอบ  เนื่องจากเง่ือนไขการรับทุนได้อนุมัติเป็นสกุลเงินต่างประเทศ ดังน้ัน การตรวจสอบหลักฐานจึงใช้ สกลุ เงินต่างประเทศเปน็ หลัก และสกุลเงนิ บาทจะองิ ตามอตั ราแลกเปลยี่ นที่แนบมา  หลักการเบกิ จ่าย: คา่ ใช้จา่ ยหมวดไหนต้องเป็นของหมวดน้ัน จะนามาถวั เฉลีย่ ขา้ มหมวดไม่ได้  การอนมุ ตั คิ ่าใช้จา่ ยในแต่ละหมวดจะแบ่งเปน็ 2 ประเภท คอื เหมาจ่าย และ ตามที่จา่ ยจริง  เหมาจ่าย คอื ให้เต็มจานวนท่ีไดร้ ับอนุมตั ิ โดยใชใ้ บสาคัญรบั เงินในการเบิกจ่าย  ตามท่ีจา่ ยจริง คอื อนมุ ัติตามค่าใช้จา่ ยท่เี กดิ ข้นึ จรงิ ต้องใชใ้ บเสรจ็ รับเงินประกอบการเบิกจ่าย ภาพ : ตารางสรุปค่าใช้จ่ายของสว่ นงาน | ข้ันตอนการบริหารการเบิกจา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวิทยาลยั เชียงใหม่

Page |6 ภาพ : ตารางงบประมาณเงนิ ทนุ ทอ่ี นุมตั ติ ามเกณฑ์ ก.พ. ของนักเรียนทุนทศี่ ึกษาในแต่ละประเทศ (งบประมาณท่อี นุมัติเปน็ จานวนต่อปี)  คา่ ใช้จ่ายแต่ละหมวด (ปรับเปล่ยี นได้ตามเกณฑ์ ก.พ.) สว่ นใหญแ่ บ่งได้ดังนี้  หมวดท่ี 1 คา่ ใชจ้ ่ายประจาเดือน (เหมาจ่าย)  หมวดที่ 2 ค่าเลา่ เรยี นและคา่ ธรรมเนียมการศึกษา (ตามทจี่ ่ายจรงิ )  หมวดที่ 3 คา่ หนังสือและอุปกรณ์การศกึ ษา (เหมาจ่าย)  หมวดท่ี 4 คา่ ประกันสขุ ภาพ/ค่าบริการทางการแพทย์ (เหมาจา่ ย/ตามที่จ่ายจรงิ )  หมวดท่ี 5 ค่าใชจ้ า่ ยเบ็ดเตลด็ (ตามทจี่ า่ ยจริง)  หมวดท่ี 6 เงนิ ชดเชยคา่ ใชจ้ า่ ยในการดแู ลนกั เรียน **มช.ไมอ่ นุมตั ิในหมวดนี้ | ขัน้ ตอนการบรหิ ารการเบิกจา่ ยทนุ การศึกษามหาวทิ ยาลยั เชยี งใหม่

Page |7 2.3 ตรวจสอบหลกั ฐานในแต่ละหมวด ใชไ้ ฟล์ Excel ข้อ 1.2 การบริหารการเบกิ จ่ายทนุ ฯ “รายบคุ คล” ประกอบการตรวจสอบ หมายเหตุ: ตวั อยา่ งต่อไปนเ้ี ปน็ เพยี งค่าใช้จา่ ยของผู้รบั ทุนท่ีไปศกึ ษาตอ่ ใน Griffith University ประเทศออสเตรเลีย (ระดบั ปรญิ ญาเอก) เทา่ น้นั 2.3.1 หมวดที่ 1: คา่ ใชจ้ า่ ยประจาเดือน (เหมาจ่าย) ใช้ใบสาคัญรับเงินประกอบการเบิกจ่าย โดยระบุรายละเอียดช่วงเดือนของการเบิกจ่าย, จานวนเงินที่ขออนุมัติสกุลต่างประเทศ, อัตราแลกเปลี่ยน (แนบเอกสารประกอบ) และจานวน เงนิ บาททแ่ี ปลงจากอตั ราแลกเปล่ียนแล้ว  ชว่ งเดอื นทเี่ บกิ จา่ ย  จานวนเงนิ สกุลตา่ งประเทศ  อตั ราแลกเปลย่ี น (แนบท้าย)  จานวนเงนิ บาททแ่ี ปลง จากอัตราแลกเปลีย่ นแล้ว ภาพ : ใบสาคัญรบั เงิน หมวดท่ี 1 ค่าใช้จา่ ยเบด็ เตลด็   เกณฑท์ ่ีไดร้ ับอนุมัติ คอื เหมาจ่าย ปลี ะ 24,600 AUD (เดือนละ 2,050 AUD)  ใบสาคัญรบั เงนิ ขออนุมัตเิ บกิ จ่าย 6 เดอื น จานวน 12,300 AUD ดังนน้ั ปีนี้หมวดดงั กลา่ วคงเหลือเงินทุนท่ีสามารถเบิกได้อีก 12,300 AUD  อตั ราแลกเปล่ียน 1 AUD = 24.33 THB = 299,259 THB  ใช้ไฟล์ Excel ข้อ 1.2 การบรหิ ารการเบกิ จา่ ยทนุ ฯ “รายบคุ คล” ชว่ ยคานวณและ บนั ทกึ ข้อมูล ดงั น้ี | ขั้นตอนการบริหารการเบกิ จ่ายทนุ การศึกษามหาวิทยาลัยเชยี งใหม่

Page |8  เงอ่ื นไขการรบั ทุน  จานวนเงินรวม  จานวนเงนิ ที่ขออนมุ ัตสิ กลุ AUD  จานวนเงนิ ที่ขออนมุ ตั สิ กลุ THB (แปลงจากอตั ราแลกเปลย่ี น) ภาพ : การใชไ้ ฟล์ Excel การบรหิ ารการเบิกจ่ายทนุ ฯ “รายบุคคล” ช่วยคานวณและบันทกึ ข้อมูล หมายเหตุ: หมวดค่าใชจ้ ่ายอ่นื ๆ ใชไ้ ฟล์ Excel การบรหิ ารการเบกิ จา่ ยทนุ ฯ “รายบคุ คล” ชว่ ยคานวณและบนั ทกึ ข้อมูลวิธนี ้เี ชน่ เดียวกัน  ตรวจสอบขอ้ มลู ในตารางสรุปของส่วนงาน  | ข้นั ตอนการบริหารการเบกิ จ่ายทนุ การศึกษามหาวิทยาลยั เชยี งใหม่

Page |9 หมวดท่ี 2: คา่ เลา่ เรียนและค่าธรรมเนียมการศกึ ษา (ตามท่ีจ่ายจริง) ใช้ใบเสร็จรับเงินประกอบการเบิกจ่าย โดยต้องมีรายละเอียดของ ชื่อมหาวิทยาลัย, ช่อื ผ้รู บั ทนุ , เดอื น/ภาคการศกึ ษา, จานวนเงินสกลุ ต่างประเทศ ภาพ : ใบสาคัญรบั เงนิ หมวดท่ี 2 คา่ เลา่ เรยี น (ผู้รับทุนรายนไี้ มม่ ีคา่ ธรรมเนียมการศึกษา)   เกณฑท์ ี่ไดร้ บั อนุมตั ิ คือ ตามท่จี า่ ยจริง ไม่เกินปีละ 34,500 AUD  ใบเสร็จรับเงนิ ขออนมุ ัตเิ บิกจ่าย จานวน 15,250 AUD ดังนน้ั ปนี ้หี มวดดังกล่าวคงเหลือเงนิ ทนุ ท่สี ามารถเบกิ ไดอ้ ีก 19,250 AUD  อตั ราแลกเปลี่ยน 1 AUD = 22.58 THB = 344,345 THB  ใช้ไฟล์ Excel ข้อ 1.2 การบรหิ ารการเบกิ จา่ ยทนุ ฯ “รายบคุ คล” ชว่ ยคานวณและ บนั ทึกข้อมลู ดังน้ี | ข้นั ตอนการบริหารการเบิกจ่ายทนุ การศกึ ษามหาวทิ ยาลัยเชียงใหม่

P a g e | 10  จานวนเงนิ รวม  จานวนเงินทข่ี ออนุมัตสิ กุล AUD  จานวนเงนิ ที่ขออนมุ ตั ิสกลุ THB (แปลงจากอัตราแลกเปลี่ยน) ภาพ : การใชไ้ ฟล์ Excel การบรหิ ารการเบิกจา่ ยทุนฯ “รายบคุ คล” ชว่ ยคานวณและบนั ทึกข้อมูล  ตรวจสอบขอ้ มลู ในตารางสรปุ ของสว่ นงาน  | ขั้นตอนการบรหิ ารการเบิกจา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวิทยาลยั เชียงใหม่

P a g e | 11 หมวดท่ี 3: ค่าหนังสือและอุปกรณก์ ารศกึ ษา (เหมาจ่าย) ใช้ใบสาคัญรับเงินประกอบการเบิกจ่าย โดยระบุรายละเอียดจานวนเงินที่ขออนุมัติสกุล ต่างประเทศ, อัตราแลกเปลี่ยน (แนบเอกสารประกอบ) และจานวนเงินบาทที่แปลงจากอัตรา แลกเปล่ียนแล้ว  จานวนเงนิ สกุลต่างประเทศ  อตั ราแลกเปล่ียน (แนบทา้ ย)  จานวนเงนิ บาททีแ่ ปลง จากอัตราแลกเปลี่ยนแลว้ ภาพ : ใบสาคญั รบั เงิน หมวดท่ี 3 คา่ หนังสือและอุปกรณก์ ารศกึ ษา   เกณฑท์ ีไ่ ดร้ บั อนมุ ัติ คอื เหมาจา่ ย ปีละ 930 AUD  ใบสาคญั รับเงินขออนมุ ตั ิเบิกจา่ ย จานวน 465 AUD ดังนนั้ ปนี ้หี มวดดงั กลา่ วคงเหลอื เงินทนุ ทส่ี ามารถเบิกไดอ้ กี 465 AUD  อัตราแลกเปลี่ยน 1 AUD = 24.33 THB = 11,313.45 THB  ใช้ไฟล์ Excel ข้อ 1.2 การบริหารการเบิกจ่ายทุนฯ “รายบุคคล” ช่วยคานวณและ บนั ทึกขอ้ มลู ดงั นี้ | ขัน้ ตอนการบริหารการเบิกจ่ายทนุ การศึกษามหาวทิ ยาลัยเชยี งใหม่

P a g e | 12  จานวนเงิน รวม  จานวนเงนิ ท่ีขออนุมตั สิ กุล AUD  จานวนเงินท่ขี ออนมุ ตั สิ กลุ THB (แปลงจากอตั ราแลกเปลี่ยน) ภาพ : การใชไ้ ฟล์ Excel การบรหิ ารการเบิกจ่ายทนุ ฯ “รายบุคคล” ชว่ ยคานวณและบนั ทกึ ขอ้ มลู  ตรวจสอบขอ้ มลู ในตารางสรุปของส่วนงาน  | ขนั้ ตอนการบรหิ ารการเบกิ จ่ายทนุ การศึกษามหาวิทยาลยั เชยี งใหม่

P a g e | 13 หมวดที่ 4: คา่ ประกันสขุ ภาพ/ค่าบริการทางการแพทย์ (ตามทีจ่ ่ายจริง) ใช้ใบเสร็จรับเงินประกอบการเบิกจ่าย โดยต้องมีรายละเอียดท่ีแสดงถึงเป็นค่าประกัน สุขภาพท่ีเป็นของมหาวิทยาลัยที่ไปศึกษา หรือมหาวิทยาลัยจัดหาให้ หรือการพบแพทย์และ มีใบรบั รองแพทยแ์ นบประกอบการเบิกจ่าย ภาพ : ใบสาคัญรบั เงิน หมวดท่ี 4 ค่าประกันสขุ ภาพ/ค่าบริการทางการแพทย์   เกณฑท์ ี่ได้รบั อนุมตั ิ คือ ตามทจ่ี า่ ยจรงิ ไม่เกนิ ปีละ 700 AUD  ตามตัวอยา่ งใบเสร็จรับเงิน มหาวิทยาลยั ได้เรียกเก็บคา่ ประกนั สุขภาพแบบจา่ ยครัง้ เดียว ตลอดระยะเวลาหลักสูตร (4 ปี) จานวน 3,300 AUD แต่การอนุมัติค่าใช้จ่ายได้อนุมัติ เป็นรายปี จงึ นา 3,300 AUD ÷ 4 ปี = จ่ายจรงิ ปีละ 825 AUD  การเบกิ คา่ ใช้จ่ายในหมวดน้จี ึงเบิกได้เพียง 700 AUD ตามเง่ือนไขทุนการศึกษา ดังน้ัน ปนี หี้ มวดดงั กล่าวคงเหลือเงนิ ทนุ ท่สี ามารถเบกิ ไดอ้ ีก 0 AUD  อัตราแลกเปลย่ี น 1 AUD = 22.58 THB = 15,806 THB  ใชไ้ ฟล์ Excel ขอ้ 1.2 การบรหิ ารการเบิกจา่ ยทนุ ฯ “รายบคุ คล” ชว่ ยคานวณและ บันทกึ ข้อมลู ดงั นี้ | ข้นั ตอนการบรหิ ารการเบกิ จา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวิทยาลัยเชียงใหม่

P a g e | 14  จานวนเงินรวม  จานวนเงนิ ท่ขี ออนุมัติสกุล AUD  จานวนเงินทขี่ ออนุมัตสิ กุล THB (แปลงจากอตั ราแลกเปลีย่ น) ภาพ : การใช้ไฟล์ Excel การบรหิ ารการเบิกจ่ายทนุ ฯ “รายบคุ คล” ช่วยคานวณและบันทกึ ข้อมูล  ตรวจสอบขอ้ มลู ในตารางสรุปของสว่ นงาน  | ขัน้ ตอนการบริหารการเบิกจา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวทิ ยาลัยเชียงใหม่

P a g e | 15 หมวดท่ี 5: คา่ ใช้จา่ ยเบ็ดเตลด็ (ตามทจ่ี ่ายจริง) ใชใ้ บเสร็จรับเงนิ ประกอบการเบิกจ่าย โดยเป็นค่าใชจ้ า่ ยอืน่ ๆที่เกย่ี วข้องกับการศกึ ษา เชน่ ค่าต๋ัวเครื่องบิน ค่าจัดทาวีซ่า ค่าจัดทาเล่มวิทยานิพนธ์ ค่าพาหนะเดินทางที่เกี่ยวกับการศึกษา คา่ ทาฟัน อุดฟัน ถอนฟัน เปน็ ต้น หมายเหตุ: ตัวอยา่ งต่อไปน้ีเป็นค่าใชจ้ า่ ยเบด็ เตล็ด ค่าจัดทาวีซา่ ประกอบด้วยใบเสรจ็ รับเงิน 3 ใบ 1. คา่ ตรวจสุขภาพสาหรบั จดั ทาวีซ่า 2. คา่ ธรรมเนยี มการจัดทาวีซา่ 17,700 บาท 2,090 บาท 3. คา่ จัดทาข้อมูสาหรับทาวซี า่ 811 บาท ภาพ : ใบสาคัญรบั เงิน หมวดท่ี 5 คา่ ใชจ้ ่ายเบ็ดเตลด็ (คา่ จัดทาวีซา่ ) | ข้นั ตอนการบรหิ ารการเบกิ จา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวทิ ยาลัยเชยี งใหม่

P a g e | 16   เกณฑท์ ีไ่ ด้รบั อนมุ ตั ิ คือ ตามที่จ่ายจริง ไม่เกินปลี ะ 850 AUD  ตามตวั อย่างใบเสรจ็ รบั เงิน คา่ จดั ทาวซี า่ ไดช้ าระเปน็ สกลุ เงินบาท รวมเปน็ จานวนเงนิ 2,090+17,700+811 = 20,601 บาท แต่เกณฑท์ ไ่ี ด้รับอนุมัติเปน็ สกุลเงิน AUD จึงตอ้ งแปลงสกุลเงินจากอัตราแลกเปล่ยี น  อตั ราแลกเปล่ียน 1 AUD = 24.33 THB = 846.73 AUD  สรุป คา่ ใช้จา่ ยเบด็ เตล็ด ค่าจดั ทาวีซา่ เปน็ จานวนเงิน 846.73 AUD ดงั นนั้ ปีนหี้ มวดดงั กล่าวคงเหลือเงนิ ทนุ ท่ีสามารถเบกิ ได้อกี 3.27 AUD  ใชไ้ ฟล์ Excel ขอ้ 1.2 การบริหารการเบกิ จา่ ยทุนฯ “รายบุคคล” ช่วยคานวณและ บนั ทกึ ขอ้ มลู ดงั นี้  จานวนเงนิ รวม  จานวนเงินท่ขี ออนุมตั ิสกุล AUD  จานวนเงนิ ทีข่ ออนมุ ัตสิ กลุ THB ภาพ : การใช้ไฟล์ Excel การบรหิ ารการเบิกจา่ ยทุนฯ “รายบุคคล” ช่วยคานวณและบนั ทึกขอ้ มลู | ขั้นตอนการบริหารการเบกิ จ่ายทนุ การศกึ ษามหาวทิ ยาลยั เชียงใหม่

P a g e | 17  ตรวจสอบขอ้ มลู ในตารางสรุปของสว่ นงาน  3) ขน้ั ตอนการบันทกึ ขอ้ มูลเพือ่ บริหารการเบกิ จ่าย การบันทึกข้อมูลการเบิกจ่ายทุนเพื่อบริหารการเบิกจ่าย เป็นข้ันตอนหลังตรวจหลักฐานการเบิกจ่ายและผล เป็นไปตามเง่ือนไขการรับทุน โดยจะบันทึกข้อมูลในไฟล์ Excel 2 ไฟล์ คือ ไฟล์การบริหารการเบิกจ่ายทุนฯ “รายบคุ คล” และ ไฟล์การบริหารการเบิกจา่ ยทุนฯ “สรปุ ภาพรวม” และทั้งสองไฟลต์ ้องมีความสอดคลอ้ งกนั ดงั น้ี 3.1 การบันทึกขอ้ มลู ในไฟลก์ ารบริหารการเบิกจา่ ยทุนฯ “รายบุคคล” 2. 3. 1. 4. | ข้นั ตอนการบริหารการเบกิ จา่ ยทนุ การศึกษามหาวทิ ยาลัยเชยี งใหม่

P a g e | 18 3.1.1 ช่องการเบกิ จา่ ยทุนคร้ังที่: ระบภุ าค/เทอม ท่ีผูร้ ับทุนสง่ หลักฐานการเบกิ จ่ายครั้งนี้ 3.1.2 ช่องจานวนเงิน (สกุลต่างประเทศ): ระบุจานวนเงินรวมค่าใช้จ่ายท้ังหมดท่ีผู้รับทุนขออนุมัติ เบกิ จ่ายในครั้งนเ้ี ปน็ สกุลเงินตา่ งประเทศ 3.1.3 ช่องจานวนเงนิ (บาท): ระบุจานวนเงนิ รวมค่าใช้จา่ ยท้งั หมดท่ผี ู้รบั ทุนขออนมุ ัติเบิกจา่ ยในคร้ังนี้ เป็นสกลุ เงินบาท 3.1.4 ช่องทุนเบกิ จา่ ยแลว้ : ระบจุ านวนเงินรวมทเ่ี บิกจา่ ยแลว้ (ตั้งคา่ เปน็ สูตรไว้แลว้ ) หมายเหตุ ชอ่ งเงนิ ทุนคงเหลือ ไดต้ ง้ั คา่ สตู รคานวณไว้ หากมกี ารปรบั จานวนเงนิ ในช่อง ‘ทุนเบิกจา่ ยแล้ว’ ชอ่ งเงนิ ทุนคงเหลือจะปรบั จานวนเงินตามอัตโนมัติ 3.1.5 ตรวจสอบจานวนเงินในตาราง Excel เทยี บกบั เอกสารการเบกิ จา่ ยใหถ้ กู ต้อง 3.1.6 จัดพิมพ์เอกสาร สาหรับแนบเป็นเอกสารประกอบให้ผู้ปฏิบัติงานด้านระบบ 3 มิติดาเนินการ ตอ่ ไป 3.1.7 เสร็จส้นิ ข้ันตอนการบันทกึ ข้อมูลในไฟลก์ ารบริหารการเบกิ จ่ายทนุ ฯ “รายบคุ คล” หมายเหตุ save แต่ยงั ไมป่ ิดไฟล์ 3.2 การบันทกึ ข้อมูลในไฟลก์ ารบรหิ ารการเบกิ จ่ายทุนฯ “สรปุ ภาพรวม” ในไฟล์ดงั กล่าวจะดาเนนิ การบนั ทกึ ขอ้ มลู การเบิกจ่ายเปน็ จานวนเงนิ บาทเทา่ น้นั และบันทึกขอ้ มูล ด้วยกนั จานวน 3 Sheet คอื 1] Sheet ทนุ ท่ีสง่ เบกิ จ่าย (เอกสาร1) 2] Sheet ปที ผ่ี ้รู บั ทุนไดร้ บั อนุมตั ิทุนการศกึ ษา (ตามประกาศทนุ ฯ) 3] Sheet แจกแจงภาระผกู พัน 3.2.1 Sheet ทนุ ที่ส่งเบกิ จ่าย (เอกสาร1) เปน็ Sheet ทใี่ ช้บันทึกงบประมาณทงั้ หมดทไ่ี ด้รบั จัดสรร งบประมาณที่ใช้แล้ว และงบประมาณ คงเหลอื ในภาพรวม ภาพ : ไฟลก์ ารบริหารการเบิกจ่ายทนุ ฯ “สรุปภาพรวม” [Sheet ทุนทสี่ ่งเบิกจ่าย (เอกสาร1)] | ขั้นตอนการบรหิ ารการเบกิ จา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวทิ ยาลัยเชียงใหม่

P a g e | 19  เลอื่ นเมาส์ลงไปยงั ตารางช่องปที ่ีผรู้ บั ทนุ ได้รับอนุมตั ิทนุ การศึกษา (ตามประกาศทนุ ฯ) ตัวอยา่ ง ผู้รบั ทนุ ได้รับอนมุ ัตทิ นุ ในปีงบประมาณ 2564  เพ่ิม Row สาหรับใส่รายละเอียดผรู้ ับทนุ : ชื่อ จานวนเงนิ รวมที่ขออนุมตั ิสกลุ เงนิ บาท Copy จานวนเงินจากไฟลก์ ารบรหิ ารการเบกิ จ่ายทุนฯ “รายบคุ คล” เพอ่ื ปอ้ งกนั ความผดิ พลาด ปที ่ผี ้รู ับทนุ ไดร้ ับอนุมตั ทิ ุนการศึกษา เลขท่ี และวนั ท่ีตงั้ หนี้ในระบบ 3 มิติ ระบชุ ่อื ผ้รู บั ทุน ระบุจานวนเงินบาท เมอ่ื ตงั้ หนี้ฯแลว้ จงึ จะกลับมากรอก ภาพ : ไฟล์การบริหารการเบกิ จ่ายทุนฯ “สรปุ ภาพรวม” [Sheet ทนุ ทสี่ ่งเบิกจ่าย (เอกสาร1)] 3.2.2 Sheet ปีท่ีผูร้ บั ทนุ ได้รับอนุมัตทิ ุนการศกึ ษา (ตามประกาศทนุ ฯ) เปน็ Sheet เกยี่ วกบั การประมาณการงบประมาณทนุ ทไ่ี ดร้ บั จดั สรรของผู้รบั ทุนแตล่ ะราย ชอื่ ช่องท่ีใส่จานวนเงิน จานวนเงินบาทที่ขออนุมตั เิ บกิ จา่ ย จานวนเงนิ บาทท่สี ามารถเบิกไดใ้ นปนี ้ี Sheet ปีที่ผ้รู บั ทุนได้รบั อนมุ ัติ ภาพ : ไฟล์การบรหิ ารการเบิกจา่ ยทุนฯ “สรุปภาพรวม” [Sheet ปที ผ่ี ูร้ ับทนุ ไดร้ บั อนมุ ัตทิ นุ การศกึ ษา (ตามประกาศทุนฯ)] | ขนั้ ตอนการบริหารการเบิกจา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวิทยาลยั เชยี งใหม่

P a g e | 20  กรอกจานวนเงนิ รวมท่ีขออนุมัติสกลุ เงนิ บาท ใหต้ รงกับปที ี่สง่ หลกั ฐานขออนมุ ตั เิ บิกจ่าย หมายเหตุ: 1. เติมสแี ดงในชอ่ ง กรณีทยี่ ังไม่ไดร้ ับการตั้งหนใี้ นระบบ 3 มติ ิ และ เปลี่ยนเปน็ สีขาว กรณีทม่ี กี ารต้ังหนฯี้ และได้รบั เลขท่ีเรียบรอ้ ยแล้ว 2. ในตวั อย่าง การเตมิ ช่องสีเหลืองเป็นการโนต้ สว่ นตัวว่าชอ่ งดังกลา่ ว เบกิ จ่ายในปงี บประมาณใด  กรอกจานวนเงนิ คงเหลอื ทสี่ ามารถเบิกได้ในปีดังกล่าว ตัวอยา่ ง ผูร้ บั ทนุ ไดร้ บั อนุมัติ (ประมาณการ) เป็นจานวนเงนิ บาท ปลี ะ 1,508,000 บาท ขออนมุ ตั เิ บกิ จ่ายจานวน 691,324 บาท ดงั นน้ั จะคงเหลือ 816,676 บาท ** ตรวจสอบกบั ไฟล์การบรหิ ารการเบกิ จ่ายทนุ ฯ “รายบุคคล” อกี ครงั้  จาชอ่ื ช่อง cell ท่ใี สส่ แี ดง ตวั อย่างคอื I11  ช่องจานวนเงินเบิกจ่ายจรงิ Double Click ท่ชี อ่ งจานวนเงนิ จะพบสตู รการคานวณ ให้ลบ I11 ออก เพ่ือเป็นการหักจานวนเงินท่ีเบิกจ่ายครั้งนี้ จะทาให้ทราบจานวนเงิน เบกิ จ่ายจริง และจานวนเงนิ ที่ยังไม่ได้เบิกจา่ ย ลบชอื่ cellชอ่ งทีใ่ สส่ แี ดงออก  ช่องจานวนเงินทเี่ บิกจ่ายจริงปี 64 (ใชเ้ งินกันเหลอื่ มปี) Double Click ที่ช่องจานวนเงิน จะพบสูตรการคานวณ ให้เพมิ่ +I11 เพ่ือเป็นการบันทึกข้อมูลว่าการเบกิ จ่ายดังกล่าวใช้ งบประมาณจากปีใด ในที่นี้ใช้จากงบประมาณเงินกันเหล่ือมปี 2560 (สามารถทราบได้ จาก Sheet ทุนท่ีสง่ เบิกจ่าย (เอกสาร1)) | ขน้ั ตอนการบริหารการเบกิ จา่ ยทนุ การศึกษามหาวิทยาลัยเชยี งใหม่

P a g e | 21 เพ่ิม +ตามดว้ ยชอ่ื cell ช่องสแี ดง ภาพ : ไฟลก์ ารบรหิ ารการเบิกจา่ ยทนุ ฯ “สรุปภาพรวม” [Sheet ปที ผ่ี ูร้ ับทนุ ไดร้ บั อนมุ ตั ทิ ุนการศกึ ษา (ตามประกาศทุนฯ)] 3.2.3 Sheet แจกแจงภาระผกู พัน เป็น Sheet เกย่ี วกบั การบนั ทึกและสรุปข้อมลู ภาระผกู พนั ทนุ (ทย่ี งั ไมไ่ ดเ้ บิกจา่ ย) ของผู้รบั ทนุ ทุกราย (ปัจจบุ นั เปน็ ข้อมลู ผู้รบั ทุนปี 2555-2564) ภาพ : ไฟลก์ ารบรหิ ารการเบกิ จ่ายทุนฯ “สรุปภาพรวม” [Sheet แจกแจงภาระผูกพนั ] | ขัน้ ตอนการบรหิ ารการเบกิ จ่ายทนุ การศึกษามหาวิทยาลยั เชยี งใหม่

P a g e | 22  เลอื่ นเมาส์ลงไปยงั ตารางช่องปที ผ่ี ู้รับทนุ ไดร้ บั อนมุ ัตทิ นุ การศึกษา (ตามประกาศทุนฯ) ตัวอย่าง ผู้รับทนุ ได้รบั อนุมัติทนุ ในปงี บประมาณ 2564  เปลย่ี นจานวนเงนิ เป็นจานวนเงนิ คงเหลือท่สี ามารถเบกิ ได้ ตัวอย่าง จานวนเงนิ คงเหลือ คอื 816,676 บาท เปล่ียนจานวนเงินเปน็ จานวนเงินคงเหลือทัง้ หมด จานวนเงินคงเหลอื ท่สี ามารถเบิกได้ (ภาระผูกพัน)  ตรวจสอบยอดเงินทุนคงเหลือท้ังหมด (ภาระผูกพัน) กับไฟล์ Excel ไฟล์การบริหาร การเบกิ จา่ ยทุนฯ “รายบคุ คล” อีกครงั้ จานวนเงนิ คงเหลือท้ังหมด (ภาระผกู พนั )  เสร็จสน้ิ ขัน้ ตอนการบนั ทกึ ข้อมลู ในไฟลก์ ารบรหิ ารการเบกิ จา่ ยทุนฯ “สรุปภาพรวม”  นาเอกสารทจ่ี ัดพมิ พ์ จากไฟล์ Excel ไฟล์การบริหารการเบิกจ่ายทุนฯ “รายบคุ คล” แนบเอกสารการเบกิ จา่ ยของผู้รบั ทุน และส่งใหผ้ ปู้ ฏบิ ัติงานด้านเบิกจ่ายในระบบ 3 มิติ ดาเนินการต่อไป | ขน้ั ตอนการบริหารการเบิกจา่ ยทนุ การศกึ ษามหาวทิ ยาลยั เชยี งใหม่