PivotTable

 แบบรายไตรมาส ภาพที่ 76 การกาํ หนด Timeline ใหแ) สดงผลแบบราย  แบบรายวนั ภาพที่ 77 การกําหนด Timeline ใหแ) สดงผลแบบรายวนั 17. ตง้ั ชอื่ Worksheet เปน Workshop6 หนา 49

WorkShop ที่ 7 • สราง PivotTable 2 มิติ • การจัดกล\"ุมตามชว\" งเวลา รายงาน PivotTable 2 มิติ คือ การสอบถามข)อมูล 2 อย:าง ท่ีมีความสัมพันธ<กัน เช:น รายงาน ยอดขายสินค)าของแตล: ะสาขาในแตล: ะเดือน รายงานการลาของพนักงานในแตล: ะเดือนของแต:ละแผนก ฯ โจทยF - ต)องการทราบข)อมูลรายได)การขายสินคา) ของแต:ละจังหวัด เปนรายไตรมาส โดยให)แสดงเปนเปอรเ< ซ็นต< รายได)ของแต:ละจังหวัด - ฟลg ด<ทใี่ ช) คือ Province, Sale_Date, Net Sales 1. ในไฟล< Sale1.xlsx  ใน Worksheet ชื่อ YearData2 ใหค) ลิกเซลใ< ดๆ ภายในตารางขอ) มลู  เลอื กเมนู Insert > PivotTable ดงั ภาพ ภาพที่ 78 การสรา) ง PivotTable 2. โปรแกรมจะแสดงหน)าต:าง Create PivotTable โดย  หัวข)อ Select a Table or Range : โปรแกรมจะเลือกข)อมูลทุกเซลล<ให)อัตโนมัติ เปน YearData2!$A$3:$M$161 หรือผู)ใช)สามารถเลือกข)อมูลที่จะใช)สร)าง PivotTable โดยการ Drag บริเวณ ข)อมลู ทตี่ )องการ ซงึ่ ในท่นี ้ี คือเซลล< YearData2!$A$3:$M$161 หนา 50

 หัวข)อ Choose where you want the PivotTable report to be placed : ให)เลือก New Worksheet หมายถึง การสรา) ง PivotTable ใน Worksheet ใหม: จากน้นั ใหค) ลิกปมุ} OK ภาพท่ี 79 การเลือกพน้ื ที่ข)อมูลสําหรับสร)าง PivotTable 3. โปรแกรมจะสรา) ง Worksheet ใหม: ภาพที่ 80 Worksheet PivotTable ทถี่ กู สรา) งใหม: 4. ให)เลือกฟgลด< ท่ีจะสร)างตาราง Pivot ดังนี้  Drag ฟgลดช< ือ่ Sale_Date วางในกรอบ Columns  Drag ฟgลดช< อ่ื Province วางในกรอบ Rows  Drag ฟลg ด<ชอ่ื Net Sales วางในกรอบ Values หนา 51

ภาพท่ี 81 การเลือกฟgลด< 5. โปรแกรมจะแสดงข)อมูล คอื แสดงชอื่ จงั หวดั วันที่ขาย และรายไดข) องแต:ละจงั หวดั ท่ัวท้ังประเทศ ภาพท่ี 82 ข)อมูลรายไดข) องแต:ละจังหวดั ในปV พ.ศ. 2554 - พ.ศ. 2558 6. ใหท) าํ การปรับปรุงข)อมูล เพอ่ื ใหแ) สดงเปนรายไตรมาส ดังภาพ  คลกิ เลอื กเซลล<วนั ท่ีขาย เชน: หรอื  คลกิ เมนู ANALYZE  คลกิ คําสัง่ Group Selection หนา 52

ภาพท่ี 83 ตารางแสดงรายได)ของบริษทั สาขาอาํ เภอ ในจังหวัดตา: งๆ ท่วั ประเทศ 7. โปรแกรมแสดงหนา) ตา: ง Grouping ตอ: มาใหค) ลกิ รูปแบบการแสดงขอ) มูลเปน Quarters ดังภาพ ภาพที่ 84 หนา) ตา: ง Grouping สาํ หรับการจัดกลมุ: ข)อมูล หนา 53

8. โปรแกรมจะปรับปรุงข)อมูล โดยนําข)อมูลในปV พ.ศ. 2554 - พ.ศ. 2558 มาสรุปรวมเปนรายไตรมาส ดังภาพ ภาพที่ 85 ข)อมลู การขายสนิ ค)ารายไตรมาส จากภาพที่ 85 ผใู) ชจ) ะสามารถเปรยี บเทียบรายไดข) อง พ.ศ. 2554 - พ.ศ. 2558 เปนรายไตรมาสเช:น - จังหวัดกาญจนบุรี : มรี ายได)มากทส่ี ุดในไตรมาสท่ี 4 คิดเปน 770,350 บาท - จงั หวัดจันทบุรี : มรี ายได)มากทส่ี ดุ ในไตรมาสท่ี 4 คดิ เปน 876,575 บาท - จงั หวัดทม่ี รี ายได)ทุกไตรมาสได)แก: ปราจีนบุรี แพร: แมฮ: :องสอน ระยอง 9. กําหนดใหแ) สดงรายไดข) องแต:ละจังหวัดเปนเปอร<เซน็ ต< โดย  คลิกเมาสข< วาในพื้นท่ีข)อมลู  เลอื กคําสงั่ Value Field Settings ดังภาพ หนา 54

ภาพท่ี 86 การเรียกคาํ สงั่ Value Field Settings 10. โปรแกรมแสดงหน)าต:าง Value Field Settings ดังน้ันให)เลือกแทป Show Values As จากน้ัน ในหวั ขอ) Show values as ใหเ) ลอื ก “% of Row Total” ภาพท่ี 87 การกาํ หนดการแสดงขอ) มลู เปนเปอร<เซ็นต< หนา 55

11. โปรแกรมจะแสดงผลลพั ธ<ขอ) มลู รายไดข) องแตล: ะจงั หวัดเปนเปอร<เซน็ ต< ภาพที่ 88 การแสดงข)อมลู เปนเปอร<เซน็ ต<แบบ “% of Row Total” จากภาพที่ 88 ซ่งึ เปนรายไดข) อง พ.ศ. 2554 - พ.ศ. 2558 เปนรายไตรมาส พบว:า - จงั หวดั กาญจนบุรี : มีรายได)มากทส่ี ดุ ในไตรมาสที่ 4 คิดเปน 88.51% - จังหวัดจันทบรุ ี : มรี ายไดม) ากทส่ี ดุ ในไตรมาสท่ี 4 คิดเปน 76.44% 12. นอกจากนี้สามารถกําหนด Conditional Formatting ให)แก:เซลล<ต:างๆ เพื่อให)สามารถพิจารณา ได)งา: ยขึ้น โดย  คลิกเลือกพ้ืนที่ข)อมลู ในทน่ี ้ีคอื เซลล< B5 – เซลล< E24  ในเมนู Home ให)เลือกปุ}มคําส่งั Conditional Formatting > Data Bars > เลือกสที ตี่ )องการ หนา 56

ภาพท่ี 89 การกาํ หนด Conditional Formatting 13. ผลลัพธ<ของการกําหนด Conditional Formatting ในตารางข)อมูล แสดงดังภาพ จากนั้น ตัง้ ชอื่ Worksheet เปน Workshop7 ภาพที่ 90 การกาํ หนด Conditional Formatting เพื่ออาํ นวยความสะดวกในการพิจารณาข)อมูล หนา 57

WorkShop ท่ี 8 • สราง PivotTable 2 มิติ • การจดั กลุ\"มขอมลู ที่ไม\"ใช\"วนั ท่ี โจทยF - ตอ) งการทราบข)อมูลวิธีการชาํ ระเงนิ และยอดขาย ของสนิ ค)าแตล: ะประเภท - ฟลg ด<ทีใ่ ช) คอื Product_Type, Pay_Method, Amount 1. ในไฟล< Sale1.xlsx  ใน Worksheet ช่ือ YearData2 ให)คลกิ เซลใ< ดๆ ภายในตารางขอ) มูล  เลอื กเมนู Insert > PivotTable ดงั ภาพ ภาพท่ี 91 การสรา) ง PivotTable 2. โปรแกรมจะแสดงหน)าต:าง Create PivotTable โดย  หัวข)อ Select a Table or Range : โปรแกรมจะเลือกข)อมูลทุกเซลล<ให)อัตโนมัติ เปน YearData2!$A$3:$M$161 หรือผ)ูใช)สามารถเลือกข)อมูลที่จะใช)สร)าง PivotTable โดยการ Drag บริเวณ ข)อมลู ท่ีต)องการ ซึง่ ในท่ีนี้ คอื เซลล< YearData2!$A$3:$M$161  หัวข)อ Choose where you want the PivotTable report to be placed : ให)เลือก New Worksheet หมายถงึ การสร)าง PivotTable ใน Worksheet ใหม: จากนั้นให)คลกิ ปม}ุ OK หนา 58

ภาพที่ 92 การเลือกพน้ื ท่ีข)อมูลสําหรับสร)าง PivotTable 3. โปรแกรมจะสรา) ง Worksheet ใหม: ภาพที่ 93 Worksheet PivotTable ท่ีถกู สร)างใหม: 4. ให)เลือกฟลg ด< ท่ีจะสรา) งตาราง Pivot ดังนี้  Drag ฟgลด<ชื่อ Pay_Method วางในกรอบ Columns  Drag ฟgลดช< อื่ Product_Type วางในกรอบ Rows  Drag ฟลg ด<ช่อื Net Sale วางในกรอบ Values หนา 59

ภาพที่ 94 การเลือกฟgลด< 5. โปรแกรมจะแสดงข)อมลู คอื ประเภทสินคา) วธิ ชี าํ ระเงนิ และรายได) ภาพท่ี 95 ข)อมลู ประเภทสนิ คา) วิธชี าํ ระเงิน และรายได) หนา 60

6. ใหจ) ดั กลุ:มวธิ ีการชําระเงนิ เปน 2 แบบ ประกอบดว) ย เงินสด และตราสาร ดงั นี้  เลือกเซลลข< อ) มูล C4, D4, E4  คลิกเลือกเมนู ANALYZE  เลอื กคําสั่ง Group Selection ภาพที่ 96 การจดั กลม:ุ วิธีการชาํ ระเงิน 7. โปรแกรมทําการจดั กลุ:ม และตั้งชื่อเปน Group1 ดังภาพ ภาพท่ี 97 การจดั กล:มุ วิธีการชําระเงินเปนกล:มุ ใหม: หนา 61

8. ใหเ) ปลี่ยนชอ่ื Group1 เปน Non-cash ดังภาพ ภาพท่ี 98 การเปลยี่ นชื่อกลุ:ม 9. เมือ่ ต)องการเปรียบเทยี บยอดชาํ ระเงนิ จากลักษณะรายได) แบบเงนิ สดและแบบตราสาร  ใหค) ลกิ เซลลช< อื่ วธิ ีการชาํ ระเงนิ ในตัวอย:างคลกิ เซลล< C5 ชอ่ื ว:า Cheque  คลิกเมนู ANALYZE  คลกิ ป}มุ Collapse Field ภาพท่ี 99 การเปรยี บเทียบรายได)จากลักษณะรายได) หนา 62

10. ทําการจดั กลม:ุ สนิ ค)าโดย  ชอื่ กล:มุ Low Values : จากสนิ คา) ประเภท 1) เกษตร และ 2) ของใชใ) นครวั เรือน  ชอ่ื กลุ:ม High Values : จากสนิ คา) ประเภท 1) เครือ่ งใชไ) ฟฟ€า 2) อุปกรณ<สํานักงาน ภาพที่ 100 การจดั กลุ:มสนิ ค)าประเภท 1) เกษตร และ 2) ของใช)ในครัวเรือน เข)าด)วยกนั ภาพที่ 101 การจดั กล:มุ สนิ ค)าประเภท 1) เคร่ืองใช)ไฟฟ€า 2) อปุ กรณส< ํานักงาน เข)าดว) ยกัน หนา 63

11. ทาํ การเปลยี่ นช่อื กลุม: ดงั ภาพ ภาพที่ 102 การเปล่ยี นช่อื กล:ุมท่สี รา) งใหม: 12. ตัง้ ช่อื Worksheet เปน Workshop8 หนา 64

WorkShop ท่ี 9 • สราง PivotTable 2 มติ ิ • การจัดกลุม\" ตามตวั เลข โจทยF - ต)องการทราบชว: งราคาสินคา) และรายได)จากการขายสนิ คา) แต:ละประเภท - ฟลg ด<ทใ่ี ช) คอื Product_Type, Sale_price, Net Sales 1. ในไฟล< Sale1.xlsx  ใน Worksheet ชื่อ YearData2 ให)คลิกเซล<ใดๆ ภายในตารางขอ) มลู  เลอื กเมนู Insert > PivotTable ดังภาพ ภาพท่ี 103 การสร)าง PivotTable 2. โปรแกรมจะแสดงหน)าตา: ง Create PivotTable โดย  หัวข)อ Select a Table or Range : โปรแกรมจะเลือกข)อมูลทุกเซลล<ให)อัตโนมัติ เปน YearData2!$A$3:$M$161 หรือผู)ใช)สามารถเลือกข)อมูลที่จะใช)สร)าง PivotTable โดยการ Drag บริเวณ ขอ) มูลท่ตี )องการ ซ่ึงในทนี่ ้ี คอื เซลล< YearData2!$A$3:$M$161  หัวข)อ Choose where you want the PivotTable report to be placed : ให)เลือก New Worksheet หมายถึง การสรา) ง PivotTable ใน Worksheet ใหม: จากน้นั ใหค) ลิกป}ุม OK หนา 65

ภาพท่ี 104 การเลอื กพื้นท่ีข)อมลู สําหรับสรา) ง PivotTable 3. โปรแกรมจะสรา) ง Worksheet ใหม: ภาพที่ 105 Worksheet PivotTable ท่ีถูกสรา) งใหม: 4. ให)เลือกฟลg ด< ที่จะสร)างตาราง Pivot ดังนี้  Drag ฟลg ด<ชื่อ Sale_Price วางในกรอบ Columns  Drag ฟลg ด<ชอื่ Product_Type วางในกรอบ Rows  Drag ฟลg ด<ช่ือ Net Sale วางในกรอบ Values หนา 66

ภาพท่ี 106 การเลือกฟลg ด< 5. โปรแกรมจะแสดงข)อมลู คือ ประเภทสนิ คา) ราคาขาย และรายได) ภาพที่ 107 ขอ) มูลประเภทสนิ คา) วิธชี ําระเงิน และรายได) 6. ต)องการจดั กลม:ุ ราคาสินค)าเปน 5 กล:มุ ดังนี้  กล:ุมท่ี 1 ราคาตง้ั แต: 1 บาท – 5,000 บาท  กลม:ุ ท่ี 2 ราคาต้งั แต: 5,001 บาท – 10,000 บาท  กลุม: ที่ 3 ราคาตง้ั แต: 10,001 บาท – 15,000 บาท  กลุม: ท่ี 4 ราคาต้งั แต: 15,001 บาท – 20,000 บาท หนา 67

โดยมีขนั้ ตอนดังนี้  คลกิ เลอื กเซลลร< าคาสินค)า ดังตวั อยา: งมกี ารคลกิ เซลล< D4  เลือกเมนู ANALYZE  เลอื กปุม} คาํ สั่ง Group Field ดังภาพ ภาพท่ี 108 การเรยี กคําส่งั Group Field 7. โปรแกรมแสดงหน)าต:าง Grouping ให)กรอกข)อมูลดังภาพ ภาพท่ี 109 การจดั กลม:ุ ราคาของสินค)าเปนชว: ง หนา 68

8. ผลลัพธ<แสดงดังภาพ โดยจะพบว:า ราคาของสินค)าเกษตร ของใช)ในครัวเรอื น และอปุ กรณ<สํานักงาน ท่ีขายได) จะมรี าคาอยู:ในชว: ง 1-5000 บาท สว: นเคร่อื งใช)ไฟฟา€ ท่ขี ายได)จะมีราคาในทุกช:วงราคา ภาพท่ี 110 ราคาของสินค)าที่ถูกจัดกล:ุมตามช:วงราคา 9. ตงั้ ชื่อ Worksheet เปน Workshop9 หนา 69

WorkShop ท่ี 10 • สราง PivotTable 3 มติ ิ • การใส\"ฟลd ดกF ารคํานวณ (Calculate Field) • การกําหนดการสรุปผล รายงาน PivotTable 3 มิติ คือ การสอบถามข)อมูล 3 อย:าง ท่ีมีความสัมพันธ<กัน เช:น รายงาน ยอดขายสินค)าของพนักงานแต:ละคนในแต:ละสาขาเปนรายเดือน เปนต)น นอกจากนี้ยังสามารถสร)างรายงาน รายงาน PivotTable มากกวา: 3 มิตไิ ดอ) ีกด)วย โจทยF - ต)องการทราบกําไรจากการขายในแต:ละไตรมาสของแต:ละอําเภอ และไม:แสดง Grand Total และ Sub Total - ฟgลด<ทใ่ี ช) คอื Region, Province, District, Sale_Date, Cost Price, Sales Price 1. ในไฟล< Sale1.xlsx  ใน Worksheet ชื่อ YearData2 ใหค) ลกิ เซล<ใดๆ ภายในตารางข)อมูล  เลอื กเมนู Insert > PivotTable ดังภาพ ภาพที่ 111 การสรา) ง PivotTable หนา 70

2. โปรแกรมจะแสดงหน)าต:าง Create PivotTable โดย  หัวข)อ Select a Table or Range : โปรแกรมจะเลือกข)อมูลทุกเซลล<ให)อัตโนมัติ เปน YearData2!$A$3:$M$161 หรือผู)ใช)สามารถเลือกข)อมูลที่จะใช)สร)าง PivotTable โดยการ Drag บริเวณ ขอ) มลู ทตี่ อ) งการ ซ่งึ ในที่น้ี คือเซลล< YearData2!$A$3:$M$161  หัวข)อ Choose where you want the PivotTable report to be placed : ให)เลือก New Worksheet หมายถึง การสร)าง PivotTable ใน Worksheet ใหม: จากน้ันใหค) ลกิ ป}มุ OK ภาพท่ี 112 การเลือกพ้นื ทขี่ )อมลู สาํ หรบั สรา) ง PivotTable 3. โปรแกรมจะสรา) ง Worksheet ใหม: ภาพท่ี 113 Worksheet PivotTable ที่ถูกสร)างใหม: หนา 71

4. ให)เลือกฟลg ด< ท่ีจะสร)างตาราง Pivot ดงั ภาพ โดย  Drag ฟลg ด<ช่ือ Region วางในกรอบ Filters  Drag ฟgลด<ชื่อ Sale_Date วางในกรอบ Column  Drag ฟลg ด<ชอื่ Province และ District วางในกรอบ Rows ภาพที่ 114 การเลือกฟลg ด< 5. โปรแกรมจะแสดงข)อมลู ไดแ) ก: ชอ่ื ภาค จังหวดั อาํ เภอ วันท่ขี าย ดงั ภาพ หนา 72

ภาพท่ี 115 ขอ) มลู รายช่ือจงั หวดั และอาํ เภอของบริษัท 6. จากภาพท่ี 115 จะพบว:ายังไม:มีข)อมูลกําไรของแต:ละอําเภอ เน่ืองจากในข)อมูลดิบไม:มีฟgลด<ชื่อ “Profit” ซง่ึ หมายถงึ กําไร 7. ทาํ การเพ่มิ ฟลg ด<ลงในตารางข)อมูล โดยการเพ่ิมฟลg ด<คาํ นวณ (Calculate Field) ดงั นี้  คลิกพ้นื ทใ่ี นตารางขอ) มูล  คลกิ เมนู ANALYZE  คลิกป}ุม Fields, Items, & Sets  เลอื กคาํ สง่ั Calculate Field หนา 73

ภาพที่ 116 การเรยี กฟลg ดค< ํานวณ (Calculate Filed) 8. ตอ) งการให)แสดงกาํ ไรจากการขายสนิ คา) ดังนนั้ จงึ ใชส) ูตร ดังภาพ กาํ ไร = จํานวนขาย * (ราคาขาย-ราคาต)นทุน) โดยการสรา) งฟลg ด<ช่อื Profit หมายถงึ กาํ ไร ในฟgลดค< ํานวณ (Calculate Field) Profit = Net Sale – (Cost_Price * Amount) ภาพท่ี 117 การสร)างฟลg ด<กาํ ไร ใน Calculate Filed หนา 74

9. ในแตล: ะอาํ เภอท่ขี ายสนิ คา) ได) ก็จะมีข)อมลู กาํ ไรปรากฏในตารางข)อมลู ดังภาพ ภาพที่ 118 ข)อมูลกาํ ไรจากการขายสนิ ค)า ของอาํ เภอต:างๆ 10. นอกจากน้ีจะพบวา: โปรแกรมมกี ารเพมิ่ ฟgลด< Profit ใน PrivotTable Field อตั โนมัติ ดังภาพ ภาพท่ี 119 ฟgลด< Profit ท่ีได)จากการคํานวณ (Calculate Field) หนา 75

11. ทาํ การจัดกลม:ุ ข)อมูลใหแ) สดงผลปนรายปVรว: มกับรายไตรมาส ดังนี้  คลกิ เลือกเซลล<วนั ที่ใดๆ ในตารางข)อมูล (หมายเลข 1)  เลอื กเมนู ANALYZE (หมายเลข 2)  คลิกคําส่ัง Group Selection (หมายเลข 3)  ในหนา) ตา: ง Grouping เลอื กการจดั กลุ:ม ตาม Quarters และ Years (หมายเลข 4)  คลกิ ปม}ุ OK (หมายเลข 5) ภาพท่ี 120 การจัดกลมุ: ขอ) มูลรายปVควบค:กู บั รายไตรมาส 12. ผลลพั ธ<การจัดกลุม: ข)อมลู รายปVและรายไตรมาสเปนดงั ภาพ ภาพท่ี 121 ผลการจดั กลม:ุ ข)อมูลรายปVและรายไตรมาส หนา 76

13. ใหย) กเลิกการแสดงผลรวมยอ: ย (Sub Totals) ดงั น้ี  คลิกเลอื กเซลลข< อ) มูลกําไร ในตารางขอ) มูล (หมายเลข 1)  เลอื กเมนู DESIGN (หมายเลข 2)  คลิกปุ}ม Subtotals (หมายเลข 3)  คลิกคาํ ส่ัง Do Not Show SubTotals (หมายเลข 4) ภาพท่ี 122 การยกเลิกการแสดงผลรวมยอ: ย (Sub Totals) จากภาพที่ 122 จะพบวา: ข)อมูลผลรวมย:อยในระดับจังหวัดจะหายไป เช:น ขอ) มลู บรรทัดที่ 6, 9 ฯลฯ 14. ให)ยกเลิกการแสดงผลรวมทั้งหมด (Grand Totals) สามารถทาํ ได) ดังนี้  คลิกเลอื กเซลลข< อ) มลู กําไร ในตารางขอ) มูล (หมายเลข 1)  เลือกเมนู DESIGN (หมายเลข 2)  คลิกปม}ุ Subtotals (หมายเลข 3)  คลิกคําสั่ง Off for Rows and Columns (หมายเลข 4) หนา 77

ภาพท่ี 123 การยกเลิกการแสดงผลรวมย:อย (Grand Totals) จากภาพท่ี 123 จะพบวา: ขอ) มลู ผลรวมทง้ั หมดใน Row ท่ี 66 และ Column V จะหายไป 15. การซอ: นขอ) มูลชื่ออําเภอ ทาํ ไดโ) ดยคลิก ท่ตี าํ แหนง: หนา) ช่ือจังหวดั ในเมนู หรือคลิกเลือกเซลล<ชอื่ จงั หวัดใดๆ จากนน้ั คลิกทีไ่ อคอน ANALYZE หนา 78

ภาพท่ี 124 การซ:อนข)อมลู ย:อยโดยการคลกิ ท่ีหนา) เซลล< ภาพท่ี 125 การซ:อนข)อมลู ยอ: ยโดยการใช)คาํ สัง่ Collapse Entire Cell 16. นอกจากน้ี สามารถกาํ หนดให)แสดงข)อมูลย:อย สามารถทําได)โดยคลิกไอคอน ในเมนู ANALYZE เชน: กัน หนา 79

17. ทําการออกรายงานสําหรบั แต:ละภาค (Region) โดย  คลิกเลอื กเซลล<ข)อมูลใดๆ ในตารางข)อมูล (หมายเลข 1)  เลือกเมนู ANALYZE (หมายเลข 2)  คลิกปุ}ม Options เลือกคาํ ส่ัง Show Report Filter Pages.. (หมายเลข 3-4) ภาพที่ 126 การออกรายงานสรปุ 18. โปรแกรมจะสร)าง Worksheet เพ่ิมตามข)อมูลภาค (Region) ซ่ึงถูกกําหนดใน Report Filter Field ไดแ) ก: ภาคกลาง ภาคตะวันตก ภาคตะวันออก ภาคใต) ภาคเหนอื ดังภาพ ภาพท่ี 127 รายงานสรุปข)อมูลการขายสนิ ค)าแยกตามภาค 19. ต้ังชอ่ื WorkSheet เปน Workshop10 หนา 80

WorkShop ท่ี 11 • การปรบั แตง\" PivotTable การปรับแต:ง PivotTable เปนการจัดโครงร:างของตารางเพื่อให)มีความสวยงาม อ:านง:าย และ เตรยี มพรอ) มสาํ หรบั การสรุปเปนรายงานต:อไป โจทยF - ต)องการออกรายงานสินค)าท่ขี ายดี - ฟgลด<ที่ใช) คอื Region, Province, District, Sale_Date, Cost Price, Sales Price 1. ในไฟล< Sale1.xlsx  ใน Worksheet ช่อื YearData2 ใหค) ลกิ เซล<ใดๆ ภายในตารางขอ) มลู  เลอื กเมนู Insert > PivotTable ดังภาพ ภาพท่ี 128 การสรา) ง PivotTable 2. โปรแกรมจะแสดงหนา) ต:าง Create PivotTable โดย  หัวข)อ Select a Table or Range : โปรแกรมจะเลือกข)อมูลทุกเซลล<ให)อัตโนมัติ เปน YearData2!$A$3:$M$161 หรือผ)ูใช)สามารถเลือกข)อมูลที่จะใช)สร)าง PivotTable โดยการ Drag บริเวณ ขอ) มลู ท่ีตอ) งการ ซ่ึงในทีน่ ้ี คอื เซลล< YearData2!$A$3:$M$161 หนา 81

 หัวข)อ Choose where you want the PivotTable report to be placed : ให)เลือก New Worksheet หมายถงึ การสรา) ง PivotTable ใน Worksheet ใหม: จากน้นั ใหค) ลิกปมุ} OK ภาพท่ี 129 การเลอื กพน้ื ทีข่ )อมูลสําหรับสร)าง PivotTable 3. โปรแกรมจะสร)าง Worksheet ใหม: ภาพที่ 130 Worksheet PivotTable ที่ถกู สร)างใหม: 4. เน่ืองจากโครงร:าง Worksheet ในภาพที่ 130 เปนโครงร:างแบบใหม: หากต)องการปรับโครงร:างเปน แบบ Classic สามารถทําได) โดย  คลิกเลือกเซลลใ< ดๆ ในตาราง PivotTable  คลกิ เมนู ANALYZE  คลกิ ป}ุม Options เลือกคาํ สั่ง Options หนา 82

ภาพที่ 131 การเรียกหน)าต:าง PivotTable Options 5. โปรแกรมแสดงหน)าต:าง PivotTable Options ต:อมาให) คลิก  หน)าข)อความ “Class PivotTable Layout (enables dragging of field in the grid)” ภาพท่ี 132 การเรยี กหนา) ต:าง PivotTable หนา 83

6. ผลลัพธ<ของการเลือก “Class PivotTable Layout (enables dragging of field in the grid)” แสดงดังภาพ ภาพท่ี 133 Layout แบบ Class PivotTable ทั้งน้ีความแตกต:างของ Layout แบบ “Class PivotTable Layout (enables dragging of field in the grid)” คือ โปรแกรมอนุญาตให)สามารถ Drag ฟgลด<ใน PivotTable Field List ไปวางในตารางช)อมูลท่ี เรยี กว:า grid ได) ภาพที่ 134 การ Drag ฟgลด<ใน PivotTable Field List ไปวางในตารางช)อมลู หนา 84

7. นอกจากน้ีการแสดงผลลัพธ<ของข)อมูลมักมีการเปล่ียนแปลงขนาดความกว)างของคอลัมน<เสมอๆ เม่ือ มีการเปลี่ยนแปลงการคัดกรองข)อมลู สง: ผลให)การจดั การตารางมคี วามย:งุ ยาก และไม:สวยงาม  ในท่ีน้ีมกี าร Drag ฟลg ดช< อ่ื Region วางในกรอบ Filters  Drag ฟgลด<ชื่อ Province และ Product_Name วางในกรอบ Rows  Drag ฟลg ด<ช่ือ Net_Sale วางในกรอบ Values ภาพท่ี 135 ข)อมลู รายได)จากการขายสนิ ค)าตา: งๆ ของแตล: ะจงั หวดั 8. ทาํ การคัดกรองข)อมลู โดยให)แสดงขอ) มลู Product_Name = เครือ่ งทาํ นํ้าอน:ุ จะเปนดงั นี้ หนา 85

ภาพที่ 136 ขอ) มูลรายได)จากการขายเครื่องทาํ น้ําอ:นุ ของแตล: ะจังหวดั 9. จากภาพที่ 135 และ 136 จะพบว:า ขนาดความกว)างของคอลัมน< Total ในสองภาพข)างต)น มคี วามกว)างไมเ: ท:ากัน ดังนนั้ จงึ สามารถกาํ หนดความกว)างของคอลัมนแ< บบตายตัว โดยสามารถทาํ ไดด) ังนี้  คลกิ เลอื กเซลล<ใดๆ ในตาราง PivotTable  คลิกเมนู ANALYZE  คลิกปุ}ม PivotTable เลือกคําสง่ั Options ภาพท่ี 137 การเรียกหนา) ต:าง PivotTable Options หนา 86

10. โปรแกรมจะแสดงหน)าตา: ง PivotTable Options ใหด) ําเนนิ การดังภาพ ดงั น้ี  เลอื กแทป Layout & Format  คลกิ ในหัวขอ) Autofit column widths on update เพือ่ ใหเ) ปน  ภาพที่ 138 การยกเลิกการกําหนดความกวา) งคอลมั น<อตั โนมตั โิ ดยโปรแกรม ทง้ั นี้ “Autofit column widths on update” หมายถึง การเปล่ียนแปลงขนาดของคอลมั น<เม่ือ มีการเปลย่ี นแปลงข)อมลู 11. ดังนั้นเมอ่ื มีการเปล่ยี นแปลงการคัดกรองข)อมลู ขนาดความกว)างคอลมั น<ก็จะไม:เปลีย่ นแปลง หนา 87

ภาพท่ี 139 การเปรยี บเทยี บขนาดความกวา) งคอลมั น<เมื่อมีการยกเลกิ การกาํ หนดความกว)างคอลัมน<อตั โนมตั ิ หนา 88

12. การแสดงโครงร:างตาราง สามารถปรับแต:งได) 3 รปู แบบดังน้ี  ตาราง PivotTable รปู แบบ Compact Form ภาพท่ี 140 ตาราง PivotTable รปู แบบ Compact Form  ตาราง PivotTable รปู แบบ Outline Form ภาพที่ 141 ตาราง PivotTable รูปแบบ Outline Form หนา 89

 ตาราง PivotTable รปู แบบ Tabular Form ภาพที่ 142 ตาราง PivotTable รูปแบบ Tabular Form 13. การเติมสีระบายในเซลล<ตารางสามารถทําได)โดยการคลิกเลือกเซลล<ใดๆ ในตาราง PivotTable จากนนั้ คลกิ เมนู Options แล)วเลอื กรปู แบบการระบายสี ดังภาพ ภาพท่ี 143 การเติมสีระบายในเซลลข< องตาราง PivotTable หนา 90

PivotChart PivotChart เปนการสรุปข)อมูลในลักษณะกราฟ นิยมใช)งานควบค:ูกับ PivotTable ช:วยให)ผู)ใช) สามารถทําความเข)าใจข)อมูลได)เพ่ิมขึ้น ในการสร)าง PivotChart สามารถสร)างจาก PivotTable หรือเลอื กการ สร)าง PivotChart จากข)อมูลดิบก็ได) โดยโปรแกรมจะสร)าง PivotTable ใหอ) ย:างอัตโนมัติ ทั้งน้ีการแสดงข)อมูล ใน PivotChart จะเปนแบบโต)ตอบคือ เมื่อผ)ูใช)ทําการเปล่ียนแปลงเงื่อนไขของข)อมูลใน PivotTable ดังนั้น ข)อมูลทีแ่ สดงใน PivotChart จะเปล่ียนแปลงตามอย:างอตั โนมัติทนั ที 1. การสราง PivotChart จาก PivotTable และทาํ การกรองขอมูล ในท่ีนี้สรา) ง PivotChart จาก PivotTable ท่มี ใี น Workshop2 ดงั นี้ ภาพท่ี 144 ตารางสรุปข)อมลู PivotTable ของ Workshop2 1. ทําการคลิกเมาส<ในพ้ืนที่ PivotTable 2. คลกิ เมนู Analyze > เลือกคาํ สัง่ PivotChart ดังภาพที่ 145 ภาพที่ 145 ข้นั ตอนการสรา) ง PivotChart จาก PivotTable หนา 91

3. เลือกประเภทกราฟ แล)วคลิกปุ}ม OK ดงั ภาพที่ 146 ภาพที่ 146 การเลือกประเภทกราฟ 4. กราฟที่ปรากฏสามารถกรองข)อมูลทต่ี )องการได) ในทน่ี ี้ สามารถเลือกดูข)อมูลเฉพาะภมู ิภาคท่ตี อ) งการได) ภาพที่ 147 PivotChart ทส่ี ร)างจาก PivotTable หนา 92

5. ผลลพั ธ<จากการกําหนดใหแ) สดงเฉพาะข)อมลู ภาคใต) เปรียบเทียบกบั ภาคเหนือ ภาพที่ 148 การแสดงเฉพาะข)อมลู ภาคใต) เปรยี บเทยี บกับภาคเหนือ 2. การสราง PivotChart จากขอมูลดิบ และกรองขอมลู โดยใช Slicer และ Timeline เมื่อผู)ใชท) าํ การสร)าง PivotChart จากข)อมลู ดบิ โปรแกรมจะสร)าง PivotTable ให)อย:างอตั โนมัติ ดังน้ี 1. คลิกเลือกข)อมลู ภายใน Work Sheet ชือ่ YearData 2. คลกิ เมนู Insert > เลือกคําสง่ั PivotChart ดังภาพท่ี 149 หนา 93

ภาพท่ี 149 ขั้นตอนการสร)าง PivotChart จากข)อมูลดบิ 3. โปรแกรมสอบถามพืน้ ที่ข)อมูลทต่ี อ) งการสรา) ง PivotChart ในที่น้ีใหค) ลกิ ป}ุม OK ดังภาพที่ 150 ภาพที่ 150 การกาํ หนดพน้ื ที่ขอ) มูลสําหรับสร)าง PivotChart หนา 94

4. ผลลพั ธ<แสดง ดังภาพที่ 151 ภาพท่ี 151 PivotChart ที่รอรับการเลอื กขอ) มูลจากผ)ูใช) 5. ต:อมาให)เลือกขอ) มูลท่ีต)องการแสดงผลใน PivotChart ดังน้ี (ต)องการทราบยอดขายสนิ ค)าแตล: ะจังหวดั ) - Drag ฟgลดช< ือ่ Province วางในกรอบ AXIS (CATEGORIES) - Drag ฟลg ด<ช่อื Net Sales วางในกรอบ VALUES ดงั ภาพที่ 152 ภาพที่ 152 การเลือกข)อมูลเพอ่ื แสดงผลใน PivotChart หนา 95

6. โปรแกรมยอดขายสินคา) แต:ละจังหวัดแสดงใน PivotChart ดงั ภาพท่ี 153 ภาพที่ 153 ยอดขายสินคา) ของแตล: ะจงั หวดั 7. เปดg เครื่องมือ Slicer โดยให)คลิกกราฟ > เลอื กเมนู Analyze > เลือกคาํ สง่ั Insert Slicer ดังภาพท่ี 154 ภาพที่ 154 ขัน้ ตอนการเรยี กใช) Slicer 8. โปแกรมแสดง Slicer ต:อมาใหผ) )ูใช)เลือกเง่อื นไขตามที่ต)องการ ในทน่ี ี้ เลอื ก Region และ Province ดังภาพที่ 155 หนา 96

ภาพท่ี 155 การเรยี ก Slicer ตาม Region และ Province 9. โปรแกรมแสดง Slicer ตาม Region และ Province ดงั ภาพที่ 156 ภาพท่ี 156 Slicer: Region และ Province 10. ให)กําหนดการแสดงข)อมูลเฉพาะ ช่ือจังหวัดท่ีข้ึนต)นด)วยอักษร จ ฉ และ ต ในภาคตะวันออก และ ภาคใต) ดงั ภาพท่ี 157 หนา 97

ภาพท่ี 157 การกําหนดช่ือจงั หวัดทขี่ น้ึ ตน) ด)วยอักษร จ ฉ และ ต ในภาคตะวนั ออก และภาคใต) 11. ผลลัพธ<จากการกําหนดชื่อจังหวัดท่ีข้ึนต)นด)วยอักษร จ ฉ และ ต ในภาคตะวันออก และภาคใต) เปนดงั ภาพที่ 158 ภาพท่ี 158 ผลลัพธ<การกําหนดจังหวัดท่ีขึ้นตน) ด)วย จ ฉ และ ต ในภาคกลาง และภาคใต) 12. เปgดเครอ่ื งมอื Timeline โดยให)คลกิ กราฟ > เลือกเมนู Analyze > เลอื กคําสั่ง Insert Timeline ดงั ภาพที่ 159 หนา 98