cuvet เอกสารการประชุม กรรมการบรหิ าร คณะสตั วแพทยศาสตร์ วาระ 2 และ วาระ3 ครงั ที 9/2564 วนั พุธที 29 กันยายน 2564 จดั ทํา: หน่วยสารบรรณ คณะสตั วแพทยศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย
สรปุ ผลการดาเนินงานโครงการพ่ีสอนน้องเครือข่ายสารบรรณ คณะสัตวแพทยศาสตร์ ปี 5 ประจาปงี บประมาณ 2564 นางศิวนนั ท์ กรอี ักษร หวั หนา้ โครงการ หนว่ ยสารบรรณ ฝ่ายบรหิ ารคณะสัตวแพทยศาสตร์ จฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย
โครงการพสี่ อนน้องเครือข่ายสารบรรณ ของคณะสัตวแพทยศาสตร์ ปีที่ 5 ประจาปีงบประมาณ 2564 ระหวา่ งเดือนธนั วาคม 2563 ถึงเดือนกันยายน 2564 เดอื นละ 1 คร้งั จานวน 10 ครัง้ ณ หอ้ งประชุม 4 ชั้น 2 อาคารชัยอศั วรักษ์ คณะสัตวแพทยศาสตร์ ---------------------------------------------------- ชือ่ โครงการ โครงการพสี่ อนนอ้ งเครือข่ายสารบรรณ ของคณะสัตวแพทยศาสตร์ ปีที่ 5 ประจาปี 2564 ชอ่ื โครงการยอ่ ย “การจดการข้อมูล อาจารยเ์ ป็นอาจารย์พิเศษ วิทยาการ ประชุมวิชาการ เสนอผลงาน ฝกึ อบรม” 1. หลกั การและเหตุผล ดว้ ยหนว่ ยสารบรรณ ฝา่ ยบรหิ ารคณะสตั วแพทยศาสตร์ เปน็ หนว่ ยงานหลักในการรับ และส่ง เอกสาร กบั ภาควิชา หน่วยงาน และภายนอกหน่วยงาน ติดตอ่ ประสานงาน ให้มีความคล่องตัว ถูกตอ้ ง รวดเร็ว และทันเวลา การร่าง-พิมพ์หนังสือโต้ตอบหนังสือราชการภายใน ภายนอก รายงานการประชุมการวิเคราะห์ ปัญหา การใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ less paper เตม็ รปู แบบทุกหนว่ ยงาน การเข้าใจระเบยี บงานสาร บรรณ พ.ศ. 2526 และพ.ศ. 2548 เพื่อให้เกิดความคล่องตัว รวดเร็ว ซึ่งเป็นกลไกที่สาคัญ เกิดผลสัมฤทธ์ิตาม ยุทธศาสตรจ์ ฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลัย “สรา้ งคน” ยุคดจิ ิตอล ในปจั จบุ ัน และเป็นการรองรบั การทางานแบบ new normal ในยุคโควทิ -19 ในการน้ี หน่วยสารบรรณ กลุ่มภารกิจบรหิ ารและธรุ การ ฝา่ ยบริหาร จงึ ขออนมุ ตั ิจดั โครงการพี่ สอนน้องเครือข่ายสารบรรณ ของคณะสัตวแพทยศาสตร์ ปีท่ี 5 ประจาปีงบประมาณ 2564 ระหว่างเดือน ธันวาคม 2563 ถึงเดือนกันยายน 2564 เดือนละ 1 ครั้ง จานวน 10 คร้ัง เพ่ือให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไขในการปฏิบัติงาน การฝึกปฏิบัติของกระบวนงาน การเขียนนคู่มือการปฏิบัติงาน การสร้างนวัตกรรมในการทางาน และให้บุคลากรสายปฏิบัติการด้านสารบรรณ ของเจ้าหน้าที่บริหารงานท่ัวไป พนักงานธุรการ ของภาควิชา หน่วยงาน ได้มีโอกาสพบปะพูดคุย และติดตามการใช้งานระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ Less paper คติดตามการใช้ห้องประชุมออนไลน์ ติดตามการใช้ระบบตราติดรถยนต์ออนไลน์ เดือนละ 1 คร้ัง และจะพัฒนางานใหม่ 3 หัวข้อดังนี้คือ 1) ระบบการเก็บข้อมูล อาจารย์เป็นอาจารย์พิเศษ วิทยากร ประชุมวิชาการ เสนอผลงาน ฝึกอบรม 2) ระบบการจัดการหนังสือราชการ การทาลายหนังสือ ราชการ 3) การจัดทาคู่มือการปฏิบัติงาน เพ่ือให้เกิดความคล่องตัว รวดเร็ว และสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมี ประสทิ ธภิ าพ
ในการนห้ี นว่ ยสารบรรณ กลุ่มภารกิจบรหิ ารธุรการ ฝ่ายบริหาร จงึ ได้นาปญั หามาวิเคราะห์ และ จดั ตั้งเครือข่ายสารบรรณของคณะฯ โดยมวี ัตถปุ ระสงคแ์ นะนาและช่วยเหลอื ในเครอื ข่ายสารบรรณ 3. วตั ถปุ ระสงค์ เพือ่ ให้ผูเ้ ข้ารว่ มโครงการ 3.1 แลกเปลย่ี นเรยี นรู้ ปัญหา อปุ สรรค แนวทางแก้ไขในการปฏิบัติงาน การฝกึ ปฏิบัติของกระบวนงาน การเขยี นนคมู่ ือการปฏิบตั งิ าน และนวตั กรรม การ 3.1 พฒั นาระบบการเกบ็ ขอ้ ขอ้ มลู 3.2 แลกเปลย่ี นเรยี นรู้ Best Practice ของระบบงานสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ 3.3 เข้าใจระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Less Paper) และสามารถใชง้ านได้จริง 3.4 ใชง้ านระบบตราตดิ รถยนต์ออนไลน์ และการใช้งานระบบจองห้องออนไลน์ 3.5 ไดร้ บั ความร้เู กย่ี วกบั ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ 2548 3.6 การเขียนคู่มือการปฏิบตั ิงาน 3.7 การจดั การเอกสาร การทาลายเอกสาร 4. สัมฤทธผิ ลของโครงการ 4.1 ผลผลิต - จานวนผูเ้ ข้ารว่ มโครงการเป็นไปตามเปา้ หมาย 4.2 ตัวชวี้ ัดผลผลิต - จานวนผ้เู ขา้ รว่ มสมั มนาไมน่ ้อยกว่า 30 คน 4.3 ผลลพั ธ์ - ภาควิชา /หนว่ ยงานสามารถใช้ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ไดเ้ ตม็ รปู แบบ - ติดตามการใช้งานระบบจองห้องประชุมออนไลน์ - ตดิ ตามการขอตามตดิ รถยนต์ออนไลน์ - การทาลายเอกสาร - สรา้ งระบบการเก็บขอ้ มลู - การเขยี นคมู่ ือการปฏิบัติงาน 5. ความสอดคลอ้ งกบั ยุทธศาสตร์ ยทุ ธศาสตร์ “สรา้ งคน” 6. หวั ช้อและรูปแบบกิจกรรมของเครือขา่ ย 6.1 เปน็ การสัมมนาแลกเปล่ียนความรูก้ ารใช้งาน ฐานข้อมูลระบบสารบรรณ less paper และฝึกปฏิบัติเตม็ รูปแบบ 6.2 การใชใ้ นงานตราตดิ รถยนต์ออนไลน์ บรรยาย และฝึกปฏิบัติ 6.3 การใชง้ านระบบจองหอ้ งประชุมออนไลน์ บรรยายและฝึกปฏิบตั ิ
6.4 การจัดเกบ็ ข้อมลู 6.5 การทาลายเอกสาร 6.6 การเขียนคู่มือปฏิบัติงาน 7. คณุ สมบัติของผ้เู ข้าร่วมโครงการ 7.1 เจา้ หน้าทบ่ี รหิ ารงานท่ัวไป ภาควชิ า หนว่ ยงาน 7.2 พนกั งานธุรการภาควิชา หนว่ ยงาน 7.3 บุคลากรตาแหนง่ อื่นท่ีเกี่ยวขอ้ ง และสนใจ 8. วนั เวลาและสถานท่ี จดั กจิ กรรม ทกุ วันอังคารของเดือนจานวน 10 ครั้ง ครั้งที่ 1 วนั องั คารที่ 15 ธนั วาคม 2563 ประชมุ หารือ ปัญหาอุปสรรค์ เก่ียวกับงานสารบรรณ ครั้งที่ 2 วันอังคารท่ี 19 มกราคม 2564 ตดิ ตามการใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ less paper ครง้ั ท่ี 3 วนั อังคารท่ี 16 กุมภาพนั ธ์ 2564 พัฒนาระบบการเก็บขอ้ มูล ครั้งท่ี 4 วันองั คารท่ี 16 มีคนาคม 2564 พฒั นาระบบการเก็บขอ้ มูล คร้งั ท่ี 5 วันอังคารที่ 27 เมษายน 2564 สัมมนา “การทาลายเอกสารราชการ” ครั้งที่ 6 วนั อังคารท่ี 18 พฤษภาคม 2564 ติดตามการทาลายเอกสารราชการ ครง้ั ที่ 7 วนั อังคารท่ี 15 มิถนุ ายน 2564 ตดิ ตามการทาลายเอกสารราชการ ครั้งที่ 8 วันอังคารท่ี 20 กรกฎาคม 2564 ตดิ ตามการใช้งานระบบการขอตราติดรถยนต์ออนไลน์ ครง้ั ท่ี 9 วันองั คารท่ี 17 สิงหาคม 2564 การเขยี นคมู่ ือการปฏบิ ัตงิ าน ครั้งที่ 10 วันอังคารท่ี 14 กนั ยายน 2564 ประชมุ สรุปผลการดาเนนิ งาน/ประเมนิ ผลการดาเนนิ งาน 9. ที่ปรกึ ษา 1. รองคณบดบี ริหาร 2. ผอู้ านวยการฝา่ ยบรหิ าร 10. หัวหนา้ โครงการ นางศวิ นันท์ กรีอักษร 11. คณะอนกุ รรมการ 1. รองคณบดบี รหิ าร ที่ปรกึ ษา 2. ผูอ้ านวยการฝา่ ยบริหาร ท่ปี รึกษา 3. นางศิวนนั ท์ กรีอักษร หัวหน้าโครงการ 4. นางสาวกรณิศ พัฒนชยั รองหวั หนา้ โครงการ 5. นางสาวราตรี จินตนา อนุกรรมการ 6. นางสาวจนั ทรเ์ พญ็ ถึงพ่มุ อนุกรรมการ
7. นางวรลักษณ์ มิง่ มิตร อนกุ รรมการ 8. นายพงศส์ ัน สนิ ธนาพรชยั อนกุ รรมการ 9. นางสาวนรนิ ทรภ์ ัทร ศริ วิ รรณ อนกุ รรมการ 10. นางสาวนิภาพร คณานติ ย์ อนกุ รรมการ 11. นางสาวประดบั พร สุวัณนะสิริ อนุกรรมการ 12. นางสาวศศวิ ิมล มว่ งทิพย์ อนกุ รรมการ 13. นางสาวกรสมุ า สวุ ัฒนะชัย อนกุ รรมการ 14. นางสาววรชั วลัญช์ ธนศริ ิรักษ์ อนกุ รรมการ 15. นางสาวตวงพร โมกมล อนกุ รรมการ 16. นางดวงจันทร์ กล่นิ ศรสี ุข อนุกรรมการ 17. นางวารุณี พวงสวุ รรณ อนุกรรมการ 18. นางเพ็ญร่งุ สขุ คงชีพ อนุกรรมการ 19. นางสาวพิมลทิพย์ แจ่มสว่าง อนุกรรมการ 20. นางสาวรววี รรณ เจนจารัสพงศ์ อนุกรรมการ 21. นางสาวมาลนิ ี จงเจรญิ ใจ หรอื ผ้แู ทน อนกุ รรมการ 22. นางสาววัฒชรา ชว่ ยเกอ้ื อนุกรรมการ 23. นายคมกรณ์ ชนะชาญมงคล อนุกรรมการ 24. นางสาวนภทั ร มนั่ นิชคุณ อนกุ รรมการ 25. นางสาววลยั ลักษณ์ จอกแก้ว อนุกรรมการ 26. นางสาวศริ ะสา สขุ พิศาล อนกุ รรมการ 27. นางสาววราภรณ์ โชตสิ วสั ด์ิ อนกุ รรมการ 28. นางสาวอบุ ล สนิ ธชาติ อนุกรรมการ 29. นางสาวธันยาภัทร์ พฒั น์สินศิริ อนกุ รรมการ 30. นางสาวปราณี จงไกรจักร อนุกรรมการ 31. นางสาวชญานน์ ทั ช์ เหล่างาม อนกุ รรมการ 32. นางจรรยา เพ็ชรคงทอง อนกุ รรมการ 33. นางสาววนั ทนี ใจนานงค์ อนุกรรมการ 34. นางสาววนั ทนา อัศวเลศิ แสงดี อนกุ รรมการ 35. นางสาวสุรินดา คาโท อนกุ รรมการ 33 นางสาวลาวัลย์ จรรยากลู อนุกรรมการ
37. นายฉตั รชยั สายสขุ อนุกรรมการ 39. นางสาวภาดา โตจุฬา อนุกรรมการ 40. นางสาวกรัณยภรณ์ ศรศี ักดา อนุกรรมการ 40. นางสาวนภิ าพร เกษมสุข อนุกรรมการและเลขานกุ าร 41. นางสาวกาญจนรัตน์ มธุพจน์ อนุกรรมการและผู้ชว่ ยเลขานกุ าร 12. การประเมินผล 1. ประเมินประสทิ ธิภาพและความพงึ พอใจจากผู้เข้ารว่ มโครงการ 2. ตดิ ตามผลการดาเนินงานกบั หวั หน้าภาควิชา /หน่วยงาน 13. ประโยชน์ท่ีคาดวา่ จะไดร้ บั 10.1 สมาชิกกลุ่มเครอื ข่ายแลกเปลี่ยนเรยี นรู้วิชาชพี สายปฏิบัติการ กลุ่มวิชาชพี สารบรรณ เข้ารว่ มโครงการสามารถใชร้ ะบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ Less Paper เตม็ รปู แบบ 10.2 สามารถแก้ปัญหาการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ 10.3 พัฒนางานด้านสารบรรณ และใช้งานระบบออนไลนไ์ ด้ทว่ั ถึง และเต็มรูปแบบ 10.4 ค่มู ือการปฏบิ ตั ิงาน 14. หนว่ ยงานท่ีรบั ผดิ ชอบจดั ดาเนินการ หนว่ ยสารบรรณ ฝา่ ยบริหาร คณะสัตวแพทยศาสตร์ 13. แผนการดาเนินงาน เร่อื ง ธค. มค. กพ. มีค. เมย. พค. มิย. กค. สค. กย. ประชุมหารือปัญหาอุป 15 √ สรรค์ -เยย่ี มภาควชิ า หน่วยงาน 19 √ √ √ √ √ และตดิ ตามการใชง้ าน less paper พฒั นาระบบการเก็บข้อมูล 29√ 16√ 16√ ทดลอง ทดลอง สมั มนา “การทาลาย ใช้งาน ใชง้ าน √ √ 27√ 18√ 15√ เอกสารราชการ” การเขยี นคู่มือการ 20√ 17√ 14√ ปฏิบัตงิ าน
ติดตามการใชง้ านระบบ 16√ 27√ 15√ 14√ การขอตราตดิ รถยนต์ ออนไลน์ 14√ ประชมุ สรุปผลการ 14√ ดาเนนิ งาน ประเมินผลการดาเนนิ งาน 15. งบประมาณ - งบประมาณเงนิ รายได้ ปงี บประมาณ 2564 กองทุนเพ่ือการพัฒนาบคุ ลากร 50,000 บาท หมวดค่าใชส้ อย - คา่ อาหาร และอาหารว่าง (100 x 50 x 10 = 50,000 บาท รวม 50,000 บาท (สองหม่นื บาทถ้วน) 16 กาหนดการ หัวข้อการสมั มนา ระหว่างเดอื น ธนั วาคม 2563 ถึงเดือนกนั ยายน 2564 เวลา 09.00 – 12.00 น. ณ ห้องประชมุ 4 ชั้น 2 อาคารชัยอศั วรักษ์ ตามหัวข้อดังต่อไปน้ี 1. ระบบการเกบ็ ข้อมูล อาจารย์เปน็ อาจารย์พเิ ศษ วิทยากร ประชมุ วชิ าการ เสนอผลงาน ฝึกอบรม 2. ระบบการจดั การหนังสือราชการ การทาลายหนังสือราชการ 3. การจัดทาคู่มือการปฏบิ ัตงิ าน
1. ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ less paper ลดการใชก้ ระดาษ 1.1 วิเคราะห์จากปัญหาท่ีพบในหน่วยงานในแตล่ ะปี ต้องสูญเสียงบประมาณในการซอื้ กระดาษจานวน มหาศาล ยกตัวอย่างเช่น ตง้ั แตเ่ ดอื น ตลุ าคม 2561 – กรกฎาคม 2562 มหี นงั สือรับเข้า ทง้ั ภายใน และภายนอก จานวน 9,292 แผ่น (ประมาณ 19 รมี หรอื คิดเป็นจานวนเงินเทา่ กบั 19 รมี x 105 บาท เทา่ กบั 1,995บาท ) เมื่อเวียนภาควิชา หนว่ ยงานจะต้องนาเอกสารไปถา่ ยสาเนา เป็นจานวน 206,616 แผน่ (ประมาณ 413 รีม หรอื คิดเปน็ จานวนเงนิ เท่ากบั 413 รีม x 105 บาทเทา่ กับ 43,365 บาท ) เพ่ิมขึ้นประมาณ 22 เท่า 1.2 แนวคิดท่ีจะแก้ปญั หาดังกลา่ วด้วยการบริหารจัดการดังน้ี - เข้าร่วมโครงการการใช้งาน “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ less paper” โดยเป็นคณะนาร่อง ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2558 โดยร่วมเป็นคณะกรรมการตั้งแต่ปี 2553 – ปัจจุบัน และได้เป็นตัวแทนของคณะสัตว แพทยศาสตร์ เป็นคณะกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้สายปฏิบัติการ วิชาชีพสารบรรณ โดยได้รับเลือกให้ปฏิบัติ หน้าท่ีเป็นเลขานุการคณะกรรมการเครือข่ายฯ และรองประธานเครือข่ายฯ เป็นผู้เสนอนโยบาย แลกเปล่ียน เรียนรู้ ให้คาปรึกษาหารือ จัดทาหลักสูตรต่าง ๆ การสัมมนา การฝึกอบรม การจัดการงานด้านเอกสาร ประสานงาน ในการประชมุ แลกเปลีย่ นเรยี นร้วู ิชาชพี สารบรรณของจฬุ าลงกรณม์ หาวิทยาลยั - สรา้ งเครอื ขา่ ยนระดับคณะสตั วแพทยศาสตร์ เพ่ือเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ใหค้ วามรู้ และไดจ้ ัดทา “โครงการพ่ีสอนน้องเครือข่ายสารบรรณของคณะสัตวแพทยศาสตร์” เพ่อื เปน็ เวทีใหบ้ ุคลากรของคณะฯ ไดเ้ สนอ ข้อคิดเหน็ ไดแ้ ลกเปล่ียนเรยี นรู้ ประชุม สัมมนา ฝกึ ปฏิบตั ิ ซักซ้อมความเข้าใจเก่ียวกบั งานมากย่ิงข้ึน ประชาสมั พนั ธ์ นาเสนอผู้บริหาร และเจ้าหนา้ ทภ่ี าควชิ า หนว่ ยงาน ได้เห็นประโยชน์ ในการใชร้ ะบบสารบรรณ อิเล็กทรอนกิ ส์ less paper ต้ังแตป่ ี 2558 ถึงปจั จบุ ัน 1.3 จัดทาคูม่ ือ และได้รบั เชญิ เป็นวทิ ยากรในหวั เรอ่ื งท่ีเก่ยี วข้อง 1.3.1 “การสร้างหนงั สอื ส่งและการสร้างตรายาง” 1.3.2 “ปฏบิ ตั กิ ารใชง้ านระบบสารบรรณอแลก็ ทรอนิกส์ Less paper 1.3.3 “การเกษยี ณหนังสอื ในระบบสาบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ less paper สาหรบั ผู้บริการและเลขานุการผูบ้ ริหาร 1.3.4 “วิทยากรใหค้ าแนะนาเกี่ยวกับการใชร้ ะบบ CU-Less Paper ให้กบั ถาบนั วิจยั โลหะ และวสั ดุ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย” 1.3.5 วทิ ยากรบรรยายการใชง้ านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ less paper สาหรับหัวหนา้ ภาควชิ า อาจารย์ และบุคลากรในการประชุมภาควชิ า พยาธิวิทยา คณะสัตวแพทยศาสตร์
3.1.6 กราฟแสดงผลของการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของโรงพยาบาลปศสุ ตั ว์ จังหวดั นครปฐม 3.1.7 กราฟแสดงผลของการใชง้ านระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ของศูนย์วจิ ยั และพฒั นาเทคโนโลยกี ารผลติ ปศุสตั ว์
3.1.8 กราฟแสดงผลของการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ของคณะสตั วแพทยศาสตร์ ปี 2563 ประหยัดกระดาษ 727 รีม คิดเปน็ เงิน 72,000 บาท ปี 2564 ประหยัดกระดาษ 503 รีม คิดเป็นเงนิ 50,000 บาท
2. โครงการพฒั นาตอ่ ยอดจากงานประจา “การจัดการฐานขอ้ มลู ผลผลิตสาหรับ OKR KPI และผลผลิตสว่ นบคุ คล ของคณะสตั วแพทยศาสตร์ (Documents System)” การเก็บขอ้ มูลแบบเดมิ เปน็ รูปแบบ excel 2.1 หลกั การเหตุผล ปัจจุบันเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทเป็นอย่างมากในการทางานในยุค new normal เพ่ือให้ การทางานรวดเร็ว และทันสมัย ทันโลก ทันเหตุการณ์ “โลกเปล่ียน เทคโนโลยีเปลี่ยน การทางานต้องเปลี่ยน” หน่วยสารบรรณ จึงรวมกลุ่มบุคลากรเพื่อพัฒนางาน โดยการนาเทคโนโลยีมาปรับใช้ในงานด้านการจัดเก็บข้อมูล ท่ีทันสมัย ใช้งานได้ง่าย ทุกคนสามารถป้อนข้อมูล และค้นหาข้อมูลได้ด้วยตัวเอง สามารถทางานได้ทุกสถานที่ และมีแนวคิดการพัฒนาระบบฐานข้อมูล และวิธีการเก็บข้อมูล OKR KPI และข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ข้อมูลการ ให้บริการวชิ าการของอาจารย์ และบุคลากร ในการไดร้ ับเชญิ เปน็ อาจารยพ์ เิ ศษ วทิ ยากร ประชุมวิชาการ สมั มนา ฝึกอบรม ประชุมเสนอผลงาน กรรมการภายใน และภายนอก กรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ ข้อมูลโครงการวิจัย ทุนการศึกษา และรางวัลต่าง ๆ ในรูปแบบ เว็บไซต์ ทางานออนไลน์ work from home ในช่วงระบาดของเช้ือ โรคโควิด -19 ในการนเ้ี พื่อให้การดาเนินงานใหบ้ รรลุเปา้ ประสงค์ จงึ ได้จัดกิจกรรมการจดั การฐานข้อมูล ผลผลติ OKR และ KPI ของคณะสัตวแพทยศาสตร์ (Documents system) ภายใตโ้ ครงการพี่สอนน้องเครอื ข่าย สารบรรณของคณะสตั วแพทยศาสตร์ เพอื่ ระดมความคิดรเิ รม่ิ สร้างสรรค์งาน ให้ใชง้ านได้ง่าย และทุกภาคส่วน เขา้ ถงึ ในยคุ ปัจจุบนั มหี ลายหน่วยงานต้อง work from home ในยุค new normal ชวี ติ การทางานวถิ ใี หม่ ตอ้ ง มคี วามสะดวกในการคน้ ควา้ และหาขอ้ มลู ใหไ้ ดร้ วดเรว็ และทนั เวลาใชง้ านในขอ้ มลู เอกสารเหลา่ นนั้ และทส่ี าคญั ทกุ คน สามารถเขา้ ถงึ เอกสารไดด้ ว้ ยตวั เอง
2.2 วัตถุประสงค์ 1. เพ่ือให้การจัดเก็บข้อมูลที่ทันสมัย และทันเหตุการณ์ ลดขั้นตอนการดาเนินงาน ประหยัดทรัพยากร และพฒั นาคณุ ภาพงานของส่วนงาน 2. เพ่ือให้อาจารย์ และบคุ ลากรสามารถเขา้ มาเพ่ิมเตมิ ข้อมลู ส่วนบคุ คล และสบื คน้ ข้อมลู ไปใชง้ านไดง้ ่ายและรวดเรว็ มีความยดื หยุน่ ในการจดั การความไม่แน่นอน สามารถปรบั แผนงานให้เข้า กบั สถานการณ์ได้เปน็ อย่างดี 3. เปน็ ขอ้ มลู OKR KPI และขอ้ มูลส่วนบคุ คล ทเ่ี ปน็ ประโยชน์กับ เจา้ หนา้ ท่ฝี ่ายบุคคล ฝา่ ยนโยบายและ แผน ฝ่ายประกันคุณภาพ ภาควชิ า หน่วยงานต่างๆ 2.3 แผนการดาเนนิ งาน วนั / เดือน / ปี แผนงาน มอบหมายงาน 28 ตลุ าคม 2563 ประธาน ผศ.น.สพ.ดร.วรพันธุ์ ณ ศิวนนั ท์ กรอี ักษร /นภิ าพร เกษมสุข (เอกสารแนบ) สงขลา รบั ขอ้ เสนอในฐานะท่ีเป็นหัวหน้าหน่วยสาร ประชุมช้ีแจงท่ีมาของการเก็บข้อมูล บรรณ และการรับเอกสารต้นน้า จาก OKR KPI และข้อมูลส่วนบุคคล ระบบ less paper สาหรับการประเมิน ของฝา่ ยบคุ คล 20 ตลุ าคม 2563 ศวิ นันท์ กรีอักษร วรลกั ษณ์ มิ่งมติ ร /นภิ าพร เกษมสขุ ประชุมช้ีแจงในหน่วยสารบรรณ รวบรวมหัวข้อ OKR KPI และข้อมูลส่วน และหน่วยการเจ้าหน้าที่ ในการ บคุ คลทต่ี ้องการเกบ็ ในฐานข้อมูล รวบรวมและเตรียมหัวข้อการจัดเก็บ ข้อมลู 24 พฤศจกิ ายน 2563 ศิวนนั ท์ กรีอักษร กรณิศ พฒั นชัย /ศิวนันท์ กรอี กั ษร/ 9 ธันวาคม 2563 ประชุมกลุ่มย่อย คณะอนุกรรมการ ราตรี จินตนา 3 มกราคม 2564 เครือข่ายสารบรรณ คณะสัตว ศึกษาข้อมูลการจัดทาเว็บไซต์ การจัดการ แพทยศาสตร์ ชี้แจงการจัดเก็บ ฐานข้อมลู ข้อมูล OKR KPI และข้อมูลส่วน บคุ คลทผี่ า่ นมา และหาแนวทางการ จัดการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นรูปแบบ
ออนไลน์ ทีท่ กุ คนสามารถสืบค้นหา ศวิ นนั ท์ กรอี กั ษร ข้ อ มู ล ไ ป ใ ช้ เ อ ง ไ ด้ ทุ ก ค น ทุ ก ดาเนินการเร่ืองขอพ้ืนท่ีโฮมเพจ จากสานัก หนว่ ยงาน เทคโนโลยสี ารสนเทศ 12 มกราคม 2564 สานักเทคโนโลยีสารสนเทศอนุมัติ กรณิศ พัฒนชัย/ศิวนันท์ กรีอักษร/ราตรี (เอกสารแนบ ) พืน้ ทจี่ ดั ทาโฮมเพจ จินตนา ติดต้ังโปรแกรมสาหรับจัดเก็บข้อมูลภายใต้ เวบ็ ไซต์ ชอ่ื www.docs.vetsaraban.vet.chula.ac.th 12- 28 มกราคม 2564 กาหนดตู้เอกสารแบ่งตามกลุ่ม ศิวนนั ท์ กรอี ักษร /กรณศิ พัฒนชัย ภารกิจ และหน่วยงาน และหัวข้อ ทดสอบ และฝึกใช้ระบบ และกาหนดตู้ การจัดเก็บข้อมูล OKR KPI และ เอกสารตามกลุ่มภารกิจ และหน่วยงาน ข้อมูลผลผลิตส่วนบุคคลสาหรับการ และหวั ข้อการจดั เก็บขอ้ มูล OKR KPI และ ประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ิงาน ขอ้ มูลสว่ นบุคคลฯ 29 มกราคม 2564 ศิวนันท์ กรีอักษรประชุมช้ีแจง คณะอนุกรรมการเตร่ือข่ายสารบรรณ แนะนา และวิธีการเข้าใช้เว็บไซต์ เจ้าหน้าท่ีบริหารงานทั่วไป เจ้าหน้าที่ การจดั การฐานข้อมลู OKR KPI และ ธุรการ ภาควิชา หน่วยงาน รับฟัง และฝึก ข้อมูลส่วนบุคคลฯ ประชุมผ่าน ปฏบิ ัติ ระบบออนไลน์ Zoom 24 กุมภาพนั ธ์ 2564 น า เ ว็ บ ไ ซ ต์ ร ะ บ บ ก า ร จั ด ก า ร ศวิ นันท์ กรอี กั ษร (เอกสารแนบ 2) ฐานข้อมูล OKR KPI และข้อมูลส่วน ทาแบบสรุปผลการดาเนินการของโครงการ บุคคล เสนอท่ีประชุมคณะกรรมการ จัดการฐานข้อมูล OKR KPI และข้อมูลส่วน บริหารคณะสัตวแพทยศาสสตร์ บคุ คล 1 มนี าคม 2564 จัดฝึกอบรมการเข้าใช้งานระบบการ ผูอ้ านวยการฝ่ายบรหิ าร จัดการฐานข้อมูล OKR KPI และ หัวหนา้ กลุ่มภารกจิ บริหารวชิ าการ ข้อมลู สว่ นบุคคล หวั หนา้ กลมุ่ ภารกจิ บริหารและธุรการ
หัวหนา้ กลมุ่ ภารกิจวจิ ัยและนวัตกรรม จดั ทาคมู่ อื ในรูปแบบคลิปเสยี ง หัวหน้ากลมุ่ ภารกิจกายภาพและเทคโนโลยี 1. แนะนาการใชโ้ ปรแกรม หวั หน้าหนว่ ยการเจา้ หนา้ ที่ 2. การเปล่ยี นรหัสผ่าน หวั หนา้ หน่วยประชาสัมพนั ธ์ (Password) 3. การสร้างแฟ้มเอกสาร เจ้าหน้าท่ีบริหารงานท่ัวไป ภาควิชา 4. การสืบคน้ ขอ้ มูล หน่วยงาน เจ้าหน้าท่ีธุรการภาควิชา 5. แนะนาการใช้สทิ ธิ์ หนว่ ยงาน 1 มนี าคม 2564 ถึงเดือน ใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล OKR หน่วยสารบรรณ ป้อนข้อมูล OKR KPI กรกฎาคม 2564 KPI และข้อมูลส่วนบุคคล รวบรวม และข้อมูลส่วนบุคคลที่ผ่านเข้ามาทาง อยู่ในรูปแบบ เว็บไซต์ หน่วยสาร ระบบ less paper หน่วยการเจ้าหน้าท่ี บรรณ ป้อนข้อมูล การแต่งตั้งคณะกรรมการต่าง ๆ ท้ังภายใน และภายนอกหน่วยอาคาร/ ยานยนต์ ป้อนข้อมูลแบบฟอร์มของหน่วย อาคารฯ และหน่วยยานยนต์ 1 มีนาคม 2564 ถึงเดอื น ใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล OKR หน่วยการเจ้าหน้าท่ีใช้ข้อมูลในระบบ กรกฎาคม 2564 KPI ฐานขอ้ มูล สง่ ขอ้ มลู OKR KPI ตามไตรมาส และข้อมูลส่วนบุคคล รวบรวมอยู่ใน ส่งใหห้ น่วยงานดังน้ี รปู แบบ เว็บไซต์ หน่วยสารบรรณ 1. สานักบริหารทรพั ยากรมนุษย์ 2. ฝ่ายนโยบายและแผน 3. ฝ่ายประกันคุณภาพ 4. สรุปผลงานภาควชิ า หน่วยงาน ระยะเวลาการดาเนนิ การ 1 ปี ( 1 สงิ หาคม 2563 – กรกฏาคม 2564)
5. การพัฒนางานตอ่ ยอดการเกบ็ ขอ้ มลู จากระบบ less paper ปัจจบุ ันการระบาดของเชือ้ โรคโควิด -19 หลายหน่วยงานต้องทางาน work from home ในช่วง ระบาดของเช้ือโรคโควิด – 19 และระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ less paper ท่ีมหาวิทยาลัยได้พัฒนาให้ หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยใช้งานต่อเน่อื งและใช้งานไดด้ ีในยุคปัจจุบัน หนว่ ยสารบรรณไดเ้ ห็นประโยชน์ข้อมูล ที่ผ่านเข้ามาทางระบบ less paper มาต่อยอดการเก็บข้อมูล OKR KPI และข้อมูลผลผลิตส่วนบุคคล จึงได้เสนอ แนวคิด แลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างผู้ร่วมงานพัฒนางานให้มีคุณภาพให้มีมาตรฐานสูงในการจัดการข้อมูลท่ีรับเข้า ในฐานะเป็นผู้รับข้อมูลต้นน้าผ่านทางระบบ less paper เป็นข้อมูล KPI OKR และข้อมูลผลผลิตของส่วนบุคคล ของคณะสัตวแพทยศาสตร์ จึงได้นัดประชุมคณะอนุกรรมการเครือข่ายสารบรรณของคณะสัตวแพทยศาสตร์ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น วิเคราะห์เชิงลึก ถึงแนวทางความเป็นไปได้ และขอความร่วมมือจากทุกส่วนของคณะ สัตวแพทยศาสตร์ นาปัญหาอุปสรรคฐานข้อมลู เดิมมาหาปรับเปลีย่ นและพฒั นาให้มคี ุณภาพ ใหเ้ กดิ ความคลอ่ งตัว จึงไดต้ อ่ ยอดข้อมูลทตี่ อ้ งการ ท่ีผา่ นเข้ามาทางระบบ less paper มาจดั เก็บให้มปี ระสิทธภิ าพมากขนึ้ ทกุ คนเขา้ ใช้ งานง่าย สืบค้นได้ง่าย ผู้บริหารสามารถเข้าดูเอกสารได้ สามารถเข้าใช้งานระบบจากที่ไหนในโลกก็ได้ จึงตกผลึก ออกมาเป็นการติดต้ังซอฟแวร์ สาหรับการจัดการ ข้อมูลและเอกสารออนไลน์ บนเว็บไซต์ ชื่อว่า www.docs.vetsaraban.vet.chula.ac.th ให้เป็นศูนย์รวมข้อมูล KPI OKR และข้อมูลผลผลิตอาจารย์ และ บุคลากรสาหรับการประเมินประจาปี เช่นข้อมูล อาจารย์พิเศษ วิทยากร สัมมนา ฝึกอบรม ประชุมเสนอผลงาน ประชุมวิชาการ ประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ การบริการวิชาการ โครงการวิจัยจากแหล่งทุนต่าง ๆ โดยมี หน่วยงานที่ได้รับประโยชน์ท่ีจะนาข้อมูลไปต่อยอดได้แก่ ฝ่ายนโยบายและแผน ฝ่ายบุคคล ฝ่ายประกันคุณภาพ ฝ่ายวิจัยนวัตกรรม ฝ่ายบริการวิชาการ และส่งข้อมูลผลผลิตให้สายพัฒนาบุคลากรทุกไตรมาส (ไตรมาส 1-4 ทุก ปีงบประมาณ) โดยเจ้าหน้าท่ีหน่วยสารบรรณ เป็นผู้นาข้อมูล KPI OKR และข้อมูลผลผลิต อาจารย์ และ บุคลากร เข้าระบบ Documents System คิดเป็น 90% ส่วนเจ้าหน้าท่ีภาควิชา หน่วยงาน นาเข้า 10% จึง ง่าย และสะดวกสบาย จะสืบค้นหาข้อมูลและเรียกดูข้อมูลจากที่ไหนก็ได้ ผู้บริหารสามารถเข้ามาดูข้อมูลได้เอง เหมาะสาหรับช่วง work from home ในสถานการณ์โรคระบาดโควิด-19 ดังรูปภาพท่ีแสดงให้เห็นระบบกลไกล ในการดาเนินงานของ “กิจกรรมการจัดการฐานข้อมูลผลผลิตสาหรับ OKR KPI และผลผลิตส่วนบุคคล ของคณะ สัตวแพทยศาสตร์ (Documents System)” ดังคาอธิบายกระบวนการทางานของระบบการจัดการฐานข้อมูล Documents System (ดงั ภาพท่ี 1 – 5) ทมี งานหน่วยสารบรรณ และบุคลากรจากหลายหน่วยงานไดป้ ฏิบตั งิ าน ด้วยความมานะและมุ่งม่ัน แก้ไขปัญหาอุปสรรคและข้อผิดพลาดในการเก็บข้อมูลในอดีต มาทบทวน และเสนอ แนวคิด แลกเปล่ียนความรู้ระหว่างผู้ร่วมงานในการปรับปรุงและพัฒนางานให้มีคุณภาพสูงขึ้นอย่างต่อเนือ่ งสาเรจ็ ตามกาหนดเวลา และบรรลุเปา้ หมาย
จัดระเบียบข้อมูล OKR, KPI รปู ที่ 1 แนวคดิ การทางานดงึ ข้อมลู KPI, OKR ของโปรแกรม Documents System
รปู ที่ 2 แผนผังการบริหารจัดการระบบ Documents System
รปู ท่ี 3 แผนผงั กระบวนการการเพ่ิมขอ้ มลู แฟม้ งาน Documents System
รปู ท่ี 4 แผนผงั กระบวนการแกไ้ ข-ลบขอ้ มลู แฟม้ งาน Documents System
รูปที่ 5 แผนผงั กระบวนการเรยี กดูขอ้ มูล Documents System 6. คุณสมบัตขิ องระบบ Documents System 1. สร้างตู้จัดเก็บเอกสารในระบบออนไลน์ได้ไม่จากัดตู้ และ สร้างตู้ย่อยในแต่ละตู้ได้มากกว่า 10 ชนั้ 2. แนบไฟลเ์ อกสารไดไ้ ม่จากัดจานวนไฟล์เอกสาร 3. สามารถแบ่งปนั เอกสารได้ทง้ั ในระดับแผนก และระดับบุคคล 4. สามารถปอ้ งการการเขา้ ถงึ แฟม้ เอกสารได้ในระดับบคุ คล 5. สามารถกาหนดค่าให้มองเห็นเอกสารได้อัตโนมัติโดยไม่ต้องแบ่งปัน หรือกาหนดตามสิทธ์ิ การแบ่งปัน 6. สามารถกาหนดกล่มุ ผู้ใชง้ านไดต้ ามตอ้ งการ 7. แสดงจานวนเอกสารให้เห็นท้ังในตู้หลัก และต้ยู อ่ ย 8. กาหนดระยะเวลาการแสดงเอกสารได้
9. หน้าจอใช้งานงา่ ย, ออกแบบใหร้ องรบั ท้งั หนา้ จอปกติ และ Tablet 10. ทนั สมยั ใช้งานง่าย ไม่มคี วามซับซ้อนและย่งุ ยากแก่ผูใ้ ช้งาน 11. สะดวกในการใช้งาน และรวดเรว็ ลดความผดิ พลาดในการทางานจากปัญหาเดิมทท่ี าโดยการ จดบนั ทกึ แบบเอกสาร 12. ได้ข้อมูลครบถ้วน ผู้ใช้งานทุกระดับประหยัดเวลา และลดความล่าช้าในการใช้งาน การ ทางานมปี ระสทิ ธิภาพ และเป็นระบบมากขน้ึ 13. ตรวจสอบได้ 14. เป็นขอ้ มลู ผลผลิตสาหรบั บคุ ลากร 15. บุคลากรสามารถป้อนข้อมูลได้ ดึงข้อมูลได้ด้วยตัวเอง และสามารถพิมพ์เป็นรายงานออกมา จากระบบไดง้ า่ ย เพือ่ ใชป้ ระโยชนต์ ่อไปไดร้ วดเร็ว 7. ประโยชน์ที่ไดร้ บั จากผลงานดังกล่าว (เป็นประโยชน์ต่อหน่วยงาน / มหาวิทยาลยั / ประเทศชาติ ฯลฯ) 7.1 ประโยชนท์ ่ไี ดร้ บั จากผลงาน 1. ทนั สมยั ใชง้ านง่าย มีความยืดหยุ่น ในการทางานได้ทกุ สถานการณ์ 2. สะดวก และรวดเรว็ ลดขั้นตอนการดาเนินงาน 3. ไดข้ ้อมูลครบถ้วน 4. ตรวจสอบได้ 5. เป็นขอ้ มลู ผลผลิตสาหรบั ทุกท่าน 6. ทุกคนสามารถป้อนข้อมลู และแกไ้ ขได้ พร้อมทั้งนาข้อมลู ไปใช้ไดด้ ้วยตัวเอง 7. สร้างกระบวนการเรียนรรู้ ่วมกันระหวา่ งบุคลากรหลากหลายสายงาน การทางานเปน็ ทมี ใหอ้ อกเป็น ผลงานท่มี ีคุณภาพ 8. ประโยชน์กบั ตวั บคุ ลากรได้มีการประชุมแลกเปลีย่ นความคดิ เห็น และไดท้ างานรว่ มกัน และทาให้งาน พัฒนาไปพร้อม ๆ กนั 7.2 เปน็ ประโยชนก์ บั หน่วยงานภายในคณะสัตวแพทยศาสตร์ 1. ฝ่ายบริหาร 2. ฝ่ายวชิ าการ 3. ฝา่ ยวจิ ัยและนวตั กรรม 4. ฝ่ายนโยบายและแผน 5. งานบริการวิชาการ 6. ฝ่ายประกันคุณภาพการศึกษา 7. ภาควชิ า หนว่ ยงานตา่ งๆ
8. ข้อมูลผลผลิต สาหรบั นามาประกอบการประเมินผลความดีความชอบ สาหรับอาจารย์ และบุคลากร 7.3 เปน็ ประโยชนก์ บั ฝ่ายพัฒนาบุคลากร หนว่ ยการเจา้ หนา้ ท่ีสามารถนาข้อมลู ในระบบ Documents System สง่ ใหฝ้ า่ ยพัฒนาบุคลากรตามไตรมาสได้ ทันที 8. เวบ็ ไซต์ www.docs.vetsaraban.vet.chula.ac.th
8.1 การยนื ยนั ตัวตนเพื่อเข้าส่รู ะบบ 8.2 กาหนดตเู้ อกสาร กาหนดตามกล่มุ ภารกจิ และตวั KPI OKR และขอ้ มลู ส่วนบคุ คล
8.3 กาหนดขอ้ มลู แผนก 8.4 กาหนดขอ้ มลู กลมุ่ ผ้ใู ชง้ าน
8.5 กาหนดข้อมลู ผู้ใชง้ าน 8.6 การสรา้ งแฟ้มเอกสาร
8.7 ตัวอย่างการสบื คน้ ข้อมลู วทิ ยากรไตรมาส 2 9.8 ตัวอย่างการสืบค้นขอ้ มูลวทิ ยากรไตรมาส 3
9.9 การเปลย่ี นขอ้ มลู สว่ นบคุ คล 10. ประชุมคณะอนุกรรมการ และการฝึกอบรมการเข้าใช้ระบบฐานข้อมูลอ OKR KPI และข้อมูลส่วน บุคคลให้กบั หัวหน้ากลุ่มภารกิจ หัวหนา้ หน่วยงาน เจ้าหน้าทภี่ าควิชา หน่วยงาน
3. เวบ็ ไซต์ หนว่ ยสารบรรณ ฝ่ายบรหิ ารคณะสตั วแพทยศาตร์ 1. การเขา้ เขา้ ระบบ CU Less paper 2. การเขา้ ใขง้ านระบบ Document system (Doc sys) 3. การเข้าใช้งานระบบการจองห้องประชมุ ออนไลน์ booking 4. ระบบการขอตราติดรถยนต์ออนไลน์ CU-parking
1. การเขา้ เข้าระบบ CU Less paper พรอ้ มคู่มอื คลิปเสยี ง
2.การเขา้ ใข้งานระบบ Doc sys พร้อมค่มู ือคลปิ เสยี ง
3.การเข้าใชง้ านระบบการจองหอ้ งประชมุ ออนไลน์พรอ้ มค่มู อื คลิปเสยี ง
4.การเข้าใชง้ านระบบตราติดรถยนตข์ องมหาวทิ ยาลยั พรอ้ มค่มู อื คลปิ เสยี ง
5. แหลง่ ความรใู้ นเว็บไซต์ 5.1 ระเบยี นสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์
5.2 หมายเลขติดตอ่ หน่วยงานภายในคณะสตั วแพทยศาสตร์
5.3 หมายเลขติดต่อหน่วยงานภายในมหาวทิ ยาลยั 5.4 รายชอ่ื เจ้าหนา้ ท่ีสารบรรณของคณะพร้อมข่องทางการตดิ ตอ่ สื่อสาร
5.5 แหล่งรวมความร้ตู า่ ง ๆ 5.6 แบบฟอรม์ ตา่ ง ๆ
5.7 ประกาศ คาสั่ง สวสั ดิการ 5.8 คูม่ อื ตา่ ง ๆ ในรูปแบบ E-book
5.9 ทาบบุ ารงุ ศิลปวัฒนธรรมและกจิ กรรมพิเศษ 5.10 พระพุทธศาสนา
5.11 บุคลากรหนว่ ยสารบรรณ
6. ผลจากการพฒั นางาน และสร้างสง่ิ ท่ภี าคภูมิใจ 6.1 แนะนาเว็บไซต์หน่วยสารบรรณ สัมภาษณ์ผ่านระบบออนไลน์ Zoom เม่ือวันท่ี 18 มิถุนายน 2564 แนะนาการเช้าใช้งานงานด้านบริการตา่ ง ๆ ของหนว่ ยสารบรรณ สามารถติดตามไดใ้ นช่อง you tube และ Facebook ของคณะฯ และหนว่ ยสารบรรณ
6.2 นาเสนอผลงานให้กับอาจารย์ และบคุ ลากรของคณะนิเทศศาสตร์ ในโครงการ “บ้านน้มี ีสุขนิเทศอาสา คณะนเิ ทศศาสตร์” จฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั บรรยายการใช้งานระบบ less paper และการนาเสนอระบบการจดั การฐานข้อมูล Document System ( Doc sys) เสนอเปน็ KM
แนะนาการจดการฐานข้อมลุ Document systems (Doc sys)
ระบบ Less paper
ระบบ Document system
Search
