โครงการพี่สอนน้องใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Lesspaper รุ่นที่ 5-6 วันพุธที่ 22 กรกฎาคม 2558 (ศููนย์บริหารกลาง)

Chulalongkorn University 8. เลือกตรงช่ือผบู้ ริหารลงนามในบนั ทึก / เลือกเคร่ืองหมาย ถกู ในช่อง OUT แลว้ กดตกลง

Chulalongkorn University 9. กดป่ ุมตกลง เอกสารฉบบั ดงั กล่าวจะส่งไปถึงเจา้ หนา้ ท่ี ออกเลขท่ีหนงั สือ ระดบั มหาวทิ ยาลยั

Chulalongkorn University ข้นั ตอนของ เจา้ หนา้ ท่ีสารบรรณ ผอู้ อกเลขท่ีหนงั สือส่ง / คาํ สงั่ ระดบั มหาวทิ ยาลยั มีข้นั ตอนดงั น้ี 1. เลือกเอกสารรอดาํ เนินการ

Chulalongkorn University 2. ตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสารวา่ มีลายเซ็นครบถว้ น

Chulalongkorn University 3. กดป่ ุมออกเลขท่ีหนงั สือ

Chulalongkorn University 4. บนั ทึกเอกสาร เอกสารท่ีออกเลขที่แลว้ จะส่งกลบั ไปยงั หน่วยงานเจา้ ของเร่ือง

Chulalongkorn University ข้นั ตอนของ เจา้ หนา้ ท่ีสารบรรณของคณะ / สถาบนั / ผปู้ ระสงคจ์ ะขอเลขที่หนงั สือส่ง / คาํ สงั่ (ต่อ) 10. เลือกหนงั สือส่ง

Chulalongkorn University 11. เมื่อไดร้ ับเอกสารกลบั มาแลว้ ใหเ้ จา้ ของหนงั สือส่ง / คาํ สงั่ ไปคลิกที่ป่ ุม รอดาํ เนินการ

Chulalongkorn University 12. จะปรากฏเอกสารที่ออกเลขท่ีเรียบร้อยแลว้ ดงั รูปภาพ ขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University คาํ แนะนํา เพิ่มเติม การขอเลขท่ีคาํ สง่ั จากมหาวทิ ยาลยั มีข้นั ตอนดงั น้ี 1.คลิกสร้างหนงั สือคาํ สง่ั 2. เปล่ียนประเภทหนงั สือ จาก หนังสือภายนอก เป็น หนังสือสั่งการ 3. ข้นั ตอนอ่ืน ๆ จะเหมือนกบั การขอเลขที่หนงั สือส่งทุกประการ

Chulalongkorn University การขอเลขทห่ี นังสือส่ง / คาํ ส่ัง ระดบั หน่วยงาน การขอเลขที่หนงั สือส่ง / คาํ สง่ั ระดบั หน่วยงาน น้นั จะตอ้ งเร่ิมตน้ ท่ี การ สร้างหนงั สือส่ง นาํ เอกสารเขา้ ระบบ เสนอผมู้ ีอาํ นาจอนุมตั ิลงนาม ออก เลขท่ีหนงั สือส่งระดบั หน่วยงาน และส่งหนงั สือไปยงั หน่วยงานอ่ืน ซ่ึงอยู่ ภายในมหาวทิ ยาลยั โดยมีรายละเอียดและข้นั ตอนต่าง ๆ ดงั น้ี

Chulalongkorn University 1. กดป่ ุมสร้างหนงั สือส่ง ดงั รูปภาพขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University 2. กดป่ ุมนาํ เขา้ เอกสาร เพอ่ื โหลดไฟลเ์ อกสารเขา้ ระบบ LessPaper ไฟลเ์ อกสารที่นาํ เขา้ ระบบ จะเป็น.doc หรือ .pdf กไ็ ด้ ดงั รูปภาพที่ 1 และ 2 ขา้ งล่างน้ี (รูปภาพที่ 1)

Chulalongkorn University (รูปภาพท่ี 2)

Chulalongkorn University 3. กรอกรายละเอียดของหนงั สือ ดงั รูปภาพที่ 1 และ 2 ขา้ งล่างน้ี (รปู ภาพที่ 1)

Chulalongkorn University (รูปภาพท่ี 2)

Chulalongkorn University 4. กดป่ ุมบนั ทึกเอกสาร และ เลือกข้นั ตอนเอกสาร พร้อม เลือกผลู้ งนามในเอกสาร ดงั รูปภาพขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University 5. กดป่ ุมบนั ทึกหนงั สือ และ กดป่ ุมส่งหนงั สือ ตามลาํ ดบั ต่อไป 6. การตรวจสอบเอกสารหนงั สือ ใหไ้ ปที่หนา้ หนงั สือส่ง และกดป่ ุมติดตาม จะปรากฏเอกสาร ดงั รูปภาพ ขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University 7. เม่ือหนงั สือฉบบั ดงั กล่าวถกู ส่งไปยงั ผมู้ ีอาํ นาจอนุมตั ิลงนามเรียบร้อยแลว้ 8. ผมู้ ีอาํ นาจลงนามอนุมตั ิจะเปิ ดเอกสารฉบบั ดงั กล่าวข้ึนมา ดงั รูปภาพขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University 9. ผมู้ ีอาํ นาจอนุมตั ิ กดป่ ุมแสตมป์ เพ่ือเลือก ลายมือชื่อ สาํ หรับลงนาม ดงั รูปภาพขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University 10. เม่ือผมู้ ีอาํ นาจลงนามอนุมตั ิ เลือกลายมือชื่อ สาํ หรับลงนาม เรียบร้อยแลว้ ใหก้ ดป่ ุมตกลง

Chulalongkorn University 11. จะปรากฏกล่องขอ้ ความข้ึนมา เพ่อื ใหผ้ มู้ ีอาํ นาจอนุมตั ิลงนาม เลือก ในกรณีน้ี ผมู้ ีอาํ นาจลงนามอนุมตั ิ เลือกขอ้ ความวา่ “โปรดดาํ เนินการต่อไป” และ กดป่ ุมตกลง จะปรากฎรายละเอียดดงั รูปภาพขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University 12. เม่ือผมู้ ีอาํ นาจลงนามอนุมตั ิเรียบร้อยแลว้ ระบบจะใหผ้ มู้ ีอาํ นาจลงนามอนุมตั ิ กรอกรหสั ผา่ น และกดป่ ุมตกลง ดงั รูปภาพขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University 13. หนงั สือฉบบั ดงั กล่าวจะถกู ส่งไปยงั เจา้ หนา้ ท่ีสารบรรณ ผรู้ ับผดิ ชอบ เรื่องการออกเลขที่หนงั สือส่ง 14. เจา้ หนา้ ที่สารบรรณ ผรู้ ับผดิ ชอบเร่ีองการออกเลขท่ีหนงั สือส่ง จะ ปฏิบตั ิตามข้นั ตอนดงั น้ี

Chulalongkorn University การขอเลขท่ีหนงั สือภายในหน่วยงาน

Chulalongkorn University 1. เจา้ หนา้ ที่ออกเลขท่ีหนงั สือภายในหน่วยงาน > เลือก เอกสารรอดาํ เนินการ (เลขท่ีหนงั สือ)

Chulalongkorn University 2. ตรวจสอบความเรียบร้อย และครบถว้ นของเอกสาร (ดูวา่ เอกสารฉบบั ที่ส่งมาขอเลขที่หนงั สือส่งน้นั ผมู้ ีอาํ นาจลงนามอนุมตั ิ ไดล้ งนามเรียบร้อยแลว้ หรือยงั ) ดงั รูปภาพขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University 3. กดป่ ุมขอเลขท่ีหนงั สือ

Chulalongkorn University 4. บนั ทึกเอกสาร และปิ ดงาน

Chulalongkorn University 5. เมื่อออกเลขที่เรียบร้อยแลว้ เอกสารฉบบั ดงั กล่าว จะกลบั ไปที่เจา้ หนา้ ที่ผขู้ อเลขท่ี

Chulalongkorn University เมื่อหนงั สือฉบบั ดงั กลา่ วกลบั มาถึงเจา้ หนา้ ที่ผสู้ ร้างหนงั สือส่ง ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีผสู้ ร้างหนงั สือส่ง ดาํ เนินการดงั น้ี 1. กดป่ ุม รอดาํ เนินการ 2. ตรวจดูเอกสารฉบบั ที่ส่งไปขอเลขที่ (มีเลขท่ีหนงั สือ และ วนั ท่ีออกเลขที่หนงั สือ) ดงั รูปภาพขา้ งล่างน้ี

Chulalongkorn University 3. กาํ หนดเสน้ ทางหนงั สือ และ กดป่ ุมส่งหนงั สือไปยงั หน่วยงานที่ตอ้ งการ ตวั อยา่ ง ตามรูปภาพขา้ งล่างน้ี เป็นหนงั สือขออนุญาตใหบ้ ุคลากรของสาํ นกั บริหารเทคโนโลยสี ารสนเทศ เป็นวทิ ยากรบรรยายในโครงการ พี่สอนนอ้ งใชร้ ะบบงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ LessPaper จึงตอ้ งส่งหนงั สือฉบบั ดงั กล่าว ไปท่ี สาํ นกั บริหารเทคโนโลยสี ารสนเทศ

Chulalongkorn University 4. ตรวจสอบวา่ หนงั สือฉบบั ดงั กลา่ ว ไดส้ ่งไปยงั หน่วยงานที่กาํ หนดไวต้ ามขอ้ 3 (หน่วยงานที่กาํ หนดไวใ้ นที่น้ี คือ สาํ นกั บริหารเทคโนโลยสี ารสนเทศ และมีเสน้ ทางเดินเอกสาร คือ หนงั สือที่ ศธ 0512.2.14/0904 ลงวนั ที่ 9 กรกฎาคม 2558 ส่งจาก ศนู ยบ์ ริหารกลาง ไปยงั สาํ นกั บริหารเทคโนโลยสี ารสนเทศ)

Chulalongkorn University 5. เม่ือหนงั สือฉบบั ดงั กล่าวไปถึงหน่วยงานท่ีกาํ หนดไวแ้ ลว้ (ในท่ีน้ี คือ สาํ นกั บริหารเทคโนโลยสี ารสนเทศ) เจา้ หนา้ ท่ีสารบรรณของหน่วยงานน้นั จะเปิ ดหนา้ หนงั สือรับ และคลิกเลือกหนงั สือฉบบั ดงั กล่าว เพอ่ื ดาํ เนินการตามกระบวนการสร้างหนงั รับต่อไป

Chulalongkorn University คาํ ถาม

Chulalongkorn University การนาํ เสนอดา้ นเทคนิคและเกร็ดความรู้เบ้ืองตน้ ฝ่ ายระบบเทคโนโลยสี ารสนเทศ จุฬาลงกรณ์มหาวทิ ยาลยั

Chulalongkorn University หวั ขอ้ ส่วนที่หน่วยงานตอ้ งเตรียมการก่อนเร่ิมใชง้ าน 1. การเตรียมความพร้อมเรื่อง H/W และ S/W 2. การเตรียมขอ้ มูลเพอื่ ต้งั ค่าเบ้ืองตน้ ก่อนเร่ิมใชง้ าน 3. การตรวจสอบเวอร์ชน่ั ของ S/W ที่ใชง้ าน 4. ตรวจสอบยเู ซอร์ลอ็ คอินการเขา้ ระบบ ส่วนสิ่งที่ตอ้ งเตรียมการต่อไปในอนาคต เกร็ดความรู้และวธิ ีการแกป้ ัญหาเบ้ืองตน้ ตรายางอิเลก็ ทรอนิกส์ ช่องทางการติดต่อและสอบถามปัญหาดา้ นเทคนิค 87

Chulalongkorn University การเตรียมความพร้อมเร่ือง H/W และ S/W 88

Chulalongkorn University การเตรียมขอ้ มูลเพ่อื ต้งั ค่าเบ้ืองตน้ ก่อนเร่ิมใชง้ าน ข้นั ตอนดาํ เนินการดงั น้ี 1. สาํ นกั ไอทีและศนู ยบ์ ริหารกลางจะส่งไฟลเ์ ทมเพต Excel ใหก้ รอก ขอ้ มลู ต้งั ตน้ เพ่ือนาํ ไปต้งั ค่าระบบก่อนเร่ิมใชง้ านตามรายชื่อผอู้ บรมที่ ไดแ้ จง้ อีเมลไว้ 2. ผเู้ ขา้ อบรมตอ้ งรีบดาํ เนินการกรอกขอ้ มูลมาใส่ตามเทมเพตส่งกลบั มา ทางอีเมลภายในวนั ที่ 24 ก.ค. 58 เป็นอยา่ งชา้ 89

Chulalongkorn University การเตรียมขอ้ มลู เพ่อื ต้งั ค่าเบ้ืองตน้ ก่อนเร่ิมใชง้ าน (ต่อ) ขอ้ มูลบุคลากร 90

Chulalongkorn University การเตรียมขอ้ มลู เพ่อื ต้งั ค่าเบ้ืองตน้ ก่อนเร่ิมใชง้ าน (ต่อ) ขอ้ มูลหน่วยงาน 91

Chulalongkorn University การเตรียมขอ้ มูลเพื่อต้งั ค่าเบ้ืองตน้ ก่อนเร่ิมใชง้ าน (ต่อ) ขอ้ มลู เลขท่ีหนงั สือ 92

Chulalongkorn University การเตรียมขอ้ มูลเพื่อต้งั ค่าเบ้ืองตน้ ก่อนเร่ิมใชง้ าน (ต่อ) ขอ้ มลู เลขท่ีหนงั สือ 93

Chulalongkorn University การเตรียมขอ้ มูลเพื่อต้งั ค่าเบ้ืองตน้ ก่อนเร่ิมใชง้ าน (ต่อ) ขอ้ มลู เลขท่ีหนงั สือ 94

Chulalongkorn University ตวั อยา่ งเทมเพต

Chulalongkorn University การตรวจสอบเวอร์ชนั่ ของ S/W ที่ใชง้ าน เวปเบาเซอร์ FireFox ไปเมนู Help About Firefox 96

Chulalongkorn University การตรวจสอบเวอร์ชน่ั ของ S/W ที่ใชง้ าน Microsoft Word 2010 97

Chulalongkorn University ตรวจสอบยเู ซอร์เนมและรหสั ผา่ นการเขา้ ระบบ 1 2 98

Chulalongkorn University เม่ือลอ็ คอินเขา้ ระบบได้ 99

Chulalongkorn University กรณีลอ็ คอินเขา้ ระบบไม่ได้ 100