คู่มือ Admin Less paper

คู่มือ หน้าท่เี บอื้ งต้นของ Admin Less paper การดแู ล ข้อมูลหน่วยงาน -เพ่มิ ช่ือบุคลากรในการใช้ระบบ Less paper -การกาหนดบทบาทของผู้ใช้ระบบ Less paper -การขอหนังสือรับรองการใช้งานระบบ less paper -การตงั้ รหสั ลงนาม -การสร้ างตรายาง นางสาวนิภาพร เกษมสุข หน่วยสารบรรณ ฝ่ ายบริหาร คณะสัตวแพทยศาตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย

การเพ่มิ ช่ือบุคลากรในการใช้ระบบ Less paper หน้า 1-8

ด้านบคุ ลากร -การเพม่ิ บคุ ลากรใหม่ และการตงั ้ บทบาท ในกรณีท่ีเป็นเจ้าหน้าที่บรรจใุ หม่ หรือ ต้องการใช้ระบบ Less paper เป็นครัง้ แรก Admin ประจาคณะหรือหน่วยงาน จะต้องทาการเพมิ่ บคุ ลากรใหมแ่ ละทาการเปิดใช้งานให้บคุ ลากรท่านนนั ้ ถงึ จะสามารถ ทาการใช้ระบบ Less paper ได้ 1

ขนั้ ตอนการเพม่ิ บคุ ลากรใหมใ่ นหนว่ ยงาน มีขนั้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี ้ 1.เข้าไปท่ีข้อมลู หน่วยงาน 1.คล๊ทิ ่ขี อ้ มูล หน่วยงาน 2

2.คลกิ๊ ท่ีบคุ ลากรและทาการเลือกหนว่ ยงานท่ีต้องการเพิ่มบคุ ลากร ในกรณีท่ี เป็นภาควชิ า จากนนั้ ทาการใสร่ ายละเอียดให้ครบถ้วน และทาการบนั ทกึ 1.คล๊กิ ท่บี ุคลากร 4.บนั ทึก 2.เลือกหน่วยงานท่ ี 3.ใส่ ตอ้ งการเพ่มิ บุคลากร รายละเอยี ด ใหค้ รบถว้ น 3

3.เมื่อทาการบนั ทกึ เรียบร้อย ระบบ จะแสดงข้อมลู ทงั้ หมดของเจ้าหน้า ท่ีเราทาการเพม่ิ ข้อมลู และ Admin จะต้องทาการเปิดใช้งาน และ กาหนด บทบาท ให้เจ้าหน้าท่ีด้วยถงึ จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ กาหนดบทบาท คล๊ิกเปิดการใชง้ าน 4

กรณีที่เป็ นบคุ ลากรใหมแ่ ละมีบทบาทในการลงนามเอกสาร Admin จะต้องทาการเพิ่มลายเซน็ ต์ให้แก่บคุ ลากรทา่ นนนั้ ด้วยโดยมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1.ทาการแสกนลายเซน็ ของบคุ ลากร และทาการ ท่ีลายเซน็ บคุ คล แล้วทาการ บนั ทกึ เป็ น JPG 5

2.การแนบลายเซน็ บคุ คลในระบบ Less paper 1. คล๊กิ ท่ขี อ้ มูลหน่วยงาน 6

การแนบลายเซน็ บคุ คลในระบบ Less paper (ตอ่ ) 2.เลือกบุคลากร 5.เลือกขอ้ มูลบุคลากร 3.คน้ หาช่ือบุคลากรท่ตี อ้ งการแนบลายเซน็ 4.เลือกบุคลาการท่ตี อ้ งการ 6.Upload ลายเซน็ 7

การแนบลายเซน็ บคุ คลในระบบ Less paper (ตอ่ ) 8. กดบนั ทึก 9. ระบบจะแสดงวา่ “บนั ทึกขอ้ มูล” แสดงวา่ ไดท้ าการแนบลายเซน็ เรียบรอ้ ย 7.ระบบจะทาการ แสดงลายเซน็ 8

การกาหนดบทบาทหน้าท่ขี อง Admin หน้า 9-10

การกาหนดบทบาทหน้าท่ีของ Admin มีขนั้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี ้ 3.คล๊ิกท่บี ทบาท 4.กดเพ่มิ 1.คน้ หาเจา้ หนา้ ท่ี 5.ระบบจะทาการเปิด หนา้ ตา่ งใหเ้ พ่มิ ขอ้ มูล 2.เลือกเจา้ หนา้ ท่ที ่ตี อ้ งการตง้ั บาทบาท 9

การกาหนดบทบาท (ตอ่ ) 6.กดเพ่มิ 7.กดท่ี v 8.เลือกหน่วยงานท่เี จา้ หนา้ ท่ี ในกรณีท่เี ป็น Admin ของหน่วยงาน ทาหนา้ ท่Aี dmin จะตอ้ งตง้ั บทบาทใหเ้ ป็น -DeptAdmin และ 10 -Officer จึงจะเหน็ ทง้ั ระบบของ Less paper

การขอหนังสือรับรองการใช้งานระบบ less paper หน้า 11-14

ในกรณีท่ีต้องขอใบรับรอง การใช้ระบบ Less paper นนั้ Admin จะต้องดาเนินการในกรณีท่ีมีเจ้าหน้าที่ใหมใ่ นหนว่ ยงาน หรือ ใน กรณีที่อาจารย์ต้องการลงนาม Admid จะต้องดาเนนิ การโดยการขอผ่าน ระบบ Less paper โดยการใช้รหสั Longin ของผ้ทู ่ีต้องการขอ ใบรับรองดงั มีขนั้ ตอนตอ่ ไปนี ้ 1.Longin เขา้ ระบบ Lesspaper ดว้ ย รหสั Longin ของเจา้ หนา้ ท่ี ตอ้ งการขอใบรบั รอง *ในขนั้ ตอนการขอใบรบั รอง บุคคลท่ตี อ้ งการขอสามารถ ดาเนินการไดด้ ว้ ยตนเอง หรือ Admin ดาเนินการใหโ้ ดยการ ใชร้ หสั Longin ของบุคคล นั้นๆ 11

2.คล๊กิ ไปท่ี สญั ญาลกั ษณ์ ฟันเฟือง และ เลอื กท่ีใบรับรอง 12

3.Downlond ใบสมคั รขอใบรับรอง ระบบจะทาการโหลดใบสมคั รให้ เจ้าหน้ากรอก รายละเอียดในใบสมคั ร และ หลกั ฐานในการสมคั ร -สาเนาบตั รพนกั งาน -ใบสมคั รขอใบรับรอง และทาการ * - กดท่ี “ใบสมคั รขอใบรบั รอง 13

4. ทาการแนบ ใบสมคั ร และ สาเนาบตั รพนกั งาน และทาการสมคั ร ระบบจะสง่ เรื่องไปยงั สานกั งานบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ จฬุ าฯ เป็นลาดบั ตอ่ ไป โดยการขอใบรับรองจะใช้เวลาประมาณ 3 วนั ทาการ แนบเอกสารการสมคั ร 14

การตงั้ รหสั ลงนาม หน้า 15-16

เมื่อทาการขอใบรับรองการใช้ระบบ และทางสานกั งานบริหารเทคโนโลยี สารสนเทศ จฬุ า ได้ทาการอนญุ าตให้เข้าใช้ระบบได้ ขนั้ ตอนตอ่ ไปคือ การดาเนนิ การตงั้ คา่ รหสั ลงนาม โดยขนั้ ตอนนีเ้จ้าหน้าที่จะเป็ นผ้ดู าเนินการ ด้วยตนเอง โดยทาง Admin สามารถให้คาแนะนา ได้ดงั ขนั้ ตอนตอ่ ไปนี ้ คล๊กิ ท่ฟี นั เฟือง เลือกรหสั ลงนาม 15

ตงั้ คา่ รหสั ลงนาม และทาการยืนยนั รหสั ลงนาม ตง้ั รหสั ลงนามและยืนยนั รหสั ลงนามอกี ครง้ั กดยืนยนั ในกรณีท่ลี ืมรหสั ผา่ น จะตอ้ งทาการขอใบรับรองใหมอ่ กี คร้งั 16

การสร้ างตรายาง หน้า 17-33

การสร้ างตรายาง เป็นอีกหน้าที่ของ Admid ที่สามารถสร้างรูปแบบตรายางไว้ใช้ ในระบบ Less paper เชน่ ตรายางลายเซน็ ตรายางเกษียนหนงั สือ ฯลฯ โดยมีขนั้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี ้ 1. เลอื ก คลงั แสตมป์ เลือกคลงั แสตมป์ 17

2.ทาการสร้างกลมุ่ ให้ตรายาง 2.ตง้ั ช่ือชุดแสตมป์ 1.เลือก New Group 3.กดตกลง 18

3.ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล 2.กดท่ี New stamp 1.เลือกกลุม่ ท่เี ราตง้ั ไว้ 19

ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 3.ตง้ั ช่ือแสตมป์ 4.กดตกลง 20

ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 6.Admidทาการใส่ 5.ระบบจะแสดงตรายาง รายละเอยี ดในตรายาง วา่ งข้นึ มา 7.คล๊กิ เพ่มิ 21

ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 8.เลือกสรา้ งขอ้ มูล 22 ท่ตี อ้ งการ 9.กดเลือก ในกรณีท่ตี รายาง 1 อนั มขี อ้ ความหลาย บรรทดั Admid สามารถทาได้ โดยการ กดท่ี “ เพ่มิ +ขอ้ มูล”

ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 10.ระบบแสดง กลอ่ งขอ้ มูลท่เี ลือก 23

ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 11.เลือกกลอ่ งขอ้ มูล เพ่ือแกไ้ ขและตกแตง่ ตรายางใหส้ วยงาม 12.ใสช่ ่ือบุคคลท่ตี อ้ งการ ในการแกไ้ ขกลอ่ งขอ้ มูล สามารถทาไดค้ รง้ั ละกลอ่ งเทา่ น้ัน 24

ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 25

ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 15.ระบบแสดงตรายาง ท่พี รอ้ มใชง้ าน 26

การสร้างตรายางเกษียนหนงั สอื มีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1.สรา้ งกลุม่ ตรายาง 2.สรา้ งช่ือชุดตรายาง 3.กดตกลง 27

การสร้างตรายางกรณีเกษียนหนงั สือ (ตอ่ ) 4.สรา้ งช่ือแสตมป์ 5.กดตกลง 28

การสร้างตรายางเกษียนหนงั สือ (ตอ่ ) 7.คล๊ิก New Stamp 8.ระบบสรา้ งตรา ยางวา่ งข้นึ มา 6.คล๊ิกท่กี ลุม่ ท่สี รา้ งเอาไว้ 9.คล๊ิกเพ่มิ 29

การสร้างตรายางเกษียนหนงั สอื (ตอ่ ) 10.คล๊กิ ท่ขี อ้ มูลท่ี ตอ้ งการ 11.กดเลือก 30

การสร้างตรายางเกษียนหนงั สอื (ตอ่ ) 13.ระบบแสดงกลอ่ งพมิ พ์ ขอ้ ความ ท่ตี อ้ งการจะเกษียน 12.คล๊ิกท่ขี อ้ ความ 14.กดตกลง 31

การสร้างตรายางเกษียนหนงั สอื (ตอ่ ) 16.กดบนั ทึก 15.ระบบแสดงตวั อยา่ ง ของตรายาง 32

การสร้างตรายางเกษียนหนงั สอื (ตอ่ ) 17.ระบบแสดงตรายาง พรอ้ มใชง้ าน 33