Chapter4

บทท่ี ๔ การใชภาษาในการเขียนหนงั สอื ราชการ ในการเขียนหนังสือราชการนอกจากรูปแบบจะถูกตองตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดว ยงานสารบรรณแลว ยังจําเปนตอ งมีความชดั เจน ถูกตอ งสมเหตุสมผล มีการจดั ลาํ ดับเนอ้ื หา เปนระเบียบ นอกจากน้ีจําตองมีการใชถอยคําภาษาท่ึถูกตองชัดเจนเหมาะสมและสละสลวยนา อานอีกดวย ดังน้ันการเขียนหนังสือราชการจึงเปนทั้งศาสตรและศิลป ในดานศาสตรคือการมี หลักการในการเขียนที่ชัดเจน การใชภาษาถูกตองตามหลักการใชภาษา ใชใหเหมาะสมกับบุคคล และโอกาส สวนในดานศิลป มีการใชภาษาท่ีนุมนวล สํานวนไพเราะ ที่ทําใหบรรลุวัตถุประสงค การเปนผูสนใจอาน คือการอานมาก และการฝกการเขียน คือการเขียนมาก ยอมทําใหเขียน หนงั สือไดดยี ิ่งข้นึ เรอื่ ย ๆ เนือ่ งจากเปน การเพ่ิมทักษะ จนเกิดเปน ความชํานาญในการเขยี นหนังสือ การใชภ าษาในการเขียนหนงั สือราชการ ในการเขียนหนังสือราชการที่ดีจําเปนอยางยิ่งท่ีจะตองมีหลักการในการเขียน จึงจะทําให ภาษาของหนังสือราชการนาอาน มีความชัดเจน และตรงตามวัตถุประสงคของการเขียน จึงขอ กลาวถึงขอควรคาํ นึงในการเขยี นหนังสือราชการดงั ตอ ไปน้ี ๑. การใชคาํ คําทุกคําในหนังสือราชการลวนแลวแตมีความสําคัญจึงตองคํานึงถึงการใชคําบาง ประเภทดงั ตอไปนี้ ๑.๑ การสะกดคํา การสะกดคําจะตองสะกดใหถูกตองตามพจนานุกรมฉบับ ราชบัณฑิตยสถานกําหนดไว ถึงแมวาคอมพิวเตอรจะมีโปรแกรมดิกชันนารี หรือพจนานุกรมใน คอมพิวเตอรแลวก็ตาม แตก ไ็ มสามารถตรวจสอบไดท กุ คาํ โดยเฉพาะชือ่ เฉพาะ หรือชอ่ื บคุ คล การ ถอดคําจากภาษาตางประเทศเปนภาษาไทยกจ็ ะตองใชใ หถ กู ตองตามทรี่ าชบณั ฑติ ยสถานกําหนด ไวดวย นอกจากนยี้ งั ตองคาํ นงึ ถึงคาํ พองเสียงท่ีสะกดตางกันและมีความหมายที่แตกตางกันดวย เชน การ การณ กาล กานต กานท กาญจน หรือการสะกดคําผิด ก็จะทําใหความหมาย เปลี่ยนแปลงไป เชน ปา ปา ปา ปา ปา เปน ตน จึงควรเขียนใหถ กู ตอ งทุกคํา ๑.๒ การใชคําเช่ือม คําเช่ือมไดแก ที่ ซึ่ง อัน และ แต แก ตอ เพราะฉะนั้นจึง ควร เลือกใชใหถูกตอง และไมควรใชมากเกิน เพราะจะทําใหประโยคซับซอน เขาใจยาก คําเช่ือมคํา เดยี วกันไมค วรทจ่ี ะใหซาํ้ ๆ ในประโยคเดียวกนั หรอื ในยอหนาเดยี วกัน ตัวอยา งเชน

๖๑ “ดวย คณะสหเวชศาสตร ไดกําหนดจะจัดทําหนังสือรายงานประจําป ๒๕๔๙ เพอื่ เปน ขอมลู ในการดําเนินงาน และใชเปนแหลงอางอิง และเผยแพรผลงานในการดําเนินงานไป ยงั หนวยงานตาง ๆ ในการนี้จึงใครขอใหทางภาควิชาสงขอมูลที่จะนํามาจัดทําใหทันกําหนดเวลา ดังกลาว ตามแบบฟอรมดังกลาว แตทั้งน้ีหากภาควิชาใดประสงคจะไดขอมูลขอใหติดตอไปยัง งานบริหารและธรุ การได” ประโยคทปี่ รับแกไขแลว ดงั น้ี “ดว ย คณะสหเวชศาสตรไดก าํ หนดจะจดั ทาํ หนังสือรายงานประจําป ๒๕๔๙ เพือ่ รายงานการดําเนินงาน และใชเปนแหลงอางอิง เผยแพรผลการดําเนินงานไปยังหนวยงานที่ เกี่ยวของ ในการน้ีจึงใครขอความอนุเคราะหขอมูลจากภาควิชา ดังแบบฟอรมที่แนบมานี้ ทั้งน้ี หากภาควชิ าประสงคจ ะไดขอ มลู เพิ่มเตมิ โปรดตดิ ตอท่ีงานบรหิ ารและธรุ การคณะ” ในประโยคที่ ๑ ใหคําเช่ือมซํ้ากันหลายท่ี บางคําไมจําเปนตองใชคําเช่ือม และ บางคาํ ใชค าํ เชอ่ื มผิด ดงั นนั้ ในการเขยี นหนงั สือราชการจึงควรอานทวนกอนทีจ่ ะจดั สง ๑.๓ การใชคาํ ใหเ หมาะสม ในการเขียนหนังสือราชการการเลือกใชคําใหเหมาะสมถือ เปนหัวใจสําคญั อยา งยิ่ง ซึง่ การใชค ําใหเหมาะสม ไดแ ก สรรพนาม การใชค ําข้นึ ตน สรรพนาม คาํ ลงทาย รวมถึงคําทใี่ ชใ นการจา หนา ซองดวย ๑.๓.๑ คําสรรพนาม ควรใช ผม กระผม หรือ ดิฉัน ไมควรใชคําวา ขาพเจา ซ่ึงเปน คําท่ีพระราชวงศช้ันสูงทรงใช ในกรณีท่ีไมใชช่ือเฉพาะบุคคล ควรใชชื่อหนวยงาน ไมควรใชคําวา ทาน หรือหนวยงานของทาน เพราะบุคคลมิใชเจาของหนวยงาน ควรใชชื่อหนวยงานเทาน้ัน เชน “ตามหนังสือท่ีอางถึง สํานักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษาไดแจงวา...” หรือ “ขอใหภาควิชา จัดสง...” นอกจากนี้ยังควรใชคําสรรพนาม คําลงทาย และคําที่ใชจาหนาซองหนังสือราชการตาม ระเบยี บสาํ นักนายกรฐั มนตรวี าดว ยงานสารบรรณดวย ๑.๓.๒ คําบุพบท กับ แก แต ตอ มักใชผิดเสมอ เชน ใชคําวา “กับ” แทน คําวา “แก” เชน สงเอกสารให กับ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร ตองใชคําวา ใหแก มหาวทิ ยาลัยธรรมศาสตร และใชค าํ วา “แด” แกผูทส่ี ูงกวา เชน อุทิศแด ถวายแด เปน ตน ๑.๓.๓ การยกตัวอยางโดยใชคํา เชน ไดแก อาทิ ในการยกตัวอยางสวนใหญยัง ใชกันสบั สนอยู ทถ่ี ูกตอ งคอื “เชน” ใชย กตัวอยางคาํ ตาง ๆ ที่มคี วามหมายใกลเคยี งกัน แลว ลงทา ยดว ย ฯลฯ หรือเปน ตน “ไดแก” ไมใ ชการยกตัวอยาง จะตอ งยกมาทัง้ หมด

๖๒ “อาทิ” ยกมาเฉพาะท่ีสําคัญหรือลําดับตน ๆ ไมตองใช ฯลฯ เพราะท่ีสําคัญ มีเพียงเทาน้ัน และไมควรใชคําวา “อาทิเชน” เพราะ คําวา อาทิ และ เชน มีความหมายเดียวกัน คือการยกตัวอยาง จงึ ไมค วรใชค ําทง้ั สองคาํ นีซ้ อนกัน ๑.๓.๔ คาํ ทีม่ กั ใชผิดไดแกคาํ วา “จะ จกั ใคร ไป มา” จะ ใชไ ดท ่ัวไป เปน ภาษาราชการท่ีใชไ ดเ สมอ จัก บางคนนิยมใช “จักขอบคุณย่ิง” ความหมายของคําคอนขางหนัก มี ความหมายคลา ย ตอ ง ซงึ่ ไมส ูน ุม นวล สละสลวย มักใชคาํ สง่ั คาํ กาํ ชบั ใคร เสียงไมสูไพเราะ และมีความหมาย “อยาก” หรือ “ตองการ” เชน ใคร ขอเชิญทานเขาประชุม ไมชัดเจนวาตองการเชิญ แลวจะเชิญจริง ๆ หรือไม แตหากตัดคําวาใคร ออกกส็ อ่ื ความหมายไดชัดเจนอยูแ ลว คาํ นมี้ กั ใชกันทว่ั ไป โดยเขา ใจผิดวาเปน คําสภุ าพ ไป – มา มักใชส ลับกนั การใชค าํ น้คี วรคํานงึ ถึงผรู ับหนงั สือเปนสําคัญ ควร ใช “จึงขอเชิญ ไป เปนวิทยากร” เพราะผูรับหนังสือ ยอมคิดวาตนเดินทางไป หรือ “จุฬาลงกรณ มหาวิทยาลัยขอสงผูแทน มา รวมประชุม” เพราะผูรับหนังสือซ่ึงเปนผูจัดประชุมยอมคิดวาจะมีผู มารวมประชมุ ๒. การใชเครอ่ื งหมาย ในภาษาไทย ไมใชเ คร่ืองหมายตามแบบตางประเทศ เชน “ ? , .” เปนตน แตยังคงใช เครื่องหมายบางชนิดท่ีจําเปนเพ่ือสื่อความหมายใหชัดเจน ไดแก ไปยาลนอย อัญประกาศ สญั ประกาศ ยตั ิภังค และจลุ ภาค ฯลฯ โดยมีวธิ ใี ชใ นหนังสอื โตต อบดังน้ี ๒.๑ ไปยาลนอ ย (ฯ) ในปจ จุบันมกี ารใชไปยาลนอ ยผิดกนั มาก เชน นางสาวสมศรีฯ มหาวิทยาลัยฯ คณะฯ กระทรวงฯ กรมฯ บรษิ ัทฯ โครงการฯ การสัมมนาฯ เหลา น้ี เปนการใชท่ี รูเทาไมถึงการณ โดยปกติการกลาวคร้ังแรกจะใชคําเต็ม หากกลาวในคร้ังตอไปไมสามารถใชคํา ยอ หรือคาํ แทนได เพ่อื ใหก ระชบั ไมซาํ้ ซาก การใชคาํ แทนคาํ ดังกลาวมี ๕ วธิ ี คอื ๒.๑.๑ ใชส รรพนาม เชน เขา กระผม ๒.๑.๒ ใชค ํานาม เชน มหาวิทยาลยั นางสาวสมศรี ๒.๑.๓ ใชคํายอ เชน ครม. พ.ร.บ. ฯลฯ ในกรณใี นการกลาวคร้ังแรกควรวงเล็บคํา ยอไวดว ย ๒.๑.๔ ใชค าํ ตดั เชน “สมเดจ็ พระเทพรัตนฯ” (นามสกลุ ) อศิ รางกรู ฯ ธนาคาร เกษตรฯ กรณีน้ีจาํ เปน ตอ งใชไ ปยาลนอยเสมอ ๒.๑.๕ ใชคาํ บงช้ี เชน หนวยงานดงั กลาว บคุ คลขา งตน

๖๓ กรณีท่ีใชผิดกันมากคือการใชไปยาลนอย บางคนเขาใจผิดวา หากกลาวชื่อไมเต็ม ตอ งใชไปยาลนอยทุกครั้ง เชน กระทรวงการคลัง คําวา กระทรวงเปนคํานามท่ัวไป (สามานยนาม) การคลังเปนนามเฉพาะ (วิสามานยนาม) คําสองคาํ นีน้ ํามารว มกนั เปนคาํ ผสม เมื่อไดกลาวถึงชื่อ เตม็ ไปแลว ครั้งตอ ๆ ไปสามารถใชคํานามแรกแทนชอ่ื เต็มได อน่ึง คําวา กระทรวง มหาวิทยาลัย ฯลฯ ลวนเปนคํานามท่ีสมบูรณแลว มีปรากฎ ในพจนานกุ รม จึงไมตองมไี ปยาลนอยแตอยา งใด การใชไ ปยาลนอยตองใชกับส่ิงเดียวท่ีเขียนไม จบ เชน พระนาม นามสกุล ชอ่ื เฉพาะของหนวยงานท่ียาว ๆ เปนตน จะเขียนช่ือแลวไปยาลนอย นามสกุลไมได เพราะช่ือกับนามสกุลเปนคนละสิ่ง หรือคนละคํา จะไปยาลนอยนามสกุลไดก็ ตอเมื่อเขียนนามสกุลไมจบ เชน อิศรางกูร ณ อยุธยา อาจเขียนวา อิศรางกูรฯ ได (เม่ืออานออก เสยี งจะตองอานใหเตม็ ) ๒.๒ เคร่อื งหมายอนื่ ๆ ในภาษาไทยใชบาง เชน ๒.๒.๑ อัญประกาศ (เครื่องหมายคําพดู “...”) ใชเมอื่ ตองการคดั ลอกขอ ความมา กลาว หรือเนนชื่อเฉพาะ ขอความสําคัญ เชน ตามมาตรา...ระบุวา “.......” การเนนคําหรือ ขอความสําคัญ ปจจุบันคอมพิวเตอรสามารถใชตัวอักษรขนาดใหญ ตัวหนา หรือตัวเอนไดตาม ความเหมาะสม ๒.๒.๒ สัญประกาศ (ขีดเสนใต__) ใชเม่ือตองการเนนขอความสําคัญ เชน ขอ เชญิ ประชุม ในวันจันทรท่ี ๒๓ เมษายน ๒๕๕๐ ปจจุบันคอมพวิ เตอรส ามารถใชต ัวหนา ตัวอักษร ขนาดใหญ หรือตัวเอนแทนการขีดเสนใต แตไมควรใชท้ังตัวหนาและขีดเสนใตพรอมกัน เพราะ เปนการเนน ทีซ่ ้าํ ซอน ๒.๒.๓ ยัติภังค (ขีดส้ัน – ) ใชในกรณีตัดคําระหวางบรรทัด และคําสองคําที่ เกีย่ วขอ งกนั เชน ไป – มา หรอื รายรับ – รายจาย เปนตน ยตั ิภงั คไ มค วรใชแ ทนตัวเลขหัวขอ ยอ ย ควรใชต วั เลข เชน ๑) ............................ ๒) ............................ ๓) ............................. ๒.๒.๔ จุลภาค (จุดลูกน้ํา ,) ในภาษาไทยไมควรใช เพราะมีวรรคตอนในการแบง ขอความอยูแลว จุลภาคควรใชกรณีที่จําเปน ซ่ึงหากไมใชอาจเขาใจผิดได เชน ตัวเลขหลายหลัก ชอื่ นามสกลุ ท่ีอาจปะปนกัน เชน สมพร สาํ ราญผล , นยิ ม พรพลิ าศ, โสภา แกว หวาน เรยี บเรยี ง เปนตน

๖๔ ๒.๒.๕ นขลิขติ ( ) คอื เคร่ืองหมายวงเลบ็ ใชค รอ มขอความทีผ่ เู ขียนไมตอ งการให อา นติดตอ กับขอความนอกวงเล็บ คลา ยกับเปนคาํ อธบิ ายนอกเรอ่ื งเพ่อื ใหผูอา น ผูฟงเขา ใจ ๒.๒.๖ ไมยมก ( ๆ ) ใชเขียนไวหลังคําหรือความ เพ่ือใหอานคําหรือความน้ันซ้ํา กันสองหน แตตองเปนคําหรือความชนิดเดียวกัน ถาเปนคําหรือความชนิดตางกัน แมจะมีรูป เหมือนกันก็ใชไมยมกไมได ตองเขียน ดวยอักษร เชน เด็กคนท่ีใสเสื้อสีแดง ๆ , ในแตละวัน ๆ เปนตน และไมควรใชไมยมกกับคําบางคําท่ีใหความตางชนิดกัน เชน เจาหนาที่ที่ปฏิบัติหนาที่ เปน ตน ๓. การใชป ระโยค ปญหาสําคัญประการหนึ่งในการเขียนหนังสือโตตอบคือ ประโยคยาว ซับซอน อันเกิด จากการใชคําเชื่อมมากไป สงผลใหอานแลวเขาใจยาก ผูเขียนที่มีความเชี่ยวชาญ เชน นักกฎหมาย ผูเขียนตํารา อาจใชประโยคยาวแตชัดเจน เขาใจงาย สวนผูที่ยังไมชํานาญ จําเปน ตอ งรจู กั ประโยคแตล ะประเภท เพือ่ เปนพน้ื ฐานในการเขียนท่ดี ีตอ ไป ๓.๑ ประเภทของประโยค การแบงประเภทของประโยคอาจแบงไดหลายแบบตาม เกณฑที่กําหนด หากแบงโดยใชเจตนาของผูสงสารเปนเกณฑ อาจแบงเปนประโยคบอกเลา ประโยคคําถาม ประโยคคําส่ัง รวมทั้งประโยคขอรอง ในท่ีน้ีจะแบงโดยอาศัยความซับซอนของ ขอความเปนเกณฑ ไดแก ประโยคความเดียว ประโยคความรวม และประโยคความซอน ดัง รายละเอียดตอไปน้ี ๓.๑.๑ ประโยคความเดียว (เอกรรถประโยค หรือ single sentence) คือประโยคท่ี มีกริยาสําคัญเพียงตัวเดียว ประโยคความเดียวอาจมีท้ังสวนขยายประธาน กริยา หรือกรรมก็ได แตส ว นขยายน้นั ไมม ลี ักษณะของประโยค ประโยคความเดยี วมักจะสั้นไมซบั ซอ น ดงั ตวั อยาง “คณะสหเวชศาสตรใครขอขอบพระคณุ ทานมา ณ โอกาสน้”ี “ผูไดรับการคัดเลือกเปนพนักงานมหาวิทยาลัยจะตองสอบผานเกณฑท่ี กาํ หนด” ๓.๑.๒ ประโยคความรวม (อเนกรรถประโยค หรือ compound sentence) คือ ประโยคท่ีประกอบดวย ประโยคใจความเดียวอยางนอย ๒ ประโยค มีคําเชื่อมหรือสันธานท่ีเชื่อม ระหวางประโยคนั้น ๆ คําเชื่อม เชน และ แต หรือ ก็ แม ถึงแมวา เพราะ จึง นอกจาก ...แลว ...ยงั ฯลฯ ดงั ตวั อยาง “จึงขอเรียนเชิญทานเพ่ือเปนเกียรติในงานดังกลาว และขอเชิญรวม รบั ประทานอาหารกลางวนั ดวย”

๖๕ “ตามท่ีคณะวิทยาศาสตร ไดขอยืมรถบัสขนาด ๔๕ ที่น่ังของคณะสหเวช ศาสตรเพ่ือใชในการสัมมนาบุคลากรของคณะวิทยาศาสตรในระหวางวันที่ ๓ – ๗ เมษายน ๒๕๕๐ นั้น เน่ืองจากวันดังกลาวหนวยกิจการนิสิตคณะสหเวชศาสตรไดจัดใหมีการออกคาย ชุมชน จงึ มคี วามจําเปนตองใชรถบัสในวนั ดงั กลา ว” ๓.๑.๓ ประโยคความซอน (สงั กรประโยค หรือ Complex sentence) คอื ประโยค ที่ประกอบดวยประโยคหลัก และประโยคยอยที่ซอนอยูเพื่อขยายประโยคหลัก ประโยคความซอน จะใชค าํ เชอ่ื ม เชน คําวา ท่ี ซ่ึง อัน วา โดย เพ่ือ ตาม เมอื่ จน (กระทงั่ ) ทําให ฯลฯ ประโยค ความซอนอาจเปนประโยคสั้น ๆ เชน “รายละเอียดปรากฏตามส่ิงท่ีสงมาดวย” หรือประโยคยาว ดังตวั อยาง “ดวยคณะสหเวชศาสตร จุฬาลงกรณมหาวิทยาลัยไดตระหนักถึงความสําคัญ ของการอนุรักษทรัพยากรนํ้า ซึ่งมีความจําเปนตอการดํารงชีวิตของสิ่งมีชีวิตในโลก จึงไดจัดใหมี การอบรมเรือ่ ง “การใชทรพั ยากรนาํ้ อยางมีจิตสาํ นึก” บางคร้ังอาจมีการใชประโยคซอนรวม คือมีท้ังประโยคซอน และความรวมอยูใน ประโยคเดียวกัน หากไมชํานาญก็อาจทําใหประโยคยาวและซับซอน จับใจความยาก ตัวอยาง ตอไปนเี้ ปน ตวั อยา งประโยคซอ นรวม แตผเู ขยี นใชภ าษาทีช่ ัดเจน และเขา ใจงาย “หนวยงานทรงไวซ่ึงสิทธิที่จะไมรับราคาต่ําสุด หรือราคาหนึ่งราคาใด หรือราคา ท้ังหมดก็ได และอาจพิจารณาเลือกจางในจํานวน หรือขนาด หรือเฉพาะรายการหนึ่งรายการใด หรอื อาจจะยกเลกิ การประมลู จา งดว ยระบบอิเลคทรอนกิ สโ ดยไมพ จิ ารณาจัดจางเลยก็ได” อยางไรก็ตามในการเขียนหนังสือราชการหรือหนังสือโตตอบใด ๆ ควรใชประโยค ทส่ี น้ั กระชับ เขา ใจงา ย ควรหลีกเลีย่ งประโยคยาวทมี่ คี าํ เช่ือมมาก หรือหากจาํ เปนตอ งใชประโยค ยาวกต็ องพจิ ารณาอยางรอบคอบ ๓.๒ เทคนิคการสรางประโยคท่ีดี นอกจากการใชประโยคสั้น ๆ ที่มีคําเชี่อมไมมาก ดังกลาวแลว ยังมีเทคนิคการสรางประโยคที่ดี โดยการกําหนดคําข้ึนตนประโยค โดยใชหลัก 5W1H และฝกพิจารณาประโยคจากตัวอยางตาง ๆ ดงั รายละเอยี ดตอไปนี้ ๓.๒.๑ การกําหนดคําข้ึนตนประโยค ผูเขียนควรคํานึงถึงเสมอวา การข้ึนตน ประโยคจะตองมีประธาน และจะตองใชเริ่มตนการสนทนาได คําข้ึนตนประโยคอาจเปนคําคํา เดียว หรือกลุมคําที่ไมยาวนัก ตัวอยางเชน การเขียนบันทึกเสนอขออนุมัติโครงการฝกอบรม ใน สวนเนื้อหาจะตองสรุปประเด็นสําคัญของโครงการซึ่งมีหลายประเด็น อาจกําหนดคําข้ึนตน ประโยค (ขดี เสน ใต) ดงั นี้

๖๖ “ผูเขารับการอบรม ไดแก ขาราชการ และพนักงานมหาวิทยาลัยท่ีปฏิบัติหนาท่ี ธุรการในสังกัดคณะสหเวชศาสตร จํานวน ๓๐ คน วิธีการอบรม เปนการบรรยายโดยวิทยากร และฝกปฏิบัติโดยใชกรณีศึกษาสถานการณจําลอง งบประมาณ จํานวนเงิน ๓๐.๐๐๐บาท (สาม หม่นื บาทถว น) เบกิ จายจากงบเงินทุนคณะสหเวชศาสตร สําหรับคําข้ึนตนประโยคท่ีซํ้ากับคําที่กลาวมาแลวในที่ใกลกัน สามารถละไวในฐานที่ เขา ใจได เพือ่ มใิ หก ลา วคาํ เดิมซํา้ ๆ กนั ๓.๒.๒ ใชหลัก 5W1H ไดแก ใคร ทําอะไร (ใหแกใคร) ที่ไหน เมื่อไร ทําไม และ อยางไร ซ่ึงอาจใชครบหรอื ไมค รบทกุ ตัวก็ได ๓.๒.๓ ฝกพิจารณาประโยคจากตัวอยางตาง ๆ เมื่อมีโอกาสไดอานหนังสือโตตอบ หรือขอความใด ๆ ก็ตาม ควรฝกพิจารณาแยกใหเห็นวาประโยคนั้น ๆ ขึ้นตนท่ีใดและส้ินสุดที่ใด หากพบขอความที่ยาวหรือซับซอน อาจทดลองเขียนประโยคใหมที่สั้น กระชับและเขาใจงาย กวาเดิม ดงั ตวั อยา ง “สํานัก... ไดรับอนุมัติในหลักการจากกรม... ใหจัดซ้ืออาวุธเปนราคาถูกเพื่อเปน สวัสดิการขาราชการ โดยส่ังตรงจากโรงงานผูผลิต ที่มีหนาท่ีรับผิดชอบเกี่ยวกับการปราบปราม ผูกระทําผิดในหนาท่ีกรม... ท่ีมีความจําเปนในการปองกันชีวิตทรัพยสินทั้งไมเสียดอกเบ้ียไวเปน ของตนเอง ซ่ึงนอกจากจะเปนการสรางขวัญกําลังใจแกขาราชการผูปฏิบัติงานแลว ยังเปนการ สนองนโยบายกรม และประหยัดงบประมาณการจดั ซ้ืออาวุธปน ของราชการอกี ทางหน่ึงดว ย” ขอความนีม้ ีเพียงประโยคเดียวในทงั้ ยอหนา อกี ทง้ั เร่ืองเดียวกันยงั กระจดั กระจาย อยูในสวนตาง ๆ มีการใชคําเชื่อมมากและใชผิดที่ ทําใหความหมายผิดไปดวย คือ “โรงงานผูผลิต ทมี่ หี นา ท่ีรับผดิ ชอบเกยี่ วกับการปราบปรามผูกระทาํ ผิดในหนาที่กรม” วธิ พี ิจารณาจะตองแยกแยะ ประเด็นใหไดเสียกอนวา ยอหนาน้ีมีกี่ประเด็น แลวแยก๑ ประเด็นเปน ๑ ประโยค ในแตละ ประโยคใหรวมประเด็นยอ ย ๆ ท่ีเกีย่ วขอ งไวดวยกัน โดยอาจแยกเปน ๔ ประโยค ดังนี้ (๑) “สํานัก... ไดรับอนุมัติในหลักการจากกรม... ใหจัดซ้ืออาวุธปนราคาถูกเพ่ือ เปนสวัสดิการขาราชการ (๒) ผูมีสิทธิซ้ือจะตองเปนขาราชการในกรม... ท่ีมีหนาที่รับผิดชอบ เกย่ี วกบั การปราบปรามผกู ระทําผดิ ในหนาท่ีกรม... โดยมีความจําเปนในการปองกันชีวิตทรัพยสิน ท้ังของตนเอง และทางราชการ (๓) วิธีการซ้ือจะตองสั่งตรงจากโรงงานผูผลิตในราคาถูกกวา ทองตลาด โดยใชระบบเงินผอน ไมเสียดอกเบ้ีย (๔) ประโยชนในการซื้อ นอกจากจะเปน สวัสดิการและสรางขวัญกําลังใจแกขาราชการผูปฏิบัติงานแลวยังเปนการสนองนโยบายกรม และ ประหยัดงบประมาณการจดั ซ้อื อาวุธปน ของราชการอกี ทางหนง่ึ ดวย”

๖๗ จะเห็นไดวาขอความดังกลาวมี ๔ ประเด็นหลัก ซึ่งแยกได ๔ ประโยค แตละ ประโยคยังมีประเด็นยอย ๆ อีกหลายประเด็น ซ่ึงสามารถนํามาเขียนรวมกัน โดยใชการวรรค หรือ ชํ้าคําเช่ือมไดตามความเหมาะสม ในการฝกอาจใชหมายเลขดังตัวอยางเพ่ือแยกใหเห็นแตละ ประโยคที่แยกจากกัน เม่ือเขียนจริงไมตองใสตัวเลข ท้ังน้ีในการพิมพจะตองไมลืมวา เมื่อจบ ประโยคตองวรรคใหญเ สมอ ๔. การเขยี นยอหนา ๔.๑ ความหมายและประเภทของยอหนา ยอหนา (paragraph) หมายถึง ขอ ความต้ังแต ๑ บรรทดั ขึ้นไป ทมี่ ีใจความสมบูรณ ยอ หนามี ๔ ประเภท ดงั นี้ ๔.๑.๑ ยอหนารูปตัว T (ตัวที) มีประโยคใจความสําคัญอยูตอนตนยอหนา ซึ่ง ยอหนาประเภทนี้เขียนงาย และจับใจความงาย เหมาะสําหรับงานเขียนทุกประเภทท่ีตองการ ประหยดั เวลาอา น หรอื ตองการส่อื ความอยา งรวดเรว็ ดังตัวอยางที่ขึน้ ตน ยอหนา ดังน้ี ก. “ดวย ดิฉัน มีความประสงคจะขอลาศึกษาตอระดับปริญญาเอกในประเทศ (เขียนรายละเอยี ดการลา)........................................................................................................ ข. “จุฬาลงกรณมหาวิทยาลัยขอแจงใหทราบวา คณะไมอาจจัดสรรทุนดังกลาว ใหแกทานได เน่ืองจาก............(อางเหตุผล กฎ ระเบียบที่เกี่ยวของ)....................................... ๔.๑.๒ ยอ หนารูปตัว (ตัวทีหัวกลับ) มีประโยคใจความสําคัญอยูตอนทาย ยอหนา เหมาะสําหรับเรื่องที่ตองยกเหตผุ ลมาอางกอ น แลว สรุปในตอนทาย ดงั ตัวอยาง ก. ................. (กลา วถงึ ความสาํ คญั ของการเขยี น ๒ – ๓ บรรทดั ) ดงั นน้ั คณะสหเวชศาสตร จุฬาลงกรณม หาวทิ ยาลัย จึงจัดอบรมเร่อื ง การดูแลรกั ษาสุขภาพของผสู งู อายุ ในวันท.ี่ ......... ข. คณะสหเวชศาสตร จุฬาลงกรณมหาวิทยาลัยขอเรียนวา .........(อาง เหตุผลหรอื ระเบยี บ).............. ดงั นน้ั จึงไมสามารถจัดการประชมุ ในชวงเวลาดังกลา วได ๔.๑.๓ ยอหนารูปตัว I (ตัวไอ) มีประโยคใจความสําคัญอยูตอนบนและ ตอนทา ยยอหนา เหมาะสาํ หรบั เรอ่ื งท่ียาก ซบั ซอนหรอื ยดื ยาว ตอ งการย้ําความอกี คร้งั หนงึ่ ๔.๑.๔ ยอหนาที่มีประโยคใจความสําคัญอยูกลางยอหนา ไมเหมาะสําหรับยอ หนาทยี่ าว เพราะจับใจความยาก อาจใชไ ดในยอ หนาสน้ั ๆ (ประมาณ ๓ - ๕ บรรทดั ) ๔.๒ ลกั ษณะของยอหนาที่ดี ๔.๒.๑ มเี อกภาพ คือมีใจความสาํ คัญเพยี งเร่ืองเดียว ๔.๒.๒ มีสัมพันธภาพ มกี ารเช่อื มโยงกนั เปน เหตุเปน ผลกนั ๔.๒.๓ มสี ารัตถภาพ คอื มีการเนนย้าํ สาระสาํ คัญใหเดนชัด

๖๘ ๕. หลกั การยอหนา เวนวรรค การตดั คาํ เมอ่ื สนิ้ สุดบรรทัด ๕.๑ หลักการยอหนา ควรยอหนาในกรณีท่ีส้ินสุดเนื้อความ ถายังไมส้ินสุดเนื้อความ แตยอหนายาวมาก ควรยอหนาเมื่อสิ้นสุดประโยค ยอหนาหนึ่งในหนังสือราชการไมควรเกิน ๘ บรรทัด แตขอความทั่วไปอาจยาวถงึ ๑๒ บรรทดั กไ็ ด ๕.๒ หลักการเวนวรรค ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีฯ กําหนดวรรคไว ๒ ชนิด คือ วรรค ๑ ตัวอักษร และวรรค ๒ ตัวอักษร แตในการพิมพดวยคอมพิวเตอร การวรรค ๑ เคาะจะ เลก็ เกินไปแทบสงั เกตไมเห็น ฉะนั้นวรรคเล็กอาจใช ๒ เคาะ สวนวรรคใหญควรใช ๓ - ๔ เคาะก็ได สวนวรรค เคาะเดยี ว ควรใชระหวา งเคร่อื งหมาย เชน ไมย มก ยัติภังค ไปยาลใหญ เปน ตน วรรคเล็ก ใชวรรคระหวางคํา ใชกอนและหลังคําบางคํา เชน คือ ไดแก อาทิ และ วรรคกอนหลังเคร่ืองหมายตาง ๆ เชน ฯลฯ “.......” หากไมวรรคจะทําใหเคร่ืองหมาย เหลานัน้ มองไมเ หน็ ชัดเจน วรรคใหญ ใชวรรคระหวางขอ ความทย่ี ังไมจบแตย าวมาก หรือประโยคท่ีจบ สมบรู ณแ ลว ผพู มิ พแ ละผูต รวจรา งควรพถิ ีพิถนั ในการจัดวรรคตอนใหถ กู ตอ ง เพราะภาษาไทยไมมี การวรรคระหวางคําเหมือนภาษาอังกฤษ ถาใชวรรคตอนไมถูกตองก็อาจทําใหเขาใจความหมาย คลาดเคลื่อนไปได การตัดคําเม่ือส้ินสุดบรรทัด ในการตัดคําตองใสยัติภังคเสมอ แตตอง พิจารณาตัดอยางรอบคอบ คําท่ีตัดแลวความหมายเปลี่ยนก็ไมควรตัด เชน แม – นํ้า นักการ – ศึกษา ยกตัว – อยา ง ฯลฯ คําท่ีออกเสยี งเช่ือมกันจะตัดคําไมได เชน ราช – การ และ คําท่ีเปนหนวยคําเดียวกันก็ไมควรตัด เชน กระ – ทรวง บัญ – ชี การพิมพดวยคอมพิวเตอรใน ปจจุบันมักมีปญหาเร่ืองการตัดคําเสมอ เพราะคอมพิวเตอรจะจัดหนาใหโดยอัตโนมัติโดยไม คาํ นึงถึงความหมาย จงึ จาํ เปน ตอ งตรวจทานภาษากอ น และการตัดคําควรพิจารณาเน้ือความใน หนังสอื ราชการดว ยวา ในหนงึ่ ยอหนาหรือหนึ่งหนากระดาษไมควรมีการตัดคํามากเกินไป ควรจัด คําแบง คาํ ใหเ หมาะสมดว ย ๖. การใชเ ลขไทย หนงั สอื ราชการควรใชเ ลขไทยทง้ั ฉบบั ซึง่ สํานกั นายกรฐั มนตรีไดมีหนงั สือขอความรวมมอื ไปยังหนวยราชการตาง ๆ ใหใชตัวเลขไทย แตในทางปฏิบัติยังมิไดมีการใชอยางทั่วถึงกัน เลขไทย เปนเอกลักษณอยางหนึ่งของภาษาไทย หนวยราชการหรือหนวยงานอ่ืน ๆ จึงควรปฏิบัติให สอดคลองกนั ทั้งนี้ ยกเวน ขอความที่มศี ัพทเ ทคนิคภาษาอ่ืนปะปนอยู เชน ช่ือสตู ร ศพั ทเ ฉพาะทมี่ ี ตัวเลข สามารถใชตัวเลขอารบิกไดเ ฉพาะสว นนัน้ ๆ

๖๙ ๗. ภาษาทว่ั ไป – ภาษาราชการ ในภาษาราชการ และภาษาที่เปนทางการ จะมีการใชคําหรือสํานวนบางชนิดท่ีแตกตาง กนั ดังน้ี ภาษาทั่วไป ภาษาราชการ ใคร ผใู ด ท่ีไหน ที่ใด แบบไหน แบบใด อะไร ส่ิงใด อนั ใด ไดไ หม ไดห รือไม เม่ือไหร เมอื่ ใด อยา งไร เชนใด ประการใด ทําไม เพราะอะไร เหตุใด เด๋ยี วนี้ ขณะน้ี บัดน้ี ตอ งการ (มีความ) ประสงค ชว ย อนุเคราะห ไมใช มใิ ช ไมด ี มชิ อบ ไมสมควร ไมไ ด มิได หาไมได มิอาจ....ได ในเรื่องน้ี ในการน้ี ในกรณีนี้ เรื่องนน้ั เรอ่ื ง (กรณ)ี ดังกลาว เหมือนกนั เชนเดียวกัน ขอเชญิ มา ขอเชิญไป ยังไมไ ดทาํ เลย ยังไมไดด ําเนินการแตอ ยางใด เสรจ็ แลว แลว เสรจ็ เรยี บรอ ยแลว ขอเตือนวา ขอเรียนใหทราบวา ปญ ญาทบึ , โง ขาดความรคู วามเขาใจ ใชไมได , เลว ยังบกพรอง , ยังตองปรบั ปรงุ ขอใหดาํ เนินการ โปรดพจิ ารณาดาํ เนนิ การ โปรดอนมุ ตั ิ โปรดพจิ ารณาอนมุ ตั ิ

๗๐ สรุป การเขียนหนังสือราชการเปนท้ังศาสตร และศิลป ทางดานศาสตรคือการมีหลักการใน การเขียนที่ชัดเจน การใชภาษาถูกตองตามหลักการใชภาษา ใชใหเหมาะสมกับบุคคลและโอกาส สวนทางดานศิลป คือการใชภาษาใหมีสํานวนไพเราะ นุมนวล จึงควรศึกษาและฝกใหเกิดความ ชาํ นาญ โดยในการใชภ าษาในการเขียนหนงั สอื ราชการจะตองคํานึงถึงการใชคํา ไดแก การสะกด คํา การใชคําเชื่อม การใชคําใหเหมาะสม การใชเครื่องหมาย ไดแก ไปยาลนอย และ เครื่องหมายอื่น ๆ นอกจากน้ียังตองใชประโยคตามประเภทใหถูกตอง มีการยอหนา การใชเลข ไทย และใชภาษาของทางราชการใหถ กู ตองอกี ดว ย ขอ จาํ กัด ๑. การใชภ าษาพูด และภาษาเขยี น ใชแตกตางกนั การใชภ าษาพูด เปน ภาษาสอื่ ความที่ แลดูไมนมุ นวล บางครงั้ อาจดูสั้นและหว น ๒. การเขียนหนังสือราชการบางครั้งผูเขียนไมสามารถที่จะแบงวรรคตอน ยอหนาได เหมาะสม ทําใหหนังสือแลดูไมสวยงาม ไมนาสนใจอาน หรือทําใหขาดความเขาใจในการส่ือ ความหมายไดอีกดวย ขอ เสนอแนะ ๑. ผูเขียนหนังสือควรมีการศึกษาจากตัวอยางหนังสือราชการท่ีมีสํานวนภาษาไพเราะ เหมาะสมกับเปนหนังสือราชการ นอกจากนี้ยังตองศึกษารูปแบบและแบบฟอรมหนังสือราชการ แตล ะประเภทดวย ๒. การแบง วรรคตอนในหนงั สือราชการ คือ การแบงวรรค ในประโยคเล็ก ๆ ควรเวนวรรค ๑ ตวั อกั ษร และการข้นึ ประโยคใหมค วรเวนวรรค ๒ ตวั อกั ษร (ปจ จุบันการใชคอมพวิ เตอรในการ จัดพิมพหนังสือราชการ การเวนวรรค ๑ ตัวอักษรอาจจะดูไมชัดเจนนัก อาจจะตองเพ่ิมเปน ๒ - ๓ ตัวอักษรก็ได) สวนในเร่ืองของการยอหนาในหนังสือราชการ ในหนึ่งหนากระดาษควรยอหนา อยางนอย ๓ – ๔ ยอ หนาเทาน้ัน ยกเวนการขึน้ ยอ หนาทีเ่ ปนหัวขอที่เปนตัวเลขสามารถยอหนาให ตรงกันตามน้ําหนักหัวขอที่มีน้ําหนักเทาเทียมกัน และจัดใหเปนระเบียบกันทั้งฉบับ ซ่ึงปจจุบัน การจัดพิมพด ว ยคอมพิวเตอร สามารถต้งั คาหัวขอ อตั โนมัตไิ ดดว ย