จดหมาย

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge) จดหมายเวียนคือการผนวกจดหมายเข้ากับจานวนผู้รับ โดยจดหมายหน่ึงฉบับ กับผู้หลายคน กลายเป็นจดหมายหลายฉบับโดยช่ือของผู้รับจะเปลยี่ นไปตามข้อมูลผรู้ ับ ---------------- วนดิ า วนดิ า ---------------- สกุ ญั ญา ---------------- สมชาย ---------------- ---------------- วิภาดา ---------------- -------------------------------------------ส-----------------------------ุก----------------------ัญ----------------------------ส-----------ญ-----------------------------ม------------า------------ช-------------ว---------------า----------------ภิ ----------------ย----------------------า-----------ด---------------------------------า----------------------------------------- ---------------- -- ---------------- -- กรณตี วั อย่าง มีไฟล์จดหมายเป็นไฟล์เอกสารเวริ ์ด และมีไฟล์รายชอ่ื เป็นไฟล์เอ็กเซล 1. เปดิ ไฟล์จดหมาย 2. แทบ็ Mailings 3. เลือกเคร่ืองมอื Start Mail Merge 4. เลอื กคาสั่ง Step by Step Mail Merge Wizard… 2 3 4 1

5. คลกิ Next: Starting document 6. เลอื ก Use the current document (เพื่อใชเ้ อกสารปจั จุบันเป็นจดหมาย) 5 7. คลิก Next: Select recipients 6 7

8. คลกิ Browse… (เพอื่ เลือกไฟลร์ ายช่อื ผ้รู ับ) 8 9. เลือกตาแหน่งทเี่ ก็บข้อมลู ไฟลร์ ายชื่อ 15 10. เลือกช่อื ไฟล์ 11. คลิกปุ่ม Open 12. เลอื กชที 13. คลิกปมุ่ OK 14. คลกิ ป่มุ OK 15. คลกิ Next: Write your letter 9 10 11 12 13 14

16. คลิกเมาสว์ างต่าแหนง่ ทจ่ี ะใสช่ ื่อ 17. คลิก More Items… (เพอ่ื เลือกข้อมลู ที่จะมาวาง) 18. คลิกเลือกฟลิ ์ดช่ือ 19. คลิกป่มุ Insert 20. คลิกปมุ่ Close 21. คลิก Next: Preview your letters 20 16 18 17 19 21

22. แสดงชื่อคนในเอกสาร 23 23. คลกิ เพอื่ เล่ือนดูข้อมูลอนื่ ๆ 24 24. คลิก Next: Complete the merge 22

25. คลิก Edit individual letters… (เพือ่ ผนวกจดหมายเขา้ กับรายชื่อ) 26. เลือก All (เพอ่ื ผนวกทั้งหมด หรอื เลือกหวั ขอ้ อน่ื แล้วแต่กรณี) 27. คลิกปุม่ OK 28. แสดงจดหมายหลายฉบับโดยรายช่ือเปลย่ี นไป 26 25 27 28