จดหมาย1

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ช้คอมพิวเตอร์ในงานอาชพี หน่วยท่ี 2 กรประกอบจดหมายเวียน หน่วยท่ี 2 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น หัวข้อเรือ่ ง 1. ความหมายจดหมายเวียน 2. องค์ประกอบจดหมายเวียน 3. การประกอบจดหมายเวียน 4. การสง่ั พมิ พจ์ ดหมายเวียนออกทางเครือ่ งพิมพ์ 5. การสร้างซองจดหมายเวยี น สาระสาคญั จดหมายเวียนคือจดหมายท่ีมีเนื้อความเหมือนกันและมีถึงผู้รับจํานวนมาก การจัดทํา จดหมายเวียนในอดีตต้องพิมพ์จดหมายทีละฉบับถึงผู้รับแต่ละราย ปัจจุบันมีวิธีการที่สะดวกและ ประหยัดเวลา ด้วยสร้างไฟล์เก็บชื่อที่อยู่ผู้รับจดหมายและสร้างไฟล์จดหมายที่จะจัดส่งบันทึกไว้ หลังจากนั้นนําข้อมูลทั้งสองไฟล์มาผสานกันด้วยการใช้โปรแกรม Microsoft Word ซ่ึงเรียกว่า การประกอบจดหมายเวยี น จุดประสงค์การเรยี นรู้ 1. บอกความหมายของจดหมายเวยี นได้ 2. บอกองค์ประกอบจดหมายเวียนได้ 3. อธบิ ายข้นั ตอนการประกอบจดหมายเวียนได้ 4. สามารถประกอบจดหมายเวยี นได้ 5. สามารถพิมพจ์ ดหมายเวียนออกทางเครื่องพิมพ์ได้ 6. สามารถสร้างซองจดหมายเวยี นได้ 7. มีจรยิ ธรรมและกจิ นิสัยในการทํางานเป็นระบบด้วยความรับผิดชอบ ประณีต รอบคอบ อดทน และมคี วามคิดสร้างสรรค์ เรียบเรียงโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธุรกจิ เกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วชิ าการประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 2 แบบทดสอบก่อนเรียนหน่วยท่ี 2 จดุ ประสงค์ เพื่อประเมินความรเู้ ดมิ ของผเู้ รยี นเกยี่ วกบั เรื่อง “การประกอบจดหมายเวยี น” คาช้แี จง 1. ข้อสอบมีทัง้ หมด 10 ข้อ ข้อละ 1 คะแนน เวลารวม 10 นาที 2. เลือกคาํ ตอบที่ถกู ที่สุดเพียงคําตอบเดียวแล้วทําเคร่ืองหมาย (×) ลงในกระดาษคําตอบ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. ขอ้ ใดกลา่ วถึงจดหมายเวยี นไมถ่ ูกต้อง ก. จดหมายท่มี ีเนื้อความเหมือนกนั หลายฉบับ ข. จดหมายที่ส่งถึงผู้รับหลายคน ค. จดหมายท่ีมีผู้ส่งหลายคน ง. จดหมายหลายฉบบั ที่มีเน้ือความเหมือนกัน 2. กรณีทไี่ ด้จดั พมิ พ์รายชือ่ ข้อมลู ผู้รับจดหมายไวแ้ ล้ว หากตอ้ งการนาํ มาใช้จะต้องเลอื กใช้คาํ ส่ังใด ก. การสง่ จดหมาย – เลอื กผู้รบั - ใชร้ ายช่อื ทม่ี อี ยู่แล้ว ข. การส่งจดหมาย – เลอื กผู้รับ - พิมพร์ ายชื่อใหม่ ค. การส่งจดหมาย – เลือกผู้รับ - เลอื กจากท่ีติดต่อ Outlook ง. การสง่ จดหมาย – เลือกผู้รบั - เลือกจากแฟม้ 3. ข้อใดกล่าวถูกต้องเก่ยี วกับเอกสารหลัก ก. จดหมายทท่ี าํ การผสานข้อมลู แลว้ ข. เน้ือหาจดหมาย ค. ชอ่ื ที่อย่ผู ู้รบั ง. ช่ือที่อยผู่ สู้ ง่ 4. ถา้ ตอ้ งการกาํ หนดขนาดของซองจดหมายเองต้องเลือกแทบ็ คาส่งั ใดบนหน้าต่างตัวเลือก ซองจดหมาย ก. ขนาดซองจดหมาย ข. ซองจดหมาย ค. ตวั เลอื กซองจดหมาย ง. ตัวเลอื กการพิมพ์ 5. หลงั จากผสานจดหมายเสร็จ หากตอ้ งการพิมพ์จดหมายเวียนท่แี สดงอยู่ออกทางเคร่ืองพิมพ์ ควร ใชค้ ําส่ังใด ก. ทั้งหมด ข. จาก-ถงึ ค. ปัจจบุ นั ง. ระเบียนปัจจุบัน เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กิจเกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ช้คอมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 3 6. หากตอ้ งการแทรกเขตขอ้ มูลลงในจดหมาย ควรเลอื กข้อใด ก. เขยี นและแทรกเขตข้อมูล ข. แทรกเขตขอ้ มูลผสาน ค. เรม่ิ จดหมายเวียน ง. เนน้ เขตข้อมูลผสาน 7. โปรแกรมขอ้ ใดไม่สามารถสร้างเอกสารแหลง่ ข้อมูลได้ ก. Microsoft Excel ข. Microsoft Word ค. Microsoft Access ง. Microsoft PowerPoint 8. องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี น มีอะไรบา้ ง ก. เอกสารหลกั และแฟ้มขอ้ มลู ผู้รับ ข. เอกสารหลกั และแฟ้มขอ้ มูลผู้ส่ง ค. แฟม้ ข้อมูลผรู้ บั และแฟ้มข้อมูลผ้สู ่ง ง. เอกสารหลกั และจดหมายหลัก 9. ข้อใดไมใ่ ช่ขน้ั ตอนในการสรา้ งจดหมายเวียน ก. สร้างจดหมายหลกั ข. สรา้ งแหล่งขอ้ มูลผู้รบั ค. สรา้ งแหลง่ ข้อมูลผู้ส่ง ง. เรม่ิ จดหมายเวียน 10. หากตอ้ งการสรา้ งซองจดหมายควรเลือกคาํ ส่ังใด ก. การส่งจดหมาย ซองจดหมาย ข. การส่งจดหมาย เริ่มจดหมายเวียน เลือกจดหมาย ค. การส่งจดหมาย เรม่ิ จดหมายเวียน เลือกผู้รับ ง. การสง่ จดหมาย เรม่ิ จดหมายเวียน เลอื กตัวช่วยสร้าง เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธุรกิจเกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใชค้ อมพิวเตอรใ์ นงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวียน 4 เน้ือหาสาระ 1. ความหมายของจดหมายเวียน (Mail Merge) ในการดําเนินงานทุกอย่าง ส่ิงที่จะขาดไม่ได้คือการติดต่อส่ือสารกับหน่วยงานหรือบุคคลที่ เกีย่ วขอ้ ง การติดตอ่ ด้วยจดหมายเป็นการตดิ ต่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง ได้จึงเป็นท่ีนิยมใช้ ถึงแม้ปัจจุบันมีช่องทางในการติดต่อหลายช่องทาง และในบางคร้ังเรื่องเดียวกัน จําเป็นต้องประสานกับหน่วยงานหรือบุคคลอื่นท่ีเก่ียวข้องหลายคน เพ่ือความสะดวกรวดเร็วและ ประหยดั หนว่ ยงานจงึ นิยมติดตอ่ ดว้ ยจดหมายเวยี น จดหมายเวียน หมายถึง หนังสือที่มีข้อความเหมือนกัน ส่งถึงคนจํานวนมาก (พจนานุกรม ฉบบั ราชบณั ฑิตยสถาน พ.ศ. 2542, 2542) จดหมายเวียน คือ จดหมายท่ีมีข้อความส่วนใหญ่หรือเกือบท้ังหมดเหมือนซํ้ากัน แต่มีเพียง บางส่วนที่ต่างกัน (ดร.เศรษฐชยั ชยั สนิท และ ผศ.ดร.รชั ฎาวรรณ น่ิมนวล, 2557) จดหมายเวียน คือ การทําจดหมายหลายๆ ฉบับโดยมีเน้ือความเหมือนกัน แต่มีชื่อและที่อยู่ ของผรู้ ับที่ไม่เหมอื นกนั เทา่ นน้ั (มนัสชยั กรี ตผิ จญ, 2558) จากความหมายที่กล่าวมา สรุปไดว้ า่ จดหมายเวียนหมายถึง จดหมายที่มเี น้ือความเหมือนกัน ส่งถึงผู้รับหลายคน จดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น เอกสารที่นิยม จัดทําเป็นจดหมายเวียน ได้แก่ จดหมายเชิญประชุม จดหมายแจ้งผลการเรียน จดหมายเสนอขาย จดหมายเชิญรว่ มงานแสดงสนิ ค้า เปน็ ต้น 2. องคป์ ระกอบจดหมายเวียน 2.1 เอกสารหลัก (Main Document) คอื เอกสารทจ่ี ะใช้เปน็ ต้นแบบในการสรา้ งจดหมาย หรือเอกสารท่ีมีถงึ ผู้รับจํานวนมาก เนอ้ื ความ และรูปแบบของเอกสารหลักหรือจดหมายหลกั จะ เหมอื นกนั เวน้ แตช่ ื่อและท่อี ยู่ของผู้รับเท่านน้ั ท่จี ะเวน้ ไว้เพ่ือรอรวมหรือผสานกบั แหล่งข้อมลู การ สร้างแฟม้ เอกสารหลักหรอื แฟม้ จดหมายหลักสามารถทาํ ได้ 2 วธิ คี อื 2.1.1 สร้างแฟ้มเอกสารหลกั หรือจดหมายหลักบนั ทึกเตรยี มไว้ ก่อนการสรา้ ง จดหมายเวียน 2.1.2 สรา้ งแฟ้มเอกสารหลักหรือจดหมายหลกั พร้อมกบั การสรา้ งจดหมายเวียน 2.2 แหล่งขอ้ มูล (Data Source) คือขอ้ มลู ที่ต้องการผสานเขา้ กบั จดหมายหลักหรือเอกสาร หลัก เช่น รายชื่อและท่ีอยู่ผู้รับจดหมาย ซ่ึงส่วนใหญ่จะเก็บอยู่ในรูปของตาราง สามารถสร้างแฟ้ม แหลง่ ขอ้ มลู ดว้ ยโปรแกรม Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Access และ Microsoft Outlook ซง่ึ สามารถทําได้ 2 วิธีเช่นเดยี วกบั การสรา้ งเอกสารหลัก คือ 2.2.1 สรา้ งแฟม้ แหล่งขอ้ มลู บนั ทึกเตรยี มไวก้ ่อนการสร้างจดหมายเวยี น 2.2.2 สร้างแฟม้ แหลง่ ข้อมูลพรอ้ มกบั การสร้างจดหมายเวียนแลว้ บันทกึ ไว้ เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธุรกจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใชค้ อมพิวเตอรใ์ นงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 5 3. การประกอบจดหมายเวียน การประกอบจดหมายเวยี น มีขั้นตอนดังนี้ 3.1 การสรา้ งเอกสารหลัก สามารถทาํ ได้ 2 วธิ ี ดังน้ี 3.1.1 กรณีทไ่ี ด้พมิ พจ์ ดหมายหลกั หรือเอกสารหลักไว้แลว้ มวี ธิ กี ารดงั นี้ 1) ใหท้ าํ การเปิดแฟม้ จดหมายหลกั หรอื เอกสารหลกั ที่ได้จดั พิมพ์ไว้แล้ว ในตัวอยา่ งน้ีช่อื แฟ้ม จดหมายหลัก เรยี บรอ้ ยแลว้ คลกิ เมาส์ที่แทบ็ การสง่ จดหมาย (Mailings) 2) เล่ือนเมาส์คลกิ คําสั่งเร่มิ จดหมายเวียน (Start Mail Merge) จะปรากฏรายการให้เลือกทาํ งาน 3) ให้คลกิ เมาสท์ ่ี จดหมาย (Letters) เพื่อกาํ หนดใหจ้ ดหมายทเ่ี ปิดเปน็ จดหมายหลกั หรือเอกสารหลัก   ที่ ศธ ๐๖๒๙.๓/ ภาพท่ี 2.1 การเปิดจดหมายท่พี ิมพ์ไวแ้ ล้วและกาํ หนดให้เป็นจดหมายหลกั ภาพโดย : อรพิน, 2558 3.1.2 กรณีทไี ม่ได้พิมพ์เอกสารหลกั หรอื จดหมายหลักไว้ มีข้นั ตอนดังน้ี 1) คลกิ เมาส์ท่ีแทบ็ การสง่ จดหมาย (Mailings) 2) เล่ือนเมาส์คลกิ เลือกคาํ ส่ังเริม่ จดหมายเวยี น (Start Mail Merge) 3) จะปรากฏรายการใหเ้ ลอื กทาํ งาน ใหค้ ลิกเมาส์ที่ จดหมาย (Letters) 4) จะปรากฏหน้าตา่ งเอกสาร หลังจากนน้ั ให้พิมพ์เน้ือความเอกสารทจี่ ะใชเ้ ปน็ จดหมายหลัก เรยี บรอ้ ยแลว้ บันทึกเกบ็ ไว้ต้งั ช่อื แฟม้ ว่า จดหมายหลกั เรียบเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวิชาธรุ กิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 6   ภาพที่ 2.2 การเปิดเอกสารใหมเ่ พื่อพมิ พจ์ ดหมายหลัก ภาพโดย : อรพนิ , 2558 รูปที่ 1 ภาพท่ี 2.3 จดหมายหลกั ภาพโดย : อรพนิ , 2558 เรียบเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวิชาธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วชิ าการประยกุ ตใ์ ช้คอมพิวเตอรใ์ นงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 7 3.2 การเลือกผู้รับจดหมาย การเลือกผู้รบั จดหมาย สามารถทําได้ 3 วธิ ีคอื พิมพร์ ายชือ่ ใหม่ ใช้รายช่อื ทมี่ ีอยู่แล้ว และ เลอื กจากทีต่ ิดต่อ Outlook แตใ่ นบทเรียนนี้น้ีจะขอนําเสนอ 2 วธิ ี คือ วธิ ีใช้รายช่อื ที่มีอยู่แลว้ และ วิธพี ิมพ์รายชอ่ื ใหม่ 3.2.1 การเลอื กผู้รบั จดหมาย โดยใช้รายชอื่ ท่ีมีอยแู่ ล้ว สามารถทาํ ได้ดังน้ี 1) คลิกเมาสท์ แี่ ท็บการสง่ จดหมาย (Mailings) แลว้ เลอื กแทบคําสั่งเลอื กผรู้ บั (Select Recipients) จะปรากฏรายการให้เลือกทํางาน ในตัวอย่างน้ีจะเลือกใช้รายชอ่ื ท่ีมอี ยู่ (Use and Existing list)    ภาพที่ 2.4 การเลือกผู้รับจดหมาย ภาพโดย : อรพนิ , 2558 2) หลังจากน้นั จะปรากฏหน้าต่างเลือกแหลง่ ข้อมูล ใหเ้ ลือกไดรฟ์ (Drive) โฟเดอร์ (Foder) และช่ือแฟ้มที่เกบ็ ข้อมลู ผู้รับจดหมาย ในตัวอยา่ งนี้ให้เลือกแฟม้ ท่ีทําดว้ ยโปรแกรม Microsoft Excel ชอ่ื ว่า รายชือ่ หน่วยงานราชการ แลว้ คลิกเมาสท์ ปี่ ุ่ม เปิด     ภาพท่ี 2.5 การเปิดแหล่งข้อมลู ภาพโดย : อรพิน, 2558 เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวิชาธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ตใ์ ชค้ อมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 8 3) จะปรากฏหน้าต่างเลือกตาราง ให้เลือก Sheet งานทีเ่ ก็บข้อมูลผูร้ ับจดหมาย เนื่องจากข้อมลู เก็บไว้ใน Sheet1 ในแฟ้มช่ือ รายชื่อหน่วยงานราชการ ดงั นัน้ ให้นําเมาส์คลิกที่ Sheet1$ แล้วคลกิ เมาสท์ ่ปี ุ่ม ตกลง   ภาพที่ 2.6 แสดงการเลือก Sheet งานท่ีเก็บข้อมลู ผูร้ ับจดหมาย ภาพโดย : อรพนิ , 2558 4) สามารถเลือกได้วา่ ต้องการส่งจดหมายถึงผู้รบั รายใดบ้าง โดยนาํ เมาส์ไปคลิก เลือกคาํ สงั่ แก้ไขรายชื่อผรู้ ับ (Edit Recipients list) บนแท็บการสง่ จดหมาย จะปรากฏหนา้ ต่างผู้รับ จดหมายเวียนหากต้องการส่งจดหมายถึงผู้รับรายใดให้นาํ เมาส์เลอื กคลิก  หน้าชื่อผู้รบั รายนนั้ เมอ่ื เสรจ็ แล้วใหค้ ลิกเมาส์ทปี่ มุ่ ตกลง หลงั จากนนั้ ข้ามไปทาํ ขอ้ 3.3    ภาพท่ี 2.7 การเลือกรายชื่อผู้รบั จดหมาย เรียบเรยี งโดย นางสาภวอารพพโนิดยจ:ออมแรปพงนิ ,แ2ผ5น5ก8วชิ าธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ชค้ อมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 9 3.2.2 การเลือกผู้รบั จดหมาย โดยพมิ พร์ ายช่อื ใหม่ การเลือกผูร้ ับจดหมาย โดยวิธีพิมพ์รายชือ่ ใหม่ สามารถทําได้ดังนี้ 1) คลิกเมาส์ที่แท็บการสง่ จดหมาย แลว้ เลือกแทบคําสัง่ เลือกผรู้ บั จะปรากฏ รายการให้เลือก ตัวอยา่ งนี้ให้เลอื กพิมพร์ ายช่ือใหม่ (Type a new list)   ภาพที่ 2.8 วธิ กี ารเลอื กผ้รู บั จดหมายกรณีพมิ พ์รายช่อื ใหม่ ภาพโดย : อรพิน, 2558 2) หลงั จากน้นั จะปรากฏหน้าตา่ งรายการท่ีอยใู่ หม่ สามารถเลือกสร้างรายการ ทอ่ี ยู่ใหม่ได้ 2 วธิ ี (1) พมิ พข์ ้อมลู ผู้รับลงในตาราง และหากต้องการเพม่ิ รายการท่ีอยู่ใหม่ คลกิ เมาสท์ ่ี “สรา้ งรายการ” (New Entry) เมอื่ เพ่ิมรายการที่อยู่ใหม่เรียบร้อยแล้วคลกิ ปุ่ม “ตกลง” จะขึ้นหน้าตา่ งให้จัดเกบ็ ข้อมูลรายการทีอ่ ยู่ใหม่     ภาพที่ 2.9 สรา้ งแหล่งข้อมูลใหม่ ภาพโดย : อรพิน, 2558 เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธุรกิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ตใ์ ช้คอมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 10 (2) กรณีทตี่ ้องการกําหนดคอลัมนด์ ว้ ยตนเอง ให้เล่ือนเมาส์ไปคลกิ ที่ “กาํ หนดคอลมั นเ์ อง” (Customize Columns) จะปรากฏหนา้ ต่างกาํ หนดรายการท่ีอยเู่ องให้เลือก รายการที่อยู่ตามความตอ้ งการ   ภาพที่ 2.10 หน้าตา่ งการกาํ หนดรายการท่ีอยเู่ อง ภาพโดย : อรพิน, 2558 ก) การเพมิ่ ชื่อเขตข้อมูล ใหน้ ําเมาส์ไปคลิกทป่ี ุ่ม “เพิ่ม” (Add) จะปรากฏหนา้ ต่างเพ่ิมเขตข้อมลู พิมพ์ช่ือเขตข้อมูลทตี่ ้องการเพิ่ม เรยี บรอ้ ยแล้วคลกิ เมาส์ ทป่ี ุม่ ตกลง    ภาพท่ี 2.11 หนา้ ตา่ งการเพิ่มเขตข้อมูล ภาพโดย : อรพนิ , 2558 เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวิชาธุรกิจเกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วชิ าการประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 11 ข) การลบชือ่ เขตข้อมลู ใหน้ ําเมาส์ไปคลิกท่ชี ่ือเขตขอ้ มูล ทต่ี อ้ งการลบ จากนน้ั คลิกทป่ี ุ่ม “ลบ” (Delete) แลว้ จะปรากฏหน้าตา่ งให้ยืนยนั การลบ ใหค้ ลิกเมาส์ ทีป่ ุ่มใช่   ภาพท่ี 2.12 หน้าตา่ งการลบเขตข้อมูล ภาพโดย : อรพนิ , 2558 ค) การเปลยี่ นชอื่ เขตข้อมูล ใหน้ ําเมาส์ไปคลิกทีช่ ือ่ เขตข้อมูลท่ี ตอ้ งการเปลย่ี น จากนน้ั คลิกที่ปุ่ม “เปลย่ี นชื่อ\" (Rename) จะปรากฏวนิ โดว์การเปลี่ยนชือ่ เขตขอ้ มลู ให้พิมพช์ ่อื เขตข้อมลู ใหม่ในชอ่ งถงึ เรยี บร้อยแล้ว ให้คลกิ เมาส์ทปี่ ุ่มตกลง    ภาพท่ี 2.13 หนา้ ต่างการเปล่ียนชื่อเขตข้อมูล ภาพโดย : อรพิน, 2558 เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวิชาธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 12 ในตวั อยา่ งน้ีใหเ้ ปล่ียนชอ่ื เขตขอ้ มูล “คํานําหน้าชือ่ ” เปน็ “ลาํ ดับ” ให้เปล่ียนชื่อเขตข้อมูล “ช่อื ” เปน็ เขตข้อมูล “หวั หนา้ หน่วยงาน” และเปลยี่ นชอ่ื เขตข้อมลู “นามสกุล” เป็น “วันท่ี” ส่วนเขตขอ้ มูลทีเ่ หลือให้ลบทัง้ หมด จะได้และเหลือเขตขอ้ มูลดังภาพ คลกิ เมาส์ทป่ี ุ่มตกลง ภาพท่ี 2.14 วธิ กี ารกําหนดรายการท่อี ยู่เอง ภาพโดย : อรพิน, 2558 ง) จะปรากฏหนา้ ต่างรายการที่อยู่ใหม่ ใหเ้ พมิ่ ข้อมูลรายการผ้รู บั ทต่ี ้องการสง่ จดหมายถึงในตาราง เมอ่ื พมิ พข์ ้อมลู ผูร้ ับเสร็จหน่ึงรายและต้องการพิมพ์ผ้รู ับรายใหม่ ให้ คลิกเมาส์ที่ปุ่ม “สร้างรายการ” เม่ือพมิ พข์ ้อมูลผรู้ ับเรียบร้อยแล้วให้คลกิ เมาส์ทปี่ ุ่มตกลง    ภาพท่ี 2.15 การเพมิ่ รายการทอี่ ย่ใู หม่ข้อมูล ภาพโดย : อรพนิ , 2558 เรียบเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธุรกิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ชค้ อมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 13 หลงั จากคลิกท่ปี มุ่ ตกลง จะปรากฏหน้าตา่ งบันทึกรายการที่อยู่ ให้ ทําการบันทึกและตั้งชอ่ื วา่ รายช่อื หนว่ ยงานราชการ 3.3 การผสานข้อมูลรายการผ้รู บั กับจดหมายหลักหรือเอกสารหลัก การผสานขอ้ มูลรายการผูร้ ับกับจดหมายหลักหรอื เอกสารหลกั มวี ิธีการดังน้ี 3.3.1 เลื่อนเมาส์คลิกตําแหน่งที่ต้องการผสานข้อมูลผู้รบั ในจดหมายหลักหรอื เอกสาร หลัก จากตัวอยา่ งใหน้ าํ เมาส์ไปคลกิ ทห่ี ลังคําขนึ้ ตน้ (เรียน) ห่างจากคาํ ข้ึนตน้ ประมาณ 2-3 ตวั อกั ษร 3.3.2 หลังจากนนั้ คลิกเมาสท์ ี่แท็บการสง่ จดหมาย (Mailings) 3.3.3 คลกิ เมาส์ท่ีคําส่ังแทรกเขตข้อมูลผสาน (Insert Merge Fields) 3.3.4 จะปรากฏชือ่ เขตข้อมลู ทีเ่ ราสร้างไว้ในแฟ้มข้อมูลรายชื่อหน่วยงานราชการ ให้ เลอื กแทรกเขตข้อมลู ผสานดงั ภาพ    ท่ี ศธ ๐๖๒๙.๓/  ภาพที่ 2.16 วิธกี ารผสานขอ้ มลู รายการผูร้ บั กับจดหมายหลกั หรือเอกสารหลัก ภาพโดย : อรพนิ , 2558 เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวิชาธุรกจิ เกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 14 3.3.5 การเลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการแทรกเขตข้อมูลผสานในจดหมายหลักหรือ เอกสารหลัก จากตัวอย่างให้เลือกช่ือเขตข้อมูล “หัวหน้าหน่วยงาน” และ “วันท่ี” ส่วนตําแหน่งท่ีจะ ผสานคือ “หลังคําขึ้นต้น (เรียน)” และหลังคําว่า “ โดยขอรับบริจาคในวันที่” ซ่ึงข้ันตอนการแทรก เขตขอ้ มูลผสาน มดี ังนี้ 1) หลังจากนําเมาส์ไปคลิกตําแหน่งท่ีต้องการผสานเขตข้อมูล คือหลังคําขึ้นต้น (เรยี น) เรียบรอ้ ยแลว้ 2) เล่อื นเมาสไ์ ปชี้ที่ชื่อเขตข้อมลู ท่ีตอ้ งการแทรกผสาน คอื หวั หน้าหน่วยงาน หลงั จากนนั้ คลกิ เมาสซ์ า้ ยหนง่ึ คร้งั 3) เลื่อนเมาส์ไปชี้ตําหน่างท่ีต้องการแทรกผสาน คือ หลังคําว่า “โดยขอรับ บรจิ าคในวันท่ี” เรยี บร้อยแล้ว 4) เล่ือนเมาส์ไปชี้ท่ีช่ือเขตข้อมูลท่ีต้องการแทรกผสาน คือ วันที่ หลังจากนั้น คลกิ เมาส์ซา้ ยหนึ่งครงั้ การแทรกเขตข้อมูลผสานจะทําให้ข้อความในจดหมายเปลี่ยนไปคือช่ือเขตข้อมูลที่แทรก ผสานจะปรากฏ ณ ตําแหน่งท่แี ทรกผสานขอ้ มูล ที่ ศธ ๐๖๒๙.๓/ ภาพที่ 2.17 จดหมายทแ่ี ทรกผสานเขตข้อมลู เรียบร้อยแล้ว ภาพโดย : อรพนิ , 2558 เรียบเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธุรกิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 15 3.4 การแสดงตัวอย่างจดหมายทแ่ี ทรกผสานเขตข้อมูล 3.4.1 การแสดงตวั อย่างจดหมายท่ีแทรกผสานเขตข้อมลู เรียบรอ้ ยแลว้ มขี ั้นตอนดงั นี้ 1) ขณะการทํางานของโปรแกรมอยูท่ ่ีแทบ็ การสง่ จดหมาย (Mailings) 2) เลื่อนเมาส์คลกิ ทคี่ าํ สั่งแสดงตวั อยา่ งผลลัพธ์ (Preview Results) 3) จะปรากฏข้อมลู จดหมายท่ีแทรกผสานเขตขอ้ มลู เรียบร้อยแลว้  ที่ ศธ ๐๖๒๙.๓/   ภาพท่ี 2.18 จดหมายท่แี สดงเขตข้อมูลแทรกผสาน ภาพโดย : อรพิน, 2558 เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 16 3.4.2 หากต้องการแสดงจดหมายท่ีแทรกผสานข้อมูลฉบบั ทเี่ หลือ ให้เล่ือนเมาส์ไปที่ กลมุ่ คาํ ส่งั แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ จากน้ันให้นําเมาส์ไปคลกิ เพ่ือแสดงจดหมาย ฉบับถัดไป ภาพท่ี 2.19 การแสดงเขตขอ้ มลู แทรกผสานในจดหมาย ภาพโดย : อรพิน,2558 3.4.3 และหากต้องการยกเลกิ การส่งจดหมายถึงผรู้ บั รายใด มขี ั้นตอนดังนี้ 1) ขณะการทาํ งานของโปรแกรมอยู่ทแ่ี ท็บการสง่ จดหมาย (Mailings) 2) คลกิ เมาสท์ คี่ าํ สั่งแกไ้ ขรายชื่อผู้รบั (Edit Recipients list) 3) จะปรากฏหน้าตา่ งผรู้ ับจดหมายเวยี น ใหน้ าํ เมาส์คลิกซ้ําท่ี  หนา้ ชอื่ ที่ ต้องการยกเลิกการส่งจดหมาย ให้เปน็  เพื่อยกเลิกการสง่ จดหมาย 4) เรยี บรอ้ ยแลว้ เล่อื นเมาส์คลิกทปี่ ุ่มตกลง    ภาพที่ 2.20 การยกเลกิ การส่งจดหมายถงึ ผรู้ ับ ภาพโดย : อรพนิ , 2558 เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 17 3.5 การผสานจดหมายกับรายชือ่ ผู้รับเขา้ ด้วยกัน การผสานจดหมายกับรายช่ือผรู้ ับเข้าดว้ ยกนั เพ่ือผสานเป็นเอกสารใหม่ มีวิธีการดงั น้ี 3.5.1 ขณะการทาํ งานของโปรแกรมอยู่ทแ่ี ท็บการส่งจดหมาย (Mailings) 3.5.2 คลกิ เมาส์ท่ีคาํ ส่ังเสรจ็ สน้ิ และผสานเสรจ็ ส้นิ (Finish & Merge) จะปรากฏคําสั่ง ให้เลือกทํางาน 3.5.3 ให้คลิกเลือก แก้ไขแตล่ ะเอกสาร... (Edit Individual Document) จะปรากฏ หนา้ ต่างผสานเปน็ อกสารใหม่ 3.5.4 ใหค้ ลกิ เมาส์เลอื กรายการเพ่อื ผสานจดหมายกับรายชอื่ ผ้รู ับเขา้ ด้วยกนั ตาม ความต้องการ คือผสาน 1) ทงั้ หมด (All) 2) ระเบียนปจั จุบัน (Current Record) 3) จาก....ถึง..... (From-To) ในตวั อยา่ งน้ใี หเ้ ลือกผสานทั้งหมด 3.5.5 คลิกเมาส์ท่ีป่มุ ตกลง     ภาพที่ 2.21 การรวมจดหมายกบั รายชื่อผรู้ ับเขา้ ดว้ ยกัน ภาพโดย : อรพิน, 2558 โปรแกรมจะทําการผสานจดหมายกับรายชอ่ื ผรู้ ับเข้าดว้ ยกัน และสรา้ งเป็นจดหมายฉบบั ใหม่ ขึ้น สาํ หรับตวั อยา่ งน้ใี หบ้ นั ทึกชอื่ ว่า จดหมายเวยี น1 เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 18 4. การสงั่ พิมพ์จดหมายเวยี นออกทางเครอ่ื งพิมพ์ เมอื่ เสร็จสน้ิ การจดั ทาํ จดหมายเวียนแลว้ และตอ้ งการทจี่ ะพิมพจ์ ดหมายออกทางเครอื่ งพมิ พ์ เพ่ือจดั สง่ มีขนั้ ตอนดังนี้ 4.1 ขณะการทาํ งานของโปรแกรมอย่ทู แ่ี ท็บการสง่ จดหมาย (Mailings) 4.2 เล่ือนเมาส์ไปคลิกที่คาํ สัง่ เสรจ็ สน้ิ และผสาน (Finish & Merge) จะปรากฏคําสัง่ ใหเ้ ลือก ทาํ งาน 4.3 คลิกเมาส์เลือกคําสั่งพิมพ์เอกสาร (Print Documents) 4.4 หลงั จากนัน้ จะปรากฏหน้าต่างผสานไปยงั เครื่องพมิ พ์ คลกิ เมาส์เลอื กระเบียนการพิมพ์ท่ี ต้องการ คือพมิ พ์ 4.4.1 ทัง้ หมด (All) 4.4.2 ระเบียนปจั จุบนั (Current Record) 4.4.3 จาก....ถงึ ..... (From-To) 4.5 เมอ่ื เลือกแลว้ ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่มตกลง     ภาพที่ 2.22 การสง่ั พมิ พ์จดหมายออกทางเคร่ืองพมิ พ์ ภาพโดย : อรพนิ , 2558 เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวิชาธรุ กิจเกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ต์ใชค้ อมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 19 4.3 จะปรากฏหนา้ ตา่ งการพิมพ์ เพื่อให้ต้งั คา่ การพิมพ์ เช่น ช่ือเคร่อื งพมิ พ์ ช่วงการพิมพ์ จํานวนสําเนา เรยี บรอ้ ยแลว้ ใหค้ ลกิ เมาสท์ ี่ปุ่มตกลง     ภาพท่ี 2.23 หนา้ ต่างการพิมพ์เพื่อตงั้ คา่ การพิมพ์ ภาพโดย : อรพิน, 2558 5. การสร้างซองจดหมาย การสรา้ งซองจดหมายเพอ่ื ส่งจดหมายมี 2 วธิ ี คือ กรณีที่ไม่ไดบ้ ันทึกข้อมูลท่ีอยู่ของผรู้ บั ไว้ และกรณีท่บี นั ทึกข้อมลู ท่ีผู้ผู้รับจดหมายไว้แลว้ 5.1 การสร้างซองจดหมาย กรณีทไ่ี ม่ได้บนั ทึกขอ้ มลู ที่อยู่ของผู้รบั ไว้ มีวธิ กี ารดังนี้ 5.2.1 เปิดเอกสารใหม่ จากน้นั ใหค้ ลกิ เมาส์ทีแ่ ทบ็ การส่งจดหมาย (Mailing) 5.2.2 เลือ่ นเมาสค์ ลกิ ซองจดหมาย (Envelope) จะปรากฏหนา้ ตา่ งซองจดหมายและ ป้ายผนึก 5.2.3 ทแ่ี ถบซองจดหมาย พมิ พ์ช่ือ-ทอี่ ยู่ผรู้ ับ ในช่องผู้รบั (Delivery Address) 5.2.4 พิมพ์ช่ือ-ท่ีอยผู่ ้สู ่งในชอ่ งที่อย่ผู ้สู ่ง ในชอ่ งผ้สู ่ง (Return Address) หากไม่ ต้องการใหพ้ ิมพ์ ชอ่ื -ทอ่ี ยผู่ ู้ส่งใหเ้ ลือกหัวข้อละเวน้ (Omit) 5.2.5 หลังจากน้นั คลิกเมาส์ทปี่ ุ่มตวั เลอื ก (Options) เรียบเรียงโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวิชาธุรกิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ต์ใชค้ อมพิวเตอรใ์ นงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 20     ภาพที่ 2.24 หนา้ ตา่ งซองจดหมายและปา้ ยผนึกและการเพิม่ ซ่ือ-ทีอยู่ผรู้ บั และผู้สง่ ภาพโดย : อรพิน, 2558 จะปรากฏหน้าตา่ งตวั เลอื กซองจดหมาย (Envelope Options) เลื่อนเมาสค์ ลกิ ท่แี ท็บ ตวั เลอื กซองจดหมาย 5.2.6 เลือกขนาดซองจดหมาย เลอื กอกั ษรและตําแหนง่ การพิมพ์ท่อี ย่ผู ู้รบั และ เลือกอักษรและตาํ แหน่งการพมิ พท์ อี่ ยผู่ สู้ ่ง 5.2.7 เลื่อนเมาส์คลิกที่แท็บตัวเลือกการพมิ พ์ (Printing Options) เพอ่ื เลือกวิธี แนวการวางซองในเครื่องพิมพ์ และเลือกวธิ กี ารป้อนซองจดหมาย 5.2.8 เล่ือนเมาส์คลกิ ท่ีปมุ่ ตกลง      ภาพท่ี 2.25 การกาํ หนดรปู แบบซองจดหมาย ภาพโดย : อรพิน, 2558 เรียบเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ช้คอมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 21 5.2.9 หากต้องการพิมพ์ซองจดหมายออกทางเคร่ืองพิมพ์ใหค้ ลิกเมาส์ที่ปุ่มพิมพ์   ภาพที่ 2.26 การพิมพซ์ องจดหมายออกทางเคร่ืองพมิ พ์ ภาพโดย : อรพิน, 2558 5.2.10 หากคลกิ เมาส์ที่ปุ่มเพิ่มในเอกสาร (Add to Document) โปรแกรมจะเกบ็ ข้อมูล ทอ่ี ยู่ผู้รบั และผู้ส่งจดหมายในเอกสาร สามารถปรับแบบอักษร และขนาดอักษรได้ตามความต้องการ หลงั จากนน้ั หากต้องการพมิ พ์ออกทางเคร่ืองพิมพ์ เลอื กคําส่ังพิมพ์ (Print) จากแท็บ หรอื จะ บันทกึ เก็บไวก้ ็ได้เช่นกนั ภาพที่ 2.27 การเก็บข้อมูลท่ีอย่ผู รู้ บั และผสู้ ง่ จดหมายในเอกสาร เรยี บเรียงโภดายพโนดายงส:าวออรรพพนิ ิน, 2จ5อม5แ8ปง แผนกวิชาธุรกิจเกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ชค้ อมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวียน 22 5.2 การสร้างซองจดหมายทมี่ กี ารบันทึกรายชื่อและที่อยู่ไว้แล้ว การสรา้ งซองจดหมายที่มีการบันทกึ รายช่อื และที่อยู่ของผรู้ ับจดหมายไว้แล้ว มีวิธีการดังน้ี 5.2.1 เปิดเอกสารใหม่ จากนนั้ ใหค้ ลิกเมาสท์ ี่แท็บการสร้างจดหมาย (Mailings) 5.2.2 เลอ่ื นเมาส์คลิกซองจดหมาย (Envelope) จะปรากฏหนา้ ตา่ งซองจดหมายและ ปา้ ยผนกึ 5.2.3 กอ่ นพิมพท์ ี่อย่ผู ้สู ่งจดหมายให้คลิก  ละเวน้ ให้เปน็  5.2.4 หลงั จากน้นั พิมพ์ทีอ่ ยผู่ ้สู ง่ ในชอ่ งทอ่ี ย่ผู ้สู ง่ (Return address) สว่ นการเลือกขนาดซองจดหมาย เลือกอักษร และตําแหน่งการพมิ พ์ท่ีอยผู่ รู้ บั และเลอื ก อกั ษร ตาํ แหน่งการพมิ พ์ท่ีอยู่ผู้ส่ง และเลอื กวิธีการป้อนซองจดหมาย สามารถศึกษาไดจ้ ากหวั ข้อการ สร้างซองจดหมายกรณีทีไ่ ม่ได้บนั ทึกข้อมูลที่อยู่ของผูร้ บั ไว้ 5.2.5 เรยี บรอ้ ยแลว้ คลิกเมาส์ที่ปุ่มเพ่ิมในเอกสาร (Add to Document)      ภาพที่ 2.28 การพิมพแ์ ละเพ่ิมชอ่ื ที่อยู่ผู้สง่ จดหมายในซองจดหมาย ภาพโดย : อรพิน, 2558 5.2.4 จะปรากฏหนา้ เอกสารใหเ้ พิ่มช่ือที่อยูผ่ ูร้ ับจดหมาย การเลอื กแหล่งข้อมลู ผรู้ ับ มีขนั้ ตอนดังนี้ 1) คลกิ เมาส์ท่ีคาํ สั่งเลือกผู้รบั (Select Recipients) จะปรากฏคาํ ส่ังใหเ้ ลือก ทํางาน 2) นําเมาส์ไปคลิกเลือกท่ีคําสงั่ ใช้รายช่อื ทมี่ ีอยู่ (Use and Existing list) เพื่อ เปิดแฟม้ ขอ้ มูลที่อยูผ่ ้รู บั ซง่ึ ได้จดั พิมพไ์ ว้แลว้ เรียบเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวิชาธรุ กิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ช้คอมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 23   ภาพที่ 2.29 การเลือกแหล่งข้อมลู ท่ีอยผู่ รู้ ับจดหมาย ภาพโดย : อรพนิ , 2558 5.2.5 จะปรากฏหนา้ ต่างเลอื กแหล่งขอ้ มลู การเลอื กแฟม้ ข้อมลู มขี ั้นตอนดังน้ี 1) คลกิ เมาส์เลอื กไดรฟ์ และโฟเดอร์ ท่ีเก็บแฟ้มข้อมลู ที่อยผู่ รู้ บั จดหมาย 2) คลิกเมาส์เลอื กแฟ้มข้อมูลทเ่ี กบ็ ข้อมลู ที่อย่ผู รู้ บั จดหมาย ในตัวอยา่ งน้ีให้ เลอื กแฟ้มที่ทําด้วยโปรแกรม Microsoft Excel ชอ่ื แฟ้มว่า ที่อย่หู นว่ ยงานราชการ 3) คลิกเมาส์ทป่ี มุ่ เปิด    ภาพท่ี 2.30 การเลือกแฟ้มข้อมลู ท่ีอยูผ่ ู้รบั จดหมาย ภาพโดย : อรพนิ , 2558 เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวิชาธรุ กิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 24 5.2.6 การแทรกเขตข้อมลู ผสานลงบนซองจดหมาย มวี ธิ กี ารดงั นี้ 1) ก่อนอน่ื ให้พมิ พ์คาํ ขึ้นตน้ “เรยี น” บนเอกสาร เวน้ 3 เคาะ 2) เลื่อนเมาสไ์ ปคลิกท่ี แทรกเขตขอ้ มลู ผสาน (Insert Merge Fields) จะปรากฏช่อื เขตข้อมลู ให้ เลือกแทรกเขตข้อมลู ผสาน 3) คลิกเมาส์ทช่ี อื่ เขตข้อมูลทต่ี ้องการแทรกผสาน จนครบตามความต้องการ    ภาพที่ 2.31 การแทรกเขตข้อมูลผสานบนซองจดหมาย ภาพโดย : อรพิน, 2558 ภาพที่ 2.32 การแทรกเขตข้อมูลบนซองจดหมายเรียบร้อยแล้ว ภาพโดย : อรพิน, 2558 เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวิชาธรุ กิจเกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใชค้ อมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 25 5.2.7 การแสดงขอ้ มลู ที่อยู่ผู้รับบนซองจดหมาย มีวธิ กี ารดงั นี้ 1) คลิกเมาสท์ ี่คาํ สัง่ แสดงตวั อย่างผลลพั ธ์ (View Merged Data) 2) จะปรากฏชอ่ื และท่ีอยู่ผรู้ บั จดหมายท่แี ทรกผสานเขตข้อมลู บนซองจดหมาย   ภาพที่ 2.33 ท่ีอยผู่ ู้รบั เม่ือผสานเขตข้อมูลบนซองจดหมายเรียบร้อยแลว้ ภาพโดย : อรพิน, 2558 5.2.8 การรวมซองจดหมายทบ่ี นั ทึกรายชือ่ ผู้รบั และผสู้ ่งเขา้ ด้วยกนั มีวธิ กี ารดงั น้ี 1) ขณะการทาํ งานของโปรแกรมอยู่ทแ่ี ท็บการสง่ จดหมาย (Mailings) คลิกเมาส์ ท่ีคาํ สั่งเสร็จส้ินและผสานเสร็จสน้ิ (Finish & Merge) จะปรากฏ คาํ ส่ังใหเ้ ลอื กทาํ งาน 2) คลกิ เมาสท์ ี่แก้ไขแต่ละเอกสาร (Edit Individual Document) จะปรากฏ หนา้ ต่างผสานเป็นเอกสารใหม่ 3) คลิกเมาสท์ ี่ท้ังหมด (All) เรียบร้อยแลว้ คลิกท่ีปุ่ม ตกลง     ภาพที่ 2.34 การรวมซองจดหมายทบี่ ันทึกรายช่อื ผู้รับและผ้สู ่งเขา้ ดว้ ยกัน ภาพโดย : อรพิน,2558 เรียบเรียงโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวิชาธรุ กิจเกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ตใ์ ชค้ อมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 26 โปรแกรมจะทําการรวมรายชื่อผรู้ ับกับผู้สง่ เข้าดว้ ยกนั และสร้างเป็นแฟ้มเอกสารข้ึนใหม่ สําหรับตัวอยา่ งนี้ใหบ้ นั ทึกชือ่ ว่า “ซองจดหมายเวยี น1” หลังจากน้ันหากต้องการพิมพ์ออกทาง เคร่อื งพิมพ์ เลอื กคําสงั่ พมิ พ์ (Print) จากแท็บแฟ้ม หรือบันทึกไวเ้ พื่อพมิ พ์ในโอกาสตอ่ ไป บทสรปุ จดหมายเวียนหมายถึง จดหมายท่ีมีเนื้อความเหมือนกันส่งถึงผู้รับหลายคนจดหมายแต่ละ ฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่าน้ัน องค์ประกอบของจดหมายเวียนมี 2 ส่วน คือ จดหมายหลกั และแหล่งข้อมลู จดหมายหลกั คือเอกสารท่ีจะใช้เป็นต้นแบบในการสร้างจดหมาย และ แหล่งขอ้ มลู คือขอ้ มูลทต่ี ้องการผสานเข้ากับจดหมายหลักหรือเอกสารหลัก ขั้นตอนการสร้างจดหมาย เวียนคือ สร้างจดหมายหลักหรือเอกสารหลัก เลือกแหล่งผู้รับจดหมาย เสร็จแล้วทําการผสานข้อมูล รายการผู้รบั เขา้ กบั จดหมาย ก่อนจะพมิ พ์ควรแสดงตัวอยา่ งจดหมายท่ีแทรกผสานเขตข้อมูลเรียบร้อย แลว้ หลังจากน้นั จงึ พมิ พจ์ ดหมายออกทางเครื่องพมิ พ์ สว่ นการสร้างซองจดหมาย มีขั้นตอนเหมือนกับ การสร้างจดหมายเวียน โดยสามารถนําความรู้ในการสร้างจดหมายเวียนไปประยุกต์ใช้ในงานอาชีพ กบั การสร้างเอกสารอน่ื ได้ เช่น การพิมพ์เกียรติบัตร การทาํ ปา้ ยผนึก เป็นต้น เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธุรกจิ เกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวียน 27 แบบฝกึ ปฏิบัติ จดุ ประสงค์ของแบบฝกึ ปฏิบัติ 1. เพอื่ ให้ผ้เู รียนสามารถประกอบเอกสารจดหมายเวยี นได้ 2. เพ่ือให้ผเู้ รียนสามารถพิมพ์เอกสารจดหมายเวียนออกทางเครื่องพมิ พ์ได้ 3. เพอ่ื ให้ผู้เรียนสามารถสรา้ งซองจดหมายเวียนได้ คาชี้แจ้ง ให้นักเรียนทําแบบฝกึ ปฏิบัติดงั ต่อไปน้ี ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ข้อที่ 1 ให้นักเรียนจดั ทาํ ประกาศเกียรติบัตรเพื่อมอบให้ผทู้ ําคณุ ประโยชน์ตอ่ สถานศึกษาตามเนื้อหา ท่ีกาํ หนด โดยให้ปฏบิ ตั ิดังนี้ (กําหนดเวลา 30 นาที) 1.1 พมิ พ์ประกาศเกียรติบัตร บันทกึ ไฟล์ชอ่ื 3.1 เกียรติบัตรหลกั 1.2 พิมพร์ ายช่ือผรู้ บั เกียรติบัตร บนั ทึกไฟลช์ ื่อ 3.2 รายชือ่ ผู้รบั เกยี รตบิ ตั ร 1.3 ผสานรายชือ่ เข้ากบั เกยี รตบิ ัตร บันทกึ ไฟล์ช่ือ 3.3 เกียรติบัตร 1.4 พิมพ์เกียรตบิ ตั รระเบียนที่ 2-3 ออกทางเครื่องพิมพ์ ส่งครูจาํ นวน 2 ฉบับ เนอ้ื หาเกยี รตบิ ตั ร ลาดับที่ รายชอื่ ผรู้ ับเกียรตบิ ัตร ๑ ๒ หน่วยงานราชการ ๓ สํานกั งานที่ดินจังหวัดเชียงใหม่ สาขาสนั ป่าตอง ๔ มหาวทิ ยาลัยแม่โจ้ สาํ นกั งานปศสุ ตั ว์อําเภอสันป่าตอง โรงพยาบาลสันปา่ ตองวิทยาคม เรียบเรียงโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 28 ขอ้ ที่ 2 ใหน้ ักเรยี นสร้างจดหมายเวียนและสรา้ งซองจดหมายเวียน เพ่อื จัดส่งผลการเรยี นของ นกั เรียนระดับชนั้ ประกาศนียบัตรวิชาชีพ (ปวช.) ปที ่ี 1 ภาคเรียนท่ี 2 ปกี ารศกึ ษา 2558 ตามเน้ือหาท่ีกําหนดให้ โดยปฏบิ ตั ดิ ังน้ี (เวลา 60 นาท)ี 2.1 พมิ พ์จัดหมายหลัก บันทึกไฟลช์ อ่ื 3.4 จดหมายหลัก 2.2 พมิ พร์ ายชื่อผูร้ ับและที่อย่ผู ้รู บั จดหมาย บันทึกไฟล์ชือ่ 3.5 รายชอ่ื ผรู้ ับจดหมาย 2.3 ผสานรายช่ือเข้ากับจดหมายหลัก บนั ทกึ ไฟล์ชอื่ 3.6 จดหมายส่งผลการเรยี น 2.4 สรา้ งซองจดหมายผสานเข้ากับรายชื่อผู้รับจดหมาย บันทกึ ไฟลช์ ่ือ 3.7 ซองจดหมาย 2.5 พิมพ์จดหมายและซองจดหมายระเบยี นที่ 2 ออกทางเครือ่ งพมิ พ์ ส่งครู ที่ ศธ ๐๖๒๙๓/ว ปวช. ปที ี่ ๑ ภาคเรยี นท่ี ๒ ปีการศึกษา ๒๕๕๘ ชื่อที่อยผู่ รู้ ับจดหมาย ชื่อ-สกุล บา้ นเลขท่ี ตาํ บล อาํ เภอ จงั หวัด รหสั ไปรษณยี ์ นางสาวขวัญใจ มดี ี 87 หมู่ 2 สามหลงั สนั ปา่ ตอง เชยี งใหม่ 50120 นายประชา ดมี าก 52 หมู่ 6 นํ้าแพร่ หางดง เชยี งใหม่ 50230 นายดนยั คนดี 53 หมู่ 7 แมน่ าจร แมแ่ จม่ เชยี งใหม่ 50270 นายตรง คนเกง่ 96 หมู่ 5 แม่สนู ฝาง เชยี งใหม่ 50320 เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วชิ าการประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 29 แบบประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ าน หน่วยท่ี 2 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน ชื่อ-นามสกลุ .................................................................เลขท.่ี .......................ระดนั ช้ัน.......................... วชิ า...........................................................ภาคเรียน............................วนั ที่ประเมนิ .............................. คาช้ีแจง ใหผ้ ปู้ ระเมนิ ทําเคร่อื งหมายถกู () ลงในชอ่ งระดับคะแนน โดยพจิ ารณาจากการทาํ แบบ ฝกึ ปฏบิ ัติของนกั เรียน ซง่ึ มีเกณฑก์ ารพิจารณา ดังนี้ ระดบั คะแนน 3 หมายถงึ ปฏบิ ัตงิ านในหัวขอ้ ประเมินได้ถูกต้องสมบรู ณ์ ระดับคะแนน 2 หมายถงึ ปฏิบตั งิ านในหัวขอ้ ประเมินได้สว่ นใหญ่ถูกต้อง ผดิ ไมเ่ กิน 3 แห่ง ระดับคะแนน 1 หมายถึง ปฏิบัติงานในหวั ขอ้ ประเมินไม่ถกู ตอ้ ง ผิดมากกว่า 3 แห่ง ขอ้ ที่ รายการประเมิน ระดับคะแนน หมายเหตุ 1 สร้างเอกสารหลักได้ถูกต้อง ดี พอใช้ ปรบั ปรุง 2 สร้างแหล่งขอ้ มูลได้ถกู ต้อง (3) (2) (1) 3 เลอื กผรู้ ับจดหมายไดถ้ ูกต้อง 4 ผนวกเอกสารกบั รายชื่อผรู้ ับได้ 5 สร้างซองจดหมายได้ถูกต้อง 6 พมิ พ์งานออกทางเครื่องพมิ พ์ได้ 7 ชน้ิ งานประณีต สวยงาม 8 งานเสร็จตรงตามเวลา รวมคะแนน ผลการประเมนิ  ผ่าน คะแนนรวมไดร้ ะหวา่ ง 17-24 คะแนน (ร้อยละ 70)  ไม่ผา่ น คะแนนรวมได้ระหว่าง 0-16 คะแนน (ตํ่ากวา่ ร้อยละ 70) ลงช่ือ................................................................... () ครผู สู้ อน เรียบเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 30 แบบฝกึ หัดทา้ ยหนว่ ยการเรียน จงตอบคาํ ถามต่อไปน้ี 1. จดหมายเวียนหมายถงึ (2 คะแนน) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงบอกองคป์ ระกอบของจดหมายเวียน (3 คะแนน) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. จงอธบิ ายขั้นตอนการสร้างจดหมายเวยี นกรณีที่สรา้ งแหล่งขอ้ มลู ผรู้ บั ไว้ มาพอเขา้ ใจ (5 คะแนน) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. จงบอกวิธีการพิมพจ์ ดหมายเวยี นออกทางเคร่ืองพมิ พ์มาพอเข้าใจ (5 คะแนน) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. จงอธบิ ายขน้ั ตอนการสรา้ งซองจดหมายกรณีทไี่ ม่มแี หล่งข้อมูลผูร้ ับมาพอเข้าใจ (5 คะแนน) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวิชาธุรกจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใช้คอมพิวเตอรใ์ นงานอาชีพ หนว่ ยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 31 แบบทดสอบหลังเรยี น หน่วยที่ 2 จุดประสงค์ เพื่อประเมินความกา้ วหน้าในการเรียนรูข้ องผูเ้ รียนเก่ียวกบั เรอื่ ง “การประกอบจดหมายเวียน” คาชแ้ี จง 1. ข้อสอบมีทงั้ หมด 10 ขอ้ ข้อละ 1 คะแนน เวลารวม 10 นาที 2. เลือกคําตอบที่ถกู ทีส่ ดุ เพยี งคาํ ตอบเดียวแลว้ ทาํ เคร่ืองหมาย (×) ลงในกระดาษคําตอบ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. กรณีทีไ่ ด้จัดพิมพ์รายชอ่ื ข้อมูลผรู้ บั จดหมายไว้แลว้ หากต้องการนํามาใชจ้ ะตอ้ งเลอื กใช้คาํ ส่ังใด ก. การส่งจดหมาย – เลอื กผู้รบั - ใชร้ ายชื่อทม่ี ีอยู่แลว้ ข. การสง่ จดหมาย – เลอื กผู้รบั - พิมพร์ ายชอ่ื ใหม่ ค. การสง่ จดหมาย – เลอื กผู้รบั - เลอื กจากท่ีติดตอ่ Outlook ง. การส่งจดหมาย – เลือกผู้รบั - เลอื กจากแฟม้ 2. หลังจากผสานจดหมายเสร็จ หากตอ้ งการพิมพ์จดหมายเวียนที่แสดงอยู่ ควรใช้คาํ สั่งใด ก. ทงั้ หมด ข. จาก-ถงึ ค. ปัจจบุ ัน ง. ระเบียนปจั จบุ ัน 3. หากต้องการแทรกเขตข้อมูลลงในจดหมาย ควรเลอื กข้อใด ก. เขยี นและแทรกเขตขอ้ มลู ข. แทรกเขตขอ้ มูลผสาน ค. เรมิ่ จดหมายเวยี น ง. เน้นเขตขอ้ มลู ผสาน 4. โปรแกรมข้อใดไมส่ ามารถสรา้ งเอกสารแหล่งข้อมลู ได้ ก. Microsoft Excel ข. Microsoft Word ค. Microsoft Access ง. Microsoft PowerPoint 5. หากตอ้ งการสรา้ งซองจดหมายควรเลือกคําสงั่ ใด ก. การสง่ จดหมาย ซองจดหมาย ข. การส่งจดหมาย เริ่มจดหมายเวียน ซองจดหมาย ค. การสง่ จดหมาย เร่มิ จดหมายเวยี น เลอื กผู้รบั ง. การส่งจดหมาย เรม่ิ จดหมายเวียน เลือกตัวช่วยสร้าง เรียบเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธุรกิจเกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวียน 32 6. ขอ้ ใดกลา่ วถึงจดหมายเวยี นไมถ่ ูกตอ้ ง ก. จดหมายท่ีมเี นื้อความเหมือนกันหลายฉบับ ข. จดหมายท่ีสง่ ถึงผู้รบั หลายคน ค. จดหมายที่มีผู้ส่งหลายคน ง. จดหมายหลายฉบับที่มีเน้ือความเหมือนกนั 7. ข้อใดกลา่ วถูกต้องเกี่ยวกับเอกสารหลกั ก. จดหมายทีท่ ําการผสานขอ้ มูลแลว้ ข. เนื้อความจดหมายท่ีเหมอื นกนั ค. ช่อื ท่อี ยู่ผ้รู ับ ง. ชื่อท่ีอยู่ผู้ส่ง 8. ถ้าตอ้ งการกาํ หนดขนาดของซองจดหมายเองต้องเลือกแทบ็ คาสั่งใดบนหนา้ ต่างตัวเลอื ก ซองจดหมาย ก. ขนาดซองจดหมาย ข. ซองจดหมาย ค. ตัวเลือกซองจดหมาย ง. ตวั เลอื กการพมิ พ์ 9. องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี น มีอะไรบา้ ง ก. เอกสารหลัก และแฟ้มขอ้ มูลผู้รับ ข. เอกสารหลกั และแฟ้มข้อมูลผู้สง่ ค. แฟ้มขอ้ มลู ผู้รับ และแฟม้ ขอ้ มลู ผูส้ ่ง ง. เอกสารหลกั และจดหมายหลัก 10. ข้อใดไมใ่ ช่ข้ันตอนในการสรา้ งจดหมายเวียน ก. สรา้ งจดหมายหลัก ข. สร้างแหลง่ ข้อมลู ผ้รู ับ ค. สรา้ งแหล่งข้อมลู ผ้สู ง่ ง. เริม่ จดหมายเวยี น เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชาการประยกุ ต์ใช้คอมพิวเตอรใ์ นงานอาชีพ หนว่ ยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 33 แบบประเมินพฤติกรรม คุณธรรม จริยธรรม ค่านิยม และคณุ ลักษณะอันพึงประสงค์ คาแนะนา ให้ผู้ประเมินใส่คะแนนที่ตรงกับความเป็นจริงมากทส่ี ุดลงในชอ่ งวา่ ง พฤตกิ รรม คณุ ธรรม จรยิ ธรรม คา่ นยิ ม และคณุ ลกั ษณะอันพึงประสงค์ วิชาการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นงาน การตรง ่ตอเวลา อาชีพ ความรับผิดชอบ ความสนใจใ ่ฝรู้ รหสั 2501-2010 ความคิดสร้างสรรค์ บทท.่ี ............ ความ ่ืซอสัต ์ย การเ ็กบรักษาและใ ้ชทรัพยากร ระดับชัน้ ปวช. ปีท่ี 3 การมีจิตอาสาและมีมนุษยสัมพัน ์ธ การแ ่ตงกาย การมีสัมมาคารวะและกตัญญู ความปลอดภัย รวมคะแนน ลําดบั ช่อื – สกุล 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 หมายเหตุ เกณฑ์ท่ผี า่ นการประเมินพฤติกรรม คือ คะแนนในแต่ละข้อท่ปี ระเมนิ ต้องไมต่ ํา่ กว่า 3 คะแนน ผู้ประเมิน........................................................... วันท่.ี ..........เดอื น................................พ.ศ................ เรียบเรียงโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธรุ กจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หนว่ ยที่ 2 การประกอบจดหมายเวียน 34 บรรณานกุ รม จารวี ขาวเจริญ. คอมพวิ เตอรใ์ นงานธรุ กิจ. กรงุ เทพฯ : ศนู ย์สง่ เสรมิ อาชีวะ, 2556. ชนธัญ วัฒนสทุ ธ.ิ์ คอมพวิ เตอร์และสารสนเทศเพื่องานอาชีพ. กรุงเทพฯ : บริษัท คอมพิวเตอร์ เอจเทคโนโลยี จาํ กัด, 2556. ชษิ ณพุ งศ์ ธัญญลักษณ์. คอมพวิ เตอร์และสารสนเทศเพ่ืองานอาชีพ. กรุงเทพฯ : บริษัท ซคั เซส มเี ดีย จาํ กดั , 2556. ดวงพร เกี๋ยงคํา. คมู่ อื Word 2010 ฉบับสมบรู ณ์. กรุงเทพฯ : บริษทั ดวงกมลสมยั จาํ กดั , 2554. บุญสบื โพธิ์ศรี และสุกญั ญา ไทรทอง. คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ. กรงุ เทพฯ : สํานักพิมพ์ศนู ยส์ ่งเสริมอาชวี ะ, 2556. พจนานุกรมฉบับบัณฑติ ยสถาน พ.ศ. 2542. กรงุ เทพฯ : บริษทั นามีบุ๊คส์พับลกิ เคชนั่ ส์ จํากัด, 2542. พนม บุญญ์ไพร. คอมพวิ เตอรแ์ ละสารสนเทศเพอื่ งานอาชีพ. กรุงเทพฯ : บรษิ ทั พัฒนาคุณภาพ วิชาการ จํากัด, 2559. มนัสชัย กีรติผจญ และเมธาสิทธ์ิ ต่อภัคชยานนั ท์. คอมพิวเตอรแ์ ละสารสนเทศเพื่องานอาชีพ. กรงุ เทพฯ : บริษทั เอ็มพันธ์ จํากัด, 2556. . คอมพวิ เตอร์ในงานธุรกจิ . กรงุ เทพฯ : บรษิ ทั เอม็ พนั ธ์ จาํ กดั , 2557. . โปรแกรมประมวลผลคา. กรุงเทพฯ : บริษัท เอ็มพันธ์ จาํ กดั , 2558. วิภาวลั ย์ พันธ์คาํ และนาํ้ ทพิ สมคั รไทย. Word 2010 โปรแกรมประมวลผลคา. กรุงเทพฯ : สํานักพมิ พ์วังอักษร, 2557. เศรษฐชยั ชัยสนิท และรชั ฎาวรรณ นมิ่ นวล. Word 2010 โปรแกรมประมวลผลคา. กรุงเทพฯ : สํานักพิมพว์ งั อักษร, 2557. เรียบเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวิชาธุรกิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ หน่วยที่ 2 การประกอบจดหมายเวยี น 35 เฉลยแบบฝึกหัดท้ายหนว่ ยการเรียน ขอ้ 1 จดหมายเวียนหมายถงึ จดหมายที่มเี นื้อความเหมือนกนั สง่ ถงึ ผรู้ ับหลายคน จดหมายแต่ละฉบบั แตกต่างเฉพาะ บางสว่ นของจดหมายเท่านั้น ข้อ 2 องคป์ ระกอบของจดหมายเวียน ประกอบด้วย 1. เอกสารหลกั (Main Document) คอื เอกสารทจี่ ะใช้เป็นต้นแบบในการสรา้ งจดหมาย หรอื เอกสารที่มีถึงผู้รบั จํานวนมาก เนื้อความ และรูปแบบของเอกสารหลักหรือจดหมายหลกั จะ เหมอื นกัน เว้นแตช่ ื่อและท่อี ยู่ของผู้รับเท่านนั้ ทีจ่ ะเวน้ ไว้เพ่ือรอรวมหรือผนวกกบั แหล่งข้อมูล 2. แหล่งข้อมูล (Data Source) คือข้อมลู ท่ตี ้องการผสานเขา้ กบั จดหมายหลกั หรือเอกสาร หลกั เช่น รายชื่อ ท่อี ยผู่ รู้ ับจดหมาย ซึ่งส่วนใหญ่จะเกบ็ อยู่ในรปู ของตาราง ซึง่ สามารถสรา้ งแฟ้ม แหล่งข้อมลู ดว้ ยโปรแกรม Microsoft Word Microsoft Excel หรือ Microsoft Access ขอ้ 3 ขัน้ ตอนการสรา้ งจดหมายเวยี นกรณีท่ีสรา้ งแหล่งข้อมลู ผรู้ บั แลว้ มวี ิธกี ารดงั น้ี 1. สรา้ งจดหมายหลกั หรือเอกสารหลัก 1.1 คลิกเมาสท์ ี่แท็บการส่งจดหมาย (Mailings) 1.2 เล่อื นเมาสค์ ลกิ เลือกคาํ สัง่ เร่มิ จดหมายเวียน จะปรากฏรายการใหเ้ ลือกทํางาน 1.3 ใหค้ ลิกเลือกจดหมาย (Letters) เพ่ือพิมพ์จดหมายหลักหรอื เอกสารหลกั บนั ทึกไว้ 2. การเลือกผรู้ บั จดหมาย โดยใช้รายชอ่ื ทีม่ ีอยู่แล้ว สามารถทําได้ดังนี้ 2.1 คลิกเมาส์ท่แี ทบ็ คําสั่งการส่งจดหมาย แล้วเลือกแทบคาํ ส่ังเลอื กผ้รู ับ (Select Recipients) จะปรากฏรายการให้เลือกทํางาน ในตัวอย่างน้จี ะเลือกใชร้ ายชือ่ ท่ีมอี ยู่ (Use and Existing list) 2.2 หลงั จากนั้นจะปรากฏหนา้ ตา่ งเลอื กแหลง่ ข้อมลู ใหเ้ ลอื กไดรฟ์ โฟเดอร์ และ ชอ่ื แฟ้ม ทเ่ี ก็บข้อมูลผูร้ บั จดหมาย 3. การผสานข้อมูลรายการผู้รับกบั จดหมายหลกั หรือเอกสารหลกั มีวิธีการดงั นี้ 3.1 เลอ่ื นเมาสค์ ลิกตําแหนง่ ทตี่ ้องการผสานข้อมลู ผู้รับในจดหมายหลกั หรือเอกสารหลกั จากตวั อย่างให้นําเมาส์ไปคลิกทห่ี ลังคาํ ข้ึนต้น (เรียน) ห่างจากคําข้ึนต้นประมาณ 2-3 ตัวอกั ษร 3.2 หลงั จากคลกิ เมาส์ท่ีแท็บการสง่ จดหมาย (Mailings) 3.3 คลิกเมาส์ท่ีคาํ สง่ั แทรกเขตข้อมลู ผสาน (Insert Merge Fields) 3.4 จะปรากฏชอื่ เขตข้อมลู ทีเ่ ราสรา้ งไวใ้ นแฟ้มข้อมลู รายช่ือหน่วยงานราชการ ใหเ้ ลือก แทรกเขตข้อมูลผสาน 4. การแสดงตัวอยา่ งจดหมายท่แี ทรกผสานเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้ว มวี ิธีการดงั นี้ 4.1 แทบ็ การสง่ จดหมาย (Mailings) 4.2 เล่อื นเมาสค์ ลิกท่ีคาํ สั่งแสดงตวั อย่างผลลพั ธ์ (Preview Results) 4.5 จะปรากฏข้อมูลจดหมายทแ่ี ทรกผสานเขตขอ้ มลู เรียบร้อยแล้ว เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวชิ าธุรกจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วชิ าการประยกุ ต์ใช้คอมพิวเตอรใ์ นงานอาชีพ หนว่ ยที่ 2 การประกอบจดหมายเวียน 36 5. การผสานจดหมายกับรายชอ่ื ผู้รับเข้าด้วยกนั เพ่ือผสานเป็นเอกสารใหม่ มวี ิธีการดงั น้ี 5.1 ขณะการทาํ งานของโปรแกรมอย่ทู แ่ี ท็บการส่งจดหมาย (Mailings) 5.2 คลกิ เมาสท์ ีค่ ําสั่งเสร็จสนิ้ และผสานเสรจ็ ส้นิ (Finish & Merge) จะปรากฏคําสั่งให้ เลือกทํางาน 5.3 ให้คลกิ เลอื ก แก้ไขแตล่ ะเอกสาร (Edit Individual Document) จะปรากฏหน้าตา่ ง ผสานเป็นอกสารใหม่ 5.4 ให้คลกิ เลอื กผสานจดหมายกับรายชอ่ื ผ้รู ับเข้าด้วยกันตามต้องการ 5.5 คลกิ เมาส์ทป่ี ุ่มตกลง โปรแกรมจะทาํ การผสานจดหมายกับรายชือ่ ผรู้ ับเขา้ ด้วยกัน และสรา้ งเป็นจดหมายฉบับ ใหม่ขน้ึ ข้อ 4 การพมิ พ์จดหมายออกทางเคร่ืองพิมพ์ มวี ธิ ีการดงั นี้ 1. คลกิ เมาส์ทแี่ ท็บการสง่ จดหมาย 2. เสรจ็ แลว้ เล่ือนเมาสไ์ ปคลิกท่ีคาํ สง่ั เสรจ็ สนิ้ และผสาน (Finish & Merge) จะปรากฏคําสัง่ ให้เลอื กทํางาน 3. คลิกเมาส์เลอื กคําสงั่ พิมพ์เอกสาร (Print Documents) 4. หลังจากนนั้ จะปรากฏหน้าต่างผสานไปยังเคร่อื งพมิ พ์ คลกิ เมาส์เลือกระเบยี นการพิมพ์ท่ี ตอ้ งการ คือพมิ พ์ 4.1 ท้ังหมด (All) 4.2 ระเบียนปัจจุบนั (Current Record) 4.3 จาก....ถึง..... (From-To) 5. เม่อื เลือกแล้วให้คลิกเมาสท์ ี่ปุ่มตกลง 6. จะปรากฏหน้าต่างการพิมพ์ เพ่อื ให้ตัง้ ค่าการพมิ พ์ เช่น ช่ือเครื่องพมิ พ์ ช่วงการพิมพ์ จํานวนสาํ เนา เรียบร้อยแลว้ ใหค้ ลิกเมาสท์ ี่ปุ่มตกลง ข้อ 5 การสรา้ งซองจดหมายกรณีท่ีไม่ได้บันทึกข้อมลู ที่อยู่ของผูร้ ับไว้ มวี ธิ กี ารดงั นี้ 1. เปดิ เอกสารใหม่ จากนัน้ ใหค้ ลิกเมาส์ที่แท็บการสง่ จดหมาย (Mailing) 2. เล่อื นเมาส์คลิกซองจดหมาย (Envelope) จะปรากฏหนา้ ตา่ งซองจดหมายและป้ายผนกึ 3. ที่แถบซองจดหมาย พิมพ์ชอ่ื -ท่อี ยู่ผ้รู บั ในช่องผ้รู บั (Delivery Address) 4. พมิ พช์ อื่ -ทอ่ี ยผู่ ูส้ ง่ ในช่องท่ีอยผู่ ู้ส่ง ในช่องผ้สู ง่ (Return Address) หากไม่ ต้องการใหพ้ ิมพ์ ชอื่ -ทอี่ ยผู่ ูส้ ่งให้เลอื กหัวข้อละเว้น (Omit) 5. หลังจากนนั้ คลิกเมาสท์ ีป่ ุ่มตวั เลือก (Options) จะปรากฏหนา้ ตา่ งตวั เลือกซองจดหมาย (Envelope Options) เลือ่ นเมาส์คลกิ ที่แทบ็ ตัวเลือกซองจดหมาย 6. เลอื กขนาดซองจดหมาย เลอื กอักษร และตาํ แหน่งการพิมพ์ท่อี ยูผ่ ู้รบั และ เลอื กอกั ษร และตาํ แหน่งการพิมพท์ ่อี ยผู่ ู้ส่ง 7. เลือ่ นเมาสค์ ลิกที่แทบ็ ตวั เลอื กการพมิ พ์ (Printing Options) เพ่อื เลือกวิธี แนวการวางซองในเคร่ืองพมิ พ์ และเลือกวธิ กี ารป้อนซองจดหมาย เรยี บเรยี งโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธุรกจิ เกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ชค้ อมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวยี น 37 8. เล่อื นเมาสค์ ลิกที่ปุ่มตกลง 9. หากตอ้ งการพิมพซ์ องจดหมายออกทางเคร่ืองพมิ พใ์ หค้ ลกิ เมาสท์ ่ีปุ่มพิมพ์ 10. หากคลกิ เมาส์ท่ีป่มุ เพม่ิ ในเอกสาร (Add to Document) จะเก็บข้อมลู ท่ีอยูผ่ รู้ บั และผู้สง่ จดหมายในเอกสาร สามารถปรับแบบอักษร และขนาดอักษรไดต้ ามความต้องการ หลังจากนนั้ หาก ต้องการพมิ พ์ออกทางเคร่อื งพิมพ์ เลอื กคาํ ส่งั พมิ พ์ (Print) จากแทบ็ แฟม้ เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพนิ จอมแปง แผนกวชิ าธุรกิจเกษตร วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ชียงใหม่

เอกสารประกอบการเรยี นการสอน วิชาการประยกุ ตใ์ ช้คอมพิวเตอร์ในงานอาชีพ หน่วยท่ี 2 การประกอบจดหมายเวียน 38 เฉลยแบบทดสอบก่อนเรยี น หนว่ ยที่ 2 เร่อื ง การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 1. ค 2. ก 3. ข 4. ค 5. ง 6. ข 7. ง 8. ก 9. ค 10. ง เฉลยแบบทดสอบหลงั เรียน หนว่ ยที่ 2 เร่ือง การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 1. ก 2. ง 3. ข 4. ง 5. ง 6. ค 7. ข 8. ค 9. ก 10. ค เกณฑ์การผา่ นการประเมนิ คะแนนรวมไดร้ ะหวา่ ง 7-10 คะแนน หมายถึง ผ่าน คะแนนรวมไดร้ ะหว่าง 0-6 คะแนน หมายถงึ ไมผ่ ่าน เรยี บเรียงโดย นางสาวอรพิน จอมแปง แผนกวิชาธรุ กิจเกษตร วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีเชียงใหม่