KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

Kỹ năng soạn thảo văn bản WORD Teacher Minh Hương

I. QUY ĐỊNH CHUNG: 1. Văn bản được sử dụng Tiếng Việt có dấu, pont chữ: Times new Roman, 2. bộ bảng mã Unicode, cỡ chữ 14 2. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm). 3. Định lề trang: Cách mép trái 30-35 mm, Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép phải 15-20 mm (Khoảng cách 20-25mm ở phép phải và các khoảng cách ở mép trái, mép trên, dưới tùy thuộc vào từng nội dung văn bản mà ta có thể chọn 20 hay 21 hay 25 mm ở mép phải)

*Soạn thảo văn bản: 1.Bước 1: Mở trang Word: + Cách 1: Lick vào biểu tượng Word trên màn hình + Cách 2. Vào Start biểu tượng Windows góc trái phía dưới màn hình

II. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN * Chọn bảng mã, pont chữ Times new Roma, cỡ chữ… * Soạn văn bản: + Soạn thảo nội dung văn bản tuân thủ quy định: + Xuống dòng tự nhiên, (Chỉ sử dụng Enter khi kết thúc ý văn, đoạn văn trong ND văn bản) + Mỗi từ cách nhau 1 ký tự trắng, + Viết hoa đầu câu, tên riêng; + Các dấu: (); {}; []; dấu chấm (.), dấu phảy (,); dấu chấm than (!)…. -> Khi soạn thảo có dấu: Cách ký tự trước 1ký tự trước, liền ký tự sau khi kết thúc

Hình thức văn bản 1 Hình thức văn bản 2

III. THỂ THỨC VĂN BẢN (Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020) *Cỡ chữ, kiểu pont chữ: + QUỐC HIỆU và Tiêu ngữ (dòng trên chữ in đậm 12-13; dòng dưới chữ thường đậm, căn giữa ô); + Dòng kẻ dưới + Địa danh, Ngày, tháng, năm (13-14 nghiêng, giáp lề phải)

+ Tên cơ quan chủ quản: in hoa (nhạt), cỡ chữ 12-13, kẻ liền + Tên đơn vị: in hoa (đậm), cỡ chữ 12-13; + Dòng kẻ bên dưới + Số ký hiệu văn bản cỡ chữ 13 đứng

+ Tên văn bản: In hoa, đậm, cỡ chữ 13-14, căn giữa + Trích yếu văn bản: In thường, đậm, cỡ chữ 13-14, căn giữa + Dòng kẻ dưới

* Cách kẻ dòng kẻ: + Vào Insert -> chọn Shapes -> chọn đường kẻ -> đưa chuột vào chỗ cần kẻ (Tay trái giữ phím shift)

* Căn chỉnh văn bản: 1. Căn lề: -> Page layout -> Page Setup -> Margins + Top: lề trên 20-25mm + Left: Lề trái 30-35mm, + Bottom: Lề dưới: 20-25mm, + Right: lề phải: 15-20mm-> lick OK 2. Căn đầu hàng: -> Ctrl +A: Bôi đen nội dung văn bản -> chọn hình tam giác trên thanh thước kẻ ->Kéo sang phải 1,27cm (1tab);

3. Chọn căn đều văn bản (căn giữa, căn phải, căn trái) phù hợp.

* Giãn đoạn: Bôi đen nội dung văn bản cần căn chỉnh ->Vào Home ->Paragraph -> Spacing: +Before: 3-6pt… + After: 3-6pt… ->Lick OK *Giãn dòng: ->Vào Home ->Paragraph -> Line Spacing: + Single: hàng đơn + 1,5 lines: + Double: Hàng đôi + Multipte: Tùy chọn (1,2 - 1,5) - Chon -> OK

* ĐÁNH DẤU TRANG VĂN BẢN: Đối với văn bản có nhiều trang, trước khi in văn bản, cần đánh trang phía trên trang văn bản (top) -> Insert ->Page Number -> -> Top: (số giữa top) -> Tích chọn Diffiferent First Page (Đánh số từ trang thứ hai)

IV. CÁC KỸ THUẬT CẦN BIẾT * Tính năng lưu tự động: Vào File -> Option -> Genneral -> Save -> SaveAuto..->5’/10’ -> 0k

*Cài đơn vị đo (cm): Vào File -> Option ->Advanced -> Sow measu... -> centimeters->0k

* TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ: * Tìm nhanh 1 chữ: Coppy chữ cần tìm -> Ctrl +F –> Sửa chữ *Thay thế : Chọn ->Coppy (chữ cần thay thế) -> Ctrl +H -> Find and Replace + Find What: dán từ (cũ) + Replace With: viết từ (mới) + Replace All -> OK

V. THAO TÁC VỚI BẢNG BIỂU: Insert -> chọn số cột , số dòng cần kẻ

LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU: Insert -> chọn số cột colums, số dòng rows +Thêm hàng: Layout -> insert below (hàng dưới ) ; insert Above hàng trên) +Thêm cột: Layout ->Insert right (thêm cột phải), Insert leftf ( thêm cột trái) Thêm dòng: Căn đều các cột, các dòng:

4. CHỘN Ô: Cách 1: Chọn ô -> Layout -> Merge Cells Cách 2: Chọn ô -> Chuột phải -> Merge Cells

4. Thêm tiêu đề trang tiếp theo: Chọn vào dòng tiêu đề trang đầu Vào Layout -> Repeat Heder rows



CĂN ĐỀU CÁC DÒNG, CÁC CỘT:

*. LƯU VĂN BẢN: + Mở thư mục: Nháy phải chuột -> New -> Folder -> Đặt tên thư mục + Lưu văn bản: * Cách 1: vào file –> save -> chọn nơi lưu (D) - > file name đặt tên văn bản -> Chọn Save

Cách 2: vào biều tượng (save) trên màn hình chọn nơi lưu (D) - > file name đặt tên văn bản -> Chọn Save

VI. CÁCH CHÈN ẢNH VÀO VĂN BẢN: + Đặt chuột vào vị trí muốn chèn ảnh ->Insert ->Pictrues -> chọn nơi đang lưu ảnh (ổ D) -> Insert + Kích chuột vào ảnh, xuất hiện nút nhỏ 4 góc ảnh, đưa chuột vào góc ảnh chỉnh sửa ảnh phù hợp;

2. Một số phím tắt thường dùng: Ctrl + A: Chọn tất cả Ctrl + B: In đậm Ctrl + C: Sao chép Ctrl +D : Nhân bản đối tượng Ctrl + N: Tạo file mới Ctrl + I : In nghiêng Ctrl + X: Cắt (Cut) Ctrl + V: Dán (Paste)

Ctrl + Z: Quay lại thời điểm trước đó (Undo) Ctrl + Tab: Di chuyển qua lại giữa các thẻ của trình duyệt theo thứ tự từ trái sang phải. Enter: Xác nhận dữ liệu đã nhập thay cho các nút của chương trình. Tab: Di chuyển giữa các thành phần trên cửa sổ với phím Windows: Ctrl + một phím di chuyển (trái/phải/lên/xuống): Chọn nhiều tập tin/thư mục rời rạc. Ctrl + Shift + một phím di chuyển (trái/phải/lên/xuống): Chọn nhiều tập tin/thư mục liên tục. Ctrl + P: In văn bản

Alt + Tab: Chuyển đổi qua lại giữa các chương trình đang chạy Ctrl + Tab: Di chuyển qua lại giữa các thẻ của trình duyệt theo thứ tự từ trái sang phải. Enter: Xác nhận dữ liệu đã nhập thay cho các nút của chương trình. Tab: Di chuyển giữa các thành phần trên cửa sổ với phím Windows: Windows + E: Mở My Computer. Windows + F: Tìm kiếm chung

Cách chụp màn hình máy tính: Windows+ Print Screen (Prt sc) Lưu ảnh: Ctrl+V