‪การสื่อสารในองค์กร (PBL4)

การสอ่ื สารในองคก์ รและการประสานงานการติดต่อสอ่ื สารในองคก์ าร การสอื่ สารภายในองคก์ รท่ดี ี ท่จี ะชว่ ยสร้างความเขา้ ใจในนโยบายของผบู้ ริหาร และเปน็ สงิ่ เชอื่ มความสมั พนั ธ์ระหว่างบุคลากรในองค์กร และเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อองค์กรในทางบวก เพราะนโยบายการบริหารงานการจัดการขององค์กรเป็นส่วนสำคัญ และเพื่อให้การดาเนินงานบรรลุเป้าหมาย ที่วางไว้ การสื่อสารภายในองค์กร จึงเป็นสิ่งจาเป็นยิ่งสาหรับกิจกรรมและการดาเนินงานต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในองค์กร ทั้งนี้หากการสื่อสารภายในองค์กรดีชัดเจน ก็จะส่งผลให้การปฏิบัติงานตามนโยบายเป็นไปในทิศทางเดียวกัน บุคลากรในองค์กรเกิดความพึงพอใจและเข้าใจนโยบายได้อย่างชัดเจน และส่งผลต่อประสิทธิภาพ ในการทางาน ดังนั้น กระบวนการทางานขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายจะต้องทาให้การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรในฝ่ายต่างๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์กรเป็นไปอย่างคลองตัว เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันเกิดความร่วมมือ และการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้การทางานขององคก์ รสามารถบรรลุเปา้ หมาย และประสบผลสำเรจ็ ด้วยดีความหมายของการสื่อสาร หมายถึง การแลกเปลี่ยนข่าวสารระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสาร โดยใช้สื่อหรือช่องทางต่าง ๆเพอื่ มุ่งหมายโน้มนา้ วจติ ใจให้เกดิ ผลในการใหเ้ กดิ การรบั รู้หรอื เปล่ียนทัศนคติ พฤติกรรมอยา่ งใดอย่างหน่งึ หรอื หลายอย่างการสื่อสารในองค์กร คือ เครื่องสร้างความเข้าใจ และสร้างวัฒนธรรมตลอดจนสามารถสร้างความมั่นคงให้กับองค์กรนั้นๆ เป็นศูนย์รวมให้องค์กรนั้นๆ ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิผล มีลักษณะเป็นเครือข่าย (Network) ซึ่งอาจกระทำได้โดยใชเ้ ครื่องมือในการส่ือความหมายดว้ ยการพูด การเขยี น การใชส้ ญั ลักษณ์ เพ่อื ใหผ้ ู้อน่ื รับทราบได้วตั ถุประสงค์ของการตดิ ต่อส่อื สาร 1) เพื่อแจ้งใหท้ ราบ คอื การรบั และส่งขา่ วสารด้านต่างๆ ท่ีตอ้ งการใหผ้ ู้รบั สารรู้และเข้าใจอยา่ งถกู ต้อง 2) เพื่อความบันเทิงใจ คือ การรับส่งความรู้สึกที่ดี และมุ่งรักษามิตรภาพต่อกัน เป็นการนำเสนอเรื่องราวหรือสิ่งอ่ืนใดท่จี ะทำให้ผ้รู บั สารเกดิ ความพงึ พอใจ 3) เพื่อชักจูงใจ คือ การนำเสนอเรื่องราวหรือสิ่งอื่นใดเพื่อจูงใจให้เกิดความร่วมมือ สร้างกำลังใจ เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความคิดคล้อยตาม หรอื ปฏิบตั ติ ามทีผ่ ู้สง่ สารตอ้ งการ และนำไปสู่การปรบั ปรุงแกไ้ ขประเภทของการตดิ ต่อส่ือสารท่ีใชใ้ นองค์การ ส่ือหรือชอ่ งทางใชเ้ พอ่ื ใหข้ า่ วสาร แบง่ ออกไดก้ วา้ ง ๆ 3 ประเภทดงั น้ี 1. ประเภทการใชภ้ าษา ได้แก่ การพดู คำพูด 2. ประเภทไมใ่ ชภ้ าษา ไดแ้ ก่ สัญลกั ษณ์ เขียนขอ้ ความ ภาพ และ เคร่ืองหมายตา่ ง ๆ 3. ประเภทสงิ่ ทอ่ี าศัยการแสดง/พฤตกิ รรมและบรรยากาศ ไดแ้ ก่ บีบมือ ท่าโกรธ ทา่ หวั เราะ เป็นต้น สื่อแตล่ ะประเภทเหลา่ น้ี ควรจะตอ้ งถูกเตรียมและนำมาใชป้ ระกอบในการส่ือสาร เพ่ือใหเ้ กดิ ประสิทธภิ าพความสำคญั ของการติดตอ่ สือ่ สารภายในองคก์ ร1. เป็นเครือ่ งมือของผ้บู ริหารในการบรหิ ารงาน ช่วยทำใหท้ ำงานไดส้ ำเรจ็ ลุลว่ งไปด้วยดี2. เป็นเครอ่ื งมอื ที่ช่วยสร้างความสัมพนั ธ์ระหว่างผู้บรหิ ารกับบคุ ลากรตา่ งๆ ภายในองคก์ รเดยี วกัน3. การชว่ ยกันปฏบิ ตั ิงานและมีการประสานงานระหว่างกนั สอดคลอ้ งกันแมว้ ่าจะตา่ งฝ่ายกันก็ตาม แตเ่ พือ่ องค์กรเดียวกัน4. การชว่ ยให้เกิดการพัฒนาและการทำงานทม่ี ปี ระสิทธิภาพ ทำให้เกิดการพฒั นาองคก์ รได้กระบวนการตดิ ต่อส่ือสารภายในองคก์ รที่มปี ระสทิ ธภิ าพ การสือ่ สารภายในองค์กรซง่ึ สรุปไดอ้ ยู่ 4 ทิศทางใหญๆ่ คอื 1. การตดิ ตอ่ ส่อื สารจากบนลงล่าง (Downward Communication) ซง่ึ เป็นการตดิ ตอ่ จากผูบ้ ังคบั บญั ชาไปยังผูใ้ ตบ้ ังคบั บญั ชา เปน็ ลักษณะของการสงั่ งาน การมอบหมายงาน รวมทั้งการประชุม (Meeting) 2. การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward Communication) เป็นการสื่อสารจากบุคลากรไปยังผู้บริหาร เช่น การขอคำแนะนำ การรายงานผลการปฏิบัติงาน องค์กรควรต้องส่งเสริม เพราะจากงานวิจัยของแกรีแครพ

(1990) พบว่า การสื่อสารจากล่างขึ้นบนจะก่อให้เกิดประโยชน์หลายประการดังนี้ ทำให้ผู้บริหารได้ข้อมูลย้อนกลับจากการทำงาน , ทำให้ผู้บริหารได้รับทราบประสิทธิผลและปัญหาอุปสรรคจากบนลงล่าง และทำให้บุคลากรได้มีส่วนร่วมและมคี วามผูกพันกับองค์กรมากข้นึ จงึ เพมิ่ แรงยดึ เหนยี่ วขององค์กรใหส้ งู ข้ึนได้ 3. การสื่อสารในแนวนอน (Later หรือ Horizontal Communication) เป็นการสื่อสารในแนวทางเดียวกัน กลุ่มงานเดียวกัน หรือในระดับเดียวกันจะมีความเป็นมิตร เป็นกันเอง จะช่วยให้การประสานงานได้ดีขึ้น และยังเปน็ ชอ่ งทางในการสรา้ งนวตั กรรมใหม่ๆ ในองคก์ ร เพราะไดม้ โี อกาสรบั รู้ขา่ วสารระหวา่ งกนั ทำให้เหน็ โอกาสต่างๆ มากข้ึน 4. การติดต่อสื่อสารในแนวทแยง (Diagonal Communication) มักเป็นการสื่อสารข้ามแผนกและข้ามระดับ โดยปกตมิ กั จะเป็นการสื่อสารของฝา่ ยให้คำแนะนำ (Staff) กบั ฝา่ ยปฏิบตั กิ าร (Line) สรุปได้ว่าผู้บริหารคือบุคคลที่สำคัญที่สุดในองค์กร ที่จะเลือกใช้กระบวนการสื่ออย่างใด อย่างหนึ่งให้มีความเหมาะสมกบั วฒั นธรรมองคก์ รและความแตกต่างของบุคลากรท่มี ีบคุ ลากรจำนวนมากและตา่ งสาขาวชิ าชีพช่องทางการติดต่อส่อื สาร การตดิ ต่อส่ือสารในองคก์ าร สามารถจำแนกชอ่ งทางออกเป็น 2 ชอ่ งทาง คือ 1. ช่องทางการติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการ (formal communication channels) เป็นการติดต่อสื่อสารที่มีระเบียบแบบแผน มีขั้นตอน โดยผ่านระเบียบข้อบังคับโครงสร้างการบริหารขององค์กร การติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการจะประสบความสำเร็จ และมีประสิทธิภาพได้ ต่อเมื่อผู้บริหารมีความรอบรู้ และชำนาญในการตดิ ตอ่ สอ่ื สาร 2. ช่องทางการติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ (informal communication channels) เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลในองค์การตามกลุ่มสังคม หรือความชอบพอโดยตรง อาศัยความสนิทสนม คุ้นเคย การรู้จักเป็นการส่วนตัว โดยไม่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างของการบริหารองค์การ ประสิทธิภาพของการติดต่อสื่อสารจะมีมาก หรือนอ้ ยข้นึ กับการยอมรบั ความเขา้ ใจ และความสมั พันธ์ระหวา่ งบุคคลในกลุม่ ท่ไี ม่เป็นทางการดว้ ยกันโครงสรา้ งของการติดต่อสอ่ื สารในองค์กร 1. เครือข่ายการสื่อสารแบบลูกโซ่ (Chain Network) เป็นรูปแบบที่มีการติดต่อสื่อสารไปหรือมา ขึ้นหรือลงไปทางเดียวแลว้ จึงยอ้ นกลบั สวนทางกนั เปน็ ลกั ษณะของการสือ่ สารหลายระดบั จึงมกั เกิดความล่าช้า 2. เครือข่ายแบบวงล้อ (Wheel Network) เป็นการสื่อสารที่มีผู้นำอยู่ตรงกลาง ดังนั้นสมาชิกทุกคนจึงสามารถตดิ ตอ่ สอ่ื สารกับผนู้ ำไดโ้ ดยตรง 3. เครือข่ายรูปแบบตัววาย (Y Network) เป็นเครือข่ายที่มีบุคคลหนึ่งทำหน้าที่ติดต่อสื่อสารไปยังสมาชิกในระดบั ถัดไป โดยท่ีสมาชกิ ลำดบั ถดั ไปมีโอกาสตดิ ต่อสือ่ สารกันเองไดบ้ างสว่ น 4. เครือข่ายการสื่อสารแบบวงกลม (Circle Network) เป็นการสื่อสารที่สมาชิกแต่ละคนสามารถติดตอ่ ส่ือสารกบั สมาชกิ ข้างเคยี งกบั ตนโดยตรงได้ แต่ละคนในกลุ่มจะมฐี านะเท่าเทยี มกัน 5. เครอื ข่ายการสื่อสารรูปดาว (Star Network) เปน็ การเปิดโอกาสใหส้ มาชิกทุกคนได้ติดตอ่ ส่อื สารกนั ได้บญั ญตั ิ 10 ประการในการตดิ ตอ่ สือ่ สาร บทบาทของผู้บริหารในองค์กร คือดำเนินงานต่างๆ ให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ต้องอาศัยบุคลากรผู้เกี่ยวข้อง เพราะถ้าการติดต่อสื่อสารดี ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้อง ก็จะทำให้การดำเนินงานทุกอย่างบรรลุเป้าหมายขององค์การนั้นเช่นนั้น เช่นกัน เกี่ยวกับเรื่องนี้ อรุณ รักธรรม ( 2521 : 327 – 329 ) ได้ให้บัญญตั ิ 10 ประการ เพ่อื ช่วยในการส่ือสารของทา่ นกับผ้รู ่วมงานไว้ ดงั น้ี 1. แสวงหาความกระจ่างในเรอ่ื งทจ่ี ะถ่ายทอดกอ่ นท่ีจะทำการตดิ ตอ่ สอื่ สาร 2. ตรวจสอบวตั ถุประสงค์ทแี่ ทจ้ รงิ ของการตดิ ต่อส่อื สารแต่ละครั้งว่ามีจุดมุ่งหมายอย่างไร 3. พิจารณาเตรียมการเมอื่ ทา่ นจะตดิ ตอ่ ส่อื สาร โดยเฉพาะสภาพแวดลอ้ มของบุคคล 4. ปรกึ ษาหารอื กบั คนอนื่ ตามความเหมาะสม ในการวางแผน การติดต่อส่ือสาร เพื่อให้เกดิ ความกระจ่าง

5. จงระมดั ระวงั ในขณะทีท่ ำการตดิ ต่อสอ่ื สาร ทัง้ ดา้ นบคุ ลิกภาพและกายวาจา 6. โอกาสแรกต้องแสดงถึงผลประโยชน์และการสร้างความสำคัญของผรู้ บั (received) 7. ติดตามผลการติดต่อสอื่ สารของทา่ น เพื่อนำมาปรบั ปรุง 8. การตดิ ตอ่ สือ่ สารสำหรับพรุ่งนี้กับวันน้ี โดยยึดหลกั ว่าวันพรงุ่ นตี้ อ้ งดกี ว่าวันน้ี 9. มั่นใจวา่ การกระทำของทา่ นสนบั สนุนการติดต่อสื่อสารให้เกดิ ผลดี 10. เปดิ โอกาสใหผ้ ู้ฟงั ไดร้ บั ความเข้าใจ ผู้สือ่ สารควรตั้งใจฟังและสังเกตปฏกิ ริ ิยาของผรู้ บั เปน็ ส่ิงสำคญั การสื่อสารกับการประสานงานความเข้าใจพื้นฐานเก่ียวกบั การประสานงาน การประสานงาน หมายถึง การจัดระเบียบวิธีการทำงาน เพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ ร่วมมือปฏิบตั งิ าน เพอ่ื ให้งานดำเนินไปอยา่ งราบร่นื สอดคลอ้ งกับวัตถปุ ระสงค์ และนโยบายขององคก์ รน้ันและมปี ระสิทธิภาพองค์ประกอบของการประสานงานอาจพิจารณาองค์ประกอบที่สำคัญ ได้ดังน้ี1. ความรว่ มมอื จะตอ้ งสรา้ งสมั พันธภาพในการทำงานรว่ มกนั ของทุกฝา่ ย โดยอาศยั ความเข้าใจ หรือการตกลงรว่ มกนั2. จงั หวะเวลา จะตอ้ งปฏบิ ตั ิงานตามบทบาทหน้าทแ่ี ละความรบั ผิดชอบของแตล่ ะคน ตามกำหนดเวลาที่ตกลงกนั3. ความสอดคล้อง จะต้องพจิ ารณาความพอเหมาะพอดี ไมท่ ำงานซอ้ นกัน4. ระบบการส่อื สาร จะต้องมกี ารส่ือสารทเี่ ข้าใจตรงกนั อย่างรวดเรว็ และราบรน่ื5. ผปู้ ระสานงาน จะต้องสามารถดึงทุกฝ่ายเข้ารว่ มทำงาน เพอื่ ตรงไปสจุ่ ุดหมายเดยี วกัน ตามท่ีกำหนดเปน็ วตั ถปุ ระสงค์วัตถปุ ระสงค์ของการประสานงาน การประสานงานเกิดจากความต้องการที่จะให้งาน หรือกิจกรรมย่อย ๆ ที่จะทำเกิดผลสำเร็จ โดยปฏิบัติอย่างสอดคล้องกันและได้ผลงานที่มีคุณภาพตามมาตรฐานที่เป็นไปตามข้อกำหนด ประหยัดเวลาและทรัพยากรในการปฏิบตั ิงาน ก่อนการประสานงานเราควรกำหนดความตอ้ งการให้แนช่ ดั เจน โดยวัตถปุ ระสงคเ์ ฉพาะ ดังนี้ 1. เพ่ือแจ้งให้ผ้ซู ึง่ มสี ว่ นเก่ียวข้องทราบ 2. เพื่อรกั ษาไวซ้ ่ึงความสมั พนั ธ์อนั ดี 3. เพ่อื ขอคำยนิ ยอมหรือความเหน็ ชอบ 4. เพ่อื ขอความช่วยเหลือ 5. เพ่อื ขจดั ขอ้ ขัดแย้งอันอาจมขี ึ้นประโยชน์ของการประสานงาน1. ช่วยให้การทำงานบรรลเุ ป้าหมายได้อย่างราบรืน่ รวดเร็ว2. ช่วยประหยดั เวลา และ ทรัพยากรในการปฏิบตั ิงาน3. ชว่ ยใหท้ ุกฝายเขา้ ใจถึงนโยบาย และวตั ถุประสงคข์ ององคก์ าร4. ช่วยสรา้ งความสามคั คีและความเขา้ ใจในหมู่คณะ5. เสรมิ สราั งขวญั และกำลงั ใจของผปู้ ฏิบตั ิงาน6. ลดอนั ตรายจากการทำงานใหน้ อ้ ยลง7. ชว่ ยลดข้อขดั แยง้ ในการทำงาน8. ชว่ ยใหป้ ฏบิ ตั ิงานเปน็ หมูค่ ณะ และ เพ่มิ ผลสำเร็จของงาน9. ช่วยเกิดความคดิ ใหม่ๆ และ ปรบั ปรุงอย่เู สมอ10. ปอ้ งกันการทำงานซ้ำซอ้ น11. การดำเนินงานเป็นไปอยา่ งมีประสทิ ธิภาพ

ประเภทของการประสานงาน - การประสานงานอยา่ งเปน็ ทางการ และ ไม่เปน็ ทางการ - การประสานงานภายในองค์กร และ ภายนอกองค์การ - การประสานงานในแนวดง่ิ (Top - down Bottom - up) และ แนวราบปจั จัยที่เก่ียวข้องกับการประสานงาน มีดงั น้ี1. นโยบาย ใหแ้ ตล่ ะหนว่ ยขององค์กรต้องประสานนโยบายเพอื่ บรรลผุ ลขององคก์ ร2. ใจ สมาชกิ ในองค์กรล้วนมชี ีวิตจิตใจ ในการปฏบิ ตั ิงานร่วมกนั การประสานใจจึงเป็นภารกิจที่สำคญั ยิ่ง3. แผน องคก์ รจะกำหนดแผนงานและโครงการไว้ ผปู้ ฏบิ ัตติ ้องประสานแผน ประสานโครงการทเ่ี กยี่ วขอ้ งด้วย4. งานทีร่ บั ผิดชอบ งานยอ่ ยๆในโครงการและนอกโครงการ ผู้ประสานงานตอ้ งเตรียมประสานสว่ นที่เกย่ี วขอ้ งให้ลลุ ่วงไป5. คน ในการปฏบิ ตั งิ าน ผปู้ ฏบิ ตั ิตอ้ งเกยี วข้องกับคน จงึ ต้องประสานคนทงั้ ในองค์การและนอกองค์การ6. ทรัพยากร อาคาร สถานที่ วสั ดอุ ุปกรณ์ อาจตอ้ งขอยมื ขอเบิกการทำงานทตี่ ้องมีการประสานงาน1. พยายามผูกมิตรในโอกาสแรก2. หลีกเล่ียงการนนิ ทาวา่ ร้ายหัวหน้างาน3. ไมโ่ ยนความผดิ ไปให้ผอู้ ื่น4. สรรเสริญหวั หน้า คนงานอ่ืนๆ เมอื เขาทำความดี5. ช่วยเหลอื เมือมเี หตฉุ ุกเฉนิ6. เม่ือมีงานเก่ยี วขอ้ งกับหน่วยงานอนื่ ควรแจง้ ให้เขาทราบ7. รับฟังคำแนะนำ8. ความเห็นของคนอ่ืน แมเ้ ราจะไมเ่ หน็ ด้วยกค็ วรฟงับรรณานุกรมการตดิ ตอ่ สื่อสารเพ่อื การประสานงาน. (2558). สืบค้นเมอื่ 16 กรกฎาคม 2561.จาก http://www.sattahipactivity.comการติดตอ่ สือ่ สารในองคก์ ร. (2558). สืบคน้ เมื่อ 16 กรกฎาคม 2561.จาก http://home.dsd.go.th/kamphaengphet/km/Communication.htmlยาเบ็น เรืองจรูญศร.ี (2552). การติดตอ่ ส่อื สาร. สืบค้นเมอื่ 16 กรกฎาคม 2561. จากhttp://www.kroobannok.com/blog/20402หนึง่ ฤทัย นวลแป้น. (2555). การติดต่อสื่อสารในองคก์ ร. สบื ค้นเม่อื 16 กรกฎาคม 2561.จาก https://www.l3nr.org/posts/525022สมิต สัชฌกุ ร. (2551). ทกั ษะการประสานงาน. สืบคน้ เมื่อ 16 กรกฎาคม 2561.จาก http://www.tpa.or.th/writer/read_this_book_topic.php?bookID=394&read=true&count=trueสันติสขุ . (2553). การส่อื สารในองค์การ (Communication). สบื ค้นเมอื่ 16 กรกฎาคม 2561. จากhttps://www.gotoknow.org/posts/320108Chaipat Sawatphon. (2558). ตอนที่ 5 การตดิ ต่อสื่อสารในองค์การ. สืบค้นเมื่อ 16 กรกฎาคม 2561. จากhttps://sites.google.com/site/chaipatcompanylimited/txn-thi-5iisomo. (2556). การติดตอ่ ส่ือสารในองค์กร. สืบค้นเมื่อ 16 กรกฎาคม 2561.จากhttps://iisomo.wordpress.com/2013/07/07