การจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุมก่อนที่จะดำเนินการจัดสัมมนา

การจดั ทาเอกสารท่ีเกยี่ วขอ้ งกบั การประชมุ กอ่ นทีจ่ ะดาเนินการจัดสัมมนา กล่มุ เรยี น 59013.151 สงั คมศกึ ษา

1 การจัดทาเอกสารทเี่ ก่ียวขอ้ งกบั การประชมุ ก่อนที่จะดาเนนิ การจดั สัมมนา ความรพู้ น้ื ฐานของ การจดบันทกึ หนงั สอื เชญิ ประชมุ การเขียนเอกสาร ทเี่ กย่ี วข้องกบั การ ประชมุ

2 การจัดทาเอกสารท่เี ก่ียวขอ้ งกับ การประชมุ กอ่ นทีจ่ ะดาเนนิ การจดั สมั มนา ในการเตรยี มการสาหรับจัดสัมมนาแต่ ละครั้ง ควรจดั ให้มีการประชุมเพื่อวางเผน การดาเนินงาน ส่ิงสาคัญเรื่องหนึ่งก็คือ “เอกสารท่ีเก่ียวข้องกับการประชุม ” ทั้งนี้ เพ่ือให้การประชุมดาเนินไปอย่างมี รปู แบบ มีขนั้ ตอนท่ถี ูกต้องชัดเจนเรยี บร้อย และราบร่ืน ผู้เข้าประชุมสามารถทราบ หัวข้อการประชุม หรือรายละเอียดต่างๆ เป็นการล่วงหน้า รวมท้ังสามารถใช้ เอกสารเหล่านั้น เป็นหลักฐานในการ การจัดทาเอกสารต่างๆ ดังกล่าว ตดิ ตามการดาเนนิ งานได้เปน็ อยา่ งดี จั ด เ ป็ น ข บ ว น ก า ร ห นึ่ ง ข อ ง ง า น ส า ร บรรณ จึงควรที่จะศึกษาทาความเข้าใจ เกี่ยวกับหลักการและรูปแบบของการ เขียนเอกสาร ในแตล่ ะเร่ืองให้ดี เพื่อจะ สามารถนาความรู้ที่ได้มาเป็นพ้ืนฐาน การเขียน อันจะทาให้เกิดทักษะในการ ใช้ภาษาได้อย่างถูกต้อง เหมาะสมกับ กาลเทศะ และรปู แบบของการเขยี น

3 ความรูพ้ ้นื ฐานของการเขยี นเอกสาร ที่เกยี่ วข้องกบั การประชุม ก่อนท่ีจะลงมือเขียนเอกสารที่ใช้ในการประชุม ผู้เขียนควรจะศึกษา และทาความเขา้ ใจในเรือ่ งดงั ต่อไปนี้ 1 2 3 ระเบียบว่าด้วยงานสาร ห ลั ก ก า ร ใ ช้ ภ า ษ า ไ ท ย ต้องคานึงถึงในเรื่อง บรรณ ตามระเบียบสานัก ศกึ ษาทาความเข้าใจ รวมท้ัง การสะกดคา และการ นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงาน ฝกึ เขียนในเรือ่ งที่เกี่ยวกับ ใช้ศัพทต์ ่างๆ ให้ถูกต้อง สารบรรณฉบับล่าสุด โดยการเปดิ พจนานุกรม 2 . 1 ก า ร ใ ช้ ค า ต่ า ง ๆ ฉบับราชบัณฑิตสถาน การใช้ถ้อยคาและสานวน หรือพจนานุกรมภาษา 2.2 การจดั รูปประโยค องั กฤษ (หากม)ี 2.3 การใช้เครื่องหมาย วรรคตอน

4 4 5 6 แสวงหาข้อมูลอยู่เสมอ ฝกึ การทาความเข้าใจ ศึ ก ษ า ท า ค ว า ม เ ข้ า ใ จ การมีข้อมูลเกี่ยวข้องกับ กับเนอื้ หาท่ีฟัง แล้วสรุป เกย่ี วกบั รปู แบบของการเขียน เ ร่ื อ ง ท่ี ต้ อ ง ก า ร อ ยู่ ใ น มื อ ปร ะ เ ด็ น ส าคั ญ เขี ย น เ อ ก ส า ร ที่ เ ก่ี ย ว ข้ อ ง กั บ ก า ร ม า ก เ ท่ า ใ ด ย่ิ ง เ ป็ น ออกมาให้ได้ข้อความท่ี ประชุม เอกสารที่จะต้อง ป ร ะ โ ย ช น์ อ ย่ า ง ม า ก ส้ัน กะทัดรัด ชัดเจน เตรียมไว้ให้พรอ้ มท้งั ก่อนการ สาหรับนักเขียนโดยท่ัวไป และมีสาระครบสมบูรณ์ ประชุม ระหว่างการประชุม แต่อย่าลืมว่าข้อมูลต่าง ๆ และหลังการประชุม ได้แก่ ทีไ่ ดม้ านัน้ ควรจะได้มีการ 6.1 หนังสือเชญิ ประชุม ตรวจสอบ วิเคราะห์ให้ดี 6.2 ระเบียบวาระการประชุม เสยี กอ่ น เพื่อให้ได้ข้อมูลท่ี 6.3 รายชอื่ ผเู้ ข้ารว่ มประชมุ เป็นจริง เป็นประโยชน์ 6.4 รายงานการประชุมครั้ง ในทางสร้างสรรด์ จึงจะ ท่ีแล้ว (ถา้ ม)ี ถือว่าขอ้ มลู น้ันใช้ได้ 6.5 รายงานการประชมุ 6.6 เอกสารอื่น ๆ ท่ีเป็น ข้ อ มู ล ที่ จ า เ ป็ น ต้ อ ง ใ ช้ ประกอบการพจิ ารณาในวาระ ต่าง ๆ ของการประชุม

5 จดบนั ทกึ อย่างละเอียด 01 การจดบนั ทกึ 02 03 จ ด บั น ทึ ก เ ฉ พ า ะ จ ด บั น ทึ ก แ บ บ ส รุ ป มติของทป่ี ระชุม ประเดน็ สาคัญ

6 01 จดบันทึกอย่างละเอียด หมายถึง การจดบันทึกจาก เรื่องราวท่ีฟัง โดยละเอียดทุกถ้อยคา นิยมใช้ในกรณีท่ี เก่ียวข้องกับคดีความในศาล และการประชุมในรัฐสภา ซึ่งต้องการเน้ือหาโดยละเอียด เพื่อใช้เป็นหลักฐานสาคัญใน การดาเนนิ งาน 02 จดบนั ทกึ เฉพาะมติของที่ประชุม หมายถึง การจดบันทึก เฉพาะมติ หรือข้อตกลงที่ประชุมเห็นชอบ มักจะใช้กับการ ประชุมที่ไม่สาคัญมากนัก หรือเป็นการประชุมท่ีไม่ต้องการใน รายละเอียดของหัวข้อประชุม เพียงแต่ต้องการทราบมติของ ท่ีประชุมเทา่ น้นั 03 จดบันทึกแบบสรุปประเด็นสาคัญ หมายถึง การจด บนั ทึกท่ีไดจ้ ากการฟังในที่ประชุม โดยจดสาระสาคัญของเร่ือง ท่ีพูดเท่าน้ัน เพื่อจะช่วยให้เกิดความเข้าใจเร่ืองราวได้ง่าย ชัดเจน ครอบคลุมและประหยัดเวลาทั้งในด้านการพิมพ์ การอ่านและการทาความเขา้ ใจในเร่ืองราวของการประชมุ การจดบันทึกทั้ง 3 แบบน้ี จะเลือกใช้แบบใดข้ึนอยู่กับลักษณะของความ ต้องการใชง้ าน แตโ่ ดยทั่วไปแลว้ วิธีที่ 3 คือ จดบันทึกแบบสรุปประเด็นสาคัญ มักจะเป็นท่ีนิยมใช้ เพราะข้อความจะสั้น กะทัดรัด ชัดเจน มีเน้ือหาสาระที่ ครอบคลุมอยแู่ ล้ว

7 หนังสอื เชิญประชมุ หนังสือเชิญประชุม หมายถึง หนังสือท่ีจัดทาข้ึนเพ่ือเชิญบุคคลท่ี เก่ยี วขอ้ งกับการประชุมเข้ารว่ มประชุม โดยปกติหนังสือเชิญประชุมจะจัดส่ง ไปใหผ้ ู้เขา้ รว่ มประชมุ ล่วงหน้า พร้อมท้งั แนบระเบียบวาระการประชุมไปด้วย ท้ังนี้ เพ่ือให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีเวลาในการเตรียมตัวท่ีจะเสนอข้อคิดเห็น ตามระเบียบวาระการประชุม การจัดส่งหนังสือเชิญประชุม พร้อมทั้ง ระเบยี บวาระการประชุม โดยปกติจะจดั ส่งล่วงหน้าไม่น้อยกวา่ 3-7 วันและ ถ้าปรากฏว่า การประชุมน้ีมิได้เป็นคร้ังแรกของปีปฏิทิน อาจเป็นครั้งท่ี2 (เป็นต้นไป) ก็ควรท่ีจะแนบรายงานของคร้ังก่อนไปด้วยเสมอ เพ่ือให้ผู้เข้า ประชุม ได้อ่านทบทวนสาระเนื้อหาของการประชุมคราวก่อนจะได้เสนอ ความเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย จะได้ให้แก้ไขอย่างไร เพ่ือให้ถูกต้องตรง ประเดน็ จรงิ ๆ จากเนอ้ื หาของการประชมุ คราวกอ่ น และหากเห็นด้วยก็จะได้ รับรองรายงานการประชุมคร้ังก่อน ซ่ึงถือว่ามติของการประชุมคราวก่อน น้ันจะต้องนามาปฏิบัติตามทีต่ กลงในรายงานการประชมุ

8 ลักษณะของหนงั สือเชญิ ประชมุ 1 ท่อี อกหนงั สอื กาหนดตามระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงาน สารบรรณ 2 สถานทีอ่ อกหนงั สือ สถานที่ท่อี อกหนังสือฉบบั นั้น 3 วนั -เดอื น-ปี 4 เร่ือง เปน็ การสรปุ จากสาระของหนงั สอื ทัง้ ฉบบั ออกมาเป็นหวั ขอ้ เรอ่ื ง ซึง่ จะตอ้ งสน้ั กระชบั กะทัดรัด ชดั เจนและเข้าใจง่าย 5 คาขึ้นต้น ใชค้ าข้ึนตน้ ตามฐานะของผ้รู ับหนงั สือ 6 อ้างถงึ (ถ้าม)ี ในกรณที ีต่ ้องอา้ งถึงหนังสือท่ีเคย มีมาติดต่อกันหรือเป็นหนังสือท่ีจาเป็นต้องนามาร่วม พิจารณา โดยการลงช่ือส่วนราชการของเร่ือง เลขท่ี หนังสือและวนั เดอื นปี 7 ส่ิงที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงช่ือส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือ นนั้ คาว่า “ส่ิงของ เอกสารหรือบรรณสาร” หมายถงึ ทกุ สิง่ ทส่ี ่งไปพรอ้ มกบั หนังสอื “บรรณ ตาร” หมายถงึ หนงั สือราชการ

9 8.ข้อความ ให้เขียนแต่สาระสาคัญของเรื่องให้สั้น ชัดเจนและ เข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อๆ แต่ควร ประกอบด้วย 8 ก. เหตุผล ให้เขียนเฉพาะเหตุผลเท่าท่ีจาเป็น ถ้าเคยติดต่อกันมาก่อน อาจอา้ งถงึ หรอื ท้าวความเดิมอยา่ งย่อท่ีสดุ โดยเขยี นไวเ้ ป็นตอนทห่ี นึ่ง ข. ความประสงค์ ให้เขียนไว้เป็นตอนท่ีสอง โดยแสดงจุดประสงค์ว่า ต้องการให้ผู้รับปฏิบัติอย่างไร ต้องระบุให้ชัดเจน ถ้าความประสงค์มี หลายข้อกใ็ หแ้ ยกเปน็ ข้อๆ ใหช้ ัดเจน 9.คาลงทา้ ย ใหใ้ ชค้ าลงท้ายตามฐานะของความสัมพันธ์ระหว่าง เจา้ ของหนังสือและผู้รบั หนงั สอื ยกเลกิ การใชค้ าวา่ “ขอแสดงความนบั 9 ถอื อย่างสูง” ให้ใช้ “ขอแสดงความนับถอื ” สาหรบั บคุ คลธรรมดาและ “ขอแสดงความนับถืออย่างย่ิง ” สาหรับประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธาน วุฒิสภาและประธานศาลฎีกา เทา่ น้ัน 10. ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ช่ือเต็ม ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือช่ือ และให้ลงตาแหน่งของเจ้าของ 10 หนังสือไว้ใต้วงเล็บชื่อ ในกรณีท่ีผู้ลงนามมียศที่ต้องมียศประกอบช่ือ มีบรรดาศักด์ิ ฐานันดรศักด์ิ หรือเป็นสตรีที่รับพระราชทาน เคร่ืองราชอสิ ริยาภรณ์ใหใ้ ช้คานาหนา้ ช่อื เตม็ ใต้ลายมอื ชอ่ื

ระเบยี บวาระการประชมุ 10 ระเบียบวาระการประชุม หมายถึง หัวข้อการประชุมที่จะต้องกาหนดขึ้นและจัดลาดับ ตามความสาคัญของเรอื่ งประชุม การกาหนดระเบียบวาระการปะชุมหรือหัวข้อการประชุม จะเป็นบทบาทหน้าท่ีของ เลขานุการท่ีจะต้องปรึกษาหารือกับประธานว่า จะกาหนดระเบียบวาระการประชุมในเร่ือง อะไรบ้าง ท้งั นี้จะขน้ึ อย่กู บั วตั ถปุ ระสงคข์ องการประชุม ระเบียบวาระการประชุมจะช่วยให้การ ดาเนินการประชุมดาเนินไปตามกรอบของหัวข้อท่ีกาหนด ช่วยให้การจดรายงานการประชุม เป็นไปโดยสะดวก ได้เนื้อหาและบรรลุวัตถุประสงค์ท่ีวางไว้ โดยปกติระเบียบวาระการประชุม โดยทัว่ ไปจะจัดเรียงตามลาดับดังนี้ ระเบียบวาระที่ ระเบียบวาระที่ 12 เร่อื งทปี่ ระธานแจง้ ต่อท่ีประชุม รับรองรายงานการประชุมครงั้ ทแี่ ลว้ ระเบยี บวาระที่ โดยปกติแล้วประธานควร เพื่อให้การประชุมคร้ังที่แล้ว 3 จะได้แจ้งให้ที่ประชุมทราบ เป็นที่ยอมรับของสมาชิกในทุก ถึงเหตุผลที่ต้องจัดประชุมข้ึน นอกจากน้ี อาจมีบางเร่ืองที่ ประเด็นท่ีได้ประชุมไป จาเป็นท่ี เร่อื งสืบเน่ืองจากการประชุม ป ร ะ ธ า น ไ ด้ บั ง เ อิ ญ ท ร า บ ม า จะตอ้ งแจกรายงานการประชุมครั้ง ครัง้ ทแ่ี ลว้ และเป็นประโยชน์แก่สมาชิก ที่แล้วให้สมาชิกได้อ่าน ถ้าหาก ห รื อ เ ป็ น เ รื่ อ ง ท่ี ต้ อ ง ก า ร ป ร า ก ฏ ว่ า มี ข้ อ ผิ ด พ ล า ด ห รื อ ในกรณีที่เร่ืองพิจารณา ซักถามหรือปรึกษาหารือด้วย คลาดเคลื่อนไม่ตรงกับการเสนอ ในการประชุมคร้ังท่ีแล้วยัง เช่น การแนะนาสมาชิกใหม่ ของทป่ี ระชุม สมาชิกมีสิทธิ์ทักท้วง ไม่เสร็จส้ิน หรือมีเร่ืองราว เพ่ือนาไปแก้ไขต่อไป เม่ือที่ประชุม ปฏิบัติท่ีต้องใช้เวลา ซึ่งต้อง เลื่อนมาขอทราบผลในการ ลงมติรับรองรายงานการประชุม ประชุมคร้ังน้ีจึงสอบถาม ควรจะได้บันทึกการรับรองไว้แล้ว หรืออภิปราย เพื่อติดตาม เสนอให้ประธานลงลายมือชื่อไว้ เร่อื ง ทา้ ยรายงานพร้อมกับลงวันท่ี

11 ระเบียบวาระที่ ระเบยี บวาระที่ ระเบียบวาระท่ี 4 5 6 เรือ่ งเสนอเพอื่ ทราบ เรื่องเสนอเพอ่ื พจิ ารณา เรือ่ งอืน่ ๆ (ถา้ มี) เปน็ เรือ่ งทต่ี ้องแจ้งให้ทราบ เป็นเร่ืองท่ีเป็นวัตถุประสงค์ หรือทั้งแจ้งให้ทราบและเพ่ือ หลักของการประชุมคร้ังน้ี ซ่ึง เป็นเรื่องท่ีประธาน หรือ ถือปฏิบัติด้วย ซ่ึงอาจไม่ต้อง อางจะเป็นเร่ืองใหม่ หรือเร่ือง สมาชิกที่ประชุมอาจเสนอ ข อ ค ว า ม เ ห็ น ห รื อ ม ติ จ า ก ท่ี เก่าท่ีติดค้างมาจากการประชุม เพิ่มเติมนอกเหนือจากท่ีได้ ประชุมในกรณีที่หลายเรื่อง คราวก่อน สาหรับระเบียบน้ีอาจ กล่าว ไว้ในระเบียบวาระ ควรแยกเป็นข้อๆเพื่อให้เข้าใจ มี เ รื่ อ ง ท่ี ต้ อ ง พิ จ า ร ณ า ม า ก ก ว่ า ข้างต้น งา่ ย หนงึ่ เรื่องกไ็ ด้ เช่น 1. การตดิ ตอ่ วิทยากร 2. การประชาสัมพันธ์การจัด สัมมนา 3. กา รจั ดท า ห นั ง สือเชิ ญ บุคคลภายนอกเข้าร่วมฟัง การสมั มนา 4. การเตรียมการเรื่องการ จัดสถานทีส่ ัมมนา 5. เหรัญญิกรายงานการเงิน ฯลฯ

สรุป 12 ก่อนท่ีจะดาเนินการจัดสัมมนา คณะกรรมการผู้ดาเนินงานจะต้องจัด ประชุมเพื่อวางแผนการจัดสัมมนาเป็นระยะ เพ่ือติดตามการดาเนินงาน ตลอดจนคอยแก้ไขปัญหาต่างๆ เพื่อให้แผนดาเนินการมีความรัดกุม รอบคอบ และมีความผิดพลาดน้อยที่สุด จนกระท่ังถึงวันดาเนินงานจัด สมั มนา เอกสารตา่ งๆ ท่ีต้องใช้ในการประชุมจึงนับว่าเป็นหลักฐานสาคัญที่ จะช่วยใหก้ ารดาเนนิ งานมีความรดั กุมสามารถติดตามการดาเนินงานได้เป็น อยา่ งดี อันจะสง่ ผลตอ่ การสมั มนา ใหบ้ รรลวุ ตั ถปุ ระสงค์ได้ จดั ทาโดย นางสาวธานิสา อินนาปา รหัสนักศึกษา 5915107001110 นายอภิสทิ ธิ์ สุขยิง่ รหัสนกั ศกึ ษา 5915107001127 นางสาวโสรยา ไสยสุคนธ์ รหสั นักศกึ ษา 5915107001132 นางสาวณฐั รกิ า ถาวรพล รหัสนกั ศึกษา 5981126098