System Manual_IDP setting

IDP Setting

IDP Setting พนักงานกาหนด IDP ในเดอื นกมุ ภาพันธ์ ซงึ่ เมอ่ื พนักงานกาหนด IDP เสร็จแลว้ จะตอ้ ง ผา่ นการอนุมัตจิ ากหวั หนา้ ลาดบั ทห่ี นงึ่ และหัวหนา้ ลาดับทส่ี อง (สาหรับพนักงาน Plant บางสว่ น)

IDP Setting and Approval ขัน้ ตอนการพัฒนาตนเองสาหรับพนักงาน ประกอบดว้ ย หัวขอ้ นจ้ี ะอธบิ ายการกาหนด และอนุมัติ IDP Employee 1st Manager 2nd Manager Employee IDP Setting IDP: 1st Manager IDP: 2nd Manager Year-End Approval Approval Evaluation 01/02/YYYY – 15/02/YYYY 01/02/YYYY – 28/02/YYYY 01/02/YYYY – 28/02/YYYY 01/12/YYYY – 15/12/YYYY Completed 2nd Manager 1st Manager Year-End: 2nd Year-End: 1st Manager Manager Approval Approval 01/12/YYYY – 31/12/YYYY 01/12/YYYY – 31/12/YYYY สาหรับพนักงาน Plant บางกลมุ่ เทา่ นัน้ ไดร้ ับ email notification แบบประเมนิ จะถกู ล็อคจนกวา่ จะถงึ วนั ทก่ี าหนด โดยสามารถ update status ของ IDP รวมถงึ จัดการ Development Activity ผา่ น หนา้ IDP Plan ได ้

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan การสรา้ ง Development Goal 1. เลอื ก IDP Plan ของปีท่ี 1 ตอ้ งการกาหนด IDP 2. สามารถคลกิ ทข่ี อ้ ความ “View 2 your competency gap” เพอ่ื ไปยังเมนู My Current Roles ซงึ่ อยภู่ ายในเมนู Career Worksheet เพอ่ื ดู Competency Gap ของตนเอง ได ้ หมายเหต:ุ Direct Link ในการ Access to Development Menu “https://performancemanager10.successfactors.com/sf/devplan?company=gulfjpcomp&loginMethod=SSO”

IDP Setting – Career Worksheet >> My Current Roles เมอ่ื คลกิ ทขี่ อ้ ความ “View your competency gap” ระบบจะ Link มาทเ่ี มนู My Current Roles ซงึ่ อยภู่ ายในเมนู Career Worksheet และแสดง Competency ทัง้ หมดของตาแหน่งปัจจบุ ัน ใหเ้ ห็น โดยแบง่ เป็ น 2 สว่ น ซงึ่ แสดงผลตอ่ กนั ตามลาดับ คอื 1. You need to work on ... competencies สาหรับ Competency ทพ่ี นักงานทาไดไ้ มถ่ งึ Expectation ซง่ึ จะถอื วา่ เป็ น Competency ทต่ี ดิ Gap 2. You have met … competencies สาหรับ Competency ทพี่ นักงานทาไดต้ าม Expectation โดยกราฟทแ่ี สดงผล Competency Gap จะมแี ทง่ กราฟ 2 สี ดว้ ยกนั คอื • สเี ขยี ว แสดง Expected Rating ในทนี่ ค้ี อื 100 คะแนน • สฟี ้า แสดงคะแนนปัจจบุ นั ทพี่ นักงานไดร้ ับการประเมนิ จาก หวั หนา้

IDP Setting – Career Worksheet >> My Current Roles ตวั อยา่ งการแสดงผล Competency Gap ➢ ทาไดไ้ มถ่ งึ Expectation เมอื่ ทราบ Competency ทตี่ นเองควรพัฒนาแลว้ (ตดิ Gap) สามารถคลกิ ทเ่ี ครอื่ งหมาย + เพอ่ื สรา้ ง Development Goal จากเมนูนไี้ ดเ้ ลย โดยระบบจะแสดงหนา้ ตา่ งใหม่ สาหรับกาหนดรายละเอยี ดของ Development Goal ขนึ้ มาให ้ ซง่ึ รายสะเอยี ดของการกาหนด Development Goal อยใู่ นขนั้ ตอนถัดไป ➢ ทาไดต้ าม Expectation ➢ ทาไดส้ งู กวา่ Expectation

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan 3 การสรา้ ง Development Goal (ตอ่ ) 3. หากทราบ Competency และ หวั ขอ้ ทตี่ อ้ งการกาหนดเป็ น IDP อยแู่ ลว้ สามารถคลกิ “Add Objective” เพอื่ สรา้ ง Development Goal จากหนา้ นี้ ไดเ้ ลย หมายเหต:ุ Direct Link ในการ Access to Development Menu “https://performancemanager10.successfactors.com/sf/devplan?company=gulfjpcomp&loginMethod=SSO”

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan การสรา้ ง Development Goal (ตอ่ ) 4 4. ระบขุ อ้ มลู ของ Development Goal ใหค้ รบถว้ น โดย Field ตา่ งๆ ประกอบดว้ ย • Purpose: วตั ถปุ ระสงคข์ องการพฒั นา • Development Goal: ชอ่ื หวั ขอ้ การพฒั นา • Measure of Success: วธิ กี ารวัดความสาเร็จของการพฒั นา • Start Date: วนั เรมิ่ ตน้ การพฒั นา โดยระบบจะ Default ตาม วนั ที่ Start Date ใน Development Plan Template ให ้ ทัง้ น้ี แนะนาใหพ้ นักงานสามารถปรับวนั ทเ่ี ป็ น 1 ม.ค. ของปีนัน้ • Due Date: วนั ครบกาหนดการพัฒนา โดยระบบจะ Default ตามวันที่ End Date ใน Development Plan Template ให ้ ทัง้ นแี้ นะนาใหพ้ นักงานปรับวนั ทเี่ ป็ น 31 ธ.ค. ของปีนัน้ • Status: กาหนดสถานะของการพฒั นา ประกอบดว้ ย Not Complete และ Completed • Competencies: กาหนด Competency ทไี่ ดร้ บั การพฒั นาใน หวั ขอ้ นัน้ ๆ โดยการทาเครอ่ื งหมาย Checkbox ทหี่ นา้ Competency แตล่ ะขอ้ 5. คลกิ ป่ มุ “Save & Close” เพอ่ื ทาการสรา้ ง Development Goal 5

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan การสรา้ ง Development Goal (ตอ่ ) ระบบจะแสดง Development Goal ทส่ี รา้ งตาม Purpose (Category) ทก่ี าหนดไว ้

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan การสรา้ ง Development Activity 1. คลกิ “Add New Development Activity” ท่ี Development Goal ขอ้ ทตี่ อ้ งการ เพอ่ื สรา้ ง Development Activity โดย ประกอบดว้ ย 2 ตวั เลอื กดว้ ยกนั ไดแ้ ก่ • Find in catalogue: สรา้ ง Development Activity จากหลกั สตู ร ในระบบ Learning Management System (LMS) ดว้ ยการเลอื กหลักสตู ร จาก Catalog ตามสทิ ธข์ิ องพนักงาน • Other Development Activities: สรา้ ง Development Activity ดว้ ยตนเอง 1

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan → Add New Development Activity → Find in Catalogue แนะนาเมนูการสรา้ ง Development Activity แบบ Find in catalogue A A. สามารถ Search ดว้ ยชอื่ หลกั สตู รทตี่ อ้ งการ B. สามารถ Search หลกั สตู รดว้ ยเงอื่ นไขอนื่ ๆ ทต่ี อ้ งการ ได ้ C C. ปรับรปู แบบการแสดงผลระหวา่ งแบบ Card View และ List View รวมถงึ ปรบั การเรยี งหลกั สตู ร D. ผลลพั ธข์ องการคน้ หาหลกั สตู ร E. สามารถคลกิ ทชี่ อื่ หลกั สตู ร เพอ่ื ดรู ายละเอยี ดของ B หลกั สตู รได ้ E D

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan → Add New Development Activity → Find in Catalogue การสรา้ ง Development Activity แบบ Find in catalogue 1. เมอ่ื พบหลกั สตู รทต่ี อ้ งการสรา้ งเป็ น Development Activity แลว้ ใหค้ ลกิ ป่ มุ “Add to Learning Plan” เพอ่ื Assign หลกั สตู รลงใน Learning Plan ใหก้ บั ตนเอง และบนั ทกึ เป็ น Development Activity 2. เมอื่ ระบบ Assign หลักสตู รลงใน Learning Plan ใหก้ บั พนักงานเรยี บรอ้ ยแลว้ จะขน้ึ ขอ้ ความ “Assigned” แทนป่ มุ “Add to Learning Plan” 3. คลกิ ป่ มุ “Finished” เมอ่ื เสร็จสน้ิ การเลอื ก 1 หลกั สตู ร ***ทัง้ นพ้ี นักงานจะตอ้ งตรวจสอบกับทาง HR และ Technical 3 Training วา่ หลกั สตู รดังกลา่ วเปิดสอนในปีนัน้ หรอื ไม*่ ** 2

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan → Add New Development Activity → Find in Catalogue 45 การสรา้ ง Development Activity แบบ Find in catalogue (ตอ่ ) เมอ่ื คลกิ ป่ มุ Finish เรยี บรอ้ ยแลว้ ระบบจะแสดง Development Activity ภายใต ้ Development Goal ดว้ ยหลักสตู รทเ่ี ลอื กไว ้ 4. สามารถคลกิ ท่ี Icon “i” เพอ่ื ดรู ายละเอยี ดของหลกั สตู รได ้ 5. คลกิ ที่ Icon เพอื่ • Delete: ลบ Development Activity • Launch development activity: เปิดไปยังหลกั สตู รนัน้ ๆ ในเมนู Learning เพอ่ื ลงทะเบยี นอบรม หรอื เรยี น E-Learning

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan → Add New Development Activity → Other Development Activities การสรา้ ง Development Activity แบบ Other Development Activities 1. ระบขุ อ้ มลู ของ Development Activity ใหค้ รบถว้ น โดยฟิลดต์ า่ งๆ ประกอบดว้ ย • Development Methods: วธิ กี ารพฒั นาของ Development Activity นัน้ ๆ • Development Activity: กจิ กรรมการพฒั นา 1 • Description: รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ • Start Date: วันทเี่ รมิ่ ของกจิ กรรม • Completed Date: วนั ทก่ี จิ กรรมเสร็จสน้ิ • Status: สถานะของกจิ กรรมการพฒั นา 2. คลกิ ป่ มุ “Save” เพอ่ื สรา้ ง Development Activity โดยระบบจะแสดง Development Activity ภายใต ้ Development Goal เชน่ เดยี วกบั การสรา้ ง Development Activity แบบอนื่ ๆ 2

IDP Setting Employee Menu Path: Development → IDP Plan แนะนาเมนู Development การจัดการ และดรู ายละเอยี ดของ IDP A. คลกิ ท่ี “Update” หรอื “Edit development objective” หากตอ้ งการแกไ้ ข Development A Goal ทส่ี รา้ งไว ้ E F B. คลกิ ที่ “View development objective detail” หากตอ้ งการดรู ายละเอยี ดของ Development Goal รวมถงึ ประวตั กิ ารแกไ้ ข Development Goal C. คลกิ ท่ี “Delete development objective” หากตอ้ งการลบ Development Goal ทสี่ รา้ งไว ้ D. คลกิ ท่ี “Move development objective up” A หรอื “Move development objective down” หากตอ้ งการจัดลาดบั ของ Development Goal B ในแตล่ ะ Category C E. คลกิ ท่ี Icon “i” เพอื่ ดหู ลกั สตู รในระบบ LMS ท่ี D เป็ น Development Activity F. คลกิ ทรี่ ปู ดนิ สอหลงั ชอ่ื Development Activity เพอื่ แกไ้ ข Development Activity ประเภท Other Development Activities G G. คลกิ ที่ Icon เพอ่ื ลบ Development Activity หรอื ไปยงั หลักสตู รนัน้ ๆ ในเมนู Learning

IDP Setting Employee Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox ตรวจสอบขอ้ มลู IDP บนแบบฟอรม์ การประเมนิ อกี ครัง้ หนงึ่ กอ่ นจะสง่ แบบประเมนิ เพอ่ื ขออนุมตั ิ IDP จากหวั หนา้ งาน 1. เลอื กแบบประเมนิ IDP ประจาปี ซงึ่ อยใู่ น Step: IDP Setting จาก Folder: Inbox ซง่ึ อยภู่ ายใต ้ Folder: In Progress ทัง้ นส้ี ามารถคลกิ ทข่ี อ้ ความ Performance Management ใน Introduction ของ IDP Plan เพอื่ เขา้ มายงั Folder Inbox ภายใน เมนู Performance Management ไดเ้ ชน่ กนั 1

IDP Setting Employee Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox 2. คลกิ ที่ Part: IDP เพอื่ ไปยังสว่ นของ IDP ภายในแบบประเมนิ 3. คลกิ ทรี่ ปู ดนิ สอหากตอ้ งการแกไ้ ข Development Goal กอ่ นสง่ ไปขออนุมตั ิ โดยระบบจะแสดงหนา้ Development Goal Detail ขน้ึ มาใหแ้ กไ้ ข 2 4. คลกิ ”Add New Development Activity” หากตอ้ งการสรา้ ง Development Activity กอ่ นสง่ ไปขออนุมตั ิ ทัง้ นพี้ นักงานสามารถจดั การ Development Activity ภายหลงั หวั หนา้ อนุมตั ิ IDP ได ้ ตลอดระยะเวลาการทางานของปีนัน้ ๆ 3 4

IDP Setting Employee Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox 5. คลกิ ป่ มุ ”Save and Close” หาก ตอ้ งการบนั ทกึ การแกไ้ ข IDP ใน แบบประเมนิ โดยยงั ไมส่ ง่ IDP ไป อนุมัติ 6. คลกิ ป่ มุ “Submit IDP” เพอ่ื สง่ IDP ไปอนุมัติ ซงึ่ ระหวา่ งทส่ี ง่ IDP ไปอนุมัติ พนักงานจะไมส่ ามารถ แกไ้ ข IDP ได ้ โดยหลังจากทค่ี ลกิ ป่ มุ “Submit IDP” แลว้ ระบบจะ แสดงขอ้ ความแจง้ เตอื นให ้ ตรวจสอบความถกู ตอ้ ง IDP อกี ครัง้ ใหก้ ด “OK” เพอ่ื ดาเนนิ การตอ่ 56

IDP Setting Employee Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox 7. (Optional) ระบุ Comment ใน การสง่ IDP ใหก้ บั หวั หนา้ อนุมตั ิ ซงึ่ สง่ิ ทรี่ ะบจุ ะถกู สง่ ไปพรอ้ มกบั Email Notification เพอื่ สง่ ไป ใหก้ บั หัวหนา้ ทัง้ นสี้ ง่ิ ทร่ี ะบจุ ะ ไมถ่ กู เก็บลงในแบบประเมนิ 8. กดป่ มุ Submit IDP อกี ครัง้ เพอื่ ยนื ยนั การสง่ IDP ไปอนุมตั ิ 7 8

IDP Approval Employee Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox กรณอี นุมัติ IDP เมอ่ื IDP ไดร้ ับการอนุมตจิ ากหวั หนา้ ในชว่ งเดอื นกมุ ภาพนั ธแ์ ลว้ แบบประเมนิ จะมารอ อยใู่ น Inbox ของพนักงานดว้ ย Step: Year-End Evaluation ซง่ึ แบบประเมนิ นจี้ ะถกู Lock ไมใ่ หแ้ กไ้ ข จนกวา่ จะถงึ วนั ที่ 1 ธันวาคมของปีนัน้ ๆ หากพนักงานกดเขา้ ไปยังแบบประเมนิ ระบบจะแสดงขอ้ ความแจง้ เตอื นวา่ สามารถดแู บบประเมนิ ในรปู แบบ Read-Only ไดเ้ ทา่ นัน้ พรอ้ มบอกวนั ทที่ สี่ ามารถเรมิ่ เขา้ ไปทาแบบประเมนิ ได ้

IDP Approval: 1st Manager Approval 1st Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox เมอ่ื พนักงานสง่ แบบประเมนิ มายงั หวั หนา้ เพอื่ ขอ อนุมัติ IDP หัวหนา้ จะไดร้ ับ Email Notification แจง้ เตอื น และทกุ ๆ Steps ทม่ี กี ารสง่ แบบประเมนิ ไปยัง ขนั้ ตอนถดั ไป เจา้ ของ Step ถดั ไป ก็จะไดร้ ับ Email Notification ลักษณะนเี้ ชน่ กนั

IDP Approval: 1st Manager Approval 1st Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox 1 1. เลอื กแบบประเมนิ IDP ประจาปีของพนักงานซงึ่ อยใู่ น Step: IDP: 1st Manager Approval จาก Folder: Inbox ซง่ึ อยู่ ภายใต ้ Folder: In Progress

IDP Approval: 1st Manager Approval 1st Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox 2. คลกิ ทร่ี ปู ดนิ สอ หากตอ้ งการ แกไ้ ข Development Goal ท่ี พนักงานสรา้ งไว ้ โดยระบบจะ แสดงหนา้ Development Goal 2 Detail ขน้ึ มาใหแ้ กไ้ ข ทงั้ นคี้ วรมี การพดู คยุ กบั พนักงานกอ่ น หาก หวั หนา้ จะแกไ้ ข Development Goal ใหพ้ นักงานและอนุมตั เิ ลย

IDP Approval: 1st Manager Approval 1st Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox 3. กดป่ มุ Save and Close หาก ตอ้ งการบันทกึ การแกไ้ ข IDP ในแบบประเมนิ โดยยังไม่ อนุมัติ 4. กดป่ มุ Send Back หาก ตอ้ งการสง่ แบบประเมนิ กลับไปใหพ้ นักงาน เพอ่ื แกไ้ ข IDP ดว้ ยตนเอง 5. กดป่ มุ Approve หากตอ้ งการ อนุมตั ิ IDP ของพนักงาน 3 45

IDP Approval: 1st Manager Approval 1st Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox กรณีสง่ แบบประเมนิ กลับไปใหพ้ นักงานเพอ่ื แกไ้ ข IDP 6.1 กดป่ มุ Send Back เพอ่ื ยนื ยนั การสง่ แบบประเมนิ กลบั ไปให ้ พนักงาน โดยสามารถระบุ Comment เพมิ่ เตมิ ลงในชอ่ ง Email Notification Comments ซง่ึ จะ ถกู สง่ ไปพรอ้ มกบั Email Notification กอ่ นกดป่ มุ ได ้ 6.1

IDP Approval: 1st Manager Approval 1st Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox กรณอี นุมตั ิ IDP 6.2 กดป่ มุ Approve ยนื ยันการอนุมัติ IDP ของพนักงาน ซงึ่ หลงั จากท่ี หัวหนา้ อนุมตั ิ IDP เรยี บรอ้ ยแลว้ พนักงานจะสามารถอพั เดทความ คบื หนา้ และ Development Activity ของ IDP ไดอ้ ยา่ งเดยี ว เทา่ นัน้ 6.2

IDP Approval: 2nd Manager Approval 2nd Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox กรณที เี่ ป็ นแบบประเมนิ Plant_P IDP Form – Step IDP: 2nd Manager Approval 2nd Manager จะสามารถทาไดแ้ ค่ Review IDP ของพนักงานเทา่ นัน้ หากตอ้ งการใหแ้ กไ้ ขจะตอ้ งสง่ แบบประเมนิ กลับไป ยงั 1st Manager 1. เลอื กแบบประเมนิ IDP ประจาปี ของพนักงานซง่ึ อยใู่ น Step: IDP: 2nd Manager Approval จาก Folder: Inbox ซงึ่ อยู่ ภายใต ้ Folder: In Progress 1

IDP Approval: 2nd Manager Approval 2nd Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox 2 2. Review IDP ของพนักงาน ใน Section: IDP

IDP Approval: 2nd Manager Approval 2nd Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox 3. คลกิ ป่ มุ Send Back หาก ตอ้ งการสง่ แบบประเมนิ กลับไปให ้ 1st Manager เพอื่ พจิ ารณา IDP ของ พนักงานอกี ครัง้ 4. คลกิ ป่ มุ Approve หาก ตอ้ งการอนุมัติ IDP ของ พนักงาน 34

IDP Approval: 2nd Manager Approval 2nd Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox กรณีสง่ แบบประเมนิ กลบั ไปให ้ 1st Manager พจิ ารณา IDP ของพนักงานอกี ครัง้ 5.1 คลกิ ป่ มุ Send Back อกี ครัง้ เพอื่ ยนื ยนั การสง่ แบบประเมนิ กลบั ไป โดยสามารถระบุ Comment เพม่ิ เตมิ ลงในชอ่ ง Email Notification Comments ซงึ่ จะถกู สง่ ไป พรอ้ มกบั Email Notification กอ่ นคลกิ ป่ มุ 5.1

IDP Approval: 2nd Manager Approval 2nd Manager Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox กรณีอนุมตั ิ IDP 5.2 คลกิ ป่ มุ Approve อกี ครัง้ เพอ่ื ยนื ยันการอนุมัติ IDP ของพนักงาน ซง่ึ หลังจากที่ หัวหนา้ อนุมตั ิ IDP เรยี บรอ้ ย แลว้ พนักงานจะสามารถ อพั เดทความคบื หนา้ และ Development Activity ของ IDP ไดอ้ ยา่ งเดยี วเทา่ นัน้ 5.2

IDP Approval: IDP Approved Employee Menu Path: Performance Management → Reviews → In Progress → Inbox กรณีอนุมตั ิ IDP (ตอ่ ) ตัวอยา่ งแบบประเมนิ ในรปู แบบ Read-only

IDP Updating Employee Menu Path: Development → IDP Plan ในระหวา่ งปี หากพนักงาน ตอ้ งการอพั เดทความคบื หนา้ และ Development Activity ของการ พัฒนาตนเอง สามารถเขา้ มาทาไดท้ ี่ IDP Plan ในเมนู Development