08_General Administration

General Administration

บทที่ 8 แนวทางปฏบิ ตั อิ นื่ ๆ ในชวี ติ ประจาวนั เพื่อให้เกิดความเข้าใจ และความถูกต้องชัดเจน ในการปฏิบัติตนและปฏิบัติงานซึ่งเกี่ยวข้องกับการดาเนนิ ชวี ิตในองคก์ ร บรษิ ัทฯ ไดก้ าหนดแนวทางปฏิบตั ิสาหรับเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้ 1. การเข้า – ออก สานักงาน 2. การขอทีจ่ อดรถ 3. การใช้โทรศัพทเ์ บอ้ื งตน้ 4. การขอใช้รถยนตส์ ว่ นกลาง 5. การขอเบกิ อุปกรณ์เคร่ืองใชส้ านกั งาน 6. งานจดั ซอื้ 1. การเขา้ – ออก สานกั งาน - พนักงานจะไดร้ ับบตั รประจาตวั พนักงานของตนเอง เพอ่ื ใชส้ าหรบั การผา่ นเข้า-ออก บรเิ วณ สานกั งาน บัตรเขา้ สานกั งานจะมหี มายเลขบตั รซ่ึงจะระบุว่าบตั รนน้ั เป็นบัตรของพนกั งานทา่ นใด ดังน้นั การใชบ้ ตั รเขา้ สานกั งานจงึ เสมือนเปน็ การแสดงการเขา้ – ออกสานกั งานของพนักงานท่านนัน้ - กรณีบัตรประจาตัวพนักงานหาย ใหแ้ จง้ ฝ่ายทรพั ยากรบุคคล ทราบโดยเร็ว เพอ่ื จะทาบตั รใหม่ ทดแทน โดยมีค่าใช้จ่ายในการทาบตั รจานวน 300 บาท ตอ่ คร้ัง หมายเหตุ : การละเวน้ การใช้บตั รในการผา่ นเขา้ -ออก หรอื การใช้บตั รแทนกนั จะถกู ดาเนินการตามระเบียบ ของบริษทั ฯ 2. การขอทจ่ี อดรถ เนื่องจากทางฝ่ายอาคารออลซีซั่นมีพื้นที่จากัด ในการให้บริการที่จอดรถ ทาให้ไม่สามารถจัดที่จอดรถ สาหรับพนักงานทุกท่านได้ ดังนั้น สาหรับพนักงานที่นารถมาปฏิบัติงานทุกวัน ทางบริษัทฯ จึงจัดหาที่จอดรถ เพิ่มเติมให้ในสถานที่ที่บริษัทฯ กาหนด โดยพนักงานที่นารถมาจอดในแต่ละสถานที่ต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบ ของอาคารจอดรถ ณ สถานที่น้ันๆ อย่างเคร่งครัด และหากที่จอดรถในอาคารออลซีซ่ันว่างพนกั งานสามารถ เปลี่ยนมาจอดรถในอาคารออลซีซ่ันไดต้ ามลาดับ สาหรับพนักงานที่นารถยนต์ส่วนตัวมาปฏิบัติงานเป็นคร้งั Employee Manual : General Administration Human Resources Department 8-1 Revised as of August 2020

คราว ทางบริษัทฯ อนุญาตให้เบิกคูปองจอดรถได้จานวน 82 ใบ / เดือน โดยสามารถติดต่อรับคูปองที่ฝ่าย CSC หรือฝ่าย Administration-Asset Management เป็นรายวัน พนักงานที่ประสงค์จะขอที่จอดรถยนต์ จะต้องกรอกแบบฟอร์มขอที่จอดรถและใหผ้ ู้บังคับบัญชาลงนามอนุมตั ิ และส่งต่อใหฝ้ ่าย CSC เพื่อดาเนินการ ต่อ โดยสามารถขอแบบฟอรม์ ได้ท่ี Spark Chatbot 3. การใชโ้ ทรศพั ทเ์ บอ้ื งต้น 3.1 Code รหัส รายละเอียด ** รบั สายแทนกนั ในกล่มุ (Call Pickup Group) *# รับสายแทนกนั ตา่ งกลมุ่ ## เรยี กทวนหมายเลขสุดท้าย 2 การจองสาย กรณปี ลายทางสายไม่วา่ ง 3 ยกเลกิ การจองสาย กรณปี ลายทางสายไม่ว่าง * 2 ฝากสายไปยังหมายเลขอ่ืนทุกกรณี (Call Forwarding – All Call Set) #2 ยกเลกิ การฝากสายทกุ กรณี (Call Forwarding – All Cal CNL) * 6(599) ฝากสายเขา้ ระบบตอบรับอตั โนมัติ (Voice Mail) #6(599) ยกเลิกการฝากสายเข้าระบบตอบรับอัตโนมตั ิ (Voice Mail) * 7 ไม่รบั สาย #7 ยกเลกิ ไมร่ บั สาย * 8 Show Lump ตอ้ งการโชวไ์ ฟเมื่อมีขอ้ ความฝากไว้ #8 Off Lump ต้องการดบั ไฟเมื่อมีข้อความฝากไว้ * 9 โทรออกภายนอกโดยใชร้ หัสพิเศษ (Auth.ID.) เพื่อหมุน 01, ตา่ งจงั หวัด, ต่างประเทศ Flash โอนสายไปหมายเลขอ่ืน / คยุ 3 สาย วธิ ีโทรเฉพาะกรุงเทพฯ และปริมณฑล วธิ ีโทรออกภายนอกโดยใช้รหสั พเิ ศษ 1. กดหโู ทรศัพท์ 1. ยกหูโทรศัพท์ 2. กด 9 + หมายเลขปลายทาง 2. กด *9 + Password + 9 + หมายเลขปลายทาง (เฉพาะกรุงเทพ / ปริมลฑล) (มอื ถอื , ต่างจงั หวัด, ตา่ งประเทศ) Employee Manual : General Administration Human Resources Department 8-2 Revised as of August 2020

วิธีรบั สายแทนกันในกลมุ่ / แผนกเดยี วกัน วธิ รี ับสายแทนกันข้ามกลุ่ม / แผนก 1. ยกหูโทรศพั ท์ 1. ยกหูโทรศพั ท์ 2. กด ** 2. กด *# + Ext. (ท่ีต้องการรับสายแทนกัน) วิธฝี ากสายไปยงั หมายเลขอ่ืนทกุ กรณี วิธยี กเลกิ ฝากสายไปยงั หมายเลขอื่นทุกกรณี 1. ยกหโู ทรศัพท์ 1. ยกหโู ทรศัพท์ 2. กด *2 + Ext. (ท่ตี อ้ งการฝากสาย) 2. กด #2 + Ext. (ท่ตี อ้ งการยกเลิกฝากสาย) 3. วางหู 3. วางหู วิธฝี ากสายเข้าระบบตอบรับอัตโนมตั ิ วิธยี กเลกิ ฝากสายเขา้ ระบบตอบรับอัตโนมตั ิ (Vice (Voice mail) mail) 1. ยกหูโทรศัพท์ 1. ยกหโู ทรศพั ท์ 2. กด *6(599) (เช่น *6464) 2. กด #6(599) (เช่น *6464) วิธีไมต่ ้องการรบั สายในขณะนี้ วิธยี กเลิกการไม่รับสายในขณะน้ี 1. ยกหูโทรศัพท์ 1. ยกหโู ทรศพั ท์ 2. กด *7 + วางหู 2. กด #7 + วางหู วิธี Show Lump (เฉพาะเคร่ืองทม่ี ี Lump) วธิ ี OFF Lump (เฉพาะเครอ่ื งทมี่ ี Lump) 1. ยกหูโทรศัพท์ 1. ยกหูโทรศพั ท์ 2. กด *8 + Ext. (ท่ีตอ้ งการ SHOW) 2. กด #8 + Ext. (ทีต่ อ้ งการ OFF) 3. วางหู 3. วางหู Employee Manual : General Administration Human Resources Department 8-3 Revised as of August 2020

วิธี จองสาย (เม่ือสายท่ีโทรไปไมว่ า่ ง) 1. ยกหูโทรศัพท์ 2. กด Ext. (สายไมว่ ่าง) 3. กด 2 4. วางหู ** เมื่อปลายทางวางสาย สญั ญาณจะมาดงั ที่เครอ่ื งผ้โู ทร และเมอ่ื ยกหู สญั ญาณก็จะไปดงั ท่ีปลายทางอีกครง้ั พร้อมคุย 3.2 การโทร 3 สายพรอ้ มกนั ท้ังสายใน – สายนอก วธิ ี 3 สาย (3 สายใน) 1. ยกหโู ทรศพั ท์ 2. กด Ext. สายภายใน (สายท่ี 2 ท่ีต้องการคยุ ) 3. กด Flash (ซง่ึ ตอนนีส้ ายที่ 2 จะถกู พกั สายเพอ่ื รอสญั ญาณอยู่) 4. กด Ext. สายภายใน (สายที่ 3 ทีต่ ้องการคุย) 5. กด Flash อีกครัง้ (เพ่อื คุย 3 สายพรอ้ มกัน) วิธคี ุย 3 สาย (1 สายใน /2 สายนอก) 1. ยกหโู ทรศพั ท์ 2. กด 9 + ปลายทาง (สายท่ี 2 ที่ตอ้ งการคยุ ) 3. กด Flash (ซ่ึงตอนนส้ี ายท่ี 2 จะถกู พักสายเพ่อื รอสัญญาณอยู่) 4. กด *9 + Password + 9 + ปลายทาง (สายที่ 3 ที่ต้องการคยุ ) 5. กด Flash อกี คร้งั (เพ่ือคุย 3 สายพรอ้ มกัน) วิธีคุย 3 สาย (2 สายใน /1 สายนอก) 1. ยกหูโทรศพั ท์ 2. กด Ext. สายภายใน (สายที่ 2 ทตี่ ้องการคยุ ) 3. กด Flash (ซ่งึ ตอนนี้สายที่ 2 จะถกู พกั สายเพอื่ รอสญั ญาณอยู)่ 4. กด *9 + Password + 9 + ปลายทาง (สายท่ี 3 ที่ตอ้ งการคยุ ) 5. กด Flash อีกครง้ั (เพือ่ คุย 3 สายพรอ้ มกัน) วิธเี ช็ค voice mail (รบั ฟงั ขอ้ ความทบี่ นั ทกึ ไว)้ 1. กด 1*4 หรอื 1*3 หรอื 1*2 หรอื 1*1 2. รอจนกวา่ มเี สียงคาทกั ทาย Employee Manual : General Administration Human Resources Department 8-4 Revised as of August 2020

3. กด # (เพ่อื เข้าระบบ) 4. กดหมายเลข mail box (เบอร์โทรภายในของท่าน เชน่ 261) 5. กด Password 4 หลัก (0 + Ext. เชน่ 0261) - กด 1 เพือ่ รบั ฟังขอ้ ความ - กด 2 ฟงั ข้อความเก่า - กด 0 ตดิ ตอ่ โอเปอเรเตอร์ - กด * ทวนรายการนอ้ี ีกคร้ัง - กด # กลบั ไปรายการหลกั - กด 3 เปลย่ี นแปลงข้อมลู ผใู้ ช้ การประชมุ สายภายใน Office (6 สาย) 1. ยกโทรศพั ท์สายแรกแลว้ กด #90 ตามด้วยรหัสกลมุ่ ของการประชมุ 4 หลัก (เลขอะไรกไ็ ด้ ) หลังจากน้ัน จะไดย้ นิ เสยี งเพลงรอสายและเขา้ สกู่ ลมุ่ การประชุม 2. ยกโทรศพั ทส์ ายท่ี 2 จากเครื่องโทรศัพท์อีกเครอ่ื งนึง กด #90 ตามดว้ ยรหสั กลมุ่ ของการประชมุ 4 หลัก ( เลขกลมุ่ ของการประชมุ เดยี วกนั กบั ขั้นตอนที่ 1 ) จากนัน้ จะไดย้ ินเสียงเพลงและเข้าสู่กล่มุ ของ การประชุม 3. สายที่ 3 , 4 , 5 และ 6 ทาวิธีเดยี วกนั กบั ขน้ั ตอนท่ี 2 การประชมุ สายภายใน Office และภายนอก (6 สาย) 1. ยกโทรศัพท์สายแรกจากเครื่องโทรศพั ท์ ( Analog หรือ Digital กไ็ ด้) กด #90 ตามดว้ ยรหสั กลุม่ ของ การประชมุ 4 หลัก ( เลขอะไรก็ได้ ) หลงั จากนัน้ จะไดย้ ินเสยี งเพลงรอสายและเขา้ สกู่ ารกลมุ่ ประชุม 2. ยกโทรศัพทส์ ายที่ 2 ( ต้องเป็นโทรศัพท์แบบ Digital เทา่ นั้น ) กดโทรออกสายจากข้างนอก รอจน ปลายทางรบั สายแลว้ กดพกั สาย ( New Call ) และกด #90 ตามด้วยรหัสกลมุ่ ของการประชุม 4 หลัก ( เลขเดียวกันกับที่ตง้ั ในข้นั ตอนแรก ) หลังจากน้นั กด Transfer ( การโอนสายเขา้ กลุ่มการประชมุ ) จะ ไดย้ ินเสียงเพลงรอสายและเข้าสู่กลุม่ การประชมุ 3. สายที่ 3 , 4 , 5 และ 6 ทาวธิ เี ดียวกับข้ันตอนท่ี 1 Employee Manual : General Administration Human Resources Department 8-5 Revised as of August 2020

4. การขอใชร้ ถยนตส์ ว่ นกลางในระบบ Car Reservation ศกึ ษาคมู่ อื เพม่ิ เติมได้ที่ https://gulfgroup.sharepoint.com/sites/csc 5. การขอเบกิ อปุ กรณ์เครอื่ งใชส้ านกั งานในระบบ Office Supply ศกึ ษาคมู่ ือเพมิ่ เตมิ ได้ท่ี https://gulfgroup.sharepoint.com/sites/csc 6. การขอจองต๋ัวเครอื่ งบนิ และทพี่ กั ในระบบ E-Reservation ศกึ ษาคมู่ อื เพิ่มเตมิ ไดท้ ่ี https://gulfgroup.sharepoint.com/sites/csc 7. ระเบยี บงานจดั ซอ้ื ศกึ ษาคมู่ อื เพิม่ เติมไดท้ ี่ https://gulfgroup.sharepoint.com/sites/csc Employee Manual : General Administration Human Resources Department 8-6 Revised as of August 2020