Guía del Usuario

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suárez Versión: 1.0 Fecha: 27 de Junio de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Entrada de diario por importación CSV -------------------------- ¡Error! Marcador no definido. 2

Creación de Empleados Creación de Empleados El proceso Creación de Empleados define los campos a diligenciar en la plantilla de empleados para la creación de los funcionarios que hacen parte de una subsidiaria. Es importe tener en cuenta que los usuarios del sistema deben ser creados como empleados, para la asignación de los roles sobre los cuales trabajará dentro de NetSuite. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de Entidades registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. 3

Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir 1. Coloque el puntero del mouse sobre: Listas>Empleados>Empleados>Crear: 2. NetSuite mostrará la pantalla Empleado, en donde diligenciaremos los siguientes campos: Nivel Información Primaria Nombre: Aparecen 3 cuadros, en el primer campo se diligenciará con el nombre del Empleado, y en el tercer campo se diligenciarán los apellidos. Supervisor: Nombre del Supervisor del Empleado; éste dato permitirá la aprobación de Informes de gastos y Entradas de diario creadas por empleado. 4

Método de Pago: Seleccionar de la lista de valores la forma de pago del empleado. Correo Electrónico: Dirección electrónica del empleado, éste dato permitirá el acceso a NetSuite del empleado usuario del sistema, además por medio del correo electrónico el empleado recibirá información y avisos de acuerdo a la configuración del mismo en los diversos procedimientos realizados en el sistema. Teléfono: Número telefónico del empleado. Dirección: Domicilio del empleado. Este dato se alimenta cuando se diligencia la información de la pestaña Dirección. Nivel Clasificación Subsidiaria: Compañía en donde el usuario es funcionario. Clase: Clasificación Clase asignada al empleado. Segmento Ubicación: Campo customizado en el sistema donde se realiza los filtros según subsidiaria, clase y ubicación (Tabla de configuración>Filtros Segmentos>Segmento Ubicación) Segmento Departamento: Campo customizado en el sistema donde se realiza los filtros según subsidiaria, clase, ubicación y departamento (Tabla de configuración>Filtros Segmentos>Segmento Departamento) Ubicación: Este dato se heredará del campo Segmento Ubicación. Departamento: Este dato se heredará del campo Segmento Departamento. Tipo de Restricción: Campo definido dentro del Gap de Segmentación. El tipo de restricción identifica el nivel de restricción que tiene el Empleado en una transacción para cambiar los campos anteriormente mencionados: a. Sin restricción: En una transacción el empleado tiene habilitados los campos subsidiaría, Clase, segmento ubicación y segmento departamento. b. Restricción parcial: En una transacción el empleado tiene habilitados el campo Segmento departamentos. Los campos subsidiaria, clase y segmento ubicación están inhabilitados. 5

c. Restricción clase: En una transacción el empleado tiene habilitados los campos Segmento ubicación y segmentos departamento. d. Restricción total: En una transacción el empleado tiene inhabilitados todos los campos Subsidiaria, clase, segmento ubicación y segmento departamento. Nivel Cajas Menores y Fondos Fondo: Valor del fondo administrado por el usuario. Porcentaje Fondo: Porcentaje del valor del fondo que debe utilizar el custodio del fondo para que sea reembolsado. Llega a la transacción en valor. Reembolso: Porcentaje del valor del fondo que debe utilizar el custodio del fondo para que sea reembolsado. Llega a consultas con el valor de %. Nivel Niveles Jerárquicos del Empleado Categoría Empleado: Categoría del empleado según asignado según política de gastos de la compañía. En Vacaciones: indica si empleado se encuentra en su período de vacaciones para la aprobación de transacciones de compras dentro del sistema. Categoría: Seleccione la categoría correspondiente al Nivel Jerárquico del Empleado. Código Cargo: Seleccione el código del cargo correspondiente al Empleado. Categoría Del Cargo: Seleccione la categoría correspondiente al cargo del Empleado. Descripción Categoría Cargo: Seleccione la descripción de la categoría del cargo correspondiente al Empleado. Tipo Categoría De Gasto Filtro: Categoría del gasto: Administrativo, Comercial u Operativo. Tipo De Documento: Ingrese el tipo del documento del tercero. Ejemplo Nit para las personas jurídicas y cédula de ciudadanía para las personas naturales. Número Identificación Tributaria: Ingrese el número de identificación tributario del empleado. 6

3. En la subpestaña Dirección se debe diligenciar los datos del domicilio del empleado, dando click en la opción : - País: se diligenciará automáticamente de acuerdo al país de la subsidiaria del empleado. - Dirección 1 y 2: Nomenclatura de los domicilios del empleado. - Estado: Estado de la Dirección 1 del empleado, este dato se filtra de acuerdo del dato País. - Ciudad: Estado de la Dirección 1 del empleado, este dato se filtra de acuerdo del dato Estado. 4. En la subpestaña Recursos Humanos se debe diligenciar: Fecha De Contratación: Fecha de contratación del empleado Límite De Gastos: Campo estándar de NetSuite que se diligencia únicamente si se va a utilizar la funcionalidad de aprobación de gastos. 7

Responsable De Aprobación De Gastos: Campo estándar de NetSuite que se diligencia únicamente si se va a utilizar la funcionalidad de aprobación de gastos. Límite De Autorización De Gastos: Campo estándar de NetSuite que se diligencia únicamente si se va a utilizar la funcionalidad de aprobación de gastos. En la sección Monedas de Informes de gastos se seleccionaran las monedas a utilizar en este tipo de transacción: 5. En la subpestaña Acceso se debe asignar los roles sobre los cuales el empleado usuario del sistema realizará registros. En esta pantalla también se realiza la configuración de acceso, NetSuite solicitará la asignación de una clave de inicio que deberá cumplir con los Criterios del sistema, y brindará la oportunidad de activar los campos ENVIAR CORREO ELECTRÓNICO DE NOTIFICACIÓN y SOLICITAR CAMBIO DE CONTRASEÑA EN EL PRÓXIMO INICIO DE SESIÓN para que el usuario sea su propio administrador de contraseñas. En la parte inferior de Roles NetSuite permitirá desplegar el listado de roles creados para ser asignados al usuario. 8

6. En la pestaña Datos Bancarios ingrese: - Subsidiaria: Subsidiaria de la Cuenta Bancaria - Banco: El sistema despliega los Bancos previamente configurados en el sistema. - Moneda de la cuenta. El sistema despliega las monedas previamente Configuradas - Código de la Transacción: Ej: Transferencia Bancaria, Pagos a Cuentas de Terceros. - Código del Banco: el sistema diligencia este dato de forma automática. - Tipo de Cuenta: Ejemplo: Cuenta Débito, Cuenta de Cheques. - Número de Cuenta: la información ingresada debe ser numérica - Cuenta Clabe: la información ingresada debe ser numérica - Sucursal: Nombre de la sucursal de la cuenta bancaria - Cuenta Preferida: Marque el check-box si se trata de la Cuenta Preferida para el Proveedor. - RFC Banco Origen: Documento de Identifición del Banco origen 7. Por último daremos click en el botón Guardar: 9

NetSuite mostrará un aviso de confirmación de que el registro fue guardado: Para la inactivación del empleado se deberá ir a la pestaña Información del Sistema y activar el botón Inactivo: 10