Guia de Usuario Creacion Orden de Compra Obsequio

GUÍA DE USUARIO CREACIÓN ORDEN DE COMPRA OBSEQUIOS Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Sandra Moreno Francy Angulo Fátima Mejía Diana Triana Emirson Obando Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha:

Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO.......................................................................................... 3 CREACIÓN ORDEN DE COMPRA OBSEQUIO................................................................................ 4 Creación Orden de Compra Obsequio........................................................................... 4

Tipo NO MENCLATURA DEL DOCUMENTO Transacciones Descripción Entidades/Maestros Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio ysus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios ymayores contables . Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver.

CREACIÓN ORDEN DE COMPRA OBSEQUIO Cerrar Contrato Es posible generar en e sistema una Orden de Compra o Pedido marcado como Obsequio. En este caso, los artículos incluídos en la Orden de Compra, deben tener precio 0. También es importante aclarar que la Orden de Compra de Obsequio no entra al flujo de Aprobación de Ordenes de Compra Pasos a seguir: 1 Para crear una Orden de Compra marcada como Obsequio, ir por : Transacciones>Compras>Introducir Pedido 2 El Sistema despliega el formulario para crear la Orden de Compra 3 Seleccionar el Proveedor. El sistema despliega la lista de Proveedores configurados. El sistema hereda la Subsidiaria desde el registro del Proveedor. 4 Se debe dar Click en el Check : “Entrada Mercancía en Obsequio”. El sistema despliega mensaje informativo indicando que no se cuenta con Solicitud de Pedido para este tipo de Orden de Compra. 5 El sistema hereda la clase que se haya configurado en el registro del Empleado que corresponde al Usuario Comprador. 6 Se debe seleccionar el Tipo de Compra: • Generales OH (Generales Operación Hotelera) • Generales CORP (Generales Corporativo) • Generales COM (Generales Comercial) • Activos Fijos • PMO • Proyectos Mantenimiento / TI • Tiquetes 7 El sistema hereda la segmentación y la clasificación desde el registro del Empleado que corresponde al Usuario Comprador, se puede cambiar a necesidad. Se hereda:

8 • Segmento Ubicación 9 • Segmento Departamento 10 • Ubicación 11 • Departamento. 12 Se puede crear una Nota, indicando el motivo del obsequio. 13 14 Se adicionan los artículos que se reciben como obsequio. 15 El sistema despliega la lista de artículos creados y activos, filtrados por el Tipo de 16 Compra. No es necesario marcar el Check de “Lista para Aprobar”, ya que se trata de un obsequio y la Orden de Compra se genera en estado “Aprobada” automáticamente. Se adicionan todos los artículos a recibir como Obsequio El sistema no realiza validación de Lista de Precios, ya que se trata de un obsequio. Se debe dejar el precio en 0. En caso de olvidar dejar el precio en 0, al momento de guardar el registro, el sistema genera un mensaje indicando que para las Ordenes de Compra marcadas como Obsequio, el precio debe estar en 0. El sistema hereda la información de la segmentación y de la clasificación a nivel de línea. Una vez validada toda la información de la Orden de Compra, proceder a guardar dando Click en el botón de “Guardar” Tener en cuenta que las órdenes de compra marcadas como Obsequio, deben llevar una precio 0 y no entrarán en el flujo de Aprobación de la Orden de Compra

Para crear una Orden de Compra de Obsequios ir por : T ransacciones>Compras>Introducir Pedido El sistema despliega el formulario para crear la Orden de Compra. Se debe dar click en el Check de \"Entrada Mercancía en Obsequio\"

El sistema genera mensaje inf ormativ o, indicando que no existe Solicitud de Pedido para esta Orden de Compra

Seleccionar el Proveedor Seleccionar el Proveedor

El sistema despliega los Proveedores El sistema hereda la Clase, en este caso: Lodging Hotel T odo Incluído

Seleccionar el Tipo de Compra Se puede incluir una nota

Nota El sistema hereda la segmentación desde la conf igurada en el Usuario. Se puede cambiar a necesidad

Se adicionan los artículos correspondientes, que han sido obsequiados.

El sistema despliega los artículos configurados Seleccionar el artículo

El sistema muestra la descripción del artículo

El sistema muestra un precio sugerido (generalmente es el costo promedio de la Ubicación) Por tratarse de artículo de obsequio, el desarrollo dejará el Precio en 0

El sistema hereda la segmentación El sistema hereda la Cl as i fi c ac i ón

Dar Click en Agregar para adicionar el artículo Validar la información a nivel de línea

Dar click en Guardar El sistema detecta que está marcado el Check de Obsequios, por lo que exige que el Precio sea 0

Dar Click en Aceptar Cambiar a Precio 0 el valor del artículo

Se deja el Precio en 0 Precio en 0

Dar click en Guardar, y el sistema guarda el registro de la Orden de Compra de Obsequio

El sistema genera un consecutivo para la Orden de Compra