ABS - Enviar Orden de Compra a Proveedor

Manual de Usuario: Enviar Orden de Compra a proveedor Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Julio 2019

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO........................................................................................... 4 1. ENVIAR ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR .......................................................... 5 Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 RESTRICCIÓN DE USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN Negocios en Tecnología y Software HGEG, S.A. de C.V., en lo sucesivo NETSOFT es dueño de la información contenida en este documento y anexos que lo acompañen, prohíbe expresamente la reproducción total o parcial, así como modificar, copiar, reutilizar, explotar, reproducir o transmitir, sin la previa autorización por escrito de NETSOFT. Dicha información y documentación deberán recibir un trato estrictamente confidencial por ser secreto comercial, salvo aquella información que sea pública; la información pública de NETSOFT se encuentra en la página www.netsoft.com.mx. Revisión Fecha Autor(es) Aprobador(es) Resumen de cambios 1.0 Agosto 2018 Fátima Mejía 2.0 Marzo 2019 Fátima Mejía Creación de documento 3.0 31/07/2019 Fátima Mejía Actualización por feed back de Decameron Actualización por feed back de Decameron y actualización de funcionalidad de Lista de Precios y Lista de Precios por Escala Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus Transacciones clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Entidades Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 1. Enviar Orden de Compra al proveedor Abastecimiento Una vez se ha aprobado la Orden de Compra, es posible enviarla al proveedor vía correo electrónico. El sistema permite generar la Orden de Compra en un formato PDF que se puede imprimir o enviar de forma automática al correo de contacto del proveedor 1. Para enviar una Orden de Compra al proveedor, es necesario editarla para incluir el correo electrónico. Para editarla, ir por: Transacciones --> Compras --> Introducir Pedido--> Lista. Igualmente se puede buscar la Orden de Compra particular por el buscador global 2. El Sistema despliega la lista de las Órdenes de Compra. Seleccionar la Orden de Compra que se desea editar para enviarla al proveedor. La Orden de Compra debe estar previamente aprobada 3. Revisar la información del encabezado y del detalle de la Orden de Compra, y una vez verificada la información, ir a la pestaña de “Comunicación” 4. Dar clic en el botón “Para Enviar por Correo Electrónico” 5. El sistema genera un mensaje indicando que se enviará un correo electrónico a la dirección seleccionada 6. El sistema despliega el correo electrónico configurado para el contacto principal del proveedor. Este campo es editable por lo que se puede cambiar el correo electrónico 7. Se puede incluir un mensaje para adjuntar al correo electrónico a ser enviado al proveedor 8. Se da clic en el botón “Guardar” de la Orden de Compra, de esta forma se genera el mensaje a ser enviado al proveedor, el cual contiene el formato en PDF de la Orden de Compra generada 9. Una vez guardada la Orden de Compra, en la pestaña de Comunicaciones, se puede verificar el mensaje de correo electrónico enviado al proveedor y se puede ver el archivo adjunto enviado que corresponde al formato en PDF de la Orden de Compra generada Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 El formato en PDF de la Orden de Compra enviada al proveedor puede ser guardado por el comprador, para tener respaldo del requerimiento al Proveedor. Para enviar la Orden de Compra al Proveedor, el usuario debe estar con el Rol DEC-Comprador Se debe buscar la Orden de Compra para Editar Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 En el Buscador Global se puede buscar la Orden de Compra, en este caso: MXA18-818 Seleccionar la Orden de Compra a Editar. La Orden de Compra debe estar previamente Aprobada Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 El sistema despliega una nueva pantalla Dar Click en Editar Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 Se despliega la información de la Orden de Compra Verificar la información de la Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 Ir a la Pestaña de Comunicación Dar Click en el Check \"Enviar por Correo Electrónico\" Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 El sistema informa que se enviará un correo al destinatario El sistema hereda el correo del Contacto asociado al Proveedor Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 Se puede editar el campo y cambiar el Correo Se puede incluir un mensaje para el correo del proveedor Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 Se da Click en Guardar para actualizar el registro de la Orden de Compra Se guarda el registro de la Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 Se muestra el registro del correo enviado al proveedor Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 Se muestra el archivo adjunto Se puede ver el archivo enviado al Proveedor Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 El sistema abre otra ventana Se despliega el formato en PDF de la Orden de Compra enviada al Proveedor Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Editar Orden de Compra 31/07/2019 V3 Se puede revisar el PDF de la Orden de Compra Aqui culmina el envío de la Orden de Compra al Proveedor Metodología Netsoft V.1 FECHA