ABS - Aprobar Orden de Compra

Manual de Usuario: Aprobar Orden de Compra Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Julio 2019

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO........................................................................................... 4 1. APROBAR ORDEN DE COMPRA............................................................................................................. 5 Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 RESTRICCIÓN DE USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN Negocios en Tecnología y Software HGEG, S.A. de C.V., en lo sucesivo NETSOFT es dueño de la información contenida en este documento y anexos que lo acompañen, prohíbe expresamente la reproducción total o parcial, así como modificar, copiar, reutilizar, explotar, reproducir o transmitir, sin la previa autorización por escrito de NETSOFT. Dicha información y documentación deberán recibir un trato estrictamente confidencial por ser secreto comercial, salvo aquella información que sea pública; la información pública de NETSOFT se encuentra en la página www.netsoft.com.mx. Revisión Fecha Autor(es) Aprobador(es) Resumen de cambios 1.0 29/07/2019 Fátima Mejía Creación de documento Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de Transacciones registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Entidades Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 1. Aprobar Orden de Compra Abastecimiento Para aprobar la Orden de Compra, el usuario debe estar con el rol autorizado. Se debe consultar la Orden de Compra en estado “Aprobación Pendiente” 1. Se puede consultar la Orden de Compra de forma directa, digitando el número consecutivo en el buscador global del sistema. Igualmente existe una búsqueda guardada llamada “DEC- OC Pendiente Aprobación” que muestra la lista de Órdenes de Compras pendientes por aprobar, para el usuario Aprobador 2. Al consultar esta búsqueda global, el sistema despliega la lista de las Órdenes de Compras pendientes por aprobar. Desde esta lista se puede seleccionar la Orden de Compra que se desea aprobar. En la búsqueda se visualizan en color verde las Órdenes de Compras que ya están marcadas con el check de Lista para Aprobar 3. Si se observan Órdenes de Compras que aún no están en color verde, significa que aún no se completa el proceso por el área de compras 4. Una vez se ha seleccionado la Orden de Compra, el sistema muestra el botón de “Aprobar”. Una vez se da clic en “Aprobar”, el sistema valida si es requerido otro nivel de aprobación. En caso de ser así, el siguiente aprobador puede realizar el proceso de aprobación 5. El proceso de aprobación continúa para todos los niveles definidos 6. Una vez se ha culminado con el proceso de aprobación de la Orden de Compra, ésta aparece en estado “Aprobado por el Supervisor/Recibo Pendiente”. 7. Igualmente es posible configurar la búsqueda guardada “DEC- OC Pendiente Aprobación” como un recordatorio en el panel de control del usuario. Para esto, ir a Menú principal -- Icono de la “Casa” -- Haga clic en la opción de “Panel de Control”. En el menú de “Recordatorios”, oprima clic en “Configurar”. En la barra de “Buscar”, digitar “DEC- OC Pendiente Aprobación” e incluirla en los recordatorios. Las órdenes de compras que aparecen resaltadas en color verde en esta búsqueda son las que están ya marcadas como “Lista para Aprobar” Una vez aprobada la Orden de Compra es posible editarla, modificar información o montos. Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 En el buscador global se puede buscar la Orden de Compra directamente Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 O también por el Buscador Global se puede buscar la lista de las Ordenes de Compra pendientes por Aprobar Para el Proceso de Aprobación se debe seleccionar el Rol correspondiente Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 Buscar la búsqueda guardada DEC-OC Pendiente Aprobación Se despliegan las Ordenes de Compra pendientes por Aprobar Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 El sistema indica que está lista para aprobar Se puede abrir una nueva ventana para desplegar la Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 El sistema despliega la Orden de Compra Aparece el botón de Aprobacion. Dar clic en Aprobar Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 El sistema muestra resaltado El muestra Botón resalta, el botón de Aprobar indicando indicando que está en el que se está ejecutando el procesoación proceso de aprobación Se aprobó en el primer nivel, por eso ya no aparece resaltado el botón de Aprobar Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 En este caso, el aprobador del Nivel 2 es el mismo del Nivel 1 y se procede a aprobar nuevamente En el nivel de Aprobación aparece ahora el 2 Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 Se completaron los niveles de aprobación, y la Orden de Compra aparece en el estado: Aprobado por el Supervisor / Recibo Pendiente El siguiente paso en el Proceso, es Recibir la mercancía en el Almacén Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 De esta forma, culmina el proceso de Aprobación de la Orden de Compra La búsqueda de Órdenes de Compra pendientes por aprobar se puede configurar como un recordatorio en su panel de control Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 Para configurar la búsqueda en su Panel de Control vaya por el menú principal, en el Icono de la Casa seleccionar la opción de Panel de Control En recordatorios, dar clic en Configurar Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 En la opción de \"Buscar\" se incluye el nombre de la búsqueda guardada como recordatorio Adicionarla a los Recordatorios Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 Dar click en Guardar para guardar el recordatorio Aparece el recordatorio, indicando que tiene 1 orden de compra pendiente por aprobar Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Aprobar Orden de Compra 29/07/2019 V1 Al dar click en el enlace, el sistema lo lleva a la lista de ordenes de compra pendientes por aprobar Metodología Netsoft V.1 FECHA