ABS - Creación Orden de Compra desde Solicitud de Compra

Manual de Usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Julio 2019

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO........................................................................................... 4 1. CREACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA DESDE LA SOLICITUD DE COMPRA ............................................ 5 Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 RESTRICCIÓN DE USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN Negocios en Tecnología y Software HGEG, S.A. de C.V., en lo sucesivo NETSOFT es dueño de la información contenida en este documento y anexos que lo acompañen, prohíbe expresamente la reproducción total o parcial, así como modificar, copiar, reutilizar, explotar, reproducir o transmitir, sin la previa autorización por escrito de NETSOFT. Dicha información y documentación deberán recibir un trato estrictamente confidencial por ser secreto comercial, salvo aquella información que sea pública; la información pública de NETSOFT se encuentra en la página www.netsoft.com.mx. Revisión Fecha Autor(es) Aprobador(es) Resumen de cambios 1.0 29/07/2019 Fátima Mejía 2.0 31/07/2019 Fátima Mejía Creación de documento 3.0 31/07/2019 Fátima Mejía Actualización por feed back de Decameron Actualización por feed back de Decameron y actualización de funcionalidad de Lista de Precios y Lista de Precios por Escala Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus Transacciones clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Entidades Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 1. Creación de la Orden de Compra desde la Solicitud de Compra Abastecimiento Una vez se ha creado la Solicitud de Compra y se ha aprobado, la Solicitud de Compras aparece en estado “Pedido Pendiente”. El usuario comprador con el rol autorizado convierte la Solicitud de Compra en Orden de Compra 1. Para crear una Orden de Compra a partir de una Solicitud de Compra, se debe utilizar el Rol DEC-Comprador. Ir por : Transacciones --> Compras--> Solicitudes de Pedido 2. El Sistema despliega la pantalla para convertir Solicitudes de Compra en Pedidos. Se puede filtrar por Ubicación, el sistema despliega las diferentes ubicaciones. 3. Se debe filtrar por Tipo de Compra, para seleccionar las Solicitudes de Compra del mismo Tipo. No es posible combinar diferentes tipos al convertir a una Orden de Compra 4. Igualmente se puede filtrar por el Grupo de Compras 5. El sistema despliega las diferentes Solicitudes de Compra pendientes por convertir en Orden de Compra. Para que una Solicitud se pueda convertir en Orden de Compra, debe encontrarse previamente Aprobada 6. Seleccionar las Solicitudes que se desean convertir a Orden de Compra 7. El sistema indica el Proveedor seleccionado según la Lista de Precios, desde la Solicitud de Compras 8. Se muestran las cantidades que vienen desde la Solicitud de Compra. Se pueden disminuir las cantidades pero no se pueden incrementar de acuerdo con las cantidades solicitadas 9. Una vez se han seleccionado los artículos a convertir en Orden de Compra, se da click en el Botón “Enviar” 10. El sistema despliega la pantalla de conversión a Orden de Compra e indica “Procesando”. 11. Una vez ha terminado el procesamiento de la Orden de Compra, el sistema despliega el número consecutivo asignado y se puede editar la Orden de Compra creada, la cual queda en estado “Aprobación Pendiente”. 12. En caso de que la lista de precios se encuentre vencida al momento de generar el Pedido, a nivel del artículo se despliega un mensaje indicando “Lista de Precios Vencida” y se muestra la fecha de fin de vigencia de la Lista de Precios. Después de creada la Orden de Compra, se puede editar para adicionar información y pasa al Proceso de Aprobación. Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 El Rol autorizado para crear una Orden de Compra o Pedido a partir de una Solicitud de Compra es el Rol DEC-Comprador Para Crear una Orden de Compra a partir de una Solicitud de Compra ir por : Transacciones>Compras>Solicitudes de Pedido Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 El Sistema despliega la pantalla para convertir a Pedidos Se puede filtrar por Ubicación Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 El sistema despliega la lisa de Ubicaciones Seleccionar la Ubicación Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Se debe filtrar por Tipo de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 El sistema despliega las Solicitudes de Compra pendientes por procesar, para la ubicación y el tipo de compra seleccionada Revisar las Solicitudes de Compra y ubicar la que se convertirá en Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 El sistema despliega las Solicitudes pendientes por procesar y que se encuentren Aprobadas Seleccionar la(s) Solicitud(es) de Compra que se convertirán en Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 El sistema indica el proveedor heredado a la Solicitud de Compras, desde la Lista de Precios El sistema indica la moneda de la Solicitud de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Se muestra la cantidad del Artículo de la Solicitud de Compras Se muestra el Precio del Artículo de la Solicitud de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Seleccionar el (los) artículo(s) de la Solicitud de Compras que se convertirán en Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 En este caso se seleccionan dos artículos de la Solicitud de Compras para convertir en Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Una vez se seleccionan los artículos de la Solicitud de Compras para convertir en Orden de Compras, se da Click en Enviar El sistema despliega la pantalla de conversión a Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Se muestra el Proveedor al cual se le generará la Orden de Compra, y el estado de No iniciado Una vez el Sistema procesa la Orden de Compra, se muestra el Estado Completo y el número de Orden de Compra generado. El sistema genera las Ordenes de Compra agrupadas por Proveedor/Ubiación Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Se muestra el Importe o Valor de la Orden de Compra y el sistema indica que está pendiente la aprobación Se puede dar click en el número de la Orden de Compra para editarla y revisar Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Se puede abrir una nueva ventana El sistema despliega la información de la Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Se hereda la información de la Solicitud de Compra desde el encabezado Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Se hereda la información de la Segmentación y Clasificación desde la Solicitud de Compra Se hereda la información de los artículos seleccionados desde la conversión de la Solicitud de Compras Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Se hereda la información de la Lista de Precios que se ha seleccionado desde la Solicitud de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 Se hereda la Segmentación y la Clasificación a nivel de Línea/Detalle de la Solicitud de Compra El sistema registra la Solicitud de Compra vinculada a la Orden de Compra, a nivel de Línea Metodología Netsoft V.1 FECHA

de Compra vinculada a la Orden de Compra, a nivel de Línea Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 El sistema muestra la información de la Lista de Precios desde donde se heredó el precio De esta forma queda verificada la Orden de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 La Orden de Compra se genera en estado Aprobación Pendiente Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Creación de Orden de Compra desde la Solicitud de Compra 31/07/2019 V3 En caso que la lista de precios se encuentre vencida al crear el Pedido, el sistema lo indica a nivel del articulo en el campo “Nota Lista de Precios”, e indica la fecha de fin de vigencia de la lista de precios De esta forma queda generada la Orden de Compra a partir de una Solicitud de Compra Metodología Netsoft V.1 FECHA