GUIA DE USUARIO GRUPOS PAGO TRANSFERENCIA

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suarez Versión: 1.1 Fecha: 05 de noviembre 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Grupos de Pagos por Transferencia---------------------------------------------------------------------- 3 Proceso Grupos de Pagos por Cheque ---------------------------------------- ¡Error! Marcador no definido. 2

PAGOS POR TRANSFERENCIA Proceso Grupos de Pagos por Transferencia Este proceso se utiliza para realizar los grupos de pagos por Transferencia, quedando las facturas pagadas y realizando la generación del Archivo Txt Los grupos de pago permiten realizar pagos a Proveedores, Clientes y Empleados, que deben tener una configuración previa ❖ Tesorería Corporativa Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. 3

Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Usuario que genera el grupo de pago 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Grupos de pago y Aprobación de pagos 4

2. Elegir la subsidiaria a la cual se va a realizar el pago. 3. Elegir la cuenta bancaria a la cual se le va a realizar el pago 4. Se escoge la fecha de inicio para el filtro de las facturas por pagar 5

5. Se escoge la fecha fin (fecha de corte) para el filtro de las facturas por pagar 6. Dar click en el campo moneda para desplegar la lista de monedas y elegir la moneda para los pagos 7. Elegir el método de pago por el que se generan los pagos 6

8. Agregar la entidad a la que se va a realizar el pago (proveedores) 9. Agregar la entidad a la que se le va a realizar pagos (clientes) 10. Una vez diligenciados todos los datos se da click en el botón (empleados) 11. Se escribe el concepto del grupo de pagos 7

12. Se da click en el botón filtrar y el sistema trae los datos que se han seleccionado 13. Por medio de esta opción se seleccionan todas las facturas 14. Se pueden seleccionar una a una las facturas que se van a pagar 15. En cada pestaña se selecciona cada tipo de transacción a la cual se realizan los pagos 16. Se da click en el botón generar solicitud 8

17. Dando click en cada pestaña se visualizan las facturas que se seleccionaron para pagar 18. Dando click en cada pestaña se visualizan las facturas que se seleccionaron para pagar Usuario que aprueba el grupo de pago 1. Ingresar al grupo de pagos para visualizar los grupos pendientes por aprobación 2. Dar click en el grupo de pagos que se va a aprobar en “ver” 9

3. Dar click en el botón aprobación finanzas 4. En la pestaña “facturas seleccionadas” se visualizan todas las transacciones que se seleccionaron para pagos 5. 5. En la pestaña de cada tipo de transacción se puede visualizar las transacciones que quedan pendiente de pago 6. Se selecciona la fecha a la que se desea agregar a este grupo para pago 10

7. Se da click en el botón genera aprobación para la generación del grupo 8. Dar click en facturas seleccionadas 9. Dando click en cada una de las pestañas se validan las facturas seleccionadas para pago 10. Dar click en el botón “generar archivo” 11

11. Pantalla vista previa a la generación del archivo .txt 12. Sale una alerta de la generación del proceso de pagos 13. queda en estatus pagos en proceso 12

14. Dar click para descargar el archivo txt para el banco 15. Cambia el estatus a pagos aplicados a nivel de línea 16. 17. Cambia el estatus “pagos aplicados” a nivel de encabezado 13