proceso de nota credito

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels Nombre del proyecto: and Resorts Fase de implementación: Equipo de proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Versión: Diseño Fecha: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Jackson Suarez Yanina Silva 1.0 25 de Febrero de 2019 1

CONTENIDO Proceso Nota Crédito Desde OC ------------------------------------------------------------------------------------------ 2 Proceso Nota Crédito Descuentos del Proveedor ---------------------------------------------------------------- 7 NOTA CRÉDITO Proceso Nota Crédito Desde orden de compra Esta transacción se realiza para el registro de las Notas Crédito desde orden de compra de artículos inventariables Para generar la nota credito a la facture se debio haber dado todo el proceso en el area de abastecimiento ❖ Usuario del área de cuentas por pagar Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o Entidades proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. 2

* Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Existen dos escenarios de aplicación de nota crédito, el primero corresponde cuando existen devoluciones de artículos inventariables y existe un proceso previo de devolución ejecutado por el área de abastecimiento, el segundo escenario consiste en aplicar directamente sobre la factura (casos de compra de servicios, y casos de descuentos por volumen o por pronto pago definidos por la política corporativa) 1. Ruta para ingresar a la factura que se le va a realizar el Crédito por devolución: Transacciones >> Cuentas a pagar >> Devoluciones del crédito del proveedor >> el sistema muestra el listado de devoluciones pendientes por acreditar (pendiente aplicar a factura) Se busca la devolución pendiente por proveedor valor y en comunicación con el área de abastecimiento. 3

Se marca el check box de “Crédito/Reembolso y se da enviar: 2. El sistema lleva al formulario de nota crédito de proveedor: El formulario hereda los campos de segmentación, valor, proveedor cuenta contable del proveedor, se diligencian los campos de numero de referencia, fecha y nota los demás campos no se llenan: Se debe validar que el importe de la devolución corresponda con el soporte de la nota crédito emitida por el proveedor así como su XML si aplica. 3. Se carga el archivo XML para los casos que aplique por el campo “ARCHIVO XML” luego se da click en el signo de + y se selecciona el archivo de la carpeta o ubicación donde se tenga guardado y se: 4

No se llenan mas campos de esta pestaña; Tampoco se diligencian los campos de la pestaña de presupuesto. 4. Se validan que los artículos y los valores correspondan con los de la nota crédito emitida por el proveedor en caso contrario se debe validar con el área de abastecimiento. 5. Se selecciona en la pestaña de aplicar la factura sobre la cual se debe efectuar el crédito: 6. En la pestaña de comunicación se adjunta el archivo PDF de la nota crédito: 7. Se da Click en guardar: 5

8. Después de Aprobada la Transacción no se puede realizar ninguna corrección 9. Para revisar el Impacto Contable 6

NOTA CRÉDITO Proceso Nota Crédito Descuentos del Proveedor Esta transacción se realiza para el registro de las Notas Crédito por descuentos Financieros del Proveedor Para generar la nota credito por descuentos se debe alinear el proceso con la politica corporative de Decameron. ❖ Usuario del área de cuentas por pagar Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o Entidades proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se * registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. 7

Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. El usuario del área cuentas por pagar recibe la nota crédito de proveedor e identifica la factura sobre la que se va a aplicar el descuento ingresa por la siguiente ruta: Ruta para ingresar a la factura que se le va a realizar el Crédito: Transacciones >> Cuentas a pagar >> Factura >> Lista O digita la factura directamente en el buscador global de NetSuite 1. El Usuario busca la Factura a la cual se le va a realizar el descuento, esta debe estar en estado “Pendiente” 2. Da Click sobre el botón Crédito: 8

3. Se registran los campos de Referencia No (numero de nota crédito) Fecha y NOTA, los demás campos los hereda de la factura: 4. Se adjunta XML para los casos que aplique facturación electrónica, los demás campos no se diligencian previa instrucción del corporativo: 5. Se elimina el artículo que trae por defecto de la factura y se adiciona el articulo determinado por el corporativo para esta clase de descuentos y el valor, se validan datos de línea como segmentación o alguna otra referencia: 9

6. Se verifica que la factura en la pestaña aplicar este seleccionada para que disminuya el saldo de la misma, el valor de la nota crédito debe corresponder con el valor de la factura: 7. Se adjunta el archivo PDF de la nota crédito por la pestaña de comunicación: 8. Dar click en el botón 9. Se genera la transacción Después de Aprobada la Transacción no se puede realizar ninguna corrección 10. Para revisar el Impacto Contable 10

11. En caso de que el descuento se deba aplicar sobre facturas nuevas se procede a generar la nota crédito directa por la ruta: Transacciones>>Introducir créditos del proveedor: 12. El sistema lleva al documento de Crédito de factura en donde se deben registrar los datos de Proveedor, Referencia No (Numero de nota crédito) fecha, moneda, NOTA y Segmentacion de acuerdo como corresponda: 13. Se adjunta XML para los casos que aplique facturación electrónica, los demás campos no se diligencian previa instrucción del corporativo: 11

14. se adiciona el articulo determinado por el corporativo para esta clase de descuentos y el valor, se validan datos de línea como segmentación o alguna otra referencia: 15. Se verifica que las facturas en la pestaña aplicar estén seleccionadas para que disminuya el saldo de las mismas, el valor de la nota crédito debe corresponder con el valor de las facturas: 16. Se adjunta el archivo PDF de la nota crédito por la pestaña de comunicación: 17. Dar click en el botón 18. Se genera la transacción Después de Aprobada la Transacción no se puede realizar ninguna corrección 19. Para revisar el Impacto Contable 12

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