1_วิชาธุรการสำนักงาน 3216-2002 (2-2-3)

วชิ าธุรการสานกั งาน 3216-2002 (2-2-3) อาจารยผ์ ูส้ อน นางประชติ เดชเดโช

คาอธบิ ายรายวชิ า ศึกษาและปฏบิ ตั เิ ก่ยี วกบั หลกั การของงานธุรการสานกั งาน บทบาทหนา้ ท่ขี อง พนกั งานธุรการ การรา่ งและโตต้ อบจดหมาย การรบั -สง่ หนงั สอื การบรกิ ารทาง ไปรษณียแ์ ละไปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ การตอ้ นรบั และการนดั หมาย การใช้ โทรศพั ท์ การจดั ซ้ือวสั ดอุ ปุ กรณ์สานกั งาน การประสานงานและการอานวยความ สะดวก

หน่วยท่ี 1 ความรูเ้ บ้อื งตน้ เก่ยี วกบั งานธุรการ (Administratio) งานธุรการ หมายถึง การดาเนินงานที่เกี่ยวกบั เอกสารต่าง ๆ ของหน่วยงาน ท่ี จาเป็นตอ้ งปฏิบตั ิใหส้ าเร็จลุลว่ งดว้ ยดี ซ่ึงอาจเป็นงานภายในหน่วยงาน งานติดตอ่ กบั บุคล หรือหน่วยงานภายนอก การบารุงรักษา การใหบ้ ริการติดต่อประสานงานท้งั ในองคก์ ารและ นอกองคก์ าร การจดั หาและใชอ้ ุปกรณ์เคร่ืองมือต่าง ๆใหเ้ กิดผลคุม้ ค่าและประหยดั ท่ีสุด เพือ่ ใหห้ น่วยงานน้นั ๆ สามารถดาเนินกิจการไปไดด้ ว้ ยดีและมีประสิทธิภาพ วตั ถุประสงค์ของงานธุรการ เพือ่ ดาเนินการสนบั สนุนใหภ้ ารกิจหลกั ขององคก์ ร มีประสิทธิภาพประสบความสาเร็จ

ขอบเขตของงานธุรการ 1. งานสถานที่ ไดแ้ ก่ การจดั หาสานกั งาน การบริหารสานกั งาน การบารุงรักษาสานกั งาน และ สถานท่ีต่าง ๆ ที่ใชเ้ ป็นท่ีทาการ (p 2 Book) 2. งานจดั ซ้ือและพสั ดุ 3. งานติดตอ่ สื่อสาร 4. งานสารบรรณ 5. งานบริหาร 6. งานการเงิน 7. งานบุคคล

บทบาทหน้าทขี่ องพนักงานธุรการ 1. เป็นส่ือกลางในการทางานใหม้ ีประสิทธิภาพมากยง่ิ ข้ึน 2. อานวยความสะดวกแก่บุคลากรในหน่วยงาน 3. แนะนาเกี่ยวกบั งานทางดา้ นเอกสาร 4. มีมนุษยสมั พนั ธท์ ่ีต่อผมู้ าติดต่อใชบ้ ริการท้งั ภายในและภายนอก 5. ใหค้ าแนะนาเก่ียวกบั กฎ ระเบียบ ขอ้ บงั คบั แก่ผรู้ ่วมงาน 6. ประสานงานระหวา่ งหน่วยงานท้งั ภายในและภายนอก 7. ดูแลความเรียบร้อยของเอกสารต่าง ๆ

คุณสมบัตขิ องผู้ทางานธุรการ 1. มีทกั ษะในการติดต่อ โตต้ อบและประสานงานที่ดี 2. สนใจใฝ่ เรียนรู้และพฒั นาตนเองใหม้ ีความรู้ทกั ษะอยเู่ สมอ 3. รู้จกั ความควร ไม่ควร วางตวั เหมาะสม รู้จกั กาลเทศะ 4. คลอ่ งแคล่ว วอ่ งไว มีปฏิภาณไหวพริบ ความจาดี 5. มีความรู้ดา้ นภาษาเป็นอยา่ งดี 6. มีความละเอียดรอบคอบ สุขมุ รวดเร็ว 7. มีมนุษยสมั พนั ธ์ อธั ยาศยั ไมตรีกบั เพ่ือนร่วมงานและบุคคลทว่ั ไปไดด้ ี 8. เช่ียวชาญในงานท่ีรับผดิ ชอบอยา่ งเหมาะสม

9. มีความสามารถในการอา่ น ตีความและสรุปสาระสาคญั 10. รู้จกั บทบาทภารกิจหนา้ ที่ของตนเองและมีความรับผิดชอบตอ่ ตนเองและหน่วยงาน 11. มีความสามารถในการจดั ลาดบั ความสาคญั และความเร่งด่วนของงาน 12. มีความรู้และสามารถใชง้ านในระบบสารสนเทศและการส่ือสารไดอ้ ยา่ งมี ประสิทธิภาพ

ความสาคญั ของงานธุรการ งานธุรการ เป็นงานที่เก่ียวกบั เอกสารหลกั ฐานในองคก์ รรวมท้งั การควบคุมตรวจสอบ อานวยความสะดวกในการติดต่อประสานงาน เพอื่ ใหก้ ารปฏิบตั ิงานของทุกฝ่ ายดาเนิน ไปสู่เป้าหมายท่ีวางไวไ้ ดด้ ีที่สุด (เป็นงานสนบั สนุนการดาเนินงานขององคก์ รใหป้ ระสบ ความสาเร็จ)

แบบฝึ กหัด 1 1. จงอธิบายความหมายของ “งานธุรการ” 2. งานธุรการมีความสาคญั ตอ่ องคก์ ารอยา่ งไร? 3. ขอบเขตของงานธุรการครอบคลุมถึงงานใดบา้ ง? 4. จงบอกถึงบทบาทหนา้ ที่ของพนกั งานธุรการ 5. บุคคลที่จะทาหนา้ ท่ีพนกั งานธุรการควรมีคุณสมบตั ิอยา่ งไร?