2_การรับ - ส่งหนังสือ (ธุรการสำนักงาน)

การรบั - ส่ง หนงั สือ

หนังสือรับ หนงั สือรับ หมายถึง หนงั สือที่ไดร้ ับเขา้ มาจากภายนอก มีข้นั ตอนปฏิบตั ิดงั น้ี 1. ตรวจที่จ่าหนา้ ซองวา่ เป็นหนงั สือท่ีมาถึงส่วนราชการ หรือเป็นหนงั สือที่จ่าหนา้ ถึงบุคคล 2. จดั ลาดบั ความสาคญั และความเร่งด่วนของหนงั สือที่ตอ้ งปฏิบตั ิใหเ้ ร็วกวา่ ปกติ เพอ่ื ดาเนินการก่อนหลงั 3. เปิ ดซองจดหมาย และตรวจสอบความถูกตอ้ งของเอกสารดงั น้ี 3.1 มีเลขท่ีหนงั สือส่งออก และวนั ที่หรือไม่ 3.2 มีการลงชื่อ ตาแหน่งในหนงั สือถูกตอ้ งหรือไม่ 3.3 มีสิ่งที่ส่งมาดว้ ยครบถว้ นหรือไม่หากตรวจสอบแลว้ ไม่ถูกตอ้ งใหต้ ิดต่อส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือ หน่วยงานที่ออกหนงั สือเพอ่ื ดาเนินการใหถ้ ูกตอ้ ง หรือบนั ทึกขอ้ บกพร่องไวเ้ ป็นหลกั ฐานแลว้ ดาเนินการเร่ือง น้นั ต่อไป

4. ประทบั ตรารับ ที่มุมบนดา้ นขวาของหนงั สือ ตรารับตามท่ีกาหนดในระเบียบงานสารบรรณ มีลกั ษณะเป็นรูปส่ีเหล่ียมผนื ผา้ ขนาด 2.5 x 5 เซนติเมตร ในตรารับประกอบดว้ ย ชื่อส่วนราชการ เลข รับ วนั ที่ และเวลาโดยตอ้ งกรอกรายละเอียดดงั น้ี *เลขรับ ใหล้ งเลขที่รับหนงั สือตามเลขทะเบียนในทะเบียนหนงั สือรับ *วนั ท่ี ใหล้ งวนั ท่ี เดือน ปี ท่ีรับหนงั สือ (จะตอ้ งตรงกบั วนั ท่ี เดือน ปี ในทะเบียนหนงั สือรับ) * เวลา ใหล้ งเวลาท่ีรับหนงั สือ



5. ลงทะเบียนรับ ในทะเบียนหนงั สือรับ

การลงทะเบยี นรับหนังสือในทะเบยี นหนังสือรับ ส่วนประกอบ และรายละเอียดของสมุดทะเบียนหนงั สือรับมีดงั น้ี 1. วนั ที่ เดือน พ.ศ. ใหล้ ง วนั เดือน ปี ท่ีลงทะเบียน 2. เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขลาดบั ของทะเบียนรับโดยเริ่มจาก 001 เป็นตน้ ไปเรียนลาดบั ติดต่อกนั ไปจนสิ้นปี ปฏิทิน และเลขทะเบียนรับจะตอ้ งตรงกนั กบั เลขที่ในตรารับหนงั สือที่ประทบั อยมู่ ุมบนดา้ นขวาของหนงั สือ 3. ที่ ใหล้ งเลขที่ของหนงั สือท่ีรับเขา้ มา เช่น มท 0203/461 4. ลงวนั ที่ ใหล้ ง วนั เดือน ปี ของหนงั สือท่ีรับเขา้ มา 5. จาก ใหล้ งตาแหน่งของเจา้ ของหนงั สือ กรณีไม่มีตาแหน่งใหล้ งชื่อบุคคล

6. ถึง ใหล้ งตาแหน่งของผทู้ ี่หนงั สือน้นั มีมาถึง กรณีไม่มีตาแหน่งใหล้ งช่ือบุคคล 7. เร่ือง ใหล้ งช่ือเรื่องของหนงั สือฉบบั น้นั ๆ กรณีท่ีไม่มีช่ือเรื่องใหส้ รุปเร่ืองโดยยอ่ 8. การปฏิบตั ิ ใหบ้ นั ทึกการปฏิบตั ิเก่ียวกบั หนงั สือฉบบั น้นั หรือใหห้ น่วยงานที่รับผดิ ชอบในเร่ือง น้นั ๆ ลงช่ือรับหนงั สือไป 9. หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกขอ้ ความอ่ืนใด (ถา้ มี) 10. หนงั สือที่ลงทะเบียนรับเรียบร้อยแลว้ ใหค้ ดั แยกแลว้ ส่งใหห้ น่วยงานท่ีเก่ียวขอ้ งดาเนินการ โดยใหล้ งช่ือ หน่วยงานที่รับหนงั สือน้นั ในช่อง “การปฏิบตั ิ”

หนังสื อส่ ง หนงั สือส่ง คือ หนงั สือที่ส่งออกไปภายนอก ซ่ึงมีข้นั ตอนปฏิบตั ิในการส่งหนงั สือดงั น้ี 1. เจา้ ของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนงั สือ แลว้ ส่งเร่ืองใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลาง เพือ่ ส่งออก 2. เมื่อเจา้ หนา้ ที่สารบรรณกลางไดร้ ับเร่ืองแลว้ ใหล้ งเลขทะเบียนหนงั สือส่งออกในทะเบียน หนงั สือส่ง 3. เม่ือลงทะเบียนหนงั สือส่งเรียบร้อยแลว้ ใหล้ งวนั เดือน ปี ในหนงั สือที่จะส่งออกน้นั ท้งั ในตน้ ฉบยั และสาเนาคูฉ่ บบั ใหต้ รงกบั เลขทะเบียนส่ง และวนั เดือน ปี ในทะเบียนหนงั สือส่ง



การลงรายละเอยี ดในทะเบียนหนังสือส่ง 1.วนั ที่ เดือน พ.ศ. ใหล้ ง วนั เดือน ปี ที่ส่งหนงั สือน้นั 2. เลขทะเบียนหนงั สือส่ง ใหล้ งเลขลาดบั ของทะเบียนส่งเริ่มต้งั แต่ 001 เป็นตน้ ไปเรียงลาดบั ติดต่อกนั ไปตลอดปี ปฏิทิน 3. ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของส่วนราชการ ทบั เลขหนงั สือส่ง เช่น ศธ 0605/432 4. ลงวนั ท่ี ใหล้ ง วนั เดือน ปี ของหนงั สือท่ีจะส่งออก 5. จาก ใหล้ งตาแหน่งขงเจา้ ของหนงั สือ กรณีไม่มีตาแหน่งใหล้ งช่ือบุคคล

6. ถึง ใหล้ งตาแหน่งของผทู้ ี่หนงั สือน้นั ไปถึง กรณีไม่มีตาแหน่งใหล้ งชื่อบุคคล 7. เร่ือง ใหล้ งชื่อเร่ืองของหนงั สือฉบบั น้นั กรณีไม่มีเรื่องใหส้ รุปเรื่องโดยยอ่ 8. การปฏิบตั ิ ใหบ้ นั ทึกการปฏิบตั ิเก่ียวกบั หนงั สือฉบบั น้นั หรือลงช่ือหน่วยงานท่ีรับผิดชอบในเรื่อง น้นั ๆ 9. หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกขอ้ ความอื่นใด (ถา้ มี)