6_การประสานงานและอำนวยความสะดวก

การประสานงานและการ อานวยความสะดวก

ความหมาย “การประสานงาน” การประสานงาน หมายถึง การสื่อสารใหเ้ กิดความคิด ความเขา้ ใจตรงกนั ในการร่วมมือ ปฏิบตั ิงาน ใหส้ อดคลอ้ งท้งั เวลา และกิจกรรมท่ีจะตอ้ งกระทาใหบ้ รรลุวตั ถุประสงคอ์ ยา่ ง สมานฉนั ทแ์ ละมีประสิทธิภาพเพือ่ ใหง้ านดาเนินไปอยา่ งราบรื่น ไม่เกิดการทางานซ้าซอ้ น ขดั แยง้ กนั หรือเหลื่อมล้ากนั วตั ถุประสงค์ของการประสานงาน 1. เพือ่ ใหง้ านสาเร็จตามเป้าหมาย 2. เพอื่ ใหง้ านมีมาตรฐานตามที่กาหนดไว้ 3. เพ่อื เป็นการประหยดั เวลา และทรัพยากรในการปฏิบตั ิงาน 4. เพ่ือใหเ้ กิดความเขา้ ใจอนั ดีแก่ผเู้ ก่ียวขอ้ ง

องค์ประกอบของการประสานงาน 1. ความร่วมมือ 2. จงั หวะเวลา 3. ความสอดคลอ้ ง 4. ระบบการสื่อสาร 5. ผปู้ ระสานงาน 6. คน

หลกั การประสานงาน 1. จดั ใหม้ ีระบบการติดต่อส่ือสารท่ีดี 2. จดั ใหม้ ีระบบของความร่วมมือท่ีดี กระตุน้ ใหส้ มาชิกในองคก์ รมีความเตม็ ใจท่ีจะร่วมมือในการ ช่วยเหลือซ่ึงกนั และกนั มีน้าใจ ไม่วางเฉย 3. จดั ใหม้ ีระบบการประสานงานที่ดี ท้งั การประสานงานจากบนสู่ล่าง หรือลา่ งข้ึนบน หรือระดบั เดียวกนั 4.จดั ใหม้ ีการประสานนโยบายและวตั ถุประสงคข์ ององคก์ รใหส้ อดคลอ้ งกนั 5. จดั ใหม้ ีการประสานในรูปแบบของการบริหารท่ีครบวงจร

ลกั ษณะของการประสานงาน 1. การประสานงานเป็นเร่ืองเก่ียวกบั การจดั ใหง้ านสอดคลอ้ งกนั โดยปราศจากการขดั แยง้ 2. การประสานงาน เป็นเรื่องเก่ียวกบั ความร่วมมือของผนู้ าและผปู้ ฏิบตั ิงานทุกฝ่าย 3. การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกบั หนา้ ท่ีในทางจดั การ 4. การประสานงานเป็นการติดต่อสื่อสาร 2 ทาง (Two-Way Communication) ท่ีจะช่วยใหเ้ ขา้ ใจ ตรงกนั 5. การประสานมีอยทู่ ุกระดบั ช้นั ของสายการบงั คบั บญั ชาท้งั ในรูปแบบท่ีเป็นทางการและไม่เป็น ทางการ 6. การประสานงานมีไดท้ ้งั ระหวา่ งหน่วยงานต่าง ๆ ระดบั เดียวกนั และระหวา่ งหน่วยงานทอ่ี ยตู่ ่าง ระดบั กนั

ปัญหาในการตดิ ต่อประสานงาน 1. ใหข้ อ้ มูลล่าชา้ เกินไป 2. รับ-ส่งขอ้ มูลผดิ พลาด 3. เพิกเฉย และหลงลืม 4.ไม่ไดร้ ับความร่วมมือ

รูปแบบการประสานงาน 1. การประสานงานอยา่ งเป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบมีพธิ ีรีตองท่ีตอ้ ง ปฏิบตั ิ เช่นมีหนงั สือติดตอ่ หรือแจง้ เป็นลายลกั ษณ์อกั ษร หรือเสนอรายงานเป็นลาดบั ช้นั 2. การประสานงานอยา่ งไม่เป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบไม่มีพธิ ีรีตอง อาจทาไดใ้ นรูปแบบของกิจกรรมต่าง ๆ เพอ่ื ใหก้ ารประสานงานประสบความสาเร็จดว้ ยดี เช่น การจดั เล้ียง การตีกอลฟ์

เทคนิควธิ ีในการประสานงาน 1. การใช้เคร่ืองมือสื่อสาร มีแนวทางปฏิบตั ิดงั น้ี 1.1 ก่อนเริ่มประสานงานตอ้ งคิดก่อนวา่ เราตอ้ งการอะไร เม่ือไร ที่ไหน อยา่ งไร ควรติดต่อ ใคร หน่วยงานใด 1.2 ควรมีบญั ชีโทรศพั ทข์ องบุคคลและหน่วยงานท่ีเก่ียวขอ้ งไวเ้ ป็นการส่วนตวั และ ส่วนกลาง 1.3 เมื่อติดต่อกบั ผใู้ ด ควรจดชื่อและเบอร์โทรศพั ทข์ องผนู้ ้นั ไวใ้ ชต้ ิดตอ่ ในโอกาสต่อไป 1.4 ควรประสานกบั ระดบั เดียวกนั หรือต่ากวา่ ก่อน 1.5 ใชค้ าพดู สุภาพ ใหเ้ กียรติคูส่ นทนา ไม่พดู ยกตนข่มท่าน

1.6 หาขอ้ มูลก่อนวา่ ผทู้ ี่เราจะโทรติดต่อเป็นผใู้ ด ตาแหน่งหนา้ ที่ใด อายเุ ท่าใด 1.7 การอ่อนนอ้ มถอ่ มตนดว้ ยความจริงใจ มกั เป็นที่พอใจของผอู้ ่ืน 1.8 ในการประสานงานคร้ังท่ี 2 หลงั จากรู้จกั กนั แลว้ อาจทกั ทายหรือซกั ถามดว้ ยความ ห่วงใย จริงใจ เกี่ยวกบั เร่ืองสุขภาพ การงาน ฯลฯ ก่อนประสานเรื่องงาน 1.9 กล่าวคาขอบคุณทุกคร้ังก่อนจบการสนทนา 2.0 เมื่อรับปากเร่ืองใดไว้ ตอ้ งรีบทา

2. การประสานงานด้วยหนังสือ ใชก้ รณีที่เป็นงานประจาที่ท้งั สองหน่วยงานทราบระเบียบปฏิบตั ิ อยแู่ ลว้ มีแนวทางดงั น้ี 2.1 หากเป็นเร่ืองใหม่ ควรประสานงานทางโทรศพั ทก์ ่อนเสมอ 2.2 ตวั อยา่ งเร่ืองที่อาจตอ้ งมีหนงั สือไป หลงั จากโทรติดต่อดว้ ยวาจาแลว้ เช่น ขอทราบขอ้ มูล ขอทราบความตอ้ งการ ขอความอนุเคราะห์ ฯลฯ 2.3 การร่างหนงั สือ ควรใหถ้ ูกหลกั การ ถูกตอ้ ง ถูกใจ (ผรู้ ับ) 2.4 การร่างหนงั สือขอรับการสนบั สนุน หรือขอความอนุเคราะห์ควรประกอบดว้ ย เหตุท่ีมี หนงั สือมา ยกยอ่ งหน่วยงานท่ีขอรับการสนบั สนุนหรือขอความอนุเคราะห์ เรื่องราวที่ตอ้ งการขอรับ การสนบั สนุนหรือนุเคราะห์ ต้งั ความหวงั ท่ีจะไดร้ ับการสนบั สนุน/อนุเคราะห์ และ ขอบคุณ 2.5 เมื่อไดร้ ับการสนบั สนุน/อนุเคราะห์แลว้ ควรมีหนงั สือไปขอบคุณหน่วยงานน้นั ๆ เสมอ เพอ่ื สานสนั พนั ธไ์ วส้ าหรับโอกาสต่อไป

3. การพบปะด้วยตนเอง เป็นการประสานงานที่ดีท่ีสุด เพราะไดพ้ บหนา้ ไดเ้ ห็น บุคลิกลกั ษณะ สีหนา้ ท้งั ท่าทางของผตู้ ิดตอ่ ท้งั สองฝ่ าย ใชก้ รณีเป็นเร่ืองนโยบาย เร่ืองสาคญั หรือ มีรายละเอียดมาก หรือตอ้ งการใหเ้ กียรติ ใหค้ วามสาคญั แก่อีกฝ่ ายหน่ึง มีแนวทางปฏิบตั ิดงั น้ี 3.1 เตรียมหวั ขอ้ สนทนาไปใหพ้ ร้อม และจดบนั ทึกไว้ หรือเตรียมพิมพร์ ายการไป ลว่ งหนา้ เพือ่ ใหเ้ ขามีบนั ทึกช่วยจาและใชส้ ง่ั การข้นั ตน้ แก่บุคลากรในหน่วยงานของเขาได้ 3.2 เมื่อรับปากเร่ืองใดไว้ ตอ้ งรีบทา สรุป การประสานงานเป็นศิลปะอยา่ งหน่ึง ซ่ึงตอ้ งอาศยั ความสุภาพ อ่อนนอ้ มถ่อมตน ความ จริงใจ อดทนอดกล้นั ยมิ้ แยม้ แจ่มใสในการติดตอ่ กบั บุคคลอื่น เพื่อขอรับการสนบั สนุน ขอความ ร่วมมือเพอ่ื ใหเ้ กิดความเขา้ ใจตรงกนั การประสานงานที่ดีช่วยใหก้ ารทางานบรรลุเป้าหมายได้ อยา่ งราบรื่นและรวดเร็ว

แบบฝึ กหัด 1. การประสานงาน หมายถึงอะไร? 2. เหตุใดในหน่วยงานต่าง ๆ ท้งั ราชการและเอกชนตอ้ งมีการประสานงานกนั ท้งั ภายในและ ภายนอกองคก์ าร 3. การประสานงานทาไดร้ ูปแบบใดบา้ ง? 4. จงบอกถึงเทคนิควธิ ีในการประสานงานมาอยา่ งละเอียด 5. จงบอกถึงลกั ษณะของการประสานงาน และปัญหาที่เกิดข้ึนจากการประสานงาน