ใบความรู วิชาโปรแกรมตารางงาน (Schedule program) รหสั วชิ า 20204 – 2103 2–2-3 จดุ ประสงครายวิชา เพอ่ื ให 1. เขาใจหลกั การทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน 2. เขาใจเกี่ยวกับสว นประกอบเครอื่ งมือของโปรแกรมตารางงาน 3. สามารถใชเ ครือ่ งมอื และคําส่ังของโปรแกรมตารางงาน 4. สามารถใชส ูตรคํานวณและฟง กชันตาง ๆ Pivot Table Macro ของโปรแกรมตารางงาน 5. มีเจตคติและกิจนสิ ยั ทดี่ ีในการปฏบิ ัติงานคอมพิวเตอรดวยความละเอยี ดรอบคอบ และถกู ตอง สมรรถนะรายวชิ า 1. แสดงความรเู ก่ียวกบั หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน 2. แสดงความรูเกี่ยวกบั หลักการการใชเ คร่ืองมือของโปรแกรมตารางงาน 3. ใชเ คร่ืองมือและคําส่ัง เพื่อจัดการเกี่ยวกับตารางทําการ 4. สรปุ จัดทาํ รายงาน และแสดงผลขอมลู ในรูปตารางและแผนภูมติ ามลักษณะงาน คําอธบิ ายรายวชิ า ศึกษาและปฏิบัติเกยี่ วกับหลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน หลักการใชเ ครอ่ื งมอื และคําสง่ั ของโปรแกรมในการ สรา ง แกไ ขและตกแตงขอมูล จัดการเก่ียวกบั ไฟลขอมูล การใชส ูตรคํานวณและ ฟง กชันตาง ๆ การสรา งรายงานในรปู แผนภูมิ และตารางวิเคราะหขอมูล Pivot Table Macro และการพิมพ เอกสารทางเครอ่ื งพิมพ
หนว ยที่ 1 ความรทู ว่ั ไปเกี่ยวกับคอมพิวเตอรกับงานบญั ชี ความรูท ่ัวไปเกย่ี วกบั คอมพิวเตอรก บั งานบญั ชี ในสภาพการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีท่ีรวดเร็วและการแขงขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นอยางมากมาย ธุรกิจจะตองมี ระบบขา วสารขอมูล ตลอดจนการประมวนผลท่ีรวดเร็วทันตอการใชงาน เพื่อใหการตดั สนิ ใจของผูบริหารเปนไปอยางถูกตอง และทันตอเหตุการณ ซึ่งเปนส่ิงท่ีทุกคนตางตระหนักดีวา ความรูดานคอมพิวเตอร เปนปจ จัยสําคัญอยางหนึ่งท่ีจะชวยแกไข ปญ หาในดานระบบขา วสารท่ีรวดเร็ว ถกู ตอ งและทนั ตอ การใชงาน ในการจัดทําบญั ชีดวยระบบคอมพวิ เตอรห รือการจัดทาํ บัญชีดวยระบบมือ ผจู ัดทําบัญชีตอจดั ทําตามหลกั การบญั ชีท่ี รับรองโดยท่ัวไป (GENERALLY ACCEPTED ACCOUNTING PRINCIPLES:GAAP) เน่ืองจากหลักการบัญชีไมไดขึ้นอยูกับ เทคโนโลยีท่ีเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การจัดทําบัญชีจะบันทึกตามหลักการและมาตรฐานการบัญชี การบันทึกบัญชีดวย คอมพวิ เตอรจ ึงนาํ เทคโนโลยเี ขา มาชวยในการประมวลผลทําใหก ารบนั ทึกบญั ชเี ปนไปอยา งรวดเรว็ และมขี อผิดพลาดนอ ยลง 1.1 ความหมายและความสามารถของคอมพิวเตอร 1.1.1 ความหมายของคอมพิวเตอร คอมพิวเตอร มาจากรากศัพทวา COMPUTARE อันหมายถึง การนับหรือการคํานวณ แตปจจบุ นั มีการใหค วามหมาย อยางกวางขวาง เชน คอมพิวเตอร คืออุปกรณที่ประมวลผลขอมูลใหเปนขาวสาร ภายใตการควบคุมของโปรแกรมที่เก็บไว ภายในเครื่อง (STORED PROGRAM) หรือคอมพิวเตอร คืออุปกรณอิเล็กทรอนิกสท่ีมีความสามารถในการรับขอมูลไปเก็บไว ภายในหนว ยความจาํ ดงั น้นั จงึ สรปุ ไดวา คอมพิวเตอร (COMPUTER) คือ อปุ กรณท างอเิ ล็กทรอนิกสท ช่ี ว ยปฏบิ ตั ิงานทเ่ี กี่ยวกับการคํานวณ ไดอยางรวดเร็ว ผลลัพธที่ตองการออกมาในรูปแบบตางๆ มีความถูกตองแมนยําสูง เชน การจัดเก็บขอมูล การเรียงลําดับ ขอมูล การคํานวณ การเปรียบเทียบ การวิเคราะห การแสดงผลลัพธของขอมูล โดยจะตองทาํ งานควบคกู ับโปรแกรมอ่ืน ๆ เครื่องคอมพิวเตอรแตละประเภทจะมีความสามารถที่แตกตางกันกันไป ซึ่งคอมพิวเตอรรุนใหมท่ีออกมาจะมีประสิทธิภาพ มากกวา รนุ เดิม ดงั น้นั จึงเปน สาเหตทุ ธี่ รุ กิจจาํ เปน ตองนําคอมพวิ เตอรเ ขา มาใชเ พื่อใชง านตาง ๆ 1.1.2 ความสามารถในการทาํ งานของคอมพวิ เตอร 1) บนั ทึกขอ มูลไดด ี ถูกตอ งและมีประสทิ ธิภาพ 2) ลดความผิดพลาดของการปฏิบัติงานในการบนั ทึก 3) ทาํ งานซ้าํ ๆ กันได หากมขี อมูลเปนจาํ นวนมากในการประมวลผล 4) เก็บรวบรวมขอมูลไดปรมิ าณมหาศาลและสามารถเรียกใชข อมลู ไดรวดเรว็ 5) ชวยในการตดั สนิ ใจใหก ับผบู ริหารไดเปนอยางดี 6) ประมวลผลดวยความเรว็ สงู และมคี วามแมนยาํ สูง 7) ทํางานตามคาํ สงั่ ไดอยา งถูกตอง เชือ่ ถอื ได
1.2 องคป ระกอบของระบบคอมพวิ เตอร 1.2.๑ ซอฟแวร (SOFTWARE) ไดแ ก ชดุ คาํ สั่งหรือโปรแกรมท่จี ัดเตรียมขึ้น เพื่อควบคุมอุปกรณตาง ๆ ของ คอมพิวเตอรท ่ีทํางานตามผใู ชตองการ ซอฟตแ วรแบงออกเปน 2 ประเภท คือ ๑) ซอฟตแวรร ะบบ(SYSTEM SOFTWARE) คอื ซอฟตแ วรทบ่ี ริษทั ผผู ลิตสรา งข้นึ มาเพื่อใชจัดการกับ ระบบ หนาท่ีการทํางานของซอฟตแวรระบบคือดําเนินงานพื้นฐานตาง ๆ ของระบบคอมพิวเตอร เชน รับขอมูลจากแผงแปน อักขระแลว แปลความหมายใหคอมพิวเตอรเขาใจ นาํ ขอมลู ไปแสดงผลบนจอภาพหรือนาํ ออกไปยังเครือ่ งพิมพ จดั การขอมูลใน ระบบแฟมขอมูลบนหนวยความจํารองไมได การแสดงขอความออกทางหนาจอ เปนตน ซึ่งซอฟแวรระบบ ประกอบดวย ระบบปฏิบัติการ ระบบปฏิบัติการ หรือที่เรียกยอ ๆ วา โอเอส (OPERATING SYSTEM : OS) เปนซอฟตแวรใชในการดูแล ระบบคอมพิวเตอร เคร่ืองคอมพิวเตอรทุกเครื่องจะตองมีซอฟตแวรระบบปฏิบัติการนี้ ระบบปฏิบัติการท่ีนิยมใชกันมากและ เปนท่ีรูจักกันดีเชนดอส การควบคุมการทํางานของฮารดแวรใหกับซอฟแวรประยุกต ตัวอยาง MS-DOS UNI WNIX WINDOWS 95 WINDOWS 98 XP เปน ตน ระบบปฏิบัติการมีหนา ท่หี ลักๆ คือ • จัดการสว นประกอบตา ง ๆ ของระบบคอมพิวเตอร เชนการประมวลผลกลาง หนว ยความจาํ ท่เี ก็บขอ มูลสํารองและ เคร่ืองพิมพ • จัดการในการสว นการตดิ ตอ กับผใู ช (USER LNTERFACE) • ใหบริการโปรแกรมประยุกตอื่น เชน การรบั ขอมูลจากการแสดงผล (2) ตวั แปลภาษาคอมพิวเตอร (TRANSLATOR) เปน ซอฟตแวรร ะบบท่ีหนาท่ีแปลภาษาคอมพิวเตอรที่โปรแกรมเมอรเขียนขึน้ เพ่ือทาํ ใหสามารถติดตอกับเครอ่ื งคอมพวิ เตอรอ่ืน ได โปรแกรมท่ีเขียนข้ึนจะเปนลักษณะเปนรหัส โดยโคตตามโครงสรางภาษาคอมพิวเตอรแตละประเภทมีหลักการเขียนไม เหมือนกัน เชนโปรแกรมระบบบญั ชีสาํ หรับธุรกิจขนาดยอม ซึ่งเขยี นจากภาษาวิชาวิเบสิก (VISUAL BASIC) ผูใชยังไมส ามารถ ใชงานไดจ นกวาจะผานกระบวนการแปลภาษา เพ่ือใหเคร่ืองคอมพิวเตอรต ิดตอกับระบบท่ีเขียนขึ้นได ซึง่ ตัวแปลภาษาบาออก ไดด ังน้ี • แอสเซมเบลอร (ASSEMBLER) เปนตัวแปลภาษาซ่ึงเปนภาษาระดับตํ่า (LOW-LEVELANGUANGE) ใชเปน ภาษาเครื่อง ซึง่ ตวั แปลภาษา แอสเซมเบลอรแ ตละตัวแตกตางกันขน้ึ อยกู บั ประเภทของคอมพิวเตอรท น่ี าํ มาใชงาน • อินเทอพรีเตอร (LNERPRETER) เปนตัวแปลภาษาระดับสูง (HIGH-LEVEL LANGUAGE) ใหเปนภาษาเครื่องที่ละ ประโยคคําสงั่ แลวเกดิ การปฏิบัตงิ านทันที กอนการแปลประโยคถดั ไป
• คอมไพเลอร (COMPILER) เปนตัวแปลภาษาระดับสูง (HIGH-LEVEL LANGUAGE) ใหเปนภาษาเครื่องโดยทําการ แปลท้ังโปรแกรม ซ่ึงจะเพ่ือบอกถงึ ข้ึนแสดงงขอความหนาจอภาพเพื่อบอกถึงขอผิดพลาดที่จะเกิดข้ึนและแกไขเพื่อใหโปรกรม ประมวลผลไดอ ยา งถูกตอง 2) ซอฟตแวรประยุกต (APPLICATION) เปนโปรเเกรมที่เขียนขึ้นเพ่ือตอบสนองความตองการของ แตล ะองคก รและสายงานวิชาชพี แบง ออก เปน 2 ประเภท คือ (1) ซอฟตแวรประยุกตทั่วไป (GENERAL SOFTWARE) วา งจําหนายเปนชุดรปู ซอฟตแวรประยุกตที่มีใชกัน ท่ัวไป คือ ซอฟตแวรสําเร็จ (PACKAGE) ซ่ึงซอฟตแวรสําเร็จเปนซอฟตแวรที่ใชกันสูงมาก ซอฟตแวรสําเร็จเปนซอฟตแวรที่ บริษัทพัฒนาข้ึนแลวนําออกมาจําหนาย เพื่อใหผูใชสามารถใชงานไดโดยตรง ไมตองเสียเวลาในการพัฒนาซอฟตแวร คอมพิวเตอร เชน โปรแกรมตารางคาํ นวณ โปรแกรมพมิ พง าน โปรแกรมนําเสนอ โปรแกรมจัดการฐานขอ มูล (2) ซอฟตแวรประยุกตเฉพาะงาน (APPLICATION SOFTWARE )เปนซอฟแวรท่ีพัฒนาขึ้นเพ่ือนําไป ประยกุ ตใ ชก ับงานขององคกรใดองคกรหนง่ึ โดยเฉพาะ ออกแบบและสรางข้ึนโดยผผู ลติ ซอฟแวรทมี่ ีความชํานาญในดานนัน้ ๆ หรือพัฒนาโดยฝายบุคลากรฝายคอมพิวเตอรขององคกรก็ได โดยผานการวิเคราะห ออกแบบ ลงมือ สราง และทดสอบ โปรแกรมใหสามารถทํางานไดถูกตองกอนจึงจะสามารถนํามาใชงานได เชน โปรแกรมคํานวณภาษีของประชาชน เปน ตน ซอฟตแวรประเภทนี้ เปนโปรแกรมสําหรับฝากถอนเงิน ของธนาคาร โปรแกรมกรชื้อต๋ัวรถไฟ โปรแกรมการชื้อตั๋ว เครือ่ งบนิ โปรแกรมสนิ คาคงคลงั เปนตน 1.2.3 บุคลากรทางคอมพิวเตอร (PEOPLEWARE) ไดแก บุคคลที่เก่ียวของกับการทํางานของเครื่อง คอมพิวเตอร มีหนาท่ีควบคุมคําสั่งในการทํางานของคอมพิวเตอรทํางานตามที่กําหนดไว บุคคลเหลานี้ ประกอบดวย นกั วิเคราะหระบบ ผูควบคมุ โปรแกรมระบบ ผเู ขียนโปรแกรมประยุกต ผบู นั ทกึ ขอมูล เปน ตน 1.3 การประมวลผลขอมูลการประมวลผลขอมูลหมายถึง การกระทําขอมูลใดขอมูลหนึ่ง เพื่อใหรูปแบบทีมีความ สวยงามมากขึ้น สามรถนําไปใชประโยชนไ ดมากข้ึน สิ่งท่ีไดมาจากการประมวลผล เรียกวา สาระสนเทศ (LNFORMATION) ขอมลู (DATA) สําหรับการประมวลผลดวยระบบมอื เปนวตั ถดุ ิบท่ีสาํ คญั ในการประมวลผล การประมวลผลขอ มูล แบงตามอปุ กรณได 3 ประเภท ไดแ ก 1.การประมวลผลดว ยมือ (MANUAL DATA PROCESSING) เปนวธิ กี ารทใ่ี ชมาตง้ั แตอ ดีตโดยการนาํ อุปกรณง ายๆ มา ชวยในการคาํ นวณ เชน ลูกคิด ปากกา ดินสอ เปนตน การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับการคาํ นวณที่ไม ยุงยากซับซอ น ซ่ึงมกั พบในธุรกิจขนาดเล็กท่ีมีปริมาณขอมูลไมมากนักสํานักงานตาง ๆ เมื่อคํานวณเรียบรอยแรวจะเก็บขอมูลไวในแฟม เหมาะกับ งานปรมิ าณไมห นักมาก 2. การประมวลผลดวยระบบเคร่ืองจักร (MECHANICAL DATA PROCESSING) เปนวิวัฒนาการมาจากการ ประมวลผลดวยมือ แตยังตองอาศัยแรงงานคนในการทํางานรวมกับเครื่องจักรกลในการประมวลผล เชน เคร่ืองทําบัญชี (ACCOUNTING MACHINE)เคร่ืองเจาะบัตร เครื่องเรียงบัตร เครื่องจักรในการประมวลผลขอมูล เชนเครื่องทําบัญชี (ACCOUNTING MACHINE) เครอื่ งเจาะรกู ระดาษ เครื่องแปลงขอมลู 3.การประมวลผลดวยระบบคอมพิวเตอร (ELECTRONIC DATA PROCESSING : EDP) หมายถึงการนําคอมพิวเตอร มาใชในการประมวลผล สวนใหญมักจะใช กับขอมูลที่มีปริมาณมาก ตองการความถูกตองรวดเร็ว รวมท้ังงานท่ีมีการ ประมวลผลที่ยุงยากซับซอน การนําเอาคอมพิวเตอรซ่ึงประกอบไปดวยอุปกรณอิเล็กทรอนิกสจํานวนมากมาย มาใชในการ ประมวลผลขอมูลกําลังเปน ทีน่ ิยมและไดร ับความเช่ือถืออยา งมากในปจ จบุ นั ชึง่ เราอาจเรียกการประมวลผลโดยใชค อมพวิ เตอร น้ีวา การประมวลผลขอมูลแบบอิเล็กทรอนิกส (ELECTRONIC DATA PROCESSING: EDP)เน่ืองจากคอมพิวเตอรสามารถ ประมวลผลขอมูลจํานวนมาก และใหผลลัพธอยางรวดเร็วทันตอเหตุการณ ซึ่งนับเปนปจจัยสําคัญในการดําเนินธุรกิจและ
ระบบงานที่ตองอาศัยขอมูลในการวิเคราะห อางอิง และตัดสินใจ รวมท้ังโปรแกรมระบบงานตาง ๆ ก็ไดรับการพัฒนาเพ่ือ รองรบั การประมวลผลจาํ นวนมากไดอ ยา งมีประสิทธิภาพ การประมวลผลดว ยระบบคอมพิวเตอร เเบงออกเปน 2 ระบบคือ 3.1 ระบบการประมวลผลแบบกลุม ระบบการประมวลผลแบบกลุม ( BATCH PROCESSING SYSTEM ) ระบบน้ีในการประมวลผล จะทําการรวบรวมขอมูลไวชวงระยะเวลาหนึ่งกอนท่ีจะนําขอมูลเขาประมวลผล โดยตองทําการ จดั แบง ขอมูลออกเปนกลุมๆ แลวสง เขาไปประมวลผลทเี ดียว หลังจากนั้นจึงสรปุ ผลท่ีได โดยเชน ระบบจัดทํารายการเงินเดือน ของพนักงาน ระบบการคิดดอกเบ้ียของธนาคาร ฉะนั้นจะเห็นไดวา การประมวลผลแบบนี้จะไมมีการโตตอบระหวางผูใชกับ เคร่อื งคอมพิวเตอรขอดี ทําใหไดข อมูลทีค่ รบถวน เสียคา ใชจ ายนอย เหมาะกบั งานที่ไมต องการความรวดเรว็ ของขอมลู ขาวสาร เพ่อื ใชใ นการตดั สนิ ใจ ขอ เสยี ขอ มูลขา วสารทไ่ี ดไ มท นั ตอการตดั สนิ ใจ 3.2 ประมวลผลทันที ( TRANSACTION-ORIENTED PROCESSING SYSTEM)ประมวลผลทันที ไมตองรอ รวบรวมสะสมขอมูล โดยการประมวลผลแบบนี้ การปอนขอมูลเขาเคร่ืองคอมพิวเตอรสามารถปอนจากที่ใดก็ไดท่ีมีอุปกรณ ติดตอ กับหนวยประมวลลกลาง (CPU) โดยตรง เชน การฝาก - ถอน เงนิ ผา นทาง ATMเงนิ ดว ยระบบเครอ่ื งเอทีเอ็มการจองต๋ัว ขอ ดี ไดข อ มูลทนั สมยั เหมาะกบั งานทต่ี อ งการความรวดเร็วในการตัดสนิ ใจ ขอเสยี ตองใชคา ใชจ ายสงู ในการตดิ ตั้ง จัดหา วัสดุ อปุ กรณ 1.4 ขอดีและขอเสียของการประมวลผลดวยระบบมือและดวยระบบคอมพิวเตอร การประมวลผลดวยระบบมือและ ระบบคอมพิวเตอรเ ปนการสรุปการทํางานตามเปาหมายท่ีวางไว โดยการส่ังการตามวันเวลาที่กําหนด ซ่ึงกอนการประมวลผล สามารถจัดเตรียมลําดบั คนหาและการจดั เกบ็ ขอ มลู จํานวนมากไดด งั นี้ 1.5 ขอ แตกตา งของการทําบัญชีดว ยระบบมอื และระบบคอมพวิ เตอร การเปรียบเทียบการจดั ทาํ บัญชที ั้ง 2 ระบบ เพอื่ ใหผ ใู ชนาํ มาพิจารณาในการเลอื กใชง านไดอยา งเหมาะสม สามารถสรปุ ขอแตกตางไดด งั ตารางท่ี 1.1 ตัวอยาง 1.1 ขอ แตกตา งของการทาํ บญั ชดี ว ยระบบมือและระบบคอมพวิ เตอร
1.6 ประโยชนของคอมพิวเตอรกับงานบัญชี การนําคอมพิวเตอรมาใชกับงานบัญชี ชวยทํางานดานเอกสาร การจัดเก็บ การบันทึกขอมูล และการนําเสนอขอมลู ทางการเงนิ มีความถูกตอง นาเช่อื ถอื ตรวจสอบไดทันตอความตองการของผบู ริหาร จึงสรปุ ไดดังนี้ 1. ลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน การทําบัญชีดวยระบบมืออาจเกิดการทําการผิดพลาด เชน การทึก รายการ สองดานไม เทากัน การผานรายการกับสมุดรายวันข้นั ตนไปแยกบัญชีทว่ั ไปไมถูกตองเปน ตน การใชคอมพิวเตอรใน การจดั ทําบัญชีจะลดขอ ผดิ พลาด เพราะกระบวนการทํางานของโปรแกรมจะมีโครงสรา งละรูแบบท่ีทาํ ใหตรวจสอบขอผิดพลาด ไดง า ย 2. ลดปญหาการจัดเก็บเอกสารรายงานตางๆ จากขั้นตอนการทํางานท่ีลดลง สําเนาเอกสารอาจทําไม จาํ เปนตองใหหลายใบ กอ นการออกรายงานตา ง ๆ สามารถตรวจสอบความถูกตอง รวมท้ังสามารถออกรายงานเฉพาะรายงาน ที่จําเปน เทาน้ัน จึงชว ยลดปรมิ าณกระดาษ 3. สามารถสืบคนหาขอมูลไดอยางรวดเรว็ และเก็บขอมูลไดปริมาณมาก เนื่องจากมกี ารจัดเก็บขอมูลอยาง เปนระบบ โปรแกรมจึงตองเปนการสืบคนขอมูลที่ตองการไดอยางรวดเร็วจากฐานขอมูล เชน ขอมูลลูกหน้ี ขอมูลเจาหนา ที ขอมูลสินคาคงเหลอื เปน ตน 4. สามารถทํางานตามคําสั่งไดอยางถูกตอง นาเชื่อถือ คอมพิวเตอรมีโปรแกรมตางๆ ที่สามารถชวยทําให ผทู ําบัญชไี ดทาํ งานอยางมีประสิทธิภาพ 5. เพมิ่ ประสิทธภิ าพในการประมวลผล การนําคอมพวิ เตอรนํามาใชท ําใหล ดขนั้ ตอนในการทํางานเชน การ ผานรายการ การจัดทํางบทดลอง การประมวลผลขอมูลทําไดรวดเร็ว ถูกตองมีความแมนยําสูงและทันตอการใชงาน และ สามารถทําการประมวลผลเวลาใดกไ็ ดทมี่ คี วามจําเปนตอ งใชรายงาน 6. ชวยในการตัดสินใจของผูบริหารไดเปนอยางดี หากตอ งการทราบผลการดําเนินงานของกิจการสามารถ นําเสนอขอมูลไดห ลากหลายรูปแบบ 7. เพมิ่ ประสิทธภิ าพในการแขงขนั งานบางประเภทตองการความรวดเรว็ ในการทําดวยมผี ลตอรายไดของ กิจการ ดังนั้นการนาํ โปรแกรมทมี่ ปี ระสทิ ธภิ าพมาใชใ นการทํางานยอมไดเ ปรียบคแู ขง
หนวยที่ 2 ความรูพืน้ ฐานการใชโ ปรแกรมตารางงาน ความรูพื้นฐานเก่ยี วกบั โปรแกรมตารางงาน (MICROSOFT EXCEL) โปรแกรมตารางงาน คือโปรแกรมประเภทสเปรทชีต ซึ่งโปรแกรมที่นิยมใชกันคือท่ัวไป คือ โปรแกรม MICROSOFT EXCEL เพื่อทําการสรางเวิรกชีตตาง ๆ ขึ้นมาใชง านน้ัน เรามคี วามจําเปนตอ งรูถึง วิธีการเรยี กใชงานโปรแกรม สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม การทํางานกับเวิรกบุก และเวิรกชตี การใชงานเมนูและแถบเครื่องมือ ตลอดจนการออก จาก โปรแกรม MICROSOFT EXCEL อยางถูกวิธีทําใหผูใชงานสามารถใชงานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ไดอยางมี ประสทิ ธภิ าพ 1. ลักษณะทั่วไปของโปรแกรม EXCEL โปรแกรมตารางงาน หรอื โปรแกรมสเปรดชีต (SPREAD SHEET) หรอื ตาราง คํานวณ อิเล็กทรอนิกส เปนโปรแกรมท่ีอํานวยความสะดวกในการทํางานเก่ียวกับการคํานวณขอมลู แสดง ขอมูลในลักษณะ เปนคอลมั น หรือเปนชองตาราง ซ่ึงเราสามารถบนั ทึกขอมูลตาง ๆ โดยสวนมาก มักจะเปน ตัวเลขลงในตารางสี่เหล่ียมที่แบง ออกเปนชองเล็ก ๆ มากมาย เรียกวา เซลล (CELL) พรอม ท้ังสามารถใสสูตรลงในเซลลบางเซลลเพื่อใหโปรแกรมทําการ คํานวณหาผลลัพธจากขอมูลที่โปรแกรม EXCEL ชวยใหเราคาํ นวณตัวเลขในตารางไดง าย ๆ ตั้งแตคณิตศาสตรข้ัน พ้ืนฐานไป จนถึงสูตรทางการเงินที่ซับซอน และเรายังสามารถใช EXCEL ในการจัดกลุมขอมูล วิเคราะหขอมูล สรางรายงาน และสราง แผนภูมไิ ดอ ีกดวยโปรแกรม EXCEL มีประโยชนกับผูคนแทบทุกสาขาอาชีพ ไมวาจะเปนบัญชี ซงึ่ สามารถนํา EXCEL มาชวย คาํ นวณรายรับรายจา ยและงบการเงินได นกั วเิ คราะหการตลาด ท่ีจะนาํ EXCEL มาชว ยในการสรปุ ขอมูลแบบสอบถามจํานวน มาก ๆ วศิ วกรทส่ี ามารถนําขอมูลจากการ ทดลองมาให EXCEL สรา งเปน แผนภูมิลงในรายงานของตนเองไดง าย ๆ นักวางแผน สามารถทดลอง ไดวาจะเกิดเหตุการณอะไรถาตัวแปรบางตัวเปล่ียนไป แมกระท่ังครูอาจารยก็ยังสามารถคํานวณ เกรดของ นักศกึ ษาไดดว ย และนอกจากท่ีกลาวแลว EXCEL ก็ยงั สามารถประยกุ ตใ ชก ับงานอืน่ ๆ ได อีกมากมาย 2. คณุ สมบตั ขิ องโปรแกรม EXCEL โปรแกรม EXCEL มคี ุณสมบัติ ดงั ตอไปนี้ - สรา งและแสดงรายงานของขอ มลู ตัวอกั ษร และตัวเลข โดยมคี วามสามารถในการ จดั รปู แบบใหส วยงามนาอา น เชน การกําหนดสีพื้น การใสแรเงา การกําหนดลกั ษณะและสีของเสนตาราง การจัดวางตําแหนงของตัวอักษร การกําหนดรูปแบบ และสีตวั อกั ษร เปนตน
- อํานวยความสะดวกในดานการคํานวณตาง ๆ เชน การบวก ลบ คูณ หารตวั เลข และยังมีฟงกชั่นท่ีใชในการคํานวณ อีกมากมาย เขน การหาผลรวมของตัวเลขจํานวนมาก การหาคาทางสถิตแิ ละการเงิน การหาผลลัพธข องโจทยทางคณิตศาสตร เปนตน - สรางแผนภูมิ (CHART) ในรูปแบบตาง ๆ เพื่อใชในการแสดงและการเปรียบเทียบขอมูลไดหลายรูปแบบ เชน แผนภูมคิ อลมั น (COLUMN CHART หรอื BAR CHART) แผนภูมเิ สน (LINECHART) แผนภูมวิ งกลม (PIE CHART) ฯลฯ - มีระบบขอความชวยเหลือ (HELP) ท่ีจะคอยชวยใหคําแนะนํา ชวยใหผูใชสามารถทํางานไดอยางสะดวกและรวดเรว็ เชน หากเกิดปญหาเกี่ยวกบั การใชงานโปรแกรม หรือสงสยั เก่ียวกับวธิ กี ารใชงาน แทนทีจ่ ะตองเปดหาในหนังสือคูมือการใชงาน ของโปรแกรม กส็ ามารถขอความชว ยเหลือจากโปรแกรมไดทนั ที - มีความสามารถในการคนหาและแทนท่ีขอมูล โดยโปรแกรมจะตองมี ความสามารถในการคนหาและแทนที่ขอมูล เพือ่ ทาํ การแกไ ขหรอื ทําการแทนท่ีขอมูลไดส ะดวกและรวดเร็ว การเขา สูโ ปรแกรม MICROSOFT EXCEL 1. คลกิ ท่ีปุม START 2. เลื่อนเมาสไปชค้ี าํ สัง่ ALL PROGRAM 3. เลอ่ื นเมาสไปที่ MICROSOFT OFFICE 4. เลือ่ นเมาสไปที่ MICROSOFT OFFICE EXCEL คลกิ สว นประกอบของโปรแกรม - ปุม เรียกวา “OFFICE BUTTON” แสดงเมนูท่ีใชจั ดการไฟลท่ัว ไป เชน NEW, OPEN, SAVE AS, PRINT และ PUBLISH เปน ตน - QUICK ACCESS TOOLBAR แสดงปุมคําส่ังท่ีใชบอยๆ โดยคาเริ่มตนจะแสดงเคร่ืองมือ SAVE,UNDO , และ REDO ซึ่งเราสามารถกาํ หนดเครอ่ื งมือในสว นนี้เองได - TITLE BAR แสดงชื่อเวริ กบุคท่ใี ชงานอยแู ละชือ่ โปรแกรม ในทีน่ ี้คือ MICROSOFT EXCEL - RIBBON เปนกลุมคาส่ังท่ีเก็บเคร่ืองมือออกเปนหมวดหมู โดยแสดงเปนแทบ็ แทนที่การเรียกใชเมนูคาสง่ั ตา ง ๆ ใน เวอรช ่ันกอ น ๆ
- CONTEXTUAL TABS เปน แท็บพเิ ศษที่จะแสดงเม่อื ใสออบเจ็คลงในเวริ ก ชีต เชน เมือ่ แทรก WORD ART โปรแกรม จ ะ แ ส ดง DRAWING TOOL ด า น บ น แ ล ะ มี แ ท็บ FORMAT ที่ใ ช ส า ห รับ ตั้ง ค า WORD ART แ ส ด ง อ ยู ด า น ล า ง - WORKSHEET เปนแผนงานมลี กั ษณะเปน ตาราง สาหรบั พมิ พขอ ความ หรอื ตวั เลข โดยคาทีต่ ง้ั ไวเ ม่อื เขาใชโ ปรแกรม จะมี 3 SHEET คอื SHEET1, SHEET2 และ SHEET3 สามารถเพ่ิมจํานวนเวริ ก ชตี ในเวิรก บคุ ไดตามตอ งการ - VIEW SHORTCUTS ใชดูมุมมองเอกสาร โดยจะแสดงมุมมองของเอกสารในลักษณะตา งๆ - ZOOM และ ZOOM SLIDER เปนเครื่องมือยอ-ขยายหนาจอ โดยเลือกขนาดตามเปอรเซ็นตที่ตองการยอ-ขยาย หรือเล่ือนสไลเดอรทีเ่ คร่อื งมือ ZOOM SLIDER ตามความตองการ การออกจากโปรแกรม MICROSOFT EXCEL 1. เลอื กเมนู FILE (แฟม ) 2 เลอื ก EXIT (จบการทาํ งาน) หรอื กดปมุ ท่ีมมุ บนขวาจอภาพ การเรยี กใชงานโปรแกรม ไมโครซอฟทเอกซเซล ๒๐๐๗ การเรยี กใชงานหรือเขาสูโปรแกรมมวี ิธีปฏิบัติไดหลายวิธี ดังนี้ 1. การเรยี กใชง านโปรแกรม โดยการคลิกปุม START มีข้ัน ตอนดงั นี้ 1) คลกิ ปุม START คลิกเลอื ก PROGRAM 2) คลกิ เลือก MICROSOFT OFFICE 3) คลิกเลอื ก MICROSOFT EXCEL 2007 พบแทบ็ HOME เปน แท็บแรกเสมอ ดงั นีภ้ าพท่ี 2.3 2. INSERT (แทรก) เปนแท็บที่ใชสําหรับแท็บอ็อบเจ็กตหรือองคประกอบตาง ๆ ลงไปบนชีตงานเพ่ือใชอางอิง ประกอบขอมูลใหสมบูรณย่ิงขึ้น รวมถึงการเพ่ิมความสวยงามดวย เชน กราฟ รูปภาพ อักษรศิลป หัวกระดาษทาย กระดาษ สัญลักษณตา งๆ เปน ตน ดงั ภาพท่ี 2.4 3. PAGE LAYOUT (เคา โครงหนา กระดาษ) เปนแท็บทใ่ี ชป รบั แตง กาํ หนดขนาด ชุดสี ตลอดจนจัดเรียงสิ่งตาง ๆ บน หนาชีตงานใหเ ปนไปตามความตอ งการ เชน สีหรือแบบตวั อักษร การตง่ั คาหนากระดาษ พื้นหลงั สมุดงาน เปน ตน ดังภาพ ที่ 2.5
4. FORMULAS (สตู ร) เปนแทบ็ หลกั ทใี่ ชส ําหรับใสสูตรคาํ นวณและฟงชัน่ กส าํ เร็จรปู ตา งๆ ลงในเซลล โดยแยก ประเภทตามการใชงาน เชน ฟงชน่ั กก ารเงนิ ฟงชัน่ กเ ก่ยี วกับขอความ และฟงชนั่ กคณติ ศาสตร เปน ตน ดงั ภาพที่ 2.6 5. DATA (ขอมูล)ใชสําหรับติดตอขอมูลกับภายนอกโปรแกรม และทํางานกับขอมูลที่มีจํานวนมาก เพ่ือใหมีความ คลองตวั ในการใชงานท่ีมีประสิทธิภาพเพ่ิมขึ้น เชน การเรียงขอ มลู การกรองขอมูลการจัดกลุมขอมูลแหลงขอมูลอ่ืนๆ เปนตน ดงั ภาพท่ี 2.7 6. REVIEW (ตรวจทาน)เปน แทบ็ ทรี่ วบรวมประโปชนหลายๆ อยา งเขาดวยกนั ซึง่ ประกอบดวยการตรวจสอบความ ถกู ตองของตัวสะกด การแปลภาษา การแท็กขอคิดเหน็ และการปองกันความปลอดภัยของชตี งาน ดงั ภาพที่2.8 7. VIEW (มุมมอง)ใชป รบั เปล่ียนมุมมองของชตี งานแบบตางๆ ใหเหมาะสมกับลักษณะการทาํ งานในขณะนน้ั เชน การ ยอ ขยาย การจดั เรียงหนา ตา งงาน การแยก การซอ นแผน งานหรือสมุดงานเปนตน ดงั ภาพท่ี 2.9 การทาํ งานของโปรแกรม MICROSOFT EXCEL 2010 ปุม OFFICE BUTTON เปนปมุ รวบรวมคาํ สัง่ พื้นฐาน เชน การสรา งสมดุ งานใหม การบนั ทกึ แฟมสมุดงาน การเปด ปด แฟม สมดุ งาน การพิมงานพ การปรับคา ตางๆ ใน EXCEL ดงั ภาพท่ี 2.10 2.4.1 การสรา งสมุดงานใหม เมอื่ เปด โปรแกรมขน้ึ มาทาํ งาน โปรแกรมจะสรา งสมุดงานข้ึนมาใหโดยอตั โนมตั ิ โดยต้งั ชอื่ วา BOOK1 หรือ สมดุ งาน 1 จะมีแผน งานอยูภายใน จํานวน 3 แผนงาน สามารถทาํ งานกบั สมุดงานดังกลา ว แตห ากตอ งการสรา งสมดุ งานใหม ใหคลิก แทบ็ เคร่อื งมือดว น (QUICK ACCESS)เลอื ก 1.คลกิ ที่ปมุ OFFCE BUTTON 2.เลือกคําสัง่ NEW (สรา ง)
3.เลือก BLANK WORKBOOK (สมุดงานเปลา) ตามขนั้ ตอนดงั ภาพ 2.11 2.4.2 การเปด แฟมสมดุ งาน หากตอ งการเปด แฟมสมุดงานเพื่อทาํ การแกไขหรือปอ นขอ มูลเพ่มิ เติม สามารถทําไดโ ดย 1.คลิกที่ปมุ OFFCE BUTTON 2.เลือกคาํ สั่ง OPEN (เปด ) 3.เลือกไดรฟห รอื โฟลเดอรทเ่ี ก็บไฟลเ อกสารในชองมองหาใน (LOOK IN) 4.คลกิ เลือกไฟลเ อกสารท่ตี อ งการ 5.คลิกปุม OPEN (เปด) ตามข้ันตอน ดังภาพท่ี 2.12 2.4.3 การบนั ทกึ แฟมสมุดงาน เมื่อทาํ การพิมพขอ มูลตางๆและตองการเก็บไฟลข อมลู ให 1.คลกิ ที่ปมุ OFFICE BUTTON 2.เลือกคําส่ังบันทึก (SAVE) หรอื บนั ทึกแฟมเปน (SAVE AS) บนั ทกึ ขอมลู เปน EXCEL 2003 จะมนี ามสกุล เปน .XLS หรอื EXCEL 2007และ EXCEL 2013จะมีนามสกลุ เปน .XLSX 3.เลอื กไดรฟห รือโฟลเดอรท่ตี องการ บันทกึ แฟม ในชองบันทกึ ใน (SAVE IN) 4.พิมพช ่อื แฟมสมดุ งานใชองทแ่ี ฟม (FILE NAME) ซ่งึ ในการต้ังชื่อแฟม สามารถตัง้ ช่อื ไดย าวทส่ี ุด 255 ตวั 5.คลิกปุม บนั ทกึ (SAVE) ตามข้ันตอน ท่ี 2.13 2.4.4 การปดแฟมสมดุ งาน หากไมจาํ เปนตองใชง านกับแฟม สมุดงานนั้นอีก ควรปดแฟม เพอ่ื ใหพ น้ื ที่ในหนว ยความจําวาง จะไดใชงานกับงานอื่นๆได เพิ่มมากข้ึน การปด แฟมสมดุ งานทาํ ไดโดย 1.คลิกท่ีปมุ OFFICE BUTTON 2.เลือกคําสงั่ ปด (CLOSE) ตามขั้นตอนดังภาพ ท่ี2.14 2.4.5 การจักเตรียม การกําหนดรหัสผานในการใชงานเอกสารในสมดุ งาน เพือ่ เพิม่ ความปลอดภัยในการเขา ใชงานโดย 1.คลิกท่ีปุม OFFICE BUTTON 2.เลือกคาํ สง่ั PROTECT WORKBOOK (จดั เตรยี ม) 3.เลอื ก ENCRYPT WITH PASSWORD (เขารหสั ลับเอกสาร)จะปรากฏกรอบขอความ ENCRYPT DOCUMENT 4.พมิ พ PASSWORD (เขา รหัสผาน) ทตี่ องการแลว คลกิ ปุม OK
5.ทาํ การ REENTER PASSWORD (ยืนยนั รหัสผา น) อกี ครั้ง แลวคลกิ ปมุ OK หากตองการยกเลกิ ใหเขาไปลบรหัสผานแลว คลิกปุม OK ดงั ภาพท่ี 2.15 2.4.6 การจัดการแผนงาน เม่ือเปดสมุดงานขนึ้ มาจะมีแผนงาน (SHEET) อยูภายในซึง่ สามารถทํางานและจัดการกบั แผน งาน (SHEET) ไดด งั น้ี 1.การเลือกแผนงาน ถาภายในสมุดงานมแี ผน งานอยหู ลายแผนงาน เมื่อตองกาทาํ งานกับแผน งานใดจะตองทาํ การเลอื กแผน งานนน้ั กอน หากตอ งการเลือกหลายๆแผน งานทีไ่ มต ิดกัน ใหก ดปุม CTRL คางไว แลวเลอื กแผนงานท่ตี อ งการ 2.การเปลีย่ นช่อื แผน งาน หากผใู ชตอ งการเปล่ยี นช่ือแผนงานใหม ใหด ับเบล้ิ คลิกที่ปา ยชือ่ แผนงาน หรอื ใชขัน้ ตอน 1.คลิกขวาท่ปี ายชื่อแผน งานท่ตี อ งการเปล่ียนชือ่ 2.เลอื ก RENAME (เปล่ียนชอื่ ) จะปรากฏแถบสดี าํ พิมพช อื่ ใหมแทนที่ไดทันที เชน SHEET 3 เปลย่ี นชอ่ื เปน ใบกํากับ ภาษี เปน ตน ดังภาพที่ 2.16 3.การแทรกแผนงาน หากตองการเพมิ่ แผนงานใหเ ล่อื นเมาสไปยังตาํ แหนง SHEET TAB ท่ตี องการแทรก 1.คลิกเมาสขวา 1 ครัง้ ตรงทต่ี องการแทรกชีต 2.เลอื ก INSERT (แทรก)เลอื ก WORKSHEET(แผนงาน) หรือคลิกเมาสท ี่แผน งานสดุ ทาย ดงั ภาพท่ี 2.17 4) การยายและการตัดคัดลอกแผน งาน 1. การยา ยแผน งานไดแ ก การยายแผน งานในสมุดงานเดียวกันทต่ี อ งการยายงาน 2.ลากเมาสยา ยแผน งานไปตําแหนง ท่ตี อ งการ 3.ปลอยเมาสที่คา งในตําแหนงทีต่ อ งการตามขัน้ ตอน ดังภาพท่ี 2.18
(2) การคัดลอกแผนงาน ไดแก การคดั ลอกแผน งานายในสมุดงาน เดียวกันและคดั ลอกแผนงานขา มสมดุ งาน โดยคลกิ เลอื ก แผนงานท่ตี องการคดั ลอก 1. คลิกเมาสขวาทช่ี ่อื แผน งาน 2. เลือกคําส่งั MOVE OR COPY 3. เลอื กช่อื สมดุ งานใหม แลววางขอ มลู ทีค่ ัดลอก 4. คลิกเคร่อื งหมาย CREATE A COPY 5.คลกิ ปุม OK ตามขนั้ ตอน ดงั ภาพท่ี 2.19 5.)การลบแผนงาน หากแผนงานใดไมตองการใชง านแลว และตอ งการลบแผนงานน้นั ออกจากสมุดงานสามารถทาํ ไดโ ดยการ เลอื กแผน งานท่ตี องการลบ 1. คลกิ เมาสขวาช่ือแผนงานที่ตองการลบ 2.เลอื กคําสงั่ DELETE (ลบ) 3 คลกิ ปุม DELETE เพือ่ ยนื ยนั การลบ ดังภาพท่ี 2.20 6) การแบงหนาตางแผน งาน การแยกหนาตา งแผน งานออกเปนสว นๆ จะชวยใหสามารถทํางานไดส ะดวกและรวดเร็วขึน้ โดยเฉพาะในการปอนขอมูลท่ีมจี าํ นวนมาก การดขู อ มลู ทอ่ี ยหู างไกลกนั อาจทาํ ใหไมสะดวกและเสียเวลา การแยกหนา ตา ง ออกเปนสวนๆ จะชว ยในการเลื่อนตาํ แหนงเปน ไปอยางรวดเรว็ โดย 1. นาํ เมาสไ ปวางไวในเซลลที่ตองการแยก 2. เลือกแท็บ VIEW (มุมมอง) 3. คลกิ ปุม SPLIT (แยก) 4.จะปรากฎเสนแบงหนาตา งแผนงานเปน 2 สวน ทาํ ตามขนั้ ตอน ดงั ภาพ ที่ 2.21 7) การตรึงแนวบนแผนงานถาขอมลู ในแผนงานมจี ํานวนมากเม่ือตอ งการเพ่มิ หรอื ปรบั ขอมูลจะตอง เลอ่ื นหนา จอข้นึ ลง หรือ เล่ือนไปทางซา ย หรือขวา ทาํ ใหไ มส ามารถเหน็ หวั เร่อื งหรือขอ ความทเ่ี ก่ียวของในเซลลท่ีตอ งการ เชน ชื่อบคุ คล แผนก ฝาย เปน ตน เพื่อใหไ มส ามารถเหน็ ขอ มูลสว นท่จี ําเปนจึงแกป ญหานีไ้ ดดวยการตรงึ แนวขอมลู บนแผน งาน ทาํ ใหแถวหรอื คอลัมนน น้ั ไมถ ูกเลือ่ นไปดว ยในขณะทเี่ ล่ือนดูขอมลู อื่นๆ การตรงึ แนวมี 2 ลักษณะ คอื 1.การตรึงแถวบนแผน งาน 2. การตรึงคอลัมนบ นแผนงาน การตรงึ แนวท้ังสองลักษณะมีลาํ ดับขนั้ ตอนดงั นี้ 1.นําเมาสไปวางไวทแี่ ถวหรือคอลมั นถ ดั ไป แลวเลือกตรึงแนว 2. เลือกแท็บ VIEW (มุมมอง)
3.คลกิ เลือก FREEZE PANES (ตรงึ แนว) 4. สวนทีถ่ ูกตรึงจะแสดงขอมูลอยูต ลอดเวลา เชน ตองการใหแสดงขอมลู คอลัมน B แถวท่ี 5 ตอ งนําเมาสไปวางไวที่ คอลมั น C แถวที่ 6 (C6) ขอมูลหลงั จากตรึงแนวจะแสดงขอมูล A1-B5 หรอื ทําตามข้นั ตอน ดงั ภาพที่ 2.22
หนว ยที่ 3 การจัดรูปแบบและการใชสตู รคาํ นวณ การจักการรปู แบบและการใชส ตู รคํานวณสาระสาํ คัญประจาํ หนว ย โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรม MICROSOFT EXCEL 2013จัดเปนโปรแกรมประเภทตารางคาํ นวณ ท่ีใชสําหรับ จัดการขอมลู ที่เปนตัวเลข โดยสตู รในการคาํ นวณไมว าจะเปน สูตรคณติ ศาสตรพนื้ ฐานหรอื สตู รทางการเงินท่ีมีความซับซอน สามารถนาํ มาประยุกตใ ชในการบนั ทกึ บญั ชเี เละออกเอกสารตา งๆทางบญั ชีได การใชค ําส่งั ในการทํางานของโปรเเกรม MICROSOFT EXCEL 2013เชน การจดั รปู เเบบเซลล การคํานวณโดยใชส ตู รอยา งงา ย การใชฟ ง กช่นั การเชื่อมโยงขอมลู เปน ตน ทําใหการทาํ งานในเเตละสมดุ งานมีความสะดวกรวดเร็วเเละสามารถตรวจสอบความถกู ตอ งของขอมูลได 3.1 การจัดรปู แบบขอมูล การบนั ทึกขอมูลลงในเวบ็ ไซต ไมวาจะเปนตวั เลขหรือขอความ เมอ่ื ปอนขอมูลลงในเซลลหาก เปน ขอ ความจะแสดงชดิ ซายของเซลล ถา เปนตวั เลขจะแสดงชดิ ขวาของเซลล ดังน้นั ผใู ชจ ึงสามารถกําหนดหรอื ปรับรูปแบบใน การใชงานไดตามตองการ ซง่ึ โดยทว่ั ไปขอมูลทีป่ อนน้ันจะกําหนดใหเปน ขอมลู แบบท่วั ไป (GENERAL) 3.1.1 รปู แบบขอมูล การแสดขอมูลในเซลลมหี ลายประเภท ซงึ่ ข้ึนอยกู บั ความเหมาะสมของการใชง านที่แตกตางกนั ซึ่ง ในการจดั รูปแบบขอ มูลใหคลิกแท็บ HOME คลกิ เลือก คลิกแท็บ NUMBER จะปรากฏประเภทของการจัดรปู แบบขอมลู ดงั ตารางท่ี 3.1 ตารางท่ี 3.1 ประเภทของการจัดรูปแบบขอมลู รปู แบบ ความหมาย GENERAL รปู แบบขอ มูลท่วั ไปทีไ่ มไดระบเุ ฉพาะเจาะจง NUMDER กําหนดใหเ ปนขอมลู แบบตวั เลข สามารถเลือกแสดงเครอ่ื งหมายคน่ั ระหวางหลักพัน (ทกุ 3หลกั ) หรือไม แสดงก็ได แสดงคา ติดลบเปลย่ี นสีตวั อกั ษรเม่ือตดิ ลบและกําหนดจดุ ทศนยิ มได CURRENCY ตัวเลขมีเคร่ืองหมายสกุลเงนิ นําหนา มีเคร่อื งหมาย, ค่นั ทุก 3 หลกั และวางชิดขวาเซลล พรอมเรียงจุด ทศนยิ มใหพรอ มตรงกันเสมอ ACCONTING ตวั เลขมีการระบสุ กุลเงนิ มีการแสดงเครือ่ งหมายสกุลเงนิ นําหนา มเี คร่ืองหมาย , คัน่ ทกุ 3 หลักสามารถ กําหนดหลักทศนยิ มไดก ารวางแบบ ACCONTING ดว ยตวั เลขชดิ ขวาและเคร่ืองหมายสกุลเงนิ ชดิ ซา ย ของเซลลโดยอัตโนมตั ิ DATE แสดงขอ มลู แบบ วัน เดือน ป โดยสามารถแสดงแบบยอและแบบเตม็ TIME แสดงเวลาในรูปแบบตา งๆ PERCENTAGE ขอมูลท่ีแสดงเปนเปอรเ ซน็ ต FRACTION แสดงขอมูลเลขรูปแบบทางวิทยาศาสตร TEXT แสดงขอมูลเปน ตวั อักษร ถงึ แมจ ะใสต วั เลขเต็มกต็ าม SPACIAL เปน การแสดงขอมลู ลกั ษณะพิเศษมักใชกับฐานขอมลู เชน เบอรโทรศัพท รหสั ประจาํ ตวั รหัสไปรษณยี เปน ตน โดยสามรถกรอกขอมูลตัวเลข ทที่ าํ ดว ยเลข 0 ได CUSTOM ขอ มูลพเิ ศษทส่ี ามารถกาํ หนดเพม่ิ เติมได
3.1.2 ขั้นตอนการปรับแตง เซลล ขนั้ ตอนในการปรบั แตงขอมูลใหมีความเหมาะสมกับความตองการ มีดังน้ี1. แดร็กเมาส เลือกเซลลทต่ี องการปรบแตง ขอ มูล2. คลิกแทบ็ HOME3. คลิกเลือก FORMAT CELLS(จดั รปู แบบเซลล) หรือปมุ ดังภาพ ท่ี 3.13 คลกิ เลอื ก FORMAT CELLS (จดั รปู แบบเซลล) (1) รูปแบบตวั เลข (NUMBER) เม่อื เลือก FORMAT CELLS (จัดรปู แบบเซลล) จากน้ันมีขน้ั ตอนดงั น้ี1) คลกิ แท็บ NUMBER เลอื กชอง CATEGORY คลกิ เลอื ก CURRENCY2) คลิกเลอื ก DECIMAL PLACEC (ตาํ แหนงทศนิยม) ตามท่ี ตอ งการและทํางานเลือกรูปแบบสกลุ เงนิ 3) คลกิ ปุม OK ดงั ภาพท่ี 3.2 ในขั้นตอนที่ 4-5 เมื่อคลิกแท็บ NUMBER จะเปน การจดั รูปแบบชนิดตางๆ ของขอมลู เชน รูปแบบวัน เดือน ป เปอรเ ซ็น สกลุ เงนิ ขอความพิเศษ เปนตน การจดั รูปแบบอื่นนัน้ เปน ตวั เลขที่ไมใ ชใ นคาํ นวณ กรณีถาตองการกรอกขอมูลหมายเลขโทรศพั ท เลขบัตรประจําตัวประชาชน ควรเลือกรปู แบบตัวเลขชนิดพเิ ศษ ดังภาพที่ 3.3 2) รูปแบบการจัดวางขอ ความ (ALIGNMENT) เม่อื เลือก FORMAT CELLS (จัดรูปแบบเซลล)1) คลิก แท็บ ALIGNMENT เลอื กชอ ง TEXT CONTROL2) คลิกเลอื ก WRAP TEXT (ตัดขอ ความ) หรอื เลอื กรปู แบบอืน่ 3) คลิก ปุม OK ดงั ภาพที่ 3.4
3.2 การสรา งแบบฟอรมทางบญั ชี กิจการท่ีใชโ ปรแกรม MICROSOFT EXCEL นน้ั สามารถใชโ ปรแกรมในการจัดทําเอกสาร การคา และแบบฟอรมทางบัญชีซึง่ ถกู ตองตามหลกั บัญชีท่ียอมรับโดยทัว่ ไป ซ่ึงใน การตเี สน ขอบใหคลิกแท็บ HOME คลกิ เลือก หรือคลกิ เมาสข วาเลอื ก FORMAT CELL เลือกแท็บ BORDER โดยมีขน้ั ตอนในการตีกรอบตารางแบบฟอรม ตา งๆ ดัง ภาพที่ 3.51. แดร็กเมาสเลือกเซลลต ารางที่ตองการปรบั แตง2. คลกิ ลกู ศรที่ ปมุ BORDERS (เสนขอบ)3. คลกิ เลือก MORE BORDERS(เสน ขอบอื่น)4. คลิก เลือก LINE STYLE (รปู แบบเสน) วาจะตเี สน คู เสน เด่ียว หรอื เสนประ5. เม่ือเลือก เสรตีแลว ใหนําเมาสมาคลกิ ตามกรอบ DIAGRAM หรอื คลิกทปี่ ุม BUTTON ที่ ตอ งการ6. คลกิ ปุม OK 3.3 การใชสูตรคาํ ควณ โปรแกรม MICEOSOFT EXCEL ใชในการคาํ นวณและทําการเช่อื มโยงขอมลู (LINK) ไดในชีตเดียวกนั ระหวางชีตหรือระหวางไฟล หลกั การทาํ งานที่สาํ คัญคือ ทุกชีต ทกุ ไฟลท ่ถี ูกเปด ขน้ึ มาใชงานพรอ มกนั ไมวากีช่ ีต ก่ีไฟลจะถือ เสมือนวา เปน เซลลที่อยใู นหนาเดยี วกัน เพยี งตาถูกแบงออกเปน ตางชตี หรอื ตางไฟล3.3.1 สูตรคาํ นวณแบบ FORMULA เปน สูตรคาํ นวณอยางงายไมซ บั ซอนโดยใชเครอื่ งหมายทางคณติ ศาสตร เชน +(บวก)-(ลบ) *(คูณ) /(หาร) และ ^(ยกกําลงั ) สตู ร คํานวณขึ้นตน ดว ยเคร่ืองหมาย = เสมอ ตามดว ยคาตัวแปร 2 หรอื มากกวา สองตวั แปร แตละตวั ถกู คั่นดว ยตวั ดาํ เนินการซึ่ง อาจจะปนคา คงที่ ขอความตาํ แหนง เซลล ชอ่ื เซลลห รือฟงกช่ันกไ็ ด โดยใชตวั ดาํ เนนิ การมาประมวลผลใหไดผ ลบนเซลลท่ีเลอื ก ไวตวั อยา ง =4*20 หมายถึง นาํ 4 ไปคูณกับ 20=A2*B2 หมายถงึ นําคาตัวเลขท่ีเกบ็ ในเซลล A2 ไปคณู กับคา ตัวเลขใน เซลล3 .3.2 สตู รคาํ นวณแบบ FUNCTION การสรา สตู รคาํ นวณดว ยฟง กช นั่ ในการคาํ นวณตางๆที่ไดออกเเบบเเละติดตัง้ มาใน โปรเเกรม EXCEL เรียบรอยเเลว 3.3.3 องคป ระกอบภายในสูตรคาํ นวณ1. ตัวควบคมุ คอื เครื่องหมาย ( ) ใชจดั ลาํ ดับกอนหลังของการดาํ เนนิ การ2. ตวั ดําเนินการ คือ คือเครื่องหมายทางคณิตศาสตรเพอื่ ใชในการคํานวณ เชน+ (บวก) - (ลบ) *(คุณ) / (หาร) และ ^(ยกกาํ ลัง) ดงั ภาพที่ 3.18-3.21 เครอ่ื งหมาย ความหมาย ตวั อยาง % เปอรเ ซนต 5% ^ เลขยกกาํ ลัง 4^3(หรือ4*4*4) * การคูณ 2*5 / การหาร 10/2 + การบวก 12+5 - การลบ 5-3 ตารางท่ี 3.3 ตวั ดาํ เนินการเปรยี บเทยี บ (COMPARISON OPERATORS) เคร่อื งหมาย ความหมาย ตัวอยาง
= เทากับ A1=C1 > มากกวา A1>C1 < นอยกวา A1<C1 ≥ มากกวาหรือ A1≥B1 เทา กบั ≤ นอยกวา หรอื A1≤B1 เทากบั <> ไมเ ทากับ A1<> B1 ตารางท่ี 3.4 ตวั ดาํ เนนิ การขอความ () เครอื่ งหมาย ความหมาย ตัวอยา ง & เชอ่ื มหรือคาํ นาํ 2 คาํ มาตอกันทําใหเ กดิ “การบญั ชกี บั & “คอมพิวเตอร คา ขอความตอเนอ่ื งที่เปนขอเดียว ผลลพั ธเปน การบัญชกี บั คอมพวิ เตอร ภาพท่ี 3.20 แสดงตวั อยา งการคาํ นวณ โดยใชต ัวดําเนินการการขอความ เคร่ืองหมาย ความหมาย ตัวอยาง : (โคลอน) ตวั ดําการชวง โดยอา งองิ เปนชวงระหวา ง B1:B5 , (จลุ ภาค) จดุ อา งองิ ทห่ี น่ึงกบั จดุ อา งอิงทสี่ อง (ชอ งวาง ตัวดาํ เนินการสวนรว ม ซึ่งเปนตวั รวมการ SUB(B1:B5,C1:C5) เดียว) อา งองิ หลายๆชดุ เขาดวยกัน ตัวดําเนนิ การสว นรวม ซ่ึงเปนตัวสรา งการ SUB(B1:B5 A5:D8) ในตวั อยางนี้ B5 , อา งอิงไปยังเซลลท มี่ ีอยใู นชวงการอา งองิ ท้งั B6 และ B7 อยใู นชว งของทัง้ สอง สองชดุ
3.4 การเช่ือมโยงขอ มลู 3.4.1 การเชอื่ มโยงขอมูลกบั สมุดงานเเบบยอน ปลายทางกลบั ไปหาตน ทาง 1. คลิกท่ี SHEET1 ของไฟล CARCATALOG ที่ตองการหาผลลัพธในการ คาํ นวณ คลกิ เลือกเซลลท ่จี ะใสส ูตร เเละพิมพเคร่อื งหมาย= 2. คลกิ ที่ SHEET CARPRICE ของไฟลเดียวกัน แลวคลิกเลือกเซลลทจ่ี ะ นํามาใสสตู ร 3. คลิกทหี่ นา ตางไฟล WORKSHEET อนื่ ทต่ี อ งการอางอิงมาใชในสตู ร เชน CARLIST (ตองเปดรอไวกอ น) 4. คลกิ ท่ี WORKSHEET ราคารถใหมของไฟล CARLIST แลวคลกิ เลอื กเซลลท ี่จะนํามาใชในสูตร 5. คลกิ ท่ี ENTER เพ่ือจบสตู ร แลวไดผลลพั ธจ ากการคํานวณ 3.4.2 ขอควรระวังในการรกั ษาสตู ร LINK 1. ตอ งเปดไฟลทกุ ไฟลที่ LINK กนั เสมอเพื่อให EXCEL จดั การแกไขสตู ร LINK ทีเ่ ซลลป ลายทาง 2. ตอ งบนั ทึกไฟลตนทางกอนไฟลป ลายทาง เพื่อใหสวนของสตู รในไฟลปลายทางสวนท่ีเปนชอ่ื ไฟลหรือชื่อโฟลเดอรท ่ีเกบ็ ไฟล ตนทางถกู แกไขตามชอื่ ไฟลตนทางใหมหรือช่อื โฟลเดอรใ หม ไมไดเ ปลย่ี นชือ่ ไฟลห รอื ยา ยโฟลเดอรจ ะทําการบนั ทกึ ไฟลใดกอ นก็ ได หนวยท่ี 4 การจัดทําบัญชีดวยโปรแกรมตารางงาน การจัดทําบัญชีดวยโปรแกรมตารางงาน สาระสําคญั ประจําหนว ย ในปจจุบันการนาํ โปรแกรม Microsoft Excel มาใชในการจัดทาํ บัญชี ไดรับความนิยมเปน อยา งมากเน่ืองจากกิจการ สวนใหญจะใชโปรแกรม Microsoft Office ในสํานกั งานอยูแลว เชน งานดา นการเงนิ การบญั ชี การจัดการขอมูลและการ นาํ มาเสนอขอ มลู ของธรุ กจิ ที่มีขนาดไมใ หญมากนัก ดังน้นั การประยุกตใชโ ปรแกรม Microsoft Excel กับงานบัญชีที่ เกีย่ วของกบั ขอมูลท่มี ปี ริมาณมาก ลักษณะของการทาํ งานเปน งานทีท่ าํ ซ้ําๆมีการคาํ นวณตัวเลขจงึ ทาํ ใหไมม ตี น ทุนแตอ ยาง ใด การจดั ทาํ บัญชดี ว ยโปรแกรม Microsoft Excel สามารถจัดทําไดค รบกระบวนการทางบญั ชีทกุ ขน้ั ตอน ตั้งแตการบนั ทึก รายการในสมดุ รายวันขน้ั ตน ผา นรายการไปบัญชแี ยกประเภททัว่ ไป จัดทาํ งบทดลองและงบการเงิน มคี วามสะดวก รวดเร็ว และเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางานเปนอยางดี 4.1 วงจรการจัดทําบญั ชี วงจรการจดั ทาํ บญั ชี (The Accounting Cycle) เปนข้ันตอนทางการบัญชี เรมิ่ ตนจากเมอื่ กิจการเริม่ งวดบัญชีใหมเกิด ร า ย ก า ร บั ญ ชี (Accounting Transaction)ห รื อ เ รี ย ก อี ก อ ย า ง ว า ร า ย ก า ร ค า (BusinessTransaction)
ซึ่งเปนรายการท่ีกอใหเกิดการแลกเปลี่ยนหรอื โอนเงินหรือสิ่งทีมมี ูลคาเปนตัวเงินระหวางกิจการกับบุคคลอ่ืน นํามาวิเคราะห แลวบันทกึ รายการในสมุดรายวันขั้นตน จากน้นั ผา นรายการไปยงั บญั ชแี ยกประเภททเ่ี ก่ยี วของ จดั ทาํ งบทดลอง เม่อื ส้ินงวดจะ ทําการปรับปรุงรายการ ปดบญั ชีและสรุปผลออกรายงานงบการเงนิ จึงสามารถสรุปข้ันตอนของวงจรการจัดทําบญั ชี ไดดังน้ี ข้ันที่ 1 การรวบรวมเอกสารขน้ั ตน (Source Document) การบันทึกรายการคาจะตอ งมีเอกสารข้ันตนเพ่ือใชเปนหลักฐาน ประกอบการบนั ทกึ เชน การบนั ทกึ รายการซ้อื สินคา มาเพ่ือขาย เอกสารข้ันตนคือ ใบขอซอื้ ใบส่ังซอื้ ใบรบั สินคา ใบกาํ กับ สินคา ใบแจง หนจ้ี ากผูขาย สวนการบันทกึ รายการจายเงนิ คาสนิ คา เอกสารขน้ั ตนคอื ใบเสรจ็ รับเงนิ รับเงนิ จากผขู ายสําเนา เ ช็ ค แ ล ะ ต น ขั้ ว เ ช็ ค เ ป น ต น ขน้ั ท่ี 2 บนั ทกึ รายการคา ลงในสมดุ รายวนั ข้นั ตน (Book of Original Entry) การนําขอมูลที่บันทึกในเอกสารข้ันตนไปทําการวิเคราะหและจัดประเภทของขอมูลโดยใชพังบันชีจําแนกวาอยูในหมวด สินทรัพย หน้ีสิน สวนของเจาของ รายได หรือคาใชจ าย หลังจากวิเคราะหและจัดประเภทรายการคาตามผังบญั ชแี ลว จึง ทําการบันทึกรายการคาลงในสมุดรายวันข้ันตน เชน สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันซ้ือ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันรับ เงนิ สมุดรายวันจา ยเงนิ สมดุ รายวนั สงคนื สินคาหรอื สมดุ รายวันรบั คนื สินคา เปนตน ขั้นท่ี 3 ผานรายการไปยงั บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป (Post to Ledgers) การนาํ ขอมลู ทีบ่ นั ทกึ ลงในสมดุ รายวันข้ันตนผานรายการไปยังบัญชีแยกประเภทท่ัวไปที่เก่ยี วของ เชน กรณีขายสนิ คา เปน เงิน เช่อื จะบนั ทึกในสมดุ รายวัน ผา นไปยังบัญชีแยกประเภทยอยลูกหนี้ และวนั สน้ิ เดือนจงึ ผา นไปบัญชีแยกประเภทท่วั ไป บญั ชี ขายสนิ คาและบญั ชลี ูกหน้ดี ว ยยอดรวม เปนตน ข้นั ที่ 4 จัดทาํ งบทดลอง (Preparation of Balance) เม่อื ส้นิ สดุ รอบระยะเวลาที่กําหนดไว เชน 3 เดอื น 6 เดือนหรือ 1 ป กิจการจะนํายอดคงเหลอื ในบญั ชีแยกประเภททว่ั ไปทุก บัญชีท่ีไดทําการจัดเรียงลําดับตามรหัสบัญชีที่ระบุไวในผังบัญชี นํามาจัดทํางบทดลองเพ่ือเปนกาตรวจสอบการลงบัญชี วา จาํ นวนเงินทางดา นเดบติ (Debit) และจํานวนเงนิ ทางดานเครดติ (Credit) ผา นรายการมาอยางถูกตอง ข้นั ที่ 5 จดั ทํางบการเงิน (Preparation of Financial Statements) การนําตัวเลขในงบทดลองมาจัดทํางบกําไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงินเปนการสรุปผลการดาํ เนินงาน และการแสดง ฐานะทางการเงนิ ของกิจการ เพื่อใหงบการเงินมีความถูกตองตรงความเปน จริงกิจการจึงควรตรวจสอบความถูกตองของการ บนั ทกึ บัญชี ณ วันส้นิ งวด กอนทําการสรปุ ผลการดําเนนิ งาน เพื่อนําเสนอตอผูบรหิ ารและบุคบลภายนอกใชใ นการวางแผน 4.2 สมุดบญั ชี การเลือกใชสมุดรายวันในการบันทึกบัญชีของกิจการ สวนใหญใชสมุดรายวันท่ัวไปในการบันทกึ บัญชีสวนสมดุ รายวันเฉพาะ ขน้ึ อยูกับกิจการท่ีจะเลือกใชเ พ่ือความสะดวก ลดขัน้ ตอนในการบันทกึ รายการท่ีเกดิ ขึน้ ประจําซํ้าๆ หลังจากนน้ั จึงผานรายการ ไปบญั ชแี ยกประเภททว่ั ไป 4.2.1 สมดุ บันทกึ รายการขัน้ ตน (Book of Original Entry) สมุดรายวันข้ันตน เปนสมุดบันทกึ ทใ่ี ชบันทึกรายการคา ตามลาํ ดบั วันที่เกิดรายการทั้งหมดของกิจการ ซ่งึ กิจอาจใชสมุด รายวันท่ัวไปเพียงเลม เดียว หรือสมุดรายวันหลายเลมข้ึนอยูกับรายการคาที่เกิดข้ึนมามากนอ ยเพียงใด สมุดรายวันขั้นตน แบง ออกเปน 2 ประเภท ไดแก
1) สมดุ รายวันทว่ั ไป (General Journal) คือสมุดทใ่ี ชบนั ทึกรายการที่ไมส ามารถบันทกึ ในสมุดรายวันเฉพาะได เชน รายการ เปดบัญชี การซ้ือสินทรัพยเปนเงินเช่ือ รายการปรับปรุงและการแกไขขอผิดพลาด เปนตน หากกิจการใชสมุดรายวันท่ัวไป เพยี งเลม เดียวจะตองนาํ รายการคาท่เี กิดขน้ึ ทุกรายการบนั ทึกในสมุดรายวันไปเลมนี้ 2) สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) คือ สมุดท่ีใชบันทึกรายการเฉพาะเรื่องใดเร่ืองหนึ่งในกรณีท่ีกิจการมีรายการคา เกิดข้ึนจํานวนมาก และมีรายการเกิดขึ้นซํา้ กันบอยๆ การใชสมุดรายวันเฉพาะในการบันทกึ บัญชที ําใหสะดวก ลดข้ันตอนการ บันทกึ บัญชี ดงั นี้ ตาราง 4.1 แสดงการใชสมดุ รายวันเฉพาะ สมุดรายวนั ลกั ษณะรายการคา สมดุ รายวันซื้อสนิ คา (Purchase Journal) ซอื้ สินคาเปน เงินเช่ือ สมุดรายวันขายสินคา (Sales Journal) ขายสนิ คา เปนเงนิ เช่ือ สมุดรายวันรบั เงนิ (Cash Receipts รบั เงนิ ทกุ รายการท้งั เงนิ สดและฝากธนาคาร Journal) สมดุ รายวันจายเงนิ (Cash Payments จายเงนิ ทกุ รายการทงั้ เงนิ สดและฝากธนาคาร Journal) สมุดรายวันสง คนื สนิ คา สง คนื สินคา ทีซ่ ้อื เปนเงนิ เช่ือ (Purchase Returns and Allowance Journal) สมุดรายวันรบั คนื สนิ คา รบั คืนสนิ คา ทีข่ ายเปนเงินเช่ือ (Sales Returns and Allowance Journal) 4.2.2 สมุดบนั ทึกรายการแยกประเภท สมดุ บัญชีแยกประเภทท่ัวไปจะเปนการรวบรวมรายการประเภทเดียวกันไวใ นบญั ชีเดยี วกันแบง ออกเปน 2 ชนดิ คือ 1) สมุดบัญชีแยกประเภท (General Ledger) เปนบัญชีหลักท่ีกิจการตองจัดทําโดยการแยกบัญชีเปนหมวดหมู ไดแก สินทรพั ย หนี้สิน สว นของเจาของ รายไดแ ละคาใชจ าย 2) สมุดแยกบัญชีแยกประเภทยอย (Subsidiary Ledger) เปนบัญชีที่ใหรายละเอียดของขอมูลมากขึ้นซ่ึงกิจการจะจัดทํา หรอื ไมก ไ็ ด (1) สมุดบนั ทึกแยกประเภทยอยลกู หนี้ คือ สมดุ บัญชที ีใ่ หร ายละเอยี ดเกยี่ วกับลูกหน้แี ตละราย โดยท่วั ไปใชกรณีทก่ี ิจการ มีลูกหนีก้ ารคาจาํ นวนมาก (2) สมุดบญั ชแี ยกประเภทยอ ยเจาหน้ี คอื สมดุ บัญชีที่ใหรายละเอียดเกยี่ วกบั เจา หนี้แตละราย โดยท่วั ไปใชก รณที ี่กิจการ มีเจาหนี้การคาจํานวนมาก 4.3 การบนั ทึกบญั ชีของธุรกิจบริการ
ธุรกิจบรกิ าร (Service Business) เปนธุรกิจที่ใหบริการโดยไมมีสินคา จําหนาย เชน รานเสริมสวย รานนวดแผนโบราณ กิจการรับทําบัญชี โรงภาพยนต ธุรกิจโรงแรม ธุรกิจทองเที่ยว เปนตน ธุรกิจบริการมีหนาที่บริกลูกคา รายไดของ กจิ การ คอื รายไดจากการใหบ ริการ สว นคา ใชจา ย คอื ตนทุนในการใหบ รกิ ารและคา ใชจา ยในการดําเนินงาน การบนั ทึกบญั ชีของธุรกจิ บรกิ าร เพ่ือใหเขาใจถึงลําดบั ขน้ั ตอน ในการใชโปรแกรม Microsoft Excel จึงเริ่มจากตารางการวิเคราะหสมุดรายวันท่ัวไป บัญชีแยกประเภทท่ัวไปและจัดทํางบทดลองโดยผูทําบัญชีสรา งแบบฟอรม ตารางวิเคราะห สมดุ รายวันท่ัวไป และบญั ชีแยกประเภทท่วั ไป ในแตละแผนงานจดั เก็บขอมูลท่ีสมุดงานเดยี วกัน เพือ่ ใชใ นการ เชอ่ื มโยงขอมลู ในการบนั ทกึ บญั ชี ตัวอยางที่ 4.1 รายการคาทเ่ี กดิ ขน้ึ ของรานสมใจ ซอ มบริการ ระหวางเดือนมีนาคม25xx ใหบ ันทกึ รายการคา ในแบบฟอรม และการใชเชอื่ มโยงขอมูลในแตล ะแผน งาน 1. ตารางวิเคราะห 2. บนั ทกึ รายการในสมดุ รายวนั ท่วั ไป 3. ผานรายการไปยงั บญั ชีแยกประเภทท่ัวไป ลาํ ดบั ขนั้ ตอนการบนั ทึกบญั ชีของรา นสมใจซอมบริการ (1) การบนั ทึกรายการคา ในตารางวเิ คราะห 1) เปดสมุดบัญชีแบบฟอรม โดยใชค าํ ส่งั Open จากปมุ Office Button หรือไอคอน หรอื สราง (New) 2) จัดพิมพรายการคาในชองรายการคาและทําการวิเคราะหรายการสินทรัพย หน้ีสินและสวนของเจาของ โดยใส เครื่องหมาย - (ลดลง) หรือ + (เพ่ิมขึ้น) ดานหนาชื่อบญั ชพี ิมพดวยตวั อักษรและตัวเลขคนละเซลล การบันทึกบัญชีดานเดบิต ใหพิมพต ัวเลขในเซลล I5-I6 แลพดานเครดติ ใหใสเ ครอื่ งหมาย = I5+I6 แลว Enter 3) การจัดเก็บสมุดงานโดยเปลี่ยนช่ือใหมและตองการจัดเก็บในโฟลเดอรเดียวกันหรือโฟลเดอรอื่น โดยคลกิ ท่ปี ุม Office Button เลอื กคําสง่ั Save As (บันทกึ เปน) (2) ตารางการวิเคราะหรายการคา การวิเคราหร ายการ ตวั อยางที่ 4.1 วนั ที่ 1 ม.ี ค ผลการวิเคราะหการคา สินทรัพย (เพิ่ม)+เงนิ สด +เคร่อื งมอื และอุปกรณ และสวนของเจาของ (เพมิ่ )+ทุน-นายสมใจ การ บนั ทกึ บัญชี เดบิตเงนิ สด 150,000 (เซลล I5) เครื่องมือและ อปุ กรณ 5,000 (เซลลI 6) เครดิต ทุน-นายสมใจ (เซลล J7) ใหใส เคร่อื งหมายเทา เคร่ืองหมาย = I5+I6 แลว Enter จะปรากฎ ตวั เลข 155,000 ดงั ภาพที่4.2 (3) การบนั ทึกรายการในสมดุ รายวันทัว่ ไป การบันทึกรายการในสมุดรายวันทัว่ ไป ตวั อยางที่ 4.1 รายการวันท่ี 1มี.ค. การบันทึกบัญชี เดบิต เงินสด150,000 (เซลล F4) เครื่องมือและอุปกรณ 5,000(เซลลF5) เครดิต ทุน-นายสมใจ 155,000 (เซลลG6) การใสจํานวนเงินใน เซลล F4 ใหเชื่อมโยงขอ มูลมาจากตารางวเิ คราะหรายการคาโดยวาง Cursor ไวท่ีเซลล F4 แลวคลิกเมาสไปทีแ่ ผนงานตาราง วิเคราะหรายการคา I5 ใสเเครื่องหมาย = แลวกด Enter ตัวเลข 150,000 จะปรากฎท่ีเซลล F4 ดานเครดิตใหใส
เ ค รื่ อ ง ห ม า ย = F4+F5 แ ล ว Enter ตั ว เ ล ข 155,000จ ะ ป ร า ก ฎ ที่ เ ซ ล ล G6 ดั ง ภ า พ ที่ 4.3 (4)การผา นรายการ ไปบัญชแี ยกแยกประเภททว่ั ไป การผานรายการจากสมุดรายวันทวั่ ไปบัญชีแยกประเภททั่วไป ตัวอยา งท่ี 4.1 รายการวันท่ี 1ม.ี ค. การบันทกึ บัญชเี ดบิตเงิน สด 150,000 (เซลล G6) 4.1 ดานเดบิต บัญชแี ยกประเภทเงนิ สด ชอ งรายการ ใหพ ิมพชือ่ ทุน-นายสมใจ สว นตวั เลขใหเช่อื มโยง ขอ มูลมาจากสมุดรายวันท่ัวไป โดยวาง Cursor ไวทบ่ี ัญชีแยกประเภท เงนิ สด (เซลล E4) ใสเ คร่อื งหมาย = แลวคลิกเมาสไปที่ แผนงานสมดุ รายวันทว่ั ไปเซลล F4 แลวกด Enter ตัวเลข 150,000 จะปรากฎท่เี ซลล E4 ดงั ภาพที่ 4.4 4.2 ดานเครดิต บญั ชีแยกประเภทบัญชีทนุ ชอ งรายการพิมพชอื่ เงนิ สด และบญั ชีเคร่ืองมอื และอุปกรณสวนตวั เลขใหเ ชอื่ มโยง ขอมูลมาจากสมดุ รายวนั ทัว่ ไป โดยวาง Cursor ไวท ีบ่ ญั ชีแยกประเภททนุ เซลล J62 ใสเครื่องหมาย = คลิกเมาสท่ีแผน งาน สมุดรายวันท่ัวไป 4.4 การบันทึกบัญชีของธรุ กิจ ธรุ กิจซื้อขายสนิ คา (Merchandising Business) เปนธุรกจิ ท่ีไมไดมีการผลิตสินคา แตจ ะซ้ือขายสินคา สําเร็จรูปจาก แหลง ตางๆมาเพื่อจําหนา ย เชน รานขายเสือ้ ผา สาํ เรจ็ รูป รา นขายแวนตา รานขายอุปกรณกีฬา รา นสะดวกซ้ือ หา งสรรพสนิ คา เปนตน รายไดข องกิจการ คือ รายไดจ ากการขายสนิ คา สวนคา ใชจ ายคอื ตนทุนที่ขายและคา ใชจ ายในการดําเนินงาน การบนั ทึกบัญชขี องธรุ กิจซือ้ ขายสินคา ในการใชโ ปรแกรม (Microsoft Excel) เน่อื งจากเปน การบนั ทกึ รายการโดย ใชสมดุ รายวันหลายเลม ผูทําบญั ชีจึงตอ งเลอื กใชสมดุ รายวันเลม ใดเลม หน่งึ แลว บนั ทึกบัญชแี ยกประเภทยอย บญั ชีแยก ประเภททว่ั ไปและจดั ทํางบทดลอง การสรางสมุดรายวันท่ัวไป สมดุ รายวันเฉพาะบญั ชีแยกประเภทยอยลกู หนี้-เจา หน้ีรายตวั บัญชแี ยกประเภทท่วั ไป และงบทดลองในแตละแผน งานจัดเก็บขอมูลทีส่ มุดงานเดียวกัน เพ่ือใชใ นการเชอ่ื มโยงขอ มูลในการ บนั ทึกบญั ชี ตัวอยางท่ี 4.2 รายการคา ของรานกจิ ไพศาลเมือ่ วันที่ 1 มกราคม 25XX ซง่ึ เปน วนั เริ่มงวดบัญชี มสี นิ ทรัพย หน้สี นิ และทนุ ดงั นี้ ชอ่ื บญั ชี เดบติ เครดติ
เงินสด 26,720.00 เงนิ ฝากธนาคาร 125,000.00 ลกู หนี้-นายรุง 8,255.00 ลูกหนี้-นายรตั น 3,745.00 สินคาคงเหลอื 50,000.00 เครื่องใชสํานักงาน 9,000.00 เครือ่ งตกแตง 12,000.00 เจาหนี้-นายสม 1,500.00 2,000.00 เจา หนี้-นายเสมอ 1,200.00 640.00 เจาหนี้สรรพากร 700.00 เงนิ ประกนั สังคมคา ง 20,000.00 จา ย 208,680.00 ภาษีเงนิ ไดคางจาย เงินกู-นายประกอบ ทุน-นายไพศาล ใหบ ันทกึ รายการคา ในแบบฟอรม และใชก ารเชื่อมโยงขอมูลในแตล ะแผนงาน 1. บนั ทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปและสมุดรายวันเฉพาะ 2. ผานรายการไปบัญชีแยกประเภทเจาหน้/ี ลกู หนรี้ ายตัว 3. ผา นรายการคา ไปบัญชแี ยกประเภททัว่ ไป ขน้ั ตอนการบัญชีและการเชอื่ มโยงขอ มลู 1. เปด สมดุ งานแบบฟอรม โดยใชค าํ ส่งั Open จากปมุ Office Button หรือไอคอน หรือสรางใหม 2. การจัดเกบ็ สมดุ งาน คลิกปมุ Office Button เลอื กคาํ สั่ง Save As(บันทึกเปน) โดยเปลยี่ นช่อื ใหมแ ละจดั เก็บใน โฟลเดอรเดียวกนั หรือโฟลเดอรอ่ืน 3. การบนั ทึกบญั ชใี นสมุดรายวนั 3.1 สมุดรายวันทว่ั ไป ใหบันทึกรายการเรม่ิ งวดบัญชตี ามตวั อยา งที่ 4.2 รายการวนั ท่ี 1 มกราคม วเิ คราะหรายการ คาตามสมการบัญชี สินทรพั ย =หนสี้ ิน้ + ทุนและบันทึกบัญชีเงนิ สด และบัญชีอ่ืนๆ ทุกบญั ชี(สาํ หรบั บัญชลี กู หนแี้ ละบัญชี เจา หน้ใี หบันทกึ ในบัญชีเจาหน้ีใหบ ันทกึ ในบัญชีลูกหน้กี ารคาและเจาหนี้การคา ดวยยอดรวม) และบนั ทึกจาํ นวนเงินดานเดบิต และเครดิต สวนบัญชที ุน-นายไพศาลใสเครื่องหมาย=SUM(F4:F9) จะปรากฏที่เซลล G15 ดังภาพ
การผานบันทึกรายการในสมุดรายวันทัว่ ไปของรานสมใจ ซอมบรกิ าร 4.5 การหายอดคงเหลอื ในบัญชีแยกประเภททั่วไป การสรปุ ยอดคงเหลอื ของบญั ชีตาง ๆ ทกุ บญั ชีในสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไปเปนการหายอดคงเหลือดวยดนิ สอ (Pencil Footing ) เรียกวา การหายอดดลุ ดานเดบิตและยอดดุลดา นเครดติ ซ่ึงหมวดบญั ชสี ินทรัพยและคา ใชจา ยมยี อดดุลดานเดบติ สว นหมวดหนส้ี ิน สวนของเจา ของและรายไดมยี อดดลุ ดา นเครดติ มวี ิธีหายอดดลุ ดว ยดินสอ พอสรปุ ไดด ังน้ี 4.5.1 บญั ชที บ่ี นั ทกึ ทางดานเดบติ และเครดิตหลาย ๆ รายการใหรวมยอดจาํ นวนเงนิ แตละดานแลวเขียนยอดรวมไวบรรทดั สดุ ทา ยของรายการน้ัน ๆ ดว ยดนิ สอ จากน้นั หาผลตางวาดวนใดมากวาใหเขียนผลตางไวในชองรายการดวยดนิ สอดานทม่ี ี จํานวนเงินมากกวา 4.5.2 บญั ชีทีบ่ ันทกึ รายการทางดานเดบิตและเครดติ เพียงดา นละหน่ึงรายการใหเขียนผลตา งของยอดจาํ นวนเงนิ ดวยดินสอไว ในชอ งรายการของดา นท่ีมีจํานวนเงนิ มากกวา 4.5.3 บัญชีทบ่ี นั ทึกดา นหนึ่งดา นใดเพยี งดา นเดยี ว ใหรวมยอดเงนิ แลวเขียนดวยดินสอไวใ ตจาํ นวนเงินรายการสุดทา ยของดา น นนั้ ดวยดินสอ 4.5.4 บัญชีท่ีมีรายการเพยี งรายการเดยี วไมจาํ เปน ตอ งรวมยอดเงนิ จากการหายอดคงเหลือดวยดินสอ เมื่อจดั ทําบัญชดี วยโปรแกรม Microsoft Excel จึงใชสูตรในการคาํ นวณดังนี้ 1) หาผลรวมโดยเลือ่ นเมาสไปคลิกบรรทดั สดุ ทายของบัญชที จ่ี ะหายอดรวม ตวั อยางเชน บญั ชเี งินสด ดานเดบติ โดยใช สตู ร =SUM(E4:E7) 2) หาผลรวมทางดานเครดิต ดว นวิธเี ดียวกนั โดยใชส ูตร =J4 หรือคลิกไอคอน
3) หาผลตางระหวางผลรวมดา นเดบิตและเครดติ และนําผลลัพธไปไวทางดา นท่ีมีจํานวนทม่ี ากกวาชองรายการ โดยใช สตู ร =E8-J8 (ผลตางอยทู างดา นเดบิต เนอื่ งจากเปน บัญชหี มวดสนิ ทรพั ย) สาํ หรบั บญั ชีที่มยี อดคงเหลอื ดา นเครดติ ก็ใชว ิธี เดียวกนั เชน บัญชีเจา หน้กี ารคา โดยใชสตู ร =J64-E64 ดังภาพที่ 4.26-4.27 4.6 การจัดทาํ งบทดลองดวยโปรแกรม Microsoft Excel งบทดลอง (Trial Balance) เปน งบทีพ่ ิสูจนค วามถกู ตอ งของขอมูลทางการบัญชีวาไดบันทึกรายการตามหลกั บัญชคี ู ซ่ึงจากการ บันทึกรายการในสมุดรายวนั ทัว่ ไปทุกรายการตองประกอบดวยดา นเดบติ และดานเครดติ การบนั ทึกจํานวนเงนิ ดานเดบิตไวใ น บญั ชีหนึ่งเทากับจํานวนเงนิ เครดิตไวอีกบัญชหี น่ึง ดังนน้ั ยอดรวมของรายการเดบิตในบัญชตี า งๆจึงตอ งเทา กับยอดรวมของ รายการเครดิตในบญั ชีตา งๆซึง่ การทผ่ี ลรวมของบัญชดี า นเดบติ และดา นเครดิตเทา กนั อาจมกี ารบนั ทึกบัญชีบางบญั ชีท่ีไม ถูกตอง แตบ ันทึกบญั ชที งั้ ดานเดบิตและดา นเครดติ ดวยจํานวนเงนิ ที่เทา กัน เชน ซอื้ หมกึ พิมพ 2 กลอ ง เปนเงนิ 2,500 บาท ตารางท่ี 4.2 การเปรยี บเทียบการบันทึกบัญชีกบั การบนั ทกึ บญั ชที ถ่ี ูกตอง บนั ทกึ บัญชี บันทึกบญั ชที ี่ถกู ตอง เดบติ เครื่องใชส ํานักงาน 2,500 เครดิต เงินสด 2,500 เดบติ วสั ดสุ นิ้ เปลอื ง 2,500 เครดิต เงินสด 2,500 จะเหน็ วา วัสดุสน้ิ เปลอื ง เปน บัญชปี ระเภทสิน้ ทรพั ยหรือคาใชจาย เมื่อมยี อดเพม่ิ ขน้ึ บันทกึ ทางดา นเดบติ เชน เดยี วกับ บญั ชีเคร่อื งใชส ํานักงานจงึ ทาํ ใหงบทดลองลงตัว การจัดทํางบทดลองตอ งระบุวาเปน งบทดลอง ณ วนั หนึ่งวันใด เมือ่ สนิ้ รอบระยะเวลาหนง่ึ เชน 3 เดอื น 6 เดอื น 1 ป โดยการรวบรวมยอดคงเหลอื เดบิตและยอดคงเหลอื เครดิตในสมุดบญั ชแี ยกประเภททั่วไปไวดวย จํานวนเงินทเี่ ทา กนั ขนั้ ตอนในการทาํ งบทดลอง มีดังน้ี 1.เปด สมดุ งานทีส่ รางแบบฟอรม ตางๆ และเพิ่มแผน งานช่อื “งบทดลอง” 2.พมิ พชื่อบัญชแี ละเลขทีบ่ ัญชี ในชองช่ือบัญชแี ละเลขท่บี ัญชี 3.นาํ ยอดคงเหลือไปใสไวในชองเดบิตหรือเครดิต โดยนาํ มาจากยอดคงเหลอื ในบญั ชีแยกประเภททัว่ ไป ตัวอยางเชน บัญชี เงินสดนาํ เมาสว างไวทช่ี องจํานวนเงินดา นเดบิตใสเ คร่ืองหมาย = คลกิ เมาสท ่ีแผน งานแยกประเภทเลือกบญั ชีเงนิ สด วางเมาส ไวที่ชองรายการ จํานวนเงินยอดคงเหลือ (C8) แลวกด Enter ทําการเช่ือมโยงลกั ษณะเดียวกนั
4. หายอดรวมทางดานเด D29 โดยใชสูตร = S บิตท่ี 5. หายอดรวมดานเครดิตที่ E29 โดยใชส ูตร =SUM(E6:E27) ดงั ภาพที่ 4.29 หนวยท่ี 5 การปรบั ปรุงบัญชีและกระดาษทาํ การ การปรับปรงุ บัญชี และกระดาษทําการ สาระประจาํ หนวย เนื่องจากรายการบนั ทกึ บัญชรี ะหวางงวดอาจมรี ายการเปนชวงระยะเวลาทีเ่ ก่ยี วของกับปถัดไป หรอื บางรายการไมมีการ บันทกึ บญั ชใี นงวดบญั ชีน้นั ๆนักบัญชจี ึงตอ งมีการปรบั ปรงุ รายการกอนนําตวั เลขไปจัดทาํ รายงานทางการบัญชี การจัดกระดาษ ทําการงบทดลองหลงั รายการปรบั ปรุงจึงเปน การสรปุ ยอดคงเหลือบญั ชีตา งๆ เมื้อสิ้นขอบระยะเวลาหนงึ่ เปน การพสิ ูจนย อด ความถูกตองของการบนั ทึกบัญชี ซ่งึ ขัน้ ตอนดังกลาวสามารถใชโ ปรแกรม Microsoft Excel ชว ยในการคาํ นวณไดอยางรวดเร็ว และถูกตอง 5.1 รายการปรบั ปรุง รายการปรับปรงุ (Adjusting Entry) หมายถงึ การบนั ทึกรายการ เพื่อแกไขการปรับปรุงรายไดแ ละคา ใชจายของ กิจการใหม ีความถูกตองตามเกณฑค งคาง (Accrual Basis) ในการสน้ิ สุดงวดบญั ชเี น่อื งจากทางการปฏบิ ัติการบนั ทกึ รายไดและ คาใชจ ายเมื่อไดร บั หรือจา ยเงนิ จริง การปรบั ปรงุ รายการตา งๆทาํ ใหผลการดาํ เนนิ งานของกิจการมคี วามถูกตองกบั ความเปน จรงิ และสง ผลกับสนิ ทรัพย หนี้สนิ ในงบแสดงฐานะการเงนิ ของกจิ การดวย ประเภทการปรบั ปรุงไดแ ก 5.1.1 รายไดรบั ลว งหนา (Deferred Revenue) เปน รายไดท ี่กิจการไดร บั เงนิ ในงวดบัญชปี จจุบนั แตมรี ายรับบางสว นเปนกิจการรายไดของงวดบัญชี ถัดไป จึงจะเปน หนส้ี ินทก่ี จิ การมีภาระในการบรกิ าร วิธกี ารบนั ทกึ บญั ชีเม่อื รับเงินเปนเปนรายไดร บั ลวงหนา มี 2 วธิ ีไดแ ก วิธีที่ 1 บันทึกการรับเงินเปนหน้สี ินทง้ั จาํ นวนเงินในบญั ชีรายไดร บั ลวงหนา
วิธที ่ี 2 บนั ทึกการรบั เงินเปนรายไดท งั้ จํานวนเงนิ ในบญั ชีรายได ตวั อยา งท่ี 5.1 5.1.2 รายไดค างรับ (Accrued Revenue) รายไดคา งรับ คอื รายไดของกจิ การท่ีเกดิ ขน้ึ แลวในงวดบญั ชีปจจุบัน แตยงั ไมไดรับเงิน ซ่งึ กิจการจะไดร ับในงวดบัญชี ตอไป ดังนน้ั จึงถือรายไดท่เี กิดขึ้นนีเ้ ปน สนิ ทรพั ยของกจิ การในงวดบัญชีปจ จบุ นั โดยกจิ การจะทําการปรับปรงุ รายการกาํ หนด เปน ทรัพยสนิ ของกิจการ 5.1.3 คาใชจ า ยลว งหนา ( Prepaid Expenses ) คาใชจ ายจายลว งหนา คอื คาใชจ ายท่ีกิจการไดจ ายเงนิ ออกไปในงวดบัญชีปจ จบุ ัน แตไดรวมคา ใชจ า ยของงวดบญั ชีปหนา สว นหนึง่ ไวดว ย ซงึ่ จะใชประโยชนในงวดบญั ชีปห นา โดยกจิ การจะทําการปรับปรุงรายการน้ี ณ วันสิน้ งวด ( Prepaid Expenses ) ตวั อยาง 5.3 เมอ่ื วนั ท่ี 1สิงหาคม กิจการคา เชาโฆษณา 9,000 สาํ หรบั ระยะเวลา 6 เดอื น วธิ ที ี่ 1 บนั ทกึ การจายเงินเปนสินทรพั ยทั้งจาํ นวน ในบัญชีคา ใชจา ยลวงหนา สมดุ รายวันทัว่ ไป พ.ศ. 2561 รายการ เลขท่ี บญั ชี เดบิต เครดติ เดือน วันท่ี 109 9,000 - ส.ค. 1 คา โฆษณาลวงหนา 101 เงนิ สด 9,000 - คา ใชจ า ยโฆษณาระยะเวลา 6 เดือน 5.1.4 คา ใชจ ายคา งจาย คา ใชจ า ยคางจาย คอื คาใชจ า ยที่เกดิ ข้ึนแลว ในงวดบญั ชีปจจบุ ัน แตย ังไมไดจา ยเงนิ ซ่งึ กจิ การจะจายในงวดบญั ชี ตอ ไป ดังนัน้ จงึ ถือคาใชจ ายท่ีเกิดข้นึ น้เี ปนหนี้สินของกจิ การในงวดบัญชปี จ จบุ นั โดยกิจการจะทําการปรับปรุงรายการน้ี ตัวอยาง 1. กจิ การไดร ับบิลคา โฆษณาจากบรษิ ัท ส่อื โฆษณา สาํ หรบั เดือน ธันวาคม จาํ นวน 10,000 บาท กิจการยังไมได จาย ดังนนั้ ณ วันส้ินงวด กิจการตองบนั ทึกรายการปรบั ปรุงโดย ว.ด.ป รายการ เลขที่ เดบิต เครดติ บัญชี
ธ ค 31 ดอกเบีย้ จาย 501 ดอกเบ้ยี คางจาย 202 360 ปรบั ปรงุ ดอกเบี้ยคางจาย 3เดอื น 12,000X 12/100X 3/12 360 5.1.5 คาเสอื่ มราคา ( Depreciation ) คาเสอื่ มราคา คอื คา ใชจายที่ตัดจากมูลคาของสนิ ทรัพย ที่กจิ การใชป ระโยชนป ระจํางวดทง้ั นเ้ี พราะสนิ ทรัพยประเภท อาคาร อปุ กรณ เครื่องจักร รถยนต เปนสนิ ทรพั ยท ี่มีไวใ ชงานเปน ระยะเวลายาวนานและมักจะมมี ูลคาสงู จึงมีการ ประมาณประโยชนจากสินทรพั ยเ หลา นี้เฉลย่ี เปนคาใชจ า ยแตละงวด งวด โดยการคาํ นวณคา เส่ือมราคามีหลายวิธีในทน่ี ี้ กลา วถึงการคํานวณดวยวิธีเสนตรง (Straight Ling Method) คาเส่ือมราคา = (ราคาทุน-ราคาซาก) อายุการใชง าน ตัวอยาง 5.5 กจิ การชือ้ เครื่องตกเเตง ราคา 62,000 บาท เมอ่ื วันท่ี 1 มีนาคม 2556 คาดวาใชง านได 10 ป ประมาณ ราคาซาก 2,000 บาท แสดงการคาํ นวณคา เสื่อมราคา คาเสื่อมราคาป 2556 1 มีนาคม -30 ธันวาคม 2556 =(62,0000-2,000) * 10 = 5,000 บาท 10 1 5.1.6 วสั ดสุ ํานกั งานท่ใี ชไป ( Supplies Used Expense ) วัสดุสน้ิ เปลือง เปน สนิ ทรพั ยห มนุ เวยี น ทมี่ ลี ักษณะใชแลว หมดไป และมมี ลู คา ตอหนว ย ต่าํ เชน กระดาษ ปากกา ยางลบ ลวดเสียบ โดยจะเรียกวสั ดเุ หลานีต้ ามลกั ษณะการใชง าน เชน วัสดุสาํ นกั งาน ในการ จดั หาวัสดสุ นิ้ เปลอื งมาใชม ักจะซ้ือปริมาณมาก และมีการควบคุมโดยใชห ลักฐานการเบกิ จาย และ ณ วันส้ินงวดจะมีการตรวจ
นบั วสั ดุสิน้ เปลืองคงเหลอื เพื่อจะไดทราบวาไดใ ชว สั ดสุ นิ้ เปลอื งเปนจํานวนเทา ใด เพ่ือคํานวณหาวสั ดสุ ํานักงานใชไ ปกบั บนั ทกึ คาใชจ ายในงวดบัญชีปจจุบัน วธิ ีการคํานวณวสั ดุสํานักงานใชไ ป วสั ดสุ ํานกั งานใชไ ป= วสั ดุสาํ นกั งานตน งวด+ วัสดุสํานักงานระหวางงวด-วัสดสุ าํ นกั งาน ส้ินงวด =3,500 + 15,000 - 2,400 =13,600 บาท บนั ทกึ รายการปรบั ปรงุ ในวนั ที่ 31 ธันวาคม 2556 เลขที่ เดบติ เครดิต สมุดรายวันท่ัวไป บัญชี พ.ศ. 2556 รายการ เดือน วันที่ ธ.ค. 31 วัสดุสาํ นักงานใชไป 511 13,600 - วัสดุสํานักงาน 111 ปรับปรุงวัสดุสํานักงานใชไ ป 13,600 - 5.1.7 คาเผื่อหนจี้ ะสญู หาย ( Doubtful Accounts ) ธรุ กจิ ไมว าจะเปน ธรุ กิจประเภทใหบ ริการ หรอื ขายสนิ คาเปนเงินเชื่อ จะมลี ูกหนี้จาํ นวนหนง่ึ ท่ีกจิ การไมส ามารถเรียกเก็บเงินได ซึง่ กิจการไดต ดิ ตามทวงถามจนถงึ ท่สี ุดแลว จึงตัดออกจากบญั ชลี กู หน้ี ถือเปน บัญชีปรับมูลคา โดยหกั ออกบัญชลี ูกหนี้ การ ประมาณการหนท้ี ีจ่ ะเก็บเงินไมไดม ี 2 วิธี คอื วิธที ี่ 1 ประมาณตอ งการอัตรารอยละของยอดขายในงวดน้ัน วธิ ที ่ี 2 ประมาณตองการอัตรารอ ยละของยอดลกู หนี้คงเหลือในวันสน้ิ งวด ตัวอยา งที่ 5.7 วันท่ี 1 มกราคม กจิ การมคี า เผอื บญั ชหี นี้สงสยั จะสญู 3,000 บาท และวันที่ 31 ธันวาคม 2556 มี บญั ชลี กู หนค้ี งเหลอื 80,000 และบญั ชขี ายสินคา 150,000 บาท วธิ ีการคาํ นวณตั่งคา เผื่อหน้ีสงสัยจะสูญ วธิ ีที่ 1 ประมาณอตั รารอยละของยอดขายในงวดนัน้ คาเผื่อหนสี้ งสัยจะสูญ = 15,000 1 =1,500 บาท 100 บันทกึ รายการปรับปรงุ ในวนั ท่ี 31 ธันวาคม 2556 สมดุ รายวันทั่วไป
พ.ศ. 2556 รายการ เลขท่ี เดบติ เครดติ เดอื น วนั ท่ี บญั ชี ธ.ค. 31 หนี้สงสยั จะสญู 512 15,000 - คาเผอื่ หน้ีจะสญู หาย 112 - ตั้งคา เผือ่ หนจี้ ะสูญ1% ยอดขาย 15,000 วธิ ที ี่ 2 ประมาณการเปน อตั รารอ ยละของลูกหนี้ คงเหลือในวันสน้ิ งวด คาเผือ่ หนีส้ งสยั จะสญู =80,000 * =4,000 บาท หกั คา หน้ีสงสัยจะสูญยกยอดมา =3,000 บาท ดังนนั้ ตัง้ คา หนส้ี งสยั จะสูญเพ่มิ ข้ึน =1,000 บาท บนั ทึกรายการปรบั ปรุงในวนั ที่ 31 ธันวาคม 2556 เลขท่ี เดบิต เครดิต สมดุ รายวันท่ัวไป บัญชี พ.ศ. 2556 รายการ เดือน วนั ท่ี ธ.ค. 31 หน้ีสงสยั จะสูญ 512 1,000 - คาเผ่อื หนีจ้ ะสญู หาย 112 ตั้งคา เผอื่ หน้ีจะสูญ1% ยอดขาย - 1,000 1)การตดั จาํ หนา ยลกู หนีเ้ ปนหนี้สญู กรณที ่ีกจิ การไมไ ดต ้ังคา เผ่ือหน้ีสงสัยจะสูญ เมื่อไมสามารถเรยี กเก็บเงนิ จากลกู หนี้ ไดจึงตดั จาํ หนายลกู หนเี้ ปน หน้สี ูญ
ตัวอยา งท่ี 5.8 กิจการลูกน้ีท่ีคา งชําระ และมีการติดตามทวงถาม เมือวันท่ี 10 พฤศจิกายน 2556 กิจการตดั ลูกหนี้เปนหน้ี สูญจาํ นวน 2,000 บาท หลังจากไดร บั การทวงถามจนถงึ ท่ีสุด จึงตดั เปน หน้สี ูญ ถือเปนคา ใชจา ยทางภาษี บนั ทึกรายการปรับปรงุ ในวันที่ 31 ธันวาคม 2556 สมดุ รายวันทว่ั ไป พ.ศ. 2556 รายการ เลขที่ เดบติ เครดติ เดอื น วันท่ี บญั ชี ธ.ค. 31 หนส้ี ูญ 513 2,000 - 112 ลูกหนี้การคา ตดั ลูกหน้ีเรยี กเก็บเงนิ ไมไ ดเปนสญู - 2,000 5.2 งบทดลองหลงั รายการปรับปรุง หลงั จากบันทกึ รายการปรบั ปรงุ ในสมดุ รายวันทั่วไปและผานรายการไปบัญชแี ยกประเภทท่วั ไปท่เี ก่ยี วขอ งแลว บัญชที ่มี ี ผลกระทบจากรายการปรบั ปรุงจะมยี อดคงเหลือทเ่ี ปล่ียนแปลงไป เพ่ือเปน การรวบรวมยอดคงเหลอื ของบัญชีแยกประเภททกุ บญั ชีหลังรายการปรับปรงุ จึงมกี ารจัดทํางบทดลองขึน้ อกี ครัง้ ซงึ่ เรียกวา \"งบทดลองหลงั รายการปรับปรงุ \" (Adjusted Trial Balance) โดยมีวัตถุประสงคข องการจัดทําเพ่ือพิสูจนความถูกตองวายอดรวมทางดานเดบติ ยงั เทา กบั ยอดรวมทางดา นเครดติ ภายหลงั การปรับปรงุ บัญชแี ลว โดยรปู แบบของงบทดลองหลงั ปรบั ปรุงยังคงมีรูปแบบเหมือนงบทดลองกอนรายการปรับปรุง แตกตา งเฉพาะช่อื หวั งบเทานั้น รายการที่ 1 คา โฆษณาสาํ หรับระระเวลา 6 เดือน เรมิ่ 1สงิ หาคม 2556
ปรับปรุงคา โฆษณาลวงหนา 1 เดือน (ม.ค.) =9000*1/6 รายการท่ี 2 รายไดค า เชาอาคารสัญญา 1 ป เริม่ 1 ตลุ าคม 2556 ปรบั ปรุงรายไดคาเชา รบั ลวงหนา 9 เดือน (ม.ค. –ก.ย) =120,000*9/12 รายการท่ี 3 คานาํ้ จํานวน 450 คานา้ํ จาํ นวน 1,100 บาท คางจา ยของเดอื น ธันวาคม 2556 รายการที่ 4 คา เสอ่ื มราคาอาคารมคี าราคาซาก 100,000 บาท อายกุ ารใชง าน 10 ป อา งองิ อัตราตารางในการใชฟงกชน่ั การคํานวณคา เสื่อมราคา =SLN (B4,C4,D4) บันทกึ คา เสื่อมราคาโดยอางอิงจากชีตตารางการคํานวณคา เสอ่ื มราคา = คา เสื่อมราคา =! E4 รายการท่ี 5 คิดคาเส่ือ ราคาอุปกรณส าํ นกั งานราคาซาก 2,000 บาท อายุการใชงาน 10 ป โดยบนั ทกึ คา เสื่อมโดยการอา งอิงจากชีตตารางคาํ นวณคาเสื่อมราคา =คาเสื่อมราคา !E3
รายการท่ี 6 วสั ดุสํานักงานคงเหลือ 800 บาท ปรับปรุงวสั ดุสาํ นักงานทใ่ี ชไ ป = วัสดสุ าํ นกั งานตน งวด – วสั ดสุ ํานักงานคงเหลือ =5,000 - 800 5.3 กระดาษทาํ การ กระดาษทําการ (Work Sheet or Working Papers) หมายถงึ แบบฟอรม หรือกระดาษรา งท่ีกจิ การจัดทาํ ขน้ึ เพอื่ เปน เคร่ืองมือทชี่ ว ย ใหการจัดทาํ งบการเงนิ เปนไปอยางสะดวก รวดเรว็ และ ไมผิดพลาด แตกรณที เี่ ปน กจิ การขนาดเล็กและมี รายการไมม ากนักอาจไมจําเปน ตอ งจดั ทํากระดาษทาํ การกอนทาํ งบการเงนิ ก็ได โดยกระดาษทาํ การชวยมีการรวมรวมขอมลู เพือ่ จดั ทํางบการเงนิ ตอ ไป 5.3.1 รปู แบบกระดาษทําการ กระดาษทําการทจ่ี ัดมีชองรายการสาํ คัญชอื่ บัญชี ชอ งจาํ นวนเงินดา นเดบติ และเครดิตสําหรับงบทดลอง รายการปรบั ปรงุ งบ ทดลองหลงั รายการปรบั ปรงุ งบกําไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน โดยทั่วไปกระดาษทําการมี 3 รูปแบบ ไดแก 1 กระดาษทําการ 6 ชอง 2 กระดาษทําการ 8 ชอ ง
3 กระดาษทาํ การ 10 ชอ ง ข้ันตอนจัดทํากระดาษทําการ 5.3.2 ข้นั ตอนจัดทาํ กระดาษทาํ การ มีดังน้ี กระดาษทําการ 6 ชอง ของธรุ กจิ กิจการ เปด สมดุ งาน ชื่อ Form1 และเพิ่มแผนงานชอื่ กระดาษทาํ การ จัดเกบ็ สมุดงานชื่อใหม Worksheet 1 เขยี นหัวกระดาษทาํ การ โดยเริ่มทช่ี อ่ื ของกิจการ บรรทัดถดั มาบอกเปนกระดาษทาํ การ และบรรทดั สดุ ทา ยใหบ อกเปน ระยะเวลางวดที่เราจดั ทาํ เชน งวด 3 เดอื น 6 เดือน หรอื ป และส้ินสดุ ในการดําเนนิ งานวันทเ่ี ทา ใด 2 ลอกงบทดลองลงในกระดาษทาํ การ โดยเรม่ิ ต้งั แตการเขยี นชือ่ บัญชี เลขทบ่ี ญั ชี และจํานวนเงินลงในชอ งท่กี ําหนด เดบติ หรอื เครดติ ตามหมวดบญั ชี ซ่ึงตองเรียงลําดับหมวดบัญชจี ากหมวด 1 – หมวด 5 แลว รวมยอด ซงึ่ จะตองเทากนั ท้ัง 2 ดา น 3 นาํ รายการปรบั ปรุงจากสมดุ รายวันทว่ั ไป ลงจาํ นวนเงินในชอ งรายการปรับปรงุ โดยหาชื่อบัญชีจากงบทดลอง ในกรณไี มมี ชอ่ื บญั ชที ่ีตอ งการใหเติมชอ่ื บัญชีตอจากบรรทัดรวมเงนิ ของงบทดลอง ซ่ึงจํานวนเงนิ ทป่ี รากฏในชองปรบั ปรุงจะตองมี หมายเลขกาํ กบั เปนคู เพอื่ สะดวกตอ การตรวจสอบ เมื่อนํามาครบทกุ รายการใหร วมเงนิ ในชอ งปรับปรงุ ยอดรวม 2 ดา นตอ ง เทา กนั 4 นาํ ตัวเลขหมวดบญั ชีสินทรัพย หนส้ี นิ และสว นของเจา ของ ไปไวใ นงบดลุ ใหต รงกับดานท่ีปรากฏในงบทดลอง หรือใน รายการปรบั ปรงุ หากมบี ญั ชีในงบทดลอง และในรายการปรบั ปรุงดว ยและปรากฏอยูดานเดยี วกันใหนํามาบวกกัน แตหากอยู คนละดา นใหน าํ มาหักกันแลวจงึ จะนาํ ไปไวในงบดลุ (ยกเวน สนิ คาคงเหลอื ตน งวด เนื่องจากเปนสว นหนง่ึ ของตนทนุ ขาย จึง ตองนําไปไวใ นชอ งเดบิตของงบกาํ ไรขาดทนุ ) 5 นําตวั เลขหมวดบญั ชรี ายไดและคาใชจายรวมทงั้ สนิ คาคงเหลอื ตน งวดไปไวใ นงบกําไรขาดทนุ (ใชว ิธีเดยี วกันกบั ขน้ั ท่ี 4) 6 ใหรวมยอดในงบกําไรขาดทุนและงบดลุ ซ่งึ ยอดจะไมเทากันเพราะจะเกิดผลกาํ ไร หรอื ขาดทุนนน้ั เอง 7 ดูผลตางในงบกําไรขาดทนุ โดยใหใ สย อดผลตางในดานท่ีนอยกวา เชน ยอดดา นเดบิตมีผลรวมนอยกวา ใหนาํ ผลตางมาไว ในดา นเดบิต(D14) และเขยี นคําอธิบายในชองชอ่ื บญั ชีวากําไรสทุ ธิ และหากยอดดา นเครดิตมีผลรวมนอยกวาใหน ําผลตางมา ไวในดา นเครดติ (F14)และใหเขยี นอธิบายในชองชือ่ บัญชวี า ขาดทุนสุทธโิ ดยใชส ูตร =Sum(E14:E17) 8 รวมยอดทั้งสองดา นอีกครง้ั ท้ังในงบกาํ ไรขาดทนุ และงบดลุ ซึ่งคราวน้ียอดรวมตอ งเทากัน
9 พมิ พคาํ วา ขาดทุนสทุ ธิ ในชองช่อื บัญชี 10 หาปผลรวมงบกาํ ไรขาดทุนเเละงบเเสดงฐานะการเงนิ 2.) กระดาษทําการ 6ชอง ของธรุ กิจซ้อื ขายสนิ คา 1. เปด สมดุ งาน ช่ือ Form1 และเพิ่มแผนงานชอื่ กระดาษทําการ 2.จดั เก็บสมุดงานชือ่ ใหม Worksheet 3.พมิ พห ัวงบ ชื่อกิจการ กระดาษทาํ การระยะเวลา 4.คดั ลอกชอ่ื บัญชี เลขท่บี ญั ชแี ละจาํ นวนเงนิ เดบติ และเครดิตในงบทดลอง นาํ จาํ นวนเงนิ บญั ชีหมวดสนิ ทรัพย 5.นาํ จาํ นวนเงินหมวดสนิ ทรพั ย และหนีส้ นิ เปน สว นของเจาของ ใสในชองงบแสดงการเงิน (งบดลุ ) ตามดวยทปี่ รากฏในงบ ทดลอง เชนบัญชเี งนิ สด โดยนาํ เมาสม าวางในชองงบแสดงฐานะการเงนิ ดานเดบติ (G6)หรอื เครดิต ใหใสเ ครอ่ื งหมาย เทา กบั = แลวคลิกท่งี บชอ งเดบิต (C6) หรือเครดิตแลวกด Enter ยกเวน บญั ชสี นิ คาคงเหลอื (ตน งวด) ยอดจะปรากฏงบชอง กาํ ไรขาดทุนดานเดบติ 6.จาํ นวนเงนิ บญั ชหี มวดรายได ละคา ใชจ า ยใสช องงบกําไรขาดทุนตามดา นที่ปรากฏในงบทดลอง โดยนาํ เมาสมาวางไวทชี่ อ งงบ กําไรขาดทนุ ดา นเดบิต หรอื เครดติ เชน บัญชขี ายสินคา (F18) ใสเ คร่อื งหมายเทา = แลว คลิกงบทดลองดา นเครดิต (D18) แลว กด Enter 7.พมิ พสนิ คาคงเหลอื (ปลายงวด) ชองชือ่ บญั ชี ใสจ าํ นวนเงนิ ในชอ งงบกําไรขาดทุนดานเครดติ (F29) แลว นาํ เมาสไปวา งที่ชอ ง แสดงงบฐานะการเงนิ ดา นเดบิต (G29) ใสเ ครื่องหมาย = แลวคลกิ ที่เซลล F29 แลวกด Enter 8.รวมยอดที่ชองเดบติ และเครดิต ของงบกําไรขาดทุนละงบแสดงฐานะการเงนิ โดยเรม่ิ ที่ชองเดบิตของงบกาํ ไรขาดทุน ใช สูตร Sum (E18:E29) ลงท่ชี อ งท่เี หลือวิธีเดียวกนั 9.หายอดผลตา งระหวา งชอ งเดบติ และเครดติ ของกําไรขาดทนุ โดยวางเมาสท ่ีเซลล F13 .ใชส ตู ร =E30-F30 สวนงบแสดง ฐานะการเงิน ใหนาํ เมาสมาวางท่ีเซลล G31 และใชอางอิงเซลล =F31 ผลตางท่ีไดค ือ ขาดทนุ สุทธิ และรวมยอดท่เี ทา กันท้ัง สองดา น (ถาชองเดบติ ของกาํ ไรขาดทนุ >ชองเครดติ คอื ขาดทนุ สุทธิ) 10.พมิ พคาํ วากาํ ไรขาดทุนสุทธิ ในชอ งชอ่ื บัญชี 11.หาผลวมของงบกําไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงนิ ดังภาพ 2.) กระดาษทําการ 8 ชองของธุรกจิ ซ้ือขายสินคา
1. ทําเชน เดยี วกบั ข้นั ตอนท่ี 1-7 ในการจดั ทํากระดาษทาํ การ 6 ชอ ง 2. พมิ พช ือ่ บญั ชีทป่ี รับปรงุ เพิ่มหากไมปรากฏบัญชนี น้ั ในงบทดลองตอจากสนิ คาคงเหลือ ( ปลายงวด ) 3. จํานวนเงินทีป่ รับปรงุ ในสมดุ รายวันท่วั ไป ใสชองรายการปรับปรุงโดยนาํ เมาสม าวางไวท ช่ี อ งรายการปรบั ปรงุ ดานเดบติ (E30) หรือเครดิต ใสเ คร่ืองหมาย = แลว คลกิ ท่สี มดุ รายงานวนั ทว่ั ไป (F4) หรอื เครดิต แลวกด Enter จนครบทกุ บญั ชี 4. ยอดรวมทช่ี องเดบติ และเครดติ ของรายการปรบั ปรุง งบกําไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงินโดยเร่มิ ทช่ี อ งเดบติ ของ รายการปรบั ปรงุ ใชส ตู ร =Sum(G18:G36) ชอ งท่เี หลือใชวธิ ีการเดยี วกัน 5. หาผลตา งระหวางชอ งเดบิตและเครดิตของงบกําไรขาดทนุ โดยวางเมาสทีเ่ ซลล G37 โดยใชส ตู ร =H36-G36 สว นงบแสดง ฐานการเงนิ วางเมาสทีเ่ ซลล J37 และใชอ า งองิ เซลล =G37 ผลตา งที่ไดค อื กําไรสุทธิ และรวมบอดใหเ ทา กันทัง้ สองดา น 6. พิมพคําวา กําไรสทุ ธิ ในชอ งชอื่ บัญชี 7. หาผลรวมทงั้ งบกาํ ไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงนิ ดังภาพที่ 5.3 5.4 ประโยชนข องกระดาษทําการ เนื่องจากการจดั ทําบญั ชมี ีหลายขัน้ ตอนจึงอาจเกดิ ขอผิดพลาดไดง า ย เมอื่ สิ้นสดุ รอบระยะเวลา นักบญั ชจี งึ ใชก ระดาษทําการ เปน เครอ่ื งมือเพ่ือสรปุ งบทดลองกอนรายการปรับปรงุ รายการปรับปรุงงบทดลองหลังรายการปรบั ปรงุ งบกําไรขาดทุน และงบ แสดงฐานะการเงิน ดงั นนั้ ประโยชนข องกระดาษทาํ การ มดี ังนี้ 1. ใชสรุปรายการปรบั ปรงุ ณ วันส้ินงวดระยะเวลาบัญชี 2. ใชเปนกระดาษวา งทาํ ใหเกิดความสะดวกและประหยัดในการจัดทํางบการเงนิ ของกิจการ ทีช่ วยจาํ แนกตวั เลขไวในชองงบ กาํ ไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงนิ (งบดุล) 3. ทําใหท ราบผลการดาํ เนินงานสําหรบั รอบระยะเวลาหนึ่ง วา มีกําไรหรอื ขาดทนุ เปนจํานวนเทาใด 4. ทําใหทราบฐานะการเงนิ ของกิจการวามีสินทรัพย หน้สี นิ และสว นของเจาของเปน จาํ นวนเทา ใด
หนวยท่ี 6 การปดบญั ชแี ละออกรายงานการเงนิ การเปด บัญชี และ ออกรายงานงบการเงิน สาระสาํ คัญประจําหนว ย การเปดบญั ชีข้ันตอนสุดทา ยกอนทก่ี จิ การจะจัดทํางบการเงิน ในการบันทึกรายการเปด บันชเี ปนการสรปุ ผลการ ดําเนนิ การ จากยอดรวมของบัญชีรายไดค า ใชจาย และแสดงฐานะการเงินจากบัญชสี นิ ทรัพย หน้ีสิน และสวนของเจาของ เม่อื สิน้ รอบบัญชหี รืองวดบญั ชีโดยกจิ การสามารถจัดทาํ งบการเงนิ อยา งนอยปล ะ 1 คร้ัง หรือตามที่กจิ การกาํ หนด เชน 1 เดอื น 3 เดอื น 6 เดอื น การจัดทํางบการเงนิ สามารถตรวจสอบความถูกตองของขอมูลทางหนา จอกอนพิมพ โดยตั้งคา หนา กระดาษ กําหนดรายละเอยี ดตางๆ ไมว าจะเปนหัวกระดาษหรือทากระดาษ เลขหนา ขนาดกระดาษใหเหมาะสมกับ ขอมูล เพอื่ ปองกนั ขอ ผดิ พลาดกอนการพิมพ ทําใหไ มส ้ินเปลือง เปน การประหยดั ในการใชทรพั ยย ากรทดี่ ี 6.1 การบนั ทึกรายการเปดบัญชี การบันทกึ รายการเปด บัญชใี นสมุดรายวันท่วั ไป และผา นรายการไปบัญชแี ยกประเภทที่เกยี่ วขอ ง ข้นั ตอนปดบัญชขี องธุรกจิ บรกิ ารและกจิ การซอื้ ขายสินคามีลกั ษณะทีค่ ลายกนั เพยี งแตธ รุ กจิ ซ้ือขายสนิ คา จะตอ งบนั ทกึ รายการปดบัญชีที่เกี่ยวขอ งกบั ตนทนุ สนิ คา ที่ขาย (Cost Goods Sold) เมอ่ื เปดบญั ชแี ลว บัญชปี ระเภทรายได คา ใชจา ย และบัญชกี ําไรขาดทุน ซึง่ เปน บัญชีชวั่ คราว ณ วัน สิน้ สดุ งวดบญั ชีทถี่ กู ปดไมเ หลือยอดอยูใ นบัญชี 6.1.1 ขั้นตอนบญั ชีในสมุดรายวันทวั่ ไป การเปดบัญชีในสมดุ รายวันทัว่ ไปของกิจการและธรุ กิจ ซ้ือขาย มีลําดบั ข้ันตอนการเปดบญั ชี ดงั นี้ ขัน้ ธุรกิจบริการ ขนั้ ธุรกจิ ซือ้ ขายสินคา 1 เปดบัญชีรายไดเ ขาบญั ชกี าํ ไรขาดทนุ 1 บันทึกสนิ คาคงเหลอื (ตน งวด) และเปด บญั ชี เกีย่ วขอ งกับตน ทุนขายดานเดบติ เดบติ รายได XX เดบิต ตน ทุน XX เครดติ กําไร เครดิตสนิ คา คงเหลือ(ตนงวด) XX ขาดทนุ XX ซอื้ สินคา XX คาขนสงเขา XX 2 บันทกึ รายการสนิ คาคงเหลือ ปลายงวด ปด เกีย่ วของกบั ตน ทนุ ขายดา นเครดติ เดบิต สนิ คาคงเหลือ (ปลายงวด) XX
สง สินคา XX สว นลดรับ XX เครดติ ตนทุนขาย XX 2 เปด บัญชีคา ใชจ ายเขาบัญชกี ําไรขาดทุน 3 ปดบัญชรี ายไดเ ขาบญั ชกี ําไรขาดทนุ เดบิต กําไรขาดทนุ XX เดบติ กาํ ไรขาดทนุ XX เครดิต คาใชจา ยตา งๆ XX รายไดอื่น XX เครดติ กาํ ไร ขาดทนุ XX 3 ปดบญั ชีกาํ ไรขาดทนุ เขา บญั ชีกําไรสะสม 4 เปดบัญชคี า ใชจ ายและตน ทนุ ขาย (ผลตา ง) (กรณกี าํ ไรสุทธิ) เขา บญั ชีกําไรขาดทนุ เดบติ กําไรขาดทุน XX เดบติ ขายสนิ คา XX เครดิตทนุ (หรือกกําไรสะสม) XX เครดติ ตนทุนขาย XX (กรณีขาดทนุ สทุ ธิ) รับคืนสนิ คา XX เดบิต ทุน (หรอื กาํ ไรสะสม) XX สว นลดรายจาย XX เครดติ กําไรขาดทุน XX คาใชจ ายตางๆ XX 4 ปด บญั ชีถอนใชสวนตัว 5 เดบติ กําไรขาดทุน XX เครดิต กําไรสะสม XX (เจาของกิจการคนเดยี ว) (กรณีขาดทุนสุทธิ) เดบิต กําไร สะสม XX เดบิต ทุน XX เครดิต กําไรขาดทุน XX เครดิต ถอนใช สว นตัว XX จากตัวอยางจากตวั อยาง งบทดลองของรา นกิจไพศาล (หนวยที่ 4 หนา ข้ันตอนในการปดบัญชี ในสมดุ รายวันทั่วไป มดี ังน้ี 1. เปดสมดุ งานช่ือ Form2 และเพิม่ แผนงานชอ่ื “ การเปด บญั ชี” 2. จดั เก็บสมุดงานใหมช่อื Closing 3. บันทกึ ลงในการปดบัญชมี ี 5 ขน้ั ตอน ข้ันตอนที่ 1 เปด บญั ชสี ินคาคงเหลือ (ตนงวด) และบัญชเี กี่ยวของกับตน ทุนขายดา นเดบติ
ขั้นตอนท่ี 2 บนั ทึกสนิ คา คงเหลือ (ปลายงวด) จํานวน 38,000 บาท และ ปด บญั ชีเก่ียวของกับตนทุนดานเครดติ ขนั้ ตอนที่ 3 ปด บญั ชีรายไดจ ากการขายสินคาเขาบญั ชกี าํ ไรขาดทุน ขนั้ ตอนท่ี 4 ปด บัญชีคา ใชจา ยตา งๆ และตน ทุนขาย (ผลตา ง) เขา บญั ชีกําไรขาดทนุ ขั้นตอนท่ี 5 ปดกําไรขาดทนุ สุทธิเขา บัญชที ุน 6.1.2 ขนั้ ตอนการเปด บญั ชีแยกประเภท เมอ่ื กจิ การไดบนั ทึกปดรายการไดและคาใชจายในสมดุ รายวันทว่ั ไปแลว จะตอ งผา นรายการบญั ชแี ยกประเภททั่วไปทกุ รายการ ซ่ึงในการผานรายการบัญชไี ปแยกประเภททวั่ ไปน้ัน ทําใหการอา งอิงจาการจดบันทกึ บญั ชีในสมดุ รายวันท่ัวไป (ขาม ชตี ) โดยปฏิบัตเิ ชนเดยี วกับการบนั ทกึ บญั ชใี นหนวยท่ี 4 ดงั นัน้ บญั ชรี ายได คาใชจาย กาํ ไรขาดทนุ และถอนใชส ว นตัว (ถา มี) ทกุ บัญชจี ะตองรวมยอดดานเดบติ เทากบั ดานเครดติ ดังภาพ 6.3
ขั้นตอนที่ 1 ปด บัญชีสนิ คาคงเหลอื (ตน งวด) และบัญชีทเี่ กยี่ วของกบั ตนทุนขายดา นเดบิต ขั้นตอนท่ี 2 บันทึกสินคา คงเหลือ (ปลายงวด) และปดบญั ชีท่เี ก่ียวขอ งกับตนทุนขายดานเครดิต ขน้ั ตอนที่ 3 ปด บัญชีรายไดจากการขายสินคา เขาบัญชีกาํ ไรขาดทนุ ข้นั ตอนที่ 4 ปด บัญชีคา ใชจายตา งๆ และตนทนุ ขาย (ผลตา ง) เขา บัญชีกาํ ไรขาดทนุ ขัน้ ตอนท่ี 5 ปดบญั ชกี าํ ไรขาดทนุ สทุ ธเิ ขา บญั ชที ุน สว นบัญชสี ินทรพั ย หนีส้ ิน สวนของเจาของ (ทนุ ) จะตองหาผลตา งเพอ่ื แสดงยอดคงเหลือยกไปในงวดบัญชถี ัดไป และจะ แสดงยอดคงเหลือออกมมา โดยสนิ ทรพั ยม ยี อดคงเหลอื ดา นเดบติ หน้ีสนิ และ สวนของเจาของ (ทนุ ) มียอดคงเหลอื ดาน เครดิต ขน้ั ตอนการปดบัญชี ดงั ภาพ 6.4 ข้ันตอนท่ี 1 ผลตา งยอดคงเหลือใหตวั เลขไปใสไวดา นตรงขาง แสดงเปน ยอดยกไปไววัน ส้นิ เดือนหรือสน้ิ ป โดยนาํ เมาสม าวางไวท ่ชี องจํานวนเงินดานเครดิต ( J7) ใสเครื่องหมาย = คลิกที่ เซลล C6 แลว Enter จะปรากฏตวั เลข 32,805.00 ขนั้ ตอนที่ 2 รวมยอดดว ยเดบติ และเครดิตใหเ ทา กนั โดยนําเมาสม าวางไวท่ีชองจํานวนเงนิ ดาน เดบิต (E8) ใสเ ครอ่ื งหมาย =คลกิ ที่เซลล E6 แลว Enter จะปรากฏตวั เลข 45,095.00 สวนดา นเครดิต (J8) ใชสูตร =Sum(J6:J7) แลว Enter หรอื แดร็กเมาส แลวคลกิ ท่ีไอคอน จะปรากฏตัวเลข 45,095.00 6.2 การจัดทํางบการเงิน งบการเงินธรุ กจิ การซ้อื ขาย มีวตั ถุประสงคเ ชนเดียวกบั ธุรกิจบรกิ าร เพื่อแสดงถงึ ผลการดําเนินงาน และฐานะทางการเงินของ ธุรกิจของการสิน้ สุดรอบบญั ชีหรอื ส้นิ งวดบัญชี โดยจัดทาํ ขึ้นอยา งนอย ปล ะหนง่ึ คร้งั งบการเงนิ ประกอบดวย งบแสดงฐานะ การเงนิ งบกาํ ไรขาดทนุ งบแสดงการเลี่ยนแปลงในสว นของเจา ของ งบกระแสเงนิ สด และหมายเหตกุ ารณประกอบงบ การเงนิ แตใ นทีน่ จี้ ะกลาวถงึ การจัดทาํ งบกาํ ไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงินเทานน้ั 6.2.1 งบกาํ ไรขาดทุน เปน งบทีแ่ สดงผลการดาํ เนนิ งานเมื่อส้นิ ระยะเวลาหนง่ึ อาจกาํ หนดไว 1เดือน 3 เดือน 6 เดือนหรอื 1 ป เดือนแลวแต กจิ การน้ันๆไดกําหนดไวถ าหากรายไดมากกวา คาใชจ ายก็จะเปนกาํ ไรแตถ ารายไดนอ ยกวาคา ใชจ า ยก็จาํ กลายเปนขาดทุน นน้ั เอง ขนึ้ อยูกบั ดลุ พนิ จิ ของผบู รหิ าร งบกําไรขาดทนุ ไดแก บัญชีรายไดและคา ใชจา ย ลักษณะท่ีแตกตางกนั ระหวา งธรุ กจิ
บริการกบั ธุรกิจการซอื้ ขาย ไดแ ก บัญชีสนิ คา คงเหลือและกําไรข้นั ตนทีค่ าํ นวณไดจากยอดขายกําไรสุทธิหักตน ทนุ ขายสามารถ ทําได 2 แบบคอื 1 ) งบกาํ ไรขาดทนุ ข้นั เดยี ว (Single –Steg lncome Statement) เปน การวดั ผลการดําเนินการโดยนํารายไดท ุกรายการ หกั ออกจากคา ใชจ ายทุกรายการ เพือ่ หากําไรหรอื ขาดทุนสุทธิ 2) งบกําไรขาดทนุ แบบหลายข้นั (Multiple-Step lncome Statement ) เปน การวัดการดาํ เนินจากรายไดห ลัก เพือ่ หา กําไรขางตน โดยนาํ รายงานมาหกั ออกเปนตน ทุนขายแลว จึงนําหักคาใชจา ยในการดาํ เนนิ การ ผลตางเปนกาํ ไรสุทธจิ ากการ ดําเนินงาน และหักภาษไี ดจ ะไดผ ลกําไรหรือขาดทุนสทุ ธิ ดังน้นั งบกําไรขาดทนุ จึงตอ งแสดงผลกาํ ไรหลายข้ัน ไดแก กําไร ข้ันตน กําไรสุทธิจากการดําเนินงาน กาํ ไรสทุ ธิจากการหักภาษเี งนิ ได และกําไรขาดทนุ สทุ ธิ 6.2.2 งบเเสดงฐานะการเงิน (statement of financial position) งบแสดงฐานะการเงนิ (statement of financial position) หมายถงึ การรายงานทางการเงนิ ท่ีทําข้ึนตามหลักการบญั ชที ่ี รับรองทวั่ ไปเพ่ือแสดงใหเห็นฐานะการเงนิ ของกจิ การ ณ วนั สิ้นงวด องคประกอบของงบแสดงฐานะการเงิน จงึ เปนรายการท่ี เกยี่ วขอ งโดยตรงกบั การวัดฐานะการเงินของกจิ การ ซึง่ ไดแก สนิ ทรพั ย หนีส้ นิ และสว นของเจา ของ 6.3 การพิมพส มุดงานออกทางเครื่องพมิ พ เมอื่ จัดทาํ แบบฟอรมและพิมพหัวขอ มลู ตา งๆ เปนท่ีเรียบรอย กอนพิมพออกทางเครอื่ งพิมพ ควรมี การกาํ หนดพ้ืนทีใ่ น การพิมพหรือดูตัวอยางกอนพิมพเ พือ่ ใหขอ มูลที่ตองการมคี วามถกู ตองและสวยงาม 6.1.3 การตงั้ คาหนากระดาษ เปนการจดั รปู แบบของขอมูลที่ตองการสัง่ พมิ พ เชน ระยะขอบ ขนาดกระดาษ หัวกระดาษ ทายกระดาษ ฯลฯ เพ่ือใหข อมูล มีความสมบรู ณและสวยงาม ซึ่งหากไมไดก ําหนดพืน้ ที่ กอนพิมพงานโปรแกรมจักตัดทาํ การแบงแผน งานออกเปนสวนๆ เทากบั ของการตั้งคา กระดาษท่ตี ้งั ไว แลวพมิ พออกมาใหท ้งั หมด ดงั น้ัน หากตอ งการพมิ พบ างสวนของแผนงาน จะตองกําหนดพ้นื ทที่ ่ี จะส่ังพิมพงาน การต้ังคาหนากระดาษ ดังภาพ 6.9 1. คลิกเลอื ก Page Layout 2. เลอื กปุม Size 3. เลอื กขนาดกระดาษ A4 4. คลิกปุม View (มุมมอง) 5. คลกิ ปุม Page Layout เพ่ือดูตัวอยา งกอนพิมพ 6. แสดงตัวอยา งขอ มลู การพิมพบ นกระดาษ นอกจากรายการเลอื กระยะขอบ (Marins) ตามทแี่ บบ Excel ทเ่ี ตรมี ไวแลว นัน้ เรายังสามารถปรบั ขอลกระดาษไดอ ยางอสิ ระ ดังภาพ 6.10 1. คลิกปุม Margins (ระยะขอบ) 2. คลิกเลือก Custorm Margins (กําหนดขอบกระดาษ) 3. กาํ หนดระยะขอบกระดาษตามความตองการทงั้ ดาน Top (บน) Bottom (ลาง) Left (ซา ย) และ Right (ขวา)
4. คลกิ ปุม (ตวั อยา งกอ นพมิ พ) 6.3.2 การกําหนดหวั กระดาษหรือทายกระดาษ แท็บเปนหัวกระดาษหรือทายกระดาษ (Header/Footer) การกาํ หนดหัวกระดาษหรือขอความหวั กระดาษและทาย กระดาษ การกําหนดเลขหนา ขอ ความบางขอความ เพือ่ ให ปรากฏบนเอกสารทุกๆ หนา ไดโดยกําหนดไวท ่แี นวหัวกระดาษ เชน ตอ งการใหหัวกระดาษปรากฏ “การบัญชีกับ คอมพวิ เตอร” และเลขหนา คลิกหวั กระดาษกําหนดเอง แลว พิมพใ นสวนทตี่ อ งการ ดังภาพ 6.11 1 คลกิ ปุม Custom Header …. หรอื Custom Footer 2 เลือกสวนทีจ่ ะพิมพตามสว นทต่ี องการ เชน ตอ งการใสหัว กระดาษปรากฏคาํ วา “การบัญชีกับคออมพวิ เตอร” 3 หรอื เลือกคําสั่งที่ Excel เตรยี มไวเพ่ือเตมิ ขอมลู อ่นื ๆ เชนรปู แบบตวั อกั ษร เลขหนา วันท่ี ช่อื ไฟล ฯลฯ 4คลิกปุม ok 6.3.3 การตัง้ คาหนา กระดาษแผน งาน คา หนากระดาษแผนงาน ประกอบดวย แถบเคร่อื งมือพ้นื ท่ีพิมพ เพ่ือกาํ หนดกลุมเซลลท ่ีตอ งการพมิ พ หัวขอเรอื่ งที่จะพมิ พ แถวที่จะพมิ พซ ้าํ ดานบน คอลัมนท่ีจะพมิ พซ้ําทางซา ย เชน หากตองการใหขอ มลู แถวที่ 1-5 เปนหวั เรอ่ื งใหต ัวเลือกแถวทจี่ ะ พมิ พซํา้ คา นบน (เซลล$1:$5) ดังภาพที่ 6.12 1. เลอื กพน้ื ทหี่ ัวขอเรอ่ื งท่ีตองการพิมพซํ้า ดานบน 2. คลกิ ที่แท็บ Sheet (แผน งาน) 3. คลิกเลอื กที่ชอ ง Rows to Repeat at top (แถวทจ่ี ะเพิ่มซ้าํ ดา นบน) 4. คลิกปุม ok 6.3.4 การเรียกดูสุดกอนพิมพงาน
เปน การตรวจสอบงานกอนพิมพงานออกกระดาษ โดยการทําการตรวจสอบงานทางหนาจอกอนผลลพั ธท่ไี ดจ ากหนา จอจะ เหมือนกบั การพมิ พออกทางเครอื่ งพิมพ หากผดิ พลาดจะทาํ ไดแกปญ หาได ดังนั้นการตรวจสอบงานกอนการคําสั่งพิมพส ามารถ ทาํ ได ดงั ภาพที่ 6.13 1 คลกิ ปุม office Button 2 เลือกคําส่งั Print (พมิ พ) 3 เลือก Preview (ตัวอยางกอนพิมพ) หลงั จากการตรวจสอบความถกู ตองของการพิมพและการแบงหนากระดาษของแผนงาน หากมีขอมูลจาํ นวนมาก และปรากฏวาขอมลู บางสวนไมอยูภายในหนาเดียวกนั และใชว ิธีการยอสัดสว นลง เพื่อใหเ หน็ ภาพ ของรายงานทัง้ หมด เพ่ือใหเ ห็นวา งานมคี วามถูกตองและสวยงามจงึ พิมพออกทางเครอ่ื งพิมพ เพื่อลดความสน้ิ เปลืองของ กระดาษทีใ่ ชในการพิมพอกี ดวย 6.3.5 การพิมพสมุดงานออกทางเคร่อื งพิมพ เมื่อกําหนดสว นตางๆ ของแผนงานและตรวจสอบความเรยี บรอย ตองการพิมพงานออกทางเครอ่ื งพิมพ จะแบง ออกเปน 2 ลกั ษณะ 1) การพิมพส มุดงานบางสวน กรณนี ี้กอนจะสั่งพมิ พตองลากเมาสใหคลุมเซลลท่ตี องการ แตต อ งอยใู นขอบเขตของกระดาษที่ ผใู ชต ่งั คา ไว ดงั ภาพที่ 6.14 1 คลมุ เซลลทต่ี อ งการพมิ พ 2 คลิกปุม office Button 3 คลกิ คําสัง่ Print Print 4 คลิกเลอื กรนุ เคร่อื งพิมพ (Printer Name) ท่ใี ชงาน 5 เลือก Print What (ส่งิ ท่ตี องการพิมพ) คลิกเลือก Selector (สวนเลือก) 6 กําหนดจาํ นวนสําเนา (Nunmber of copies) 7 คลกิ ปุม ok 2.)การพมิ พส มดุ งานท้งั หนา เม่อื ตองการใชตั้งหนากระดาษเรียบรอยแลว จะมองเห็นขออบเขต ของขอ มลู ทป่ี รากฏของแต ละหนา ผใู ชตอ งการสง่ั พมิ พออกทางเคร่ืองพมิ พ ดังภาพ 6.15 1. คลิกปุม office Button 2. คลิกคาํ สง่ั Print Print 3. คลกิ เลือกรุน เครื่องพิมพ (Printer Name) ท่ีใชง าน 4. เลอื ก Rrint Range (ชว งที่ตองการพมิ พ) คลกิ เลอื ก Page Form (ระบุท่ตี องการพมิ พ) 5. กาํ หนดจาํ นวนสาํ เนา (Nameber of copies) 6. คลกิ ปุม ok
หนวยที่ 7 การสรางกราฟ การสรา งกราฟ สาระสําคญั ประจาํ หนวย การนาํ เสนอขอ มลู ดว ยโปรแกรม Microsoft Excel สามารถทํางานไดห ลายวิธี เชน สรางเปน ตารางสรปุ ท่ีเรยี กไว ตารางไขว (Pivot Table) สรางเปน แผนภูมิในรูปแบบตางๆ พรอมคําอธบิ ายที่เรยี กวา แผนภูมิ การสรา งตารางและสรุปแผนภูมิ น้นั เปนการสรางจากขอมูลทมี่ อี ยแู ลว ในแผนงาน แตในหนวยน้จี ะกลาวถงึ เฉพาะการนาํ เสนอขอ มูลดว ยโปรแกรม Microsoft Excel โดยการสรรา งแผนภมู ิหรือกราฟซ่ึงสามารถสรางไดหลายชนดิ เชน แผนภูมแิ ทง แผนภูมเิ สน หรอื แผนภูมวิ งกลม เปน ตน 7.1 การสรางกราฟหรอื แผนภมู ิ 7.1.1 ลกั ษณะของการสรา งแผนภมู ิ การสรา งแผนภมู หิ รอื กราฟ สามารถสรางได 2 ลักษณะ ใหญๆ ดงั นค้ี อื 1) Embedded Chart (แผนภมู ฝิ ง ) เปน แผนภูมิท่ีสรา งไวใ นแผนงานทม่ี ีขอมลู อยู เพื่อประกอบขอมูลเปนการสรา งแผนภมู ิไว ในแผนงานหรอื Worksheet อาจจะเปน แผนงานท่ีบนั ทึกขอมลู ทีน่ ําสรางแผนภูมินัน้ หรอื อาจเปน แผนภูมใิ หมท ่ีไมมีขอ มลู นํามาใชใ นการนํามาสรางแผนภมู ิกไ็ ด ภูมิท่ีถูกสรา งขึ้นในลักษณะเชนนีถ้ ือวา เปนวัตถหุ น่งึ ทีบ่ ันทึกหรือฝงไวในเเผนงาน 2) Sheet Chart (เเผนภูมิรายงาน) เปนเเผนภูมิทสี่ รางไวใ นเเผนงานใหมเฉพาะเเผนภูมเิ ทานน้ั โดยขอ มูลที่อยูในเเผนงานอน่ื 7.1.2 วธิ ีการสรางแผนภูมิ
เม่ือตอ งการนาํ ขอ มลู มาสรปุ ในรปู เเบบของเเผนภูมหิ รือกราฟ เพอ่ื ใหขอ มูล ขนั้ ตอนการสรางเเผนภูมอิ ยางงา ยทาํ ใหมคี วาม เขาใจในการใชงาน ซึ่งทุกคร้งั จัดการทาํ เเผนภูมจิ ะตองเตรียมชดุ ขอมูลใหเ รยี บรอ ยกอ น แลว จงึ ดําเนนิ การตาม ดงั ภาพที่ 7.1 1. จัดเตรียมขอมูล 2. เลอื กขอบเขตของขอมลู ท่ีจะตองจัดทํากราฟ 3. คลกิ แทบ็ lnsert 4. คลกิ ปุม Column เพื่อสรางกราฟหรือคลิกกราฟชนดิ อ่ืนๆ (ตามท่ตี องการ) 5. คลิกเลอื กรูปเเบบกราฟ 6.กราฟจะปรากฏอยบู น Worksheet เดยี วกับขอ มูล 7.2 สวนประกอบตา ง ๆ ของเเผนภูมิ เพือ่ ใหรูปเเบบของเเผนภูมทิ สี่ รา งมีความสมบูรณเ พิ่มมากข้ึน องคป ระกอบขอมลู ตาง ๆ ของเเผนภมู ิสว นประกอบสําคัญ ดังน้นั ผูใชควรทราบถึงสว นประกอบ ตาง ๆ ของเเผนภูมิ ภาพที่ 7.2 เเสดงสว นประกอบของเเผนภูมิ 1.plot Area พน้ื ท่สี ว นทแ่ี สดงแผนภมู ิ 2.Chart Title ชอ่ื แผนภูมิ 3.Grid Line เสนกรดี ใชเทยี มขอมลู 4. แกน Y แกนนอน 5.Legend คําอธิบายแผนภูมิ 6.Value Axis แสดงคา ขอ มลู 7.Category แสดงหมวดหมขู อมลู 8.Data Series ชดุ ขอมูล 9.แกน X แกนตงั้ 10. Chart Area พื้นท่ที ้ังหมดของแผนภูมิ 7.3 การปรบั เเตงขอมูลของเเผนภูมิ
การสรา งเเผนภมู ิหรือกราฟ เมอ่ื ตองการเพ่มิ ขอมูลชดุ ใหม โดยไมก ระทบกบั เเผนภมู เิ ดมิ หรอื ปรบั เปล่ียนเเปลงรปู เเบบของ เเผนภูมิใหม เพื่อใหเ เผนภูมิมีความสมบูรณเพ่ิมมากข้ึน ซ้ึงเปน กบั หัวใจหน่ึงการสราผลท่ไี ดร บั คือ ความโดดเดนทเี่ พิ่มข้ึนของ เเผนภูมิ 7.3.1 การเพิม่ ขอมูลเขา ไปในเเผนภูมิ จากขน้ั ตอนตัวอยางการสรางเเผนภมู ิ เปน การจัดทําขอ มูลในเเผนภมู ชิ ดุ เดยี ว หากตองการเพ่ิมชดุ ใหม เขาไปในเเผนภมู ิ 1. คลิกเลอื กรปู เเบบกราฟทีต่ อ งการเพ่มิ ขอมูล จะเเสดงบนขอบเขตของ กราฟ 2. คลิกแท็บ Desing 3. คลกิ ปุม Select Data 4. จะปรากฎหนา ตาง Select Data Source ใหคลกิ ปุม Add 5. คลิกปุมเพิ่มเพ่ือเรม่ิ เลือกชอื่ ของชุดขอมูล และคลิกเลอื กชอ่ื ชุดขอ มูล 6. จะปรากฏเซลลท่อี างองิ ขอมลู 7. คลกิ ปุม เพื่อเลอื กขอมูลท่จี ะเเสดงผลในกราฟของชดุ ขอ มลู ใหม 8. คลิกเลือกเซลลทเี่ ปนขอ มูลท้ังหมด 9. คลกิ ปุม เพื่อยอนไปดขู อมลู เดิม หรอื หากตอ งการเเกไขขอมลู 10. ขอมลู ใหมจะเพมิ่ เขา มาพรอมอับเดชคําอธิบายลงใน Legend 11. คลิกปุม ok 12. ขอ มูลชุดใหมจ ะเพม่ิ เขา มาในหนาตา ง Select Data Source (หากมี ขอ มูลที่ตองการ เพิ่มอีกใหท ําตาม 4-10) 13. คลิกปุม ok 7.3.2 การเปลย่ี นชนดิ ของเเผนภูมิ หากตอ งการเปลย่ี นเเผนภูมทิ ส่ี รา งขึ้นใหเปนเเผนภูมชิ นดิ อน่ื โดยท่ไี มท ํา ใหข อ มลู ศูนยห านสามารถเปลย่ี น โดยไมจําเปน เรมิ่ ใหมต้งั เเตเเรก 1. คลิกเลือกกราฟท่ีตองการเลือกเปล่ียน 2. คลิกแทบ็ Design 3. คลกิ ปุม Change Chart Type 4. จะปรากฏหนาตา ง Change Chart Type 5. คลิกปุม ok 6. กราฟจะเปล่ียนเปน ชนิดใหมต ามท่เี ลือกไว
7.4 การปรบั เเตง องคป ระกอบของเเผนภมู ิ การปรับการเเตอ งคป ระกอบของเเผนภูมิอื่นๆ นอกจากจะเลอื กรปู เเบบสาํ เร็จรูปที่มเี เลว เราสามารถปรบั แตง หรือเพิม่ สวนประกอบตาง ๆ ของเเผนภูมไิ ด 7.4.1 การปรับแตงช่ือเเผนภูมิ (Chart Title) ถา ไมม ชี อ่ื แผนภมู หิ รือถูกลบออกไป เราสามารถเพิ่มชอื่ เเผนภูมใิ หมได 1. คลิกเลอื กกราฟ 2. คลิกแทบ็ Layout 3. คลกิ ปุม Chart Titie 4. เลอื กรปู เเบบการวางขอความ Chart Title 5. ปรบั เปลี่ยนขอ ความใน Chart Titl ตามทต่ี องการ 7.4.2 การปรบั แตงคาํ อธิบายเเผนภูมิ (Legend) เพียงเเคร ะบุตําเเหนง คาํ อธบิ ายเเผนภูมทิ ีจ่ ะปรากฏในพน้ื ท่ีของเเผนภูมิ โดยสามารถเลอื กตาํ เเหนง ให เเสดงไวดา นซา ย ขวา บน หรือลาง ก็ได โดยมีวิธีการดงั น้ี 1. คลิกท่ี Legende 2. คลกิ ที่แทบ็ Layout 3. คลกิ ปุม Legend 4. เลอื กรปู เเบบการวาง เชน มุมซาย ขวา บน ลา ง 7.4.3 การปรับรายช่ือขอมลู (Data Label) การเเสดงคา ของขอมูลบนเเผนภูมิ เชน เเสดง ขอ คววาม ตัวเลข คา รอยละ ดงั ตัวอยา งการสรางเเผนภมู ิเเบบวงกลมดังตัวอยา งเเผนภูมวิ งกลม 1. คลุมขอมูลทต่ี องการสรา งกราฟ
2. คลกิ ที่แทบ็ lnsert 3. เลือกสรางกราฟเเบบ PiEe 4. จะปรากฎกราฟ เเลวคลกิ ขวาท่ชี ดุ ขอ มลู ในกราฟ 5. คลิกคาํ สง่ั Add Data Label 6. Excel จะเพิ่มตวั เลขคาของขอมูล 7. คลกิ ปุม Data labelsเเลวจัดรปู เเบบการจดั วาง Data labels ในรปู เเบบท่ีตองการ 8. คลิก Data labels ตวั ใดกไ็ ด เพื่อเลือกตัวเลขทั้งหมด 9. คลิกขวาเลือก Format Data labels 10. จะปรากฏหนา ตาง Format Data labels ใหเลอื ก Label Options คลกิ ตรงเครอ่ื งหมายถูกขางหนา Percentage 11. ขอ มลู ในกราฟจะเปล่ียนเปน เปอรเซน 12. ทดลองตกแตงโดยคลิกเคร่ืองหมายถกู หนา Category Name และ Percentage 13. ปา ยชือ้ ขอมลู พรอมตวั เปอรเ ซต การสรางเเผนภูมหิ รือกราฟ สามารถปรับแตงชนดิ รปู เเบบ และสว นประกอบตางๆ ของเเผนภูมิ ดว ยโปรเเกรม Microsoft Excel ได อยางสะดวกรวดเรว็ และสวยงามการเติมสีสันของชนิดเเผนภูมิตวั อักษร ตัวเลขก็ เปน สิ่งทีท่ าํ ใหหนาสนใจเพมิ่ มากข้นึ หากตอ งการใช งาน อน่ื ๆ ผูใ ชส ามารถศึกษาการใชง านโดยไมย ากนัก
Search
Read the Text Version
- 1 - 49
Pages:
