การสร้างจดหมายเวียน

การสร้างจดหมายเวยี น กาญจนา น้อยกล่ิน วิทยาลัยเทคนิคลพบุรี 6/28/2017

เทคนคิ การสร้างจดหมายเวยี นจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง 1 เทคนคิ การสร้างจดหมายเวียนจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนเนอ้ื หาสาระ ขนั้ ตอนการสร้างจดหมายเวยี นจุดประสงค์เชิงพฤตกิ รรม 1. บอกเครอ่ื งมอื ท่ใี ช้สาหรับสร้างจดหมายเวยี นได้ 2. อธบิ ายข้ันตอนการสร้างจดหมายเวียนจากแหลง่ ข้อมลู ตารางได้ขน้ั ตอนการสร้างจดหมายเวียน การทาจดหมายเวียนน้นั ใช้เมนู Mailing ซง่ึ สามารถทาได้ 2 วธิ ี คือ 1. สร้างโดยใช้ Wizard หรือตัวชว่ ยของการสรา้ งจดหมายเวยี น โดยจะสรา้ งไปทีละข้นั ตอนตามลาดบั จะชว่ ยใหก้ ารสรา้ งจดหมายเวียนได้สะดวกและง่ายขน้ึ บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันบา้ งขึ้นอย่กู บั ว่าไดเ้ ลือกเอกสารหลกั ทจ่ี ะทาจดหมายเวยี นเป็นประเภทใด 2. สรา้ งโดยกาหนดข้นั ตอนด้วยตนเอง โดยจะมีขั้นตอนหลักๆสาคญั คือ สรา้ งเอกสารหลกั สร้างแหล่งขอ้ มลู แทรกแหลง่ ข้อมูลเข้าในเอกสารหลัก ผนวกคอลัมน์จากแหล่งข้อมลู ลงในตาแหนง่ ทตี่ อ้ งการ แสดงขอ้ มูลการผนวกคอลมั น์ สาหรับบทเรียนนี้ เลือกใช้วธิ ีท่ี 2 ซ่ึงจะชว่ ยทาให้ผู้เรียนสามารถเขา้ ใจได้ง่ายขน้ึ เพราะขั้นตอนการทางานไมส่ ลบั ซับซ้อน ดังข้ันตอนต่อไปน้ี

เทคนคิ การสร้างจดหมายเวยี นจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง 2ข้ันตอนที่ 1 การสร้างเอกสารหลกั ในการสร้างเอกสารหลักคือเอกสารที่ตอ้ งการท่ีจะส่งไปยงั กล่มุ เป้าหมาย ซึ่งมีการพิมพ์ท่ีถกู ต้อง การจดัหน้าถกู ต้องและเหมาะสมแล้ว โดยการกาหนดเป็นเอกสารหลัก ตวั อยา่ งเช่น จะเห็นว่าจดหมายฉบับนี้ต้องการท่ีจะส่งไปยังกลุ่มเป้าหมายเพื่อเชิญชวนครูมาร่วมงานกิจกรรมโครงการบายศรีฯ วิธีการพิมพ์เช่นเดียวกับการพิมพ์จดหมายภายในท่ัวไป เพียงแต่เว้นช่องเรียนไว้เพ่ือรับข้อมูลกลุม่ เปา้ หมายตอ่ ไป โดยตัง้ ชอื่ ไฟล์ว่า บันทกึ ข้อความเชิญครู.docx และจาทอ่ี ยู่ของไฟล์นีไ้ ว้

เทคนคิ การสร้างจดหมายเวยี นจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง 3ขั้นตอนที่ 2 การสรา้ งไฟล์แหลง่ ข้อมลู การสรา้ งไฟล์แหล่งข้อมลู กเ็ ช่นเดียวกบั การสรา้ งเอกสารหลกั เปน็ การพิมพ์เอกสารทว่ั ไป แตจ่ ะพิมพ์ในรปูของตาราง ซ่ึงการกาหนดคอลัมนข์ องตารางข้อมลู ก็แล้วแต่ความจาเป็นต้องการใช้ข้อมลู น้นั ตวั อยา่ งเช่นจะเห็นว่าตารางข้อมลู นจ้ี ะมี 2 คอลัมน์ คอลัมน์ที่ 1 ชอ่ื คอลัมน์ที่ 2 นามสกุล หลังจากท่ีพมิ พ์และตรวจความเรยี บรอ้ ยแลว้ ก็ทาการบนั ทึกไฟล์ ชื่อ รายชอ่ื ครู.xlsx และจาท่อี ยูข่ องไฟล์ไว้ด้วยขั้นตอนท่ี 3 การผนวกเอกสาร (Merge) หลังจากท่ไี ดส้ ร้างเอกสารหลัก และไฟล์ข้อมลู กล่มุ เป้าหมายแลว้ ตอ่ ไปก็เปน็ การ Merge ขอ้ มลู เอกสารตามขั้นตอนดังน้ี 1. เปิดไฟล์งานหน้าเอกสารหลกั ในทนี่ ี้ คือ ไฟลช์ ่อื บนั ทึกข้อความเชญิ ครู.docx

เทคนิคการสร้างจดหมายเวยี นจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง 4 2. เปดิ เครือ่ งมอื Mail Merge โดย คลิกทเี่ มนู Mailings > คลกิ ไอคอน (Select Recipients) เพ่ือเลือกแหลง่ ขอ้ มูลท่ีเตรียมไว้ (ไฟล์ชื่อ รายช่อื ครู.xlsx)การนาแหล่งข้อมูลเขา้ มาผนวกกบั เอกสารหลกั สามารถทาได้ 3 รปู แบบ คือ1. Type New List.. ใช้ในกรณีไมไ่ ดส้ ร้างแหล่งข้อมลู เตรยี มไว้ สามารถสร้างใหมไ่ ดใ้ นขณะผนวก2. Use and Existing List… ใช้ในกรณีเตรยี มแหลง่ ข้อมูลไว้แลว้ อาทิเช่น จากโปรแกรม Microsoft Word, Microsoft Excel หรือ Microsoft Access3. Choose from Outlook Contact… ใช้ในกรณีนาขอ้ มลู จากรายช่อื ผตู้ ดิ ต่อในโปรแกรม Outlook มาเปน็ แหลง่ ข้อมลู

เทคนคิ การสร้างจดหมายเวยี นจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง 5 ในท่ีน้ี เราเตรยี มไฟลแ์ หลง่ ข้อมูลในรปู แบบตาราง สร้างจากโปรแกรม Microsoft Excel ไว้ ดงั นน้ั จงึ คลิกเลอื กรายการท่ี 2 คือ Use and Existing List…3. หลงั จากน้นั จะปรากฏหนา้ ตา่ ง Select Data Source เพอ่ื ให้เลือกไฟลฐ์ านข้อมลู ในทนี่ ้ใี ห้เลอื กไฟล์ รายชือ่ คร.ูxlsx > คลิกปุ่ม Open4. หลงั จากนน้ั จะปรากฏหน้าตา่ ง Select Table เพือ่ ใหเ้ ลือกแผน่ งาน (Sheet) ของไฟล์แหล่งข้อมูล ในท่ีน้มี ี แผ่นงานเดยี ว > คลกิ ปมุ่ OK

เทคนิคการสร้างจดหมายเวยี นจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง 6 จะสงั เกตเห็นว่า ไอคอนของเมนู Mailling อย่ใู นสถานะใช้งานได้ ดังรปู5. ทาการผสานข้อมลู จากแหล่งขอ้ มูลกบั เอกสารหลัก โดยคลิกเมาสใ์ นตาแหน่งที่ต้องการแทรกข้อมูล ในที่น้ีคือ หลังคาว่า ครู แลว้ คลกิ ไอคอน Insert Merge Field โปรแกรมจะแสดงชือ่ คอลัมน์ของแหลง่ ขอ้ มลู ในท่ีนี้ จะปรากฏ 2 ช่อื คอื ชอื่ และนามสกลุ ดังรูปให้คลิกที่คอลมั น์ ช่อื แล้วเคาะแป้น Space Bar จานวน 2 เคาะ แล้วคลิกเลือกท่คี อลัมน์ นามสกลุ

เทคนคิ การสร้างจดหมายเวยี นจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง 76. จะปรากฏข้อมูลดังรูป

เทคนิคการสร้างจดหมายเวยี นจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง 87. ตรวจสอบผลการผนวกขอ้ มลู โดยคลิกทีไ่ อคอน Preview Result จะแสดงผลการผนวก ดงั รูป และหากต้องการดูข้อมลู บนั ทึกขอ้ ความฉบบั ถดั ไป ให้คลิกทกี่ ลุ่มเคร่ืองมือ Preview Result เพื่อดูขอ้ มลูถดั ไป หรือย้อนกลบั

เทคนคิ การสร้างจดหมายเวยี นจากแหลง่ ข้อมลู ตาราง 98. และหากต้องการผสานขอ้ ข้อมลู เปน็ เอกสารใหม่ก็ทาได้โดย คลกิ ไอคอน Finish & Merge แล้วคลิกเลือก Edit Individual Documents… โดยจะเลือกผสานทัง้ หมด Record ปัจจบุ นั หรือบาง Recordเปน็ ตน้ หลงั จากผสานเปน็ เอกสารใหมแ่ ลว้ จะไดผ้ ลลพั ธ์เปน็ ไฟล์ใหม่ 1 ไฟล์ และมจี านวนหน้า เทา่ กับ จานวนขอ้ มลู ในไฟลแ์ หล่งข้อมูล ในที่นม้ี รี ายช่ือครูท้ังหมด 7 คน ก็จะมีบนั ทึกข้อความในไฟลใ์ หม่ จานวน 7 หน้า