การสร้างเอกสารหลัก

ABSTRACT 2. การสรา้ งเอกสารหลัก 2.1 ประเภทของเอกสาร หลกั 2.2 หลักการสรา้ งเอกสารหลัก kan-datacenter [Course title]การสร้ างเอกสารหลกั [Document subtitle]

การสร้างจดหมายเวยี น (Mail Merge)เนอื้ หา 1. ความรเู้ กยี่ วกบั กับจดหมายเวียน 1.1 ความหมายของจดหมายเวยี น 1.2 การประยุกต์ใชใ้ นชีวิตประจาวนั 1.3 องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี น 2. การสรา้ งเอกสารหลกั 2.1 ประเภทของเอกสารหลกั 2.2 หลักการสรา้ งเอกสารหลกั 3. การสรา้ งแหลง่ ข้อมลู 3.1 ประเภทของแหลง่ ข้อมูล 3.2 หลกั การสร้างแหลง่ ข้อมูล 4. ข้นั ตอนการสรา้ งจดหมายเวียน 4.1 เคร่อื งมอื ที่เก่ียวข้อง 4.2 ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียนการสร้างจดหมายเวยี นใชใ้ นกรณที ตี่ ้องการพิมพจ์ ดหมายทีม่ ีข้อความเหมือนกนั และส่งใหผ้ ู้รบั หลายคน คุณสามารถสร้างแบบฟอรม์จดหมายและขอ้ มลู ผ้รู บั โดยให้นางานเอกสารทง้ั 2 สว่ นมาผนวก (Merge) กนัขัน้ ตอนเตรยี มงานก่อนสรา้ งจดหมายเวียน ก่อนท่จี ะสรา้ งจดหมายเวยี น คุณจะต้องเตรยี มงานเอกสารทจี่ ะใช้ใหเ้ รยี บร้อยก่อน โดยแบง่ ออกเปน็ ส่วนหลักๆดงั น้ีส่วนเอกสารหลัก เรียกว่า Main Document : ใหพ้ มิ พ์แบบฟอร์มจดหมาย แล้ว Save ไว้ ในที่นีช้ ่ือไฟล์ doc

สว่ นทีเ่ กบ็ ข้อมลู ผู้รบั เรียกว่า Data Source : ใหพ้ ิมพ์ข้อมลู ชอ่ื ทอี่ ยผู่ รู้ ับ เกบ็ ไว้ในตาราง แล้ว Save ในที่นี้ใช้ชือ่ไฟล์ docจดหมายเวียน (Mail Merge) คือ การทาจดหมายหลาย ๆ ฉบับ โดยมีเน้ือความเหมือนกัน แต่มีช่ือผู้รับและท่ีอยู่ของผู้รับไม่เหมือนกนัเท่าน้ัน ซ่ึงแทนท่ีจะต้องพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับสาหรับผู้รับแต่ละราย ก็เพียงแต่สร้างไฟล์ท่ีเก็บช่ือและท่ีอยู่ไว้ก่อน และสร้างไฟล์ท่ีเก็บข้อความในจดหมายไว้อีกไฟล์หนึ่งแยกจากกัน แล้วจึงนาข้อมูลท้ังสองไปรวมหรือผนวกกัน ทาให้ได้จดหมายท่ีมีรูปแบบและข้อความท่ีเหมือนกันหมด เว้นแต่ชื่อและท่ีอยู่ของผู้รับเท่าน้ัน เมือต้องการทาจดหมายเวยี นในลกั ษณะนี้อีก ก็เพียงสร้างไฟลท์ เี่ กบ็ ข้อความในจดหมายหมาย แล้วนาไฟล์รายช่ือของผู้รับท่ีได้สรา้ งไวแ้ ล้วมาใช้อกี ชว่ ยทาใหท้ างานเร็วขึ้นองค์ประกอบของจดหมายเวียน 1. เอกสารหลัก (Main document) คือเอกสารต้นแบบทม่ี ีเน้อื ความต้องการสื่อสารไปยังผ้รู ับ จะเป็นในรูปของจดหมายราชการ บนั ทึกข้อ ซองจดหมาย หรอื เอกสารอ่นื ๆ ทตี่ ้องการระบุชื่อผู้รับอย่างชดั เจน 2. แหล่งขอ้ มูล (Data source) คอื รายชื่อและทีอ่ ยู่ของผรู้ ับ ซงึ่ สว่ นใหญจ่ ะอยูใ่ นรูปของตาราง Word ตารางExcel ตารางฐานข้อมลู ของ Access เพ่ือนามาผนวกเข้ากับตวั เอกสารหลักประเภทของเอกสารหลกั เอกสารหลกั (Main document) ทส่ี ามารถสร้างเปน็ จดหมายเวียนไดม้ ดี ังน้ี 1. จดหมาย ทต่ี อ้ งการส่งไปยงั ผู้รับจานวนมาก 2. บนั ทกึ ข้อความ จดหมายเชิญร่วมกิจกรรม เอกสารราชการท่ตี อ้ งการส่ือสารภายในหนว่ ยงาน ท่ตี ้องการส่งไปยังผรู้ บั จานวนมาก 3. ซองจดหมาย ซองบตั รเชญิ ซอง ส.ค.ส. 4. เอกสารอน่ื ๆการสร้างจดหมายเวยี น การทาจดหมายเวยี นนัน้ จะใช้ Wizard หรือตัวช่วยของการสรา้ งจดหมายเวยี น โดยจะสรา้ งไปทีละขั้นตอนตามลาดับ จะช่วยใหก้ ารสร้างจดหมายเวยี นไดส้ ะดวกและง่ายข้นึ บางขั้นตอนอาจแตกต่างกนั บ้างขนึ้ อยู่กับว่าได้เลือกเอกสารหลกั ที่จะทาจดหมายเวียนเปน็ ประเภทใด ซึง่ มีข้ันตอน

ซ่ึงในทนี่ ี้จะทาจดหมายเวียนกลมุ่ เป้าหมายไวต้ ่างหากในรปู ของ MS Word ซงึ่ มขี นั้ ตอนดงั น้ีข้นั ตอนที่ 1 การสรา้ งเอกสารหลกั ในการสรา้ งเอกสารหลักคอื เอกสารทตี่ ้องการที่จะส่งไปยังกลุ่มเปา้ หมาย ซึ่งมีการพิมพ์ทีถ่ ูกตอ้ ง การจัดหนา้ ถกู ต้องและเหมาะสมแล้ว โดยการกาหนดเปน็ เอกสารหลัก ตวั อยา่ งเชน่จะเหน็ ว่าจดหมายฉบบั นี้ต้องการที่จะสง่ ไปยังกลุม่ เปา้ หมายเพ่ือเชญิ ชวนร่วมงาน CMU Book Fair ครง้ั ท่ี 15วธิ ีการพมิ พเ์ ช่นเดยี วกบั การพิมพ์จดหมายภายนอกท่ัวไป เพียงแต่เว้นชอ่ งเรียนไว้เพ่ือรบั ขอ้ มลู กลมุ่ เปา้ หมายตอ่ ไป โดยตง้ั ช่อื ไฟลว์ า่ จดหมายเชิญชวน.doc และจาที่อยู่ของไฟล์นี้ไว้ขน้ั ตอนที่ 2 การสร้างไฟลข์ ้อมลู กลมุ่ เป้าหมาย การสรา้ งไฟล์กลุ่มเปา้ หมายกเ็ ชน่ เดียวกับการสร้างเอกสารหลักเป็นการพิมพ์เอกสารทวั่ ไป แตจ่ ะพิมพ์ในรูปของตาราง ซ่งึ การกาหนดคอลมั น์ของตารางขอ้ มูล ก็แลว้ แต่ความจาเป็นต้องการใช้ข้อมูลนนั้ ตัวอย่างเชน่จะเห็นวา่ ตารางข้อมลู น้ีจะมี 3 คอลมั น์ คอลมั น์ที่ 1 ลาดบั ท่ี คอลัมน์ท่ี 2 เรยี น คอลัมน์ท่ี 3 เปน็ ที่อยู่ ซึ่งท่อี ยนู่ ้ีสามารถนาไปใช้ในการพมิ พ์ซอง และใบนาส่งไปรษณยี ต์ ่อไป หลงั จากท่ีพิมพ์และตรวจความเรียบรอ้ ยแล้วกท็ าการบนั ทึกไฟล์ ชอื่ กลมุ่ เป้าหมายเชญิ ชวน.doc และจาทอี่ ย่ขู องไฟล์ไวด้ ว้ ยขัน้ ตอนท่ี 3 การ Merge ข้อมูลเอกสาร หลงั จากทไ่ี ด้สร้างเอกสารหลกั และไฟล์ข้อมลู กลุม่ เปา้ หมายแล้ว ต่อไปก็เปน็ การ Merge ข้อมูลเอกสาร ตามข้นั ตอนดังนี้ 1. เปดิ หนา้ เอกสารหลกั 2. เปิดเครอ่ื งมอื Mail Merge โดย ไปที่ Tools > Letter and Mail Merge > Show Mail Merge Toolbar3. จะปรากฏเครือ่ งมือ Mail Merge

4. นาเคอเซอร์ ไปไว้ที่ หลังเรยี น โดยทาการเคาะ 3 เคาะจากนั้น คลิกที่ Open Data Source> เปดิ ไฟล์ตารางขอ้ มลู กลุม่ เปา้ หมาย > เลือกไฟล์ > เปิด 5. ทาการ Insert Merge Fields6. เลอื ก เรียน แลว้ Insert แล้ว Closed 7. คลิกท่ี View Merge Data จะปรากฏรายชอ่ื ใน Record ที่ 1 แลว้ คลิก Next Record จะปรากฏรายช่อืกลมุ่ เป้าหมายในลาดับตอ่ ไป 8. หากตอ้ งการผสานข้อข้อมลู เป็นเอกสารใหมก่ ็ทาได้โดย คลกิ Merge to New Document โดยจะเลือกผสานท้งั หมด Record ปจั จุบนั หรือบาง Record เป็นต้น